BAB II
PROFIL PERUSAHAAN / INSTITUSI A. Sejarah Ringkas
PT. Belfoods Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dibidang Distributor makanan. Awalnya produk-produk yang dihasilkan oleh PT.Belfoods sendiri tidak didistribusikan sendiri melainkan disalurkan oleh Sub Distribution yaitu UD.Virensa Anugerah yang bertempat di Jakarta pada tahun 2000. Dalam hal ini PT.Belfoods menyerahkan wewenang kepada UD.Virensa Anugerah untuk menyalurkan produk-produk yang dihasilkan serta berhak memakai seluruh asset yang dipinjamkan oleh PT.Belfoods seperti freezer dan asset lainnya.
Dalam distribusi ini PT.Belfoods merasa kurang mampu untuk memproduksi dan mendistribusikan produk mereka sendiri, oleh karena itulah mereka melakukan kontrak kerjasama dengan UD.Virensa Anugerah untuk menjalankan produk mereka. Pada saat itu UD.Virensa Anugerah dipimpin oleh Bpk. H. Gustian Danil, MBA sebagai Direktur Utama. Seiring berjalannya waktu maka UD.Virensa Anugerah melakukan kegiatan distribusi produk yang dihasilkan oleh PT.Belfoods.
Namun pada tanggal 24 Maret 2006 PT.Belfoods setuju untuk mengakhiri kontrak kerja dengan UD.Virensa Anugerah. Pada saat itu UD.Virensa mengembalikan seluruh asset kepada PT.Belfoods dan resmi tidak menjadi Sub Distribution lagi.
Sejak saat itu pimpinan PT.Belfoods Indonesia pusat yang bertempat di Jakarta Bpk.Krissantono dan Bpk. Drs. Andreas Irwan, MBA selaku Management PT.Belfoods mengambil suatu kebijakan untuk mendistribusikan sendiri produk-produk yang mereka hasilkan.
Kebijakan yang diambil pihak Management pada saat itu adalah mendirikan dan membentuk cabang-cabang baru di beberapa wilayah untuk menyalurkan sendiri produk mereka. Pada saat itu PT.Belfoods Pusat mendirikan cabang di Surabaya, Semarang, Medan, Jogja, selain kantor cabang mereka juga mendirikan Sub Distribution di beberapa wilayah provinsi.
PT.Belfoods Indonesia cabang Medan didirikan pada tanggal 16 Januari 2007 yang bertempat di Jl.Pelita Raya No.24 Kawasan Industri Medan STAR Medan. Pada saat itu perusahaan ini dipimpin oleh Bpk.Johan Tjeng sampai Bulan Mei 2007. Pada saat itu perusahaan ini tetap giat melakukan kegiatan pendistribusian barang-barang ke semua Supermarket ataupun pusat perbelanjaan yang ada di Medan sewpert Carrefour yang berada di Plaza Medan Fair.
Semakin giatnya perusahaan ini melakukan kegiatan penyaluran produk maka semakin perlu pula perekrutan karyawan untuk melakukan kegiatan-kegiatan perusahaan. Namun pada bulan Juni 2007 perusahaan ini dipegang oleh orang yang berbeda karena Bpk. Johan Tjeng telah menunjuk seseorang yang mampu meneruskan pekerjaan beliau. Hingga akhirnya perusahaan ini dipimpin pleh Bpk Tanyono sampai sekarang.
Pada tahun 2008 PT.Belfoods cabang Medan tidak lagi bertempat di Jl.Pelita Raya Medan namun pindah ke Jl.Letda Sujono Gg.Batu V No.20 Medan hingga sekarang. Di tempat inilah para unsur-unsur perusahaan tetap giat melakukan kegiatan dan tetap berkordinasi kepada perusahaan pusat. Uraian diatas adalah merupakan sejarah ringkas lahirnya PT.Belfoods Indonesia cabang Medan.
B. Jenis Usaha / Kegiatan
Setiap perusahaan pasti memiliki kegiatan masing-masing dan bergerak di bidang yang berbeda. Keberagaman dari kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan akan memacu untuk dapat bekerjasama dengan baik. Karena pada suatu perusahaan pasti ada yang dibutuhkan oleh perusahaan lain. Namun pada dasarnya perusahaan yang bergerak dibidang yang sama akan menyebabkan persaingan yang kompetitif.
Persaingan-persaingan ini akan berdampak baik dan buruk terhadap perusahaan. Disatu sisi kedua perusahaan akan merasa terbantu kinerjanya karena dapat bekerjasama atas kepentingan perusahaan yang sama. Disisi lain perusahaan bisa saja semakin merasa persaingan ketat ditinjau dari segi service, perluasan wilayah dan target yang dituju yaitu konsumen.
Dalam hal inilah sebaiknya perusahaan menyadari bahwa keberagaman dan kesamaan suatu kegiatan tidaklah menjadi masalah hanya saja bagaimana cara perusahaan tersebut tetap mempertahankan dan meningkatkan kinerja dan kualitas dari produk mereka dengan katalain perusahaan-perusahaan tersebut harus mampu bersaing secara sempurna.
PT.Belfoods Indonesia secara keseluruhan bergerak di bidang Distribusi yaitu kegiatan Menyalurkan makanan yang telah diproduksi sendiri. Kegiatan ini rutin dilakukan setiap bulan dengan cara adanya barang yang masuk dari perusahaan pusat setiap bulan dan akan ada barang yang keluar setiap bulan juga sesuai dengan rderan yang dimintakan oleh customer.
Melakukan kegiatan yang seperti ini tentu membutuhkan keahlian yang baik agar dapat memperoleh hasil yang baik. Proses yang dilalui untuk mendapatkan hasil yang baik tidak mudah banyak kendala ataupun masalah yang akan ditemukan saat melakukan kegiatan tersebut. Dari uraian diatas penulis menyimpulakan bahwa kegiatan yang dilakukan oleh PT.Belfoods Indonesia adalah kegiatan Distribusi Makanan ke pusat perbelanjaan dan supermarket di kota Medan.
Adapun gambaran umum kegiatan distribusi pada PT. Belfoods Indonesia adalah:
Perusahaan Pusat (PT. Belfoods Indonesia di Jakarta) Perusahaan Cabang (PT. Belfoods Indonesia di Medan) Customer (Pelanggan) Di Medan seperti: 1. Hipermart 2. Carrefour 3. Macan Yaohan 4. Supermarket, dan 5. Mini market lain di
kota Medan Dibawah Pengawasan Sales Supervisoor Penawaran produk baru kepada customer dilakukan oleh Salesman/Girl.
Gbr. 2.1 Kegiatan Distribusi Makanan pada PT. Belfoods Indonesia Keterangan:
1. Perusahaan pusat melakukan penjualan dan penyaluran produk kepada perusahaan cabang medan. Pengiriman barang ini dilakukan sesuai dengan permintaan cabang Medan berapa stock yang akan disalurkan.
2. Setelah barang sampai di perusahaan cabang Medan maka perusahaan akan menyalurkan barang tersebut kepada customer-customer yang ada di Medan seperti Supermarket, mini market dan pusat perbelanjaan lain yang ada di kota Medan.
3. Setelah barang sampai kepada customer maka customer akan menjualnya kepada konsumen-konsumen yang mengkonsumsi produk tersebut.
C. Struktur Organisasi Perusahaan
Manajemen adalah seni dan ilmu dalam merencanakan, mengorganisasikan, menyusun, mengarahkan, dan mengawasi sumber daya yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sumber daya yang utama dalam suatu organisasi adalah sumber daya manusia. Oleh karena itu keberhasilan suatu perusahaan banyak ditentukan oleh kemampuan manajemen sumber daya manusia itu sendiri.
Struktur organisasi adalah susunan atas jabatan yang ada dalam suatu perusahaan/ instansi ataupun wadah organisasi yang lain dari atas sampai ke bawah sesuai dengan uraian tugas masing-masing jabatan.
Adanya struktur organisasi ini merupakan pencerminan lalau lintas wewenang dan tanggung jawab di dalam segala proses persoalan secara vertical dan dapat mencerminkan hubungan (relation) antar bagian secara horizontal.
Struktur organisasi yang sesuai akan memudahkan seseorang siapa yang akan memberi tugas kepadanya dan kemana dia bertanggung jawab akan tugas yang akan diberikan kepadanya tersebut.
PT. Belfoods Indonesia Medan dalam melaksanakan aktivitas perusahaannya menggunakan struktur garis dan staff dimana perintah dan tanggung jawab jelas mengalir dari atas (pimpinan) ke bawah (karyawan). Berikut ini disajikan bagan struktur organisasi pada PT. Belfoods Indonesia Medan
Gbr. 2.2 Struktur Organisasi PT.Belfoods Indonesia Sumber: Data Inventaris PT. Belfoods Indonesia Tahun 2007
D. Job Description
Setiap perusahaan memiliki kegiatan yang berbeda, demikian pula orang-orang yang ada didalamnya akan melakukan tugas sesuai dengan tugas dan wewenang nya masing-masing. Dalam hal ini uraian tugas dari srtiap struktur pada PT.Belfoods Indonesia adalah sebagai berikut:
a. Manager Sales, yang bertugas:
a. Mengawasi perusahaan pusat dan setiap cabang yang ada pada setiap wilayah.
b. Melakukan kordinasi yang baik kepada setiap pimpinan cabang dalam hal peningkatan kerja perusahaan.
c. Memberikan pemikiran-pemikiran yang dapat membangun setiap cabang.
d. Mengadakan meeting dengan pimpinan perusahaan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
b. Direktur Finance, yang bertugas:
a. Mengawasi keuangan pada perusahaan pusat.
b. Menerima laporan keuangan setiap bulan dari setiap cabang yang ada pada setiap wilayah.
c. Mengatur pemasukan kas dan pengeluaran kas.
d. Memenuhi kekurangan dana untuk melakukan kegiatan di setiap cabang.
e. Melakukan rapat keuangan bersama tim keuangan perusahaan untuk membahas keuangan perusahaan.
III. Sales Supervisor, yang bertugas:
a. Mencari oerderan dari setiap customer, dalam hal ini sales supervisor berhak untuk mencari informasi tentang kebutuhan customer-customer yang ada pada wilayah Medan.
b. Memperluas wilayah, dalam hal ini Sales Suprvisor berhak melakukan perluasan wilayah dengan cara melakukan marketing yang disebarkan disetiap wilayah, marketing ini dilakukan oleh SPG dan salesman lainnya.
c. Meningkatkan prestasi dari target yang telah diberikan. d. Menyelesaikan masalah-masalah yang ada di lapangan.
e. Mengawasi setiap bawahan dalam melakukan kegiatan pendistribusian. f. Melakukan meeting dengan karyawan perusahaan untuk membahas
tentang keberadaan perusahaan serta hal-hal yang menyangkut kemajuan perusahaan.
IV. Finance Supervisor, yang bertugas:
a. Bertanggung jawab atas stock inventory perusahaan.
b. Memelihara kartu AR(Account Receivable) seperti tagihan-tagihan yang ada.
c. Memelihara Patty Cash yaitu mengatur pengeluaran dan pemasukan kas perusahaan dengan baik.
d. Bertanggung jawab ata laporan keuangan yang diterima dari setiap karyawan /sales.
V. Collector, yang bertugas:
a. Bertanggung jawab atas faktur-faktur konsumen. b. Bertanggung jawab untuk penagihan dari konsumen. c. Menyetor tagihan-tagihan ke Bank.
VI. Office Boy, yang betugas:
a. Melakukan semua pekerjaan sehari-hari kantor. b. Memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen. c. Memberikan informasi kepada konsumen terhadap produk. VII. Salesman / Girl, yang bertugas:
a. Melakukan promosi produk. b. Melakukan penjualan produk. c. Mengelola produk-produk yang exp.
d. Memperluas wilayah dengan cara menjangkau daerah-daerah yang diperkirakan dapat menjadi target utama produk.
VIII. Sales Administration, yang betugas: a. Mengawasi dan mengatur Input Order.
b. Melakukan marketing seperti salesman dan SPG. IX. Driver, yang bertugas:
a. Melakukan pengantaran barang-barang yang akan disalurkan kepada customer.
X. Helper, yang bertugas:
a. Melayani karyawan-karyawan yang ada pada perusahaan. b. Memberikan service yang baik terhadap konsumen.
c. Melaksanakan segala kebutuhan karyawan dalam hal teknis.
E. Kinerja Terkini
Kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh setiap perusahaan akan menunjukkan suatu hasil. Setiap proses pekerjaan yang dilalui akan sangat bermanfaat bagi perusahaan dan orang-orang yang ada didalamnya. Produktivitas dan efektivitas sangat berpengaruh pada kinerja perusahaan, semakin rajin perusahaan meningkatkan produktivitasnya maka semakin efektif pulalah karyawan melakukan kegiatan-kegiatannya.
Kinerja yang baik juga sangat berepngaruh terhadap manajemen yang dilakukan perusahaan. Manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengawasan sangat berpengaruh penting terhadap kinerja perusahaan.
Perencanaan yang baik yang dilakukan setiap perusahaan akan membuat efektifitas kerja yang lebih baik. Perencanaan yang matang akan membuat setiap perusahaan lebih banyak mempersiapkan apa-apa saja yang akan dilakukan demi kebaikan perusahaan. Perencanaan PT. Belfoods Indonesia cukup baik karena jauh hari sebelum persediaan habis, mereka sudah melakukan pembelian persediaan untuk mengantisipasi kurangnya stock kepada costomer.
Pengorganisasian yang dilakukan setiap perusahaan akan menyebabkan baik buruknya kinerja perusahaan. Karena jika setiap unsur-unsur perusahaan sudah mengerti akan fungsi dari setiap uraian kerja dan organisasi maka setiap karyawan akan bekerja menurut fungsi masing-masing tanpa memberatkan fungsi yang lain.
Dalam hal ini pengorganisasian PT. Belfoods Indonesia cabang Medan terlihat baik sebab uraian tugas yang mereka lakukan sudah sesuai dengan fungsi masing-masing. Pada PT ini atasan sudah bertindak sebagai atasan diman fungsinya sebagai pimpinan, demikian juga perangkat-perangkat bawahannya.
Pengendalian pada setiap perusahaan tidak selamanya baik karena pengendalian termasuk sulit dilakukan yaitu bagaimana cara perusahaan untuk mengantisipasi hal-hal kemungkinan terburuk yang akan dihadapi perusahaan. Hal-hal terburuk yang mungkin bisa dihadapi adalah dari pesaing sendiri yang menawarkan harga lebih murah kepada customer sehingga sulit bagi perusahaan untuk menyamakan harga distribusi.
Pengawasan adalah bagaimana cara pimpinan perusahaan dapat mengawasi setiap kinerja karyawan yang ada di dalam. Pimpinan yang baik akan mudah melakukan pengawasan jika manajemen yang dilakukannya juga baik. PT. Belfoods masih belum seutuhnya melakukan manajemen dengan baik oleh karena itu pengendalian dan pengawasan pada PT ini masih sulit dilakukan dengan baik.
Kinerja PT. Belfoods Indonesia cabang Medan juga ditunjukkan dari kegiatan sehari-hari perusahaan, perusahaan ini setiap hari mendata barang atau stock yang ada di gudang, kemudian mendata customer mana yang akan dikirimin barang. Kemudian perusahaan ini mengirimkan barang kepada customer dan penyebarannya dapat dilakukan dengan cara cash atau kredit.
Perusahaan ini dalam menjalankan kegiatan sehari-harinya dinilai baik sebab mereka tidak pernah kekurangan stock yang akan dikirim kepada customer. Ditinjau dari kepuasan konsumen, perusahaan ini juga dinilai baik sebab jarang konsumen yang mengeluh atas produk yang di distribusikan.
Pengaruh efektifitas kerja yang sangat berpengaruh paad kinerja perusahaan. Prestasi yang baik adalah prestasi yang dilakukan dengan proses yang maksimal. PT. Belfoods Indonesia cabang Medan saat ini melakukan kinerja yang baik karena sampai saat ini tidak ada masalah yang dihadapi yang dapat mengganggu kegiatan perusahaan. Selain itu perusahaan ini juga mendapatkan prestasi yang dinyatakan secara abstrak oleh konsumen. Sejauh ini perusahaan ini tidak mendapatkan komentar apapun dari kegiatan produksi dan distribusi yang dilakukan.
Hal diatas adalah merupakan uraian dari kinerja PT. Belfoods terkini, diharapkan kinerja ini dapat lebih ditingkatkan lagi untuk mencapai kesuksesan yang maksimal.
Data yang dapat melengkapi kinerja perusahaan PT. Belfoods Indonesia adalah: Harga/ Kg Bulan (Thn 2009) Jumlah Barang yang masuk (Kg) Realisasi Penjualan (Kg)
Selisih yang tidak terjual (Kg)
Rp. 1000 Januari 1.000.000 950.000 50.000
Rp. 1000 Februari 1.250.000 1.050.000 200.000
Rp. 1000 Maret 1.250.000 1.200.000 50.000
Keterangan:
Berdasarkan data diatas maka dapat diambil perbandingan dari bulan Januari ke bulan Februari Jumlah barang yang masuk dari perusahaan pusat sebanyak 1.000.000 Kg x Rp. 1.000 = Rp. 1.000.000.000,- sedangkan realisasi barang yang terjual adalah sebanyak 950.000 Kg x Rp. 1.000 maka Rp. 950.000.000 maka pada bulan januari terjadi penurunan sebanyak 50.000 Kg x Rp. 1000 = Rp. 50.000.000.
Hal yang sama terjadi pada bulan februari, jumlah barang yang masuk dari perusahaan pusat sebanyak 1.250.000 Kg x Rp. 1000 = Rp. 1.250.000.000,- sedangkan realisasi barang yang terjual sebanyak 1.050.000 x Rp. 1000 = Rp. 1.050.000.000 maka pada bulan februari terjadi penurunan sebanyak 200.000 Kg x Rp. 1000 = Rp. 200.000.000. dari hasil perhitungan diatas maka dapat dilihat perbandingan bahwa dari bulan januari ke bulan februari terjadi peningkatan barang yang tidak terjual.
Hal ini menggambarkan bahwa kinerja perusahaan pada bulan itu kurang baik karena stock yang tidak laku semakin meningkat hal ini mungkin disebabkan masih banyaknya stock pada masing-masing customer.
Kinerja PT. Belfoods saat ini masih dalam kondisi yang stabil artinya tidak terlalu buruk dan tidak terlalu baik. Karena stock yang ada masih dapat di minimalisir untuk dicairkan kembali. Kinerja dari segi manajemen PT ini cukup baik karena PT ini sudah melakukan tugas dengan jabatan nya masing-masing.
