Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada SMK Perintis 1 Depok

Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada SMK Perintis 1 Depok

Sunarto1_{, Susan Rachmawati}2_{, Hilman Saputra}3 1_{Universitas Gunadarma}

sunarto@staff.gunadarma.ac.id

2_{Akademi Manajemen Keuangan BSI Jakarta}

susan.srw@bsi.ac.id

3_{AMIK BSI Jakarta}

hilmansaputra670@gmail.com

Abstrak - Dalam era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan cepatnya. Adapun komputer yang

merupakan peralatan yang diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik didalam pembuatan hardware maupun software. SMK PERINTIS 1 Depok membutuhkan sekali adanya suatu sistem informasi yang menunjang dalam mengolah data guru dan dalam perhitungan gaji guru. Pada saat ini SMK PERINTIS 1 Depok merupakan sekolah suatu yang berada dibawah naungan Yayasan Enam-Enam, sekolah ini memiliki tiga bidang keahlian yaitu Akuntansi, Administrasi Perkantoran, dan Pemasaran.. Sistem penggajian yang ada pada sekolah ini masih dilakukan secara manual mulai dari proses pengisian absensi, rekapitulasi absensi guru, prosedur perhitungan gaji, prosedur pembayaran gaji, prosedur penjurnalan, dan pembuatan laporan penggajian, sehingga memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dari keterlambatan pencarian data-data yang diperlukan. Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan ini adalah metode observasi, interview dan studi pustaka. Diharapkan dengan penerapan komputerisasi sistem penggajian mampu memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada sekolah ini sehingga penggajian dapat berjalan lebih efektif dan efisien serta sistem penggajian guru yang sekarang lebih kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu.

Kata Kunci : Perancangan Sistem.Informasi, Penggajian Guru I. PENDAHULUAN

Seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi dewasa ini, komputer bukanlah benda yang asing bagi seorang maupun lembaga-lembaga baik swasta maupun pemerintah. Hampir di segala bidang membutuhkan teknologi komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan masalah-masalah pekerjaan seperti halnya masalah administrasi ataupun penggajian. Masalah penggajian termasuk masalah yang rumit, karena masalah ini tidak hanya menyangkut masalah jumlah rupiah yang diterima tetapi juga mempunyai implikasi yang sangat luas ditinjau dari sistem pengupahan dan kinerja

SMK Perintis I Depok merupakan lembaga pendidikan yang sangat berkembang. Pengolahan data pada SMK ini masih dilakukan secara manual. Begitu juga dengan sistem penggajian guru. Dengan sistem yang masih manual sering terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji dan membutuhkan waktu yang lama dalam perhitungan gaji serta dalam pencarian data.

Berdasarkan hal diatas perlu diadakan perancangan sistem yang baru sebagai alternatif untuk mengatasi masalah yang ada. Adapun alternatif yang paling tepat adalah dengan komputerisasi sistem agar memberikan kemudahan, kecepatan serta keefektifan bagi pemakai dalam mengolah data khususnya dalam masalah penggajian.

II. LANDASAN TEORI

Menurut Fatta (2007:3) menyatakan bahwa “Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan ”

Mahatmyo (2014:9) menyatakan bahawa “Sistem Informasi Akuntansi merupakan sekolompok struktur dalam sebuah entitas yang mengelola sumber daya fisik dan sumber daya lain untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, agar dapat memenuhi kebutuhan informasi berbagai pihak”.

Menurut Mulyadi (2013:373) mengemukakan bahwa: “Sistem akuntansi penggajian adalah fungsi, dokumen, catatan, dan sistem pengendalian intern yang digunakan untuk kepentingan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja”.

Menurut Shalahuddin dan Sukamto (2013:155) mengemukakan “Use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behaviour) sistem informasi yang akan dibuat”.

Shalahuddin dan Sukamto (2013:26) mengatakan bahwa “Menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem proses bisnis atau menu yang ada di perangkat lunak”.

Shalahuddin dan Sukamto (2013:165) Menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan

Komponen-komponen yang terdapat dalam sequence

diagram :

Menurut Pender dalam Widodo dan Herlawati (2011:110) mengatakan bahwa “Walaupun diagram komponen dan deployment merupakan bagian dari spesifikasi UML, bagi sebagian besar perancang merupakan hal baru”.

Menurut Sutanta (2011:91) menjelaskan bahwa “Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek”. Empat komponen yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram (ERD) menurut Sutanta (2011:91), yaitu:

1) Entitas, yaitu merupakan objek yang mewakili suatu yang nyata dan dapat dibedakan dari suatu yang lain.

2) Atribut, berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas.

3) Hubungan relasi, yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.

4) Garis penghubung, yaitu notasi yang digunakan untuk merangkai beberapa notasi yang digunakan seperti entitas, relasi dan atribut.

Menurut Kusrini (2007:95) menerangkan bahwa, “Logical Record Structure (LRS) adalah representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas”.

III. METODE PENELITIAN

Dalam penulisan ini penulis menggunakan

metode-metode pengumpulan data yaitu : 1. Pengamatan Langsung (Observasi)

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan

observasi dan datang langsung ke bagian

bendahara SMK Perintis I Depok. 2. Wawancara (Interview)

Penulis melakukan metode wawancara pada narasumber yaitu Bapak Raden Deden A.N, SE selaku bendahara dari SMK Perintis I Depok

untuk memperoleh data mengenai masalah yang akan dibahas.

3. Studi Pustaka

Selain observasi dan wawancara, penulis juga mengumpulkan data dengan metode studi pustakaan. Dalam metode ini penulis mengumplkan data-data dengan membaca buku-buku yang berkaitan dengan ini.

IV. PEMBAHASAN Analisa Kebutuhan

Analisa kebutuhan software untuk sistem penggajian guru di SMK Perintis I Depok diusulkan dengan beberapa prosedur diantaranya:

A. Halaman Bendahara

A.1. Bendahara dapat login denganakun yang telah dibuat.

A.2. Bendahara dapat mengakses data master. A.3. Bendahara dapat mengakses menu transaksi. A.4. Bendahara dapat mengakses menu laporan. A.5. Bendahara dapat mengakses menu utility. A.6. Bendahara dapat mengakses menu exit. B. Halaman Kepala Sekolah

B.1. Kepala sekolah dapat login dengan akun yang telah dibuat.

B.2. Kepala Sekolah dapat mengakses menu laporan.

B.3. Kepala Sekolah dapat mengakses menu exit. C. Halaman Kepala Tata Usaha

B.1. Kepala Tata Usaha dapat login dengan akun yang telah dibuat.

B.2. Kepala Tata Usaha dapat mengakses menu laporan.

B.3. Kepala Tata Usaha dapat mengakses menu

exit.

D. Halaman Pihak Yayasan Enam - Enam

B.1. Kepala sekolah dapat login dengan akun yang telah dibuat.

B.2. Kepala Sekolah dapat mengakses menu laporan.

B.3. Kepala Sekolah dapat mengakses menu exit. Use Case Diagram

A.

Bendahara uc Bendahara Bendahara Login M aster Transaksi Laporan Exit User Guru Data Potongan Data Perkiraan Back Up Laporan Pengeluaran Kas Jurnal Laporan Penggaj ian Penggaj ian Data Tunj angan

Utility Rekapitulasi Absen «i ncl ude» «extend» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «extend» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «extend» «i ncl ude» «i ncl ude» «extend» «extend» «i ncl ude»

B. Kepala Sekolah uc Kepala Sekolah Kepala Sekolah Laporan Laporan Penggaj ian Laporan Pengeluaran Kas Cetak Tutup Lihat Cetak Lihat Keluar Exit Login «extend» «extend» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude»

Gambar 2. Use Case Diagram Kepala Sekolah

Use Case Diagram Pihak Yayasan Enam - Enam

uc Pihak Yayasan Enam-enam

Pihak Yayasan Enam - Enam Laporan Laporan Penggaj ian Laporan Pengeluaran Kas Cetak Tutup Lihat Cetak Lihat Keluar Exit Login «extend»

«i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «i ncl ude» «extend»

Gambar 3. Use Case Diagram Pihak Yayasan Enam – Enam

Guru Lakukan NIP Nama Agama No_Tel p Tgl_Lah ir Alamat No_abse n Absen 1 1 1 Jabatan NIP Hadir Memiliki 1 Rekapitulasi Absensi No_rek_ absen No_abse n Jml_jam_tet ap Jml_jam_t atap muka Memiliki Data Potongan 1 Memiliki Data Perkiraan Nama_perkir aan Laporan Pengeluaran Kas No_tunjan gan Waka pembin a BP/BK Ka_Pro g Ka_unit walikelas piket Memiliki Gaji Memiliki Data Tunjangan Dibuat Detail Jurnal No_tunjan gan No_rek_ absen No_poton gan No_slip Tgl_slip Jml_gaji No_jurnal Tgl_jurn al No_slip Memiliki Jurnal Kode_p erkiraan No_jurn al Debet Kredit Memiliki Memiliki Laporan Penggajian Bln_peng gajian Thn_peng gajian No_jurnal Kode_perk iraan No_poton gan Pot_yayas an Pot_sekol ah Pot_lain-lain Pot_arisa n No_jurnal 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Thn_peng gajian Bln_peng gajian 1 1 1 1

Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD)

class LRS BU DEASY Guru - NIP* - Nama - Tgl_lahir - Alamat - Jabatan - Agama - No_tlp Absens - No_absen* - NIP** - Hadir Data Perkiraan - Kd_perkiraan* - Nama_perkiraan Jurnal - No_jurnal* - Tgl_jurnal - No_slip** Detail Jurnal - No_jurnal** - Kd_perkiraan** - Debet - Kredit Gaj i - No_slip* - tgl_slip - No_rek_absen** - No_tunjangan** - No_potongan** - Jml_gaji

Data Tunj angan

- No_tunjangan* - Waka - Ka_unit - Walikelas - BP/BK - Pembina - Ka_prog - Piket Data Potongan - No_potongan* - Pot_yayasan - Pot_sekolah - Pot_arisan - Pot_lain_lain Rekapitulasi Absen - No_rek_absen* - No_absen** - Jml_jam_tetap - Jml_jam_tatap_muka

Laporan Penggaj ian

- No_jurnal** - Bln_penggajian - Thn_penggajian

Laporan Pengeluaran Kas

- No_jurnal** - Bln_pengeluaran_kas - Thn_pengeluaran_kas 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Gambar 5. Logical Record Structure (LRS)

deployment Deployement penggaj ian

Web Serv er Client PC Database serv er Frontpage application Style.css Admin application Apche 2 serv er Sistem Informasi Penggaj ian M y SQL dbPenggaj ian

User Interface

1. Login

Gambar 7. User Interface Login 2. Menu Utama

Gambar 8. User Interface Menu Utama 3. Menu Master

4. Menu Transaksi

Gambar 10. User Interface Menu Transaksi 5. Menu Laporan

Gambar 11. User Interface Menu Laporan 6. Menu Data Tunjangan

7. Menu Data Perkiraan

Gambar 13. User Interface Menu Data Perkiraan 8. Menu Rekapitulasi Absen

Gambar 14. User Interface Menu Rekapitulasi Absen 9. Menu Gaji

10. Menu Jurnal

Gambar 16. User Interface Menu Jurnal

V. KESIMPULAN

Dalam uraian pada bab sebelumnya penulis dapat menarik beberapa kesimpulan diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem berjalan yang ada pada SMK Perintis 1 Depok sekolah ini masih menggunakan sistem kerja yang manual dalam penginputan data pada sistem penggajiannya

2. Permasalahan yang sering terjadi sering kesalahan dalam perhitungan gaji dan manipulasi data maka dari itu dibutuhkan suatu solusi untuk mengatasi masalah sistem yang terjadi atau manual yaitu dengan mengkomputerisasi sistem penggajian guru pada SMK Perintis 1 Depok

3. Dengan adanya komputerisasi sistem agar mempermudah pekerjaan dan meningkatkan kelancaran proses perhitungan gaji guru dan pengguna komputerisasi menghasilkan keputusan yang cepat dan akurat terutama dalam penyampaian laporan yang dibutuhkan oleh seorang kepala sekolah

REFERENSI

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.

Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta:Andi.

Mahatmyo, Atyanto. 2014. Sistem Informasi Akuntansi Suatu Pengantar. Yogyakarta: Deepublish. Mulyadi. 2013. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba

Empat.

Shalahuddin. M dan Rossa A.S. 2013. Rekaya Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.

Sutanta, Edhy. 2011. Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta: Andi.

Widodo, Prabowo Pudjo dan Herlawati. 2011. Menggunakan UML. Bandung:Informatika.