17
2.1 Komunikasi
2.1.1 Definisi Komunikasi
Terdapat banyak definisi mengenai konsep komunikasi yang menunjukkan betapa kompleks dan kayanya disiplin ilmu komunikasi. Banyak ahli komunikasi mendefiniskan komunikasi berdasarkan fenomena komunikasi melalui sudut pandang mereka sehingga tercipta suatu pendekatan yang unik terhadap konsep dan teori komunikasi. Pendekatan yang berbeda dalam menginterpretasikan komunikasi karena nilai-nilai yang mereka miliki juga berbeda.
Pemahaman mengenai konsep dan teori komunikasi yang berbeda-beda akan membangun dasar pemikiran kritis mengenai usaha manusia untuk membangun kesamaan makna dalam suatu proses komunikasi. Selain itu dengan memahami konsep dan teori komunikasi kita dapat mempelajari cara mengaplikasikan teori tersebut dalam kehidupan sehari-hari. Konsep komunikasi dapat membuat kita mengapresiasi banyaknya penelitian komunikasi yang bersentuhan dengan bidang ilmu lain, misalnya: pendidikan, politik, sosial, psikologi, organisasi, kesehatan, ekonomi dan sebagainya. Konsep dan teori komunikasi jelas membantu kita memahami fenomena komunikasi di sekitar kita.
Konsep komunikasi dapat diangkat dari tiga perspektif berikut ini19:
1. Perspektif Etimologis: Dilihat dari asal usul katanya
Komunikasi berasal dari bahasa Latin dari asal kata communis yang berarti sama, communico, communicatio atau communicare atau dalam bahasa Inggris common (to make common) atau membuat sama.
2. Perspektif Terminologis: Dilihat secara istilah
Teori komunikasi yang termasuk baru salah satunya adalah definisi dari Richard West dan Lynn H. Turner yang menggambarkan komunikasi sebagai proses sosial dimana individu-individu menggunakan simbol-simbol untuk menciptakan dan menginterpretasikan makna dalam lingkungan mereka. 20
3. Perspektif Paradigmatis: Dilihat dari perspektif ahli komunikasi
Komunikasi sebagai tindakan satu arah
Merupakan pemahaman mengenai proses komunikasi yang mengisyaratkan penyampaian pesan searah dari satu individu kepada individu lainnya baik secara langsung ataupun melalui media. Definisi yang mendukung konsep ini adalah:
Gerald R. Miller: Komunikasi terjadi ketika suatu sumber menyampaikan
suatu pesan kepada penerima dengan niat yang disadari untuk mempengaruhi perilaku penerima.21
Komunikasi satu arah adalah bahwa proses ini tidak mencerminkan kondisi fenomena komunikasi yang sesungguhnya, dimana komunikasi bersifat
19
Mulyana, op.cit., hal. 9 – 12
20
Richard West dan Lynn H. Turner, Introducing Communication Theory: Analysis and
Application. Jakarta: Penerbit Salemba Humanika. 2008
dinamis. Sementara dalam komunikasi satu arah ini Dedy Mulyana menyatakan bahawa komunikasi dianggap sebagai proses linear yang dimulai dengan sumber, pengirim dan berakhir pada penerima, sasaran atau tujuannya22.
Komunikasi sebagai interaksi
Melibatkan proses komunikasi dimana komunikator dan komunikan saling mempengaruhi. Pandangan komunikasi sebagai interaksi menyetarakan komunikasi dengan proses sebab-akibat atau aksi-reaksi, yang arahnya bergantian23. Jadi sifatnya lebih dinamis jika dibandingkan dengan komunikasi satu arah. Konsep ini masih dianggap para kritikus sebagai proses komunikasi yang bersifat mekanis dan statis karena komunikan dan komunikator bertukar peran secara bergantian. Pada faktanya dinamika proses komunikasi memungkinkan individu-individu untuk saling mengirim dan menerima pesan pada saat bersamaan. Salah satu unsur yang ditambahkan dalam konsep ini adalah umpan balik, yakni apa yang disampaikan penerima pesan kepada sumber pesan yang dapat digunakan untuk mengukur efektifitas pesan yang ia sampaikan sebelumnya24.
Salah satu pencetus model komunikasi sebagai interaksi adalah Wilbur Schramm yang menggunakan model komunikasi sirkular yang menunjukkan model komunikasi dua arah.
22 Ibid., hal. 67
23 Ibid., hal. 72 24 Ibid., hal. 73
Wilbur Schramm: Komunikasi setidaknya membutuhkan 3 unsur: sumber
(source), pesan (message) dan sasaran (destination). Dalam komunikasi manusia Schramm berpendapat bahwa sumber berupakan encoder yang merupakan satu orang, sedangkan dekoder atau sasaran adalah seorang lainnya, dengan melibatkan penyampaian pesan. Untuk menuntaskan suatu tindakan komunikasi, suatu pesan harus disandi balik. Sumber dapat menyandi pesan dan sasaran dapat menyandi pesan berdasarkan pengalalman yang dimiliki masing-masing. Menurut Schramm bahwa setiap dalam proses komunikasi adalah sekaligus sebagai enkoder dan dekoder25. Hal ini menunjukkan manusia sebagai pelaku komunikasi secara terus menerus menerima dan menyampaikan pesan. Seorang individu sebagai pelaku komunikasi dapat menjadi Enkoder pada saat mengirimkan pesan dan sekaligus menjadi Decoder pada saat menerima umpan balik dari penerima pesan. Proses umpan balik (feedback) memainkan peranan yang sangat penting dalam komunikasi karena memberitahukan bagaimana pesan ditafsirkan26.
Komunikasi sebagai transaksi
Komunikasi sebagai transaksi berlangsung bila individu-individu pelaku komunikasi telah manafsirkan perilaku masing-masing dan melakukan pertukaran makna baik melalui perilaku verbal dan non verbal. Model komunikasi ini bersifat dinamis karenanya disebut sebagai komunikasi
25 Ibid., hal. 153
transaksional. Istilah ini menggambarkan bahwa pihak-pihak yang berkomunikasi berada dalam keadaan interdependensi atau timbal balik. Persepsi seorang peserta komunikasi atas orang lain bergantung pada persepsi orang lain tersebut terhadapnya dan bahkan bergantung pada persepsinya terhadap lingkungan di sekitarnya27. Pencetus teori ini antara lain adalah:
Diana K. Ivy dan Phil Backlund: Komunikasi adalah proses yang terus
berlangsung dan dinamis menerima dan mengirim pesan dengan tujuan berbagi makna28.
2.1.2 Prinsip-Prinsip Komunikasi
Untuk dapat memahami hakikat suatu komunikasi perlu diketahui prinsip dari komunikasi tersebut. Menurut Seiler, ada empat prinsip dasar dari komunikasi29:
1. Komunikasi adalah suatu proses
Komunikasi adalah suatu proses karena merupakan suatu seri kegiatan yang terus menerus, yang tidak mempunyai permulaan ataupun akhir dan selalu berubah-rubah. Komunikasi juga melibatkan suatu variasi yang saling berhubungan yang kompleks yang tidak pernah ada duplikat dalam cara yang persis sama: saling hubungan di antara orang, lingkungan, keterampilan, sikap, status, pengalaman, dan perasan, semuanya menentukan komunikasi yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Bila dilihat sepintas lalu suatu
27 Ibid., hal. 75-75
28 Ibid.
komunikasi mungkin tidak berarti, tetapi bila dipandang sebagai suatu proses, maka kepentingannya sangat besar.
2. Komunikasi adalah suatu sistim
Komunikasi terdiri dari beberapa komponen/ elemen dan masing-masing komponen/ elemen tersebut mempunyai tugasnya masing-masing. Tugas dari masing-masing komponen/ elemen itu berhubungan satu sama lain untuk menghasilkan suatu komunikasi. Misalnya pengirim mempunyai peranan untuk menentukan apa informasi atau apa arti yang akan dikomunikasikan. Setelah tahu apa arti atau informasi yang akan dikirimkan, informasi tersebut perlu dubah ke dalam kode atau sandi-sandi tertentu sesuai dengan aturannya sehingga berupa suatu pesan. Jadi komponen pesan ada kaitannya dengan komponen pengirim. Bila pengirim tidak benar menyandikan arti yang akan dikirim maka yang terjadi pesan itu kurang tepat. Kurang tepatnya pesan yang dikirimkan akan mempengaruhi komponen penerima dalam menginterpretasikan isi pesan sehingga si penerima mungkin juga akan salah dalam menginterpretasikannya. Kaitan komponen pesan dengan saluran misalnya, bila pesan disampaikan dengan lisan maka gelombang suara adalah sebagai saluran dan ini juga akan berkaitan dengan si penerima dalam mengikuti pesan yang harus menggunakan pendengarannya dalam menerima pesan tersebut.
3. Komunikasi bersifat interaksi dan transaksi
Yang dimaksud dengan istilah transaksi adalah saling bertukar komunikasi. Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi yang kita lakukan tidak seteratur
prosesnya. Banyak dari percakapan tatap muka kita terlibat dalam proses pengiriman pesan secara simultan. Dalam keadaan demikian komunikasi tersebut bersifat transaksi. Sambil menyandikan pesan kita juga menginterpretasikan pesan yang kita terima. Misalnya dalam situasi pengajaran di kelas antara guru dan murid seringkali memperlihatkan komunikasi transaksi ini.. Jadi komunikasi yang terjadi antara manusia dapat berupa interaksi dan transaksi.
4. Komunikasi dapat terjadi secara disengaja maupun tidak disengaja
Komunikasi yang disengaja terjadi apabila pesan yang mempunyai maksud tertentu dikirimkan kepada penerima yang dimaksudkan. Misalnya seorang pimpinan bermaksud mengadakan rapat dengan kepala-kepala bagiannya. Apabila pimpinan tersebut mengirimkan pesan yang berisi undangan rapat kepada kepala-kepala bagiannya, maka itu dinamakan komunikasi yang disengaja. Tetapi apabila pesan yang tidak sengaja dikirimkan untuk orang tertentu untuk menerimanya maka itu dinamakan komunikasi tidak disengaja.
2.2. Organisasi
2.2.1 Definisi Organisasi
Schein mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain
dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Sifat tergantung antara satu bagian dengan bagian lain menandakan bahwa organisasi yang dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem.30
Sementara Kochler berpendapat bahwa organisasi adalah sistim hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Lain lagi dengan pendapat Wright, dia mengatakan bahwa organisasi adalah suatu bentuk sistim terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama31.
2.2.2 Elemen-Elemen Organisasi
Untuk memahami organisasi, berikut ini adalah elemen-elemen dasar dari organisasi yang saling berkait antara satu elemen dan elemen lainnya32:
1. Stuktur Sosial
Struktur sosial adalah pola atau aspek aturan hubungan yang ada antara partisipan di dalam suatu organisasi. Struktur sosial menurut Davis dapat dipisahkan menjadi dua komponen yaitu struktur normatif dan tingkah laku. Stuktur nominatif mencakup nilai, norma dan peranan yang diharapkan. Nilai adalah kriteria yang digunakan dalam memilih tujuan tingkah laku. Sedangkan norma adalah aturan umum mengenai tingkah laku yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam mengejar tujuan. Peranan yang diharapkan,
30 Ibid., hal. 67 31 Ibid., hal. 23-28 32 Ibid.
digunakan sebagai standar penilaian tingkah laku karyawan yang sesuai dengan posisinya. Dalam kelompok sosial, nilai-nilai, norma dan peranan, tidaklah secara kebetulan tersusun tetapi disusun sedemikian rupa sehingga merupakan satu set kepercayaan yang relatif logis dan konsisten dan merupakan resep yang mengatur tingkah laku partisipan.
Komponen yang kedua adalah struktur tingkah laku. Komponen ini berfokus kepada tingkah laku yang dilakukan dan bukan pada resep bertingkah laku. Tingkah laku yang diperlihatkan manusia organisasi ini mempunyai karakteristik umum yang merupakan pola atau jaringan tingkah laku. Misalnya dalam suatu organisasi akan dapat terlihat bahwa adanya partisipan yang suka mempengaruhi orang lain atau suka mengasingkan diri dari temannya atau ada yang membenci atau dibenci oleh temannya dan sebagainya.
Struktur normatif dan struktur tingkah laku dari kelompok tidaklah dapat dipisahkan secara jelas dan tidak pula identik, tetapi berbeda tingkatnya dan saling berhubungan. Tingkah laku membentuk norma-norma sebagaimana halnya norma membentuk tingkah laku.
2. Partisipan
Partisipan organisasi adalah individu-individu yang memberikan kontribusi kepada organisasi. Semua individu berpartisipasi lebih daripada suatu organisasi dan keterlibatannya pada masing-masing organisasi tersebut sangat bervariasi. Misalnya seorang karyawan pada suatu perusahaan adalah anggota organisasi dari perkumpulan perusahaannya, juga anggota dari perkumpulam agamanya. Anggota dari masyarakat, dan organisasi lainnya. Sifat kepribadian
dari seorang partisipan organisasi juga akan bervariasi dari satu organisasi kepada organisasi lainnya, tergantung kepada tipe dan peranannya dalam organisasi tersebut.
Tingkat keterampilan dan keahlian yang dibawa partisipan ke dalam organisasi adalah sangat berbeda-beda. Oleh karena itu susunan struktural di dalam organisasi mestilah dirancang untuk disesuaikan dengan tingkat keterampilan. Tingkat keterampilan ini hampir selalu diikuti oleh perbedaan kekuasaan (power) dan tuntutan otonomi.
3. Tujuan
Konsep tujuan organisasi adalah yang paling penting dan sangat kontroversial dalam mempelajari organisasi. Ahli analisis mengatakan bahwa tujuan sangat diperlukan dalam memahami organisasi; yang lainnya mempertanyakan apakah tujuan membentuk suatu fungsi lain daripada membenarkan tindakan yang lalu. Kemudian ahli tingkah laku menjelaskan bahwa hanya individu-individu yang mempunyai tujuan, organisasi tidak.
Bagi kebanyakan analisis, tujuan merupakan suatu titik sentral petunjuk dalam menganalisa organisasi. Tujuan dibatasi sebagai suatu konsepsi akhir yang diingini, atau kondisi yang partisipan usahakan mempengaruhinya, melalui penampilan aktivitas tugas-tugas mereka.
4. Teknologi
Yang dimaksud dengan tekhnologi adalah penggunaan mesin-mesin atau perlengkapan mesin dan juga pengetahuan teknik dan keterampilan partisipan. Tiap-tiap organisasi mempunyai teknologi dalam melakukan pekerjaannya.
Beberapa organisasi memproses materi input atau masukan membangun perlengkapan perangkat keras (hard ware). Organisasi lainnya memproses orang, hasil produksinya berisikan individu-individu yang berpengetahuan, yang terampil atau individu yang lebih sehat.
Semua organisasi mempunyai tekhnologi tetapi bervariasi dalam teknik atau kemanjuran dalam memperoduksi hasil yang diinginkan. Beberapa teori yang sangat menarik dan kerja empiris akhir-akhir ini memusatkan pada saling hubungan antara karakteristik teknologi dan bentuk struktur organisasi.
5. Lingkungan
Setiap organisasi berada pada keadaan fisik tertentu, teknologi, kebudayaan dan lingkungan sosial, dimana organisasi itu harus menyesuaikan diri. Tidak ada organisasi yang sanggup mencukupi kepentingan dirinya sendiri. Semuanya tergantung kepada lingkungan sistem yang lebih besar untuk dapat terus hidup. Pada mulanya ahli analisis organisasi cenderung tidak melihat atau mengira kurang penting hubungan lingkungan organisasi. Tetapi pekerjaan sekarang menitikberatkan kepada hubungan lingkungan ini.
Amat sedikit organisasi mengira bahwa mereka bertanggung jawab penuh terhadap sosialisasi dan latihan partisipan mereka. Karyawan datang ke organisasi membawa kebudayaan dan keadaan sosial yang mereka peroleh dan interaksi dalam konteks sosial yang lain. Sedikit sekali pengecualian bahwa partisipan terlibat dari satu organisasi pada satu waktu. Minat dan komitmen keluar merupakan hambatan yang tidak dapat dielakkan dari tingkah laku partisipan dalam suatu organisasi yang kadang-kadang sangat menentukan.
Person telah memberikan perhatian terhadap pentingnya hubungan di antara tujuan organisasi dengan linglungan masyarakat yang lebih luas. Suatu organisasi mungkin mengharapkan dukungan sosial bagi aktivitasnya untuk merefleksikan nilai-nilai masyarakat pada fungsinya.
2.3 Komunikasi Organisasi
2.3.1 Definisi Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi dapat dedefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.33
Komunikasi organisasi terjadi kapanpun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Karena fokus kita adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi, analisis komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan. Sistim tersebut menyangkut pertunjukan dan penafsiran pesan di antara lusinan atau bahkan ratusan individu pada saat yang sama memiliki jenis-jenis hubungan yang berlainan yang menghubungkan mereka yang pikiran, keputusan dan perilakunya diatur oleh kebijakan-kebijakan, regulasi, dan aturan-aturan; yang mempunyai gaya berlainan dalam berkomunikasi, mengelola, dan memimpin; yang dimotivasi oleh kemungkingan yang berbeda; yang berada pada
33 R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan Kinerja
tahap perkembangan dalam berbagai kelompok; yang mempersepsi iklim komunikasi berbeda; yang mempunyai tingkat kepuasan berbeda dan tingkat kecukupan informasi yang berbeda pula; yang lebih menyukai dan menggunakan jenis, bentuk dan metode komunikasi yang berbeda dalam jaringan yang berbeda; yang mempunyai tingkat ketelitian pesan yang berlainan; dan yang membutuhkan penggunaan tingkat materi dan energi yang berbeda untuk berkomunikasi efektif. Interaksi di antara semua faktor tersebut, dan mungkin lebih banyak lagi, disebut sebagai sistim komunikasi organisasi34.
Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi ini tapi dari semuanya itu ada beberapa hal yang umum yang dapat disimpulkan yaitu35:
1. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistim terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal.
2. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media. 3. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya,
hubungannya dan keterampilan/ skillnya.
Goldhaber memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-rubah. Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian36.
34 Ibid
35 Muhammad, op.cit., hal. 67 36 Ibid. 67 - 74
Berikut ini adalah konsep kunci dari komunikasi organisasi37: 1. Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.
2. Pesan
Yang dimaksud dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.
Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi dapat dilihat dari beberapa klasifikasi, yang berhubungan dengan bahasa, penerima yang dimaksud, metode difusi dan arus tujuan dari pesan.
Pengkasifikasikan pesan menurut bahasa dapat pula dibedakan atas pesan verbal dan noverbal. Sementara klasifikasi pesan menurut penerima yang diharapkan dapat pula dibedakan atas pesan internal dan eksternal. Pesan dapat pula diklasifikasikan menurut bagaimana pesan itu disebarluaskan atau metode difusi. Kebanyakan komunikasi organisasi disebarkan dengan
37 Ibid.
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Klasifikasi pesan yang terakhir adalah berdasarkan tujuan dari pengiriman dan penerimaan pesan, atau dengan kata lain kenapa pesan dikirim dan diterima dalam organisasi. Redding menyarankan ada tiga alasan umum bagi arus pesan dalam organisasi yaitu yang berkenaan dengan tugas-tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan kemanusiaan. Goldhaber menggunakan tiga klasifikasi Redding ditambah dengan klasifikasi baru yaitu inovasi. Pesan inovasi ini adalah sangat penting bagi organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah-ubah, Pesan inovasi misalnya rencana baru organisasi, kegiatan baru, program baru atau pengarahan yang membangkitkan pemecahan masalah.
3. Jaringan
Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang atau keseluruhan organisasi. Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain, hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus pesan dan isi dari pesan.
4. Keadaan Saling Tergantung
Konsep kunci komunikasi organisasi keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistim terbuka. Bila suatu bagian dari
organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistim organisasi. Begitu juga halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi saling melengkapi. Implikasinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi keputusan itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.
5. Hubungan
Konsep kunci yang kelima dari komunikasi organisasi adalah hubungan. Karena organisasi merupakan sistim terbuka, sistim kehidupan sosial, maka berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata-kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari. Hubungan manusia dalam oganisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan di antara dua orang atau dyadic sampai kepada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi.
6. Lingkungan
Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Komunikasi organisasi terutama berkenaan dengan transaksi yang terjadi dalam lingkungan internal organisasi yang
terdiri dari organisasi dan kulturnya, dan antara organisasi itu dengan lingkungan eksternalnya. Yang dimaksud dengan kultur organisasi adalah pola kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi yang menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah-laku individu dan kelompok dalam organisasi.
Organisasi sebagai suatu sistim terbuka harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti, tekhnologi, ekonomi, undang-undang dan faktor sosial. Karena lingkungan berubah-rubah, maka organisasi memerlukan informasi baru. Informasi ini harus dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan pertukaran pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan maupun terhadap kepentingan umum secara ekternal.
7. Ketidakpastian
Yang dimaksud dengan ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, melakukan suatu penelitian, pengembangan organisasi, dan menghadapi tugas-tugas yang kompleks dengan integrasi yang tinggi. Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan oleh terlalu banyaknya informasi yang diterima daripada sesungguhnya diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka.
2.3.2 Jaringan Komunikasi
Jaringan komunikasi adalah struktur hubungan antar individu, bagian-bagian (divisions, units), kelompok (clique) dalam suatu organisasi yang menunjukkan struktur kekuasaan, kekuatan, pengaruh, kewenangan dan otoritas dalam organisasi. Jaringan (network) dalam hubungan ini dimaknai sebagai suatu struktur sosial yang tercipta oleh adanya komunikasi di antara atau kelompok38.
Peranan individu dalam sistim komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan aliran informasi dalam jaringan komunikasi39.
Burgess mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi adalah bahwa “pesan mengalir menjadi amat teratur sehingga kita dapat berbicara tentang jaringan atau struktur komunikasi”. Burgess juga menyatakan bahwa organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan sarana tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan kerja, penetapan kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus40.
Pada umumnya dikenal lima model jaringan komunikasi yaitu41: 1. Model Rantai (Chain)
Stephen P. Robbins mengambarkan metode jaringan komunikasi dengan lima tingkatan dalam jenjang hirarkisnya dan hanya dikenal sebagai sistem
38 Pawito, Penelitian Komunikasi Kualitatif, Yogkarta: Lembaga Kajian Islam dan Sosial, 2007,
hal. 13-14.
39 Muhammad, op.cit., hal. 102. 40 Pace, Op. Cit., hal. 174
41 Stephen P. Robbins, Organization Behaviour: Concepts, Controversies and Applications,
komunikasi arus ke atas (upward) dan kebawah (downward). Artinya model tersebut menganut hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah tanpa terjadi suatu penyimpangan. Model ini banyak dianut pada jaringan komunikasi dalam manajemen operasi militer, laporan keuangan (accounting), pembayaran gaji (payroll) dan lain sebagainya yang bersifat sangat kaku. Hal ini dilakukan demi tercapainya ketelitian tinggi atau pengawasan ketat pada setiap tingkatan yang mewakili devisi/supervisor jenjang hirarkinya (lihat bagan model jaringan komunikasi).
Sementara Abdullah Masmuh berpendapat bahwa pola rantai sama dengan pola lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat disini. Orang yang berada diposisi tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang berada di posisi lain42.
Gambar: Model Jaringan Komunikasi Rantai (Chain)
2. Model Roda (Wheel)
Sistem jaringan komunikasi Model Roda, menurut Stephen P. Robbins menjadikan semua laporan, instruksi, perintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang yang memimpin dengan empat bawahan atau lebih. Dan
42 Abdullah Masmuh, Komunikasi Organisasi Dalam Perspektif Teori dan Praktek. Malang: UPT
tidak terjadi interaksi (komunikasi) antara satu bawahan dengan bawahan yang lain.
Abdullah Masmuh berpendapat bahwa pola roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya di pusat. Orang ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu, jika seorang anggota ingin berkomunikasi dengan anggota lain, maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya43.
Gambar: Model Jaringan Komunikasi Roda (Wheel)
3. Model lingkaran (Circle)
Stephen P. Robbins berpendapat bahwa dalam model jaringan komunikasi lingkaran ini, pada semua anggota/staf bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hirarki tetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkatan yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap level. Misalnya komunikasi terjadi secara interaksi antar sesama bawahan dengan atasannya langsung (komunikasi berjenjang).
Sementara menurut Abdullah Masmuh, Pola lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereka memiliki wewenang serta
kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain di sisinya44.
Gambar: Model Jaringan Komunikasi Lingkaran (Circle)
4. Model jaringan bebas (All-channel)
Menurut Stephen P. Robbins, model jaringan komunikasi sistem ini merupakan pengembangan model lingkaran (Circle). Di dalam model ini semua tingkatan dalam jaringan tersebut dapat melakukan interaksi timbal balik tanpa melihat siapa yang menjadi tokoh sentralnya. Semua jaringan komunikasi antar tingkatan jenjang hirarkinya tidak dibatasi dan setiap staf/bawahan bebas melakukan interaksi dengan berbagai pihak/pimpinan atau sebaliknya.
Pola jaringan komunikasi All Channel yang disebut juga Pola Semua Saluran atau Bintang, menurut Abdullah Masmuh, merupakan pola yang hampir sama dengan pola lingkaran dalam arti semua anggota adalah sama dan semuanya juga memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi, dalam struktur semua saluran, setiap anggota bisa berkomunikasi
44 Ibid.
dengan setiap anggota lainnya. Pola ini memungkinkan adanya partisipasi anggota secara optimum45.
Gambar: Model Jaringan Komunikasi Bebas (All Channel)
5. Model Huruf”Y”
Stephen P. Robbins menggambaran model jaringan komunikasi dalam organisasi di sini, tidak jauh berbeda dengan model rantai (Chain). Yaitu terdapat empat level jenjang hirarki, satu supervisor mempunyai dua bawahan dan dua atasan yang mungkin berbeda devisi atau departmen.
Pola Y relatif kurang tersentralisasi dibanding dengan pola roda, menurut Abdullah Masmuh, tetapi lebih tersentralisasi dibanding dengan pola lainnya. Pada pola Y juga terdapat pemimpin yang jelas. Anggota ini dapat mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga anggota lainnya komunikasinya terbatas hanya dengan satu orang lainnya46.
Gambar Model Jaringan Komunikasi Huruf ”Y”
45 Ibid., hal. 58
2.3.3 Peran Individu dalam Jaringan Komunikasi
Peranan individu dalam sistim komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi47. Analisa jaringan merupakan teknik yang dipakai untuk memetakan peran komunikasi yang dimainkan oleh orang-orang dalam organisasi48. Analisis jaringan telah mengungkapkan banyak hal tentang bagaimana orang-orang di dalam organisasi kerja berinteraksi dengan orang lain dalam kelompok. Kadang-kadang kelompok-kelompok ini secara resmi terbentuk, kadang-kadang mereka informal. Salah satu jenis kelompok disebut “klik”. Klik adalah sekelompok individu yang setidaknya setengah dari hari kerja mereka melakukan kontak satu sama lain. Anggota klik mungkin akan bekerja sama secara dekat dengan satu sama lainnya dan mendapati kontak secara dekat memuaskan49.
Di dalam klik, orang-orang cenderung memainkan peranan sebagai berikut50: 1. Bridge (Jembatan). Bridge adalah anggota klik yang membuat hubungan
dengan klik yang lain.
2. Liaison (Penghubung). Liaison menghubungkan klik tapi ia bukanlah anggota klik. Liaison suka berteman dan mempunyai pengaruh, dan telah bersama
47 Muhammad, op.cit., hal. 102. 48
Baden Eunson, Communicating in the 21st Century. Australia: John Wiley and Sons Australia
Ltd. 2012 page 524
49 R Wayne Pace & Don F. Faules, Organizational Communication, dalam Baden Eunson.
Communicating in the 21st Century. Australia: John Wiley and Sons Australia Ltd. 2012 hal 524
dengan organisasi untuk beberapa waktu51. Namun jika liason menjadi hambatan untuk data dan alur kerja, seluruh organisasi dapat menderita. 52 3. Gatekeeper (Penjaga Gawang). Gatekeeper adalah orang-orang yang memiliki
akses ke anggota dari kelompok lain dan akses ke sumber daya. Tipe gatekeeper yang khas adalah seorang sekretaris eksekutif yang memiliki suara yang cukup besar dalam menentukan siapa yang dapat menemui eksekutif, kapan dan dalam kondisi apa, dan yang juga dapat mengontrol arus komunikasi melalui saluran tertentu - misalnya, dengan skrining mail.
4. Isolate (Penyendiri). Isolate diposisikan berada di luar interaksi utama klik dan organisasi yang lebih luas. Isolate cenderung lebih muda dan kurang berpengalaman, memiliki pengaruh yang lebih kecil, sering tidak puas dengan organisasi dan cenderung menahan informasi daripada menyebarkannya53. 5. Opinion leader (Pemimpin Opini). Opinion Leader, atau star, adalah
orang-orang berpengaruh yang berinteraksi banyak dengan orang-orang lain. Mereka tidak harus dalam posisi kepemimpinan resmi, tetapi dapat melaksanakan basis keahlian dan kekuasaan rujukannya.
Apakah peran tersebut permanen? Belum tentu. Sebagai contoh, siapa pun bisa menjadi gatekeeper dengan memilih untuk meneruskan atau tidak untuk menyampaikan informasi. Seorang opinion leader atau star dalam suatu keadaan, dalam berurusan dengan satu proses kerja, mungkin merupakan isolate dalam satu
51 Gerald M. Goldhaber, Organizational Communication. dalam Baden Eunson, Communicating in
the 21st Century. Australia: John Wiley and Sons Australia Ltd. 2012 hal 524
52
R. Wayne Pace & Don F. Faules, Organizational Communication dalam Baden Eunson,
Communicating in the 21st Century. Australia: John Wiley and Sons Australia Ltd. 2012 hal 524
53
Gerald M. Goldhaber 1990, Organizational Communication, dalam Communicating in the 21st Century, Australia: Baden Eunson, John Wiley and Sons Australia Ltd. 2012, hal 525.
keadaan dan dalam berurusan dengan satu proses kerja yang lainnya. Gatekeeper, liaison atau bridge dapat membatasi informasi hanya untuk menunjukkan kekuasaan mereka, atau mungkin melalui ketidakmampuan, dan dapat ditantang dan dapat diganti atau dibujuk untuk bekerja dengan lebih efektif54.
Gambar: Peran Jaringan dalam komunikasi55
2.3.4 Aliran Informasi dalam Komunikasi Organisasi
Aliran informasi adalah suatu proses yang dinamik, dalam proses inilah pesan-pesan diciptakan, dimunculkan dan ditafsirkan. Aliran informasi berdampak pada efisensi, iklim, penyesuaian, dan inovasi organisasi. Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang menentukan pada pola dan peranan
54 Eunson, op.cit., hal. 525.
komunikasi. Konsep arah aliran komunikasi dalam organisasi berhubungan dengan apa yang disampaikan, kepada siapa dan bagaimana penyampaiannya56.
Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran informasi. Mengapa hal ini dipermasalahkan? Proses aliran informasi merupakan proses yang rumit. Apa yang dikemukakan dalam struktur dapat saja bukan yang sebenarnya terjadi. Efisiensi dapat bergantung pada aliran informasi, tetapi ini bukan pertimbangan satu-satunya. Organisasi mengandalkan inovasi dan harus mampu menghasilkan informasi dari para anggotanya. Aliran informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada gilirannya berpengaruh pada aliran informasi57.
Informasi tidak mengalir secara harfiah. Kenyataannya, informasi sendiri tidak bergerak. Yang sesungguhnya terlihat adalah penyampaian suatu pesan, interpretasi penyampaian tersebut, dan penciptaan penyampaian lainnya. Penciptaan, penyampaian, dan interpretasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi. Konsep proses mengisyaratkan bahwa peristiwa-peristiwa dan hubungan-hubungan bergerak dan berubah secara berkesinambungan, bahwa peristiwa dan hubungan adalah dinamik. Suatu hubungan atau peristiwa dinamik melibatkan energi dan tindakan. Jadi yang kita namakan aliran informasi dalam suatu organisasi, sebenarnya adalah suatu proses dinamik; dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan
56 Pace, op.cit., hal. 215 57 Ibid., hal. 170 – 171
berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan diinterpretasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan-artinya, komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti. Komunikasi terjadi sepanjang waktu58.
Guetzkow menyatakan bahwa penyebaran aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dengan tiga cara : serentak, berurutan atau kombinasi dari kedua cara ini59.
1. Penyebaran informasi secara serentak
Bila pesan yang sama harus tiba di beberapa tempat yang berbeda pada saat yang sama, harus dibuat rencana untuk menggunakan strategi atau teknik penyebaran pesan secara serentak. Pemilihan teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran mengenai metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing-masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan lebih efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.
2. Penyebaran informasi secara berurutan
Haney mengemukakan bahwa “penyampaian pesan secara berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam
58 Ibid.
organisasi”. Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi pesan disampaikan dari Si A kepada Si B kepada Si C kepada Si D kepada Si E dalam serangkaian transaksi dua-orang; dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke-1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut60.
Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola “siapa berbicara kepada siapa”. Penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya. Bila pesan mempunyai suatu pola sebagi salah satu ciri terpentingnya. Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak berurutan, jadi informasi tersebut tidak tiba di tempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. Karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka. Selain itu, kebenaran atau kecermatan informasi akan
60 Ibid.
terganggu sebagai akibat dari interpretasi dan reproduksi pesan yang berlangsung dalam penyampaian pesan secara berurutan61.
Dalam komunikasi organisasi kita berbicara tentang informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah - komunikasi ke bawah; informasi yang bergerak dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi – komunikasi ke atas; informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya – komunikasi horisontal; atau informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka menempati bagian fungsional yang berbeda – komunikasi lintas saluran62.
2.3.4.1 Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari Manajemen kepada para pegawai; namun dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok Manajemen63. Ada dua masalah kelompok utama: (1) jenis informasi apa yang disebarkan dari tingkat Manajemen kepada para pegawai dan (2) bagaimana informasi tersebut disediakan64.
61 Ibid.
62
Ibid., 184 -185
63 Keith Davis, Human Relations at Work: The Dynamics of Organizational Behaviour, dalam R.
Wayne Pace dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi - Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005 hal. 184
Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan65:
1. informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,
2. informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3. informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi 4. informasi mengenai kinerja pegawai, dan
5. informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Para pegawai di seluruh tingkat dalam organisasi merasa perlu diberi informasi. Manajemen puncak hidup dalam dunia informasi. Kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat. Manajemen puncak harus memiliki informasi dari semua unit dalam organisasi, dan harus memperoleh informasi untuk semua unit. Aliran informasi dari Manajemen puncak yang turun ke tingkat operatif merupakan aktivitas yang berkesinambungan dan sulit. Pemilihan cara menyediakan informasi mencakup tidak hanya pengeluaran sumber daya langsung moneter tetapi juga sumber daya psikis dan emosional66.
Dale A. Level Jr. mensurvei para penyelia dan meminta mereka untuk menilai keefketifan kombinasi-kombinasi yang berbeda dari metode-metode untuk berbagai jenis situasi komunikasi yang berlainan. Ada empat metode sebagai berikut (1) tulisan saja, (2) lisan saja. (3) tulisan diikuti lisan dan (4) lisan
65 Daniel Katz dan Rob Louis Kahn, The Social Pyschology of Organization, dalam R. Wayne
Pace dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi - Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005 hal. 185
66 Dale A. Level Jr., Communication Effectiveness: Method and Situation, dalam R. Wayne Pace
dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi - Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005, hal. 186
diikuti tulisan. Metode lisan diikuti tulisan dinilai paling efektif dalam enam dari sepuluh situasi dan tidak pernah dinilai tidak sesuai untuk situasi apapun. Situasi yang memerlukan tindakan segera tetapi kemudian diikuti oleh tindak lanjutnya, yang bersifat umum dan memerlukan pendokumentasian, dan yang meliputi hubungan-hubungan antarpersona yang positif, tampaknya paling baik ditangani oleh metode lisan diikuti tulisan67.
Sementara menurut Dale A. Level Jr. dan William P. Galle, terdapat enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai:68
1. Ketersediaan. Metode-metode yang tersedia dalam organisasi cenderung dipergunakan. Setelah menginventarisasikan metode yang tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat ditambahkan untuk suatu program keseluruhan yang lebih efektif.
2. Biaya. Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan atau diinginkan penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak, metode yang lebih mahal tetapi lebih cepat dapat digunakan.
3. Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku.
4. Relevansi. Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan sekadar
67 Ibid.
68 Dale A. Level Jr. dan William P. Galle, Managerial Communications, dalam R. Wayne Pace
dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi - Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005 hal. 186 -187
menyampaikan informasi, dapat dilakukan dengan pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknis tertulis adalah metode yang mungkin akan dipilih.
5. Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi tersebut. Dalam lingkungan pelatihan mungkin diinginkan menggunakan metode yang memungkinkan dan mendorong peserta pelatihan untuk bersikap tanggap dan mengajukan pertanyaan. Dalam kasus seperti ini, pertemuan tatap muka mungkin menjadi metode yang dipilih.
6. Keahlian. Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya. Brosur-brosur yang berkilat-kilat sebaiknya tidak digunakan bila komunikator merasa tidak mampu membuatnya; bula tingkat pendidikan pegawai terbatas, instruksi manual yang rumit mungkin bukan metode yang baik untuk digunakan.
2.3.4.2 Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu, setiap
bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi daripada dia. Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi atau lebih luas merupakan esensi komunikasi ke atas.
Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan69:
1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya70.
2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka71.
3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya72.
4. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya73.
70 Jitenda M. Sharma, Organizational Communications: A Linking Process, dalam R. Wayne Pace
dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi - Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005 hal. 190.
71 Earl Planty dan William Machaver, Upward Communications: A Project in Executive
Development, dalam R. Wayne Pace dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi, Strategi
Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005 hal. 190
72 William A. Conboy, Working Together ….. Communication in a Health Organizations, dalam
R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi - Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005 hal. 190
5. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi74. 6. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan
memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah75.
7. Komunikasi ke atas membantu mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut76.
Kebanyakan analisis dan penelitian dalam komunikasi ke atas menyatakan bahwa penyelia dan manajer harus menerima informasi dari bawahan mereka yang77:
1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan pekerjaan mereka, prestasi, kemajuan dan rencana-rencana untuk waktu mendatang.
2. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan
3. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan
4. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka dan organisasi
74 Earl Planty dan William Machaver, Upward Communications: A Project in Executive
Development, dalam R. Wayne Pace dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi - Strategi
Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005 hal. 190
75
Ibid., hal. 190
76 Bruce Harriman, Up and Down the Communication Ladder, dalam R. Wayne Pace dan Don F.
Faules, Komunikasi Organisasi - Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005 hal. 190
2.3.4.3 Komunikasi Horisontal
Komunikasi horisontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Jadi, di universitas, unit kerja dapat berupa sebuah jurusan. Jurusan komunikasi, jurusan perilaku organisasi dan jurusan ilmu pengajaran semuanya meliputi dosen-dosen yang dipimpin oleh seorang ketua jurusan. Komunikasi di antara dosen-dosen dalam sebuah jurusan disebut komunikasi horisontal. Komunikasi dosen jurusan yang satu dengan dosen jurusan lainnya disebut komunikasi lintas-saluran, yaitu informasi diberikan melewati batas-batas fungsional atau batas-batas unit kerja dan di antara orang-orang yang satu sama lainnya tidak saling menjadi bawahan atau atasan78.
Penelitian dan pengalaman menyatakan bahwa komunikasi horisontal muncul paling sedikit karena enam alasan berikut79:
1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja. Para anggota bagian pelatihan dan pengembangan memiliki kegiatan pelatihan utama untuk mengatur dan menyampaikan. Mereka harus saling bertemu untuk mengkoordinasikan pembagian tugas.
2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan. Bila gagasan dari beberapa orang menjanjikan hasil yang lebih baik daripada gagasan satu orang, komunikasi horisontal menjadi amat penting. Dalam menciptakan rancangan suatu program pelatihan atau kampanye hubungan masyarakat,
78 Ibid., 195 – 196 79 Ibid.
anggota-anggota suatu bagian mungkin perlu berbagi informasi mengenai rencana-rencana mereka dan apa yang akan mereka kerjakan.
3. Untuk memecahkan masalah. Baru-baru ini tiga mahasiswa di tempat terpencil ditugaskan di sebuah lokasi umum yang sama. Mereka bertemu dan terlibat dalam komunikasi horisontal dengan tujuan untuk mengurangi jumlah perjalanan yang tidak perlu dan berbagi tumpang kendaraan. Mereka mampu mengurangi biaya dan bekerja bersama untuk melaksanakan tugas-tugas organisasi dengan kesulitan yang lebih sedikit.
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama. Bila diusulkan perubahan-perubahan sebagai persyaratan untuk suatu bidang studi utama akademik, dosen-dosen harus bekerja bersama-sama untuk menghasilkan suatu pemahaman bersama mengenai perubahan apa yang harus dibuat. Pertemuan dan pembicaraan di antara dosen-dosen yang tingkat organisasinya sama dan di jurusan yang sama, amat penting untuk mencapai pemahaman bersama. 5. Untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan.
Individu-individu sering mengembangkan pilihan dan prioritas yang akhirnya menimbulkan ketidaksepakatan. Bila hal ini terjadi, komunikasi horisontal di antara para anggota unit kerja merupakan hal pokok dalam mendamaikan perbedaan. Kenyataannya, beberapa perbedaan perlu dirundingkan dan didamaikan. Hanya dengan melalui komunikasi horisontal prioritas dapat disesuaikan dan konflik diselesaikan.
6. Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona. Karena kita memakai sejumlah besar waktu kita untuk berinteraksi dengan orang lain dalam
pekerjaan, kita semua sampai tingkat tertentu memperoleh dukungan antarpersona dari rekan-rekan kita. Kebanyakan komunikasi horisontal kita bertujuan untuk memperkuat ikatan dan hubungan antarpersona. Para pegawai sering makan siang bersama dan bertemu pada waktu istirahat untuk memperkuat hubungan antarpersona. Komunikasi horisontal memegang peranan penting dalam pembinaan hubungan di antara para pegawai dan mendorong terciptanya unit kerja yang padu. Para pegawai yang tingkatnya sama, yang sering berinteraksi, tampaknya lebih sedikit mengalami kesulitan dalam memahami satu sama lainnya. Interaksi antarsejawat menghasilkan dukungan emosional dan psikologis.
2.3.4.4 Komunikasi Diagonal/ Lintas Saluran
Menurut Davis, dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka, misalnya, bagian-bagian seperti teknik, penelitian, akunting dan personalia mengumpulkan data, laporan, rencana persiapan, kegiatan koordinasi dan memberi nasihat kepada manajer mengenai pekerjaan pegawai di semua bagian organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka. mereka tidak memiliki otoritas lini untuk mengarahkan orang-orang yang berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mempromosikan gagasan-gagasan mereka. Namun mereka memiliki mobilitas tinggi dalam organisasi; mereka dapat mengunjungi bagian
lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi informal80.
2.4 Public Relations
2.4.1 Definisi Public Relations
Frank Jefkins mendefinisikan Public Relation sebagai sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana baik itu ke dalam maupun yang ke luar antara suatu organisasi atau perusahaan dengan semua khalayaknya dalam mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan saling pengertian81.
Sedangkan Rhenald Kasali berpendapat bahwa Public Relation merupakan suatu fungsi strategi dalam manajemen yang melakukan komunikasi untuk menimbulkan pemahaman dan penerimaan dari publik.
Public Relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut.
2.4.2 Tugas dan Fungsi Public Relations
Selain fungsi yang disebutkan di atas, Public Relations juga memiliki tugas seperti82:
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi atau pesan secara lisan, tertulis atau melalui gambar (visual) kepada public,
80 Ibid.,197 - 198
81 Frank Jefkins, Public Relations, Jakarta: Edisi ke 4, Erlangga, 1995, hal. 9.
82 F. Rachmadi, Public Relations dalam Teori dan Praktek, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,
sehingga publik mempunyai pengetian yang benar tentang hal ikhwal atau lembaga, dan segenap tujuan serta kegiatan yang dilakukan.
2. Memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat
3. Mempelajari dan melakukan analisis reaksi publik terhadap kebijakan perusahaan maupun segala macam pendapat (public acceptance dan non-acceptance)
4. Menyelenggarakan hubungan baik dengan masyarakat dan media massa untuk memperoleh simpati publik, public opinion dan perubahan sikap
Sebagai sebuah fungsi manajemen, Public Relations Society of America mendefinisikan fungsi PR sebagai berikut83:
1. Memperkirakan, menganalisis, dan menginterpretasikan opini dan sikap publik, dan isu-isu yang mungkin mempengaruhi operasi dan rencana organisasi, baik itu pengaruh buruk maupun baik.
2. Memberi saran kepada manajemen di semua level dalam organisasi sehubungan dengan pembuatan keputusan, jalannya tindakan, dan komunikasi, dan mempertimbangkan ramifikasi publik dan tanggung jawab sosial atau kewarganegaraan organisasi.
3. Meriset, melaksanakan dan mengevaluasi secara rutin program-program aksi dan komunikasi untuk mendapatkan pemahaman publik yang dibutuhkan untuk kesuksesan tujuan organisasi.
83 Cutlip, Op. Cit.
4. Merencanakan dan mengimplementasikan usaha organisasi untuk mempengaruhi atau mengubah kebijakan publik.
5. Menentukan tujuan, rencana, anggaran, rekrutmen dan training karyawan, mengembangkan fasilitas – ringkasnya, mengelola sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan semua hal tersebut di atas.
2.4.3 Peran Public Relations
Ada empat peran utama PR yang mendeskripsikan sebagain besar praktik PR84, yaitu:
1. Teknisi Komunikasi
Teknisi komunikasi disewa untuk menulis dan mengedit newsletter karyawan, menulis news release dan feature, mengembangkan isi Web dan menangani kontak media. Praktisi yang melakukan peran ini biasanya tidak hadir saat manajemen mendefinisikan problem dan memilih solusi. Mereka baru bergabung untuk melakukan komunikasi dan mengimplementasikan program. 2. Expert Prescriber
Ketika para praktisi mengambil peran sebagai pakar/ ahli, orang lain akan menganggap mereka sebagai otoritas dalam persoalan PR dan solusinya. Manajemen PR menyerahkan PR di tangan para ahli dan manajemen biasanya mengambil peran pasif saja. Praktisi yang beroperasi sebagai praktisi pakar bertugas mendefinisikan problem, mengembangkan progam dan bertanggung jawab penuh atas implementasinya.
84 Ibid., hal. 46 - 47
3. Fasilitator Komunikasi
Peran fasilitator komunikasi bagi seorang praktisi adalah sebagai pendengar yang peka dan perantara komunikasi. Fasilitator komunikasi bertindak sebagai perantara (liaison), interpreter, dan mediator antara organisasi dan publiknya. Mereka menjaga komunikasi dua arah dan memfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka. Tujuannya adalah memberi informasi yang dibutuhkan oleh baik itu manajemen maupun publik untuk membuat keputusan demi kepentingan bersama.
4. Fasilitator Pemecah Masalah
Ketika praktisi melakukan peran fasilitator pemecah masalah, mereka berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Mereka menjadi bagian dari tim perencanaan strategis. Kolaborasi dan musyawarah dimulai dengan persoalan pertama dan kemudian sampai ke evaluasi program final. Praktisi pemecah masalah membantu manajer lain dan organisasi untuk mengaplikasikan PR dalam proses manajemen bertahap yang juga dipakai untuk memecahkan problem organisasional lainnya.
2.4.4 Peran Public Relations terhadap Stakeholder
Stakeholder merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap perusahaan. Individu, kelompok, maupun komunitas dan masyarakat dapat dikatakan sebagai stakeholder jika memiliki
karakteristik seperti mempunyai kekuasaan, legitimasi, dan kepentingan terhadap perusahaan85.
Menurut Rumanti dalam penerapannya stakeholder dibagi menjadi beberapa bagian sebagai berikut86 :
1. Stakeholder internal (internal public)
Publik internal adalah orang-orang yang berada di dalam atau yang tercakup dalam suatu organisasi, yaitu seluruh karyawan dari staf sampai dengan karyawan terbawah, misalnya top executive, manajemen, pemegang saham dan keluarga karyawan.
2. Stakeholder ekternal (external public)
Publik ekternal adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang ada hubungannya dan diharapkan ada hubungannya dengan organisasi tersebut. Misalnya, konsumen, pesaing, pemasok, distributor, kalangan perbankan, komunitas, pemerintah dan pers
2.4.5 Hubungan dengan Publik Internal
PR menangani hubungan-hubungan antara organisasi dan semua tipe publik. Anda bisa memandang PR sebagai upaya berkomunikasi dengan publik
85Arif Budimanta, Adi Prasetijo dan Bambang Rudito, Corporate Social Responsibility Alternatif
bagi Pembangunan Indonesia, Jakarta: Indonesia Center for Sustainable Development (ICSD), 2008
86 Maria Assumpta Rumanti, Dasar-Dasar Public Relations, Jakarta: Grasindo, Jakarta, 2005,
eksternal. Tetapi, publik internal – karyawan – adalah publik penting bagi semua organisasi87.
Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungan dengan karyawan di semua level. Istilah publik internal dan publik karyawan mengacu pada – baik itu manajer maupun orang-orang yang menjadi bawahannya. Publik ini merupakan sumber daya terbesar dari organisasi – orang-orangnya. Menurut Alvie Smith, mantan Direktur Komunikasi Korporat General Motors, ada dua faktor yang mempengaruhi komunikasi internal dengan karyawan dan menambah rasa hormat manajemen terhadap salah satu fungsi PR ini88:
1. Manfaat dari pemahaman, teamwork, dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil yang diinginkan. Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh komunikasi interaktif yang efektif di seluruh organisasi.
2. Kebutuhan untuk membangun jaringan komunikasi manajer yang kuat, yang membuat setiap supervisor di semua level dapat melakukan komunikasi secara efektif dengan karyawannya. Kebutuhan ini lebih dari sekedar menciptakan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan tetapi juga harus memuat informasi bisnis dan isu publik yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan.
Organisasi akan kehilangan sebagian besar potensi sumber daya manusianya karena tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang efektif –
87 Ibid., hal. 254
yang merupakan landasan untuk hubungan manajemen – karyawan dan kinerja pekerjaan secara keseluruhan89.
Hubungan kerja sehari-hari melibatkan banyak kontak, tapi komunikasi karyawan yang efektif akan berkembang dalam iklim yang jujur dan dapat dipercaya90. Idealnya, hubungan kerja itu dicirikan setidaknya dengan tujuh kondisi:
1. Keyakinan dan kepercayaan antara karyawan dan atasan
2. Informasi yang jujur dan transparan bebas mengalir ke atas, bawah dan samping di dalam organisasi
3. Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang 4. Kontinuitas kerja tanpa perselisihan
5. Lingkungan yang sehat dan aman 6. Keberhasilan usaha dan
7. Optimisme tentang masa depan.
Opinion Research Corporation sejak 1950 telah meneliti opini karyawan tentang komunikasi internal organisasi. Sebagian besar mengakui kredibilitas organisasi, tetapi kurang dari separuh yang mengatakan bahwa organisasi “memberi tahu mereka apa yang terjadi” atau komunikasi ke bawah (manajemen ke karyawan). Juga hanya kurang dari separuh yang mengatakan bahwa organisasi mau “mendengar pendapat mereka” atau komunikasi ke atas (karyawan ke manajemen91.
89 Ibid., hal. 255
90 Paul Holmes, Employers Must Be Up Front with Employees, Who are Well Equipped to Cut
through the Spin, PR Week, 19 Januari 2004, hal. 9
Menyeimbangkan kepuasan karyawan dengan kesuksesan usaha adalah salah satu aspek dari penyesuaian dan rekonsiliasi yang terus menerus dilakukan dalam hubungan karyawan – atasan, terutama dalam setting multikultural. Akan tetapi, sebagai bagian dari fungsi PR yang lebih luas, tujuan hubungan internal adalah membangun dan mempertahankan hubungan yang sama-sama bermanfaat antara organisasi dan karyawan, dimana kesuksesan atau kegagalan organisasi akan tergantung kepada karyawan92.
2.4.6 Hubungan dengan Publik Ekternal
Terkait dengan hubungan organisasi dengan Publik Eksternal, Crable dan Vibbert berpendapat:
Most organizations communicate outwardly, to solicit business, raise funds, notify members of community, and resolve conflicts. As organizations communicate outwardly, they provide information and influence aimed at shaping judgements and behavior of people who are not their members. Informational and persuasive campaigns often involve the use of mass-mediated communication, such as print or electronic ads regarding products or services. The exent to which the organization is in harmony with key stakeholder in its environment can affect its operations. For instance, at one time, air pollution was virtually uncontrolled; then scientists governmental efforts lead to clean air standards. Thus, issue managers may need to observe early in public policy debate that activitist and governmental efforts are being made to change the wat the organization is allowed to function (Crable and Vibbert 1985).
Yang dapat diartikan: Sebagian besar organisasi berkomunikasi ke luar organisasi, untuk mencari usaha, mengumpulkan dana, memberitahukan anggota masyarakat, dan menyelesaikan konflik. Sebagai organisasi yang berkomunikasi ke luar, mereka memberikan informasi dan pengaruh yang ditujukan untuk membentuk penilaian dan perilaku orang-orang yang bukan anggota mereka. Kampanye
