TEMPLATE. fungsi template, format template, cara akses template, menggunakan template, membuat template, mengaktifkan global template

TEMPLATE

fungsi template, format template, cara akses template, menggunakan template, membuat template,

INTRO

• Berbagi data dengan tim, membuat salinan brosur, draft modul pelatihan, bagaimana cara desainnya?

• Desain pada Ms. Word berkisar tentang: page layout, pilihan warna atau jenis huruf yang bersifat eye-catching

Fitur untuk Memanipulasi Tampilan Dokumen

• Document templates: berisi semua elemen/ bagian/ tata

letak di dalam Ms. Word.

• Themes: berisi pewarnaan, jenis huruf, dan effects untuk

shapes dan objects di dalam dokumen.

• Quick Styles: variasi tampilan untuk dokumen secara

instan  Distinctive, Elegant, dan Traditional.

• Building blocks: teks yang sudah terformat, bsa

dikustomisasi sesuai kebutuhan, dan diposisikan dimana saja.

Format Templates

• Secara default, Ms. Office 2010 menggunakan template standar ketika membuat dokumen baru (new document) 

Normal.dotx.

• Normal.dotx: template normal yang berisi pengaturan

default tentang: headings, body text, quotes, text boxes, dan lainnya.

• Pada Ms. Word 2010 ada 2 jenis format template:

 Dotx: traditional Word 2010 template

 Dotm:Word 2010 template yang dilengkapi dengan

macros (tingkat advance)

Fungsi Template

• Tujuan penggunaan template adalah untuk formatting dan inserting ke dalam dokumen agar efisien, error-free, dan otomatis/ instan.

• Menurut cakupannya, template di bedakan jadi:

 Global templates: Normal/ Building Blocks templates

 untuk semua dokumen di Ms. Word, berpengaruh kepada semua file yang dibuat melalui Ms. Word, berlaku ketika Ms. Word dimulai/ start up (Misal: macros, keyboard shortcuts, style, dll).

 Document templates: hanya untuk dokumen spesifik/

tertentu, biasanya untuk dokumen yang sedang di-edit/ aktif/ dipilih saja saja.

Mengakses File Normal Template

• Normal.dotm merupakan salah satu contoh global template yang selalu aktif.

• Ketika Ms. Word dibuka, maka program akan mencari Normal template di dalam User

Template pada dialog box File Locations.

• Cara akses File Location:

 Klik File

 Pilih Options

 Pilih Advanced

 Scroll ke arah bawah pada jendela Word Options

Mengakses File Normal Template (2)

• Kemudian double click pada User Template

• Akan keluar Windows

Explorer

• Path untuk mengakses

file template bisa

diperiksa di Windows Explorer

• Pada Windows 7, path/ lokasi file template ada di:

C:\Users\user\AppData\ Roaming\Microsoft\Tem plates

Normal Template Berformat .dotm

• Normal.dotm  Normal template pada Office Theme dan berisi default styles  otomatis dipakai ketika: create

new file atau blank documents.

• Pada Ms. Word 2010, semua styles, macros, atau

kustomisasi lainnya selalu tersimpan di dalam Normal Template.

Mengganti nama Normal.dotm

• Periksa path/ lokasi penyimpanan template (slide sebelumnya)

• Salin path-nya

• Tutup Ms. Word-nya (penting!, karena bila tidak ditutup maka file template tidak bisa diganti namanya)

• Buka file explorer, ke lokasi penyimpanan template

Menggunakan Template melalui New

Documents

Menggunakan Template melalui New

Documents (2)

• Blank. Dokumen baru dengan standard blank document template

(Normal.dotm).

• Blog Post. Dokumen baru untuk blog entry.

• Recent Templates. Menampilkan daftar template yang sering

digunakan.

• Sample Templates. Menampilkan kumpulan template pilihan/

smaple dengan style dan tipe dokumen yang berbeda-beda.

• My Templates. Menampilkan template yang telah disimpan di

dalam komputer.

• New From Existing. Opens the New From Existing Document

dialog box and enables you to create a new document based on another document (regardless of whether the document is a

Membuat Sebuah Dokumen Menggunakan

Template

•

Klik File, lalu klik New.

•

Pada Available Templates area, pilih tipe template

yang diinginkan.

•

Pilih template dari kategori Sample Templates atau

My Templates (Misal: pilih Sample Templates)

•

Pada sebelah kanan, Pilih Document

•

Lalu klik Create

 Bila template sudah terinstal di komputer/ Ms. Word, maka dokumen akan dibuat berdasarkan template yang telah

dipilih.

 Bila template belum terinstal, maka komputer akan mendownload template secara otomatis.

Membuat Sebuah Dokumen Menggunakan

Template (2)

Membuat Template Custom

• Membuat template berdasarkan pada dokumen yang sudah dibuat sebelumnya (based on an existing

document). Misal: file .doc/ docx yang sudah ada styles, macros, dan pengaturan lainnya kemudian disimpan ke dalam format template (.dotx/.dotm).

• Membuat template berdasarkan template yang sudah ada. Prosedur utamanya adalah membuka file

template-nya secara langsung (.dot, .dotx, or .dotm) bukan file

document (.doc or .docx), lalu disimpan ke dalam format template.

• Membuat template baru dari awal. (Create a template

from scratch). Caranya sama seperti membuat dokumen baru, kemudian disimpan ke dalam format template.

Membuat Template dari Dokumen (.doc/

.docx) yang Dibuat Sebelumnya

• Klik File  Open

• Pada Open Dialog Box, pilih dokumen yang diinginkan (biasanya sudah berisi format/ text yang diinginkan).

• Bersihkan semua bagian yang tidak ingin diikutkan pada template.

Membuat Template dari Template yang

Sudah Ada

• Klik File  New

• Klik My Templates, akan terbuka New dialog box.

• Pilih salah satu template yang diinginkan.

Membuat Template baru dari Awal (Blank)

Menyimpan Template

• Klik File  Save As.

• Pada dialog box Save As, pilih folder Templates

• Pada File Name box, ketikkan nama template.

• Pada Save As Type text box, pilih Word Template (*.dotx), atau pilih Word

Macro-Enabled Template (*.dotm) bila template ada macro-nya.

Menyimpan Template (2)

• Edit isian pada

Authors dan Tags,

dengan cara klik pada

placeholder text.

• Pilih check box Save

Thumbnail, jika ingin

menyimpan gambar thumbnail untuk

template yang akan disimpan.

Menggunakan/ Menguji Template

• Klik File  New

• Klik My Templates pada task pane New Document, pilih pada tab dimana

template berada.

• Pastikan Document option pada Create New terpilih (Templates dialog box,

sebelah kanan), lalu double click pada template yang akan dipakai.

• Template akan tampil dan siap digunakan.

Melampirkan Template pada Sebuah

Dokumen

Style pada dokumen akan langsung berubah sesuai dengan template yang dilampirkan (attached), caranya:

• Buka sebuah dokumen yang diinginkan.

• Klik File  Options.

• Pada Word Options dialog box  klik Add-Ins.

• Klik Manage arrow 

Templates  Go.

• Pada Templates and Add-Ins dialog box, klik tombol Attach.

Melampirkan Template pada Sebuah

Dokumen (2)

• Arahkan ke folder yang berisi template yang ingin dilampirkan, lalu pilih

Open.

• Pilih Automatically

Update Document Styles, untuk

menerapkan template pada semua elemen pada dokumen.

Menggunakan Global Template

• Perbedaan antara Global Template dan Document

Template adalah:

 Global Template berpengaruh kepada semua file yang dibuat melalui Ms. Word , ketika Ms. Word dimulai/

start up (Misal: macros, keyboard shortcuts, style, dll)

 Document templates hanya berlaku pada dokumen tertentu saja, yang sedang aktif/ dipilih saja.

Mengaktifkan Global Templates Secara

Manual

• Pada Developer tab (Templates group), klik Document Template.

• Pada Templates tab (Global

Templates And Add-Ins area),

klik Add  muncul Add Template dialog box (menunjukkan isi folder templates).

• Double-click nama template yang ingin dijadikan global template.

Menampilkan Tab Menu Developer

• Klik File • Klik Options • Pada Word Options, pilih Customize Ribbon • Check pada bagian

Developer • Klik OK

Menonaktifkan Global Templates

• Pada Global Templates And Add-Ins list  Hilangkan check box pada nama template.

• Pilih global template yang aktif pada Global Templates And

Mengganti File Template

• Klik File  Open

• Pilih template yang ingin dimodifikasi.

• Ganti text, graphics, styles, formatting, Content Controls, macros, Building Blocks, Quick Access Toolbar, dan

keyboard shortcuts pada template sesuai dengan diinginkan.

• Pada toolbar Quick Access  Klik Save.

Menggunakan Organizer untuk Rename,

Delete, dan Copy Styles

• Pada tab Developer (Templates group)  click Document

Template.

• Pada Templates And Add-Ins dialog box, klik Organizer.

• Pada Organizer dialog box, Klik tab Styles or Macro Project

Menggunakan Organizer untuk Rename,

Delete, dan Copy Styles (2)

• Untuk copy item ke/ dari

template, atau file lain selain file yang sedang aktif atau template yang sedang aktif (Normal.dotm)  klik Close

File untuk menutup file yang

sedang aktif.

• Klik Open File dan pilih

template atau file yang ingin dibuka  double-click file-nya pada Open dialog box.

• Pilih item yang ingin di-copy, delete, atau rename. Klik

Copy, Delete, or Rename sesuai kebutuhan.

• Klik Close untuk menutup Organizer.

Proteksi Templates

• Diatur agar read-only. Klik File  Save As. Klik Tools di bagian

bawah Save As dialog box, dan pilih General Options. Pada

General Options dialog box, pilih Read-only recommended check box, dan klik OK.

• Mengenkripsi dokumen atau

template. Klik File  Save As. Klik Tools pada bagian bawah Save As

dialog box, pilih General Options. Pada General Options dialog box, masukkan sebuah password pada text box File Encryption Options

For This Document text box, lalu

Protecting Templates (2)

• Menggunakan file-sharing

password. Klik File  Save As. Klik

Tools pada bagian bawah Save As dialog box, pilih General Options. Pada General Options dialog box, masukkan sebuah password pada text box File Sharing options, lalu klik OK.

• Proteksi Perubahan Format dan Editing. Klik Restrict Editing pada

tab Review, atau tab Developer.

Ketika The Restrict Formatting And

Editing Task Pane terbuka, silahkan

pilih spesifikasi pembatasan format dan edit yang diinginkan.

Protecting Templates (4)

• Mencegah template biar tidak bisa di-forward, edit, atau copy oleh orang terntentu

(unauthorized people).

Klik tab File  Info 

Protect Document pada Permissions area. Klik Restrict Permission By People, lalu pilih Restrict Access dan sesuaikan

THEME

Menggunakan document theme, mengganti warna theme, mengganti font theme, menggunakan theme effect, menyimpan document theme

Menggunakan Document Theme

• Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik

Themes.

• Pilih theme yang diinginkan

Ada 2 tipe theme:

Built in: theme sudah

tersedia dalam Ms. Word 2010

Custom: theme buatan

sendiri, tampil bila sudah dibuat.

Mengganti Warna Theme

• Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Theme

Colors.

• Klik Create New Theme

Colors.

• Di Theme colors, klik tombol warna elemen yang ingin

diubah dan pilih warna yang diinginkan. Setiap perubahan warna yang dibuat akan

ditampilkan di bagian Sample.

• Di kotak Name, ketik nama untuk warna theme yang baru.

Mengganti Font Theme

• Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik

Theme Fonts.

• Klik Create New Theme

Fonts.

• Di kotak Heading font dan Body font, pilih font yang diinginkan.

• Di kotak Name, ketik nama untuk font theme yang baru.

Menggunakan Theme Effect

• Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Theme

Effects.

• Pilih effect yang ingin digunakan.

Menyiman Document Theme

• Setiap perubahan pada warna, font, dan effect pada document theme dapat disimpan sebagai

Custom Document Theme.

• Untuk menyimpan document theme:

Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Themes.

Klik Save Current Theme.

Di kotak File Name, ketik nama untuk theme yang baru.

Sekarang di bagian Custom akan muncul theme baru yang telah dibuat.

INTRO

• Butuh beberapa orang untuk merieview sebuah dokumen.

• Ms. Word 2010 menyediakan Markup Tools untuk melakukan review pada sebuah dokumen.

• Review berarti beberapa orang bisa melakukan

pemeriksaan pada sebuah dokumen dan menandai bagian mana saja yang telah di-review.

• Aktifitas review: menerima/ menolak perubahan pada

dokumen, menambah review/ komentar, membandingkan atau menggabungkan dokumen, dll.

Markup Tools pada Ms. Word 2010

• Comments: menambah komentar di dalam dokumen

tanpa mengubah isi dokumen.

• Track Changes: merekam editing/ perubahan yang

dilakukan, misal: hapus, tambah isi/ konten, mengganti format, dll. Ms. Word bisa melacak dan menandai

perubahan yang dilakukan oleh beberapa reviewer. Kemudian hasil review bisa disetujui atau dibatalkan.

• Compare dan Combine: Compare  membandingkan

perbedaan dari dua buah dokumen sekaligus semua revisi-nya. Combine  menggabungkan dua buah dokumen & mengidentifikasi siapa yang melakukan perubahan di dalam dokumen

Markup Tools pada Ms. Word 2010 (2)

• Ink Support for tablet PC: menggambar/ menulis pada

dokumen secara langsung dengan stylus/ drawing device.

• Protect Document: membatasi apa saja yang bisa di-edit

oleh reviewer tertentu.

• Voice Comment: memberi komentar suara pada sebuah

Mengatur Nama Reviewer

• Klik Review

• Klik tanda panah

Track Changes

• Pilih Change User

Name

• Ketikkan User

name dan Initials • Klik OK

Mengatur Warna untuk Reviewer

• Default-nya, Ms. Word sudah memberikan warna yang

berbeda untuk mebedakan tiap reviewer pada sebuah

dokumen, namun masih diatur dengan cara sbb:

 Klik tab Review  klik panah Track Changes

 Klik Change Tracking

Options

 Sesuaikan Track Change

Options dengan kebutuhan

Hasil Pengaturan Warna

• Misal, kata contoh dikomentari oleh herlambang dengan komentar: Sebutkan contohnya. Di sisi kanan akan

muncul balloon dengan inisial h1, artinya komentar ke-1 dari herlambang (karena user name herlambang berinisial

Menampilkan Komentar dan Revisi lewat

Reviewing Pane/ Balloon

• Klik Review

• Klik Reviewing Pane pada Tracking Group

Reviewing Pane

Menambah Komentar

• Pilih (blok) paragraf atau teks yang ingin dikomentari

• Klik Review

• Klik New Comment

• Muncul balloon comment di sebelah kanan

• Klik pada bagian dalam balloon, ketikkan komentar.

Menambah Komentar Suara & Tertulis

• Menambah komentar suara dan tertulis hanya bisa dilakukan melalui Tablet PC

• Konsepnya, voice comment adalah objek suara yang ditambahkan ke dalam balloon

Melacak/ Merekam Perubahan pada

Dokumen

• Klik Review

• Klik Track Changes pada grup Tracking

• Apabila Track Changes sudah aktif (berubah warna

menjadi kuning), berarti Ms. Word kan merekam semua perubahan di dalam dokumen.

• Shortcut: Ctrl + Shift + E

• Ingat, Ms. Word secara otomatis memberi tanda yang berbeda untuk setiap perubahan yang dilakukan oleh reviewer yang berbeda

Melacak Perubahan pada Dokumen

• Ada beberapa cara untuk melihat apa saja perubahan yang dilakukan oleh reviewer

• Ada 4 pilihan pada grup Tracking, yaitu:

 Final Show: memperlihatkan semua yang

ditambahkan atau dihapus dari dokumen setelah di-accept

 Final: memperlihatkan hasil akhir dari dokumen yang

telah direview setelah di-accept

 Original show markup: memperlihatkan semua yang

ditambahkan atau dihapus dari dokumen sebelum di-accept

 Original: memperlihatkan isi asli sebelum di-review

oleh author, atau kondisi akhir bila semua review ditolak

Mengubah Style Balloon Text

• Pada Home, klik launcher grup Styles (Shortcut:

Ctrl+Alt+Shift+S). • Pilih Manage Style

• Pada Sort Order, pilih: Alphabetical

• Pilih Balloon Text

• Klik Modify, atur, klik OK

Menampilkan/ Menyembunyikan Balloon

• Klik Review, pada grup Tracking klik Show Markup, klik Balloons. Ada 3 pilihan:

 Show Revisions in Balloons:

semua perubahan ditampilkan pada balloon

 Show All Revisions Inline:

menyembunyikan balloon,

menampilkan semua perubahan di dalam naskahnya (inline)

 Show Only Comments and Formatting In Balloons:

menampilkan komentar dan

perubahan format pada balloons, tetapi teks yang dihapus atau ditambah ditampilkan di dalam naskah.

Mengatur Ukuran Balloon

• Klik Review

• Klik Track Changes

• Klik Change Tracking Options

• Atur Use Balloons (Print And

Web Layout)  Only for Comments/ Formatting

• Atur satuan pada Measure In, centimeter atau percentage

• Pada Preferred Width, isi ukuran yang diinginkan

• Pada Margin, pilih Left atau Right  balloon muncul di kanan atau kiri dokumen

Mencetak (Print) Comment dan Track

Changes

• Klik Review

• Klik Track Changes

• Klik Change Tracking Options

• Pada Paper Orientation in Printing, pilih Auto, Preserve, atau Force Landscape.

 Auto: otomatis menyesuaikan dengan ukuran margin dan

ukuran balloons

 Preserve: disesuaikan dengan pengeturan halaman (page

setup)

 Force Landscape: mencetak dengan posisi landscape

• Klik OK

• Klik File  Print

• Pada Setting, centang Print Markup untuk mencetak dokumen beserta reviewnya, atau pilih List of markup untuk mencetak rewiewnya saja

Memeriksa Comments dan Track Change

• Klik Review

• Pilih Final Show markup, atau Original Show Markup

• Pada Show Markup silahkan dipilih bagian mana yang ingin diperiksa: Comments, Ink, Insertions And Deletions, and Formatting. Pada pilihan Reviewers, bisa dipilih

Membalas Komentar

• Klik pada balloon yang ingin dibalas

• Klik New Comment

• Tuliskan balasan yang diinginkan

Menghapus Komentar

• Menghapus sebuah komentar. Klik kanan pada balloon yang ingin dihapus, klik Delete Comment. Atau, klik pada balloon yang ingin dihapus, pada tab Review  grup

Comment  klik Delete.

• Menghapus komentar dari reviewer tertentu. Pertama, tampilkan hanya komentar dari reviewer yang ingin

dihapus, caranya: klik tab Review, klik Show Markup, klik

Reviewers, kemudian centang (check) reviewer yang

ingin ditampilkan komentarnya. Setelah komentar dari reviewer yang ingin dihapus sudah tampil, klik tab

Review, pada grup Comments klik tanda panah pada Delete, klik Delete All Comments Shown.

Menghapus Komentar (2)

• Menghapus semua komentar di dalam dokumen. Pastikan semua komentar dari semua reviewer sudah tampil, caranya: klik tab Review, klik Show Markup, klik

Reviewers, kemudian klik All Reviewers. Bila sudah

tampil semua, klik tab Review, pada grup Comments klik tanda panah pada Delete, klik Delete All Comments In

Menyetujui (Accept)/ Menolak (Reject)

Perubahan dari Reviewer

• Klik kanan pada bagian yang diubah oleh reviewer

• Pilih Accept Change untuk menyteujui perubahan, atau

Menyetujui (Accept)/ Menolak (Reject)

Semua Perubahan dari Reviewer

• Klik tab Review

• Untuk menyetujui semua perubahan: klik panah pada menu Accept, klik Accept All Changes in Document

• Untuk menolak semua perubahan: klik panah pada menu Reject, klik Reject All Changes in Document

Membandingkan (Comparing) Revisi Dua

Buah Dokumen

• Klik tab Review

• Klik Compare

• Klik Compare, dan akan muncul

Compare Documents

• Pada Original Document, pilih Browse

atau klik icon Folder untuk memilih dokumen.

• Pada Revised Document, pilih Browse

atau klik icon Folder untuk memilih dokumen lain yang ingin dibandingkan.

• Klik More, ada pilihan Compare

Document.

• Pilih New Document pada Show

Changes In.

• Klik OK

• Sebuah dokumen baru (Compared

Membandingkan (Comparing) Revisi Dua

Buah Dokumen (2)

• Untuk melihat ketiga versi dokumen (dokumen yang dibandingkan (asli), pembanding (revisi), hasil

pembandingan): klik tab Review, klik Show Source

Documents, klik Show Both. Ketiga naskah akan ditampilkan dalam panel-panel

Menggabungkan (Combining) Revisi Dua

Buah Dokumen

• Klik tab Review

• Klik Compare

• Klik Combine

• Pada Original Document, pilih Browse atau klik icon

Folder untuk memilih

dokumen.

• Pada Revised Document, pilih Browse atau klik icon

Folder untuk memilih

dokumen lain yang ingin dibandingkan.

Mail Merge

• Mail Merge merupakan salah satu fitur yang ada di

microsoft yang membantu kita membuat banyak dokumen berdasarkan 1 template.

• Kita membutuhkan 1 template dokumen dan 1 database. Database ini akan berisi data berbeda yang kita

butuhkan.

• Contohnya membuat undangan yang isinya sama tetapi penerimanya berbeda dan banyak

Langkah-Langkah

1. Pertama kali yang harus dibuat dokumen induk

/dokumen utama dan simpan

2. klik tab menu Mailings > Start Mail Merge > Step by

Step Mail Merge Wizard

3. Setelah itu akan muncul Mail Merge pane (biasanya di

sebelah kanan)

4. Pada bagian Select document type, silakan memilih

tipe dokumen apakah surat, amplop, email atau yang lain

Langkah-Langkah

6. Memilih dokumen yang akan digunakan,apakah

menggunakan dokumen yang sudah ada (pernah dibuat), dokumen saat ini atau dari templete.

7. jika pada langkah pertama telah dibuat makan pilih

dokumen saat ini (Use the current document) kemudian klik Next

Langkah-Langkah

8. Memilih penerima (recipients), kita dapat menggunakan

daftar penerima yang sudah ada dari contact Outlook atau membuat daftar penerima baru. Bila sudah klik Next

• Daftar penerima dapat diambil dari File MS Excel, MS Access, web, RTF, TXT dll

9. Menulis surat/amplop. Untuk menyematkan field-field

yang diambil dari daftar penerima. klik More Item, Pilih field yang diperlukan, kemudian klik Insert. Lakukan kembali untuk memasukkan field yang lainnya. Bila sudah klik Next

Langkah-Langkah

10. Lakukan pratinjau(preview)dari apa yang sudah kita

buat. Jika ingin melihat dengan data berikutnya, silakan klik tanda >>. Dan untuk melihat data sebelumnya

silakan klik tanda <<.

11. Untuk mengakhiri pembuatan formulir, klik Next:

Complete the merge