BAB 3
GAMBARAN PROSES BISNIS
3.1 Sejarah Rumah Sakit
Rumah sakit Budi Lestari berdiri pada tanggal 25 April 1982, berupa Rumah Bersalin “Murni” didirikan oleh Alm. Bapak Letkol Ismoko (purn), sebagai ketua pendiri yayasan Semangun. Surat izin operasional dari dinas kesehatan propinsi jawa barat No.2341/KS030/XI/1982 tanggal 13 November 1982 dan dirjen yankes depkes RI pusat No.0674/YANKES/RSKS/1985 tanggal 22 Mei 1985. Pada tahun 1987 nama rumah bersalin ini berubah menjadi Rumah Sakit Umum Budi Lestari. Pada tahun 1991 jumlah tempat tidur berubah dari 13 tempat tidur menjadi 47 tempat tidur, dan mulai dibuat kamar operasi. Kemajuan lain yang telah diraih adalah pada tahun 2001 sampai sekarang jumlah tempat tidur mencapai 52 tempat tidur.
3.1.1 Status dan Kedudukan RS. Budi Lestari
Status Rumah Sakit Budi Lestari adalah rumah sakit umum swasta, dibawah naungan yayasan “Semangun”. Berkedudukan pada Jl. Kyai Haji Noer Ali No.2 Bekasi dan berdiri diatas lahan seluas 3.050 m2 dan luas bangunan mencapai 1.780 m2.
3.1.2 Visi Misi Rumah Sakit
Visi rumah sakit Budi Lestari adalah “Menjadi Rumah Sakit Yang Mengutamakan Mutu Pelayanan Kesehatan Bagi Kepuasan Pelanggan”.
1) Mengelola pelayanan kesehatan secara profesional.
2) Memuaskan pelanggan melalui pelayanan kesehatan yang kompetitif dan terjangkau.
3) Meningkatkan kualitas SDM melalui pendidikan dan pelatihan.
4) Dapat bekerja dengan institusi terkait.
3.1.3 Tujuan Rumah Sakit
Tujuan didirikannya Rumah Sakit Umum Budi Lestari adalah untuk membantu pemerintah dalam meningkatkan derajat kesehatan bagi masyarakat melalui peningkatan mutu pelayanan.
3.1.4 Moto Rumah Sakit
Moto rumah sakit Budi Lestari adalah “Kesehatan Anda adalah Kebanggaan Kami”.
3.1.5 Jenis-jenis pelayanan 1. Rawat jalan
a) Poli Kebidanan dan Kandungan b) Poli Bedah Umum
c) Poli Bedah Orthopedi d) Poli Bedah Urologi e) Poli Anak
g) Poliklinik THT h) Poli Mata i) Poli Syaraf
j) Poli Akupuntur Medik
k) Poli Penyakit Kulit dan Kelamin
2. Rawat inap a. Nama kamar : 1. Ruang Anggrek 2. Ruang Cempaka 3. Ruang Bougenville 4. Ruang Dahlia 5. Ruang Melati b. Jenis kelas : 1. Kelas Utama 2. Kelas I 3. Kelas II 4. Kelas III 5. Perinatologi 3. Pelayanan penunjang : a) Instalasi Radiologi b) Instalasi Laboratorium c) Instalasi Farmasi d) Instalasi Gizi
e) Kamar Operasi
4. Jadwal Praktek Dokter :
a) UGD : 24 Jam
b) Poliklinik Umum : 08.00 – 14.00 c) Poliklinik Spesialis : 08.00 – 14.00 (pagi)
3.1.6 Struktur Organisasi Rumah Sakit
Sumber: RS Budi Lestari
3.1.7 Tugas dan Wewenang I. PIMPINAN
Pimpinan terdiri dari Direktur dan Ketua Komite Medik 1. Direktur
Tugas dan Wewenang:
a. Menyusun dan melaksanakan kebijakan Rumah Sakit sejalan dengan visi, misi dan tujuan Yayasan, serta peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
b. Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pelaksanaan semua bidang yang ada di Rumah Sakit.
c. Memberi petunjuk dan pengarahan kepada karyawan Rumah Sakit.
d. Menyusun program kerja dan anggaran belanja Rumah Sakit e. Melaksanakan program kerja dan anggaran tahunan yang telah
disetujui dan membuat laporan kepada Ketua Yayasan secara berkala termasuk pertanggung jawaban keuangan.
f. Menyusun rencana strategi dan rencana induk pengembangan Rumah Sakit.
g. Mengangkat dan memberhentikan karyawan Rumah Sakit.
h. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam untuk kepentingan Rumah Sakit.
2. Ketua Komite Medik Tugas dan Wewenang:
a. Ketua Komite Medik bersama dengan Direktur menyusun Standar Pelayanan Medis dan memantau pelaksanaannya.
b. Meningkatkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan.
c. Memantau pelaksanaan etika profesi secara langsung maupun tidak langsung agar sesuai standar yang telah ditentukan.
d. Melaksanakan pembinaan etika profesi dan tugas tenaga medis sesuai aturan dan standar yang telah ditentukan.
e. Mengatur kewenangan profesi anggota medis fungsional sesuai dengan ketentuan di RSBL untuk kelancaran pelaksanaan tugas dan memantau pelaksanaannya.
f. Mengembangkan program pelayanan medis sesuai dengan kemajuan teknologi untuk meningkatkan mutu pelayanan.
g. Memberikan usul dan saran kepada Direktur dalam hal pengembangan Rumah Sakit dan personil medik fungsional.
h. Membuat laporan kegiatan kepada Direktur.
i. Menyelesaikan masalah-masalah kasus etika profesi anggota staf medis fungsional sesuai dengan ketentuan-ketentuannya.
II. PEMBANTU PIMPINAN 1. Kepala Departemen Medik
Tugas dan Wewenang:
a. Menyusun program kerja di bidang medik dan penunjang medik sesuai dengan kebijaksanaan Rumah Sakit yang telah ditetapkan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang menjadi ruang lingkup tugasnya.
c. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Umum & Kepala Bagian Keuangan demi kelancaran tugasnya.
e. Mengevaluasi kinerja dan perilaku profesionalisme setiap anggota staf fungsional medik.
f. Membantu Direktur Rumah Sakit menyusun berbagai peraturan termasuk SOP yang ada hubungannya dengan pelayanan medik termasuk tarif Rumah Sakit dan kegiatan-kegiatan lain yang menyangkut profesi.
g. Memberikan saran kepada Direktur Rumah Sakit untuk pengangkatan dan pemberhentian para praktisi Dokter.
h. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas nama Direktur Rumah Sakit dalam bidangnya dengan sepengetahuan dan persetujuan Direktur Rumah Sakit.
2. Kepala Departemen Umum Tugas dan Wewenang:
a. Menyusun program kerja di bidang administrasi umum sesuai dengan kebijaksanaan Rumah Sakit yang telah ditetapkan.
b. Membantu Direktur Rumah Sakit dalam menyusun rencana program kerja dari semua bidang yang ada di Rumah Sakit.
c. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang menjadi ruang lingkup tugasnya.
d. Membantu Direktur menyusun dan membuat laporan pelaksanaan program kerja Rumah Sakit.
e. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Medik dan Kepala Bagian Keuangan demi kelancaran tugasnya.
f. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas nama Direktur di bidangnya dengan sepengetahuan persetujuan Direktur Rumah Sakit.
3. Kepala Bagian Keuangan Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan keuangan Rumah Sakit.
b. Membantu Direktur dalam menyusun anggaran sesuai dengan program kerja di masing-masing bidang yang ada di Rumah Sakit. c. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan dukungan anggaran
program dari semua bidang yang ada di Rumah Sakit.
d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Departemen Umum, Kepala Departemen Medik dan para Kepala Bagian lainnya di lingkungan Rumah Sakit dengan sepengetahuan/persetujuan Direktur demi kelancaran tugasnya.
III. SEKRETARIS UMUM Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan pembuatan/pengetikan surat-surat intern maupun yang keluar dari RS. Budi Lestari.
b. Memberikan nomor-nomor surat yang masuk maupun yang keluar RS. Budi Lestari.
c. Mempersiapkan surat-surat masuk dan keluar RS. Budi Lestari sesuai dengan klasifikasinya.
d. Tugas-tugas lain yang diberikan atasannya yang berhubungan dengan ruang lingkup kerjanya.
IV. PELAKSANA DAN PEMBANTU PELAKSANA DEPARTEMEN MEDIK.
A. Bidang Medik A.1. Pelaksana Utama 1. Kepala Bidang Medik
Tugas dan Wewenang:
a. Membantu program kerja sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir, dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang menjadi ruang lingkup tugasnya.
c. Bekerja sama dengan Kepala bagian Personalia merencanakan program pelatihan dan pengembangan tenaga medik dan para medik agar lebih profesional.
d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya.
e. Melaksanakan koordinasi Kepala-kepala Bagian di lingkungan Departemen Medik maupun di luar Departemen Medik untuk kelancaran tugasnya.
A.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Seksi Poliklinik dan Bangsal Tugas dan Wewenang:
a. Mengelola Pelaksanaan rawat jalan di poliklinik.
b. Menjamin adanya dokter di masing-masing poliklinik secara berkesinambungan.
c. Membuat laporan bulanan kunjungan pasien.
d. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya.
e. Melakukan visite pasien rawat inap tanpa mengurangi kewenangan dokter pemilik pasien.
f. Melakukan penanganan kegawatan pada pasien rawat inap sesuai dengan permintaan paramedis.
g. Melakukan koordinasi dengan bidang-bidang lain di bawah Departemen Medik.
2. Kepala Seksi MCU Tugas dan Wewenang:
a. Membuat perencanaan program Medical Check Up baik di dalam maupun di luar Rumah Sakit.
b. Melaksanakan koordinasi dengan bagian marketing untuk mempromosikan kegiatan Medical Check Up di luar Rumah Sakit.
c. Mengkoordinir pelaksanaan Medical Check Up baik di dalam maupun di luar Rumah Sakit.
d. Melakukan kegiatan dengan rekanan perusahaan lain yang diperlukan dalam pelaksanaan Medical Check Up.
B. Bidang Penunjang Medik B.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Penunjang Medik Tugas dan Wewenang:
a. Membuat kegiatan program kerja sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari unit-unit instalasi yang berada dalam ruang lingkup tugasnya.
c. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian pada bawahannya. d. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang baik di
lingkungan Departemen Medik, Departemen Umum maupun dengan bagian keuangan untuk kelancaran tugasnya.
e. Dapat berhubungan langsung baik ke luar maupun ke dalam atas nama Kepala Departemen Medik dengan sepengetahuannya dalam ruang lingkup tugas dan wewenangnya.
1. Kepala UGD Tugas:
a. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan di UGD. b. Mengatur jadwal dokter.
c. Membuat perencanaan program kegiatan pelaporan, mengevaluasi dan mensosialisasikan.
Wewenang:
a. Memberikan saran dan pertimbangan pada Direktur. b. Mengorganisasikan kegiatan pelayanan UGD.
c. Memberikan tugas, petunjuk dan penilaian pada bawahan.
d. Memberi pembinaan, penilaian pembuatan teguran terhadap bawahan.
2. Kepala Kamar Operasi Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Kamar Operasi. b. Merencanakan permintaan alat dan pemakaian obat.
c. Membuat laporan pemakaian obat-obatan serta laporan jumlah tindakan operasi.
d. Mengkoordinir perencanaan pelayanan operasi. e. Membuat jadwal dinas dan kegiatan perawat. f. Memantau pelaksanaan tugas yang dibebankan.
g. Mengatur pemanfaatan SDM secara efektif dan efisien.
h. Bertanggung jawab terhadap jadwal Dokter operasi, anaestesi beserta perawat anaestesi.
3. Kepala Seksi Gizi Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Instalasi Gizi.
b. Menyusun rencana dan melaksanakan pengelolaan menu/diet pasien rawat inap dan karyawan RS. Budi Lestari.
c. Bertangggung jawab terhadap jenis dan kualitas menu/diet pasien dan karyawan RS. Budi Lestari.
d. Mengkoordinir pembinaan posyandu yang menjadi binaan RS. Budi Lestari
e. Menjaga dan memelihara alat-alat dapur RS. Budi Lestari. f. Menyusun laporan bulanan kegiatan Instalasi Gizi.
4. Kepala Seksi Laboratorium Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan di Instalasi Laboratorium.
b. Menyusun rencana dan melaksanakan pengelolaan pemeriksaan Pathologi Klinik pasien rawat inap, rawat jalan dan pasien dari luar RS. Budi Lestari.
c. Bertanggung jawab terhadap proses/hasil pemeriksaan Pathologi Klinik kepada pengguna jasa laboratorium.
d. Bertanggung jawab terhadap penggunaan alat/bahan yang menjadi wewenangnya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang-bidang lainnya di lingkungan RS. Budi Lestari untuk kelancaran tugasnya.
5. Kepala Instalasi Radiologi Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan program yang ditetapkan oleh RS. Budi Lestari serta mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinasi, dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program pelayanan radiologi.
b. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya.
c. Bertanggung jawab terhadap penggunaan dan perawatan perlatan medik dan non medik yang menjadi wewenangnya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan para kepala bidang-bidang lainnya di lingkungan RS. Budi Lestari untuk kelancaran tugasnya.
C. Bidang Rekam Medis C.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Rekam Medis Tugas:
a. Mengkoordinir Pelaksanaan Proses Rekam Medis b. Merencanakan program Rekam Medis
c. Mengusulkan Peningkatan Pelayanan Rekam Medis d. Membuat Jadwal Dinas Rekam Medis
e. Membuat analisa laporan Rekam Medis dan mensosialisasikannya.
g. Memimpin jalannya rapat/pertemuan berkala Rekam Medis. Wewenang:
a. Membuat kebijakan tentang Rekam Medik
b. Membimbing staf/petugas sehingga menguasai proses Rekam Medik.
c. Memberikan teguran pada petugas Rekam Medik d. Membuat evaluasi tentang Rekam Medik.
C.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Kepala Seksi Administrasi Medis
Tugas:
a. Mengelola Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) Rawat Jalan dan Rawat Inap, UGD.
b. Mengidentifikasikan data sosial pasien secara lengkap, jelas dan akurat.
c. Mendistribusikan dokumen pada unit terkait yang membutuhkan. d. Menerima dokumen Rekam Medis
e. Membuat dan melengkapi Register Rawat Jalan dan Rawat Inap. f. Melakukan penyimpanan dokumen Rawat Jalan dan Rawat Inap. Wewenang:
a. Berwenang untuk menentukan tempat pelayanan sesuai dengan kebutuhan pasien.
b. Memberikan informasi tentang pelayanan Rumah Sakit.
c. Berwenang memberikan informasi untuk keperluan internal Rumah Sakit atas persetujuan Kepala Bidang Rekam Medis.
d. Memberikan informasi untuk keperluan eksternal rumah sakit atas persetujuan Direktur Rumah Sakit dan pasien.
2. Kepala Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan Tugas:
a. Mengelola tempat pengelolaan data dan pelaporan
b. Mengumpulkan dan merekapitulasi data dari semua unit di rumah sakit.
c. Melakukan assembling dokumen rawat inap. d. Melakukan coding dokumen rawat inap. e. Mengolah data yang sudah terkumpul.
f. Melaporkan kepada Kepala Bidang Rekam Medik sesuai dengan waktu yang disepakati.
Wewenang:
a. Berwenang untuk mengkoordinir pengumpulan data dari semua unit di Rumah Sakit.
b. Berwenang untuk mengeluarkan data untuk keperluan internal atas persetujuan Kepala Bidang.
c. Berwenang untuk mengeluarkan data untuk keperluan eksternal atas persetujuan Direktur.
D. Bidang Perawatan D.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bidang Perawatan Tugas dan Wewenang:
a. Membantu Ka.Dep Medik dalam melaksanakan kegiatan program yang telah ditetapkan oleh RS. Budi Lestari di bidang perawatan inap maupun perawatan jalan.
b. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinasi dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program pelayanan rawat inap dan perawatan jalan.
c. Menyusun dan mengatur sistem dinas paramedis baik di perawatan inap maupun di perawatan jalan.
d. Bertanggung jawab terhadap penggunaan dan perawatan peralatan medik dan non medik yang menjadi wewenangnya.
e. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya.
f. Melaksanakan koordinasi dengan para Pembantu Pelaksana lainnya untuk kelancaran tugasnya.
g. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam, dalam ruang lingkup tugasnya dengan persetujuan Ka.Dep Medik. h. Mengkoordinir pelaksanaan masukan keperawatan
i. Mengkoordinir pelaksanaan peningkatan mutu keperawatan. j. Mengkoordinir pelaksanaan etika keperawatan.
D.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Ruang Kamar Bersalin/VK & Perinatologi Tugas dan Wewenang:
b. Bertangggung jawab terhadap asuhan keperawatan dan asuhan kebidanan.
c. Menjalin hubungan yang baik dengan para dokter spesialis d. Membuat laporan bulanan dan tahunan.
2. Kepala Ruang Dahlia Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang dahlia. b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang dahlia. c. Membuat laporan bulanan dan tahunan.
3. Kepala Ruang Anggrek Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang Anggrek. b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang
Anggrek.
c. Membuat laporan bulanan dan tahunan. 4. Kepala Ruang Cempaka
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir semua kegiatan keperawatan di ruang cempaka. b. Bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan di ruang
cempaka.
c. Membuat laporan bulanan dan tahunan. E. Bidang Farmasi
E.1. Pelaksana Utama 1. Kepala Bidang Farmasi
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir pelayanan obat dan kesehatan baik internal maupun eksternal RS. Budi Lestari.
b. Melakukan control terhadap pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan distribusi obat-obatan di lingkungan RS. Budi Lestari.
c. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya. d. Melakukan koordinasi dengan para Kepala Seksi dibidangnya dan
Kepala bidang yang lain di lingkungan Departemen Medik dan Departemen Umum.
e. Membuat laporan bulanan kinerja bidang farmasi. E.2. Pembantu Pelaksanan Utama
1. Kepala Seksi Depo Farmasi Tugas dan wewenang:
a. Mengkoordinir pelayanan resep pasien Rawat Inap.
b. Melaksanakan perencanaan pengadaan obat sehingga ada jaminan ketersediaan obat di UGD/Poliklinik/OK/VK/ Ranap.
c. Menerima permintaan obat dan alat kesehatan di ruangan-ruangan dan apotik.
d. Mendistribusikan obat ke gudang obat/logistik sesuai dengan permintaan ruangan.
e. Melakukan stok opname obat tiap 10 hari sekali.
f. Memberi petunjuk dan pengarahan kepada bawahannya. 2. Kepala Seksi Apotik
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir pelayanan resep pasien Rawat Jalan RS. Budi Lestari dan pasien luar RS. Budi Lestari.
b. Membuat perencanaan pengadaan obat ke Depo Farmasi sesuai dengan kebutuhan stok minimal.
c. Melakukan stok opname setiap 10 hari sekali.
d. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan obat sesuai dengan standar obat RS. Budi Lestari.
e. Melakukan penerimaan barang pesanan dari bagian pembelian. V. PELAKSANA DAN PEMBANTU PELAKSANA DEPARTEMEN
UMUM.
Staf Departemen Umum setingkat Kepala Bagian terdiri dari Bagian Personalia, Bagian Rumah Tangga (RUTA), Bagian Logistik dan Bagian Pemasaran/Humas.
A. BAGIAN SDM A.1. Pelaksana Utama 1. Kepala Bagian SDM
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan program kerja sumber daya manusia yang meliputi pelaporan, pengadaan karyawan, pelatihan, pengembangan, pembinaan dan pemutusan hubungan kerja.
b. Membantu Kepala Departemen Umum dalam menyusun program kerja Rumah Sakit.
c. Mengawasi, mengevaluasi dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaannya yang menjadi ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya.
d. Melaksanakan koordinasi dengan bidang-bidang lainnya yang ada di RS. Budi Lestari.
e. Dapat berhubungan langsung dengan semua bidang yang ada di Rumah Sakit dengan sepengetahuan Kepala Departemen Umum. f. Membuat Surat Keputusan bagi karyawan orientasi, calon
karyawan, karyawan kontrak dan karyawan tetap yang berisi tentang identitas karyawan, golongan, jabatan, masa kerja, gaji dan lain sebagainya.
g. Membuat analisa ketenagaan RS. Budi Lestari setiap 1 tahun sekali.
h. Membuat Pedoman Peraturan Pembinaan Karyawan RS. Budi Lestari.
i. Membuat peraturan-peraturan/ketentuan-ketentuan tentang kedisiplinan karyawan beserta sanksi pelanggarannya.
A.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Kepala Sub Bagian Personalia
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat daftar hadir karyawan/ti
b. Memeriksa absensi karyawan/ti dan membuat rekapitulasinya pada format yang telah ada.
c. Memasukan data karyawan apabila terjadi perubahan data lama atau adanya penambahan karyawan baru.
d. Mengetik surat-surat dan dokumen-dokumen lainnya.
e. Mendistribusikan surat-surat dan dokumen lainnya ke pihak yang terkait.
f. Membuat Surat Perjalanan Dinas bagi karyawan RS. Budi Lestari, serta mengarsipkannya.
2. Kepala Sub Bagian Diklat Tugas dan Wewenang:
a. Membuat program pendidikan dan pelatihan bagi karyawan RS. Budi Lestari.
b. Mengkoordinir pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS. Budi Lestari.
c. Mengawasi dan mengevaluasi pelasanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS. Budi Lestari.
d. Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan pendidikan dan pelatihan pelajar/mahasiswa yang melakukan praktek/magang/pengambilan data di RS. Budi Lestari.
e. Merekap data penilaian dan membuat sertifikat bagi para pelajar/mahasiswa tersebut.
f. Mengarsipkan sertifikat-sertifikat pendidikan dan pelatihan karyawan RS. Budi Lestari.
g. Bersama-sama dengan Kepala Bagian Medik mengkoordinir pengurusan perpustakaan RS. Budi Lestari.
B. BAGIAN RUMAH TANGGA (RUTA) B.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bagian Rumah Tangga (RUTA) Tugas dan Wewenang:
a. Membuat kegatan program kerja sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
b. Merencanakan kebutuhan rutin sarana perawatan termasuk pakaian seragam karyawan.
c. Mengawasi, mengevaluasi, mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program kerja dari bidang-bidang yang menjadi ruang lingkup tugasnya.
d. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan para Kepala Bagian di dalam maupun di luar Departemen Umum untuk kelancaran tugasnya. f. Mengelola keamanan dan kebersihan Rumah Sakit.
g. Mengelola sarana transportasi dan ambulance.
h. Mengelola pemeliharaan peralatan medik maupun non medik agar selalu dalam kondisi siap pakai.
B.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Koordinator Keamanan
Tugas dan Wewenang
a. Bertanggung jawab atas Keamanan RS. Budi Lestari baik di dalam maupun di luar gedung.
b. Bertugas mengawasi dan menjaga keamanan RS. Budi Lestari baik di dalam maupun di luar gedung.
c. Mengkoordinir jadwal para satuan pengaman (SATPAM) RS.Budi Lestari serta mengatur pembagian tugas-tugasnya.
d. Berkoordinasi dengan bagian-bagian lain baik di dalam maupun di luar lingkungan Departemen Umum.
2. Koordinator Sub Bagian Kebersihan Tugas dan Wewenang:
a. Bertanggung jawab atas kebersihan RS. Budi Lestari baik di dalam maupun di luar gedung.
b. Mengatur pembagian tugas-tugas para Cleaning Service. c. Mengkoordinir jadwal para Cleaning Service.
d. Mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan para Cleaning Service. e. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada para Cleaning
Service.
3. Koordinator Kendaraan Tugas dan Wewenang:
a. Bertanggung jawab atas kendaraan dinas RS. Budi Lestari. b. Mengatur jadwal pemakaian kendaraan.
c. Mengkoordinir jadwal para supir 4. Koordinator PSRS
Tugas dan Wewenang:
a. Mengkoordinir pemeliharaan bangunan RS. Budi Lestari. b. Memperbaiki kerusakan-kerusakan bangunan.
c. Melakukan pengecatan baik pengecatan baru maupun pengecatan ulang.
d. Mengawasi dan mengkoordinir renovasi gedung RS. Budi Lestari. e. Memelihara keindahan bangunan.
C. BAGIAN LOGISTIK C.1. Pelaksana Utama 1. Bagian Logistik
Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan pengadaan kebutuhan rutin Rumah Sakit sesuai dengan program kerja yang ada di Rumah Sakit.
b. Mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan rencana pengadaan kebutuhan Rumah Sakit yang berhubungan dengan instalasi.
c. 3Merawat data-base rekanan Rumah Sakit.
d. Melaksanakan koordinasi dengan bagian-bagian yang ada di lingkungan Rumah Sakit sejauh mana masih ada kaitannya dengan ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya demi kelancaran tugasnya.
e. Dapat berhubungan langsung keluar maupun ke dalam atas nama Kepala Departemen Umum dengan sepengetahuan/persetujuan Kepala Departemen Umum.
C.2. Pembantu Pelaksana Utama 1. Kepala Sub Bagian Pengadaan
a. Menginput daftar barang-barang ke dalam komputer setiap hari melalui faktur yang datang.
b. Membuat HPP Rumah Sakit. c. Membuat HPP Apotik
d. Membuat Laporan Penjualan Apotik e. Membuat Laporan Pinjaman Apotik. 2. Kepala Sub Bagian Gudang
Tugas dan Wewenang:
a. Mengerjakan stock pemasukan barang yang masuk gudang ke dalam komputer dan kartu stock.
b. Mengerjakan pembelian tunai. c. Menerima barang dari supplier d. Melayani permintaan depo farmasi.
e. Depecta barang kosong ke bagian pembelian. D. BAGIAN PEMASARAN/HUMAS
D.1. Pelaksana Utama
1. Kepala Bagian Pemasaran dan Humas Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan keluar maupun ke dalam secara proaktif, reaktif dan konstruktif untuk mengantisipasi hal-hal yang diperkirakan merusak nama baik Rumah Sakit, serta kegiatan pemasaran baik langsung maupun tidak langsung perorangan maupun pemakai yang memerlukan pelayanan Rumah Sakit.
b. Membina hubungan baik antar Rumah Sakit maupun unit-unit pelayanan lainnya termasuk mantan pasien dan lingkungan Rumah Sakit.
c. Mengawasi dan mengevaluasi segala gejolak berita baik media cetak maupun media elektronika yang diperkirakan akan mendiskreditkan Rumah Sakit serta melaksanakan kegiatan Market intelegensi (mengevaluasi dan menganalisa masalah persaingan pasar), khususnya dalam pengurusan tarif rumah sakit. d. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan
program kerja promosi yang menjadi tanggung jawabnya.
e. Melaksanakan koordinasi dengan bidang-bidang lainnya yang ada di Rumah Sakit untuk mendapatkan masukan/bahan-bahan untuk keperluan bidang pemasaran dan kehumasan.
f. Dapat berhubungan langsung baik keluar maupun ke dalam atas nama Direktur RS. Budi Lestari dalam ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya dengan sepengetahuan/persetujuan Ka.Dep Umum.
D.2. Pembantu Pelaksana Utama
1. Kepala Sub Bagian Pemasaran Internal Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan pemasaran secara internal RS. Budi Lestari yang menyangkut kepuasan pelanggan terutama dalam pelayanan di semua bidang.
b. Mengatasi masalah-masalah yang timbul yang menyangkut kepuasan pelanggan (komplain) untuk sesegera mungkin diselesaikan secara internal.
c. Membuat brosur, leaflet, spanduk dan lain-lain untuk proses pemasaran internal.
d. Membuat rencana kegiatan marketing. 2. Kepala Sub Bagian Customer Service
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat program-program peningkatan customer service, termasuk pelatihan untuk karywan dengan berkoordinasi dengan bagian diklat rumah sakit.
b. Melakukan survey kepuasan pelanggan sehingga dapat diketahui kebutuhan pelanggan.
3. Kepala Sub Bagian Pemasaran Eksternal Tugas dan Wewenang:
a. Melaksanakan kegiatan keluar secara proaktif, reaktif dan konstruktif ke perusahaan, asuransi, dan lain-lain dengan target minimal 4 perusahaan dalam satu bulan.
b. Mengantisipasi hal-hal yang diperkirakan merusak nama baik RS. Budi Lestari yang datang dari lingkungan luar RS. Budi Lestari. c. Mengetahui sesegera mungkin semua kebutuhan pelanggan yang
berkembang di lingkungan RS. Budi Lestari untuk segera dilaporkan ke Kepala Bagian Pemasaran.
d. Membina hubungan baik dengan perusahaan, asuransi, klinik praktek, praktek bidan, posyandu dan unit usaha lain.
VI. PELAKSANA UTAMA BAGIAN KEUANGAN. 1. Bendahara
Tugas dan Wewenang:
a. Melakukan pembayaran atas persetujuan Direktur atau Kepala Bagian Keuangan.
b. Melakukan penerimaan dari kasir, baik tunai/kredit beserta slip/voucher penerimaan (pendapatan) harian.
c. Membuat slip/voucher setoran ke bank atas persetujuan Kepala Bagian Keuangan.
d. Membuat laporan keuangan.
e. Melakukan pembayaran faktur-faktur obat. 2. Kepala Sub Bagian Akuntansi I
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat laporan keuangan beserta analisanya secara berkala. b. Menghitung gaji karyawan RS. Budi Lestari.
c. Mengoreksi jasa dokter.
d. Mengoreksi laporan Bendahara. 3. Kepala Sub Bagian Akuntansi II
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat laporan pajak dokter rawat inap/rawat jalan. b. Membuat buku kas pendamping untuk pajak.
d. Cek buku bendahara dan jumlah buku kas. e. Membuat daftar penyusutan asset per bulan.
f. Membuat laporan pajak apotik PPh 21 dan PPh 25 per bulan. g. Membukukan penerimaan setoran kasir apotik ke buku kas. h. Membuat laporan keuangan apotik.
3.2 Uraian Proses Bisnis
3.2.1 Proses Rawat Jalan
3.2.1.1 Proses Rawat Jalan Poliklinik
Setelah melakukan pendaftaran, pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik. Bagian registrasi mengirimkan medical record pasien tersebut ke perawat jaga di ruang tunggu poliklinik. Selanjutnya perawat jaga akan memanggil pasien berdasarkan urutan penerimaan medical record untuk diukur tekanan darah dan menimbang berat badan pasien, lalu mencatat data tersebut di
medical record pasien. Kemudian perawat jaga menyerahkan medical record pasien kepada perawat di poliklinik yang dituju
pasien. Pasien akan dipanggil masuk masuk ke ruang poliklinik berdasarkan urutan medical record di poliklinik yang diutuju. Setelah melakukan pemeriksaan, dokter menulis hasil diagnosis ke dalam medical record, kemudian membuat resep dan dokumen tagihan yang akan diserahkan ke pasien, akan tetapi bila berdasarkan hasil diagnosis, pasien harus menemui dokter spesialis maka dokter akan membuat surat rujukan yang akan diberikan kepada pasien beserta dengan dokumen tagihan. Apabila dari hasil diagnosis diperlukan pemeriksaan dengan laboratorium atau radiologi maka dokter akan mengisi surat pengantar laboratorium dan memberikannya ke pasien untuk melakukan pengetesan di lab. Kemungkinan lainnya apabila kondisi pasien buruk dan membutuhkan perawatan intensif, maka dokter akan menuliskan
surat permintaan rawat inap dan memberikannya kepada pasien berserta dengan dokumen tagihan. Bila saat pemeriksaan terdapat tindakan medis, maka dokter akan memberikan tambahan resep untuk obat dan alat yang digunakan saat tindakan. Setelah urutan pasien habis, perawat di poliklinik mengantarkan medical record ke perawat jaga. Kemudian perawat jaga mencatat hasil diagnosis pasien berdasarkan poliklinik tujuan pasien ke dalam laporan diagnosis poliklinik. Selanjutnya medical record pasien akan dikembalikan ke ruang penyimpanan medical record untuk kemudian diarsipkan kembali. Pada akhir shift jaga, perawat akan menulis laporan jumlah kunjungan ke masing-masing poliklinik pada laporan poli.
Perawat Jaga Ruang Tunggu Dokter Perawat Poliklinik Pasien Registrasi Laporan Poli Laporan Diagnosa Poliklinik $ VISIO CORPOR AT ION Medical Record $ VISIO C OR POR ATION Medical Record $ VISIO CORPORATION Medical Record (Data Terbaru) Resep Surat Rujukan Permintaan Rawat Inap Surat Pengantar Lab Tagihan $ VISIO C OR POR ATION Medical Record (Data Terbaru) $ VISIO CORPORATION Medical Record (Hasil Diagnosa) $ VISIO CORPOR ATION Medical Record (Hasil Diagnosa) Tagihan Tagihan Tagihan 1 2 3 4a 4b 4c 4d 5 6 8 7 9 + + + +
Gambar 3.2 Rich picture Rawat Jalan Poliklinik
3.2.1.2 Proses Rawat Jalan Dengan Asuransi
Setelah melakukan pendaftaran, pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik. Bagian registrasi mengirimkan medical record pasien beserta lembar jaminan asuransi ke perawat jaga di ruang tunggu poliklinik. Selanjutnya perawat jaga akan memanggil pasien berdasarkan urutan penerimaan medical record untuk diukur
tekanan darah dan menimbang berat badan pasien, lalu mencatat data tersebut di medical record pasien. Kemudian perawat jaga menyerahkan medical record pasien beserta lembar jaminan asuransi kepada perawat di poliklinik yang dituju pasien. Pasien akan dipanggil masuk masuk ke ruang poliklinik berdasarkan urutan medical record di poliklinik yang diutuju. Setelah melakukan pemeriksaan, dokter menulis hasil diagnosis ke dalam
medical record kemudian membuat resep dan dokumen tagihan
yang akan diserahkan ke pasien, akan tetapi bila berdasarkan hasil diagnosis, pasien harus menemui dokter spesialis maka dokter akan membuat surat rujukan yang akan diberikan kepada pasien beserta dengan dokumen tagihan. Apabila dari hasil diagnosis diperlukan pemeriksaan dengan laboratorium atau radiologi maka dokter akan mengisi surat pengantar laboratorium dan memberikannya ke pasien untuk melakukan pengetesan di lab. Kemungkinan lainnya apabila kondisi pasien buruk dan membutuhkan perawatan intensif, maka dokter akan menuliskan surat permintaan rawat inap dan memberikannya kepada pasien berserta dengan dokumen tagihan. Bila saat pemeriksaan terdapat tindakan medis, maka dokter akan memberikan tambahan resep untuk obat dan alat yang digunakan saat tindakan. Pada akhir pemeriksaan dokter akan menuliskan diagnosisnya di lembar jaminan, menandatangani lembar jaminan, lalu memberikannya kepada pasien untuk diserahkan ke kasir. Setelah urutan pasien habis, perawat di poliklinik mengantarkan
medical record ke perawat jaga. Kemudian perawat jaga mencatat
hasil diagnosis pasien berdasarkan poliklinik tujuan pasien ke dalam laporan diagnosis poliklinik. Selanjutnya medical record pasien akan dikembalikan ke ruang penyimpanan medical record untuk kemudian diarsipkan kembali. Pada akhir shift jaga, perawat akan menulis laporan jumlah kunjungan ke masing-masing poliklinik pada laporan poli.
3.2.2 Proses Rawat Inap
3.2.2.1 Proses Masuk Pasien Rawat Inap
Setelah menyelesaikan urusan administrasi, pasien diantar oleh perawat UGD atau poliklinik ke kamar yang telah dipilih. Setelah mengantar pasien, perawat tersebut menyerahkan medical
record pasien ke perawat di ruang jaga rawat inap. Selanjutnya
perawat jaga rawat inap akan mencatat penerimaan pasien ke dalam buku laporan keluar-masuk pasien dan dokumen sensus harian.
Gambar 3.4 Rich picture Rawat Inap Masuk
3.2.2.2 Proses Kontrol Pasien Rawat Inap
Dokter yang bertanggung jawab atas kesehatan pasien akan melakukan kontrol kesehatan pasien, dan memberikan diagnosisnya atas hasil pemeriksaan, kemudian menuliskan resep obat yang harus diberikan kepada pasien. Hasil diagnosis ini akan dicatat pada dokumen ’Instruksi Dokter’ dan akan disisipkan ke dalam medical
record pasien. Sedangkan resep obat akan diberikan kepada
perawat untuk terlebih dahulu dicatat ke dalam buku obat yang berisikan jadwal pemberian obat pasien. Selanjutnya, untuk pasien
OTS (Obat Tebus Sendiri), resep obat akan diberikan ke keluarga pasien untuk menebus biaya obat terlebih dahulu, obat yang telah ditebus kemudian diberikan kepada perawat di ruang jaga perawat. Sedangkan untuk pasien non-OTS, perawat akan mengambilkan obat dan akan menagih pembayaran saat pasien keluar dari rumah sakit.
Perawat yang bertugas jaga akan memberikan obat kepada pasien sesuai dengan perintah dokter dan mencatat jam pemberian obat pada buku obat. Setiap tindakan kontrol yang dilakukan akan dicatat pada dokumen ’Catatan Perawat’ yang akan disisipkan pada
medical record pasien. Pada setiap akhir shift jaga, perawat akan
melakukan pencatatan jumlah pasien yang ada. Kemudian setiap malamnya, perawat jaga akan melakukan sensus penghuni kamar yang dicatat pada dokumen sensus harian.
Dokter Pasien Resep 2 Perawat (OTS) $ VISIO CO RPO RATIO N Medical Record instruksi dokter 1 Depo Farmasi Resep Resep $ $ Uang + Obat Obat 4a 8 Obat 5a 7a 4b 5b 6a Catatan Perawat $ VISIO CORP ORA TION
Medical Record 9 Buku Obat 3 Resep (non OTS) Obat Harga Obat + 10 Laporan
Kejadian SensusHarian
11 12
Gambar 3.5 Rich picture Kontrol Rawat Inap
3.2.2.3 Proses Pindah Kamar Pasien Rawat Inap
Perawat jaga rawat inap menerima permintaan pindah kamar dari keluarga pasien, kemudian pasien diarahkan ke kasir untuk mengurus administrasi perpindahan kamar.
Setelah administrasi selesai, kasir akan menelepon perawat jaga untuk konfirmasi pindah kamar. Lalu perawat akan memindahkan pasien ke ruangan yang dituju.
Kasir Perawat konfirmasi telepon Pasien permintaan pindah pengurusan administrasi 1 2 3
Gambar 3.6 Rich picture Proses Pindah Kamar
3.2.2.4 Proses Keluar Pasien Rawat Inap
Saat pasien akan keluar dari rumah sakit, ada dua kondisi, kondisi pertama yakni pasien ingin keluar atas permintaan sendiri tanpa persetujuan dokter dan kondisi kedua, pasien keluar atas instruksi dari dokter. Pada kondisi pertama, pasien akan menyampaikan permintaan keluar kepada perawat, kemudian karena tidaka adanya instruksi dari dokter bahwa pasien boleh keluar, maka perawat akan memberikan lembar Pulang Atas Permintaan Sendiri (PAPS) untuk diisi dan ditanda tangan pasien. Setelah pasien mengisi PAPS, maka lembar PAPS diberikan kepada perawat. Pada kondisi ke dua, dokter memberikan informasi kepada pasien bahwa pasien boleh pulang, kemudian dokter membuat
resume dan instruksi dokter yang diberikan kepada perawat. Berdasarkan instruksi dokter atau lembar PAPS tersebut, perawat menyiapkan berkas tagihan atas jasa rawat inap, berkas-berkas tagihan ini bersama medical record diserahkan ke bagian kasir. Setelah proses pembayaran selesai, keluarga pasien akan menunjukkan surat lunas ke ruang jaga rawat inap. Selanjutnya perawat akan mencatat keluarnya pasien dalam buku laporan keluar-masuk pasien, serta membuat ringkasan pasien pulang (2 rangkap), rangkap pertama untuk pasien dan rangkap kedua untuk disisipkan ke medical record. Selain itu perawat memberikan kartu kontrol kepada pasien dan pasien dipersilahkan pulang. Bagian kasir memberikan medical record kepada perawat jaga. Setelah beberapa waktu petugas registrasi akan mengambil medical record untuk kemudian diarsipkan kembali.
Pasien Perawat Tagihan $ VISIO CORPORATION Medical Record + $ $ Uang Surat Lunas Laporan keluar-masuk pasien Ringkasan pasien keluar Kartu kontrol + $ VISIO CORPORATION Medical Record Registrasi $ VISIO CORPORATION Medical Record 1a 2 5 4 10 8 9 11 PAPS Dokter Instruksi Dokter + Resume 1b Depo Farmasi Tagihan + Harga 3 Tagihan + Harga 6 Kasir Surat Lunas 7
Gambar 3.7 Rich picture Rawat Inap Keluar
3.3 Fungsi-Fungsi Terkait Dalam Proses Bisnis
Fungsi terkait yang berhubungan dengan proses bisnis rawat jalan dan rawat inap ini ialah:
• Fungsi registrasi atau pendaftaran
Fungsi registrasi terkait dalam hal penerimaan pasien pertama kali di front desk. Dalam tahapan registrasi ini akan didapatkan data pasien yang akan dimasukan dalam medical record pasien. Medical record inilah yang kemudian akan
digunakan sebagai referensi kondisi pasien, pencatatan berbagai diagnosis dan tindakan yang terlibat dengan pasien selama di rumah sakit. Secara langsung fungsi ini terlibat dalam proses rawat jalan pada pemberian informasi dan pendaftaran untuk berobat ke poliklinik tertentu.
• Fungsi persediaan obat
Fungsi persediaan obat terkait dalam hal penyediaan obat yang dipakai dalam proses rawat inap dan rawat jalan. Pada proses rawat inap akan dicatatkan harga obat yang dipakai pada tagihan pasien untuk ditagihkan pada saat pasien keluar rumah sakit. Sedangkan pada rawat jalan pencatuman tagihan atas pemakaian obat akan dikenakan bersamaan dengan tagihan yang ditulis oleh dokter di masing-masing poliklinik.
• Fungsi kasir
Fungsi kasir terkait dalam hal pendaftaran pasien rawat inap. Dalam proses pendaftaran ini pasien akan diberi informasi mengenai pilihan kamar yang tersedia, serta biaya terkait jenis kamar yang dipilih. Selain itu, kasir terkait dalam proses rawat inap saat pasien akan keluar dari rumah sakit dalam hal penyelesaian urusan administrasi pasien rawat inap.
3.4 Dokumen dan Laporan Yang Diperlukan 3.4.1 Dokumen Rawat Jalan
Dokumen yang digunakan pada proses rawat jalan di Rumah Sakit Budi Lestari antara lain ialah:
o Lembar Poliklinik, lembar poliklinik ini digunakan untuk mencatat data diri pasien rawat jalan.
o Daftar isi kunjungan poliklinik o Catatan Poliklinik
• Lembar tagihan jasa dokter • Lembar permintaan rawat inap • Surat pengantar lab
• Lembar jaminan
3.4.2 Dokumen Rawat Inap
• Arsip Medical Record rawat inap dibagi menjadi 3 jenis yaitu o Medical Record anak, yang terdiri dari:
- Lembar masuk dan keluar - Lembar anamnesa anak
- Lembar perkembangan dan pertumbuhan - Lembar kesehatan anak
- Lembar instruksi dokter - Catatan perawat
- Lembar Grafik
- Lembar pemberian cairan - Lembar pemberian obat
- Lembar penempelan hasil laboratorium
- Lembar penempelan surat-surat lainnya - Lembar resume
- Format pengkajian anak - Lembar proses keperawatan - Lembar implementasi - Catatan perkembangan o Medical Record kebidanan
- Lembar masuk dan keluar - Lembar kebidanan
- Lembar kebidanan/kandungan - Lembar persetujuan tindakan medis - Lembar instruksi dokter
- Lembar catatan perawat - Lembar grafik
- Lembar pemberian cairan - Lembar pemberian obat
- Lembar penempelan hasil laboratorium
- Lembar penempelan hasil radiology/ audiogram - Lembar penempelan surat-surat lainnya
- Lembar resume - Format pengkajian
- Lembar proses keperawatan - Lembar implementasi - Catatan perkembangan
o Medical Record umum - Lembar masuk dan keluar - Lembar anamnesa
- Lembar pemeriksaan fisik - Lembar instruksi dokter - Lembar catatan perawat - Lembar grafik
- Lembar pemberian cairan - Lembar pemberian obat
- Lembar penempelan hasil laboratorium
- Lembar penempelan hasil radiology/ audiogram - Lembar penempelan surat-surat lainnya
- Lembar resume - Format pengkajian
- Lembar proses keperawatan - Lembar implementasi - Catatan perkembangan
• Kartu kontrol • Sensus harian
• Ringkasan klien pulang
3.4.3 Laporan Rawat Jalan • Laporan poli
• Laporan diagnosis poliklinik 3.4.4 Laporan Rawat Inap
• Laporan keluar masuk pasien
3.5 Analisis Critical Success Factor
3.5.1 Critical Success Factor Rumah Sakit
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, faktor yang mendorong kesuksesan rumah sakit dalam kegiatan operasionalnya yaitu :
1. Fasilitas
Faktor fasilitas meliputi kelengkapan sarana dan prasarana yang menunjang pelayanan jasa medis dan kenyamanan pasien saat berada di rumah sakit. Contohnya antara lain peralatan medis, fasilitas laboratorium, fasilitas ruang tunggu, kafetaria, dan toilet.
2. Sumber Daya Manusia
Faktor sumber daya manusia meliputi kemampuan dan kelengkapan tenaga kerja yang menunjang kegiatan operasional rumah sakit. Dalam hal kemampuan, tenaga kerja rumah sakit ini dituntut profesionalismenya dalam menjalankan pekerjaannya sehingga dapat mendukung pencapaian visi dan misi rumah sakit.
Kerjasama dengan instansi terkait meliputi kerjasama dengan pemerintah, khususnya dengan dinas kesehatan, perusahaan, universitas, dan asuransi yang dapat mendukung pelayanan yang diberikan.
4. Harga yang terjangkau.
Merupakan faktor yang terkait dengan penentuan harga yang terjangkau bagi pasien. Faktor ini mengacu pada fokus rumah sakit, yaitu pelayanan sosial bagi masyarakat.
3.5.2 Critical Success Factor Rawat Inap dan Rawat Jalan
Critical success factor rawat inap dan rawat jalan secara khusus
adalah sebagai berikut:
o Fasilitas rawat inap dan rawat jalan
Faktor fasilitas disini lebih mengkhususkan pada kelengkapan sarana dan prasarana rawat inap dan rawat jalan. Fokus dari faktor ini lebih mengarah pada bagaimana pasien rawat inap dan rawat jalan dapat merasa nyaman dengan segala fasilitas ada.
o Kemampuan sumber daya manusia
Tidak berbeda dengan critical success factor sumber daya manusia rumah sakit secara umum, pada rawat inap dan rawat jalan, faktor sumber daya manusia juga merupakan kemampuan dan kelengkapan tenaga kerja yang menunjang kegiatan operasional pada bagian rawat inap dan rawat jalan.
o Kecepatan pelayanan
Dalam kegiatan rawat inap dan rawat jalan para staff kesehatan berhubungan langsung dengan pasien dengan kondisi sakit. Dalam kondisi ini kecenderungan yang ada ialah sikap pihak pasien dan keluarganya menjadi sensitif sehingga dibutuhkan perhatian khusus dari staff kesehatan dalam menangani pasien. Faktor waktu cenderung menjadi masalah utama yang menjadi tantangan karena banyak dari pasien yang menginginkan perawatan yang cepat. Sedangkan dari sisi rumah sakit banyak hal yang membutuhkan waktu dalam pelaksanaannya, baik karena kelemahan sistem yang ada ataupun kondisi prosedur yang ada. Maka dari itu faktor kecepatan pelayanan menjadi hal penting yang harus dipikirkan sebagai salah satu faktor yang menunjang kesuksesan kegiatan rawat inap dan rawat jalan.
3.6 Perumusan Masalah
Masalah yang ditemukan dalam tahap analisis proses bisnis yang berjalan ialah:
• Sistem yang berjalan menyulitkan konsumen pada proses penagihan harga obat dan perlengkapan medis yang digunakan saat melakukan tindakan medis
Pada sistem rawat jalan yang berjalan ketika dokter melakukan tindakan medis maka dokter akan menuliskan tagihan jasa tindakan medis dan resep tindakan medis yang isinya berupa perlengkapan dan obat yang digunakan dokter dalam melakukan tindakan medis. Resep tersebut akan diberikan kepada pasien untuk dibawa ke bagian depo untuk dituliskan harga. Kemudian pasien
akan membawa resep tersebut bersama dengan tagihan jasa tindakan medis ke bagian kasir untuk membayar tagihan sesuai angka yang tertera pada resep dan tagihan tersebut.
Usulan atas pemecahan masalah ini ialah dengan menerapkan sistem informasi yang dapat mencatat harga tindakan medis beserta obat dan perlengkapan yang digunakan untuk pasien. Dengan menerapkan sistem informasi ini pasien tidak perlu lagi untuk berjalan ke depo farmasi untuk meminta harga akan tetapi cukup langsung datang ke kasir untuk menanyakan informasi tagihan keseluruhan dan dapat langsung membayarkan transaksi rawat jalan.
• Kesulitan dalam pengurusan informasi kamar yang dapat digunakan oleh pasien yang mendaftar untuk rawat inap
Dalam sistem yang berjalan perawat diharuskan melaporkan kamar yang tersedia di wilayah jaganya saat ada pasien yang ingin mendaftar untuk rawat inap. Proses pelaporan kamar yang tersedia yang berjalan menyulitkan perawat karena perawat tidak selalu ada di tempat untuk dapat menjawab telepon dari bagian registrasi karena sedang melakukan tugasnya. Padahal bagian registrasi memerlukan informasi kamar yang tersedia dengan cepat, untuk diinformasikan kepada pasien yang ingin mendaftar.
Usulan atas pemecahan masalah ini ialah digunakannya sistem informasi yang mencatat setiap pemakaian kamar rawat inap sehingga saat dibutuhkan informasi kamar yang tersedia, bagian registrasi cukup melihat dari informasi pada database mengenai kamar yang tersedia bagi pasien yang mendaftar.
• Alur dokumen medical record yang tidak efisien pada proses pasien keluar Dokumen medical record perlu diberikan pada bagian kasir untuk mendapat
jumlah total penagihan pasien, baru kemudian diberikan kembali kepada perawat jaga sebelum diambil bagian registrasi untuk diarsipkan kembali. Hal ini merupakan ketidak efisienan alur dokumen medical record.
Usulan atas pemecahan masalah ini ialah dengan diterapkannya sistem informasi yang diusulkan bagian kasir cukup melihat seluruh jumlah tagihan dari
database dan menagihkannya kepada pasien. Dalam hal ini dokumen medical record pasien tidak perlu diberikan ke bagian kasir untuk informasi jumlah
tagihan pasien.
• Proses pembuatan laporan yang tidak efisien
Pada sistem yang berjalan proses pembuatan laporan memakan waktu yang lama karena harus terlebih dahulu mengumpulkan data dari berbagai dokumen sumber. Di rumah sakit terdapat berbagai laporan yang harus dibuat untuk pihak manajemen rumah sakit. Hal ini membutuhkan perhatian khusus dari pihak rumah sakit sehingga diperlukan pihak tertentu dari karyawan rumah sakit yang menangani pembuatan laporan. Selain itu dalam sistem yang berjalan pihak rumah sakit menggunakan dokumen lain yang diisi untuk membantu proses pembuatan laporan, sehingga mengurangi akurasi ketepatan laporan akibat dari besarnya kemungkinan kesalahan pencatatan.
Usulan atas pemecahan masalah ini ialah digunakannya sistem informasi yang dapat menghasilkan laporan berdasarkan data yang ada pada database.
3.7 Analisis Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan dalam subsistem rawat jalan adalah: • Informasi jumlah kunjungan pasien per hari masing-masing poliklinik • Informasi jenis penyakit paling banyak per hari masing-masing poliklinik
Informasi yang dibutuhkan dalam subsistem rawat inap adalah: • Informasi kamar yang dapat dipakai
• Informasi jumlah pasien rawat inap
• Informasi mengenai keluar dan masuknya pasien rawat inap • Informasi perpindahan kamar
• Informasi pemakaian obat • Informasi kunjungan dokter • Informasi hasil diagnosis dokter
