BAB IV
IV.
HASIL DAN PEMBAHASAN
IIIII4.1. Investigasi Sistem 4.1.1.Studi Literatur
Pengguna perpustakaan pada umumnya mengharapkan layanan perpustakaan yang memiliki kualitas layanan dalam hal kecepatan, kemudahan dan kenyamanan dalam memperoleh informasi yang diperlukan. Namun sejauh ini masih saja dirasakan kurangnya kenyamanan yang diharapkan misalnya, pengguna masih harus datang ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi tercetak. Sarana internet yang disediakan berupa web site perpustakaan memang cukup memadai untuk mempercepat sampainya informasi koleksi kepada pengguna namun masih bersifat formal. Facebook memberikan peluang untuk mengembangkan aplikasi yang dapat bekerja di dalam platform Facebook yang mana aplikasi tersebut dapat melayani pengguna perpustakaan secara realtime, di mana saja, dengan tidak meninggalkan kenyamanan berinteraksi sosial di dalam halaman Facebook.
4.1.2.Studi Kelayakan 1. Kelayakan teknis
a. Hardware: Pengembangan sistem ini tidak memerlukan hardware tambahan selain peralatan komputer yang dipergunakan sehari-hari oleh perpustakaan.
b. Software: Dalam melakukan pengembangan sistem ini sudah tersedia dengan yaitu Facebook application yang dapat dioperasikan secara online. Software tambahan yang diperlukan adalah software yang sudah lazim dipergunakan dalam kegiatan perpustakaan berupa operating system, browser, dan database manager yang tersedia secara gratis (open source).
c. Netware: menggunakan fasilitas jaringan yang sudah ada yaitu jaringan pertemanan Facebook yang tidak terbatas lokasi dan status namun dapat dilakukan pembatasan sesuai kebutuhan.
d. Brainware: Sumber daya manusia yang terlibat dalam sistem ini cukup dengan kemampuan mengoperasikan peralatan standar saja.
e. Dataware: Data yang diolah dan disajikan berasal dari database perpustakaan yang sudah ada.
2. Kelayakan operasional
Kelayakan opersional yang menjadi perhatian dalam penelitian ini menyangkut kemampuan sistem mengakomodasi tujuan lembaga/institusi dalam memperoleh informasi dan kemampuan sistem menghasilkan informasi sesuai proses bisnis perpustakaan
a. Pencapaian tujuan lembaga/institusi
Tujuan perpustakaan adalah menjadi sarana penghimpun, pengolah dan penyebaran informasi. Sistem layanan depan melalui Facebook akan mampu memenuhi tujuan tersebut mengingat sifat dari jejaring sosial online ini yang sangat relasional dengan sendirinya membuat perpustakan terhubung dengan jaringan komunitas pengguna yang luas. b. Pemenuhan kebutuhan informasi
Kemampuan dari aplikasi Facebook dan fitur-fitur yang tersedia sangat memungkinkan kebutuhan informasi dari pengguna dapat terpenuhi.
3. Kelayakan organisasi
Dari survey dan pengamatan yang telah dilakukan menyangkut beberapa aspek antara lain penerimaan orang yang terlibat dalam organisasi, pengaruh sistem terhadap struktur organisasi serta kebutuhan pelatihan secara khusus. a. Penerimaan orang yang terlibat dalam organisasi
Didapati bahwa semua orang yang terlibat langsung dalam kegiatan layanan depan tidak menemui kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan sistem layanan depan melalui Facebook ini mengingat hampir semua pihak cukup mengenal dan terbiasa menggunakan Facebook dalam kegiatan pertemanan sehari-hari.
b. Pengaruh sistem terhadap struktur organisasi
Penerapan sistem baru pada layanan depan perpustakaan tidak memerlukan perubahan apa-apa dalam struktur organisasi. Setiap bidang layanan dapat tetap berjalan sebagaiumana mestinya meskipun ada sedikit penyesuaian kegiatan dimana layanan depan melalui Facebook ini merupakan sistem layanan yang berhubungan langsung dengan pengguna Facebook secara real time.
c. Kebutuhan akan pelatihan
Penerapan sistem ini sangat mudah dilaksanakan sehingga tidak memerlukan pelatihan secara khusus karena semua staf perpustakaan maupun para pengguna perpustakaan pada umumnya telah terbiasa menggunakan Facebook. Hanya ada beberapa fitur dalam Facebook yang perlu sedikit waktu untuk mempelajarinya karena biasanya jarang digunakan namun menjadi fitur penting dalam sistem ini antara lain fitur notes, event, disscussion.
4. Kelayakan Ekonomi
Manfaat secara ekonomi diperkirakan secara kualitatif melalui pengamatan bahwa dengan menerapkan sistem ini akan menghemat waktu dalam menelusur informasi perpustakaan karena pengguna akan lebih tertarik mengunjungi perpustakaan melalui sistem ini. Di pihak lain secara teknis tidak diperlukan biaya pemeliharaan tambahan mengingat Facebook memang menyediakan semua fasilitas tanpa memungut biaya.
4.2. Analisis Sistem
Kegiatan analisis sistem dilaksanakan dengan mengadakan survey di empat perpustakaan universitas yang dianggap telah memiliki kualifikasi layanan depan yang baik dan lengkap antara lain, perpustakaan Universitas Bina Nusantara, perpustakaan Universitas Indonesia, perpustakaan Universitas Pelita Harapan dan perpustakaan Institut Teknologi Bandung. Untuk mengetahui harapan pengguna perpustakaan terhadap layanan depan perpustakaan dilakukan survey dengan cara membagikan angket kepada pengguna perpustakaan dan staf perpustakaan. Selain
itu juga dilakukan survey terhadap web site perpustakaan dari keempat perguruan tinggi tersebut sebagai bagian dari komponen layanan depan.
Analisis sistem di Perpustakaan Sekolah Tinggi Alkitab Tiranus dilakukan terhadap aplikasi berbasis web yang sebelumnya sudah digunakan yaitu Senayan Library Management System (SLIMS).
4.2.1.Sistem yang ada
Sistem layanan depan yang diterapkan pada umumnya cukup lengkap dan modern dimana pada umumnya perpustakaan sudah memiliki sarana komputer dan layanan yang sudah terotomasi. Dari hasil angket diperoleh kesimpulan bahwa secara umum baik pengguna maupun staf perpustakaan mengharapkan peningkatan kualitas layanan depan yang lebih baik, lebih cepat, lebih mudah dijangkau, dan dapat mengakses melalui internet.
Survey terhadap web site perpustakaan dilakukan dengan tujuan mengidentifikasi sejauh mana komponen layanan depan telah diakomodasi secara online oleh web site perpustakaan. Hasil identifikasi tersebut selengkapnya disajikan dalam Tabel 2. Dari hasil survey terhadap web site perpustakaan tersebut dapat disimpulkan bahwa tidak semua fungsi layanan depan terakomodasi secara lengkap.
Analisis terhadap penggunaan Senayan Library Management System (SLIMS) pada Perpustakaan STAT disajikan pada Tabel 3. Analisis terhadap aplikasi SLIMS menunjukkan hanya terdapat tiga fungsi layanan depan yang dapat dilayani yaitu pencarian koleksi, reservasi dan kolaborasi. Sedangkan keenam fungsi layanan depan lainnya tidak terakomodasi oleh SLIMS.
Setelah dilakukan analisis terhadap layanan depan perpustakaan melalui analisis web site dan menginventarisassi harapan pengguna terhadap layanan depan serta analisis terhadap penggunaan aplikasi perpustakaan berbasis web (SLIMS) di perpustakaan Sekolah Tinggi Alkitab Tiranus maka penulis melakukan evaluasi terhadap penerapan layanan depan perpustakaan. Jika sistem layanan depan dapat melaksanakan keseluruhan fungsi layanan depan secara maksimal, lebih baik, lebih cepat, lebih mudah dijangkau maka informasi yang dibutuhkan pengguna akan lebih cepat diperoleh dan pengguna perpustakaan akan merasakan manfaat yang lebih besar lagi. Oleh karena itu penulis merekomendasikan pengembangan Sistem
Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook (SLDPMF) sebagai solusi untuk meningkatkan kualitas layanan depan perpustakaan.
Tabel 2 Hasil Survey Website Perpustakaan
No Fungsi Layanan Depan Prosedur fungsi Perpusta-kaan BINUS Perpusta-kaan UI Perpusta-kaan UPH Perpusta-kaan ITB 1 Search Pencarian koleksi dengan kata kunci Search our collection Katalog Online Database Catalog Online catalogues 2 Reservasi Pemesanan koleksi dengan form pesanan atau kontak via chat box
My Reserva-tion status
ada Tidak ada Tidak ada
3 Konsultasi Pertanyaan
literatur via chat box atau forum diskusi
Online Reference Service
Kontak Contact Us Tidak ada
4 Edukasi Informasi berupa pengarahan meningkatkan kemampuan literasi Research Education FAQ Panduan Forum diskusi Library FAQ Tidak ada 5 Survey kepuasan Form isian online terdokumentasi
Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada
6 Kompilasi Kritik dan saran Form isian online terdokumentasi
Tidak ada Tidak ada Tidak ada Usulan
koleksi 7 Penyebaran Informasi New collection Most borrowed collections Binus Gallery What’s New on Library Berita News What’s new Agenda perpusta-kaan 8 Kolaborasi Kerjasama dengan pihak lain Jurnal online Yahoo chat box Link web site Katalog bersama
Tidak ada Katalog
bersama E-Journal
Tabel 3 Analisa Penggunaan SLIMS di Perpustakaan STAT
No Fungsi Layanan Depan
Prosedur fungsi SLIMS
1 Search Pencarian koleksi dengan kata kunci ada
2 Reservasi Pemesanan koleksi dengan form
pesanan
ada
3 Sosialisasi Sarana sosialisasi kepada pengguna
perpustakaan
4 Konsultasi Pertanyaan literatur via chat box atau forum diskusi
Tidak ada
5 Edukasi Informasi berupa pengarahan
meningkatkan kemampuan literasi
Tidak ada
6 Survey kepuasan Form isian online terdokumentasi Tidak ada
7 Kompilasi Kritik
dan saran
Form isian online terdokumenrasi Tidak ada
8 Penyebaran
Informasi
Tidak ada
9 Kolaborasi Kerjasama dengan pihak lain Ada:
Berupa fasilitas UNICODE, fitur katalog bersama yang dapat menggabungkan database SLIMS
Tabel 4 Kebutuhan Informasi Berdasarkan Fungsi Layanan Depan No Fungsi layanan depan Informasi yang dibutuhkan Sumber 1 Search Data koleksi perpustakaan Database
perpustakaan
2 Reservasi Data pengguna Database
Perpustakaan
3 Sosialisasi Info Perpustakaan Staf
4 Konsultasi Info konsultatif Staf dan pengguna
5 Edukasi Materi edukasi Staf
6 Survey kepuasan Data responden Pengguna
7 Kompilasi Kritik dan saran
Data responden Pengguna
8 Penyebaran Informasi Info perpustakaan Staf
4.2.2.Identifikasi Kebutuhan Informasi
Untuk mencapai standar kualitas layanan depan yang lebih baik diharapkan dapat memenuhi fungsi layanan depan perpustakaan yang dapat melakukan pencarian koleksi, reservasi, sosialisasi, konsultasi, edukasi, survey kepuasan pengguna, kompilasi kritik dan saran, penyebaran informasi dan kolaborasi. Identifikasi kebutuhan informasi berkaitan dengan fungsi layanan depan perpustakaan disajikan pada Tabel 4.
4.2.3.Kebutuhan Fungsional
Dari kebutuhan informasi tersebut di atas maka dapat diketahui kebutuhan fungsional Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook (SLDPMF) dalam hubungan dengan fungsi layanan depan perpustakaan sebagaimana dijelaskan pada Tabel 5.
Tabel 5 Kebutuhan Fungsional dalam Hubungan Dengan Fungsi Layanan Depan
No Kebutuhan Fungsional Sistem Kode Fungsional
Sistem
Fungsi Layanan
Depan
1 Login dan logout SLDPMF-01
2 Manipulasi data pengguna dan staf SLDPMF-02
3 Pencarian koleksi SLDPMF-03 -Pencarian
Koleksi
4 Pemesanan koleksi SLDPMF-04 -Reservasi
5 Peminjaman/pengembalian koleksi SLDPMF-05
6 Menampilkan kriteria laporan SLDPMF-06
7 Manipulasi data polling/survey, kritik/saran, pertanyaan SLDPMF-07 -Sosialisasi -Edukasi -Survey -Kompilasi kritik/saran
8 Kontak pengguna dan staf perpustakaan SLDPMF-08 -Konsultasi
-Edukasi -Penyebaran Informasi -Kolaborasi
Untuk memperoleh gambaran umum dari sistem layanan depan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan fungsional tersebut maka dijelaskan dengan menggunakan diagram konteks pada Gambar 7.
Gambar 7 Diagram Konteks Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui
Gambar 8 Diagram Aliran Data Tingkat
Gambar 7 Diagram Konteks Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui
Gambar 8 Diagram Aliran Data Tingkat-1 (DFD
Gambar 7 Diagram Konteks Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook
-1)
Sistem berinteraksi dengan pengguna dan staf perpustakaan. Staf perpustakaan harus melakukan login dengan cara memasukkan password, setelah terjadi validasi login maka staf perpustakaan diizinkan masuk ke dalam sistem. Staf perpustakaan dapat melakukan manipulasi data koleksi, pemesanan, peminjaman/pengembalian, polling/survey, kritik/saran, pertanyaan, kontak pengguna, pengguna, staf perpustakaan dan menampilkan kriteria laporan.
Penjabaran dari diagram konteks tersebut dibuat berupa Diagram aliran data tingkat-1 (DFD Level-1) yang terdiri atas delapan proses yaitu: login buka/tutup, manipulasi data staf dan pengguna, pencarian koleksi, reservasi, manipulasi data koleksi dan transaksi, laporan, polling/saran/pertanyaan, kontak pengguna/staf. DFD level-1 (SLDPMF) ini dapat dilihat pada Gambar 8.
4.2.4.Rekomendasi Pengembangan Sistem
Dari hasil analisis terhadap sistem yang ada, kebutuhan fungsional dan kebutuhan informasi maka diperlukan pengembangan sistem layanan depan yang dapat mengatasi kekurangan pada sistem layanan yang ada, memenuhi kebutuhan informasi dan mengakomodir semua fungsi layanan depan perpustakaan yang dalam penelitian akan dikembangkan Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook.
4.3. Desain Sistem
Sistem layanan perpustakaan melalui Facebook didesain agar dapat menampilkan informasi yang terhimpun pada database perpustakaan di web server dalam format Facebook, dimana pengguna dapat tetap berada dalam situs Facebook pada saat mencari informasi dari database perpustakaan. Berbagai fitur yang telah tersedia pada Facebook dimanfaatkan semaksimal mungkin guna melengkapi kemampuan sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Hubungan antara database, web server, platform Facebook dan pengguna Facebook dapat dijelaskan dengan Gambar 9.
Dalam SLDPMF pengguna memasuki sistem melalui akun Facebook untuk selanjutnya pengguna dapat melakukan lihat data, input data melalui aplikasi Facebook dan kontak dengan staf perpustakaan dengan fitur Facebook. Staf
perpustakaan memasuki sistem melalui akun input data melalui aplikasi
Facebook. Proses SLDPMF dijelaskan dengan bagan pada
Gambar 9 Hubungan Facebook dan
perpustakaan memasuki sistem melalui akun Facebook untuk melakukan lihat input data melalui aplikasi Facebook dan kontak dengan pengguna melalui fitur
. Proses SLDPMF dijelaskan dengan bagan pada Gambar 10.
Gambar 9 Hubungan Database Perpustakaan, Webserver Perpustakaan, dan Pengguna Facebook
Gambar 10 Desain Sistem SLDPMF
untuk melakukan lihat data, dan kontak dengan pengguna melalui fitur
ambar 10.
4.3.1.Menentukan Spesifikasi Sistem
Kebutuhan sistem layanan depan perpustakaan melalui Facebook ini mencakup:
- Hardware: dibutuhkan perangkat komputer PC dengan kemampuan standar untuk melakukan menjalankan sistem.
- Software: dibutuhkan software standar berupa Operating System dan browser internet.
- Brainware: dibutuhkan sumber daya manusia yang mampu bekerja pada Operating System standar (Ms Windows) dan mampu mengoperasikan fitur-fitur Facebook.
- Netware: dibutuhkan akun pada jejaring Facebook.com.
- Dataware: Dibutuhkan database koleksi perpustakaan yang berbasis web.
4.3.2.Desain Proses
SLDPMF memiliki beberapa fungsi yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran, fungsi tersebut dijabarkan sebagai proses. Deskripsi proses SLDPMF tersebut dijelaskan pada Tabel 6.
Layanan yang dapat diperoleh melalui sistem ini terbagi menjadi dua sumber yaitu:
- layanan informasi yang terhimpun dalam database perpustakaan yaitu data koleksi perpustakaan, transaksi peminjaman/pengembalian dan reservasi.
- layanan informasi yang diberikan langsung oleh staf perpustakaan menggunakan fitur Facebook yang tersedia yaitu:
a. layanan konsultasi, menggunakan fitur chat, message, group chat b. edukasi, menggunakan fitur notes, photo, video
c. survey kepuasan pengguna, menggunakan fitur polling application, notes d. kompilasi kritik dan saran, menggunakan fitur status wall, message, notes. e. penyebaran informasi, menggunakan fitur event, status wall, message, photo,
video.
Tabel 6 Desain Proses Pada SLDPMF
No Kode Fungsional
Sistem
Proses Fungsi Layanan Depan
1 SLDPMF-01 Staf perpustakan memasukkan data berupa kode staf
dan password untuk login terlebih dahulu ke dalam SLDMF melalui Facebook Application.
Pengguna memasukkan data berupa kode pengguna dan password untuk login terlebih dahulu ke dalam SLDMF melalui Facebook Application
2 SLDPMF-02 Staf perpustakaan dapat melakukan manipulasi data
pengguna seperti menambah, mengubah, menghapus dan menyimpan data pengguna yang dilakukan melalui Facebook Application kemudian akan disimpan pada database yaitu pada tabel pengguna.
3 SLDPMF-03 Staf dapat melakukan pencarian koleksi dengan
memasukkan kata kunci pencarian melalui Facebook Application.
Pengguna dapat melakukan pencarian koleksi dengan memasukkan kata kunci pencarian melalui Facebook Application.
- Pencarian koleksi
4 SLDPMF-04 Staf perpustakaan dapat melakukan proses pemesanan
koleksi yang kemudian akan disimpan dalam tabel pemesanan pinjaman koleksi.
- Reservasi
Pengguna dapat melakukan pemesanan koleksi yang ingin dipinjam melalui Facbook Application yang kemudian akan disimpan dalam tabel pemesanan.
- Reservasi
5 SLDPMF-05 Staf perpustakaan melakukan proses transaksi
peminjaman dan pengembalian koleksi melalui Facebook Application yang kemudian akan disimpan dalam database pada tabel sirkulasi.
6 SLDPMF-06 Staf perpustakaan dapat mencetak laporan melalui
Facebook Application.
7 SLDPMF-07 Staf perpustakaan dapat mengelola polling,
kritik/saran, pertanyaan pengguna, menyebarkan
informasi dengan fitur message, chat, group chat, group doc, notes, event, link, dan informasi yang dikemas dalam bentuk foto atau video.
- Konsultasi - Edukasi - Survey
- Kompilasi kritik dan saran
-Penyebaran Informasi - Kolaborasi
Pengguna dapat melakukan kontak dengan staf perpustakaan melalui fitur Facebook standar seperti chat, message, wall status, comment, dan email (@Facebook.com mail).
- Konsultasi
8 SLDPMF-08 Staf perpustakaan dapat melakukan kontak dengan
pengguna melalui fitur Facebook standar seperti chat, message, wall status, comment, email (Facebook.com mail).
- Konsultasi
Pengguna dapat menggunakan fitur Facebook untuk mengikuti polling, memasukkan kritik atau saran, mengajukan pertanyaan, memperoleh pengarahan dan informasi dari staf perpustakaan dengan fitur message, chat, group chat, group doc, notes, event, link, foto dan video.
- Konsultasi - Edukasi - Survey
- Kompilasi Kritik dan saran
-Penyebaran Informasi - Kolaborasi
Gambar 12 Desain
Gambar 11 Struktur Menu
Tabel 7 Desain Input-Output
No Form Deskripsi Tampilan
1 Login Facebook Login menggunakan username dan password untuk masuk ke dalam akun Facebook
Standar Facebook 2 Aplikasi perpustakaan Tampilan aplikasi Facebook yang
terkoneksi dengan aplikasi perpustakaan (SLIMS) pada web server melalui canvas IFrame.
Ditunjukkan pada
Gambar 12 3 Login staf (SLIMS) Login pada SLIMS menggunakan
username dan password untuk memasuki menu Data Pengguna, Data Staf, Data Koleksi, Sirkulasi/transaksi, Reservasi dan Setting sistem SLIMS
form SLIMS
4 OPAC (SLIMS) Form pencarian data koleksi dengan cara mengetikkan kata kunci untuk menampilkan daftar hasil pencarian
form SLIMS
5 Login Member (SLIMS) Login pada SLIMS menggunakan username dan password untuk memasuki menu Loan Information, Reservasi, Membership status
Form SLIMS
6 FB Page Perpustakaan Fasilitas Facebook yang menyediakan link menuju menu: Aplikasi Perpustakaan, Notes, Discussion, links dan Share. Keanggotaan bersifat terbuka, siapa saja dapat menjadi anggota Page dengan klik tombol like
Form standar Facebook
7 Aplikasi Perpustakaan (FB Page Perpustakaan)
Link yang menghubungkan ke form Aplikasi Perpustakaan
Form standar Facebook 8 Notes (FB Page
Perpustakaan)
Fasilitas Facebook guna memuat catatan berupa teks
Form standar Facebook 9 Discussions (FB Page
Perpustakaan)
Fasilitas Facebook guna memuat teks yang dapat dilakukan oleh lebih dari satu orang, sebagai sarana diskusi
Form standar Facebook
10 links (FB Page Perpustakaan)
Fasilitas untuk mencantumkan link url tertentu
Form standar Facebook 11 Status (FB Page
Perpustakaan)
Fasilitas untuk menuliskan teks yang dapat dibaca siapa saja yang membuka Page ini
Form standar Facebook 12 Photo (FB Page
Perpustakaan)
Fasilitas upload file image baik foto atau gambar
Form standar Facebook 13 Video (FB Page
Perpustakaan)
Fasilitas untuk upload file video Form standar Facebook
14 Question (FB Page Perpustakaan)
Fasilitas untuk membuat polling Form standar Facebook 15 FB Group Perpustakaan Fasilitas kelompok dengan tiga
pilihan jenis keanggotaan: open, closed dan secret.
Pada form ini terdapat Post, Link, Photo, Video, Question, Chat with group, Create document dan Create event.
Form standar Facebook
16 Post, Link, Photo, Video dan Question (FB Group)
Beberapa fasilitas sama dengan yang terdapat pada FB Page
Form standar Facebook 17 Chat with group (FB
Group)
Fasilitas komunikasi (chat) antar sesama anggota dalam waktu bersamaan
Form standar Facebook 18 Create document (FB
Group)
Fasilitas untuk membuat dokumen teks yang langsung terkirim ke semua anggota dan tersimpan dalam kolom “Docs”
Form standar Facebook
19 Create Event Fasilitas untuk membuat undangan kegiatan yang terlah dijadwalkan.
Form standar Facebook
4.3.3. Desain basisdata
Basisdata menggunakan basisdata yang ada yang sudah digunakan sebelumnya yaitu Senayan Library Management System (SLIMS) yang akan dihubungkan dengan antarmuka Facebook melalui platform Facebook.
4.3.4. Desain antarmuka 1. Struktur Menu
Desain antar muka dilakukan dengan membuat struktur menu Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook dengan bagan pada Gambar 11.
2. Tampilan Antarmuka
Pada tampilan antarmuka ini pengguna dapat menggunakan semua perintah pada SLIMS yang dapat dioperasikan melalui tampilan Facebook. Rancangan antarmuka dijelaskan pada Gambar 12.
4.3.5. Desain Proses dan input-output
Dalam SLDPMF pengguna memasuki sistem melalui akun Facebook untuk selanjutnya pengguna dapat melakukan lihat data, input data dan kontak dengan staf
perpustakaan dengan fitur Facebook. Staf perpustakaan memasuki sistem melalui akun Facebook untuk melakukan lihat data, input data dan kontak dengan pengguna melalui fitur Facebook. Proses SLDPMF dijelaskan dengan bagan pada Gambar 8.
Berikunya dilakukan desain input dan output untuk menentukan halaman apa saja yang diperlukan untuk memasukkan dan melihat data dari SLDPMF. Deskripsi desain input-output dapat dilihat pada Tabel 7.
4.4. Implementasi Sistem 4.4.1.Pembuatan Prototipe 4.4.1.1.Perangkat keras
Pembuatan prototipe SLDPMF ini memanfaatkan komputer dengan spesifikasi sebagai berikut:
- Processor Pentium Dual Core 3.00 GHz - Memory 2.00 GB
- Harddisk 300 GB
- Monitor dengan display setting 1024x768 - Keyboard dan mouse
4.4.1.2.Perangkat lunak
Pembuatan prototipe SLDPMF ini menggunakan perangkat lunak sebagai berikut:
- Sistem operasi: Windows XP SP2 - Internet browser (Chrome/Firefox/IE) - PHP untuk bahasa pemrograman web
- PHP Expert Editor sebagai editor bahasa pemrograman PHP
4.4.1.3.Koneksi Facebook
Aplikasi Facebook menyediakan fasilitas untuk menghubungkan antara aplikasi perpustakaan di web server dengan platform Facebook. Terdapat dua cara yang dapat digunakan yaitu fasilitas canvas IFrame dan canvas FBML.
4.4.1.3.1. Koneksi Facebook dengan IFrame
Beberapa langkah dalam membuat koneksi antara Facebook dengan database di web server:
1. Masuk ke dalam akun Facebook.
2. Buka tab Developer yang terletak pada bagian kanan bawah. 3. Masuk ke tab Set Up New Apps.
a. Masukkan nama aplikasi yang diinginkan. Penulis memasukkan nama aplikasi tiranuslibrary.
b. Masukkan kode security check. 4. Pada tab About, klik Basic Information
a. Massukkan deskripsi aplikasi di kotak yang tersedia b. Dapat dilakukan pengubahan icon dan logo
c. Masukkan user support address berupa alamat email d. Masukkan contact email (sama dengan support address). 5. Pada tab Facebook Integration
a. Telah disediakan kode Application ID b. Telah disediakan kode Application secret
c. Pada canvas page tertera http://apps.Facebook.com/__/, isi bagian kosong pada URL tersebut dengan nama aplikasi yang sudah dibuat, menjadi: http://apps.Facebook.com/tiranuslibrary/.
d. Pada canvas URL isikan alamat web site di mana database disimpan.
6. Pada canvas type pilih IFrame
Jika koneksi berhasil dibuat maka tampilan SLDPMF akan tampak seperti Gambar 13.
4.4.1.3.2. Koneksi Facebook dengan FBML
Beberapa langkah dalam membuat koneksi antara Facebook dengan database di web server:
1. Masuk ke dalam akun Facebook.
2. Buka tab Developer yang terletak pada bagian kanan bawah. 3. Masuk ke tab Set Up New Apps.
a. Masukkan nama aplikasi yang diinginkan. b. Masukkan kode security check.
4. Pada tab About, klik Basic Information
a. Masukkan deskripsi aplikasi di kotak yang tersedia. b. Dapat dilakukan pengubahan icon dan logo.
c. Masukkan user support address berupa alamat email. d. Masukkan contact email (sama dengan support address). 5. Pada tab Facebook Integration
a. Telah disediakan kode Application ID. b. Telah disediakan kode Application secret.
c. Pada canvas page tertera http://apps.Facebook.com/__/, isi bagian kosong pada URL tersebut dengan nama aplikasi yang sudah dibuat.
d. Pada canvas URL isikan alamat web site di mana database disimpan.
6. Pada canvas type pilih FBML
7. Buka halaman Developer dilanjutkan membuka tab open source, untuk mengambil file Facebook.php yang akan dugunakan sebagai konektor. 8. Masuk ke web server, buka CPanel.
9. Masukkan file Facebook.php ke folder database perpustakaan.
10. Buat koneksi dengan cara menambahkan script connection pada file php.index sebagai berikut:
<?php
require ‘./Facebook.php’;
$Facebook = new Facebook (array( ‘appId’ = ‘YOUR APP ID’,
‘secret’ = ‘YOUR API SECRET’,
‘cookie’ = true, //enable cookie support ));
Gambar 13 Aplikasi Facebook Dengan Fasilitas Canvas type IFrame
4.4.1.4. Antarmuka
Ada beberapa form dalam implementasi antarmuka SLDPMF yaitu: 1. Form Aplikasi perpustakaan
Pada form ini terkoneksi aplikasi perpustakaan (SLIMS) dengan fasilitas canvas page IFrame dimana aplikasi yang berada di web server ditampilkan dalam konteks Facebook. Aplikasi Perpustakaan ini dapat langsung diakses pada
http://apps.Facebook.com/tiranuslibrary/ oleh siapa saja setelah login ke dalam akun
Facebook (Gambar 14).
2. Form Login Staf (SLIMS)
Pada form ini staf perpustakaan dapat melakukan login ke dalam aplikasi SLIMS dengan menggunakan username dan password. Selanjutnya akan ditampilkan form yang menyediakan pilihan menu Data Pengguna, Data Staf, Data Koleksi, Sirkulasi/transaksi, Reservasi dan Setting sistem SLIMS (Gambar 15) dan (Gambar 16).
Gambar 15 Form Login staf (SLIMS)
3. Form OPAC (SLIMS)
Pada form ini staf maupun pengguna dapan melakukan pencarian koleksi dengan menggunakan kata kunci pada kotak simple search atau advance search yang tersedia pada aplikasi SLIMS (Gambar 17).
Gambar 17 Form OPAC (SLIMS)
4. Form Login Member (SLIMS)
Pada form ini pengguna dapat melakukan login ke dalam aplikasi SLIMS dengan menggunakan username dan password. Selanjutnya tersedia pilihan menu Loan Information, Reservasi dan Membership status (Gambar 18).
5. Form login Facebook
Merupakan form standar Facebook untuk masuk kedalam akun Facebook dengan menggunakan username dan password (Lampiran 2).
6. Form FB Page Perpustakaan
Pada form ini ditampilkan fasilitas Facebook yang menyediakan link menuju menu: Aplikasi Perpustakaan, Notes, Discussion, links dan Share. Keanggotaan bersifat terbuka, siapa saja dapat menjadi anggota Page dengan klik tombol like (Lampiran 3).
7. Form Aplikasi Perpustakaan (FB Page Perpustakaan)
Pada form ini terdapat menu berupa tombol link menuju Aplikasi Perpustakaan SLIMS. Selanjutnya akan terkoneksi aplikasi perpustakaan (SLIMS) dengan fasilitas canvas page IFrame dimana aplikasi yang berada di web server ditampilkan dalam konteks Facebook (Lampiran 4).
8. Form Notes (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu yang dapat digunakan untuk membuat catatan berupa teks yang akan secara otomatis terkirim kepada setiap anggota Page dalam bentuk notification (Lampiran 5).
9. Form Discussions (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu yang dapat digunakan untuk sarana diskusi dengan cara memasukkan materi diskusi dalam bentuk teks yang selanjutnya dapat dikomentari (reply) oleh pembaca yang lain (Lampiran 6).
10. Form links (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu untuk mencantumkan link dari url tertentu yang kemudian akan dapat dilihat oleh anggota Page yang lain (Lampiran 7).
11. Form Status (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu untuk menuliskan status yang dapat dilihat oleh anggota Page yang lain, dapat pula diberi komentar atau tanggapan (Lampiran 8).
12. Form Photo (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu untuk melakukan upload file image berupa foto atau gambar yang dapat dilihat dan dikomentari oleh anggota Page yang lain (Lampiran 9).
13. Form Video (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu untuk melakukan upload file video yang dapat dilihat dan dikomentari oleh anggota Page yang lain (Lampiran 10).
14. Form Question (FB Page Perpustakaan)
Merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk membuat pertanyaan atau polling yang dapat melibatkan setiap anggota Page. Disediakan fasilitas untuk membuat opsi pilihan jawaban dari setiap responden (Lampiran 11).
15. Form FB Group Perpustakaan
Merupakan fasilitas untuk membuat halaman group kelompok komunitas dengan tiga pilihan jenis keanggotaan: open, closed dan secret. Pada form ini terdapat Post, Link, Photo, Video, Question, Chat with group, Create document dan Create event (Lampiran 12).
16. Form Chat with group (FB Group)
Merupakan fasilitas untuk berkomunikasi secara realtime dengan semua anggota group yang sedang online (Lampiran 13).
17. Form Create document (FB Group)
Merupakan fasilitas pada halaman Group untuk membuat dokumen teks yang langsung terkirim ke semua anggota dan tersimpan dalam kolom “Docs” (Lampiran 14).
18. Form Create Event (FB Group)
Merupakan fasilitas pada halaman Group untuk membuat event yaitu undangan untuk suatu kegiatan yang telah dijadwalkan pelaksanaannya. Anggota group yang lain dapat memberikan tanggapan atas undangan tersebut (Lampiran 15).
4.4.2.Pengujian
Pengujian dilakukan dengan metode black-box yang dapat dilihat hasil pengujian SLDPMF pada Tabel 8. Berdasarkan pengujian dengan menerapkan kasus uji pada SLDPMF maka penulis menarik kesimpulan bahwa sistem sudah berjalan secara fungsional dan mengeluarkan informasi sesuai dengan yang diharapkan.
Tabel 8 Hasil Pengujian SLDPMF
No Pengujian Kasus uji Hasil yang diharapkan Hasil Uji
1 Login Facebook Memasukkan username dan password
Masuk ke dalam akun Facebook Ok 2 Aplikasi perpustakaan Aktifkan aplikasi Perpustakaan dengan cara klik pada link yang tersedia
Aplikasi dapat diaktifkan terjadi koneksi dengan web server
Ok
3 Login staf (SLIMS)
Masukkan username dan password staf pada aplikasi SLIM yang sudah
ditampilkan dalam Facebook
Ditampilkan menu Data Pengguna, Data Staf, Data Koleksi, Sirkulasi/transaksi, Reservasi dan Setting sistem SLIMS
Ok
4 OPAC (SLIMS) Melakukan pencarian
data koleksi dengan memasukkan kata kunci
Ditampilkan daftar koleksi perpustakaan sesuai dengan kata kunci yang diberikan
Ok 5 Login Member (SLIMS) Memasukkan username dan password pengguna
Menampilkan menu Loan Information, Reservasi, Membership status Ok 6 FB Page Perpustakaan Membuka Page Perpustakaan pada Facebook
Ditampilkan halaman Page Perpustakaan yang
menampilkan menu Aplikasi Perpustakaan, Notes,
Discussion, links dan Share. Keanggotaan bersifat terbuka, siapa saja dapat menjadi anggota Page dengan klik tombol like Ok 7 Aplikasi Perpustakaan (FB Membuka Aplikasi Perpustakaan dengan
Membukan halaman Aplikasi Perpustakaan pada konteks
Page
Perpustakaan)
cara klik pada link yang telah ditampilkan
8 Notes (FB Page
Perpustakaan)
Membuat catatan berupa teks
Catatan berupa teks tersimpan pada halaman Page dan dapat diterima dilihat oleh anggota Page yang lain
Ok
9 Discussions (FB
Page
Perpustakaan)
Membuat teks pada forum discussion
Teks dapat tersimpan dan dilihat oleh anggota Page yang lain dan dapat ditanggapi pada kolom yang telah tersedia
Ok
10 links (FB Page Perpustakaan)
Mencantumkan link dari alamat URL tertentu.
Jika link diklik maka menampilkan halaman web yang dituju
Ok
11 Status (FB Page Perpustakaan)
Memasukkan teks pada kolom status
Teks dapat tersimpan dan dilihat, dikomentari oleh anggota Page yang lain
Ok
12 Photo (FB Page Perpustakaan)
Mengunggah file image
File image dapat tersimpan pada Page dan dapat dilihat oleh anggota Page yang lain serta dapat diberikan komentar atau di-download ulang
Ok
13 Video (FB Page Perpustakaan)
Mengunggah file video
File video dapat tersimpan pada Page dan dapat dilihat oleh anggota Page yang lain serta dapat diberikan komentar atau di-download ulang Ok 14 Question (FB Page Perpustakaan) Membuat pertanyaan polling atau survey
Pertanyaan survey dapat dilihat dan ditanggapi oleh pengguna yang lain Ok 15 FB Group Perpustakaan Membuka Group Facebook
Ditampilkan halaman yang terdapat menu Post, Link, Photo, Video, Question, Chat with group, Create document dan Create event.
Ok
16 Chat with group (FB Group)
Melakuan komunikasi dengan beberapa orang anggota
Terjadi komunikasi kelompok melalui fasilitas Group chat
Ok
17 Create document (FB Group)
Membuat dokumen teks
Dokumen teks dapat tersimpan dan secara otomatis terkirim kepada semua anggota Group
Ok
18 Create Event (FB Group)
Membuat undangan kegiatan
Undangan dapat tersimpan dan dapat dilihat oleh setiap anggota Group serta anggota dapat memberikan respon atas undangan tersebut
4.5. Implikasi Manajemen
Sistem Layanan Perpustakaan Melalui Facebook merupakan suatu sistem layanan depan yang memanfaatkan teknologi jejaring sosial Facebook.com. Menurut (Seminar 2008) “Tuntutan rekayasa ulang bisnis proses perpustakaan semakin diperkuat dengan hadirnya teknologi browser (search engine) yang memungkinkan pencarian item informasi dan pengetahuan berbasis internet yang menembus kendala ruang dan waktu”. Hal ini menunjukkan pentingnya melakukan rekayasa ulang proses bisnis perpustakaan khususnya pada fungsi layanan depan mengingat tantangan utama terhadap perpustakaan adalah makin berkembang teknologi informasi dan internet namun di sisi lain kurang pemanfaatan fungsi layanan depan. Untuk menjawab tantangan tersebut maka perpustakaan perlu menggunakan strategi rekayasa ulang terhadap proses bisnis, dalam hal ini rekayasa ulang akan diterapkan pada fungsi layanan depan sebagai langkah awal sebelum melakukan rekayasa ulang secara menyeluruh. Tujuan rekayasa ulang layanan depan perpustakaan adalah untuk menata ulang proses bisnis layanan sedemikian sehingga layanan depan melaksanakan fungsinya berdasarkan kebutuhan pengguna saat ini. Rekayasa ulang dilakukan dengan menggunakan konsep strategi marketing bisnis yang memandang pelanggan sebagai subyek utamanya yaitu Customer Relationship Management (CRM). Konsep CRM dianggap tepat untuk digunakan mengingat fungsi layanan depan perpustakaan berhubungan langsung dengan pelanggan. Beberapa prinsip CRM yaitu;
1. Relationship: bertujuan menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan. 2. Current and up to date: menyajikan informasi terkini bagi pelanggan mengenai
produk yang tersedia.
3. Personal: mempelajari kebutuhan pelanggan secara personal
4. Presence: selalu “hadir” disaat pelanggan membutuhkan, mudah dihubungi oleh pelanggan.
5. Make their live easier: Berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan semaksimal mungkin dan memberikan informasi yang dapat diakses oleh pelanggan kapan saja dengan sarana yang paling mudah dijangkau.
6. Kompetitif: selalu berusaha meningkatkan kualitas layanan yang lebih baik, lebih cepat dan tepat sasaran.
Untuk mencapai tujuan CRM diperlukan sarana teknologi informasi dan informasi sebagai “kendaraan”. Dalam hal ini digunakan Facebook.com sebagai produk kemajuan teknologi internet yang berbasiskan jejaring sosial. Keuntungan bagi pengguna adalah kecepatan perolehan informasi dan sifat layanan yang relasional. Keuntungan bagi perpustakaan adalah terjalinnya hubungan yang lebih akrab dengan pengguna dan meningkatkan keterpakaian koleksi perpustakaan. Diharapkan dengan menerapkan konsep CRM tersebut dapat lebih mendayagunakan layanan depan perpustakaan yang menjadi penghubung antara fungsi layanan belakang dengan pengguna perpustakaan.
Implikasi Manajemen di Perpustakaan Tiranus
Implementasi secara teknis telah dilakukan sampai pada tahap pengujian prototipe SLDPMF. Selanjutnya perlu dilakukan strategi manajemen untuk menyesuaikan proses bisnis layanan depan perpustakaan dengan SLDPMF. Langkah implementasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Sosialisasi: melakukan sosialisasi mengenai manfaat SLDPMF baik dalam konteks peningkatan kualitas layanan perpustakaan maupun perannya sebagai kontributor pembentuk jejaring sosial komunitas akademis.
2. Kebijakan manajemen: melakukan penyesuaian kebijakan manajemen dalam daftar rincian tugas (job description), SOP (standard operation procedure) dan menerbitkan ketetapan secara formal oleh pimpinan institusi tentang penggunaan Facebook dalam kegiatan layanan perpustakaan.
Adapun bagi perpustakaan Tiranus implementasi pengembangan SLDPMF ini memberikan dampak perubahan dalam hal layanan depan antara lain:
1. Hubungan dengan pengguna mulai dapat dirasakan lebih dekat, kebutuhan pengguna dapat terdeteksi lebih akurat dan staf perpustakaan dapat lebih memahami penggunanya.
2. Layanan depan lebih efektif menyalurkan fungsi layanan belakang sehingga informasi yang dikelola dapat lebih cepat diterima oleh pengguna perpustakaan.
3. Mulai terjadi kolaborasi antara perpustakaan, pengguna, penerbit, toko buku dan perpustakaan lain dalam bertukar informasi. Terjadi kegiatan bertukar informasi atau bertukar pikiran meskipun baru pada tahap pengenalan sehingga belum terlalu banyak yang terlibat.
4. Penerapan SLDPMF di Perpustakaan Tiranus mendorong manajemen perpustakaan untuk menugaskan staf perpustakaan secara khusus bekerja dengan akun Facebook untuk melayani pengguna antara lain menjawab pertanyaan pengguna, menyebarkan informasi, berkomunikasi dengan pihak-pihak yang dapat menjadi mitra kolaborasi seperti toko buku, penerbit, perpustakaan lain.
Implementasi SLDPMF secara organisasional memungkinkan institusi dan komunitas STAT dapat memperoleh manfaat peningkatan kualitas di bidang akademis dan pengetahuan. Hal ini sejalan dengan prinsip peranan modal sosial positif masyarakat sebagai pemberi kontribusi yang signifikan terhadap peningkatan kualitas masyarakat. Jejaring sosial yang terbentuk di dalam masyarakat merupakan salah satu modal sosial positif. Facebook.com adalah situs jejaring sosial yang dapat dipandang sebagai media pembentuk jejaring sosial masyarakat yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk memberikan kontribusi positif dalam pembentukan modal sosial positif. Pemanfaatan situs Facebook pada SLDPMF ini dapat dipandang sebagai sumbangsih perpustakaan terhadap pembentukan modal sosial positif masyarakat dalam hal ini komunitas masyarakat yang berbasiskan pengetahuan atau masyarakat akademis. Peranan SLDPMF sebagai modal sosial bagi pengembangan komunitas akademis dapat dijelaskan pada Gambar 19.
Hasil Implementasi
Implementasi SLDPMF di perpustakaan Tiranus telah dilakukan selama lebih kurang satu tahun dan diperoleh hasil sebagai berikut:
1. Komunikasi lebih lancar dan lebih luas
Fitur-fitur komunikasi yang terdapat pada Facebook memungkinkan komunikasi yang lebih lancar dan jangkauan yang lebih luas.
2. Efisiensi:
Penghematan waktu dapat dirasakan mengingat informasi menjadi lebih cepat disampaikan.
3. Hubungan lebih personal
Staf perpustakaan dapat lebih mengenal setiap pengguna melalui data pengguna yang ada pada Facebook. Pengguna dapat lebih cepat memperoleh jawaban atas kebutuhan informasi.
4. Hubungan dengan alumni
Staf perpustakaan dapat terhubung dengan para alumni Tiranus yang tersebar di seluruh Indonesia bahkan sampai ke luar negeri dengan mudah.
5. Diskusi
Telah terjadi beberpa kali diskusi positif antara dosen, mahasiswa, maupun pihak lain dengan memanfaatkan fasilitas SLDPMF.
6. Promosi
Promosi buku baru maupun koleksi perpustakaan yang lain serta perkenalan perpustakaan dapat dilakukan melalui SLDPMF. Program kegiatan perpustakaan dapat diperkenalkan dengan cara yang lebih efisien.
7. Kolaborasi
Dengan SLDPMF dapat terjalin kolaborasi antara perpustakaan, penerbit dan toko buku dalam hal melakukan promosi dan penyebaran informasi buku baru. 8. Tiranuslibrary apps
- Aplikasi perpustakaan yang diberi nama “tiranuslibrary apps” sudah melewati masa percobaan yang ditetapkan oleh pihak facebook.com sehingga statusnya telah resmi menjadi salah satu aplikasi Facebook yang telah diindeks oleh Facebook.
- Dengan resminya “tiranuslibrary apps” sebagai aplikasi Facebook, maka dapat dilakukan koleksi data pengguna antara lain: nama, telpon, alamat, tgl lahir, email, kota, pendidikan, pekerjaan, interest, serta keanggotaan group/page dari setiap anggota SLDPMF dimana data tersebut dapat diolah sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dalam mengelola data informasi pengguna.
Gambar 19 Peranan SLDPMF sebagai Modal Sosial Positif bagi Pengembangan Komunitas Akademis
Gambar 19 Peranan SLDPMF sebagai Modal Sosial Positif bagi Pengembangan Komunitas Akademis
