BAB III PEMBAHASAN. makanannya dengan membuat kimchi, lokasi awalnya itu rumah kecil di daerah

(1)

19

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tujuan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah Singkat Supermarket Mu Gung Hwa

Pada tahun 1980 presiden direktur Kim Woo Jae memulai bisnis makanannya dengan membuat kimchi, lokasi awalnya itu rumah kecil di daerah Senopati Jakarta Selatan. Beberapa tahun kemudian, beliau berhasil membeli sebuah ruko kecil seperti yang di fungsikan sebagai supermarket Mu Gung Hwa saat ini. Seiring berjalannya waktu barang-barang yang dijualnya pun semakin beragam.

Saat ini Mu Gung Hwa, yang berarti bunga kembang sepatu, kini memiliki beberapa cabang. Tiga cabang di Jakarta, yaitu di daerah Kelapa Gading, Darmawangsa, dan Pondok Indah. Serta dua cabang di luar Jakarta, yaitu Tangerang dan Cikarang.

Mu Gung Hwa Darmawangsa beralamat di Jalan Darmawangsa Raya No. 2A Kebayoran Baru Jakarta Selatan, pada awalnya yang dibawah manajemen PT Koin Bumi, sejak Januari 2018 dialihkan menjadi PT Indo Bumi Lestari. Barang-barang yang dijual di Mu Gung Hwa antara lain aneka cemilan kue, mie instant, minuman botol, aneka bumbu instant, dan kimchi. Semua produknya tertulis dalam bahasa Korea.

Visi Mu Gung Hwa adalah, “Untuk selalu menjadi yang terbaik dalam melayani pelanggan”, sedangkan misi Mu Gung Hwa adalah “Memperkenalkan budaya Korea ke Indonesia”.

(2)

3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisai

Struktur organisasi merupakan suatu gambaran yang sistematis tentang bagian yang satu dengan bagian yang lainnya agar tercipta koordinasi dan kerjasama yang baik antara semua bagian atau departemen. Dengan adanya pengorganisasian, maka semua bagian yang terlihat akan mengetahui apa yang harus mereka kerjakan dan kepada siapa mereka harus bertanggung jawab, dengan kata lain dengan adanya pengorganisasian, setiap pelaksanaan dari rencana akan terdapat suatu kesatuan dalam mencapai tujuan. Adapun struktur organisasi Mu Gung Hwa, sebagai berikut:

Sumber : PT Indo Bumi Lestari (2018)

Gambar III.1

(3)

Berdasarkan struktur organisasi Mu Gung Hwa Darmawangsa maka dapat dijelaskan tugas masing-masing bagian, sebagai berikut:

1. Manager Operasional

Tugas dan tanggung jawab jabatan:

a. Mengelola dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan b. Mengawasi persediaan dan distribusi barang

c. Membuat atau merencanakan pengembangan operasi dalam jangka pendek maupun panjang

2. Supervisor Toko

a. Mengawasi pengelolaan terhadap keluar dan masuknya barang di gudang Mu Gung Hwa Darmawangsa

b. Mengawasi stock persediaan barang

c. Membuat laporan semua pengeluaran dan pemasukan barang untuk diketahui oleh Direktur perusahaan

3. Supervisor Gudang

a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan bongkar muat inventory b. Mengatur penempatan barang berdasarkan kelompok di gudang c. Mendistribusikan pengiriman

d. Menjamin keamanan gudang dan kualitas barang yang tersimpan 4. Staff Gudang

(4)

a. Mempersiapkan pesanan dan memproses permintaan berdasarkan surat jalan yang diterima

b. Merapikan setiap penempatan barang yang ada di gudang berdasarkan kelompok barang

c. Bertanggung jawab atas ketepatan laporan gudang 5. Kasir

a. Menjalankan proses penjualan dan pembayaran b. Melakukan pencatatan atas semua transaksi c. Membantu memajang barang

d. Membantu pelanggan dalam memberikan informasi mengenai suatu produk

e. Melakukan proses transaksi pelayanan jual beli serta melakukan pembungkusan

f. Melakukan pengecekan atas jumlah barang pada saat penerimaan barang

6. Staff Hall

Tugas dan tanggung jawab jabatan :

a. Membantu kepala toko dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sehari-hari dalam penjualan produk

b. Bertanggung jawab dalam melakukan pemeliharaan dan perawatan pada seluruh aset dan produk yang ada di supermarket

(5)

3.1.3. Kegiatan Usaha Organisasi

Supermarket Mu Gung Hwa merupakan usaha di bidang retail yang

menjual aneka cemilan kue, mie instant, minuman botol, aneka bumbu instant, dan kimchi khas Korea. Setiap makanan dan minuman yang dijual pada

supermarket Mu Gung Hwa telah mendapat izin dari Badan Pengawas Obat dan

Makanan (BPOM). Sebagai bentuk bahwa makanan dan minuman tersebut adalah layak untuk di konsumsi.

Jam operasional

Senin – Minggu : 08.00 s/d 21.00 WIB

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Ketentuan Pencatatan Persediaan Barang Dagang Pada Supermarket Mu Gung Hwa

Ketentuan pencatatan persediaan barang dagang pada supermarket Mu Gung Hwa menggunakan sistem perpetual, sistem ini mencatat transaksi mutasi persediaan secara terus menerus dan berkesinambungan sehingga mutasi persediaan selama satu periode terpantau dan setiap saat jumlah maupun nilai persediaan dapat diketahui tanpa melakukan perhitungan fisik. Walaupun sistem pencatatan terus menerus, bukan berarti perhitungan fisik tidak diperlukan. Perhitungan fisik tetap harus dilakukan terhadap persediaan di akhir periode atau biasa disebut stock opname.

Dalam mencatat pembuatan laporan supermarket Mu Gung Hwa menggunakan aplikasi Osys. Aplikasi ini dirancang untuk dapat mencatat transaksi keluar dan masuknya barang, mengecek stock barang, mencetak laporan

(6)

transaksi penjualan dan pembelian. Aplikasi Sistem Osys ini dibuat menggunakan data base MS.SQL Server 2000 dan server dibuat menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.

Aplikasi Osys memiliki 3 menu yaitu: 1. Osys POS

Digunakan untuk order entry seperti melakukan transaksi penjualan. 2. Osys ISM

Digunakan untuk inventory manajemen seperti melakukan pencatatan persediaan barang masuk dan retur barang.

3. Osys CCM

Digunakan untuk sistem manajemen seperti input data untuk membuat

log in identitas karyawan serta input member untuk customer.

Adapun ketentuan dalam pencatatan persediaan barang dagang pada

Supermarket Mu Gung Hwa menggunakan aplikasi Osys adalah:

1. Membuka aplikasi Osys untuk pencatatan persedian dengan memilih OSYS ISM

Gambar III.2

(7)

2. Log in dengan menggunkan id supervisor

Gambar III.3

Log In Inventory Manajemen

3. Memilih menu Purchasing order entry

Gambar III.4

(8)

4. Melakukan input data barang datang sesuai faktur dan fisik barang yang telah diperiksa.

Gambar III.5

Tampilan Data Setelah di Input Sesuai Faktur

5. Melakukan konfirmasi input data

Gambar III.6

(9)

6. Memilih supplier dan nomor faktur yang telah di input

Gambar III.7

Memilih Supplier dan Nomor Faktur Untuk di Konfirmasi

7. Melakukan konfirmasi order

Gambar III.8

(10)

8. Memasukan purchasing entry

Gambar III.9

Tampilan Purchasing Entry

9. Melakukan settlement entry dengan menceklis nomor PO yang telah di input.

Gambar III.10

(11)

10. Stock Inquiry faktur yang telah dilakukan pencatatan

Gambar III.11 Tampilan Stock Inquiry

Barang dagang yang dijual pada Supermarket Mu Gung Hwa diantaranya: 1. Mie instant

2. Aneka bumbu instant 3. Selai

4. Minyak wijen 5. Minuman

(12)

Gambar III.12

Barang Dagang Mie Instant dan Bumbu-Bumbu

Gambar III.13

(13)

Tabel III.1

Pencatatan Persediaan Barang Dagang Periode April 2018

(14)

Tabel III.2

Pencatatan Persediaan Barang Dagang Periode Mei 2018

Berdasarkan tabel III.1 dan tabel III.2 pencatatan persediaan barang dagang dapat dilihat nomor purchase order, barcode barang, nama barang,

(15)

regional, purchase date, purchased qty, purcasing price, dan amount. Pada tabel

III.1 pencatatan persediaan barang dagang periode april 2018 sebanyak 2.692 unit dan total 67.122.000 rupiah, sedangkan pada tabel III.2 pencatatan barang dagang periode mei 2018 sebanyak 3.164 unit dan total 84.784.000 rupiah.

3.2.2. Prosedur Pencatatan Persediaan Barang Dagang Pada Supermarket Mu Gung Hwa

Dari hasil penelitian prosedur pencatatan persediaan barang dagang pada

supermarket Mu Gung Hwa metode penilaian persediaan yang digunakan adalah

metode FIFO, karena barang yang pertama kali masuk (dibeli) menjadi barang yang pertama keluar (dijual). Adapun bagian yang terlibat sebagai berikut:

1. Gudang

Adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap persediaan barang seperti: a. Menerima perintah atau permintaan barang dalam bentuk PO (Purchase

Order)

b. Menyediakan barang sesuai dengan PO (Purchase Order)

c. Membuat faktur sesuai dengan PO (Purchase Order) dan di print out d. Memberikan faktur kepada transporter untuk ditanda tangani dan meminta

salinan setelah ditanda tangani 2. Transporter

Adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap pengiriman barang seperti: a. Menerima faktur dari bagian gudang

(16)

c. Menandatangani faktur

d. Membawa dan menyerahkan barang

e. Menyerahkan faktur kepada supervisor toko untuk ditanda tangani f. Meminta lembar ke 1 (asli) yang sudah ditanda tangani

g. Menyerahkan lembar ke 1 (asli) ke bagian gudang 3. Supervisor Toko

Adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap pengiriman barang seperti:

a. Memeriksa barang yang datang berdasarkan kuantitas dan kualitas seperti nama barang, jumlah barang, dan ukuran barang tersebut serta

menyesuaikan dengan purchase order (PO)

b. Menandatangani faktur serta ditulis tanggal penerimaan setelah itu di cap c. Menyerahkan faktur lembar ke 1 (asli)

4. Kasir

Adalah bagian yang bertanggung jawab mencatat persediaan barang dagang sesuai faktur seperti nama barang, kode barang, harga barang, dan jumlah barang.

Dokumen yang digunakan dalam pencatatan persediaan barang pada supermarket Mu Gung Hwa, sebagai berikut:

1. Delivery Order (DO)

Adalah surat perintah penyerahan barang yang ditujukan kepada bagian yang menerima barang

(17)

Gambar III.14

Contoh Dokumen Delivery Order 2. Sales Invoice

Adalah faktur penjualan yang berisi deskripsi barang, jumlah barang, dan harga barang.

(18)

Gambar III.15

Contoh Dokumen Sales Invoice

3. Faktur Retur Barang

Adalah dokumen tentang transaksi pengembalian barang dagangan yang dilakukan pihak pembeli ke pihak penjual.

(19)

Gambar III.16

Contoh Dokumen Faktur Retur Barang

Untuk mempermudah memahami prosedur pencatatan barang dagang pada

(20)

SUPERVISOR TOKO

GUDANG TRANSPORTER KASIR

Sumber : PT Indo Bumi Lestari (2018)

Gambar III.17 Flowchart Mulai Periksa Stok Persediaan Faktur (4 Lembar) Pemeriksaan Surat Jalan Proses Pengiriman Barang Menerima Barang & Faktur Memeriksa Barang Arsip Arsip Arsip Faktur (3 Lembar) Faktur Merah Input Data Selesai Pemeriksaan Faktur Faktur (2 Lembar) Membuat Faktur Pemeriksaan Faktur Membuat PO Menerima PO Purchase Order Faktur (2 Lembar)

(21)

Adapun penjelasan flowchart pencatatan persediaan barang dagang pada

supermarket Mu Gung Hwa adalah sebagai berikut:

1. Langkah pertama supervisor membuat PO pada aplikasi Osys melalui menu

purchasing order entry.

2. Kemudian bagian gudang menerima permintaan PO melalui aplikasi Osys. 3. Setelah itu bagian gudang membuat purchase order sebanyak satu lembar dan

di cetak.

4. Kemudian bagian gudang memeriksa stock persediaan.

5. Setelah itu bagian gudang membuat faktur pada aplikasi Osys dan mengeluarkan faktur sebanyak 4 lembar.

6. Kemudian faktur 4 lembar diperiksa oleh bagian gudang dan trasporter untuk dicocokan sesuai dengan jumlah barang, kemudian diberi cap dan tanda tangan.

7. Setelah itu bagian gudang menyimpan faktur hijau untuk diarsipkan secara manual.

8. Kemudian bagian transporter melakukan pemeriksaan surat jalan dan pemeriksaan barang yang akan dikirim, faktur ditanda tangani oleh manager, bagian gudang, dan transporter.

9. Setelah dilakukan pemeriksaan surat jalan, transporter membawa faktur 3 rangkap (putih, merah, kuning).

10. Kemudian transporter melakukan proses pengiriman barang.

11. Setelah barang di kirim ke cabang, supervisor toko menerima barang dan faktur.

(22)

12. Kemudian supervisor toko memeriksa barang sesuai dengan faktur baik nama barang, kode barang, ukuran barang, harga barang, dan jumlah barang.

13. Faktur yang sudah diperiksa selanjutnya ditandatangani dan diberi stampel cap serta tanggal penerimaan barang.

14. Kemudian memberi faktur 2 lembar, lembar putih dan lembar kuning ke

transporter untuk dikirim kembali ke gudang.

15. Kemudian bagian gudang memeriksa faktur lembar putih dan kuning.

16. Setelah faktur lembar putih dan kuning diperiksa bagian gudang kemudian dilakukan arsip secara manual.

17. Selanjutnya supervisor toko menyerahkan faktur lembar merah ke kasir untuk dilakukan pencatatan persediaan barang.

18. Selanjutnya kasir menerima faktur lembar merah untuk dilakukan pencatatan persediaan barang yang baru datang.

19. Kemudian kasir melakukan input data melalui komputer pada sistem yang digunakan oleh Mu Gung Hwa yaitu sistem Osys.

20. Kemudian menyimpan faktur sebagai arsip secara manual di odner yang tersedia dengan mengurutkan sesuai tanggal yang terkecil.

Berdasarkan flowchart diatas dapat dijelaskan bahwa pada proses pemeriksaan barang dilakukan dua kali, yang pertama pada saat barang keluar dari gudang pusat dan yang kedua pada saat barang tiba ditujuan pengiriman. Untuk pencatatan persediaan barang dagang pada supermarket Mu Gung Hwa sudah menggunakan teknologi komputerisasi dan untuk pengarsipan masih secara manual dengan sistem penyimpanan berdasarkan tanggal faktur atau dokumen yang diterima dan penyimpanan faktur menggunkan odner.

(23)

Berdasarkan riset, penulis memberikan contoh pelaksanaan prosedur administrasi pencatatan persediaan barang sebagai berikut:

Pada tanggal 21 April 2018 bapak Irun selaku supervisor supermarket Mu Gung Hwa membuat PO produk Ottogi ke bagian gudang. Ottogi adalah merk produk bumbu-bumbu dan mie instant dari Korea. Bapak Irun membuat PO melalui sistem aplikasi Osys yang ditujukan ke gudang pusat. Keesokan harinya pada tanggal 22 April 2018 barang dikirim ke cabang oleh transporter yang berugas melakukan pengiriman barang. Setelah barang tiba di cabang bapak Irun beserta transporter melakukan pemeriksaan barang sesuai yang ada di faktur sesuai dengan jenis barang, ukuran dan jumlah barang. Faktur yang sudah dilakukan pemeriksaan kemudian ditandatangani dan diberi stampel dan mengambil faktur lembar merah untuk arsip di cabang. Selanjutnya kasir bertugas melakukan pencatatan persediaan sesuai dengan faktur yang telah diterima.

3.2.3. Kendala yang Dihadapi dan Solusi Dalam Proses Pencatatan Persediaan Barang Dagang

Adapun kendala yang dihadapi pada proses pencatatan persediaan barang dagang pada Supermarket Mu gung Hwa adalah:

1. Ketika terlambat melakukan pemeriksaan barang sehingga barang yang seharusnya sudah dipesan akhirnya terjadi keterlambatan sehingga terjadi kekurangan barang sehingga stock kurang, karena untuk melakukan order barang membutuhkan waktu dari pembuatan PO hingga barang yang dipesan datang membutuhkan waktu pengiriman sampai ke toko.

(24)

2. Pada saat pencatatan persediaan barang menggunakan sistem yang ada di

supermarket Mu Gung Hwa pernah mengalami gangguan pemadaman listrik

dari PLN secara tiba-tiba tanpa ada surat pemberitahuan sebelumnya. Hal ini mengakibatkan pencatatan terganggu sehingga menghambat pekerjaan petugas dalam hal ini adalah kasir yang melakukan pencatatan.

Untuk mengatasi kendala dalam pencatatan barang pada supermarket Mu Gung Hwa, sebagai berikut:

1. Untuk mencegah terjadinya kekurangan barang dilakukan pemeriksaan setiap hari.

2. Untuk permasalahan tentang pemadaman listrik dari PLN yang tiba-tiba dan tanpa surat pemberitahuaan, supermarket Mu Gung Hwa menyediakan genset dengan daya 1,5KW sehingga cukup untuk memenuhi kebutuhan listrik dan melakukan pencatatan menggunakan sistem di supermarket Mu Gung Hwa tidak terhambat.