APLIKASI TRACER STUDY BERBASIS WEB SEBAGAI
SARANA PENUNJANG PENYUSUNAN BORANG
AKREDITASI STANDAR 3
Heliawaty Hamrul*1, Hardiana2
1,2Universitas Cokroaminoto Palopo; Jln. Latammacelling No 9 Palopo; (0471) 22111 3Program Studi Teknik Informatika, Universitas Cokroaminoto, Palopo
e-mail: *1[email protected], 2
[email protected]
Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sebuah aplikasi tracer studyberbasis web yang digunakan untuk mendapatkan data alumni sesuai dengan data yang dibutuhkan dalam borang akreditasi standar 3 yang berkaitan dengan alumni dan untuk mengevaluasi kinerja alumni oleh pengguna alumni. Metodologi pengembangan aplikasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi pengembangan SDLC (Sytem Development Life Cycle). Tools yang digunakan dalam mengembangkan aplikasi ini adalah dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, adobe dreamweafer sebagai teks editornya dan basis data MySql untuk pengolahan basis datanya.Hasil dari aplikasi ini berupa : (1) kuesioner yang dapat diisi secara online oleh alumni dan para pengguna alumni. (2) hasil olah data kuesioner dan hasil studi pelacakan yang dirangkum dalam tabular dan grafik yang menunjukkan persentase kemampuan yang dimiliki alumni sesuai dengan jenis kemampuan alumni yang tertuang dalam buku IIIA Borang Program Studi. Kuesioner dibuat sesuaidengan kebutuhan para tim pengisi borang maupun stakeholder yang berkepentingan.
Kata kunci : sistem tracer studi, website, kuesioner Abstract
This research aims to develop a web-based application tracer that is used to get the alumni data in accordance with the data required in the accreditation forms relating to the alumni. Application development methodology that used is SDLC (Sytem Development Life Cycle). Tools that used to create this application is PHP, MySql adobe dreamweafer and MySql for processing the data base. The results of this research are: (1) questionnaire that can be filled out online by the alumni and the stakeholders. (2) the results of the questionnaire data and results tracking studies are summarized in tabular and graph showing the percentage of alumni capabilities.
Keywords: tracer study, web, online questionnaire
1. PENDAHULUAN
Alumni merupakan salah satu bagian dari keberadaan sebuah lembaga pendidikan.Keberadaan alumni pada saat ini menjadi salah satu bagian dalam penilaian akreditasi sebuah lembaga pendidikan. Dengan mengetahui keberadaan alumni maka lembaga pendidikan dapat mengukur sejauh mana keberhasilan dalam mendidik hingga siap bekerja. Tracer study atau studi pelacakan merupakan kegiatan untuk melacak keberadaan lulusan dari sebuah universitas setelah mereka lulus dari universitasnya.
Berdasarkan Buku Manual Pelaksanaan Tracer Studi Universitas Cokroaminto Palopo (LPPM : 2010) diperoleh data bahwa untuk mengetahui keberadaan para alumni dapat menggunakan metode survei yang sering digunakan atau dengan menggunakan kuisioner yang akan dibagikan ketika seseorang lulus, atau dengan menggunakan media lain yang dapat digunakan untuk
melacak keberadaan alumni.Tracer study alumni di Universitas Cokroaminoto masih menggunakan cara manual dengan menggunakan formulir untuk pengumpulan data dan penelusuran informasi melalui telepon. Sistem manual akan mengeluarkan banyak waktu dan biaya. Data alumni yang dikumpulkan pun tidak dapat diperbaharui dengan mudah sehingga petugas sulit untuk mendapatkan informasi alumni. Masalah serupa juga ditemukan pada penelitian yang dilakukan oleh Martono K.T (2011) dan menurutnya pembangunan sistem berbasis web yang akan diintegrasikan dengan website universitas membuat pengguna tidak perlu berinteraksi dengan formulir kertas sebagai media pengumpulan data dan penggunaan telepon dapat dikurangi untuk penelusuran informasi alumni. Aplikasi yang akan dibangun akan memudahkan alumni dalam pengisian formulir sebab alumni hanya perlu membuka website universitas dan mengisi kuesioner yang disajikan secara online dan data kuesioner akan langsung terkirim ke server. Selain itu, pihak universitas akan dimudahkan dalam proses pengumpulan dan pengolahan data hasil tracer study sebab data kuesioner yang telah diisi oleh alumni akan diproses secara otomatis dan hasilnya akan ditampilkan dalam bentuk tabular dan grafik sesuai dengan data yang diperlukan dalam Borang Akreditas Standar 3. Hal ini sejalan dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Atmaja T.P (2011).
2. METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang dilakukan dalam merancang aplikasi tracer study ini adalah dengan melakukan analisis masalah dan menganalisis kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional dari aplikasi data tracer study yang dibangun. Analisis masalah dilakukan dengan cara observasi dan wawancara.
1. Observasi
Observasi dilakukan dengan cara mengamati langsung proses pelaksanaan tracer study atau pelacakan alumni pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Cokroaminoto Palopo. Berdasarkan hasil observasi maka diketahui bahwa proses pelacakan alumni yang dilakukan adalah dengan memberikan angket kepada alumni dengan cara mendatangi alumni ke tempat mereka bekerja dan memberikan angket tersebut untuk diisi. Penulis juga sempat melibatkan diri langsung pada proses pelacakan alumni. Jika alumni berada di luar dan jauh dari kota palopo maka angket akan dikirimkan atau dengan menghubung alumni melalui telpon. Berdasarkan hasil analisis diketahui bahwa cara ini sangat tidak efektif sebab membutuhkan biaya yang sangat besar untuk mendatangi alumni dan menghubung alumni serta mengirimkan angket kepada alumni secara satu per satu.
2. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan cara memberi pertanyaan kepada tim yang terlibat dalam pelacakann alumni. Hal- hal yang ditanyakan dalam proses wawancara adalah :
a. Bagaimana pembuatan kuesioner alumni dan pengguna alumni,
b. Bagaimana hasil pelacakan alumni dari tahun ketahun yang telah dilakukan, c. Bagaimana proses pembentukan tim,
d. Apa kesulitan yang dihadapi dalam menjaring data alumni, e. Berapa biaya yang dikeluarkan dari tahun ke tahun, f. Berapa lama waktu yang diperlukan
g. Bagaimana tanggapan alumni dan pengguna alumni tentang pecalakan studi h. Bagaiaman pembuatan laporan haisl pelacakan
i. Siapa saya yang boleh melihat hasil pealcakan alumni j. Apa manfaat yang diperolah dari hasil pelacakan alumni.
k. Bagaimana data-data hasil pelacakan alumni ini dituangkan dalam pedoman akreditasi khususnya pada standar 3.
l. Bagaimana pengolahan data-data hasil pelacakan alumni
Dan pertanyaan lainnya terkait dengan pengisian borang akretasi khususnya standar 3. 3. Kesimpulan Tahap Analisis Masalah
a. Banyaknya alumni yang tersebar di kota Palopo dan di luar kota Palopo membutuhkan biaya yang sangat banyak untuk melakukan pelacakan alumni,
b. Diperlukan waktu yang lama untuk mendapatkan data hasil pelacakan studi dan melibatkan bnayak personil.
c. Banyaknya data lulusan yang telah dihasilkan oleh program studi atau universitas. d. Kesulitan dalam mengolah data hasil pecakana alumni.
Pada tahap selanjutnya, berdasarkan permasalahan yang ditemukan maka dibuatkan suatu aplikasi pecalakan studi yang berbasis web yang dapat mengatasi permasalahan tersebut.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Perancangan Sistem
Pada tahap perancangan sistem, tim peneliti membuat beberapa dokumen yang nantinya akan dibutuhkan pada tahap pengembangan sistem atau pada tahap penulisan source
codeprogram. Dokumen itu dibuat dalam bentuk dokumen requirement system atau analisis
kebutuhan sistem, diagram-diagram UML dan perancangan basis data (kamus data). 3.2 Penyusunan Requirement Sistem
Tujuan penyusunan requirement sistem adalah untuk menentukan fungsionalitas dari sistem yang akan dibangun. Requirementsistem terdiri atas kebutuhan fungsional dan non fungsional sistem
1. Analisis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional sistem merupakan proses-proses yang dapat dilakukan oleh sistem. Fungsional sistem yang terdapat pada aplikasipelacakan alumniyang akan dibuat adalah sebagai berikut :
a. Terdapat 4 tingkatan pengguna yang memiliki hak akses pada aplikasi. Ketiga tingkatan pengguna itu adalah admin, dosen tetap prodi, alumni dan pengguna lulusan.
b. Admin dapat mengelola data perguruan tinggi dan nama program studi yang dimiliki oleh perguruan tinggi.
c. Admin dapat mengelola data pengguna sistem misalnya menambahkan data baru untuk pengguna dosen, stakeholder (pengguna lulusan), dan alumni, menghapus dan mengedit data pengguna.
d. Pengguna dosen (tim tracer studi)dapat mengubah data profil pribadi
e. Pengguna dosen (tim tracer studi) dapat mengelola data kuesioner tracer studi, mengubah, dan menambahkan daftar pertanyaan baru.
f. Pengguna dosen (tim tracer studi) dapat mengelola data hasil kuesioner yang telah diisi oleh alumni dan pengguna lulusan.
g. Pengguna dosen (tim tracer studi) dapat mencetak hasil pengolahan data kuesioner. h. Alumni dapat login ke sistem dengan menggunakan nomor alumni yang telah
diberikan dan bisa mengubah data diri dari alumni.
i. Alumni dapat mengisi kuesioner yang ditampilkan oleh sistem secara online
j. Stakeholder (pengguna lulusan) dapat login ke sistem dan mengubah data perusahaan dan data pribadi.
k. Stakeholder (pengguna lulusan) dapat mengisi kuesioner yang ditampilkan oleh sistem secara online.
l. Kuesioner untuk alumni dan stakeholder (pengguna lulusan) dibuat berbeda kontennya mengacu pada borang akreditasi program studi standar 4 mahasiswa dan alumni.
m. Sistem dapat menampilkan grafik data alumni dari tahun ke tahun. 2. Analisis Kebutuhan Non Fungsional.
Kebutuhan non fungsional sistem merupakan kebutuhan aplikasi yang berkaitan dengan operasional sistem yang meliputi dari segi keamanan aplikasi, sistem operasi yang digunakan serta perangkat tambahan yang diperlukan. Kebutuhan non fungsional dari aplikasi pelacakan alumni yang dibuat adalah sebagai berikut :
a. Aplikasi dilengkapi dengan username dan password untuk masing-masing tingkatan pengguna.
b. Aplikasi ini dapat berjalan diatas sistem operasi Windows. c. DBMS yang digunakan adalah aplikasi MySql.
3.3 Perancangan dengan Pemodelan UML 1. Diagram Use Case
Diagram use case menggambarkan fungsionalitas perangkat lunak dari sudut pandang pengguna yang menunjukkan apa yang dapat diperbuat oleh perangkat lunak atau proses-proses apa saja yang bisa dilakukan oleh sebuah perangkat lunak. Gambar berikut merupakan diagram use case dari aplikasi pelacakan alumni :
kelola data Perguruan Tinggi Ubah username/ password Kelola data alumni Kelola data tim tracer studi Kelola data pengguna sistem Login Ubah data profil diri Kelola data pertanyaan kuesioner Kelola data hasil pengisian kuesioner Catak laporan haisl tracer studi Ubah username/ password Isi kuesioner Ubah data profil diri Lihat grafik alumni Admin Alumni Tim tracer studi Login Login Kelola data username dan pasword pengguna sistem Ubah username/ password Isi kuesioner Ubah data profil diri Stakeholder
Gambar 3.1 Diagram use case aplikasi tracer study
Berdasarkan gambar 3.2 diatas dapat dilihat bahwa pada aplikasi ini terdapat 4 pengguna utama dari aplikasi ini yakni admin, alumni, stakeholder (pengguna lulusan) dan tim tracer
study yang masing-masing pengguna memiliki hak akses yang berbeda pada fitur/menu yang
ada pada aplikasi. 2. Diagram Sequence
Diagram sequence merupakan diagram yang menggambarkan interaksi antar objek di dalam sebuah perangkat lunak dan mengindikasikan komunikasi diantara objek tersebut. Berikut ini adalah diagram sequence dari aplikasi tracer study.
a. Diagram sequence alumni
Diagram sequence alumnimenggambarkan interaksi antara alumni dengan objek-objek yang ada di dalam aplikasi tracer study.
Alumni Form grafik alumni Form ubah profil
alumni Form kuesioner
Login Edit profil Isi kuesioner Lihat grafik Update data Simpan data
Tampilkan grafik alumni Form login
Gambar 3.2 Diagram sequence alumni
Berdasarkan gambar 3.2 diatas dapat dijelaskan bahwa terdapat 4 objek yang akan berinteraksi dengan objek alumni. Kelima objek tersebut adalah form login, form ubah data profil alumni,
form isi kuesioner, form grafik kemahasiswaan.
b. Diagram sequence stakeholder (pengguna lulusan)
Diagram sequence stakeholdermenggambarkan interaksi antara stakeholder dengan objek-objek yang ada di dalam aplikasi tracer study.
Stakeholder Form ubah profil
diri/perusahaan Form kuesioner
Login Edit profil Isi kuesioner Update data Simpan data Form login
Gambar 3.3 Diagram sequence skateholder
Berdasarkan gambar 3.3 diatas dapat dijelaskan bahwa terdapat 3 objek yang akan berinteraksi dengan objek stakeholder. Kelima objek tersebut adalah form login, form ubah data profil diri/perusahaan, dan form isi kuesioner.
3. Diagram Activity
Diagramactivity menggambarkan urutan aktivitas dalam sebuah proses yang terjadi yang dimulai pada saat aktivitas dimulai sampai aktivitas akhir dari proses tersebut. Diagram
activitymemiliki struktur yang mirip dengan flowchart dan dibuat berdasarkan sebuah use case
atau beberapa diagram use case. Manfaat diagram activity adalah membantu dalam memahami proses-proses apa saja yang dapat dilakukan oleh aplikasi tracer study.
Diagram activity admin menggambarkan urutan aktivitas proses-proses utama yang dilakukan oleh alumni di dalam aplikasi tracer study.
Alumni Aplikasi Login Validasi username/ password Isi kuesioner Simpan data Selesai
Gambar 3.5 Diagram activity alumni
Berdasarkan gambar 3.5 diatas dapat dijelaskan bahwa untuk dapat menggunakan aplikasi maka alumni haruslog ini terlebih dahulu dengan menginputkan username dan password yang akan divalidasi oleh sistem. Setelah log in maka alumni dapat melihat mengisi kuesioner tracer study. 4. Diagram Class
Class Alumni
Class Tim tracer study Class stakeholder
Id_kuesioner Kode_alumni Tanggapan_karakter Tanggapan_pendidikan Tanggapan_carikerja Tanggapan_pekerjaan Tanggapan_cara_cari_kerja Tanggapan_waktu_dapat_kerja Tanggapan_masa_tunggu_kerja Tanggapan_jml_lamaran Tanggapan_status_kerja Tanggapan_bidang_kerja Tanggapan_gaji Tanggapan_kesesuaian_jurusan Tanggapan_alasan_kerja Tanggapan_kompetensi Tanggapan_karakter Class Kuesioner Stakeholder Kode_alumni Nama Jurusan Tahun_lulus Alamat No_hp Email Pekerjaan Kantor Alamat_kantor
Class Kuesioner alumni Tambah (-) Edit(+) Hapus(-) Cari(+) Kode_tim NIK Nama Jurusan Tambah (-) Edit(+) Hapus(-) Cari(+) Kode_stakeholder Nama Alamat Email Jabatan Perusahaan Alamat_kantor Telpon_kantor Tambah (-) Edit(+) Hapus(-) Cari(+) Id_kuesioner Kode_stakeholder Tanggapan_integritas Tanggapan_keahlian Tanggapan_wawasan Tanggapa kepemimpinan Tanggapan_kerjasana Tanggapan_bahasa Tanggapan_komunikasi Tanggapan_teknologi Tanggapan_diri Edit(-) Hapus(-) Cari(+)
Gambar 3.6 Diagram class 4. KESIMPULAN
Dengan penerapan metode tracer study berbasis web yang dibangun diharapkan tidak lagi memakan banyak waktu dan biaya besar. Data alumni pun yang dapat diperbarui dan akan lebih memberi kemudahan pada penelusuran informasi terkait informasi mengenai alumni. Sistem yang akan dibangun dapat memberi kemudahan kegiatan pengumpulan data diri alumni dan penelusuran informasi alumni, memberi peningkatan nilai efektifitas pencapaian tujuan dan efisiensi penggunaan sumber daya (waktu dan biaya). Sistem juga dapat memberikan
pemberitahuan pembaharuan informasi alumni dan dapat terintegrasi pada media sosial (facebook) dan e-mail sehingga dapat memperluas penyebaran informasi, memberi kemudahan penelusuran dan tepat sasaran.
5. SARAN
Dari hasil analisis pengembangan aplikasi tracer study didapat beberapa saran antara lain : 1. Diharapkan kinerja manajemen dapat terbantu dalam membuat keputusan dan analisis
berdasarkan informasi yang disajikan tracer studiini.
2. Hendaknya dilakukan proses validasi dan standarisasi terhadap masukan data pada beberapa sistem yang digunakan di Universitas Cokroaminoto Palopo, sehingga dari permasalahan datayang tidak konsisten.
3. Pada pengembangan selanjutnya hendaknya dapat menampilkan informasi mengenai data kemahasiswaan dan alumni dengan lebih rinci.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Direktorat Penelitan dan Pengabdian Masyarakat Kementerian Riset dan Teknologi yang telah member dukungan finansial terhadap penelitian ini dalam skema Penelitian Dosen Pemula.
DAFTAR PUSTAKA
BAN PT. 2011.Akreditasi Institusi Perguruan tinggi Buku 3 Pedoman Penyususnan Borang. BAN PT. Jakarta
Atmaja, TP. 2012. Pengembangan Tracer Study Berbasis Web. Jurnal sistem informasi STMIK
Pringsewu. Volome 1 Nomor. 1
Jogiyanto 2005.Analisis dan Desain Sistem Pendekatan Struktur Teori Dan Praktek Aplikasi
Bisnis. Penerbit Andi. Yogyakarta
Manual Prosedur Tracer Study Universitas Cokroainoto Palopo. 2010. Palopo: LPPM UNCP Martono, K.T. 2011.Tracer Studi Alumni Berbasis Website.Skripsi. Fakultas Teknik. UNDIP.
Semarang.
Puspitasari, TD. 2012. Sistem Informasi Tracer Study Dengan Metode OLAP. Skripsi.Prodi Sistem Informasi.STMIK Amikom. Jogjakarta
Turban, dkk. 2011. Business Inteligence a Managerial Approach 2nd edition. Pearson Education, Inc. Publishing as Prenctice Hall.
