STUDI KASUS DI PERPUSTAKAAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Oleh:
HARIADI WICAKSANA G06499040
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2007
HARIADI WICAKSANA. Pengembangan Aplikasi Web Administrasi Inventarisasi Barang - Studi Kasus di Perpustakaan Institut Pertanian Bogor. Dibimbing oleh KUDANG BORO SEMINAR dan AGUS BUONO.
Dalam melakukan pencatatan inventaris, Perpustakaan IPB mengikuti ketentuan operasional baku yang ditetapkan oleh IPB. Namun demikian pencatatan tersebut masih dilakukan secara manual sehingga menjadi relatif sulit dengan semakin bertambahnya inventaris yang dimiliki, baik dari beragam hibah, proyek, maupun pembelian. Sebagai solusi atas kesulitan tersebut maka dipandang perlu untuk melakukan otomatisasi pencatatan inventaris melalui suatu aplikasi administrasi inventarisasi barang berbasiskan web tanpa mengabaikan ketentuan operasional baku yang ada.
Aplikasi Web Administrasi Inventarisasi Barang ini didesain untuk menyediakan wadah dan fungsi-fungsi administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB meliputi fungsi-fungsi penerimaan inventaris, fungsi pengubahan inventaris, fungsi penghapusan inventaris, fungsi pengkonversian data inventaris ke Microsoft Excel file, dan fungsi pembuatan rekapitulasi inventaris secara tahunan maupun bulanan. Aplikasi ini menyediakan layanan aktivitas inventarisasi barang kepada para administrator inventaris yang merupakan Staf Administrasi dan Sarana di Perpustakaan IPB.
Kemampuan navigasi aplikasi terhadap data tabular berupa pengurutan berdasarkan kolom, pencarian string atau substring, serta popup window akan membantu pengaksesan terhadap data inventaris yang relatif berjumlah besar. Perkembangan pemilikan inventaris dapat diamati melalui fasilitas pembuatan rekapitulasi tahunan maupun bulanan. Fungsi-fungsi administrasi aplikasi yang dikembangkan pada penelitian ini telah diuji dengan metode blackbox dan memberikan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan. Diharapkan aplikasi ini dapat memberikan kemudahan dalam melakukan pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB dibandingkan dengan pencatatan secara manual yang dilakukan sebelumnya.
STUDI KASUS DI PERPUSTAKAAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Skripsi
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Institut Pertanian Bogor
Oleh:
HARIADI WICAKSANA G06499040
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2007
STUDI KASUS DI PERPUSTAKAAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Nama : Hariadi Wicaksana
NRP : G06499040
Menyetujui:
Pembimbing I, Pembimbing II,
Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc. Ir. Agus Buono, M.Si., M.Kom.
NIP 131475575 NIP 132045532
Mengetahui:
Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Institut Pertanian Bogor
Prof. Dr. Ir. Yonny Koesmaryono, MS NIP 131473999
Penulis dilahirkan di Sidoarjo pada tanggal 13 Agustus 1980 dari ayah Hari Noegroho, S.H. dan ibu Miharsih. Penulis merupakan putra kelima dari lima bersaudara.
Penulis menyelesaikan masa studinya di Sekolah Menengah Umum (SMU) Negeri 1 Kalianda Lampung Selatan pada tahun 1999. Pada tahun yang sama penulis berhasil lulus seleksi masuk Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur UMPTN dan berkesempatan untuk melanjutkan studinya sebagai mahasiswa akademika Departemen Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam.
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Judul yang dipilih oleh penulis adalah Pengembangan Aplikasi Web Inventarisasi Barang - Studi Kasus di Perpustakaan Institut Pertanian Bogor.
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, penulis memperoleh banyak sekali bantuan, bimbingan, dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam kelancaran tugas akhir ini. Ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya penulis persembahkan kepada:
1. Kedua orangtuaku yang dengan penuh kesabaran dan kasih sayang memberikan dukungan dan doa kepada penulis.
2. Semua Kakak-kakakku yang penuh dukungan kepada penulis.
3. Semua Keponakanku yang selalu memberikan semangat kepada penulis.
4. Bapak Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc. sebagai Pembimbing I atas segala kesabaran, waktu, bimbingan, dan arahannya selama menyusun skripsi ini.
5. Bapak Ir. Agus Buono, M.Si, M.Kom. sebagai Pembimbing II atas segala kesabaran, waktu, bimbingan, dan arahannya selama menyusun skripsi ini.
6. Bapak Abidin, S.E. atas kesediaan konsultasi, diskusi, dan kritiknya yang konstruktif dalam pengembangan aplikasi.
7. Bapak H. Abdul Kadir atas segala bantuan dan nasehat-nasehatnya.
8. Muhammad Adi Puspo Sujiwo, S.Kom. yang telah membantu kesulitan penulis dalam menyusun skripsi.
9. Semua teman dan adik kelas yang membantu penulis. 10. Semua pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis.
Bogor, Maret 2007
Halaman
DAFTAR ISI...vi
DAFTAR LAMPIRAN... vii
DAFTAR TABEL...viii DAFTAR GAMBAR... ix PENDAHULUAN...1 Latar Belakang... 1 Tujuan...1 Ruang Lingkup... 1 Manfaat... 1 TINJAUAN PUSTAKA... 1 Inventarisasi... 1
Basis Data Relasional... 1
SQL... 1
PostgreSQL... 2
Web Server dan Web Browser...2
Server-Side Script... 2
Client-Side Script... 2
PHP (Hypertext Preprocessor)...2
METODOLOGI... 3
HASIL DAN PEMBAHASAN... 3
Definisi Masalah... 3
Identifikasi Tujuan Pengembangan Aplikasi...3
Analisis Kebutuhan Pengguna...3
Desain Aplikasi...4
Hasil Implementasi... 10
KESIMPULAN DAN SARAN... 12
Halaman
Lampiran 1 Struktur Organisasi Perpustakaan IPB...15
Lampiran 2 Contoh Pencatatan Inventaris Secara Manual di Perpustakaan IPB...16
Lampiran 3 Klasifikasi dan Kodesifikasi Inventaris di Lingkungan IPB...17
Lampiran 4 Atribut Daftar Inventaris Induk di Perpustakaan IPB...18
Lampiran 5 Atribut Daftar Hapus di Perpustakaan IPB...19
Lampiran 6 Tabel-tabel Inventaris Terpakai...20
Lampiran 7 Tabel-tabel Inventaris Hapus...22
Lampiran 8 Tabel-tabel Tambahan...24
Lampiran 9 Entity Relationship Diagram... 25
Lampiran 10 Menu Pengguna Level Biasa... 26
Lampiran 11 Menu Pengguna Level Super Admin dan Administrator...26
Lampiran 12 Data Flow Diagram Level 1...28
Lampiran 13 Data Flow Diagram Level 2 untuk Administrator...30
Lampiran 14 Flowchart Penambahan Inventaris...36
Lampiran 15 Stored SQL Procedure (PL/PgSQL)... 37
Halaman
Tabel 1 Nama Tabel-tabel Tambahan...4
Tabel 2 Nama Tabel-tabel Inventaris Terpakai... 5
Tabel 3 Nama Tabel-tabel Inventaris Hapus...5
Tabel 4 Menu untuk Pengguna Biasa...8
Tabel 5 Menu untuk Kelompok Administrator...8
Tabel 6 Sub Menu Administrasi ... 8
Tabel 7 Fungsi-fungsi Aplikasi...10
Halaman
Gambar 1 Hubungan Tabel-tabel Inventaris Terpakai...6
Gambar 2 Hubungan Tabel-tabel Inventaris Hapus... 7
Gambar 3 Layout Aplikasi...8
PENDAHULUAN Latar Belakang
Pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB mengikuti ketentuan operasional baku yang ditetapkan oleh IPB. Namun demikian pencatatan tersebut masih dilakukan secara manual dan menjadi relatif sulit dengan semakin bertambahnya inventaris yang dimiliki, baik dari beragam hibah, proyek, maupun pembelian. Untuk mengatasi kesulitan tersebut, penulis mengembangkan Aplikasi Web Administrasi Inventarisasi Barang di Perpustakaan IPB. Penggunaan basis web memungkinkan Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB mengakses aplikasi tersebut melalui jaringan lokal.
Tujuan
Tujuan penelitian ini adalah mengembangkan aplikasi administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB dalam basis web.
Ruang Lingkup
Pengembangan aplikasi pada penelitian ini berdasarkan pada kebiasaan dan keperluan operasional inventarisasi barang yang telah dilakukan di Perpustakaan IPB. Perpustakaan IPB mengklasifikasikan inventaris berdasarkan aturan yang telah ditetapkan oleh IPB. Input dan output aplikasi yang dikembangkan pada penelitian ini memperhatikan hal tersebut.
Manfaat
Aplikasi yang dihasilkan dalam penelitian ini diharapkan dapat membantu administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB Darmaga, Bogor secara lebih terkontrol.
TINJAUAN PUSTAKA Inventarisasi
Inventaris adalah daftar barang-barang atau segala sesuatu yang menjadi milik kantor dan sebagainya. Sedangkan inventarisasi adalah pencatatan atau pendataan barang-barang yang dianggap inventaris (Daryanto, 1998).
Basis Data Relasional
Basis data relasional adalah model basis data yang menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua (yang disebut relasi atau tabel), dengan
masing-masing relasi tersusun atas tupel atau baris, dan atribut. Relasi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menghilangkan kemubaziran data dan menggunakan kunci tamu untuk berhubungan dengan relasi lain.
Ada beberapa sifat yang melekat pada suatu relasi:
1. Tak ada tupel (baris) yang kembar.
2. Urutan tupel tidaklah penting (tupel-tupel dapat dipandang dalam sebarang urutan). 3. Setiap atribut memiliki nama yang unik. 4. Letak atribut bebas (urutan atribut tidak
penting).
5. Setiap atribut memiliki nilai tunggal dan jenisnya sama untuk semua tupel.
Tupel disebut pula record, sedangkan atribut disebut pula field/kolom (Kadir, 2000).
SQL
SQL (Structured Query Language) atau bahasa kueri terstruktur merupakan bahasa kueri standar yang digunakan untuk mengakses basis data relasional. SQL tidak hanya digunakan untuk melakukan query (memperoleh data), tetapi juga mencakup kemampuan lain seperti: pendefinisian struktur data, pengubahan data, pengaturan sekuritas, dan lain-lain.
Pernyataan SQL dapat dikelompokkan ke dalam 5 kelompok, yaitu (Kadir, 2000):
1. DDL (Data Definition Language)
DDL merupakan kelompok perintah untuk mendefinisikan atribut-atribut basis data, tabel, atribut (kolom), batasan-batasan, serta hubungan antar tabel. Beberapa perintah DDL adalah CREATE, ALTER, dan DROP.
2. DML (Data Manipulation Language)
DML adalah kelompok perintah yang berfungsi untuk memanipulasi data dalam basis data, misalnya untuk pengambilan, penyisipan, pengubahan, dan penghapusan data. Beberapa perintah DML adalah: SELECT untuk memilih data, INSERT untuk menambah data, DELETE untuk menghapus data, dan UPDATE untuk memperbarui data. 3. DCL (Data Control Language)
DCL adalah kelompok perintah untuk mengendalikan pengaksesan data berdasarkan per pengguna, per tabel, per kolom maupun per operasi. Beberapa perintah DCL adalah: GRANT untuk memberikan kendali pengaksesan data, REVOKE untuk mencabut kemampuan pengaksesan data, dan LOCK TABLE untuk mengunci tabel.
4. Pengendali Transaksi
Pengendali transaksi adalah kelompok
perintah untuk mengendalikan
pengeksekusian suatu rangkaian perintah yang disebut transaksi. Beberapa perintah pengendali transaksi adalah: BEGIN untuk memulai suatu transaksi, COMMIT untuk menyetujui rangkaian perintah transaksi yang telah berhasil dilakukan, ROLLBACK untuk membatalkan transaksi yang dilakukan karena adanya kesalahan atau kegagalan pada salah satu rangkaian perintah.
5. Pengendali Programatik
Pengendali programatik mencakup
pernyataan-pernyataan yang berhubungan dengan pemanfaatan SQL dalam bahasa lain (SQL yang dilekatkan). Pernyataan-pernyataan ini biasa dipakai pada bahasa konvensional (3-GL), seperti COBOL. Beberapa perintah pengendali programatik adalah: DECLARE, OPEN, FETCH, dan CLOSE.
PostgreSQL
PostgreSQL adalah database management system (DBMS) yang dikembangkan oleh Berkeley Computer Science Department University of California. PostgreSQL adalah aplikasi yang bersifat terbuka dalam pengembangan dan gratis walau untuk keperluan komersial. Meskipun demikian PostgreSQL tidak hanya mendukung sekumpulan luas SQL standar namun juga memiliki banyak fasilitas modern sebagaimana halnya commercial database management system. Fasilitas itu seperti complex queries, foreign key, triggers, views, transactional integrity, stored SQL procedure, dan multiversion concurrency control. PostgreSQL dapat diperluas dan dikustomisasi sesuai keperluan, sebagai contoh dengan menambah tipe data, fungsi, operator, fungsi agregat, metode pengindeksan, dan bahasa prosedural (procedural languages) baru (The PostgreSQL Global Development Group, 2006).
Web Server dan Web Browser
Web server adalah aplikasi internet server yang mampu melayani koneksi transfer data dalam protokol HTTP (Hypertext Transfer Protocol). Web server pada umumnya melayani data dalam bentuk HTML (Hypertext Markup Language) file. Dari file ini kemudian dapat dikaitkan ke HTML file lainnya dan atau segala
jenis file yang hendak dipublikasikan di internet. Output web server dapat diamati oleh klien melalui aplikasi yang disebut web browser. Web browser memiliki kemampuan untuk menerjemahkan dokumen HTML ke dalam format yang dimengerti oleh manusia (Harun, 2000).
Server-Side Script
Script dalam konteks ini adalah istilah bagi bahasa pemrograman web dinamis. Bahasa pemrograman web berjenis server-side adalah bahasa pemrograman web yang dieksekusi langsung oleh web server (Harun, 2000).
• Web server yang digunakan harus memiliki kemampuan untuk menerjemahkan kode-kode script (memiliki interpreter untuk mengeksekusi script tersebut).
• Setelah script dieksekusi kemudian hasilnya diterjemahkan oleh web server ke dalam bentuk HTML dan dikirim ke web browser.
• Kode script ini tidak bisa terbaca oleh aplikasi selain web server sehingga aman.
Client-Side Script
Lain halnya dengan server-side script, client-side script tidak dieksekusi oleh web server melainkan di-download oleh web browser dari web server untuk kemudian dieksekusi oleh web browser. Contoh client-side script adalah javascript, dan VBscript (Sutarman, 2003).
• Web browser harus memiliki kemampuan untuk menerjemahkan kode-kode script ini.
• Script ini dapat diletakkan di web server manapun mengingat web server tidak bertanggung jawab dalam mengolah kode-kode script ini.
• Kode script ini bisa diakses oleh aplikasi selain web server sehingga tidak aman. Client-side script biasanya digunakan untuk membuat antarmuka interaktif pada browser.
PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP adalah server-side script, dieksekusi di web server, dan ditampilkan dalam bentuk HTML di browser. PHP digunakan untuk membuat halaman web dinamis seperti halnya Active Server Pages (ASP) atau Java Server Pages (JSP). PHP memiliki sintaks yang hampir serupa dengan bahasa pemrograman C dan memiliki dukungan dalam koneksi terhadap
database server. PHP bersifat terbuka dalam pengembangan, dan gratis. Meskipun demikian PHP memiliki dukungan fungsi yang variatif (Achour, 2000).
METODOLOGI
Langkah kerja dalam mengembangkan aplikasi pada penelitian ini menggunakan konsep Siklus Hidup Pengembangan Sistem, secara garis besar meliputi definisi masalah, identifikasi tujuan pengembangan aplikasi, analisis kebutuhan pengguna, desain aplikasi, dan implementasi. Definisi masalah adalah perumusan masalah yang akan diselesaikan. Identifikasi tujuan pengembangan aplikasi adalah penentuan tujuan pengembangan aplikasi. Analisis kebutuhan pengguna adalah penelaahan kebutuhan pengguna terhadap aplikasi yang akan dikembangkan. Desain aplikasi adalah perancangan aplikasi berdasarkan analisis kebutuhan pengguna. Implementasi adalah pembuatan aplikasi melalui pemrograman.
HASIL DAN PEMBAHASAN Definisi Masalah
Perpustakaan IPB mencatat inventaris miliknya secara manual ke dalam buku inventaris induk (atau disebut pula sebagai daftar inventaris induk). Contoh daftar inventaris induk dapat dilihat pada Lampiran 2. Proses pencatatan secara manual ini memiliki kesulitan dengan semakin bertambahnya inventaris yang diperoleh oleh Perpustakaan IPB, baik dari berbagai pembelian secara langsung maupun berasal dari beragam proyek atau hibah.
Identifikasi Tujuan Pengembangan Aplikasi
Tujuan pengembangan aplikasi adalah untuk mengotomatisasi pencatatan inventaris yang masih dilakukan secara manual di Perpustakaan IPB. Aplikasi akan difungsikan sebagai wadah dan penyedia fungsi administrasi dalam melakukan pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB. Pengembangan aplikasi disesuaikan dengan atribut-atribut pencatatan inventaris yang telah ada. Pengguna aplikasi ini adalah Staf Administrasi dan Sarana di Perpustakaan IPB.
Analisis Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan studi lapangan di Perpustakaan IPB berupa pengamatan, wawancara, dan diskusi dengan Pimpinan Perpustakaan IPB beserta Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB diperoleh ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Perpustakaan IPB mengklasifikasikan inventaris berdasarkan aturan yang telah ditetapkan oleh IPB. Setiap inventaris memiliki Kode Klasifikasi Barang yang menyatakan identitas kelompok barang, dan Kode Jenis Barang yang menyatakan identitas sub kelompok barang. Contoh Kode Klasifikasi Barang dan Kode Jenis Barang dapat dilihat pada Lampiran 3. 2. Hanya administrator yang dapat melakukan
penambahan pengeditan, serta penghapusan data inventaris.
3. Inti administrasi inventaris adalah transaksi
penambahan inventaris, transaksi
penghapusan inventaris, dan pembuatan rekapitulasi inventaris.
4. Transaksi penambahan inventaris bertujuan untuk mencatat inventaris baru ke dalam daftar inventaris induk. Elemen atau atribut yang dicatat pada transaksi penambahan inventaris terdiri dari:
1. Nomor Registrasi Barang (internal) 2. Kode Klasifikasi Barang
3. Nama Klasifikasi Barang 4. Kode Jenis Barang 5. Nama Jenis Barang 6. Satuan Barang 7. Merk/Spesifikasi
8. Ukuran/Kapasitas Barang 9. Tahun Pembuatan
10. Nomor Pabrik (serial number) 11. Pembuat Barang (manufaktur) 12. Asal Barang
13. Sumber Dana Perolehan Barang 14. Kelengkapan Dokumen Barang 15. Kondisi Barang
16. Harga Barang
17. Lokasi Penempatan Barang, tersusun dari:
17.1. Level (nama lantai) 17.2. Ruangan
17.3. Nomor Pintu
17.4. Nama Bidang di Ruangan 18. Operator Penerima
Atribut-atribut di atas diperlukan dalam operasional inventarisasi barang di Perpustakaan IPB dan disebut sebagai atribut daftar inventaris induk. Penjelasan atribut daftar inventaris induk dapat dilihat pada Lampiran 4.
5. Transaksi penghapusan inventaris bertujuan untuk mengeliminasi data inventaris yang tidak dipergunakan lagi namun masih terdapat dalam daftar inventaris induk untuk kemudian disimpan ke dalam daftar hapus. Atribut yang disimpan pada daftar hapus terdiri dari seluruh atribut dari daftar inventaris induk (diperoleh ketika transaksi penambahan inventaris) ditambah dengan beberapa atribut sebagai berikut: operator penghapus, tanggal penghapusan, dan alasan penghapusan. Penjelasan atribut daftar hapus dapat dilihat pada Lampiran 5.
6. Pembuatan rekapitulasi inventaris perlu dilakukan sebagai laporan perkembangan pemilikan inventaris. Pembuatan laporan ini (berupa Microsoft Excel file) telah berjalan pada administrasi inventaris di Perpustakaan IPB namun harus dipindahkan secara manual dari daftar inventaris induk. Aplikasi yang akan dikembangkan diinginkan untuk dapat menghasilkan daftar rekapitulasi inventaris secara otomatis dari data yang ada sebagai output yang dapat diamati di browser maupun disimpan sebagai Microsoft Excel file.
7. Agar dapat diakses melalui jaringan lokal, aplikasi akan dikembangkan dalam basis web.
8. Sistem operasi yang terpasang pada komputer Staf Administrasi dan Sarana di Perpustakaan IPB adalah Microsoft Windows XP. Untuk kemudahan pemakaian bagi pengguna, aplikasi direkomendasikan untuk dapat diakses dengan browser Internet Explorer versi 6 yang telah terinstal.
9. Pengembangan aplikasi memerlukan perangkat lunak atau development tool yang bersifat gratis (non-lisensi) sehingga tidak menyalahi aturan hukum yang berlaku serta dapat memberikan penghematan ekonomis terhadap pengembangan dan pemeliharaan aplikasi selanjutnya.
10. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi adalah: Apache sebagai web server, PostgreSQL sebagai database server, PHP sebagai bahasa
pemrograman web di sisi web server serta javascript sebagai bahasa pemrograman web di sisi browser.
Desain Aplikasi
Aplikasi didesain berdasarkan ketentuan yang diperoleh pada analisis kebutuhan pengguna.
1. Desain Data
Entiti data yang diperlukan aplikasi dapat dilihat pada entity relationship diagram di Lampiran 9. Data inventaris tersusun dari data atribut daftar inventaris induk (Lampiran 4). Tabel yang diperlukan aplikasi terdiri atas dua kelompok: (1) tabel-tabel untuk menangani data inventaris, dan (2) tabel-tabel tambahan untuk keperluan aplikasi. Tabel-tabel tambahan dapat dilihat pada Tabel 1 dan Lampiran 8.
Tabel 1 Nama Tabel-tabel Tambahan
No. Nama Tabel Kegunaan
1 sess Menyimpan informasi session operator yang sedang login
2 pejabat Menyimpan informasi Pejabat Perpustakaan IPB
Analisis kebutuhan pengguna menyatakan bahwa data inventaris yang dihapus perlu disimpan. Oleh karena itu tabel-tabel untuk menangani data inventaris dibagi menjadi dua:
1. Tabel-tabel Inventaris Terpakai untuk menyimpan informasi inventaris yang masih digunakan (dapat dilihat pada Tabel 2 dan Lampiran 6).
2. Tabel-tabel Inventaris Hapus untuk menyimpan informasi inventaris yang dihapus (dapat dilihat pada Tabel 3 dan Lampiran 7).
Penyimpanan data dari suatu inventaris yang telah tidak digunakan dapat dijadikan sebagai histori pemilikan inventaris. Histori ini digunakan sebagai bahan evaluasi pada saat dilakukan inspeksi. Berdasarkan hasil evaluasi tersebut akan dapat dirumuskan kebijakan yang tepat sehingga pengadaan inventaris di masa mendatang memberikan daya guna yang lebih baik.
Tabel-tabel Inventaris Terpakai dan tabel-tabel Inventaris Hapus memiliki nama kolom dan tipe data yang sama. Apabila tabel-tabel Inventaris Terpakai dan Inventaris Hapus tidak dikelompokkan secara terpisah maka diperlukan kolom penanda status yang menjelaskan status pakai atau hapus dari suatu barang. Penggunaan kolom tersebut akan menyebabkan membesarnya ukuran data. Khusus tabel item_hapus (Lampiran 7) selain memiliki kolom yang sama dengan tabel item (Lampiran 6) juga memiliki tambahan kolom waktu_hapus, alasan_hapus, dan operator_hapus. Hubungan tabel-tabel Inventaris Terpakai dapat dilihat pada Gambar 1. Hubungan tabel-tabel Inventaris Hapus dapat dilihat pada Gambar 2. Tabel 2 Nama Tabel-tabel Inventaris Terpakai
No. Nama Tabel Kegunaan
1 kelompok_barang Menyimpan informasi klasifikasi barang
2 barang Menyimpan informasi jenis barang
3 item Menyimpan informasi detail barang per item
4 lantai Menyimpan informasi lantai
5 ruangan Menyimpan informasi ruangan
6 jenis_satuan_barang Menyimpan informasi satuan barang 7 jenis_kondisi_barang Menyimpan informasi kondisi barang 8 manufaktur Menyimpan informasi manufaktur barang 9 status_dokumen_barang Menyimpan informasi kelengkapan dokumen
barang
10 sumber_barang Menyimpan informasi asal barang 11 jenis_ukuran_barang Menyimpan informasi ukuran barang
12 kategori_perolehan_barang
Menyimpan informasi sumber dana perolehan barang
13 opr Menyimpan informasi operator program
14 bidang
Menyimpan informasi nama bidang operasional Perpustakaan IPB
Tabel 3 Nama Tabel-tabel Inventaris Hapus
No. Nama Tabel Kegunaan
1 kelompok_barang_hapus Menyimpan informasi klasifikasi barang hapus 2 barang_hapus Menyimpan informasi jenis barang hapus 3 item_hapus Menyimpan informasi detail per
item barang hapus
4 lantai_hapus Menyimpan informasi lantai terakhir dialokasikan barang hapus 5 ruangan_hapus Menyimpan informasi ruangan terakhir dialokasikan barang hapus 6 jenis_satuan_barang_hapus Menyimpan informasi satuan barang hapus 7 jenis_kondisi_barang_hapus Menyimpan informasi kondisi
barang hapus 8 manufaktur_hapus Menyimpan informasi manufaktur barang hapus 9 status_dokumen_barang_hapus Menyimpan informasi kelengkapan dokumen barang hapus 10 sumber_barang_hapus Menyimpan informasi asal barang hapus 11 jenis_ukuran_barang_hapus Menyimpan informasi ukuran
barang hapus 12 kategori_perolehan_barang_hapus
Menyimpan informasi sumber dana barang hapus
13 opr_hapus Menyimpan informasi operator yang menghapus barang 14 bidang_hapus Menyimpan informasi nama bidang operasional Perpustakaan IPB
2. Desain Operator
Untuk mengakses aplikasi, pengguna harus melakukan login dengan memasukkan username dan password. Level akses operator aplikasi terbagi menjadi:
1. Level biasa, dapat mengubah data dirinya dan hanya dapat menampilkan data barang. 2. Level administrator, dapat melakukan apa
yang dilakukan level biasa. Level ini lebih tinggi dari level biasa. Administrator dapat menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus data barang maupun operator level biasa.
3. Level super admin. Level ini lebih tinggi dari level administrator dan dapat melakukan apa yang dilakukan level administrator. Super admin dapat menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus operator level administrator. Level akses administrator dan super admin selanjutnya dikelompokkan sebagai kelompok administrator.
3. Desain Input
Input yang diberikan pengguna kepada aplikasi adalah teks yang diketik melalui keyboard, dan pemilihan link melalui mouse. Validasi dilakukan terhadap isian yang tidak boleh kosong, serta terhadap isian atribut numerik (dapat dilihat pada Lampiran 4).
4. Desain Output
Output aplikasi adalah informasi berupa teks dalam bentuk data tabular, link ke suatu halaman web, serta daftar rekapitulasi inventaris tahunan maupun bulanan dalam bentuk Microsoft Excel file. Untuk kepentingan navigasi, output teks berupa data tabular dilengkapi fungsi pengurutan setiap kolom, pembagian halaman data tabular (paging), dan pencarian string atau substring pada suatu kolom.
5. Desain Layout
Layout aplikasi terdiri atas bagian Header (berisi logo), Menu, Isi, dan Footer. Menu aplikasi ditampilkan secara horisontal pada bagian atas layar agar data tabular dapat ditampilkan leluasa dari kiri ke kanan layar.
Gambar 3 Layout Aplikasi
Menu untuk pengguna level biasa (Lampiran 10) hanya dapat menampilkan data tabular suatu informasi. Sedangkan menu untuk kelompok administrator (Lampiran 11) dapat menampilkan data tabular suatu informasi beserta dengan perintah tambah, edit, dan hapus untuk informasi tersebut.
Dalam melakukan penambahan dan pengeditan inventaris diperlukan pemilihan atribut inventaris, di antaranya adalah kode klasifikasi barang, kode jenis barang, dan nama ruangan barang. Karena atribut tersebut berjumlah relatif banyak maka pemilihan dilakukan melalui popup window pada browser. Popup window dapat menampilkan data tabular suatu daftar atribut beserta navigasi pencarian, dan fungsi administrasi tambah, edit, serta hapus.
Tabel 4 Menu untuk Pengguna Biasa
No. Nama Menu Kegunaan
1 Daftar Inventaris Induk Menampilkan tabel daftar inventaris induk.
2 Daftar Inventaris Ruangan
Menampilkan tabel daftar inventaris ruangan (daftar inventaris di suatu ruangan).
3 Daftar Hapus Menampilkan tabel daftar hapus.
Tabel 5 Menu untuk Kelompok Administrator
No. Nama Menu Kegunaan
1 Administrasi Program Menampilkan Sub Menu Administrasi pada Tabel 6.
2 Daftar Inventaris Induk
Menampilkan tabel daftar inventaris induk beserta perintah tambah, edit, dan hapus.
3 Daftar Inventaris Ruangan
Menampilkan tabel daftar inventaris ruangan (daftar inventaris di suatu ruangan) beserta perintah tambah, edit, dan hapus. 4 Daftar Hapus
Menampilkan tabel daftar hapus beserta perintah undelete, dan hapus. 5 Daftar Rekapitulasi
Menampilkan perintah sub menu rekapitulasi inventaris tahunan dan bulanan.
Tabel 6 Sub Menu Administrasi
No. Nama Sub Menu Kegunaan
1 Ganti Password Menampilkan pengaturan ganti password. 2 Operator Program Menampilkan pengaturan operator. 3 Barang Menampilkan pengaturan atribut-atribut barang
4 Bidang
Menampilkan pengaturan nama bidang operasional Perpustakaan IPB.
5 Lokasi
Menampilkan informasi nama lantai, dan nama ruangan.
6 Lain-lain
Menampilkan informasi Pejabat Perpustakaan IPB dan informasi operator bersangkutan.
HEADER
MENU
FOOTER
6. Desain Proses
Inti administrasi inventaris yang dilakukan pada aplikasi adalah penambahan (penerimaan), pengeditan, dan penghapusan inventaris, serta pembuatan rekapitulasi inventaris. Karena setiap inventaris memiliki sekumpulan atribut (Lampiran 4) maka diperlukan pengaturan untuk setiap atribut tersebut. Gambaran aplikasi dapat dilihat pada diagram konteks di Gambar 4. Keseluruhan proses aplikasi dapat dilihat pada Data Flow Diagram (DFD) Level 1 pada Lampiran 12.
Proses penerimaan, pengeditan, dan penghapusan inventaris terdapat dalam proses pengaturan daftar inventaris induk. Berdasarkan permintaan Staf Administrasi dan Sarana di Perpustakaan IPB, administrator dapat melihat, menambah, mengedit, dan menghapus inventaris melalui daftar inventaris induk atau daftar inventaris ruangan (daftar inventaris pada suatu ruangan tertentu). Proses penerimaan, pengeditan, dan penghapusan inventaris pada daftar inventaris ruangan menggunakan proses pengaturan daftar inventaris induk dengan parameter target ruangan tertentu.
Proses penerimaan inventaris pada dasarnya merupakan pencatatan atribut-atribut inventaris ke dalam daftar inventaris induk. Sebagai langkah
pertama, atribut-atribut ini akan dicari dan dipilih dari masing-masing daftarnya. Apabila tidak ditemukan maka perlu dilakukan penginputan atribut-atribut ini ke dalam daftarnya. Selanjutnya seluruh atribut ini akan dicatat ke daftar inventaris induk sebagai atribut untuk inventaris yang diterima. DFD penambahan setiap atribut inventaris dapat dilihat pada Lampiran 13. Pada proses penghapusan inventaris, seluruh atribut inventaris pada daftar inventaris induk akan dipindahkan dan disimpan ke dalam daftar hapus ditambah dengan atribut operator penghapus, tanggal penghapusan, dan alasan penghapusan.
Guna mengamati pemilikan inventaris, administrator dapat membuat proses rekapitulasi secara tahunan atau bulanan. Hasil rekapitulasi dapat diamati pada browser maupun dalam Microsoft Excel file. Untuk membuat rekapitulasi tahunan diperlukan paramater tahun awal dan tahun akhir. Untuk membuat rekapitulasi bulanan diperlukan parameter bulan dan tahun awal serta bulan dan tahun akhir.
Seluruh proses administrasi inventaris di atas diwujudkan ke dalam 20 fungsi yang dapat dilihat pada Tabel 7. Fungsi-fungsi ini akan ditampilkan dengan memilih menu yang bersesuaian sebagaimana telah dikemukakan pada bagian desain layout.
Gambar 4 Diagram Konteks Aplikasi
Administrator Aplikasi Web Administrasi Inventarisasi Barang Pengguna Biasa daftar inventaris induk daftar hapus login status login input ganti password password baru parameter daftar inventaris induk
daftar inventaris ruangan daftar inventaris induk
parameter daftar inventaris ruangan daftar inventaris ruangan daftar inventaris hapus parameter daftar hapus parameter rekapitulasi daftar rekapitulasi rekapitulasi berupa Microsoft Acess file
parameter daftar klasifikasi barang daftar klasifikasi barang parameter daftar jenis barang
daftar jenis barang parameter daftar satuan barang
daftar satuan barang parameter daftar asal barang
daftar asal barang parameter daftar sumber dana barang
daftar sumber dana barang parameter daftar kelengkapan dokumen barang
daftar kelengkapan dokumen barang parameter daftar pembuat barang
daftar pembuat barang parameter daftar ukuran/kapasitas barang
parameter daftar nama lantai daftar nama lantai parameter daftar nama ruangan
daftar nama ruangan parameter daftar bidang
daftar bidang parameter daftar pejabat
daftar pejabat login status login daftar ukuran/kapasitas barang
input ganti password
password baru
input data operator daftar operator
Tabel 7 Fungsi-fungsi Aplikasi
No. Nama Fungsi Keterangan
1 Login Fungsi untuk login dan logout ke dalam aplikasi. 2 Ganti Password Fungsi untuk mengganti password. 3 Detail Operator
Fungsi untuk menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus operator.
4 Klasifikasi Barang
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus klasifikasi barang.
5 Jenis Barang
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus jenis barang..
6 Satuan Barang
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus satuan barang.
7 Asal Barang
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus asal barang.
8 Sumber Dana Barang
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus sumber dana barang.
9 Kelengkapan Dokumen Barang
Fungsi untuk menampilkan, menambah,mengedit, dan menghapus informasi kelengkapan dokumen. 10 Pembuat Barang Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus informasi pembuat barang.
11 Kondisi Barang
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus informasi kondisi barang.
12 Ukuran/Kapasitas Barang
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus ukuran/kapasitas barang.
13 Level (Lantai)
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus informasi nama lantai.
Tabel 7 Fungsi-fungsi Aplikasi (lanjutan)
No. Nama Fungsi Keterangan
14 Ruangan
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus informasi nama ruangan.
15 Bidang
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus informasi nama bidang operasional Perpustakaan IPB.
16 Pejabat
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus informasi Pejabat Perpustakaan IPB. 17 Daftar Inventaris Induk
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus inventaris
18 Daftar Inventaris Ruangan
Fungsi untuk mencari/menampilkan, menambah, mengedit, dan menghapus inventaris menurut suatu ruangan.
19 Daftar Hapus
Fungsi untuk mencari/menampilkan, undelete, dan menghapus inventaris hapus (barang hapus).
20 Daftar Rekapitulasi
Fungsi untuk
menampilkan rekapitulasi inventaris secara tahunan dan bulanan sebagai softcopy maupun sebagai Microsoft Excel file.
Hasil Implementasi
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi adalah:
• Sistem operasi Microsoft Windows XP
• Apache web server dalam paket Windows
XAMPP versi 1.5.5
• PostgreSQL database server versi 8.2 • PHP versi 5.2.0
Perangkat keras yang digunakan dalam pengembangan aplikasi adalah:
• Prosesor Intel Centrino • RAM 512 MB
• Harddisk 40 GB
• Monitor 12 XGA resolusi 1024 X 768 pixel
• Keyboard
File aplikasi diletakkan pada direktori Apache. PostgreSQL, Apache, dan PHP dapat dijalankan pada komputer server khusus atau sekaligus pada komputer klien (standalone workstation).
Perangkat keras server yang direkomendasikan untuk menjalankan PostgreSQL, Apache, dan PHP:
• Prosesor minimum setaraf Intel Pentium III.
• RAM minimum 128 MB.
• Harddisk 1GB untuk instalasi awal file aplikasi, PostgreSQL, Apache, PHP, dan database inventaris.
• Dengan atau tanpa monitor. • Keyboard.
• Mouse.
Perangkat keras klien yang direkomendasikan untuk mengakses aplikasi:
• Prosesor minimum setaraf Intel Pentium II. • RAM dan Harddisk sesuai kebutuhan sistem
operasi.
• Monitor minimum resolusi 800 X 600. • Keyboard.
• Mouse (lebih baik dengan scroller).
• LAN Card (untuk mengakses PostgreSQL dan Apache via jaringan).
Perangkat lunak klien yang harus terinstal untuk mengakses aplikasi:
• Sistem operasi berbasis Graphical User Interface (GUI).
• Browser Internet Explorer 6.0 ke atas atau Mozilla Firefox 1.0.4 ke atas.
Aplikasi yang dikembangkan telah diujicoba dengan baik pada browser Internet Explorer 6.0 di komputer Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB. Selain itu aplikasi telah pula diujicoba pada browser Mozilla Firefox 1.0.4 dan dapat berjalan dengan baik. Hasil implementasi aplikasi dapat dilihat pada Lampiran 16.
• Navigasi
Untuk keperluan navigasi, setiap output data tabular yang dihasilkan oleh aplikasi dilengkapi dengan fungsi pengurutan per kolom, pembagian halaman (paging), serta pencarian string atau substring menurut kolom. Untuk meningkatkan fleksibilitas, perintah penambahan, pengeditan, dan penghapusan terhadap setiap atribut inventaris diimplementasikan tidak hanya pada halaman induk namun juga pada halaman popup window (salah satu contoh dapat dilihat pada Lampiran 16 bagian 9.d).
• Penerimaan, Pengeditan, dan Penghapusan
Inventaris
Proses penerimaan, pengeditan, dan penghapusan inventaris dilakukan melalui menu Daftar Inventaris Induk atau Daftar Inventaris Ruangan (Lampiran 16 bagian 10).
• Undelete Inventaris
Proses undelete inventaris adalah proses untuk mengembalikan inventaris yang telah dihapus (terdapat dalam daftar hapus) untuk digunakan kembali (dimasukkan ke dalam daftar inventaris induk). Proses ini dilakukan melalui menu Daftar Hapus (Lampiran 16 bagian 12).
• Rekapitulasi
Rekapitulasi inventaris dilakukan secara tahunan atau bulanan. Dari rekapitulasi tersebut dapat diketahui mutasi inventaris yang terjadi antara dua selang waktu yang bertetangga. Lampiran 16 bagian 13 s.d. bagian 14 berisi rekapitulasi inventaris yang dihasilkan oleh aplikasi.
• Ekspor ke Microsoft Excel File
Daftar inventaris induk, daftar inventaris ruangan, daftar hapus, serta daftar rekapitulasi dilengkapi dengan fasilitas ekspor ke Microsoft Excel file.
• Stored SQL Procedure (PL/PgSQL)
Pada kasus-kasus tertentu, query diimplementasikan dengan menggunakan stored SQL procedure (prosedur SQL tersimpan) pada PostgreSQL database server (prosedur tersebut dikenal sebagai PL/PgSQL). Tujuan hal ini secara teknis adalah untuk dapat melakukan eksekusi suatu blok perintah SQL secara langsung pada database server sehingga mengurangi overhead yang terjadi bila query string yang cukup panjang harus ditransmisikan dari web server ke database server. Query untuk kasus penambahan, penghapusan, undelete, dan rekapitulasi
inventaris diimplementasikan dengan
menggunakan PL/PgSQL. Lampiran 15 berisi implementasi beberapa query dengan menggunakan stored SQL procedure PL/PgSQL.
• Pengujian Fungsi-fungsi Aplikasi
Pengujian fungsi-fungsi aplikasi dilakukan oleh penulis sendiri dan Kepala Sub Bidang Sarana Perpustakaan IPB pada tanggal 26 Maret 2007. Pengujian dilakukan dengan metode
blackbox, yaitu menguji apakah masukan dari pengguna memberikan hasil keluaran yang sesuai (tanpa memperhatikan proses di dalamnya). Hasil pengujian aplikasi secara keseluruhan berhasil karena masukan dari pengguna memberikan hasil keluaran sesuai dengan yang diharapkan.
Tabel 8 Hasil Pengujian Fungsi Aplikasi
No. Nama Fungsi Berfungsi
1 Login ya 2 Ganti Password ya 3 Detail Operator ya 4 Klasifikasi Barang ya 5 Jenis Barang ya 6 Satuan Barang ya 7 Asal Barang ya
8 Sumber Dana Barang ya
9 Kelengkapan Dokumen Barang ya
10 Pembuat Barang ya 11 Kondisi Barang ya 12 Ukuran/Kapasitas Barang ya 13 Level (Lantai) ya 14 Ruangan ya 15 Bidang ya 16 Pejabat ya
17 Daftar Inventaris Induk ya
18 Daftar Inventaris Ruangan ya
19 Daftar Hapus ya
20 Daftar Rekapitulasi ya
Kelebihan Aplikasi
Untuk memudahkan navigasi pada data tabular, aplikasi dilengkapi dengan fungsi pengurutan per kolom, pembagian halaman tabular (paging), serta pencarian string atau substring menurut kolom. Untuk menampilkan suatu daftar pilihan, aplikasi dilengkapi dengan popup window yang sekaligus juga dapat melakukan proses tambah, edit, dan hapus informasi. (popup window dapat menggantikan fungsional <SELECT> Tag HTML ).
Keterbatasan Aplikasi
Sesuai peruntukannya, antarmuka aplikasi hanya didesain untuk melakukan proses administrasi penambahan, pengeditan, dan penghapusan inventaris sehingga kurang interaktif untuk pengguna biasa.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Aplikasi Web Administrasi Inventarisasi Barang ini telah didesain dan diimplementasikan untuk menyediakan wadah dan fungsi-fungsi administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB. Fungsi-fungsi yang dihasilkan oleh aplikasi meliputi fungsi penerimaan inventaris, fungsi pengubahan inventaris, fungsi penghapusan inventaris, fungsi pengkonversian data inventaris ke Microsoft Excel file, dan fungsi pembuatan rekapitulasi inventaris secara tahunan maupun bulanan. Aplikasi ini telah berhasil diuji melalui metode blackbox dan memberikan hasil sesuai dengan yang diharapkan. Diharapkan aplikasi ini dapat memberikan kemudahan dalam melakukan pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB dibandingkan dengan pencatatan secara manual yang dilakukan sebelumnya.
Saran
Pengembangan lebih lanjut terhadap aplikasi dapat dilakukan dengan menambahkan fitur-fitur baru sesuai keperluan proses administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB. Pengembangan lebih lanjut melalui penambahan fitur-fitur baru akan memerlukan penambahan tabel. Oleh karena itu disarankan agar dilakukan normalisasi terhadap tabel yang digunakan guna memperoleh efisiensi terhadap penanganan data inventaris.
Dalam aspek menu antarmuka, penulis menyarankan pengembangan aplikasi lebih lanjut guna meningkatkan artistik (keindahan) dan kenyamanan. Disarankan pula agar aplikasi dapat dikembangkan untuk mengakomodasi kasus pencatatan inventaris terhadap suatu unit organisasi bergedung lebih dari satu di mana setiap gedung memiliki banyak konstruksi wings atau kelompok ruangan sayap.
DAFTAR PUSTAKA
Achour, M. et. al. 2006. PHP Manual.
http://www.php.net/docs.php.
Azis, M. F. 2001. Belajar Sendiri Pemrograman PHP 4 bagi
Web Programmer. P.T. Elex Media Komputindo, Jakarta..
Daryanto, S. S. 1998. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia.
Penerbit Apollo, Surabaya..
Harun, A. et. al. 2000. Kontrol Jarak Jauh MotorDC
Menggunakan Protokol TCP/IP dengan Memanfaatkan Web dan PHP3.
http://www.elektroindonesia.com/elektro/ut33.html.
Kadir, A. 2000. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data.
Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Purbo, O. W. et. al. 2001. Buku Pintar Internet
Apache Web Server. P.T. Elex Media Komputindo, Jakarta.
Rachmaniah, M. 2001. Sistem Informasi Manajemen
Edisi-2. Jurusan Ilmu Komputer Institut Pertanian Bogor, Bogor.
Sutarman, S. Kom. 2003. Membangun Aplikasi Web
dengan PHP dan MYSQL. Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta.
The PostgreSQL Global Development Group. 2006.
PostgreSQL 8.2.1 Documentation. http://www.postgresql.org.
(Daftar Inventaris Induk)
Lampiran 3 Klasifikasi dan Kodesifikasi Inventaris di Lingkungan IPB
Keterangan:
Kode Barang berakhiran ”.000” adalah Kode Klasifikasi Barang Kode Barang selain berakhiran ”.000” adalah Kode Jenis Barang
Lampiran 4 Atribut Daftar Inventaris Induk di Perpustakaan IPB
No. Atribut Keterangan Tipe Data di Tabel Harus Diisi
1 Nomor Registrasi Nomor Registrasi Internal Perpustakaan IPB text ya
2 Kode Klasifikasi Barang Berisi Kode Klasifikasi Barang Internal Perpustakaan IPB text ya 3 Nama Klasifikasi Barang Berisi Nama Klasifikasi Barang Internal Perpustakaan IPB text ya
4 Kode Jenis Barang Berisi Kode Jenis Barang Internal Perpustakaan IPB text ya
5 Nama Jenis Barang Berisi Nama Jenis Barang Internal Perpustakaan IPB text ya
6 Satuan Barang Berisi Satuan Barang text tidak
7 Merk/Spesifikasi Berisi Merk/Spesifikasi Barang text tidak
8 Ukuran/Kapasitas Berisi Ukuran/Kapasitas Barang text tidak
9 Tahun Pembuatan Berisi Tahun Pembuatan dari Manufaktur numeric tidak
10 Nomor Pabrik (serial number) Berisi nomor seri barang text tidak
11 Pembuat Barang Berisi Pembuat (Manufaktur) Barang text tidak
12 Asal Barang Berisi Sumber Barang text tidak
13 Sumber Dana Berisi Sumber Dana Perolehan Barang text tidak
14 Kelengkapan Dokumen
Berisi Status Kelengkapan Dokumen Barang (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB)
text tidak
15 Kondisi
Berisi Keadaan Barang (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB)
text tidak
16 Harga Berisi Harga Barang numeric tidak
17 Level Berisi Nama Lantai di Perpustakaan IPB di mana barang dialokasikan (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB)
text tidak
18 Ruangan
Berisi Nama Ruangan di Perpustakaan IPB di mana barang dialokasikan (Ditentukan secara internal oleh
Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB) text tidak
19 Nomor Pintu Berisi Informasi Nomor Pintu Ruangan text tidak
20 Bidang
Berisi Informasi Nama Bidang Operasional Perpustakaan IPB untuk suatu Ruangan (1 Ruangan hanya 1 Nama Bidang)
text tidak
21 Operator Terima Berisi Nama Operator Penerima Barang text
(otomatis terisi operator saat
itu)
Lampiran 5 Atribut Daftar Hapus di Perpustakaan IPB
No. Atribut Keterangan Tipe Data di Tabel Harus Diisi
1 Nomor Registrasi Nomor Registrasi Internal Perpustakaan IPB text ya
2 Kode Klasifikasi Barang Berisi Kode Klasifikasi Barang Internal Perpustakaan IPB text ya 3 Nama Klasifikasi Barang Berisi Nama Klasifikasi Barang Internal Perpustakaan IPB text ya
4 Kode Jenis Barang Berisi Kode Jenis Barang Internal Perpustakaan IPB text ya
5 Nama Jenis Barang Berisi Nama Jenis Barang Internal Perpustakaan IPB text ya
6 Satuan Barang Berisi Satuan Barang text tidak
7 Merk/Spesifikasi Berisi Merk/Spesifikasi Barang text tidak
8 Ukuran/Kapasitas Berisi Ukuran/Kapasitas Barang text tidak
9 Tahun Pembuatan Berisi Tahun Pembuatan dari Manufaktur numeric tidak
10 Nomor Pabrik (serial number) Berisi nomor seri barang text tidak
11 Pembuat Barang Berisi Pembuat (Manufaktur) Barang text tidak
12 Asal Barang Berisi Sumber Barang text tidak
13 Sumber Dana Berisi Sumber Dana Perolehan Barang text tidak
14 Kelengkapan Dokumen
Berisi Status Kelengkapan Dokumen Barang (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi
dan Sarana Perpustakaan IPB) text tidak
15 Kondisi Berisi Keadaan Barang (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB) text tidak
16 Harga Berisi Harga Barang numeric tidak
17 Level Berisi Nama Lantai di Perpustakaan IPB di mana barang dialokasikan (Ditentukan secara internal oleh Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB)
text tidak
18 Ruangan
Berisi Nama Ruangan di Perpustakaan IPB di mana barang dialokasikan (Ditentukan secara internal oleh
Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB) text tidak
19 Nomor Pintu Berisi Informasi Nomor Pintu Ruangan text tidak
20 Bidang
Berisi Informasi Nama Bidang Operasional Perpustakaan IPB untuk suatu Ruangan (1 Ruangan hanya 1 Nama Bidang)
text tidak
21 Operator Terima Berisi Nama Operator Penerima Barang text
(terisi operator penerima pada saat penerimaan
inventaris sebelumnya)
22 Tanggal Penerimaan Berisi Tanggal Penerimaan text ya
23 Operator Hapus Berisi Nama Operator Penghapus Barang text operator saat itu)(otomatis terisi
24 Tanggal Hapus Berisi Tanggal Hapus text ya
Lampiran 6 Tabel-tabel Inventaris Terpakai
[1] Tabel lantai
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_lantai (primary key) text ID Lantai
2 lantai text Nama lantai
[2] Tabel ruangan
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_lantai text ID Lantai
2 id_ruangan (primary key) text Nama Lantai
3 nama_ruangan text Nama Ruangan
4 nomor_pintu text Nomor Pintu
5 id_bidang text ID Bidang
Foreign Field Reference Table ( Reference Field )
1 [1] lantai (id_lantai)
5 [14] bidang(id_bidang)
[3] Tabel opr
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_opr (primary key) text ID Operator
2 nama_opr text Nama Operator
3 nip text NIP Operator
4 uname text Username
5 pwd text Password 6 level_akses integer Level Akses (-1 = Super Admin, 1= Administrator, selainnya Biasa)
7 last_login timestamp Waktu Login Terakhir
[4] Tabel kelompok_barang
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_kelompok_barang(primary key) text ID Kelompok Barang
1 kode_kelompok_barang text Kode Kelompok Barang
2 nama_kelompok_barang text Nama Kelompok Barang
[5] Tabel jenis_satuan_barang
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_jenis_satuan_barang (primary key) text ID Satuan Barang 2 nama_jenis_satuan_barang text Nama Satuan Barang
[6] Tabel barang
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_kelompok_barang text ID Kelompok Barang
2 id_barang(primary key) text ID Barang
3 kode_barang text Kode Barang
4 nama_barang text Nama Barang
5 kuantitas text Kuantitas
6 id_jenis_satuan_barang text ID Satuan Barang
Foreign Field Reference Table ( Reference Field )
1 [4] kelompok_barang (id_kelompok_barang)
6 [5] jenis_satuan_barang (id_jenis_satuan_barang)
[7] Tabel status_dokumen_barang
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_status_dokumen_barang (primary key) text ID Kelengkapan Dokumen Barang 2 nama_status_dokumen_barang text Kelengkapan Dokumen Barang
[8] Tabel jenis_ukuran_barang
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_jenis_ukuran_barang (primary key) text ID Ukuran Barang
2 nama_jenis_ukuran_barang text Ukuran Barang
[9] Tabel jenis_kondisi_barang
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_jenis_kondisi_barang(primary key) text ID Kondisi Barang
2 nama_jenis_kondisi_barang text Kondisi Barang
[10] Tabel kategori_perolehan_barang
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_kategori_perolehan_barang(primary key) text
ID Kategori Perolehan Barang (Sumber Dana Barang) 2 nama_kategori_perolehan_barang text Nama Sumber Dana Barang
Lampiran 6 (lanjutan)
[11] Tabel item
No Nama Field Tipe Keterangan
1 id_barang text ID Barang
3 merk_item text Merk Item
4 id_manufaktur text ID Manufaktur
5 nomor_registrasi_item text Nomor Registrasi Item
6 serial_number text Serial Number Manufaktur
7 tahun_pembuatan integer Tahun Pembuatan
8 id_kategori_perolehan_barang text ID KategoriPerolehan Barang
id_sumber_barang text ID Sumber Barang
10 harga_perolehan float8 Harga Perolehan
11 id_jenis_kondisi_barang text ID Kondisi Barang 12 id_status_dokumen_barang text ID Kelengkapan Dokumen Barang
13 waktu_perolehan timestamp Tanggal Perolehan
14 id_ruangan text ID Ruangan
15 id_opr_terima text ID Operator Penerima
16 id_item (primary key) text ID Item Barang
Foreign
Field Reference Table ( Reference Field )
1 [6] barang (id_barang) 4 [13] manufaktur (id_manufaktur) 8 [10] kategori_perolehan_barang (id_kategori_perolehan_barang) 9 [12] sumber_barang (id_sumber_barang) 11 [9] jenis_kondisi_barang (id_jenis_kondisi_barang) 12 [7] status_dokumen_barang (id_status_dokumen_barang) 15 [2] ruangan (id_ruangan) 16 [3] opr (id_opr) [12] Tabel sumber_barang
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_sumber_barang(primary key) text ID Sumber Barang (Asal Barang) 2 nama_sumber_barang text Nama Sumber Barang (Asal Barang)
[13] Tabel manufaktur
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_manufaktur_barang(primary key) text ID Manufaktur Barang 2 nama_manufaktur_barang text Nama Manufaktur
Barang
[14] Tabel bidang
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_bidang(primary key) text ID Bidang
2 bidang text
Nama Bidang Operasional Perpustakaan
Lampiran 7 Tabel-tabel Inventaris Hapus
[1] Tabel lantai_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_lantai (primary key) text ID Lantai
2 lantai text Nama Lantai
[2] Tabel ruangan_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_lantai text ID Lantai
2 id_ruangan (primary key) text ID Ruangan
3 nama_ruangan text Nama Ruangan
4 nomor_pintu text Nomor Pintu
5 id_bidang text ID Bidang
Foreign Field Reference Table ( Reference Field )
1 [1] lantai_hapus (id_lantai)
5 [14] bidang_hapus (id_bidang)
[3] Tabel opr_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_opr (primary key) text ID Operator
2 nama_opr text Nama Operator
3 nip text NIP Operator
4 uname text Username
5 level_akses integer
Level Akses (-1 = Super Admin, 1= Administrator, selainnya Biasa)
6 last_login timestamp Waktu Login Terakhir
[4] Tabel kelompok_barang_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_kelompok_barang (primary key) text ID Kelompok Barang
1 kode_kelompok_barang text Kode Kelompok Barang
2 nama_kelompok_barang text Nama Kelompok Barang
[5] Tabel jenis_satuan_barang_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_jenis_satuan_barang (primary key) text ID Satuan Barang
2 nama_jenis_satuan_barang text Nama Satuan Barang
[6] Tabel barang_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_kelompok_barang text ID Kelompok Barang
2 id_barang (primary key) text ID Barang
3 kode_barang text Kode Barang
4 nama_barang text Nama Barang
5 kuantitas text Kuantitas
6 id_jenis_satuan_barang text ID Satuan Barang
Foreign Field Reference Table ( Reference Field )
1 [4] kelompok_barang_hapus (id_kelompok_barang)
6 [5] jenis_satuan_barang_hapus(id_jenis_satuan_barang)
[7] Tabel status_dokumen_barang_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_status_dokumen_barang (primary key) text ID Kelengkapan Dokumen Barang 2 nama_status_dokumen_barang text Kelengkapan Dokumen Barang
[8] Tabel jenis_ukuran_barang_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_jenis_ukuran_barang(primary key) text ID Ukuran Barang
2 nama_jenis_ukuran_barang text Ukuran Barang
[9] Tabel jenis_kondisi_barang_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_jenis_kondisi_barang(primary key) text ID Kondisi Barang
2 nama_jenis_kondisi_barang text Kondisi Barang
[10] Tabel kategori_perolehan_barang_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_kategori_perolehan_barang(primary key) text
ID Kategori Perolehan Barang (Sumber Dana Barang) 2 nama_kategori_perolehan_barang text Nama Sumber Dana Barang
Lampiran 7 (lanjutan)
[11] Tabel item_hapus
No Nama Field Tipe Keterangan
1 id_barang text ID Barang
3 merk_item text Merk Item
4 id_manufaktur text ID Manufaktur
5 nomor_registrasi_item text Nomor Registrasi Item
6 serial_number text Serial Number Manufaktur
7 tahun_pembuatan integer Tahun Pembuatan
8 id_kategori_perolehan_barang text ID KategoriPerolehan Barang
9 id_sumber_barang text ID Sumber Barang
10 harga_perolehan float8 Harga Perolehan
11 id_jenis_kondisi_barang text ID Kondisi Barang
12 id_status_dokumen_barang text ID Kelengkapan Dokumen Barang
13 waktu_perolehan timestamp Tanggal Perolehan
14 id_ruangan text ID Ruangan
15 id_opr_terima text ID Operator Penerima
16 id_opr_hapus text ID Operator Penghapus
17 waktu_hapus text Tanggal Hapus
18 alasan_hapus text Alasan Hapus
19 id_item (primary key) text ID Item Barang
Foreign
Field Reference Table ( Reference Field )
1 [6] barang_hapus (id_barang) 4 [12] manufaktur_hapus (id_manufaktur) 8 [10] kategori_perolehan_barang_hapus (id_kategori_perolehan_barang) 9 [12] sumber_barang _hapus(id_sumber_barang) 11 [9] jenis_kondisi_barang_hapus (id_jenis_kondisi_barang) 12 [7] status_dokumen_barang_hapus(id_status_dokumen_barang) 14 [2] ruangan_hapus (id_ruangan) 15 [3] opr_hapus (id_opr) 16 [3] opr_hapus (id_opr) [12] Tabel sumber_barang_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_sumber_barang(primary key) text ID Sumber Barang (Asal Barang)
2 nama_sumber_barang text
Nama Sumber Barang (Asal Barang)
[13] Tabel manufaktur_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_manufaktur_barang(primary key) text ID Manufaktur Barang 2 nama_manufaktur_barang text Nama Manufaktur Barang
[14] Tabel bidang_hapus
No. Nama Field Tipe Keterangan
1 id_bidang(primary key) text ID Bidang
2 bidang text Nama Bidang Operasional
Lampiran 8 Tabel-tabel Tambahan
[1] Tabel sess
No. Nama Field Tipe
1 id_opr text
2 sid (primary key) text
3 ip text
4 browser text
5 last_access timestamp
6 login timestamp
Foreign Field Reference Table ( Reference Field )
1 [3] opr (id_opr)
[2] Tabel pejabat
No Nama Field Tipe
1 nama_pejabat text
2 nip_pejabat (primary key) text
3 jabatan_pejabat text
Lampiran 9 Entity Relationship Diagram Ruangan has Barang has Lantai has 1 m m 1 Kelompok Barang has Jenis Barang has 1 m 1
Operator receive/delete 1
m 1
Lampiran 10 Menu Pengguna Level Biasa
Lampiran 11 Menu Pengguna Level Super Admin dan Administrator a. Menu Administrasi Program
Lampiran 11 (lanjutan) c. Sub Menu Lokasi
a. Untuk Administrator 28 Administrator 3 Periksa Status Login Saat Ini 2 Tampilkan Menu Administrator 1 Periksa Validitas Administrator Database 4 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Klasifikasi Barang 5 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Jenis Barang 6 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Satuan Barang 8 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Asal Barang 9 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Kelengkapan Dokumen Barang 10 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Kondisi Barang 11 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Ukuran/Kapasitas Barang 12 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Nama Lantai 13 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Nama Ruangan 16 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Pejabat 14 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Inventaris Induk 15 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Hapus Daftar Ukuran/ Kapasitas Barang Parameter Daftar Nama Lantai Daftar Nama Lantai Parameter Daftar Nama Ruangan Daftar Nama Ruangan Parameter Daftar Ukuran/ Kapasitas Barang Parameter Daftar Inventaris Induk Daftar Inventaris Induk Daftar Hapus Parameter Daftar Hapus Daftar Pejabat Parameter Daftar Pejabat 7 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Sumber Dana Barang Daftar Klasifikasi Barang Daftar Jenis Barang Daftar Satuan Barang Daftar Sumber Dana Barang Daftar Asal Barang Daftar Kelengkapan Dokumen Barang Informasi Login Invalid Login Valid Menu Administrator Pilihan Menu, Session Data Session Data yang Dicek Login Valid Login
Informasi Login Valid
Informasi Login Invalid Menu Pengaturan Daftar Klasifikasi Barang Menu Pengaturan Daftar Jenis Barang Menu Pengaturan Daftar Satuan Barang Menu Pengaturan Daftar Sumber Dana
Barang
Menu Pengaturan
Daftar Asal Barang Menu Pengaturan Daftar Kelengkapan
DokumenBarang Daftar Kondisi BarangMenu Pengaturan
Menu Pengaturan Daftar Ukuran/ Kapasitas Barang Menu Pengaturan Daftar Nama Lantai Menu Pengaturan Daftar Nama Ruangan Menu Pengaturan Daftar Inventaris Induk Menu Pengaturan Daftar Hapus Menu Pengaturan Daftar Pejabat Data Administrator 17 Tampilkan Menu Pengaturan Operator Data Operator Menu Pengaturan Operator Daftar Kondisi Barang Daftar Operator 18 Tampilkan Menu Ganti Password Menu Ganti Password Password Baru Password Data Administrator Login Valid, Session Data Valid 19 Tampilkan Menu Pengaturan Daftar Bidang 20 Tampilkan Menu Rekapitulasi Daftar Bidang Pengaturan Daftar Bidang Daftar
Rekapitulasi RekapitulasiParameter Parameter Daftar Asal Barang Parameter Daftar Sumber Dana Barang Parameter Daftar Klasifikasi Barang Parameter Daftar Jenis Barang Parameter Daftar Kondisi Barang Parameter Daftar Kelengkapan Dokumen Barang Parameter Daftar Satuan Barang Menu Rekapitulasi
Menu Daftar Bidang
21 Tampilkan Menu Inventaris Ruangan Daftar Inventaris Ruangan Param eter Daftar Inventaris Ruangan Menu Pengaturan Daftar Inventaris Ruangan Rekapitulasi dalam Microsoft Excel File
b. Untuk Pengguna Biasa 29 Pengguna Biasa 23 Periksa Status Login Saat Ini 24 Tampilkan Menu Pengguna 22 Periksa Validitas Pengguna Database Login Valid, Session Data Valid 26 Tampilkan Menu Daftar Inventaris Induk 28 Tampilkan Menu Daftar Hapus Daftar Inventaris
Induk DaftarHapus
Data Pengguna Informasi Login Invalid Login Valid Menu Pengguna Pilihan Menu, Session Data Session Data yang Dicek Login Valid Login
Informasi Login Valid
Informasi Login Invalid Menu Daftar Inventaris Induk Menu Daftar Hapus Data Pengguna 25 Tampilkan Menu Ganti Password Pengguna Menu Ganti Password Pengguna Password Baru Password 27 Tampilkan Menu Daftar Inventaris Ruangan Daftar Inventaris Ruangan Menu Daftar Inventaris Ruangan
Lampiran 13 Data Flow Diagram Level 2 untuk Administrator
a. Proses pengaturan data pejabat
b. Proses pengaturan data klasifikasi barang
16.1 tambah data pejabat 16.3 hapus data pejabat 16.2 edit data pejabat input data Administrator database 16.4 tampil/cari data pejabat data pejabat parameter pencarian daftar pejabat data terhapus data baru pilihan data edit data edit valid pilihan data hapus 4.1 tambah data klasifikasi barang 4.3 hapus data klasifikasi barang 4.2 edit data klasifikasi barang input data Administrator database 4.4 tampil/cari data klasifikasi barang data klasifikasi barang parameter pencarian daftar klasifikasi barang data terhapus data baru pilihan data edit data edit valid pilihan data hapus
Lampiran 13 (lanjutan)
c. Proses pengaturan data jenis barang
d. Proses pengaturan data satuan barang
5.1 tambah data jenis barang 5.3 hapus data jenis barang 5.2 edit data jenis barang input data Administrator database 5.4 tampil/cari data jenis barang data jenis barang parameter pencarian daftar jenis barang data terhapus data baru pilihan data edit data edit valid pilihan data hapus 6.1 tambah data satuan barang 6.3 hapus data satuan barang 6.2 edit data satuan barang input data Administrator database 6.4 tampil/cari data satuan barang data satuan barang parameter pencarian daftar satuan barang data terhapus data baru pilihan data edit data edit valid pilihan data hapus
