RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
Nama : Muhamad Nurhajat, SEUnit Kerja : IPDN Kampus Sumatera Barat Jabatan : Kasubbag Kerjasama
I. LATAR BELAKANG
Judul Proyek : Program Pelayanan Bagian Akademik terintegrasi Deskripsi : Proyek perubahan ini merupakan salah satu upaya untuk
meningkatkan pelayanan nilai di Bagian Aadministrasi Akademik & Kerjasama, melalui informasi sistem informasi akademik.
Proyek perubahan ini mengacu kepada :
1. Permendagri Nomor 30 Tahun 2011 tentang Bagan dan Struktur Organisasi IPDN kampus regional
2. Peraturan Rektor Nomor 10 Tahun 2010 tentang Rincian tugas dan jabatan pada Satuan Kerja di Lingkungan Institut Pemerintahan Dalam Negeri
Berdasarkan acuan tersebut diatas diharapkan pelayanan di Bagian Administrasi Akademik & Kerjasama semakin meningkat dan memberikan nilai spesifik bagi IPDN Kampus Sumatera Barat.
Sponsor : Dra. Hj. Sri Hartati, M.Si
( Kepala Bagian Administrasi Akademik & Kerjasama )
Project Leader : Muhamad Nurhajat,SE ( Kasubbag Kerjasama)
Sumber Daya Tim : - Sumber Daya tim yang dibentuk dalam proyek perubahan merupakan tim efektif yang berada di lingkungan Institut Pemerintahan Dalam Negeri Kampus Sumatera Barat, dimana tugas tim efektif tersebut adalah mengawal proyek perubahan melalui rapat-rapat, koordinasi-koordinasi melalui monitoring dan evaluasi pelaksanaan dan mengakselerasi pelaksanaan proyek perubahan sampai dengan manfaat minimal
jangka pendek dapat tercapai.
- Tim akan dibentuk dan diangkat dengan Surat Keputusan Direktur IPDN Kampus Sumatera Barat, Kepala Bagian sebagai tim teknis dengan tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing dideskripsikan dengan jelas.
II. LATAR BELAKANG ( Burning Platform)
a. Deskripsi/Tupoksi : TUGAS DAN FUNGSI UNIT KERJA :
Sesuai Peraturan Rektor IPDN Nomor: 10 Tahun 2010 tentang Rincian tugas jabatan pada satuan kerja di lingkungan IPDN, sesuai pasal 113 Bagian Administrasi Akademik dan Kerjasama mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi akademik, peruliahan dan evaluasi, pelatihan, serta administrasi tenaga akademik.
Bagian Administasi Akademik dan Kerjasama menyelenggarakan fungsi :
1. Pelaksanaan administrasi akademik, perkuliahan dan evaluasi;
2. Pelaksanaan administrasi tenaga akademik dan kerjasama;
3. Pelaksanaan pelatihan.
Bagian Administasi Akademik dan Kerjasama mempunyai rincian tugas :
1. Menyusun rencana operasional bidang akademik dan kerjasama;
2. Melaksanakan administrasi akademik;
3. Melaksanakan administrasi perkuliahan dan pelatihan; 4. Melaksanakan administrasi tenaga kependidikan;
5. Melaksanakan administrasi kerjasama antar lembaga berkoordinasi dengan Biro akademik dan kerjasama; 6. Menyusun rencana operasional pelatihan berkoordinasi
dengan Biro akademik dan kerjasama;
7. Melaksanakan operasi perkuliahan dan pelatihan; 8. Menyusun kalender akademik, jadwal perkuliahan; 9. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan
Direktur
b. Area organisasi yang bermasalah
Issue/ kondisi saat ini :
1. Pelatihan-pelatihan yang ada selama ini masih bersifat konvensional/ sama dari tahun ke tahun.
2. Keterbatasan sumberdaya manusia di Bagian Akademik dan Kerjasama.
3. Pelatihan keahlian praja yang dilaksanakan selama ini belum mampu mengimbangi kecepatan perubahan lingkungan pemerintahan
4. Adanya ruangan yaitu laboratorium bahasa dam komputer yang ada di lingkungan IPDN Kampus Sumatera Barat belum dipergunakan dengan optimal 5. Pelayanan administrasi bagi Praja di Bagian Akademik
dan Kerjasama belum sampai pada titik ideal yang sesuai dengan standar pelayanan administrasi bagi Praja
6. Pelayanan nilai akademik Praja belum dilakukan secara online
Kondisi yang diharapkan :
1. Meningkatnya keahlian praja agar bisa lebih memiliki daya saing dan adaftif dengan dinamika lingkungan pemerintahan.
2. Melalui kemitraan pelatihan keahlian tersebut diharapkan dapat memberi nilai tambah atau kelebihan di IPDN Kampus Sumatera Barat.
3. Terciptanya pelayanan administrasi yang optimal bagi praja.
4. Terciptanya satu perangkat layanan nilai akademik praja yang bersifat online
c. Area organisasi yang mengalami perubahan
Pelayanan nilai akademik bagi praja melalui satu perangkat/program komputer secara online di Bagian Administrasi Akademik dan Kerjasama akan memberikan bentuk pelayanan yang optimal dan memudahkan praja untuk mengakses nilai akademik
Bahwa pelayanan yang ideal merupakan suatu tuntutan dan harapan publik yang bersentuhan langsung dengan organisasi modern. Pelayanan merupakan suatu kegiatan dalam berbentuk jasa yang menjadi suatu kewajiban bagi instansi pemerintah yang bertugas melayani. Hal tersebut menyiratkan bahwa pelayanan merupakan kata kunci yang menjadi landasan bagi proses penyelenggaraan pemerintahan yang modern.
Institut Pemerintahan Dalam Negeri khususnya Kampus Sumatera Barat yang merupakan bagian dari instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi menyelenggarakan proses pendidikan bagi anak bangsa yang memiliki potensi menjadi pamong masa depan, sehingga pelayanan bagi peserta didik merupakan ruh penyelenggaraan pendidikan yang menjadi landasan bagi peyelenggara dalam melayani peserta didik (Praja). Salah satu pelayanan yang menjadi pekerjaan rumah bagi penyelenggara adalah pelayanan nilai akademik. Pelayanan nilai akademik bagi Praja
IPDN Kampus Sumatera Barat merupakan tuntutan perkembangan arus global yang menuntut adanya bentuk informasi yang efektif dan dapat diakses peserta didik dalam hal ini nilai akademik yang merupakan nilai disetiap akhir semester sehingga peserta didik dapat mengetahui dan memperoleh informasi tentang nilai akademik secara cepat dan sesuai tuntutan zaman.
Di tengah keterbatasan sumber daya manusia yang dimiliki IPDN Kampus Sumatera Barat khususnya yang memiliki keahlian untuk membuat dan mengoperasikan aplikasi sistem informasi nilai akademik bagi praja, maka pelaksanaan pelayanan nilai akademik bagi praja merupakan tantangan cukup besar yang harus harus direalisasikan oleh penyelenggara pendidikan selain tantangan lainnya yakni keterbatasan anggaran dan sumber daya lainnya.
Berdasarkan issue tersebut, proposal perubahan ini dibuat dengan dasar kondisi saat ini sebagaimana uraian di atas, dan kondisi yang diharapkan adalah diperlukan satu bentuk inovasi dan kreativitas program pelayanan untuk mengatasi keterbatasan yang dimiliki oleh IPDN Kampus Sumatera Barat dengan mendayagunakan dan memberdayakan pegawai yang memiliki potensi untuk membuat dan mengoperasikan aplikasi informasi nilai akademik bagi praja yang cukup sederhana dan mudah diakses oleh praja. Oleh karena itu, pendayagunaan dan pemberdayaan potensi sumber daya manusia diharapkan dapat menjadikan pelayanan nilai akademik yang sesuai harapan instansi dan peserta didik.
III. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud Perubahan
Maksud dari gagasan perubahan ini adalah IPDN Kampus Sumatera Barat memiliki salah satu bentuk pelayanan bagi praja khususnya nilai akademik yang efektif dan mudah diakses secara online
Tujuan
Adapun tujuan gagasan perubahan adalah :
1. Praja dapat mengakses nilai akademik secara efektif dan mudah diakses secara online
2. Meningkatkan pelayanan bagi Praja dalam bentuk pelayanan nilai akademik
3. Mengembangkan kemampuan sumber daya manusia yang memiliki potensi sistem informatika
IV. MANFAAT
Adapun manfaat yang menjadi harapan dari implementasi gagasan perubahan ini, sebagai berikut :
1. Memberikan kemudahan pelayanan bagi praja khususnya dalam mengakses nilai akademik
2. Meningkatkan kinerja program Bagian Akademik IPDN Kampus Sumatera Barat 3. Mengembangkan model-model pelayanan yang sesuai harapan Praja
4. Mendorong kreativitas dan inovasi penyelenggara akademik di Bagian Akademik dan Kerjasama
5. Memberikan pengalaman bagi civitas akademika khususnya Bagian Akademik dalam pengembangan program pelayanan
6. Memberikan nilai keunggulan spesifik bagi Bagian Akademik dan Kerjasama yang tidak dimiliki oleh Kampus lainnya
V. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup perubahan adalah di lingkungan unit kerja setingkat eselon III yaitu Bagian Akademik dan Kerjasama IPDN Kampus Sumatera Barat khusunya dalam pengembangan program pelayanan nilai akdemik bagi praja, dimana lingkup yang akan dilakukan perubahan adalah adanya pengembangan pelayanan secara online dan dapat diakses dengan mudah oleh peserta didik dengan mendayagunkan potensi keahlian sumber daya manusia IPDN Kampus Sumatera Barat.
VI. OUTPUT KUNCI ( KEY PROJECT DELIVERABLES)
a. OutPut : Tersedianya perangkat sistem informasi akademik
b. Project purpose : Sistem Informasi akademik secara online
c. Overal Goal : Meningkatnya pelayanan administrasi akademik
VII. TAHAPAN PENCAPAIAN (MILESTONE) Tahapan Milestone terlampir
VIII. TATA KELOLA PROYEK 1. Tata Kelola Proyek Perubahan
Struktur tim yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan dapat digambarkan sebagai berikut :
`
Bagan : Tata Kelola Proyek
A. Project Sponsor : Kepala Bagian Administrasi Akademik & Kerjasama IPDN kampus Sumatera Barat ( Dra. Hj. Sri Hartati, M.Si) sebagai mentor dalam proyek perubahan.
Secara Umum peran dan tugas mentor adalah :
1. Bertindak sebagai pembimbing berdasar pada sikap orofesionalisme. 2. Memberikan dukungan penuh dalam perancangan.
3. Sebagai atasan langsung memberikan kesepakatan persetujuan atas dokumen rancangan proyek perubahan.
4. Memantau setiap perkembangan proyek perubahan.
5. Berperan sebagai inspirator bagi proyek leader dalam melakukan inovasi yang dilakukan.
B. Coach : DR. Dayat Ns Wiranta, M.Sc Secara umum memiliki peran dan tugas :
1. Memberikan motivasi dan tantangan kepada project leader dalam proyek
Mentor (Project Sponsor) Stokeholder Eksternal Project Leader ( Kasubbag Kerjasama ) Tim Efektif Stokeholder Internal Coach
perubahan.
2. Menjadi conselor bagi project leader dalam perancangan dan pelaksanaan proyek perubahan.
3. Melakukan monitoring kegiatan peserta selama tahap taking ownership dan laboratorium kepemimpinan.
4. Memberikan masukan dan feedback terhadap perancangan dan pelaksanaan proyek perubahan.
5. Mengkomunikasikan proses kemajuan dan hasil coaching kepada penyelenggara Diklatpim Tk. III.
C. Project Leader : Muhamad Nurhajat,, SE Secara umum memiliki peran dan tugas : 1. Menyusun rancangan proyek perubahan.
2. Mendelegasikan pembuatan laporan rancangan proyek perubahan. 3. Menggalang komunikasi dengan dan kesepakatan dengan stakeholder.
4. Memimpin eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki.
5. Menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi.
6. Mendelegasikan penyusunan laporan proyek perubahan secara utuh dan lengkap.
7. Menyerahkan laporan implementasi proyek perubahan kepada penyelenggara diklatpim TK. III sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.
D. Tim Kerja
1. Muhamad Nurhajat, SE : Project Leader/Kasubbag Kerjasama 2. Hendri, SH : Tim Efektif
3. Amelia Martha, S.Sos : Tim Efektif 4. Lila Wulandari, S.Kom : Tim Efektif 5. Junaedi Azrul, S.Kom : Tim Efektif 6. Rizal Hamdi Aulia, S.Kom : Tim Efektif 7. M. Fajri, S.Ip : Tim Efektif 8. M. Asyhari : Tim Efektif 9. Ria Anita Sari, S.Pd : Tim Efektif 10. Yana Suryana : Tim Efektif 11. Santi,S.Ssi : Tim Efektif
IX. ANGGARAN KEGIATAN
Estimasi biaya Rp. 5.000.000,- untuk biaya ATK, Snack, makan rapat-rapat, kotak monitor dan program.
X. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Stakeholders yang terlibat dalam proyek perubahan Pelayanan Nilai akademik bagi praja melalui satu perangkat/program komputer secara online di Bagian Administrasi Akademik dan Kerjasama ini adalah :
1. Stakeholders internal, terdiri dari : a. Direktur;
b. Pembantu Direktur I;
c. Kepala bagian Adm. Akademik & Kerjasama d. Kepala Bagian Tata Usaha;
e. Kasubag Adm. Akademik; f. Kasubbag pelatihan; g. Staf IT;
h. Staf Adm. Akademik i. Praja IPDN
2. Stakeholders eksternal terdiri dari : a. Rektor IPDN;
b. Dekan Fakultas Manajemen Pemerintah; c. BKD Provinsi;
d. BKD Kota/Kab e. Orangtua Praja
Keterkaitan stakeholders baik yang mempengaruhi maupun yang dipengaruhi dapat digambarkan dalam netmap sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 3 dibawah ini.
GAMBAR-4 :
Netmap Proyek Perubahan Mobile Training KETERANGAN :
: Perintah : Stakeholder internal : Koordinasi : Stakeholders external : Tingkat dukungan
1. Kelompok yang mendukung (supporting), yaitu : a. Rektor IPDN
b. Direktur IPDN Kampus Sumbar; c. Pembantu Direktur I Bid. Akademik;
d. Kepala Bagian Aktministrasi Akademik & Kerjasama; e. Kepala Sub Bagian Adm. Akademik;
f. Kepala Sub Bagian Pelatihan; g. Staf IT;
h. Staf Adm. Akademik 2. Kelompok koordinatif, yaitu :
a. Dekan Fakultas Manajemen Pemerintahan; 3. Kelompok netral yaitu :
a. BKD Provinsi); Kabag Adm. Akademik & Kerjasama Pembatu Direktur I Bid. Akademik Kasubbag Adm. Akademik Kasubbag Pelatihan Direktur IPDN Kampus Sumbar BKD Prov. BKD Kota/Kab KASUBBAG KERJASAMA
Dekan Fak. Man. Pemerintahan Rektor IPDN Kabag TU Staf Bag. Akademik Staf IT Orang tua Praja
b. BKD Kota/Kab c. Orang tua Praja d. Praja
Untuk mensinergikan seluruh potensi kekuatan stakeholder dan mengatasi kendala-kendala yang muncul maka perlu dirumuskan strategi komunikasi. Beberapa permasalahan yang terkait dengan perlunya peningkatan komunikasi dan strategi komunikasi yang dilakukan sebagai berikut :
1. Membuat wadah komunikasi : a. rapat –rapat, koordinasi,
2. Mengembangkan teknik-teknik komunikasi melalui komunikasi personal, baik tatap muka, telpon , faximille dan email
3. Pengembangan metode komunikasi secara persuasif kepada staf dan edukatif kepada stakeholders internal
Sedangkan strategi komunikasi yang berorientasi pada kendala yang mungkin timbul dalam pelaksanaan proyek perubahan adalah sebagai berikut :
Tabel : Kendala dan Strategi Komunikasi
No Kendala/Masalah Stakeholders Strategi Komunikasi 1 Kesiapan Tim Efektif untuk melaksanakan Program Sistem Informasi Akademik
Direktur IPDN Kampus Sumbar, Kepala Bagian Adm. Akademik & Kerjasama,
Koordinasi secara periodik 2 Padatnya kegiatan di IPDN Kampus Sumbar
Direktur IPDN Kampus Sumbar, Kepala Bagian Adm. Akademik & Kerjasama,
Memberikan memo rescheduling kegiatan Koordinasi secara periodik Telpon 3 Keterpaduan waktu dengan stakeholders
Rektor IPDN, Dekan Fak. MP, Direktur
Melakukan akses faximille dan akses jejaring kerja personal
XI. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
Berikut ini adalah identifikasi masalah jika salah satu atau lebih hal tersebut terjadi saat pelaksanaan proyek perubahan maka akan mengakibatkan hal-hal sebagai berikut :
Potensi Masalah Akibat
1. Jika Tim efektif/personil penyelenggara tidak mampu beradaptasi terhadap proyek perubahan.
2. Jika aparatur/personil penyelenggara kegiatan tidak disiplin
3. Jika dana untuk proyek perubahan tidak tersedia.
4. Jika koordinasi dengan stakeholder eksternal sulit terlaksana
1. Perubahan memerlukan waktu lama(terlambat).
2. Proyek perubahan terlambat
3. Proyek perubahan sulit terlaksana
4. Perubahan memerlukan waktu lama(terlambat).
XII. RESIKO
Resiko yang dihadapi dan perlu diantisipasi adalah pada saat implementasi proyek perubahan terkait kurang maksimal dalam melaksanakan peran dan tugasnya, maka yang harus dilakukan adalah strategi komunikasi yang telah ditetapkan diatas harus diimplementasikan.
XIII. KRITERIA KEBERHASILAN
1. Terbentuknya Sistem Informasi Akademik yang mampu memberikan pelayanan yang baik.
2. Adanya dukungan dari semua stakeholder terhadap proyek perubahan.
3. Adanya perangkat komputer dan monitor yang langsung dapat mengakses oleh Praja/Peserta didik
XIV. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
1. Personil penyelenggara kegiatan mampu beradaptasi terhadap perubahan.
2. Para stakeholder mendukung sehingga proyek perubahan dapat terlaksana dengan baik.
3. Terciptanya kerjasama/sinergi tim proyek perubahan. 4. Terjadinya koordinasi yang baik antar stakeholder.
:
