Lintas Unit
Direktorat Pendidikan
DAFTAR ISI
002/I1.B01.5/SOP/2014 Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri 003/I1.B01.5/SOP/2014 Program Vokasi
004/I1.B01.5 /SOP/2014 Seleksi Mahasiswa Asing (Internasional) 005/I1.B01.5/SOP/2014 Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri 006/I1.B01.5/SOP/2014 Kelulusan Tahap TPB
008/I1.B01.5/SOP/2014 Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Program Student Exchange
009/I1.B01.5/SOP/2014 Pembukaan dan Penawaran Kelas 010/I1.B01.5/SOP/2014 Pemrosesan Nilai
011/I1.B01.5/SOP/2014 Pengganti Ijazah Hilang 012/I1.B01.5/SOP/2014 Pengganti KTM Hilang
013/I1.B01.5/SOP/2014 Pendaftaran Ulang Mahasiswa 014/I1.B01.5/SOP/2014 Pendaftaran Wisuda
015/I1.B01.5/SOP/2014 Evaluasi Pelaksanaan Perkuliahan: - Portofolio untuk dosen
- Kuesioner untuk mahasiswa - Entri rekap kehadiran untuk prodi
Penyusunan Prosedur Operasional
Baku (POB) Seleksi Mahasiswa
Transfer Dalam Negeri
No. 002/I1.B01.5/SOP/2014
Kantor Wakil Rektor
Bidang Sumberdaya dan Organisasi
Institut Teknologi Bandung
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 7 1 RIWAYAT REVISI N/A
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 7 DAFTAR ISI
I. Unit Kerja Terkait 3
II. Tujuan 3
III. Referensi 3
IV. Pengertian dan batasan 3
V. Prosedur 4
VI. Indikator Keberhasilan 5
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 7 3
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. Direktorat Pendidikan 2. Direktorat Keuangan 3. WRRI / LPPM 4. WRKMA 5. USDI 6. Fakultas / Sekolah II. TUJUAN
Tujuan dari SOP POB ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri, agar lebih efisien dan efektif serta memastikan bahwa proses penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa transfer dapat berjalan dengan lancar dan mudah sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku di ITB.
III. REFERENSI
1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB ( Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005)
2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2010
3. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan
4. Pengumuman – pengumuman yang berhubungan dengan mahasiswa baru 5. Kalender Akademik yang berlaku
IV. PENGERTIAN & BATASAN
1. PENGERTIAN
a. POB Seleksi Mahasiswa Transfer dalam negeri adalah Prosedur Operasional Baku yang dapat dijadikan panduan bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses seleksi mahasiswa transfer dalam negeri. b. Direkorat keuangan adalah Unit Kerja Pendukung yang menangani
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri
NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 7
c. WRRI / LPPM adalah Unit Kerja Pendukung yang salah satu tugasnya adalah menangani hal-hal yang berhubungan dengan pengabdian pada masyarakat.
d. WRKMA adalah Unit Kerja Pendukung yang salah satu tugasnya adalah menangani masalah yang berhubungan dengan Kemitraan e. Fakultas / Sekolah adalah Unit Kerja Akademik yang dikepalai oleh
Dekan.
f. Mahasiswa Transfer Dalam Negeri adalah Mahasiswa pindahan dan mahasiswa tugas belajar dari instansi yang mempunyai kerjasama dengan ITB dan pertimbangan utama prestasi akademik yang pernah dicapai sebelumnya serta penerimaannya berdasarkan hasil ujian penempatan (placement test).
2. BATASAN
a. POB yang dimaksud adalah Prosedur Operasional Baku dalam Proses Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri.
b. Mahasiswa Transfer Dalam Negeri adalah Mahasiswa pindahan atau mahasiswa tugas belajar dari instansi yang mempunyai kerjasama dengan ITB.
c. Prosedur ini diterapkan pada seluruh kegiatan penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa transfer dalam negeri di lingkup ITB.
V. PROSEDUR
5.1. Prosedur untuk mahasiswa transfer dalam negeri
1. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Instansi dan Perguruan Tinggi yang mempunyai kerjasama dengan ITB, daftar Instansi dan Perguruan Tinggi didapat dari WRKMA yang diperkuat dengan adanya MOU yang didapat dari WRRI/LPPM.
2. Instansi dan Perguruan Tinggi mengirimkan surat lamaran dengan menyertakan dokumen persyaratan ke Direktorat Pendidikan
3. Direktorat Pendidikan melakukan proses evaluasi surat lamaran berupa verifikasi administrasi dan kelengkapan berkas pendaftaran para calon mahasiswa transfer.
4. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan validasi persyaratan peserta dengan cara memeriksa keabsahan persyaratan bagi calon mahasiswa
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 5 dari 7 5 5. Kasubdit Penjaringan mengirimkan surat kepada Instansi dan Perguruan
tinggi yang lolos seleksi administrasi berisi pemberitahuan kepada peserta untuk melakukan proses pembayaran, pendaftaran dan seleksi di ITB.
6. Peserta seleksi transfer dalam negeri melaksanakan pembayran, pendaftaran dan seleksi sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
7. Setelah seleksi selesai peserta diperkenankan untuk kembali ke tempat tugasnya masing-masing untuk menunggu hasil seleksi.
8. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat panggilan bagi yang lolos seleksi untuk melakukan proses PMB sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku di ITB.
5.2. Prosedur untuk program studi
1. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Program studi yang diminiati oleh peserta seleksi mahasiswa transfer dalam negeri
2. Program studi membentuk tim seleksi mahasiswa transfer dalam negeri dan menyampaikan kembali ke Kasubdit Penjaringan Mahasiswa.
3. Direktorat Pendidikan memperbanyak soal ujian tertulis yang telah disampaikan oleh program studi.
4. Program Studi melaksanakan seleksi wawancara terhadap peserta 5. Program studi mengirimkan hasil seleksi ke direktorat pendidikan.
VI. INDIKATOR KEBERHASILAN
1. Terjadinya kesesuaian antara pencapaian nilai yang diperoleh pada saat menempuh pendidikan di perguruan tinggi maupun instansi sebelumnya dengan hasil seleksi di ITB.
2. Tercapainya target seleksi mahasiswa transfer dalam negeri sesuai dengan ketentuan dan aturan ITB.
VII. LAMPIRAN
Lampiran 1 - Diagram Alir SOP POB Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam negeri Lampiran 2 - Borang Surat informasi ke Perguran Tinggi dan Instansi Mitra ITB Lampiran 3 - Borang Surat ke Program studi
Lampiran 4 - Borang Surat panggil untuk peserta seleksi Lampiran 5 - Borang Surat panggil bagi yang lolos seleksi
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri
NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 6 dari 7
Lampiran 1 - Diagram Alir SOP POB Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri Diagram Alir Untuk Mahasiswa Transfer Dalam Negeri
No. Prosedur Ditdik Instansi /PT lain
1.
Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Instansi dan Perguruan Tinggi yang mempunyai kerjasama dengan ITB, daftar Instansi dan Perguruan Tinggi didapat dari WRKMA yang diperkuat dengan adanya MOU yang didapat dari WRRI/LPPM. 2.
Instansi dan Perguruan Tinggi mengirimkan surat lamaran dengan menyertakan dokumen persyaratan ke Direktorat Pendidikan
3. Direktorat Pendidikan melakukan proses evaluasi surat lamaran berupa verifikasi administrasi dan kelengkapan berkas pendaftaran para calon mahasiswa transfer.
4. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan validasi persyaratan peserta dengan cara memeriksa keabsahan persyaratan bagi calon mahasiswa transfer.
5.
Kasubdit Penjaringan mengirimkan surat kepada Instansi dan Perguruan tinggi yang lolos seleksi administrasi berisi pemberitahuan kepada peserta untuk melakukan proses pembayaran, pendaftaran dan seleksi di ITB.
6. Peserta seleksi transfer dalam negeri melaksanakan pembayaran, pendaftaran dan seleksi sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
7. Setelah seleksi selesai peserta diperkenankan untuk kembali ke tempat tugasnya masing-masing untuk menunggu hasil seleksi.
8. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat panggilan bagi yang lolos seleksi untuk melakukan proses PMB sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku di ITB.
1 2 3 5 4 7 6 8 Ya Tidak Tidak Ya
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 7 dari 7 7 Diagram Alir Untuk Program Studi
No. Prosedur Ditdik Program Studi
1. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Program studi yang diminiati oleh peserta seleksi mahasiswa transfer dalam negeri
2.
Program studi membentuk tim seleksi mahasiswa transfer dalam negeri dan menyampaikan kembali ke Kasubdit Penjaringan Mahasiswa.
3. Direktorat Pendidikan memperbanyak soal ujian tertulis yang telah disampaikan oleh program studi.
4. Program Studi melaksanakan seleksi wawancara terhadap peserta
5. Program studi mengirimkan hasil seleksi ke direktorat pendidikan.
1
2
3
4
Program Vokasi
No. 003/I1.B01.5/SOP/2014
Kantor Wakil Rektor
Bidang Sumberdaya dan Organisasi
Institut Teknologi Bandung
JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 9 1 RIWAYAT REVISI N/A
JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 9 DAFTAR ISI
I. Unit Kerja Terkait 3
II. Tujuan 3
III. Referensi 3
IV. Pengertian dan batasan 3
V. Prosedur 4
VI. Indikator Keberhasilan 8
JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 9 3
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. LPPM
2. UKA (Fakultas/Sekolah)
II. TUJUAN
Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur perizinan, pelaporan, dan evaluasi penyelenggaraan program vokasi.
III. REFERENSI
1. Peraturan Pemerintah RI Nomor 65 Tahun 2013 tentang Statuta Institut Teknologi Bandung
2. SK Senat Akademik ITB No. 10/SK/I1-SA/OT/2012 tentang Harkat Pendidikan di ITB
IV. PENGERTIAN & BATASAN
1. PENGERTIAN
1. Pendidikan vokasi merupakan Pendidikan Tinggi program diploma yang
menyiapkan mahasiswa untuk pekerjaan dengan keahlian tertentu.
2. WRAM adalah wakil Rektor yang bertanggung jawab dalam bidang akademik dan kemahasiswaan
3. LPPM adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
4. Direktorat Pendidikan adalah unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan penyusunan rencana strategis dan rencana operasional, pengawasan, evaluasi, penilaian kinerja, dan pelaporan seluruh kegiatan administrasi pendidikan di ITB agar tujuan pengelolaan pendidikan dapat tercapai.
5. Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa adalah unit di bawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan kegiatan perencanaan dan administrasi penerimaan mahasiswa baru ITB.
JUDUL : Program Vokasi
NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 9
6. Sub Direktorat Administrasi Pendidikan adalah unit di bawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengoordinasi penyelenggaraan kegiatan administrasi pendidikan mahasiswa program sarjana, magister dan doctor agar kegiatan administrasi pendidikan berjalandengan baik.
7. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan.
8. Program studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau pendidikan vokasi.
9. Kurikulum merupakan seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan bahan ajar serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelengaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan Pendidikan Tinggi.
2. BATASAN
1. Program vokasi yang dimaksud di dalam SOP ini adalah program diploma yang dikelola oleh LPPM dan/atau fakultas/sekolah.
2. Program diploma yang diatur dalam SOP ini adalah program bergelar dengan masa studi 1 - 4 tahun.
V. PROSEDUR
5.1 Program vokasi yang dilaksanakanoleh LPPM
1. LPPM mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan.
2. Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut:
2.1. Dokumen kerjasama (MoU) antara ITB dan lembaga mitra sebagai
payung kerjasama pelaksanaan program vokasi.
JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 5 dari 9 5
2.4. Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi.
2.5. Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi. 2.6. Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang
sekurang-kurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis).
2.7. Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di ITB. 2.8. Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi.
3. Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari.
4. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan.
5. Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada LPPM untuk melengkapi dokumen usulan.
6. Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui.
7. Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui.
8. WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada LPPM.
9. ITB menerbitkan SK penerimaan mahasiswa program vokasi.
10. ITB memberikan NIM (Nomor Induk mahasiswa) dan mencetak KTM
(Kartu Tanda mahasiswa)
11. LPPM menyampaikan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir
semester kepada Direktur Pendidikan.
12. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai
JUDUL : Program Vokasi
NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 6 dari 9
13. LPPM menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala
terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi.
14. ITB menerbitkan sertifikat untuk mahasiswa program vokasi yang telah
menyelesaikan pendidikan.
15. LPPM menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir
penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan.
5.2 Program vokasi yang dilaksanakan oleh fakultas/sekolah
1. Dekan mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan.
2. Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut:
2.1. Dokumen kerjasama (MoU) antara fakultas/sekolah dan lembaga
mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi.
2.2. Program studi pelaksana program vokasi. 2.3. Kurikulum program vokasi.
2.4. Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi.
2.5. Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi. 2.6. Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang
sekurang-kurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis).
2.7. Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di fakultas/
sekolah.
2.8. Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi.
3. Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari.
4. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan
JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 7 dari 9 7
5. Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada LPPM untuk melengkapi dokumen usulan.
6. Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui.
7. Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat dan kriteria yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui.
8. WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada Dekan.
9. ITB menerbitkan SK penerimaan mahasiswa program vokasi.
10. ITB memberikan NIM (Nomor Induk mahasiswa) dan mencetak KTM
(Kartu Tanda mahasiswa)
11. Dekan melaporkan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir
semester kepada Direktur Pendidikan.
12. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai
mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik.
13. Dekan menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala
terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi.
14. ITB menerbitkan sertifikat untuk mahasiswa program vokasi yang telah
menyelesaikan pendidikan.
15. Dekan menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir
penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan.
JUDUL : Program Vokasi
NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 8 dari 9
VI. INDIKATOR KEBERHASILAN
1. Program vokasi yang dilaksanakan di ITB memenuhi semua persyaratan serta kriteria yang ditentukan oleh ITB.
2. Terdatanya seluruh program vokasi (berikut segala kelengkapannya) yang dilaksanakan di ITB.
3. Teridentifikasinya penggunaan ruang untuk keperluan program vokasi di ITB.
4. Teridentifikasinya dosen dan tenaga kependidikan yang menjalankan program vokasi.
VII. LAMPIRAN
9 Penjaringan Administrasi
1
2
3
A. Program vokasi yang dilaksanakan oleh LPPM
LPPM mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada:
a) WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan dan Kepala LP4.
b) WRURK dengan tembusan kepada Direktur Perencanaan
Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut:
a) Dokumen kerjasama (MoU) antara ITB dan lembaga mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi.
b) Data fakultas dan program studi pelaksana program vokasi. c) Kurikulum program vokasi.
d) Rekomendasi Senat Fakultas mengenai penyelenggaraan program vokasi serta kurikulumnya.
e) Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi.
f) Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi. g) Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang
sekurang-kurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis).
h) Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di ITB. i) Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi. j) Fasilitas Laboratorium yang diperlukan
Surat permohonan yang ditujukan kepada WRURK sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut:
a) Kontrak kerjasama program vokasi yang sekurang-kurangnya harus memuat informasi sbb: 7 1 2 2 2 2 2 6 4 1
4 5 6 7 8
pendidikan yang berlaku di ITB
o Bantuan/tunjangan pendidikan untuk mahasiswa (biaya buku,
biaya penelitian, biaya transport bila ada) b) Bukti transfer pembayaran ke ITB
c) Daftar nama mahasiswa
d) Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang sekurang-kurangnya memuat rincian:
o Biaya pendidikan baku
o Biaya pendidikan khusus/beasiswa o Biaya operasional pelaksana
e) Surat permohonan penambahan anggaran kerjasama. f) Kode file kerjasama yang diajukan melalui SIPPM.
Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari.
Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan.
Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Kepala LP4 menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum program vokasi kepada WRAM.
Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Direktur Perencanaan menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum program vokasi kepada WRURK.
WRURK mengirimkan persetujuan atau penolakan program vokasi kepada
WRAM. tidak 8 4 5 6 7 ya
11 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada LPPM untuk melengkapi dokumen usulan. Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui.
Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui.
WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada LPPM.
WRAM membuat SK Rektor ITB mengenai program vokasi.
Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan memasukkan data mahasiswa program vokasi ke dalam basis data akademik ITB.
LPPM menyampaikan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir semester kepada Direktur Pendidikan.
Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik.
LPPM menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi.
Direktur Pendidikan menerbitkan ijazah untuk mahasiswa program vokasi yang telah menyelesaikan pendidikan.
LPPM menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir
penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan. 10 18 ya tidak tidak 11 ya tidak 14 17 17 20 20 20 11 12 13 15 15 16 19 ya
1
2
3
Dekan mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada:
a) WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan dan Kepala LP4.
b) WRURK dengan tembusan kepada Direktur Perencanaan
Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut:
a) Dokumen kerjasama (MoA) antara fakultas/sekolah dan lembaga mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi.
b) Data fakultas dan program studi pelaksana program vokasi. c) Kurikulum program vokasi.
d) Rekomendasi Senat Fakultas mengenai penyelenggaraan program vokasi serta kurikulumnya.
e) Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi.
f) Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi. g) Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang
sekurang-kurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis).
h) Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di ITB. i) Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi. j) Fasilitas Laboratorium yang diperlukan
Surat permohonan yang ditujukan kepada WRURK sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut:
a) Kontrak kerjasama program vokasi yang sekurang-kurangnya harus memuat informasi sbb:
1
2 2 2
13 4 5 6 7 8
o Bantuan/tunjangan pendidikan untuk mahasiswa (biaya buku,
biaya penelitian, biaya transport bila ada) b) Bukti transfer pembayaran ke ITB
c) Daftar nama mahasiswa
d) Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang sekurang-kurangnya memuat rincian:
o Biaya pendidikan baku
o Biaya pendidikan khusus/beasiswa o Biaya operasional pelaksana
e) Surat permohonan penambahan anggaran kerjasama. f) Kode file kerjasama yang diajukan melalui SIPPM.
Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari.
Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan.
Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Kepala LP4 menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum program vokasi kepada WRAM.
Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Direktur Perencanaan menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum program vokasi kepada WRURK.
WRURK mengirimkan persetujuan atau penolakan program vokasi kepada
WRAM. 8 ya tidak 1 11 9 10 4 5 6 7
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 mahasiswa)
Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada Dekan untuk melengkapi dokumen usulan. Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui.
Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui.
WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada Dekan.
WRAM membuat SK Rektor ITB mengenai program vokasi.
Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan memasukkan data mahasiswa program vokasi ke dalam basis data akademik ITB.
Dekan menyampaikan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir semester kepada Direktur Pendidikan.
Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik.
Dekan menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi.
Direktur Pendidikan menerbitkan ijazah untuk mahasiswa program vokasi yang telah menyelesaikan pendidikan.
Dekan menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan. 10 18 ya tidak tidak 11 ya tidak 16 17 15 15 14 13 12 12 20 20 20 19 17 ya
Penyusunan Prosedur Operasional Baku
(POB) Seleksi Mahasiswa Asing
No. 004/I1.B01.5/SOP/2014
Kantor Wakil Rektor
Bidang Sumberdaya dan Organisasi
Institut Teknologi Bandung
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku
(POB) Seleksi Mahasiswa Asing NOMOR : 004/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 7
RIWAYAT REVISI N/A
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku
(POB) Seleksi Mahasiswa Asing NOMOR : 004/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 7
2
DAFTAR ISI
I. Unit Kerja Terkait 3
II. Tujuan 3
III. Referensi 3
IV. Pengertian dan batasan 3
V. Prosedur 4
VI. Indikator Keberhasilan 5
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku
(POB) Seleksi Mahasiswa Asing NOMOR : 004/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 7
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. Direktorat Pendidikan 2. Direktorat Keuangan
3. Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa 4. ITB Internasional Relation Office
5. Unit Sumber Daya Informasi 6. UKA Fakultas / Sekolah
II. TUJUAN
Tujuan dari SOP POB ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan Seleksi Mahasiswa Asing, agar lebih efisien dan efektif serta memastikan bahwa proses penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa internasional dapat berjalan dengan lancar dan mudah sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku di ITB.
III. REFERENSI
1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB ( Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005)
2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2010
3. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan
4. Pengumuman – pengumuman yang berhubungan dengan mahasiswa baru 5. Kalender Akademik yang berlaku
IV. PENGERTIAN & BATASAN
1. PENGERTIAN
a. POB Seleksi Mahasiswa Asing adalah Prosedur Operasional Baku yang dapat dijadikan panduan bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses seleksi mahasiswa internasional.
b. Direktorat Pendidikan adalah unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan penyusunan
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku
(POB) Seleksi Mahasiswa Asing NOMOR : 004/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 7
4 penilaian kinerja dan pelaporan seluruh kegiatan adinsitrasi pendidikan di ITB agar tujuan pengelolaan pendidikan dapat tercapai.
c. Sub Direktorat Penjaringan mahasiswa adalah unit dibawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengelola dan megoordinasikan kegiatan perencanaan dan administrasi penerimaan mahasiswa baru ITB
d. UKA Fakultas / Sekolah adalah Unit Kerja Akademik yang dikepalai oleh Dekan.
e. Program Studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulm dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi dan/atau pendidikan vokasi. f. Mahasiswa Asing adalah Warga Negara Asing yang berminat untuk
melanjutkan studinya di ITB dengan syarat yang telah ditentukan oleh ITB. 2. BATASAN
a. POB yang dimaksud adalah Prosedur Operasional Baku dalam Proses Seleksi Penerimaan Mahasiswa Asing di ITB.
b. Mahasiswa Asing yang dimaksud adalah Warga Negara Asing yang sudah menempuh Pendidikan sekelas SMA maupun diploma dan ingin melanjutkan pendidikan lebih lanjut di ITB.
c. IRO adalah Unit dibawah Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional yang memberikan bantuan secara professional kepada para mahasiswa asing diantaranya adalah membuat Visa belajar dan bantuan administrasi lainnya.
d. Prosedur ini diterapkan pada seluruh kegiatan penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa internasional / asing di lingkup ITB.
V. PROSEDUR
1. Direktorat Pendidikan mengirimkan pengumuman mengenai informasi penerimaan mahasiswa baru jalur internasional beserta persyaratan yang harus dipenuhi untuk ditayangkan melalui website http://itb.ac.id/kepada Unit Sumber Daya Informasi.
2. Unit Sumber Daya Informasi mengeluarkan pengumuman pada website http://itb.ac.id/.
3. Pelamar mengirimkan lamaran melalui email yang ditujukan kepada Kepala Sub Direktorat Pendidikan melalui alamat e-mail : usmitb@pusat.itb.ac.id lengkap dengan persyaratan yang telah diupload baik secara perorangan maupun kolektif melalui agent sesuai dengan pilihannya baik Tahun Pertama maupun Transfer.
JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku
(POB) Seleksi Mahasiswa Asing NOMOR : 004/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 5 dari 7
4. Kasubdit Penjaringan mahasiswa melakukan proses evaluasi berkas lamaran berupa verifikasi administrasi dan kelengkapan berkas pendaftaran pelamar. 5. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan dokumen pelamar ke program
studi yang diminati pelamar dalam bentuk CD untuk di evaluasi sesuai dengan lamaran yang diajukan apakah Tahun Pertama atau Transfer.
6. Dalam batas waktu yang ditentukan Kasubdit Penjaringan mahasiswa menerima hasil evaluasi dari program studi yang bersangkutan.
7. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan peninjauan terhadap hasil evaluasi program studi untuk selanjutnya mengeluarkan pengumuman mengenai pelamar yang lolos seleksi.
8. Kasubdit Penjaringan mahasiswa mengirimkan surat pemberitahuan berisi pemanggilan bagi pelamar yang lolos seleksi
9. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa memantau pelaksanaan proses PMB bagi calon mahasiswa baru ITB.
VI. INDIKATOR KEBERHASILAN
1. Proses seleksi penerimaan mahasiswa asing yang dilaksanakan di ITB memenuhi semua persyaratan serta criteria yang ditentukan oleh ITB.
2. Terdatanya seluruh program seleksi yang dilaksanakan oleh ITB 3. Teridentifikasinya Program studi yang menerima mahasiswa asing.
VII. LAMPIRAN
Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing
6
No PROSEDUR Peserta DITDIK DITKEU Subdit Penjaringan
Mahasiswa USDI Fakultas Prodi IRO 1 2 3 4 5 6 7
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan draft prosedur dan pengumuman seleksi mahasiswa asing kepada Direktur Pendidikan.
Direktorat Pendidikan mengirimkan pengumuman mengenai informasi penerimaan mahasiswa baru Warga Negara Asing beserta persyaratan yang harus dipenuhi kepada USDI untuk ditayangkan pada laman seleksi mahasiswa baru ITB.
Pelamar mengirimkan lamaran secara online melalui laman seleksi mahasiswa baru Warga Negara Asing sesuai dengan periode pendaftaran.
Kasubdit Penjaringan mahasiswa melakukan proses evaluasi awal berkas lamaran berupa verifikasi kelengkapan berkas pendaftaran pelamar.
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan desk evaluation terhadap pelamar program tahun pertama (first year), paling lama 2 (dua) minggu sejak masa pendaftaran ditutup. Bila dipandang perlu, Kasubdit Penjaringan Mahasiswa dapat meminta pendapat prodi terkait mengenai criteria seleksi.
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan dokumen pelamar program transfer ke program studi untuk dievaluasi.
Prodi terkait melakukan desk evaluation terhadap pelamar program transfer paling lama dalam waktu 2 (dua) minggu sejak dokumen diserahkan.
8 7 6 6 5 5 4 3 3 1 1 2
9 10 11 12 13 14
SKS serta nama matakuliah yang harus diambil oleh mahasiswa transfer yang diusulkan untuk diterima tersebut.
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan evaluasi akhir terhadap mahasiswa transfer yang direkomendasikan prodi terkait.
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa menyerahkan hasil evaluasi terhadap calon mahasiswa asing (tahun pertama dan transfer) kepada Direktur Pendidikan untuk diteruskan kepada Wakil Rektor yang membidangi Pendidikan. Pimpinan ITB memberikan keputusan akhir terhadap usulan mahasiswa asing yang diterima, paling lama dalam waktu 1 (satu) minggu sejak data diserahkan.
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengumumkan hasil seleksi melalui laman seleksi mahasiswa ITB.
Direktorat Keuangan menerima pelunasan biaya pendidikan dari calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima di ITB.
ITB International Relation Office (IRO) membantu calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima untuk memperoleh dokumen-dokumen keimigrasian dan ijin belajar, serta membantu calon mahasiswa untuk memperoleh akomodasi di Bandung.
14 13 12 12 9 11 10
6
No PROSEDUR Peserta DITDIK DITKEU Subdit Penjaringan
Mahasiswa USDI Fakultas Prodi IRO 1 2 3 4 5 6 7
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan draft prosedur dan pengumuman seleksi mahasiswa asing kepada Direktur Pendidikan.
Direktorat Pendidikan mengirimkan pengumuman mengenai informasi penerimaan mahasiswa baru Warga Negara Asing beserta persyaratan yang harus dipenuhi kepada USDI untuk ditayangkan pada laman seleksi mahasiswa baru ITB.
Pelamar mengirimkan lamaran secara online melalui laman seleksi mahasiswa baru Warga Negara Asing sesuai dengan periode pendaftaran.
Kasubdit Penjaringan mahasiswa melakukan proses evaluasi awal berkas lamaran berupa verifikasi kelengkapan berkas pendaftaran pelamar.
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan desk evaluation terhadap pelamar program tahun pertama (first year), paling lama 2 (dua) minggu sejak masa pendaftaran ditutup. Bila dipandang perlu, Kasubdit Penjaringan Mahasiswa dapat meminta pendapat prodi terkait mengenai criteria seleksi.
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan dokumen pelamar program transfer ke program studi untuk dievaluasi.
Prodi terkait melakukan desk evaluation terhadap pelamar program transfer paling lama dalam waktu 2 (dua) minggu sejak dokumen diserahkan.
8 7 6 6 5 5 4 3 3 1 1 2
9 10 11 12 13 14
SKS serta nama matakuliah yang harus diambil oleh mahasiswa transfer yang diusulkan untuk diterima tersebut.
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan evaluasi akhir terhadap mahasiswa transfer yang direkomendasikan prodi terkait.
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa menyerahkan hasil evaluasi terhadap calon mahasiswa asing (tahun pertama dan transfer) kepada Direktur Pendidikan untuk diteruskan kepada Wakil Rektor yang membidangi Pendidikan. Pimpinan ITB memberikan keputusan akhir terhadap usulan mahasiswa asing yang diterima, paling lama dalam waktu 1 (satu) minggu sejak data diserahkan.
Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengumumkan hasil seleksi melalui laman seleksi mahasiswa ITB.
Direktorat Keuangan menerima pelunasan biaya pendidikan dari calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima di ITB.
ITB International Relation Office (IRO) membantu calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima untuk memperoleh dokumen-dokumen keimigrasian dan ijin belajar, serta membantu calon mahasiswa untuk memperoleh akomodasi di Bandung.
14 13 12 12 9 11 10
Penyusunan Prosedur Operasional
Baku (POB) Seleksi Mahasiswa WNI
Luar Negeri
No. 005/I1.B01.5/SOP/2014
Kantor Wakil Rektor
Bidang Sumberdaya dan Organisasi
Institut Teknologi Bandung
JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri NOMOR : 005/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 8 RIWAYAT REVISI N/A
JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri NOMOR : 005/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 8 2 DAFTAR ISI
I. Unit Kerja Terkait 3
II. Tujuan 3
III. Referensi 3
IV. Pengertian dan batasan 3
V. Prosedur 4
VI. Indikator Keberhasilan 5
JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri
NOMOR : 005/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 8
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. Direktorat Pendidikan 2. Direktorat Keuangan
3. Unit Sumber Daya Informasi 4. Fakultas / Sekolah
II. TUJUAN
Tujuan dari SOP ini adalah untuk menyusun Prosedur Operasional Baku (POB) bagi seleksi siswa WNI yang menempuh pendidikan sederajat SMN di luar negeri agar lebih efisien dan efektif.
III. REFERENSI
1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005)
2. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan
3. Pengumuman-pengumuman yang berhubungan dengan Mahasiswa Baru 4. Kalender Akademik yang berlaku.
IV. PENGERTIAN & BATASAN
1. PENGERTIAN
a. WNI Luar Negeri adalah siswa-siswi Warga Negara Indonesia yang berada di luar negeri dan tidak bersekolah pada sekolah RI di luar negeri.
b. Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri adalah Seleksi khusus yang diperuntukkan bagi siswa-siswi Warga Negara Indonesia yang tidak dapat mengikuti seleksi regular karena adanya perbedaan kurikulum dengan sekolah di Indonesia yang berminat melanjutkan pendidikan ke ITB.
JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri NOMOR : 005/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 8 4 evaluasi, penilaian kinerja dan pelaporan seluruh kegiatan administrasi pendidikan di ITB agar tujuan pengelolaan pendidikan dapat tercapai.
d. Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa adalah unit di bawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan kegiatan perencanaan dan administrasi penerimaan mahasiswa baru ITB.
e. UKA Fakultas/Sekolah adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan.
f. USDI adalah Unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk mengelola informasi baik dalam intern ITB maupun keluar ITB. 2. BATASAN
a. Seleksi yang dimaksud adalah seleksi yang khusus diperuntukkan bagi
putra putri berkewarganegaraan Indonesia yang mengikuti orangtuanya bertugas di luar negeri sehingga harus menempuh pendidikan sekelas SMA Indonesia di luar negeri .
b. Karena Sekolah WNI Luar Negeri tidak ada Ujian Nasional maka
peserta seleksi harus melakukan penyetaraan Ijazah ke Diknas Indonesia.
V. PROSEDUR
1. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengirimkan surat kepada Unit Sumber Daya Informasi perihal permohonan penayangan informasi seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri melalui website: http://itb.ac.id/
2. Unit Sumber Daya Informasi memasang Informasi pada situs ITB yang dapat dijangkau oleh seluruh siswa-siswi WNI Luar Negeri khususnya yang berminat ke ITB.
3. Siswa – siswi yang berminat dapat mengakses dan mengupload persyaratan yang harus dilengkapi dan mengirimkan berkas / dokumen administrasi yang sudah lengkap sesuai dengan tanggal yang sudah ditentukan.
4. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa melakukan pendataan peserta dan melakukan verifikasi terhadap dokumen siswa-siswi pelamar
5. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa merevieu data pelamar sesuai dengan syarat yang ditentukan dan hasilnya dibuat surat panggilan pada peserta untuk melakukan pendaftaran dengan menunjukkan bukti dan syarat yang telah ditentukan seperti :
JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri NOMOR : 005/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 5 dari 8 - Kartu Identitas
- Berkas dan dokumen penting lainnya : a. Salinan Akta Kelahiran
b. Pas Foto terbaru
c. Ijazah/Surat Keterangan Lulus dari SLTA asal d. Transkrip nilai SLTA
6. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengundang secara langsung pelamar yang memenuhi syarat sesuai daftar akhir untuk mengikuti proses pendaftaran dan seleksi.
7. Peserta melaksanakan seleksi sesuai dengan waktu yang ditentukan.
8. Setelah seleksi selesai peserta menunggu untuk hasil seleksi yang akan diumumkan melalui surat resmi.
9. Direktorat Pendidikan melakukan proses penilaian Seleksi Penerimaan WNI Luar Negeri.
10.Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa Direktorat Pendidikan memanggil mereka yang lolos seleksi untuk melakukan proses pendaftaran. 11.Direktorat Pendidikan melakukan update basis data Mahasiswa bersamaan
dengan Mahasiswa lain yang lolos seleksi melalui jalur prestasi akademik, jalur ujian tertulis, jalur transfer dan Internasional.
VI. INDIKATOR KEBERHASILAN
1. Program Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri yang dilaksanakan di ITB memenuhi semua persyaratan serta criteria yang ditentukan oleh ITB. 2. Teridentifikasinya Fakultas/Sekolah yang menerima mahasiswa WNI Luar
Negeri.
VII. LAMPIRAN
Lampiran 1 - Diagram Alir Prosedur Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri Lampiran 2 - Borang ………
6
No PROSEDUR KASUBDIT PENJARINGAN DITDIK USDI PESERTA
1
2
3
4
5
Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengirimkan surat kepada Unit Sumber Daya Informasi perihal permohonan penayangan informasi seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri melalui website: http://itb.ac.id/
Unit Sumber Daya Informasi memasang Informasi pada situs ITB yang dapat dijangkau oleh seluruh siswa-siswi WNI Luar Negeri khususnya yang berminat ke ITB. Siswa – siswi yang berminat dapat mengakses dan mengupload persyaratan yang harus dilengkapi dan mengirimkan berkas / dokumen administrasi yang sudah lengkap sesuai dengan tanggal yang sudah ditentukan. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa melakukan pendataan peserta dan melakukan verifikasi terhadap dokumen siswa-siswi pelamar
Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa merevieu data pelamar sesuai dengan syarat yang ditentukan dan hasilnya dibuat surat panggilan pada peserta untuk melakukan pendaftaran dengan menunjukkan bukti dan syarat yang telah ditentukan seperti :
Bukti Pembayaran seleksi Kartu Identitas
Berkas dan dokumen penting lainnya : o Salinan Akta Kelahiran
o Pas Foto terbaru
o Ijazah/Surat Keterangan Lulus dari SLTA asal 5 6 tidak ya 1 2 3 4 6
6 7 8 9 10 11
syarat sesuai daftar akhir untuk mengikuti proses pendaftaran dan seleksi.
Peserta melaksanakan seleksi sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Setelah seleksi selesai peserta menunggu untuk hasil seleksi yang akan diumumkan melalui surat resmi. Direktorat Pendidikan melakukan penilaian terhadap hasil seleksi peserta
Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa Direktorat Pendidikan memanggil mereka yang lolos seleksi untuk melakukan proses pendaftaran.
Direktorat Pendidikan melakukan update basis data Mahasiswa bersamaan dengan Mahasiswa lain yang lolos seleksi melalui jalur prestasi akademik, jalur ujian tertulis, jalur transfer dan Internasional.
9 ya 11 10 8 7
Kelulusan Tahap TPB
No. 006/I1.B01.5/SOP/2014
Kantor Wakil Rektor
Bidang Sumberdaya dan Organisasi
Institut Teknologi Bandung
JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 10 RIWAYAT REVISI N/A
JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 10 2 DAFTAR ISI
I. Unit Kerja terkait 3
II. Tujuan 3
III. Referensi 3
IV. Pengertian dan Batasan 3
V. Prosedur 4
VI. Indikator Keberhasilan 5
JUDUL : Kelulusan Tahap TPB
NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 10
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. Direktorat Pendidikan 2. Lembaga TPB
3. Fakultas/Sekolah
II. TUJUAN
Agar mahasiswa baru Program TPB dapat lulus dalam waktu 1 (satu) tahun atau selambat-lambatnya 2 (dua) tahun dan mengidentifikasi status akademik mahasiswa yang sudah lulus pada tahap TPB.
III. REFERENSI
1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01/PP/2005).
2. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB. 3. Kalender Pendidikan.
IV. PENGERTIAN & BATASAN
A. PENGERTIAN
1. Kelulusan TPB : Proses pelulusan mahasiswa baru program TPB pada tahap tahun pertama
2. TPB : Tahap Persiapan Bersama 3. ITB : Institut Teknologi Bandung
4. LTPB : Lembaga Tahap Persiapan Bersama
JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 10 4 6. Sekolah : UKS yang mengelola kurang dari 2 program studi yang
serumpun atau lebih dari 2 program studi tetapi masih sejenis (kesamaan kontekstualitas keilmuannya lebih banyak lagi)
7. UKS : Unit Keilmuan Serumpun 8. DitDik : Direktorat Pendidikan
9. WRAM : Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan 10. SK : Surat Keputusan
11. Prodi : Program Studi
12. PML : Pendaftaran Mahasiswa Lama 13. UAS : Ujian Akhir Semester
14. Kasubdit : Kepala Sub Direktorat 15. PMB : Pendaftaran Mahasiswa Baru
B. BATASAN
1. Kelulusan tahap tahun pertama dijadwalkan dalam waktu 2 semester (1 tahun), tahun kedua merupakan perpanjangan dengan syarat IP>2.00 2. Syarat kelulusan TPB adalah IP> 2.00, 36 SKS , tanpa nilai E dan T. 3. Apabila sampai 2 tahun belum lulus TPB, maka tidak diperkenankan
melanjutkan studi
V. PROSEDUR
1. Direktorat Pendidikan melakukan koordinasi dengan LTPB terkait pemrosesan nilai mahasiswa setiap akhir semester dari Fakultas/Sekolah. 2. Direktorat Pendidikan memantau daftar mahasiswa calon lulus tahap studi
melalui website https://six.akademik.itb.ac.id/six link Proses Kelulusan Bukan Wisuda (Calon Lulus Tahap).
3. Direktorat Pendidikan memantau melalui Display Calon Lulus Tahap menurut perhitungan.
JUDUL : Kelulusan Tahap TPB
NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 5 dari 10
4. Direktorat Pendidikan dapat mengajukan atau membatalkan mahasiswa yang sudah memenuhi persyaratan kelulusan.
5. Direktorat Pendidikan mencetak Berita Acara Calon Lulus Tahap.
6. Direktorat Pendidikan meluluskan calon lulus tahap bagi mahasiswa yang sudah memenuhi syarat dan diajukan kelulusannya.
7. Direktorat Pendidikan melakukan Entry Surat Keterangan Lulus.
8. Direktorat Pendidikan melakukan Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus 9. Direktorat Pendidikan melakukan Kontrol Kelengkapan Data Surat
Keterangan Lulus.
10.Direktorat Pendidikan memproses Surat Keputusan Lulus Tahap.
11.Direktorat Pendidikan mencetak Surat Keterangan Lulus Tahap disampaikan ke LTPB untuk selanjutnya dikirim ke Fakultas/Sekolah
VI. INDIKATOR KEBERHASILAN
Selama 2 semester (1 tahun) jumlah mahasiswa yang lulus TPB rata-rata diatas 80%, Sedangkan sisanya lulus pada tahun kedua.
VII. LAMPIRAN
JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 6 dari 10 6
Diagram Alir SOP Kelulusan Tahap TPB
No. Prosedur DitDik LTPB Fakultas/Sekolah
1 Direktorat Pendidikan melakukan koordinasi dengan LTPB terkait pemrosesan nilai mahasiswa setiap akhir semester dari Fakultas/Sekolah.
2 Direktorat Pendidikan memantau daftar mahasiswa calon lulus tahap studi melalui website https://six.akademik.itb.ac.id/six link Proses Kelulusan Bukan Wisuda (Calon Lulus Tahap).
3 Direktorat Pendidikan memantau melalui Display Calon Lulus Tahap menurut perhitungan.
4 Direktorat Pendidikan dapat mengajukan atau membatalkan mahasiswa yang sudah memenuhi persyaratan kelulusan.
5 Direktorat Pendidikan mencetak Berita Acara Calon Lulus Tahap.
6 Direktorat Pendidikan meluluskan calon lulus tahap bagi mahasiswa yang sudah memenuhi syarat dan diajukan kelulusannya.
7 Direktorat Pendidikan melakukan Entry Surat Keterangan Lulus.
8 Direktorat Pendidikan melakukan Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus
9 Direktorat Pendidikan melakukan Kontrol Kelengkapan Data Surat Keterangan Lulus. 10 Direktorat Pendidikan memproses Surat
Keputusan Lulus Tahap.
11 Direktorat Pendidikan mencetak Surat Keterangan Lulus Tahap disampaikan ke LTPB untuk selanjutnya dikirim ke Fakultas/Sekolah
1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 11 11
JUDUL : Kelulusan Tahap TPB
NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 7 dari 10
JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 8 dari 10 8 1. Display Calon Lulus Menurut Perhitungan
Mahasiswa calon lulus tahap studi menurut perhitungan adalah mahasiswa yang belum lulus tahap studi
(belum diajukan maupun sudah diajukan oleh prodi sebagai calon lulus) dan memenuhi syarat sebagai calon lulus.
Menu : Display Utama
Submenu : Calon Lulus Tahap Studi Menurut Perhitungan
2. Pengajuan Calon Lulus tahap Studi
Mahasiswa yang statusnya belum diajukan sebagai calon lulus dan memenuhi syarat calon lulus
akan muncul dalam daftar pengajuan calon lulus tahap studi. Pengajuan dilakukan oleh Prodi.
Menu : Edit
Submenu : Pengajuan Calon Lulus Tahap Studi
3. Pembatalan Calon Lulus Tahap Studi
Oleh sebab-sebab tertentu, mahasiswa yang telah diajukan sebagai calon lulus bisa dibatalkan pengajuannya.
Menu : Edit
Submenu : Pembatalan Calon Lulus Tahap Studi
4. Cetak Berita Acara Calon Lulus
Sebelum proses pelulusan, dicetak berita acara calon lulus tahap studi. Menu : Download
Submenu : Berita Acara Calon Lulus Tahap Studi
5. Pelulusan Tahap Studi
Hasil dari proses pelulusan tahap studi ini adalah status mahasiswa lulus dari tahap tertentu
dan berada pada tahap selanjutnya. Menu : Edit
JUDUL : Kelulusan Tahap TPB
NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 9 dari 10
6. Entri Data Surat Keterangan Lulus
Untuk keperluan pencetakan surat keterangan lulus (TPB) perlu dientri terlebih dahulu data-data sebagai berikut:
- NIP pejabat penandatangan surat keterangan lulus - Jabatan penandatangan surat keterangan lulus
- Nomor surat atau postfix nomor surat keterangan lulus - Tanggal surat keterangan lulus
Menu : Edit
Submenu : Data Surat Keterangan Lulus
7. Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus
Proses alokasi nomor surat akan memberikan nomor surat dan tanggal surat pada data surat keterangan lulus
mahasiswa. Untuk surat keterangan lulus TPB akan dibangkitkan nomor surat dengan format
<nomor prodi><nomor urut surat>/<postfix surat keterangan lulus>.
Lebih baik alokasi nomor surat dilakukan setelah semua proses pelulusan selesai dilaksanakan
agar urutan nomor surat yang diberikan pada mahasiswa sesuai dengan urutan NIM. Menu : Edit
Submenu : Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus
8. Kontrol Kelengkapan Data Surat Keterangan Lulus
Sebelum dan selama pencetakan surat keterangan lulus tahap, perlu dicek/dikontrol kelengkapan
data surat keterangan lulus. Kelengkapan data surat dicek terhadap: - NIM mahasiswa
- Nama mahasiswa
- Tempat dan tanggal lahir mahasiswa - Alamat mahasiswa
- Tahun masuk ITB
- Nomor surat keterangan lulus (hasil alokasi nomor surat keterangan lulus) - Tanggal surat keterangan lulus
- Jabatan penandantangan surat keterangan lulus - Nama penandantangan surat keterangan lulus
JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 10 dari 10 10 surat keterangan lulus mahasiswa tersebut tidak akan tercetak.
Menu : Display Utama
Submenu : Kontrol Kelengkapan Data Surat Keterangan Lulus
9. Cetak Surat Keterangan Lulus
Cetak surat keterangan lulus bisa dilakukan per prodi maupun per NIM.
Surat keterangan lulus yang dicetak hanya surat keterangan lulus yang datanya lengkap.
Menu : Download
Pemberian Nomor Induk Mahasiswa
(NIM) Mahasiswa Program Student
Exchange
No. 008/I1.B01.5/SOP/2014
Kantor Wakil Rektor
JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM)
Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 6
1
RIWAYAT REVISI N/A
JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM)
Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 6
DAFTAR ISI
I. Unit Kerja terkait 3
II. Tujuan 3
III. Referensi 3
IV. Pengertian dan Batasan 3
V. Prosedur 4
VI. Indikator Keberhasilan 5
JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM)
Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 6
3
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. Direktorat Pendidikan
2. Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional
II. TUJUAN
Agar proses pemberian NIM (Nomor Induk mahasiswa) kepada mahasiswa Program Pertukaran Pelahar berjalan dengan lancar.
III. REFERENSI
1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01/PP/2005).
2. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB. 3. Kalender Pendidikan.
IV. PENGERTIAN & BATASAN
A. PENGERTIAN
1. Student Exchange : mahasiswa asing yang mendapat kesempatan belajar di ITB dalam waktu paling lama 2 semester
2. ITB : Institut Teknologi Bandung
3. Fakultas : UKS yang mengelola 3 program studi yang serumpun atau lebih
4. Sekolah : UKS yang mengelola kurang dari 2 program studi yang serumpun atau lebih dari 2 program studi tetapi masih sejenis (kesamaan kontekstualitas keilmuannya lebih banyak lagi) 5. UKS : Unit Keilmuan Serumpun
JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM)
Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 6
6. DKHI : Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional 7. IRO : International Relation Office
8. DitDik : Direktorat Pendidikan
9. WRAM : Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan 10. Prodi : Program Studi
11. Kasubdit : Kepala Sub Direktorat 12. Kasi : Kepala Seksi
B. BATASAN
1. ITB memberikan kesempatan kepada mahasiswa warga Negara asing untuk mengikuti Program Student Exchange dalam jangka waktu tertentu.
2. Bagi mahasiswa yang diterima untuk Program Student Exchange harus mematuhi aturan yang berlaku di ITB.
V. PROSEDUR
1. IRO mengirim surat ke Direktorat Pendidikan yang berisi data mahasiswa mahasiswa Program Student Exchange yang diterima di ITB
2. Surat tersebut sekurang-kurangnya memuat data sebagai berikut : 2.1. Identitas mahasiswa
2.2. Asal Negara
2.3. Program studi yang dituju 2.4. Masa studi
3. Direktorat Pendidikan memberikan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda Mahasiswa), selanjutnya dikirim ke IRO untuk disampaikan ke mahasiswa
JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM)
Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 5 dari 6
5
VI. INDIKATOR KEBERHASILAN
Selama beberapa tahun terakhir, banyak mahasiswa asing yang belajar di ITB untuk mengikuti Student Exchange Program, dengan demikian ITB sudah dikenal oleh dunia internasional terbukti dengan banyaknya mahasiswa asing yang belajar di ITB.
JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM)
Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 6 dari 6
Diagram Alir SOP POB Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Student Exchange
No PROSEDUR Peserta IRO DITDIK
1
2
3
IRO mengirim surat ke Direktorat Pendidikan yang berisi data mahasiswa mahasiswa Program Student Exchange yang diterima di ITB
Surat tersebut sekurang-kurangnya memuat data sebagai berikut :
1. Identitas mahasiswa 2. Asal Negara
3. Program studi yang dituju 4. Masa studi
Direktorat Pendidikan memberikan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda Mahasiswa), selanjutnya dikirim ke IRO untuk disampaikan ke mahasiswa 1 1 2 3 3 3
Pembukaan dan Penawaran Kelas
No. 009/I1.B01.5/SOP/2014
Kantor Wakil Rektor
Bidang Sumberdaya dan Organisasi
Institut Teknologi Bandung
JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 14 RIWAYAT REVISI N/A
JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 14 2 DAFTAR ISI
I. Unit Kerja terkait 3
II. Tujuan 3
III. Referensi 3
IV. Pengertian dan Batasan 3
V. Prosedur 4
VI. Indikator Keberhasilan 10
JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas
NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0
BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 14
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. Direktorat Pendidikan 2. Fakultas/Sekolah 3. Program Studi 4. LTPB
II. TUJUAN
Tujuan dari SOP ini adalah untuk menghasilkan data kelas yang dapat dipakai pada saat Pendaftaran ulang Mahasiswa Lama (PML), pelaksanaan sesuai dengan ketentuan ITB, Kalender Pendidikan dan Paket Kerja. Data kelas matakuliah harus tuntas sebelum Perwalian, agar ketika mahasiswa memilih matakuliah (mengisi RS) sudah mendapat informasi akurat mengenai matakuliah yang dapat diambil dan jadwalnya (untuk menghindari kelas yang bentrok)
III. REFERENSI
1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005)
2. Buku Peraturan Akademik
3. Kalender Pendidikan yang berlaku 4. Paket Kerja
IV. PENGERTIAN & BATASAN
A. PENGERTIAN
1. Pembukaan dan Penawaran Kelas suatu kegiatan yang dilakukan sebelum pelaksanaan Pendaftaran ulang Mahasiswa Lama.
2. PML adalah Pendaftaran ulang Mahasiswa Lama yaitu kegiatan yang harus dilaksanakan oleh mahasiswa setiap awal semester.
3. PRS adalah Perubahan Rencana Studi yaitu kegiatan yang dilaksanakan oleh mahasiswa untuk membatalkan, menambahkan atau mengganti mata
JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 14 4 B. BATASAN
Pelaksanaan kegiatan pembukaan dan penawaran kelas berdasarkan Kalender Pendidikan dan Paket Kerja.
1. Berita Acara pembukaan dan penawaran kelas dicetak program studi setelah situs untuk transaksi ditutup
2. Berita Acara harus sudah disampaikan ke Direktorat Pendidikan sebelum pelaksanaan perwalian dan pendaftaran ulang mahasiswa lama.
V. PROSEDUR V.1. Umum
Mahasiswa ITB setiap awal semester harus melaksanakan proses registrasi, untuk mendaftarkan kelas mata kuliah yang akan diambil pada semester yang akan datang. Agar proses registrasi dapat berjalan dengan lancar, maka terlebih dahulu setiap program studi harus menyatakan kelas mata kuliah apa saja yang akan ditawarkan pada semester yang akan berjalan.
V.2. Persiapan
V.2.1. Informasi
Prasyarat : Paket Kerja sudah siap
No Aktivitas Hasil Pihak Waktu
1 - DitDik membuat paket kerja - Menayangkan paket kerja di situs - Menginformasi melalui email ke Fak/Sek untuk selanjutnya disampaikan ke Prodi di lingkungan Fak/Sek masing-masing Paket Kerja dapat di akses di situs DitDik Fak./Sek , Prodi Dua hari sebelum situs Kelas dan DPK dibuka
JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 5 dari 14 V.2.2. Penyiapan Data
Prasyarat : Data mata kuliah terdaftar di basis data
No Aktivitas Hasil Pihak Waktu
1 Pembukaan situs Perwalian Prodi - DitDik membuka situs
perwalian untuk Prodi
- Prodi/Fakultas
melakukan assignment wali mahasiswa.
- Pemeriksaan
assignment wali yang terdapat di situs dan perbaikan wali yang berubah. Situs siap dipakai Informasi wali mahasiswa di basis data benar DitDik Prodi, Fak./Sek Lima hari sebelum Pelaksanaan Perwalian dan PML sesuai kalender pendidikan
2 DitDik membuka situs
Kelas dan DPK Situs Siap dipakai DitDik Satu minggu sebelum batas akhir konfirmasi penawaran kelas ditutup (dua minggu sebelum Perwalian dan PML), sesuai kalendek pendidikan 3 Pendampingan pemakaian situs di loket DitDik
Prodi dapat bekerja di DitDik, jika mengalami permasalahan dalam pengisian data DitDik, Prodi, Fak/Sek Satu hari (kesepakatan unit terkait)
4 Pengisian Data Kelas yang akan ditawarkan - Prodi, Fak./Sek. Daftar kelas yang akan ditawarkan tersimpan di Prodi,
LTPB Satu minggu sebelum batas akhir
