PEDOMAN MUTU SISTEM MANAJEMEN MUTU PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

(1)

PEDOMAN MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

NOMOR DOKUMEN : PDM/PPs/01 NO. SALINAN :

Disahkan di Yogyakarta pada tanggal 22 Oktober 2014

Direktur Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta

Prof. Dr. Zuhdan Kun Prasetyo, M. Ed. NIP. 19550415 198502 1 001

(2)

Dibuat oleh :

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta

Diperiksa oleh :

DAFTAR ISI

BAGIAN URAIAN HALAMAN

LEMBARAN PERSETUJUAN 1 DAFTAR ISI 2 ISTILAH/SINGKATAN (GLOSSARY) 4 I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 5 1.2 Profil Organisasi 7 1.3 Visi 10 1.4 Misi 10 1.5 Komitmen Terhadap SMM 10

II SISTEM MANAJEMEN MUTU

2.1 Ruang Lingkup Penerapan SMM 12

2.2 Persyaratan Standar yang ditetapkan 12

2.3 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu 13

2.4 Pengendalian Rekaman 15

2.5 Audit Internal 15

2.6 Pengendalian Produk Tidak Sesuai (TKF 18) 16

2.7 Tindakan Perbaikan 16

2.8 Tindakan Pencegahan 17

III PENGENDALIAN PROSES PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

3.1 Proses Penerimaan Mahasiswa 19

(3)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh :

BAGIAN URAIAN HALAMAN

3.3 Perwalian dan Persetujuan KRS 20

3.4 Orientasi Studi 20

3.5 Perancangan dan/atau Pengembangan Kurikulum 20

3.6 Proses Belajar Mengajar 21

3.6.1 Penyiapan Bahan Ajar 21

3.6.2 Penugasan Pengajar 21

3.6.3 Penyiapan Perlengkapan Praktek 21

3.6.4 Sarana dan Prasarana KBM 21

3.6.5 Praktek Lapangan 22

3.6.6 Evaluasi KBM 22

3.7 Pembimbingan Tesis/Disertasi 22

3.8 Validasi Tesis/Disertasi 23

3.9 Yudisium 23

IV PENGELOLAAN SUMBER DAYA

4.1. Ketersediaan Sumber Daya 24

4.2 Struktur dan Tanggung Jawab 24

4.3 Kompetensi dan Pelatihan 24

LAMPIRAN I STRUKTUR ORGANISASI I

LAMPIRAN II KEBIJAKAN MUTU II

LAMPIRAN III SASARAN MUTU TAHUN 2010-2011 III

LAMPIRAN IV REFERENSI SILANG PROSEDUR SMM PPs UNY

(4)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh :

ISTILAH DAN SINGKATAN (GLOSSARY)

SMM : Sistem Manajemen Mutu

PPs : Program Pascasarjana

UNY : Universitas Negeri Yogyakarta

KRS : Kartu Rencana Studi

Direktur : Direktur Program Pascasarjana

Wakil Manajemen : Pejabat yang ditunjuk oleh Direktur untuk memastikan penerapan SMM ISO 9001:2008 di Program Pascasarjana

KBM : Kegiatan Belajar Mengajar

(5)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh :

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pendidikan merupakan suatu aspek yang mendasar dalam usaha mempersiapkan sumber daya manusia dalam menghadapi dinamika dalam rangka mewujudkan manusia dewasa, mandiri dan bertanggung jawab serta beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Pendidikan juga merupakan proses untuk meningkatkan, memperbaiki, mengubah pengetahuan, keterampilan dan sikap serta tata laku seseorang atau kelompok orang dalam usaha mencerdasrakan kehidupan manusia melalui kegiatan bimbingan pengajaran dan pelatihan. Oleh karena itu tindakan pendidikan selalu bersifat aktif dan terencana, maka pendidikan merupakan suatu perbuatan atau tindakan sadar agar terjadi perubahan sikap dan tata laku yang diharapkan yaitu memanusiakan manusia yang cerdas, trampil, mandiri, disiplin dan berahlak mulia.

Pendidikan Tinggi sebagai suatu lembaga, tidak langsung menghasilkan produk, tetapi terjadi melalui usaha pemberian jasa baik oleh tenaga pengajar, administrasi maupun pengelola. Output pendidikan bukan barang yang dapat dikonsumsi bersamaan dengan waktu yang dihasilkan - bukan sesuatu yang berwujud. Output pendidikan dapat berupa pengetahuan, keterampilan, sikap dan ahlak yang dikehendaki dalam proses pendidikan yang dilakukan.

Secara umum, kualitas pendidikan diwarnai oleh empat kriteria, yaitu (i) kualitas awal peserta didik yang merupakan input dari sistem pendidikan; (ii) penggunaan dan pemilihan sumber-sumber pendidikan yang berkualitas; (iii) proses belajar mengajar; dan (iv) output pendidikan. Oleh karena itu, pendidikan yang diharapkan adalah pendidikan yang bermutu atau berkualitas sesuai

(6)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : harapan pelanggan. Produk pendidikan yang dihasilkan paling tidak berupa prosentase peserta didik yang berhasil lulus dan dapat diserap oleh lapangan pekerjaan yang tersedia, atau membuka lapangan kerja sendiri. Disamping itu produk pendidikan berupa ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), yang dihasilkan dari penelitian.

Untuk menciptakan pendidikan yang berkualitas, maka pendidikan di Indonesia harus terus di bangun dan dibenahi, yaitu (i) pembangunan pendidikan harus dapat menjamin kesempatan belajar bagi warga masyarakat secara keseluruhan; (ii) pembangunan pendidikan harus relevan yaitu lulusannya harus dapat memenuhi kebutuhan industri lembaga/ Institusi; (iii) pembangunan pendidikan harus diarahkan pada mutu pengajaran dan lulusan. Pembangunan mutu ini sangat tergantung pada efektivitas belajar mengajar dan sumber daya pendidikan seperti guru/dosen yang bermutu, fasilitas infrastruktur yang memadai; dan (iv) terciptanya pengelolaan pendidikan yang efektif dan efisien.

Oleh karena itu, kedepan, strategi pembangunan pendidikan nasional mau tidak mau harus mengalami perubahan, baik yang berkaitan dengan kurikulum, materi pembelajaran, sarana prasarana maupun membangun sistem yang dapat menyempurnakan sistem pendidikan secara terus menerus. Dengan demikian, maka strategi pendidikan ideal adalah pembangunan peningkatan mutu dan pemerataan pendidikan yang diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas pendidikan.

Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) merupakan salah satu lembaga pendidikan tinggi yang memiliki peran sangat besar dan efektif untuk menyiapkan sumber daya manusia yang memenuhi kriteria tersebut di atas. Hal tersebut memacu Menteri Pendidikan Nasional mengeluarkan kebijakan yang sangat strategis berkaitan dengan peningkatan mutu atau kualitas pendidikan

(7)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : tinggi di Indonesia, agar mampu bersaing untuk masuk dalam rangking pendidikan tinggi kelas dunia (world class university-WCU). Di samping itu dalam rangka peningkatan akuntabilitas dan pencitraan publik internasional, maka di jajaran Departemen Pendidikan Nasional telah menerapkan kebijakan bahwa setiap unit utama organisasi baik unit kerja pusat maupun daerah untuk meraih sertifikat ISO 9001:2008 sebagai bukti pengakuan dunia internasional terhadap kebijakan Menteri Pendidikan Nasional.

Berdasarkan paparan di atas, maka sudah menjadi keharusan bagi para pelaku atau penyelenggara pendidikan untuk melakukan perubahan-perubahan mendasar, baik proses maupun output pendidikan. Oleh karena itu, PPs Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) berupaya sekuat tenaga untuk meraih sertifikat ISO 9001 : 2008 agar dalam menyelenggarakan proses pendidikan memperoleh pencitraan yang baik dan akuntabilitas dari masyarakat luas. Dampak lain dari kesuksesan PPs UNY meraih sertifikat ISO 9001 : 2008, adalah lulusannya juga akan memperoleh pengakuan dari masyarakat dan tidak tertutup kemungkinan pengakuan masyarakat internasional. Dengan demikian, diharapkan lulusan PPs UNY dapat bersaing baik dalam tataran nasional maupun internasional.

1.2. Profil Organisasi.

Penyelenggaraan Program Pascasarjana (PPs) Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) sudah berlangsung sejak tahun 1981 sebagai Kegiatan Pengumpulan Kredit (KPK) dari Program Pascasarjana IKIP Jakarta. KPK Program Pascasarjana IKIP Jakarta di IKIP Yogyakarta pada tahun 1981 baru menyelenggarakan Program S-2 Penelitian dan Evaluasi Pendidikan (PEP). Kemudian, pada tahun 1982 dibuka Program Studi Pendidikan Fisika yang pada tahun 1987, berdasarkan kebijakan dari

(8)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : Depdikbud, dipindahkan ke Universitas. Pada tahun 1983 dibuka Program S-2 Pendidikan Teknologi dan Kejuruan (PTK). Perkuliahan Program S-3 dalam bidang PEP juga pernah diselenggarakan mulai dari tahun 1983/1984 sampai dengan 1986/1987. Sejak tahun 1988 s.d tahun 1993 Program S-3 PEP tersebut hanya diselenggarakan di IKIP Jakarta.

Berdasarkan SK Dirjen Dikti Depdikbud Nomor 432/DIKTI/ Kep/1993, tanggal 16 Juni 1993, disahkan berdirinya Program Pascasarjana IKIP Yogyakarta secara mandiri, dengan dua program studi, yaitu (1) Penelitian dan Evaluasi Pendidikan, dan (2) Pendidikan Teknologi dan Kejuruan. Pada tahun akademik 1995/1996 dengan SK Dirjen Dikti Depdikbud Nomor 378/DIKTI/Kep/1995, tanggal 21 Agustus 1995, Program Pascasarjana IKIP Yogyakarta juga diserahi tugas untuk mengelola program studi khusus jenjang S-2 bagi mahasiswa dari negara-negara Gerakan Nonblok (GNB), yaitu Program Studi Manajemen Pendidikan. Mulai tahun akademik 1997/1998 Program Pascasarjana IKIP Yogyakarta membuka Program Studi S-2 baru, yaitu Program Studi Pendidikan Luar Sekolah (PLS) dengan kekhususan Pendidikan Pelatihan dan Sumber Daya Manusia dan Masyarakat (SK Dirjen Dikti Depdikbud Nomor: 103/DIKTI/Kep/1996, tanggal 18 April 1996), dan Program Studi Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial (SK Dirjen Dikti Depdikbud Nomor: 106/DIKTI/ Kep/1996, tanggal 18 April 1996). Selanjutnya, dengan terbitnya SK Dirjen Dikti Depdikbud Nomor 74/Dikti/Kep/2000 tanggal 27 Maret 2000 Program Studi Manajemen Pendidikan menerima mahasiswa umum, sebagaimana program-program studi lainnya.

Pada tahun 1999 IKIP Yogyakarta berubah menjadi Universitas Negeri Yogyakarta berdasarkan Keputusan Presiden RI Nomor 93 Tahun 1999, sehingga Program Pascasarjana juga melebur menjadi Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta. Pada tahun 2000 dibuka Program Doktor (S-3) Penelitian dan

(9)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : Evaluasi Pendidikan berdasarkan SK Dirjen Dikti Depdiknas Nomor 331/DIKTI/Kep/2000. Pada tahun dibuka Program Magister (S-2) Linguistik Terapan dengan SK Dirjen Dikti Depdiknas Nomor 2655/D/T/2001. Selanjutnya, pada tahun 2002 dibuka Program Magister (S-2) Teknologi Pembelajaran dengan SK Dirjen Dikti Depdiknas Nomor 778/D/T/2002. Pada tahun 2003 dibuka Program Magister (S-2) Pendidikan Matematika dan Program Magister (S-2) Pendidikan Sains berdasarkan Surat izin dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional No. 2951/D/T/2003 tanggal 10 Oktober 2003. Pada tahun 2004 dibuka Program Doktor (S-3) Pendidikan Teknologi dan Kejuruan dengan SK Dirjen Dikti Departemen Pendidikan Nasional Nomor 2728/D/T/2004 tanggal 12 Juli 2004. Pada tahun 2005 dibuka Program Magister (S-2) Pendidikan Sastra Anak dengan SK Dirjen Dikti Departemen Pendidikan Nasional Nomor 1770/D/T/2005 tanggal 25 Mei 2005, namun hanya dibuka satu angkatan, karena tidak banyak peminatnya. Pada tahun 2006, berdasarkan surat pertimbangan dari Dirjen Dikti Departemen Pendidikan Nasional Nomor 0092/D2.2/2006 tanggal 18 Januari 2006 dibukalah Program Magister Pendidikan (S-2) Ilmu Keolahragaan dan akhirnya izin penyelenggaraannya keluar pada tahun 2008 dengan SK Dirjen Dikti Departemen Pendidikan Nasional Nomor 915/D/T/2008. Di tahun 2006 pula Program Magister (S-2) Pendidikan Dasar juga dibuka dengan SK Dirjen Dikti Departemen Pendidikan Nasional Nomor 1734/D2.2/2006 tanggal 22 Agustus 2006.

Pada tahun 2008 program doktor bertambah lagi dengan dibukanya Program Doktor (S-3) Program Studi Ilmu Pendidikan dengan SK Dirjen Dikti Departemen Pendidikan Nasional Nomor 3039/D/T/2006 tanggal 16 Agustus 2006. Sedangkan Program Doktor (S-3) Program Studi Manajemen Pendidikan dibuka dengan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 84/E/O/2011 tanggal 25 April 2011. Pada tahun yang sama Program Doktor Ilmu Pendidikan Bahasa juga dibuka

(10)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 205/E/O/ September 2011 tanggal 21.

Selanjutnya pada tahun 2014 program magister bertambah 19 program studi baru. Kesembilan belas prodi tersebut dibuka berdasarkan tiga SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Pertama, berdasarkan SK Nomor: 360/E/O/2014 tanggal 27 Agustus 2014 dibuka sembilan prodi, yaitu (1) Bimbingan dan Konseling (BK), (2) Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, (3) Pendidikan Bahasa Jawa, (4) Pendidikan Bahasa Inggris, (5) Pendidikan anak Usia Dini, (6) Pendidikan Sejarah, (7) Pendidikan Ekonomi, (8) Pendidikan Teknik elektronika dan Informatika, (9) Pendidikan Teknik Elektro. Kedua, berdasarkan SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 343/E/O/2014 tanggal 2 Oktober 2014 dibuka sembila prodi, yaitu (1) Pendidikan Teknik Mesin, (2) Pendidikan Kesejahteraan Keluarga, (3) Pendidikan Seni, (4) Pendidikan Biologi, (5) Pendidikan Fisika, (6) Pendidikan Geografi, (7) Pendidikan Kimia, (8) Pendidikan Luar Biasa, (9) Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan. Ketiga, berdasarkan SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 551/E/O/2014 tanggal 17 Oktober 2014 dibuka satu prodi, yaitu (1) Program Studi Psikologi.

A. Visi, Misi, dan Tujuan Program Pascasarjana

Visi

Visi Program Pascasarjana dapat dirumuskan sebagai berikut.

Pada tahun 2025 menjadi Program Pascasarjana Kependidikan yang unggul dalam pendidikan dan penelitian di Asia Tenggara, sesuai dengan nilai-nilai ketakwaan, kemandirian, dan kecendekiaan

(11)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh :

Misi

Untuk mencapai Visi, PPs UNY memiliki misi sebagai berikut.

1. Mewujudkan manajemen dan tata kelola PPs yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggungjawab, dan adil dalam pelaksanaan otonomi perguruan tinggi.

2. Menyelenggarakan pendidikan akademik jenjang magister dan doktor dalam bidang kependidikan dan nonkependidikan untuk mendukung bidang pendidikan yang berkualitas.

3. Menyelenggarakan kegiatan penelitian dan pengembangan bidang pendidikan dan nonkependidikan melalui pendekatan inter, multi, dan trans-disipliner yang mendapatkan pengakuan nasional dan internasional.

4. Menyelenggarakan kegiatan pengabdian dan pemberdayaan masyarakat dalam lingkup lokal dan nasional untuk mewujudkan masyarakat Indonesia yang maju, sejahtera, dan bermartabat.

Tujuan

Tujuan Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta sebagai berikut. 1. Terwujudnya manajemen dan tata kelola PPs yang berbantuan teknologi

informasi yang mampu diakses oleh para pemangku kepentingan (stakeholders).

2. Terselenggaranya pendidikan akademik jenjang magister dan doktor dalam bidang kependidikan dan nonkependidikan oleh sumberdaya manusia yang memenuhi kualifikasi dan kualitas serta didukung dengan sarana dan prasarana yang memadai.

3. Terselenggaranya kegiatan penelitian dan pengembangan bidang pendidikan dan nonkependidikan melalui pendekatan inter, multi, dan trans-disipliner untuk

(12)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : menghasilkan temuan yang inovatif dan teruji, dan mempublikasikan hasil penelitian secara nasional dan internasional.

4. Terselenggaranya kegiatan pengabdian dan memberdayakan masyarakat melalui pendekatan inter, multi, dan trans-disipliner untuk pengembangan potensi manusia, masyarakat, dan alam dalam mewujudkan masyarakat Indonesia yang menguasai dan menggunakan IPTEKS untuk memenuhi kebutuhan jasmani dan rohani.

1.3. Komitmen terhadap SMM

Direktur PPs selaku manajemen puncak memiliki komitmen dalam mengembangkan dan menerapkan SMM secara berkesinambungan dengan cara :

• Senantiasa mengkomunikasikan kepada seluruh pegawai baik tenaga kependidikan maupun non kependidikan atas pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan serta memenuhi peraturan yang berlaku.

• Menetapkan kebijakan mutu, sasaran mutu baik di level program pascasarjana maupun program studi yang ada.

• Senantiasa melakukan peninjauan terhadap aspek-aspek yang terkait dengan ruang lingkup penerapan SMM.

• Memastikan integritas SMM terpelihara dan dikembangkan sesuai dengan perkembangan kegiatan PPs.

(13)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh :

II. SISTEM MANAJEMEN MUTU

2.1. Ruang Lingkup Penerapan SMM

PPs UNY mengadopsi, merancang, menerapkan, memelihara dan menyempurnakan secara terus menerus SMM mengacu persyaratan standar ISO 9001:2008. Semua persyaratan dalam Standar SMM ISO 9001:2008 diaplikasikan sesuai ruang lingkup yang ditetapkan. Tujuan pengadopsian SMM ini dalam upaya untuk menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran yang berkualitas sesuai dengan harapan pelanggan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan, serta memenuhi peraturan dan per-undang-undangan yang berlaku dalam bidang pendidikan dan pengajaran.

SMM ISO 9001:2008 di PPs UNY akan diaplikasikan pada kegiatan pendidikan dan pengajaran mulai dari penerimaan mahasiswa sampai proses yudisium pada Prodi Manajemen Pendidikan dan Pendidikan dan Teknologi Kejuruan di Program Pascasarjana UNY.

2.2. Persyaratan Standar yang ditetapkan

Persyaratan standar yang ditetapkan di Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta telah dijabarkan dalam ruang lingkup penerapan Sistem Standar Mutu ISO 9001:2008. Persyaratan Standar ISO 9001:2008 yang diterapkan terbatas di PPs UNY adalah Klausul 7.4 (Pembelian, karena tidak ada proses pembelian di PPs UNY yang ada proses usulan pengadaan barang ke panitia pengadaan barang Rektorat UNY).

(14)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : Program Pascasarjana UNY telah menetapkan dan memelihara prosedur-prosedur sesuai dengan persyaratan SMM ISO 9001:2008, dengan hirarki dokumen sbb :

Pedoman Mutu merupakan uraian interaksi antara proses - proses dan menjelaskan ruang lingkup persyaratan SMM yang diaplikasikan. Prosedur dan instruksi kerja adalah proses yang terdokumentasi sebagai panduan pelaksanaan dalam penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran. Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang telah dicapai dan merupakan bukti pelaksanaan kegiatan yang objektif.

PPs UNY telah menetapkan dan memelihara prosedur yang telah didokumentasikan dan disetujui untuk pengendalian yang memadai dari proses pendidikan dan pengajaran, serta menjamin bahwa proses pendidikan, pengajaran dan pelayanan PPs UNY memenuhi spesifikasi yang ditetapkan.

2.3. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

Pengendalian dokumen bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen manajemen mutu secara berkesinambungan dikendalikan dan tersedia berdasarkan versi terbaru.

PEDOMAN MUTU

PROSEDUR

INSTRUKSI KERJA, SILABUS, PEDOMAN kEGIATAN, dsb. FORMULIR

(15)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : PPs UNY menjamin bahwa semua dokumen dan data yang dipersyaratkan SMM ditinjau ulang dan disetujui oleh yang berwenang sebelum diterbitkan. Semua dokumen yang dipersyaratkan oleh SMM, sebelum diimplementasikan harus disetujui oleh Direktur PPs. Semua proses yang terkait dan menunjang penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran didokumentasikan dan dikendalikan oleh Wakil Manajemen sebagai kontrol penerapan SMM ISO 9001:2008. Prosedur Pengendalian Dokumen merupakan alat pengendalian terhadap dokumen, yang menjamin bahwa :

a. Perubahan dan status revisi dokumen terbaru teridentifikasi dan terkendali pendistribusiannya

b. Dokumen kadaluarsa dipastikan tidak dipergunakan dan dimusnahkan

c. Menetapkan identifikasi terhadap dokumen kadaluarsa yang disimpan untuk tujuan tertentu.

d. Dokumen terbaru tersedia pada lokasi dimana operasi-operasi yang penting dilakukan agar SMM dapat dilaksanakan secara efektif.

. Pedoman Mutu, prosedur, instruksi kerja, formulir diterbitkan dalam bentuk salinan terkendali dan salinan tidak terkendali (hanya untuk informasi). Semua salinan terkendali dinomori secara khusus dan dicatat nomor distribusinya oleh pengendali dokumen. Pemegang dokumen bertanggung jawab mengganti bagian yang direvisi dengan hasil revisi yang terbaru. Salinan tidak terkendali adalah dokumen yang bukan menjadi obyek perbaikan bila revisi dilakukan. Bila terdapat revisi pada salah satu bagian dari dokumen SMM ini, hasilnya akan diterbitkan kembali dan diidentifikasikan dengan penomoran yang berurut secara progresif. Sebagai contoh revisi 03 menggantikan revisi 02.

(16)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh :

2.4. Pengendalian Rekaman

Pengendalian terhadap catatan/rekaman dilakukan menggunakan formulir pengendalian rekaman yang menjelaskan identifikasi catatan, masa penyimpanan, lokasi penyimpanan, metode penyimpanan dan penanggung jawab. Prosedur Pengendalian Rekaman telah ditetapkan untuk menjamin : a. Rekaman yang merupakan bukti objektif pelaksanaan kegiatan tersimpan

dengan baik .

b. Metode penyimpanan ditetapkan dengan memperhatikan kemudahan untuk mendapatkan rekaman tersebut.

c. Rekaman-rekaman yang sudah tidak berlaku sesuai masa simpan yang ditetapkan, dimusnahkan.

2.5. Audit Internal

Audit internal dilakukan secara reguler untuk memantau dan mengukur kinerja penerapan SMM. Tim audit internal telah ditetapkan oleh Direktur PPs. Prosedur terdokumentasi telah ditetapkan untuk menjamin proses-proses pelaksanaan audit memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

Sasaran audit internal antara lain :

• Mengevaluasi pencapaian perencanaan dan pemenuhan proses pendidikan dan pengajaran.

• Mengevaluasi pemenuhan persyaratan standar ISO 9001:2008

• Mengevaluasi pemenuhan persyaratan yang ditetapkan sebagaimana tertuang dalam RKAP PPs

(17)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : Perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit internal merupakan tanggung jawab tim audit internal. Wakil Manajemen menindaklanjuti dan memelihara hasil temuan audit internal SMM ISO 9001:2008

2.6. Pengendalian Produk Tidak Sesuai.

Program Pascasarjana telah menetapkan dan mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan untuk memastikan lulusan yang dihasilkan telah memenuhi rancangan, peraturan dan kurikulum yang telah ditetapkan. Pengendalian dilaksanakan pada setiap tahapan proses pembelajaran untuk mencegah adanya output yang tidak memenuhi persyaratan. Tugas dan kewenangan secara jelas diberikan kepada pejabat yang terkait dengan pengendalian mahasiswa yang belum memenuhi persyaratan kelulusan agar dapat dipastikan lulusan akhir memenuhi persyaratan, kurikulum dan peraturan yang berlaku.

Perbaikan dan pencegahan dilakukan melalui mekanisme rapat yang dihadiri minimal oleh direktur, asisten direktur, ketua program studi dan dosen pembimbing mahasiswa yang bersangkutan.

2.7. Tindakan Perbaikan

PPs telah menetapkan prosedur terdokumentasi yang berisi tatacara untuk melakukan perbaikan apabila ditemukan ketidaksesuaian. Setiap perbaikan yang dilakukan disesuaikan dengan besar kecilnya dampak yang ditimbulkan serta kesesuaian dengan kurikulum yang ditetapkan.

Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam tindakan perbaikan meliputi antara lain :

(18)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : • Mengevaluasi tindakan perbaikan yang dibutuhkan guna memastikan tidak

terulangnya hal yang sama dikemudian hari.

• Menetapkan dan menerapkan tindakan perbaikan yang diperlukan.

• Melakukan perekaman atas hasil tindakan perbaikan yang telah dilakukan. • Melakukan peninjauan efektifitas tindakan perbaikan yang telah dilakukan.

2.8. Tindakan Pencegahan

PPS telah menetapkan prosedur dokumentasi yang berisikan tatacara untuk melakukan tindakan pencegahan apabila teridentifikasi akan terjadinya ketidaksesuaian dalam penerapan SMM. Identifikasi atas potensi terjadinya ketidaksesuaian atau potensi terjadinya ketidaksesuaian diperoleh dari beberapa sumber antara lain : Bagian akademik, analisis data, hasil audit, hasil ujian atau sumber-sumber relevan lainnya.

Tahapan yang dilakukan dalam pelaksanaan tindakan pencegahan antara lain :

• Menetapkan indikator-indikator yang merupakan informasi awal akan terjadinya ketidaksesuaian

• Menyelidiki penyebab-penyebab yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian • Mengevaluasi tindakan pencegahan yang harus dilakukan guna memastikan

ketidaksesuaian tidak akan terjadi

• Menetapkan dan menerapkan tindakan pencegahan.

• Melakukan perekaman atas hasil tindakan pencegahan yang dilakukan. • Meninjau efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan.

(19)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh :

III. PENGENDALIAN PROSES PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

Secara umum proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran yang ada di PPS UNY dapat dijelaskan sebagaimana Gambar 1. di bawah.

P E L A N G G A N REGISTRASI MAHASISWA ORIENTASI MAHASISWA PROSES BELAJAR MENGAJAR PENYIAPAN BAHAN AJAR

PENYIAPAN BAHAN DAN PERALATAN PRAKTEK KOMPUTER PENUGASAN PENGAJAR SARANA DAN PRASARANA BELAJAR PERANCANGAN DAN/ATAU PENGEMBANGAN KURIKULUM VERIFIKASI DAN VALIDASI TESIS/ DISERTASI YUDISIUM PEMBIMBINGANI TESIS/DISERTASI

PENGEMBANGAN SDM PENYEDIAAN DAN PEMELIHARAAN

SARANA DAN PRASARANA PROSES PENERIMAAN

MAHASISWA

PERWALIAN DAN PERSETUJUAN KRS

: Proses Bisnis Pendidikan dan Pengajaran

EVALUASI

PELAYANAN AKADEMIK & MAHASISWA

KOMITMENT MANAJEMEN TRANSPARANSI DAN

AKUNTABILITAS

KOMUNIKASI DAN PASTISIPASI PE;LANGGAN

Gambar 1. Proses Pendidikan dan Pengajaran di PPs UNY

PPS UNY telah mengidentifikasikan dan merencanakan kegiatan-kegiatan operasional yang secara langsung mempengaruhi mutu lulusan serta menjamin

(20)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : bahwa proses belajar mengajar dan proses–proses yang terkait dilaksanakan dengan pengendalian yang memadai. Setiap proses dipastikan terlebih dahulu dibuat perencanaan, dimonitor dan dievaluasi secara periodik sesuai perkembangan pelaksanaan. Dengan demikian dapat dipastikan konsistensi dan mutu lulusan yang dihasilkan telah sesuai dengan keinginan pelanggan, sesuai kurikulum serta memenuhi ketentuan yang berlaku mulai dari penerimaan mahasiswa hingga Proses Belajar Mengajar, sarana belajar mengajar yang memadai dan tenaga dosen yang kompeten.

Sasaran mutu telah ditetapkan untuk semua tingkatan, mulai dari tingkat pasca, prodi dan tata usaha yang merupakan indikator untuk mencapai keberhasilan proses KBM mengacu kebijakan mutu yang telah ditetapkan.

3.1. Proses Penerimaan Mahasiswa

Seleksi penerimaan mahasiswa PPs dilakukan setelah terpenuhinya persyaratan-persyaratan, baik akademik maupun administratif. Sistem Seleksi diarahkan agar input mahasiswa telah memenuhi kriteria-kriteria yang telah ditetapkan untuk menjamin output yang dihasilkan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Direktur menjamin bahwa proses seleksi mahasiswa baru dilakukan secara objektif transparan dan akuntabel. Prosedur penerimaan telah ditetapkan agar mekanisme penerimaan dilaksankan secara konsisten.

3.2. Kontrak Belajar.

Kontrak belajar dimaksudkan untuk melengkapi data mahasiswa yang akan mengikuti proses KBM. Hal tersebut termasuk persyaratan dan kewajiban yang harus dipenuhi untuk menunjang terselenggaranya KBM sesuai sasaran dan kurikulum yang ditetapkan. Direktur menjamin bahwa peraturan akademik

(21)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : disosialisasikan kepada mahasiswa. Prosedur terdokumentasi telah ditetapkan untuk mengatur pelaksanaan registrasi dalam rangka pemenuhan persyaratan yang ditetapkan.

3.3. Perwalian dan Persetujuan KRS

Kesesuaian dan kebenaran data rencana studi akan berpengaruh terhadap keberhasilan mahasiswa dalam mengikuti pendidikan dan pengajaran. Terkait hal tersebut, PPs telah mengidentifikasi bahwa pelanggan (mahasiswa) yang akan mengikuti KBM perlu diberikan pemahaman melalui perwalian dalam memilih dan menetapkan rencana studi, termasuk persyaratan yang harus dipenuhi dalam mengikuti KBM. Tatacara dan mekanisme pengaturan ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi untuk memastikan proses perwalian dibimbing oleh dosen yang kompeten.

3.4. Orientasi Studi.

Orientasi mahasiswa akan memberikan gambaran kepada mahasiswa mengenai lingkungan proses belajar mengajar yang akan dilalui. Peraturan yang harus diiukuti, etika dan disiplin yang harus dijunjung akan berpengaruh terhadap keberhasilan proses pendidikan dan pengajaran sesuai waktu yang ditargetkan. Pimpinan PPs berkewajiban untuk menyampaikan aturan-aturan dan etika yang harus dipegang mahasiswa, yang terangkum dalam peraturan akademik dan ditetapkan dalam bentuk Surat keputusan Rektor Universitas Negeri Yogyakarta.

3.5. Perancangan dan/atau Pengembangan Kurikulum.

Perancangan dan/atau pengembangan kurikulum dilaksanakan secara periodik untuk memastikan pencapaian kompetensi mahasiswa sesuai harapan serta adaftif dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. PPs

(22)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : menjamin bahwa proses perancangan dan/atau pengembangan kurikulum dilaksanakan oleh tenaga-tenaga dosen yang kompeten, melalui tahapan proses yang memadai. Hasil perancangan dan/atau pengembangan diverifikasi oleh tenaga yang berkompeten dan objective. Output kurikulum yang dihasilkan dipastikan disyahkan oleh senat PPs sebelum diterapkan dalam proses KBM.

3.6. Proses Belajar Mengajar

3.6.1 Penyiapan bahan ajar

Bahan ajar disiapkan oleh dosen pengampu mata ajaran mengacu pada tingkat kompetensi mahasiswa yang ingin dicapai sesuai kurikulum yang ditetapkan. Rencana pembelajaran dalam satu semester telah ditetapkan dalam Silabus. Bahan ajar berupa diktat dipastikan diverifikasi sebelum digunakan dalam KBM. Prosedur terdokumentasi telah ditetapkan untuk menjamin penyiapan bahan ajar memenuhi kurikulum yang telah ditetapkan.

3.6.2 Penugasan Pengajar.

Penugasan pengajar diatur memperhatikan kompetensi dosen atas penguasaan materi yang akan diajarkan serta mempertimbangkan beban mengajar dosen pengampu. Secara terinci kegiatan tersebut diatur dalam prosedur terdokumentasi untuk memastikan KBM dilaksanakan sesuai harapan mahasiswa dan kurikulum yang ditetapkan.

3.6.3 Penyiapan Perlengkapan Praktek

Perlengkapan praktek yang digunakan dipastikan memenuhi spesisifikasi yang ditentukan untuk menunjang peningkatan keterampilan mahasiswa sesuai kurikulum yang telah ditetapkan. Praktek yang dilaksanakan terbatas pada praktek komputer (IT) dan dilaksanakan di Lab Komputer PPs UNY.

(23)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh :

3.6.4 Sarana dan Prasarana KBM

PPs dan Program Studi telah menyediakan sarana dan prasarana KBM yang sesuai dalam mendukung proses KBM. Standar kelengkapan minimal ruangan kelas telah ditetapkan agar proses KBM berlangsung sesuai yang diharapkan. Sebelum pelaksanaan KBM dipastikan dilakukan pengecekan baik kebersihan, kelengkapan dan fungsi peralatan yang akan digunakan.

3.6.5 Praktek Lapangan

Praktek lapangan dan internship dilaksanakan sebagai wahana penerapan di lapangan atas teori-teori yang diperoleh selama kurun waktu yang ditetapkan. Pengaturan lokasi dan tatawaktu pelaksanaan praktek lapangan dan internship didasarkan atas tingkat kompetensi yang ingin dicapai sesuai kurikulum yang ditetapkan.

Direktur PPs bertanggung jawab atas pelaksanaan praktek lapangan dan internship berjalan sesuai rencana.

3.6.6 Evaluasi KBM

Evaluasi kegiatan KBM merupakan bagian dari proses kegiatan KBM untuk memastikan sejauh mana kompetensi mahasiswa telah dicapai mengacu kurikulum yang ditetapkan. Proses evaluasi KBM secara tentatif telah ditetapkan dalam rencana pembelajaran yang disyahkan oleh Ketua Program Studi. Kegiatan evaluasi KBM dilakukan minmal satu kali dalam satu semester yang pelaksanaannya dikoordinasikan Asisten Direktur I.

3.7. Pembimbingan Tesis/Disertasi

Pembimbingan Tesis disediakan bagi mahasiswa Program Magister dan Disertasi bagi mahasiswa Program Doktor yang telah memenuhi kompetensi tertentu mengacu kurikulum yang ditetapkan. Proses pembimbingan

(24)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : dimaksudkan agar dalam mengaplikasikan teori-teori yang diperoleh dapat memenuhi sasaran yang ditetapkan.

Keberhasilan proses pembimbingan sepenuhnya menjadi tanggung jawab dosen pembimbing yang bersangkutan. Ketua Program Studi bertanggung jawab untuk memastikan penyusunan Tesis/Disertasi oleh mahasiswa dibimbing oleh dosen yang kompeten sesuai bidang penelitian yang diambil mahasiswa.

3.8. Validasi Tesis/Disertasi

Validasi Tesis untuk mereview sekaligus menguji pencapaian kompetensi mahasiswa Program Magister dan Disertasi untuk mahasiswa Program Doktor dalam bentuk karya ilmiah. Ketua Program Studi bertanggung jawab untuk memastikan verifikasi dan mereview Tesis/Disertasi dilakukan oleh dosen yang berkompeten dan sesuai target yang ditetapkan. Persyaratan pengujian telah ditetapkan baik jumlah, metodologi maupun kompetensi dari masing-masing penguji.

3.9. Yudisium

Yudisium dilaksanakan setelah mahasiswa dinyatakan lulus ujian Tesis untuk mahasiswa Program Magister dan Disertasi untuk mahasiswa Program Doktor dan telah ditandatangani oleh penguji, serta terpenuhi semua persyaratan yang diperlukan dalam mencapai kompetensi sesuai kurikulum yang ditetapkan. Tingkat pencapaian kompetensi ditandai dengan predikat Cumlaude dengan IPK >3,71 untu lama studi <3 tahun untuk S2, dan IPK >3,71 dengan lama studi <4 tahun untuk S3 oleh selesainya beban studi yang harus ditempuh sesuai jangka waktu yang direncanakan. Mahasiswa-mahasiswa yang akan mengikuti yudisium dipastikan telah memenuhi semua persyaratan baik akademik maupun administrasi.

(25)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh :

IV. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 4.1. Ketersediaan Sumber Daya

4.1.1 Sumber Daya Manusia

Dalam pengelolaan proses pendidikan dan pengajaran serta proses – proses yang terkait dengan kegiatan tersebut, manajemen PPs UNY menyediakan dan mengelola sumber daya manusia. Organisasi menjamin bahwa personil yang bertugas baik dosen, teknisi laboratorium maupun pegawai administratif memiliki kompetensi yang memadai atas tugas dan tanggung jawabnya.

4.1.2 Infrastruktur dan Lingkungan Kerja

Manajemen PPs UNY, menetapkan dan menyediakan serta memelihara infrastruktur yang dibutuhkan dalam rangka menghasilkan lulusan yang berkualitas serta pencapaian kesesuaian dengan persyaratan SMM ISO 9001 : 2008. Manajemen PPs UNY juga bertanggung jawab atas terciptanya lingkungan kerja yang nyaman dan kondusif dalam rangka peningkatan kinerja yang sesuai dengan kebutuhan peningkatan karir mereka.

4.2. Struktur dan Tanggung Jawab

Struktur organisasi PPs UNY dan Struktur Organisasi Sekretariat ISO sebagaimana tersedia di Lampiran 1. Susunan dan tanggung jawab pengelola kegiatan yang berkaitan dengan penerapan SMM ISO 9001:2008 disimpan dalam arsip bagian Tata Usaha PPs..

4.3. Kompetensi dan Pelatihan

PPs UNY menyadari bahwa sumber daya manusia (SDM) merupakan tulang punggung organisasi dalam pengelolaan proses pendidikan dan

(26)

Dibuat oleh :

Diperiksa oleh : pengajaran. Oleh karena itu pimpinan sangat memperhatikan kompetensi SDM dalam kaitannya dengan efektifitas implementasi SMM.

Peningkatan kompetensi SDM dilakukan secara berkesinambungan melalui program-program pelatihan, studi banding, seminar, atau aktifitas lainnya yang bernilai tambah. Setiap kegiatan yang tekait dalam peningkatan kompetensi SDM dilakukan evaluasi untuk menilai keefektifannya.

Manajemen PPs UNY bertanggung jawab untuk memastikan semua pegawai di semua tingkatan menyadari relevansi dan pentingnya kegiatan mereka atas kontribusinya terhadap pencapaian sasaran mutu sebagai konsekuensi logis dari aktifitas-aktifitas yang dijalankan. Untuk menjamin bahwa personil PPs UNY yang bertugas memiliki kompetensi dan pelatihan yang memadai, maka setiap tahun dilakukan analisis kebutuhan pelatihan (training need analysis) dan mengusulkan sebagai masukan program pelatihan tahunan ke BAUK (Biro Administrasi Umum dan Keuangan) untuk ditindaklanjuti.