19
PENGUATAN SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN
FUNGSI MANAJEMEN PADA SEKRETARIAT DEWAN
PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
1Nuraini, 2Asmaiyani 1,2
Universitas Pembinaan Masyarakat Indonesia
Email : nurainikisaran94@gmail.com, asmaiyanimaya@gmail.com
ABSTRAK
Laporan Pengabdian Kepada Masyarakat tentang Sekretariat DPRD provisi Sumatera Utara. Pengabdian Kepada Masyarakat adalah salah satu syarat untuk menyelesaikan studinya sebelum menulis laporan karya ilmiah. Pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat bertujuan sebagai media kerja sama antara sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Sumatera Utara (DPRD SUMUT) dengan Universitas Pembinaan Masyarakat Indonesia (UPMI) serta agar dosen mendapat wawasan yang lebih luas dan pengalaman mengenai dunia luar dikalangan masyarakat, melatih mental sebelum memasuki dunia kerja yang lebih dalam lagi dengan persaingan yang kuat juga hambatan mental yang sangat keras kepada seorang dosen. Metode yang di lakukan penulis dalam menyusun Laporan Pengabdian Kepada Masyarakat ini yaitu meneliti langsung dan melakukan praktek dengan secretariat DPRD SUMUT.
Kata Kunci : Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD), Dunia Luar Di Kalangan Masyarakat
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi (pemasaran, keuangan, SDM, produk dan lainnya), dimana masing-masing mempunyai aktivitas dan deskripsi pekerjaan yang berbeda satu sama lainnnya. Bagaimana organisasi
dapat memadukan semua komponen
tersebut guna mencapai tujuannya ?.
Pemaduan tersebut memerlukan
perencanaan organisasi sebagai sebuah sistem, yang akan menjelaskan bagaimana hubungan bagian penjualan kredit pada
departemen pemasaran dengan
bagian treasurer pada departemen
keuangan maupun hubungan lain yang terdapat dalam organisasi.
Sementara itu, aktivitas pekerjaan pada bagian administrasi (perkantoran) sebagian besar menghasilkan data dan informasi. Data adalah kumpulan fakta
yang mempresentasikan keadaan
(misalnya, jumlah persediaan tinta printer bulan ini) maupun aktivitas pekerjaan (misalnya, jumlah transaksi pembayaran
yang dilakukan hari ini) sebelum diolah dan diorganisasikan ke dalam form yang dapat di pahami oleh orang lain. Adapun informasi merupakan data yang telah diubah kedalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi organisasi. Pengelolaan data dan informasi yang baik akn membuat keputusan maupun pengkontrolan yang dilakukan oleh Manajer Administrasi, baik yang bersifat strategis maupun taktis, semakin optimal guna mencapai tujuan organisasi. Hal ini disebabkan karena sistem perkantoran yang baik akan menjelaskan bagaimana sebuah data dikumpulkan, ditransformasikan kedalam form agar dapat didistribusikan, mendapatkan umpan balik, hingga sebuah keputusan dapat diambil oleh manajer. Pembahasan lebih lanjut akan mengacu pada perencanaan sistem perkantoran dan sistem informasi manajemen, karena pada dasarnya aktifitas perkantoran sebagian besar berkaitan dengan perencanaan dan informasi yang dibutuhkan organisasi.
Organisasi sebagai wadah tempat di mana kegiatan manajemen dilaksanakan
2
sebagai wadah yang sifatnya statip,setiap organisasi memiliki suatu pola dasar struktur yang sifatnya relatif permanen sehingga dalam suatu organisasi fungsi manajemen berbasis kinerja sangat perlu diterapkan demi meningkatkan efektivitas kerja yang ada pada instansi terkait. Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) merupakan suatu wadah tempat dilakukan juga pelayanan kepada masyarakat oleh karena itu diharapkan perlu adanya penerapan manajemen berbasis kinerja sehingga para pegawai yang ada pada kantor tersebut benar-benar bekerja secara efektif dan efisiensi agar kegiatan yang ada pada kantor tersebut terlaksana dengan baik dan menghasilkan pelayanan yang baik kepada masyarakat. dalam hal tersebut pimpinan juga harus
memperhatikan dan meningkatkan
pembinaan dan pendayagunaan kinerja pada kantor DPRD guna meningkatkan produktivitas, efektivitas serta efisiensi kerja pegawai yang ada pada kantor tersebut.
Pengabdian Kepada Masyarakat merupakan salah satu kegiatan pelatihan untuk menerapkan berbagai pengetahuan,
sikap dan keterampilan dalam
melaksanakan memperoleh pengalaman nyata mengenai Sistem Administrasi Perkantoran Dan Fungsi Manajemn, kegiatan ini bertujuan untuk melatih dosen
agar memiliki kemampuan
mengaplikasikan teori-teori yang diperoleh
di bangku pelatihan. Disamping
memberikan pengetahuan yang bersifat teori, kegiatan ini perlu memberikan latihan dan membekali dosen dengan melakukan praktek-praktek lapangan
seperti mengadakan sosialisasi,
penyuluhan, kepada masyarakat.
Salah satu upaya peningkatan SDM khususnya dalam pendidikan tinggi adalah melalui program magang yang merupakan sarana bagi pengembangan diri serta kemandirian bagi lulusannya. Program magang akan menghantarkan mahasiswa
untuk bergabung pada suatu organisasi tertentu. Salah satunya adalah Kantor Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara.
B. Rumusan Masalah
Pengabdian kepada masyarakat tentang penguatan sistem administrasi perkantoran dan fungsi manajemen pada sekretariat DPRD Provinsi Sumatera-utara. Adapun rumusan masalah dari pengabdian ini adalah :
1. apakah yang di maksud dengan administrasi perkantoran ?
2. apakah yang di maksud dengan fungsi manajemen ?
3. bagaimanakah penguatan sistem administrasi perkantoran dan fungsi manajemen pada sekretariat DPRD Provinsi Sumatera-utara.
4. Sebagai tolak ukur dan pembuktian akan kualitas dan kuantitas dari Intelegensi dosen.
C. Manfaat
Pengabdian kepada masyarakat tentang penguatan sistem administrasi perkantoran dan fungsi manajemen pada sekretariat DPRD Provinsi Sumatera-utara. Adapun rumusan masalah dari pengabdian ini adalah :
a. Manfaat umum:
1. Menambah bekal ilmu pengetahuan dan wawasan serta kemampuan Untuk berinteraksi di masyarakat. 2. Melengkapi salah satu prasyarat
sebagai dosen
3. Perguruan tinggi dapat memberikan manfaat pada institusi mitra, dengan menjadi jembatan dengan institusi lainnya. Misalnya antara
UMKM dengan bank atau
pemerintah. b. Manfaat khusus:
1. Menambah bekal ilmu
pengetahuan dan wawasan
mengenai penguatan sistem administrasi perkantoran dan fungsi manajemen pada sekretariat
3
DPRD tentang cara berinteraksi di lingkungan masyarakat
2. Menambah wawasan dan
pengalaman serta memperluas pergaulan
terutama dalam memperoleh ilmu pengetahuan yang baru
METODE KEGIATAN A. Waktu Dan Tempat
Dalam proses kegiatan diadakan kerjasama yang baik antara pihak pimpinan Kantor Sekretariat DPRD Sumatera Utara Jl. Imam Bonjol No. 05 dengan para tim pengabdian kepada masyarakat yaitu dalam naungan lingkup Universitas
Pembinaan Masyarakat Indonesia,
sehingga kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat berjalan dengan baik dan sesuai waktu yang telah ditentukan. .
B. Metode Kegiatan
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan di sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara. Teknik pengumpulan data dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini, diantaranya:
1. Praktek
Data ini diperoleh dari praktek kerja langsung sesuai dengan aktivitas yang ada dilapangan. Praktek ini dilakukan dengan cara ikut langsung dalam kegiatan instansi tersebut
2. Penggunaan Dokumen
Dokumen yang digunakan yaitu berupa laporan-laporan dan
dokumen-dokumen lainnya yang ada
hubungannya dengan kajian teknis maupun manajerial dari instansi tersebut.
C. Jadwal Pelaksanaan kegiatan
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan di sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi
Sumatera Utara. Adapun Jadwal
Pelaksanaan dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini tentang Penguatan Sistem Administrasi dan Fungsi Manajemn
pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, yaitu :
PROFIL SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA UTARA A. Deskripsi Sekretariat Dprd Provinsi
Sumatera Utara.
1.Visi Sumatera utara yang maju, aman dan bermartabat.
2. Misi
a) Mewujudkan masyarakat Sumatera Utara yang bermartabat dalam kehidupan karena memiliki iman dan takwa,
b) tersediannya sandang pangan yang
cukup, rumah yang layak,
pendidikan yang baik, kesehatan yang prima, mata pencaharian yang menyenangkan,serta harga-harga yang terjangkau.
c) Mewujudkan sumatera utara yang bermartabat dalam politik
d) Mewujudkan masyarakat sumatera utara yang bermartabat dalam pendidikan karena masyarakatnya yang terpelajar,berkarakter, cerdas,kolaboratif,berdaya
saing,dan mandiri.
e) Mewujudkan masyarakat sumatera utara yang bermartabat dalam pergaulan karena terbebas dari judi,narkoba,porstitusi,dan
penyeludupan,sehingga menjadi teladan di ASIA Tenggara dan dunia.
f) Mewujudkan masyarakat sumatera utara yang bermartabat dalam lingkungan karena ekologinya yang terjaga,alamnya yang bersih dan
indah,penduduknya yang
ramah,berbudaya
berperikemanusiaan, dan beradab.
NO KEGIATAN BULAN
Januari Februari Maret 1 Usulan
2 Pelaksanaan
4
DPRD Sumatra Utara
menempatkan wakilnya sebanyak 100 orang yang tersebar di sembilan fraksi, dengan perolehan mayoritas diraih oleh partai PDI perjuangan Pimpinan DPRD Alat kelengkapan DPRD Fraksi
Pimpinan DPRD
1. Drs. Baskami Ginting (Ketua)
2. Hanen Mustafa Nasution (Wakil Ketua 1)
3. H.Yasyir Ridho Loebis
S.H,S.T.,M.S.P., (Wakil Ketua 2)
4. Ramansyah Sibarani. (Wakil Ketua)
5. Drs.Misno Adisyah (Wakil Ketua) Alat kelengkapan DPRD
1. Badan Kehormatan
2. Badan Anggaran
3. Badan Musyawarah
4. Badan Pembentukan Peraturan Daerah
5. Komisi-komisi
DPRD SUMUT periode 2019-2024 terdiri dari 9 fraksi yang berasal dari 11 partai politik sebagai berikut:
No. Nama Fraksi Ketua Jumlah Kursi 1 PDI Perjuangan Mangapul Purba 19 2 Gerindra Ariwibowo 15 3 Golkar Irham Buana Nasution, SH,M. HUM 15 4 Nasdem Tuahman Fransiscus Purba 12 5 PKS Jumadi 11 6 Demokrat Armin Simatupang 9 7 PAN Hendra cipta 8 8 Hanura Rusdi Lubis 6 9 Nusantara Jafaruddin Harahap 5 Jumlah Kursi 100
B. Sejarah Singkat Lokasi Magang
Propinsi Sumatera Utara pertama kalinya dibentuk pada tanggal 15 April 1948 berdasarkan Undang – Undang No. 10 Tahun 1948, daerah ini meliputi Keresidenan Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli Utara.
Pembentukan Propinsi Sumatera Utara di atas berdasarkan surat Keputusan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Tingkat I Sumatera Utara No. 19 Tahun 1973 tertanggal 13 Agustus yang ditetapkan sebagai Hari Jadi Propinsi Sumatera Utara.
Sebelumnya berdasarkan surat penetapan Panitia Persiapan Kemerdekaan Indonesia ( PPKI ) tanggal 19 Agustus 1945, Sumatera Utara menjadi sebuah propinsi dan daerah administrasi. Seperti halnya di Pulau Jawa, berangsur-angsur dibentuk Komite Nasional Daerah yang kedudukannya diatur melalui Maklumat Gubernur Sumatera Utara tertanggal 12 April 1946 No 2 / MGS yang isinya sesuai dengan Undang – Undang No 1 Tahun 1945.
Dalam Maklumat tersebut
ditetapkan bahwa Komite Nasional Daerah dibentuk di Propinsi dan Keresidenan, sehingga Propinsi dan keresidenan itu menjadi kota otonom. Dearah – daerah tersebut memiliki Dewan Perwakilan Rakyat yang mengatur rumah tangganya sendiri.
DPRD membentuk suatu Badan Eksekutif, yang terdiri dari 5 orang
anggota Dewan yang bertugas
menjalankan pemerintahan sehari – hari dan kepala daerah menjadi ketua serta
merangkap anggota. Berdasarkan
maklumat tersebut di atas, anggota Dewan Perwakilan Rakyat di Sumatera Utara berjumlah 100 orang yang mewakili 100.000 penduduk.
Dalam sidangnya pada tanggal 17 s/d 19 April 1946 di Bukit Tinggi, Dewan Perwakilan Rakyat Sumatera Utara secara
5
sub administratif dibagi dalam sub propinsi, yaitu :
1. Sub Propinsi Sumatera Utara yang meliputi Keresidenan Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli.
2. Sub Propinsi Sumatera Tengah meliputi Keresidenan Sumatera Barat, Jambi dan Riau.
3. Sub Propinsi Sumatera Selatan meliputi Keresidenan Bangka, Belitung, Lampung dan Palembang. Tiap sub propinsi dikepalai oleh Gubernur Muda yang bertindak sebagai koordinator dari Keresidenan dan jawatan pemerintah yang ada di wilayahnya. Pemerintahan Sumatera Utara dijalankan sesuai dengan maklumat Gubernur Sumatera Utara tanggal 30 Agustus 1946, yang menyatakan bahwa pemerintah propinsi disesuaikan dengan pemerintahan pusat.
Pembentukan DPR Sumatera
menjadi Daerah Otonom yang dilegalisasi oleh pemerintah pusat. Ditetapkan melalui Peraturan Pemerintah No 8 Tahun 1974 yang menyatakan dengan tegas bahwa Propinsi Sumatera Utara dijalankan oleh Gubernur dan diserahkan kepada Dewan Perwakilan Rakyat dan Badan Eksekutif.
Pemerintah Daerah Sumatera Utara berhubungan langsung dengan Pemerintah Pusat dan berada di bawah Menteri-Menteri dan selanjutnya dalam Peraturan Pemerintah No 8 Tahun 1974 dinyatakan yang merupakan daerah otonom di Sumatera adalah Keresidenan dan daerah-daerah yanh ditunjuk sebagai daerah-daerah otonom.
Kepemimpinan Gubernur Muda di setiap sub propinsi berjalan terus sebagai suatu daerah administratif yang dalam prakteknya mengatur rumah tangganya masing-masing, sehingga propinsi Sumatera Utara seolah-olah terdiri atas 3 propinsi.
Pemerintah Pusat menyadari hal tersebut lalu menetapkan UU No 10/ 1948 tentang pembagian Sumatera menjadi 3 Propinsi, yaitu :
1. Propinsi Sumatera Utara 2. Propinsi Sumatera Tengah 3. Propinsi sumatera Selatan
Pada tanggal 13 Desember 1948 untuk pertama kalinya dilantik anggota DPRD Tingkat I Sumatera Utara yang bertempat di Tapak Tuan, yang anggota – anggotanya berasal dari masing – masing sub propinsi terdahulu.
Dengan Undang – Undang No 24 / 1956 dibentuklah Propinsi Aceh dibekas Keresidenan Aceh, dengan demikian Propinsi Sumatera Utara otomatis menjadi tersendiri dari Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli.
Sebagai Pelaksanaan Undang – Undang No. 10 / 1974 dan Undang – Undang Tertanggal 15 April 1948 tentang penetapan Komisariat Pemerintahan Pusat di Sumatera yang kemudian diubah menjadi Peraturan Pemerintah No 42 / 1948 maka komisariat ini menjalankan tugas Gubernur Sumatera sehingga tugas – tugas tersebut diserahkan kepada pelaksananya. Komisariat Pusat di Sumatera yang berkedudukan di Bukit Tinggi dipimpin oleh Mr. Teuku M Hasan.
C. Kegiatan Umum Sekretariat DPRD SU
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas dari struktur organisasi perusahaan tersebut. Maka akan di uraikan secara ringkas wewenang dan tanggung jawab dari setiap bagian yang ada di dalam perusahaan.
Adapun bagian-bagian kerjanya adalah sebagai berikut:
a. Kedudukan
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Sumatera Utara adalah unsur staf DPRD provinsi Sumatera Utara dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Sekretariat DPRD provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara, berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan
6
Dewan Perwakilan Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara.
b. Tugas
Sekretariat provinsi Sumatera Utara
mempunyai tugas memberikan
pelayanan administrative kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera Utara dan
menyelenggarakan tugas dan
kewenangannya. c. Fungsi
Untuk menyelenggarakan tugas
tesebut, sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Memfasilitasi penyelenggaraan rapat-rapat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah(DPRD)
2. Menyelenggarakan urusan rumah tangga Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)
3. Mengolah urusan rumah tangga Dewan Perwakilan Rakyat Daera (DPRD)
Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera utara terdiri dari :
1. Fungsi dan Tugas Seretariat Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD)
Sekretariat DPRD provinsi
Sumatera Utara mempunyai tugas pokok
membentuk DPRD dalam
menyelenggarakan tugas, fungsi dan
kewenangan DPRD sebagai badan
legislatif daerah yang memberikan layanan administrasi dan saran operasional kepada pimpinan dan anggota DPRD dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya.
Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera utara mempunyai fungsi dan tugas sebagai berikut:
a. Menyiapkan koordinasi, integrasi, sinkronisasi seluruh penyelenggaraan tugas sekretariat DPRD.
b. Menyusun rencana dan menyiapkan koordinasi perumusan kebijakan pimpinan DPRD
c. Melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian dan perbekalan DPRD serta memelihara dan membina keamanan di dalam.
d. Menyiapkan penyelenggaraan
persidangan dan membuat risalah rapat
serta membahas dan
mendokumentasikan Peraturan Daerah yang di selengarakan oleh DPRD. e. Menyiapkan penyusunan rencana
anggaran serta melaksanakan urusan keuangan DPRD.
f. Menyelenggarakan penyimpanan informasi serta menangani urusan keprotokolan DPRD serta penerimaan audensi dan unjuk rasa masyarakat 2. Fungsi dan Tugas Bagian Umum, Terdiri dari :
Bagian umum mempunyai tugas menyiapkan fasilitas rapat-rapat, mengurus rumah tangga, rumah jabatan, gedung DPRD, kendaraan dinas, barang inventaris lainnya, memelihara keamanan kantor dan melakukan urusn surat menyurat serta urusan kepegawaian bila di
perlukan oleh DPRD. Untuk
melaksanakan tugas tersebut, bagian umum mempunyai fungsi:
a. Melakukan urusan surat menyurat, kearsipan dan kepegawaian.
b. Melakukan urusan rumah tangga, rumah dinas, sarana pendukung perjalanan dinas dan keamanan dilingkungan sekretariat.
c. Melakukan analisis kebutuhan untuk penggadaan barang/peralatan dan material sesuai dengan keperluan sekretariat DPRD.
d. Melakukan pendaataan dan
pemeliharaan barang inventaris.
e. Menyiapkan bahan pengadaan
pembekalan sesuai dengan rencana kebutuhan.
3. Fungsi dan Tugas Bagian Persidangan, Terdiri dari :
Bagian persidangan, risalah mempunyai tugas merencanakan dan mengkoordinasi kegiatan persidangan, risalah dan perundang-undangan serta
7
perjalanan dinas dalam rangka peninjauan, kunjungan kerja serta studi banding Dewan.
Untk melaksanakan tugas tersebut Bagian Persidangan dan risalah mempunyai Fungsi:
Menyiapkan kegiatan administrasi, tempat dan tata cara persidangan Dewan.
a. Menyiapkan penyusunan sisalan Dewan
Hasil Persidangan.
b. Menyiapkan kegiatan pembahasan
Rancangan peraturan Daerah,
keputusan Dewan dan keputusan pimpinan Dewan serta melakukan
pengkajian perda dan
mengkodumentasikan perda.
c. Menyiapkan hal-hal yang berkaitan
dengan kegiatan perjalanan dinas dalam peninjauan,kunjungan kerja dan studi banding.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Kegiatan Magang Kerja
Kegiatan Pengandian Kepada Masyarakat adalah kegiatan dopsen untuk mendapatkan pengalaman dunia lapangan sesuai dengan bidang studi yang dipilih. Melalui kegiatan ini, yang merupakan perpaduan antara studi, analisis dan aplikasi mahasiswa diharapkan dapat mempelajari, mengamati, sekaligus memberikan pemecahan masalah atau saran terhadap setiap permasalahan yang muncul di instansi/perusahaan, sebagai salah satu bentuk aktualisasi ilmu pengetahuan dan keterampilan selama mengajar.
1. Deskripsi umum kegiatan magang kerja Disekertariat DPRD Provinsi Sumatera Utara pelayanan para anggota dewan terhadap masyarakat sangat baik seperti, keluhan masyarakat dan mahasiswa menyampaikan aspirasinya pada saat saat DEMO tentang menurunkan harga bahan bakar minyak (BBM) pada waktu itu para dewan dan staf sekretariat mengundang masyarakat dan mahasiswa untuk masuk digedung DPRD untuk menyampaikan semua keluh kesah mereka.
Kegiatan magang ini berjalan selama 1 satu bulan terhitung mulai 1 April sampai dengan 1 Mei 2021 disini saya diposisikan dibagian administrasi adalah surat menyurat.
2. Deskripsi khusus kegiatan magang Penulis melaksanakan magang disekretariat DPRD Provinsi sumatera utara jalan imam Bonjol No.5 Medan. Kegiatan selama magang kerja yaitu :
1. Mencatat atau menulis buku tamu dalam pencatatan buku tamu
Tersebut menulis nama,alamat dan kepada siapa dia bertamu
agar lebih jelas dan mengetahui identitasnya.
2. Membuat surat nota dinas yang berisi tentang pengeluaran
Kerusakan alat-alat kantor komputer,kursi,meja dan kerusakan
Dikamar mandi.
3. Mengambil nomor surat dibagian tata usaha dan mengambil
Blangko
4. Membuat surat usulan program ABSAH tahun 2021
5. Menulis kwitansi pengeluaran rapat fraksi.
B. Faktor Penghambat Dan Pendukung a. faktor penghambat
1.Waktu pelaksanaan yang singkat membuat pratikan bekerja lebih
Keras untuk mengumpulkan data sebanyak-banyaknya dan
Seakurat mungkin.
2. Ketika melakukan observasi terkadang mahasiswa tidak tahu apa yang dilakukan.
b. Faktor pendukung
1. Staff dan dewan sekretariat DPRD
SUMUT menerima mahasiswa
Magang dengan senang hati dari awal pertemuan sampai akhir.
2. Sikap staff yang sangat perhatian dan senantiasa membimbing setiap
kesulitan yang dihadapi oleh mahasiswa selama praktikan.
8
3. Keramah tamahan seluruh staff dan dewan membantu mengumpulkan
data yang dibutuhkan untuk menyusun laporan akhir.
4. Sekretariat DPRD SUMUT Medan kondusif dan membuat
praktikan nyaman dalam melakukan observasi dan menulis selama
magang.
5. Lokasi sekretariat DPRD Provinsi SUMUT yang strategis sehingga
Mudah di jangkau dengan kendaraan apapun.
C. Rencana Strategis Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
Perencanaan Strategis merupakan suatu proses yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun secara sistematis dan berkesinambungan dengan memperhitungkan potensi. peluang, dan kendala yang ada atau yang mungkin timbul. Proses ini menghasilkan suatu rencana Strategis Instansi Pemerintah, yang setidaknya memuat visi, misi, tujuan, sasaran, strategi, kebijakan, dan program serta ukuran keberhasilan dan kegagalan dalam pelaksanaannya. Perencanaan Strategis Instansi dalam Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem
Pembangunan Nasional merupakan
Rencana Pembangunan Jangka Menengah Satuan Kerja Perangkat Daerah, yang selanjutnya disebut Renstra SKPD memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program, dan kegiatan pembangunan yang disusun sesuai dengan tugas dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah serta
berpedoman kepada Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan bersifat indikatif.
Berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan tersebut, maka guna mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya serta kewenangan pengelolaan sumberdaya instansi dalam Sistem Akuntabilitas Instansi Pemerintah (SAKIP) Sekretaris
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara menetapkan Rencana Strategis Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara Tahun 2019-2024.
a. Landasan Hukum
1. Undang Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang No 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan dan Protokoler Keuangan Pimpinan dan Anggota DPRD sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 21 tahun 2007 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan dan Protokoler Keuangan Pimpinan dan Anggota DPRD.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.
b. Maksud dan Tujuan
Kedudukan Rencana Strategis Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Provinsi Sumatera Utara
merupakan implementasi dari Inpres Nomor 7 Tahun 1999 sebagai wujud pertanggungjawaban Sekretariat DPRD
Provinsi Sumatera Utara dalam
menjalankan tugas dan fungsinya untuk mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi. Penyusunan Rencana Strategis Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara ini dimaksudkan sebagai pedoman dan alat kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara Tahun 2014 - 2018 serta sebagai acuan dalam penyusunan rencana, monitoring dan evaluasi program/ kegiatan Sekretariat
9
DPRD Provinsi Sumatera Utara.
Sedangkan tujuannya adalah untuk mengarahkan semua unsur kekuatan dan faktor kunci keberhasilan dalam rangka menentukan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran dalam memberikan pelayanan kepada anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara serta kepada Masyarakat berdasarkan prinsip “Good Governance“ sebagaimana diamanatkan dalam Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Rencana Strategis ini.
c. Tugas dan Fungsi
Berdasarkan Peraturan Daerah Sumatera Utara Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara, Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris yang secara teknis operasional berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggungjawab kepada Gubernur
melalui Sekretaris Daerah yang
mempunyai tugas :
1. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD
2. Menyelenggarakan administrasi keuangan DPRD
3. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD
4. Menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan fungsinya
sesuai dengan
kemampuan keuangan daerah.
Dalam melaksanakan tugas
sebagaimana dimaksud Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi:
5. Penyelenggaraan administrasi
kesekretariatan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
6. Penyelenggaraan keuangan
kesekretariatan Dewan
PerwakilanRakyat Daerah
7. Penyelenggaraan rapat-rapat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
8. Penyediaan dan pengoordinasian Tenaga Ahli yang diperlukan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
PENUTUP A. Kesimpulan
1. Kantor DPRD Provinsi Sumatera Utara adalah instasi pemerintahan yang bergerak dibidang kemasyarakatan, dimana tugas dan fungsinya memberi layanan kepada masyarakat.
2. DPRD-SU adalah salah satu rumah rakyat wilayah provinsi sumatera utara, indonesia.
3. Praktek Kerja Lapangan sebagai evaluasi diri terhadap materi yang diberi oleh lembaga pendidikan.
4. Adanya terjalin hubungan yang baik antara UPMI dengan kantor DPRD PROV-SUMUT.
5. Penerapan disipilin kerja pegawai diseluruh kantor DPRD PROV-SUMUT dalam menjalankan tugasnya adalah
merupakan salah satu kunci
keberhasilan para pegawai. B. Saran
Sehubungan dengan kesimpulan yang telah dikemukakan, maka penulis akan memberi saran-saran yang mungkin dapat digunakan sebagai informasi sekaligus sebagai masukan bagi kantor DPRD PROV-SUMUT sebagai berikut : 1. Lebih ditingkatkan kualitas kerja
menjadi lebih maksimal lagi dalam melayani masyarakat sehingga dapat mendapatkan apa yang mereka inginkan.
2. Lebih ditingkatkan disipilin dalam instasi sehingga pegawai dapat datang tepat waktu dan tidak meninggalkan daerah kerja selama jam kerja.
3. Pegawai harus dapat melayani dengan baik dan juga harus dapat menerima saran-saran dari luar, agar kinerja pegawai dapat lebih baik dan maksimal dalam melayani masyarakat.
10
4. Harus lebih tampil lagi dalam bekerja sehingga kerja yang dihasilkan menjadi lebih maksimal dan dapat bertanggung jawab atas hasil kerjanya. 5. Lebih meningkatkan kerjasama antar kampus dengan dunia kerja sehinggan mahasiswa/i dapat langsung bekerja setelah menyelesaikan studi.
REFERENSI
A.M.C.Mamesah., L. Kawet., V. P. K. L. (2016). Pengaruh Lingkungan Kerja, Disiplin Kerja, Dan Loyalitas Kerja Terhadap Kinerja Karyawan LPP RRI Manado. EMBA, 4(3), 600–611. Anak Agung Ngurah Bagus Dhermawan, I.
G. A., & Utama, I. W. M. (2012). Pengaruh Motivasi, Lingkungan Kerja, Kompetensi, Dan Kompensasi Terhadap Kepuasan Kerja Dan Kinerja Pegawai Di Lingkungan Kantor Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Bali. Jurnal Manajemen, Strategi Bisnis, Dan Kewirausahaan, 6 (2), 173–184.
Fitroh hanrahmawan. (2010). Revitalisasi Manajemen Pelatihan Tenaga Kerja (Studi Kasus Pada Balai Latihan Kerja Industri Makassar). Jurnal Administrasi Publik
