13 BAB II
KAJIAN TEORETIS 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi, perpustakaan sebagai salah satu lembaga informasi juga semakin berkembang. Sekarang ini kita dapat menemukan berbagai jenis perpustakaan, mulai dari perpustakaan nasional, perpustakaan daerah sampai perpustakaan perguruan tinggi bahkan perpustakaan sekolah. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis perpustakaan yang banyak kita jumpai pada saat ini, berikut ini penulis kemukakan beberapa defenisi mengenai perpustakaan perguruan tinggi.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya. Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 3) yang dimaksud dengan perguruan tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan tinggi lain yang sederajat.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993: 51) dalam Pengantar Ilmu Perpustakaan menyatakan bahwa,” Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.
Menurut Syahrial-Pamuntjak (2000: 5) dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan, menyatakan bahwa : Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, dan perpustakaan sekolah tinggi.
Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 3) memiliki tugas-tugas yang khas yang meliputi:
a. Memenuhui kebutuhan informasi masyarakat Perguruan Tinggi yang lazimnya mencakup staf pengajar, mahasiswa dan staf administrasi Perguruan Tinggi.
b. Menyediakan bahan rujukan atau referensi pada semua tingkat akademis, mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana.
14
c. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat, guna bagi berbagai pemakai serta menyediakan ruang belajar bagi pemakai perpustakaan.
d. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi, tetapi juga lembaga industri lokal yang ada di sekitar perguruan tinggi tersebut.
Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi adalah merupakan pelaksanaan Tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Mahasiswa datang ke perpustakaan pada dasarnya untuk membaca literatur bagi perkuliahannya. Tidak hanya itu, mereka juga ingin mendapatkan informasi yang lebih untuk keperluan riset maupun referensi tesisnya. Disinilah letak tanggung jawab perpustakaan untuk menyediakan informasi yang diperlukannya, sehingga dengan koleksi itu akan nampak efektifitas perpustakaan. Perpustakaan akan gagal dalam membawakan misinya, apabila koleksinya tak mencukupi sehingga mahasiswa tidak menemukan informasi yang dibutuhkan di perpustakaan. Lain halnya dengan staf pengajar, mereka datang ke perpustakaan untuk keperluan mencari informasi yang up-to-date bagi perkuliahan yang mereka berikan, ataupun untuk keperluan riset.
Membangun sebuah perpustakaan untuk riset sangat mahal, karena tentunya para pengajar menginginkan jumlah koleksi yang besar. Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan jurusan, fakultas, universitas, institute, maupun sekolah tinggi, misalnya lembaga penelitian dan lembaga pengabdian masyarakat, juga dimasukkan ke dalam kelompok perpustakaan perguruan tinggi.
2.1.1 Peran Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut pendapat Sutarno (2006: 68), peran perpustakaan tinggi adalah bagian dari tugas pokok yang harus dijalankan didalam perpustakaan. Oleh karena itu peran yang harus dijalankan itu ikut menentukan dan mempengaruhi tercapainya misi dan tujuan perpustakaan tersebut. Peran yang dapat dijalankan oleh perpustakaan antara lain:
1. Secara umum perpustakaan merupakan sumber informasi, pendidikan, peneletian preservasi dan pelestarian khasanah budaya bangsa serta tempat rekreasi yang sehat, murah dan bermanfaat.
2. Perpustakaan media atau jembatan yang berfungsi menghubungkan antara sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang terkandung didalam koleksi perpustakaan dengan para pemakainya.
15
3. Perpustakaan mempunyai peranan sebagai sarana untuk menjalin dan membangun komunikasi antara sesama pemakai, dan antara penyelenggaraperpustakaan dengan masyarakat yang dilayani.
4. Perpustakaan dapat pula berperan sebagai lembaga untuk mengembangkan minat baca, kegemaran membaca, kebiasan membaca dan budaya baca melalui penyedian berbagai bahan bacaan yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat.
5. Perpustakaan dapat berperan aktif sebagai fasilitator, mediator, motivator bagi mereka yang ingin mencari, memanfaatkan, dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan pengalamannya.
6. Perpustakaan merupakan agen perubahan, agen pembangunan, dan agen kebudayaan umat manusia.
7. Perpustakan beperan sabagai lembaga pendidikan nonformal bagi anggota masyaakat dan pengunjung perpustakaan.
8. Petugas perpustakaan dapat berperan sebagai pembimbing dan memberikan konsultasi kepada pemakai atau melakukan pendidikan pemakai (user educaton), dan pembinaan serta menanamkan pemahaman tentang pentingnya perpustakaan bagi orang banyak.
9. Perpustakaan berperan dalam menghimpun dan melestarikan koleksi bahan perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik semua hasil karya umat manusia yang tak ternilai harganya.
10. Perpustakaan dapat berperan sebagai ukuran (barometer) atas kemajuan masyarakat dilihat dari intensitas kunjungan dan pemakaian perpustakaan. Selain pendapat Sutarno pendapat lain meyebutkan bahwa secara umum peran perpustakaan perguruan tinggi adalah menjadi media antara pemakai dengan koleksi sebagai sumber informasi pengetahuan, menjadi lembaga pengembangan minat dan budaya membaca serta mengembangkan komunikasi antara pemakai dengan penyelenggara sehingga tercipta kolaborasi, sharing pengetahuan maupun komunikasi ilmiah lainnya.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi bukan hanya untuk mengumpulkan dan menyimpan bahan-bahan pustaka, tetapi dengan adanya penyelenggaraan perpustakaan diharapkan dapat membantu mahasiswa dan staf menyelesaikan tugas-tugas dalam proses belajar-mengajar. Oleh sebab itu, segala bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menunjang proses belajar mengajar maka dalam pengadaan bahan pustaka hendaknya mempertimbangkan kurikulum perkuliahan dan kebutuhan penggunanya. Menurut Syahrial-Pamuntjak (2000: 5) dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan, menyatakan bahwa ”Perpustakaan Perguruan
16
Tinggi tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran.” Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993: 51) dalam bukunya Pengantar Ilmu Perpustakaan, menyatakan bahwa ”Tujuan utama perpustakaan adalah membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya” Berdasarkan pendapat di atas jelas tergambar bahwa perpustakaan mempunyai tujuan sebagai sarana pemenuhan informasi bagi penggunanya yaitu mahasiswa dan civitas akademika dalam memenuhi kebutuhan mereka akan informasi untuk keperluan pendidikan dan penelitian.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 27) sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi yaitu:
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para civitas akademika, dan oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran dalam setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh pencari.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi yang mutlak, dikarenakan pengaplikasiannya dipakai untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi yang bersifat rekreatif yang berarti untuk membangun dan mengembangkan kreativitas , minat, dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh masyarakat perguruan tinggi.
17 7. Fungsi Interprestasi
Perpustakaan ini sudah seharusnya memiliki kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun masyarakat luar kampus.
Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan perpustakaan 3. Memberi layanan
4. Melaksanakan administrasi perpustakaan.
Menurut Yuven (2010), tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran 2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dalam
rangka studi.
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti. 4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik
berupa tercetak maupun tidak tercetak
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Menurut Sjahrial Pamuntjak (2000: 5) menyatakan bahwa “Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk melayani keperluan mahasiswa dari tingkat persiapan sampai pada mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan perkuliahan serta para peneliti yang bergabung dalam perguruan tinggi yang bersangkutan”.
18 2.2 Evaluasi
Pada dasarnya, kata evaluasi sudah menjadi istilah dalam bahasa Indonesia. Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005: 80) evaluasi diartikan sebagai proses penilaian. Penilaian juga bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Pada awalnya kata evaluasi merupakan kata serapan yang berasal dari Bahasa Inggris yaitu evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (Echols dan Shadily, 2000: 220).
Menurut Stufflebeam dalam Lababa (2008), evaluasi adalah:
“ the process of delineating, obtaining, and providing useful information for judging decision alternatives”. Pernyataan tersebut dapat diartikan bahwa evaluasi merupakan proses menggambarkan, memperoleh, dan menyajikan informasi yang berguna untuk merumuskan suatu alternatif keputusan. Masih dalam Lababa (2008), Worthen dan Sanders mendefenisikan “evaluasi sebagai usaha mencari sesuatu yang berharga (worth). Sesuatu yang berharga tersebut dapat berupa informasi tentang suatu program, produksi serta alternatif prosedur tertentu”.
Sedangkan menurut Ajick (2009: 2) menjelaskan bahwa: , “Evaluasi adalah penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses mengoleksi, menganalisa dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi”.
Sedangkan Uzer (2003: 120), mengatakan bahwa:
“Evaluasi adalah suatu proses yang ditempuh seseorang untuk memperoleh informasi yang berguna untuk menentukan mana dari dua hal atau lebih yang merupakan alternatif yang diinginkan, karena penentuan atau keputusan semacam ini tidak diambil secara acak, maka alternatif-alternatif itu harus diberi nilai relatif, karenanya pemberian nilai itu harus memerlukan pertimbangan yang rasional berdasarkan informasi untuk proses pengambilan keputusan”.
Penelitian evaluasi adalah pengumpulan informasi tentang hasil yang telah dicapai oleh sebuah program yang dilaksanakan secara sistematik dengan menggunakan metodologi ilmiah sehingga dapat dihasilkan data yang akurat dan obyektif.
19
Dari pernyataan diatas dapat diartikan bahwa evaluasi adalah merupakan proses menggambarkan, memperoleh, dan menyajikan informasi yang berguna untuk merumuskan suatu alternatif keputusan dan memperoleh informasi yang berguna untuk menentukan mana dari dua hal atau lebih yang merupakan alternatif yang diinginkan, karena penentuan atau keputusan semacam ini tidak diambil secara acak, maka alternatif-alternatif itu harus diberi nilai relatif, karenanya pemberian nilai itu harus memerlukan pertimbangan yang rasional berdasarkan informasi untuk proses pengambilan keputusan.
Dalam memenuhi kebutuhan informasi evaluasi merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994: 49) dijelaskan bahwa :
“Evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi. Evaluasi koleksi harus dilakukan secara teratur agar sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi.”
Sedangkan menurut Hardi (2005: 4) juga menyatakan bahwa evaluasi koleksi adalah :
“Proses efektivitas dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Evaluasi merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai. Dengan melakukan evaluasi koleksi, pustakawan bisa mengetahui seberapa baik atau seberapa buruk bahan literatur yang tersedia dalam memenuhi komunitas perguruan tinggi.”
Menurut Junaidi (2010: 3), “Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu sendiri bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna”.
Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi dan merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar, dan pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna.
20 2.2.1 Tujuan Evaluasi Koleksi
Pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan pasti mempunyai tujuan dan fungsi, begitu juga dengan evaluasi koleksi ada tujuan yang dicapai dalam proses mendapatkan informasi,
Perpustakaan memiliki beberapa alasan untuk melakukan evaluasi koleksi. Adapun alasan-alasan umum yang biasanya melatarbelakangi dilakukannya evaluasi koleksi pada suatu perpustakaan antara lain :
1. Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada ;
2. Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya ;
3. Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi (Junaidi, 2010:3).
Berdasarkan kebijakan pengembangan koleksi dalam mengembangkan program perguruan tinggi, Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994:49) menjelaskan tujuan evaluasi koleksi yaitu :
1) Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi.
2) Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi. 3) Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan
teknologi.
4) Meningkatkan nilai informasi.
5) Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi. 6) Menyesuaikan kebijakan pengembangan koleksi
Alasan-alasan tersebut menjadi dasar untuk menentukan tujuan evaluasi koleksi. Pada hakikatnya, tujuan evaluasi koleksi dilakukan agar dapat memperkirakan bagaimana tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan di masa yang akan datang (Hardi, 2005: 4).
Uraian yang lebih spesifik mengenai tujuan evaluasi koleksi dikemukakan oleh Nurjanah (2010: 12-13) sebagai berikut :
1. Tujuan Internal
a. Kebutuhan pengembangan koleksi :
• Untuk mengetahui : cakupan subjek koleksi, kedalaman koleksi, dan pola pemanfaatan koleksi oleh pengguna, nilai uang dari koleksi yang ada (data aset perpustakaan), masalah yang dihadapi oleh kebijakan pengembangan koleksi dan program-programnya, perubahan apa saja yang harus dilakukan
21
dengan program yang ada, dan apakah staf pengembangan koleksi sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik.
• Untuk mendata : kekuatan koleksi dan kelemahannya secara kualitatif maupun kuantitatif (pada subjek apa saja)
• Untuk mendapatkan ; data bagi kepentingan program pengembangan koleksi bersama perpustakaan lain, data bagi kepentingan penyiangan, data bagi kepentingan stock opname b. Kebutuhan anggaran, membantu penentuan :
• Alokasi anggaran untuk memperkuat subjek yang lemah • Alokasi anggaran untuk memelihara subjek yang sudah kuat • Alokasi anggaran untuk pengembangan koleksi lama/
retrospective
• Semua alokasi anggaran pengembangan koleksi 2. Tujuan eksternal
a. Kebutuhan institusi lokal, untuk mengetahui : • Kinerja perpustakaan;
• Rasionalisasi anggaran pengembangan koleksi yang diajukan; • Apakah anggaran yang diperoleh bisa menunjang kebutuhan; • Apakah perpustakaan tersebut sudah setara dengan unit
pelayanan lain dalam komunitas yang sama;
• Alternatif lain dari penambahan ruang (ruang penyimpanan); • Apakah koleksi sudah kadaluarsa;
• Apakah koordinasi dalam program pengembangan koleksi sudah berjalan dengan baik;
• Apakah tingkat duplikasi koleksi sudah tepat;
• Apakah rasio biaya / keuntungan (cost/benefit) masuk akal; b. Kebutuhan luar organisasi, menyiapkan data untuk :
• Akreditasi;
• Badan-badan pendanaan dan donor;
• Berbagai program jaringan, konsorsium dan kerjasama lainnya. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa evaluasi koleksi adalah Untuk mengembangkan program pengadaan, untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi, untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi dan mempunyai tujuan Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi, Meningkatkan nilai informasi serta tujuan internal, tujuan eksternal dan kebutuhan luar organisasi,
22 2.2.2 Teknik Evaluasi Koleksi
Teknik yang dilakukan dalam melakukan evaluasi koleksi adalah sebagai berikut :
1. Pendekatan evaluasi
• Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki;
• Pengecekan pada daftar standar, seperti katalog dan bibliografi; • Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke
perpustakaan;
• Pemeriksaan koleksi langsung;
• Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.
2. Pembagian metode evaluasi versi ALA (American Library Association)
a. Metode terpusat pada koleksi
• Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi atau katalog; • Penilaian dari pakar;
• Perbandingan data statistik;
• Perbandingan pada berbagai standar koleksi. b. Metode terpusat pada penggunaan
• Melakukan kajian sirkulasi; • Meminta pendapat pengguna;
• Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan; • Melakukan kajian sitiran;
• Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca); • Memeriksa ketersediaan koleksi di rak (Sujana, 2006:3-4). Sedangkan Teknik lain yang digunakan Dalam melakukan kegiatan evaluasi koleksi, ada beberapa cara yang dapat digunakan, yaitu :
1) Kuantitatif
Cara kuantitatif dilakukan dengan pengumpulan data statistik. Dari data statistik itu dapat diperoleh informasi yang cukup mengenai keadaan koleksi. Informasi koleksi yang diperlukan untuk pengumpulan data statistik sekurang – kurangnya harus meliputi :
a. Jumlah judul b. Jumlah eksemplar c. Kelas pustaka d. Asal pustaka e. Tahun terbit
Pencatatan data dapat dikerjakan setiap hari, minggu, bulan atau setiap tahun.
23 2) Kualitatif
Cara kualitatif dilakukan dengan cara menguji ketersediaan koleksi terhadap program perguruan tinggi (Depdikbud, 1994:49).
Menurut Arianto (2007 : 2) juga menguraikan beberapa teknik evaluasi koleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pengujian Data Shelflist
Teknik ini mengumpulkan data kuantitatif tentang koleksi, termasuk jumlah judul-judul, presentasi koleksi secara keseluruhan, usia dan format rata-rata koleksi.
2. Pengujian Langsung Koleksi
Pengujian langsung tidak digunakan sebagai satu-satunya teknik penilaian. Browsing rak harus dilakukan setelah data shelflist dikumpulkan. Teknik browsing dan shelflist saling melengkapi satu dengan yang lain untuk meyediakan suatu perincian koleksi yang dapat dipercaya.
3. Pemeriksaan Daftar
Metode ini membandingkan koleksi dengan daftar-daftar otoritatif yang tersedia dan sesuai dengan jenis koleksi tertentu. Pemeriksaan daftar dapat membantu staf perpustakaan dalam menilai apa yang seharusnya ditambahkan kepda koleksi.
4. Evaluasi oleh Ahli luar
Ahli-ahli luar mencakup konsultan-konsultan, pustakawan-pustakawan lain, atau seorang pengguna perpustakaan dengan pengetahuan khusus. 5. Analisis Sitasi
Teknik ini dapat dicirikan sebagai suatu bentuk khusus dari pemeriksaan daftar, dimana daftar-daftar dibuatkan oleh peneliti dari buku-buku dan artikel-artikel ilmiah.
Sujana (2006 : 3-6) menyatakan bahwa ada beberapa metode di dalam mengevaluasi koleksi yaitu :
1. Metode terpusat pada koleksi
a. Pencocokan pada daftar tertentu, bibliografi atau katalog
Terkait masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin banyak daftar yang dicocokkan semakin banyak waktu dibutuhkan untuk melakukannya. Dengan adanya OPAC (Online Public Access Catalog) akan sangat membantu mempercepat proses pencocokan (checklist) koleksi dengan daftar.
b. Penilaian dari pakar
Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan.
c. Perbandingan data statistik
d. Perbandingan pada berbagai standar koleksi 2. Metode terpusat pada penggunaan
24 a. Melakukan kajian sirkulasi b. Meminta pendapat pengguna
Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi.
c. Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan
Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan koleksi perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi
perpustakaan itu. Tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
d. Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca) e. Memeriksa ketersediaan koleksi di rak
Menurut Hardi (2006 : 11) salah satu metode yang digunakan dalam mengevaluasi koleksi adalah dengan menggunakan metode Conspectus yaitu sebuah metode untuk menganalisis dan mengevaluasi serta memungkinkan kontrol bahan literatur perpustakaan berdasarkan pola-pola yang telah dan akan ditentukan. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk menfasilitasi pengambilan keputusan tentang pengembangan koleksi dengan berdasarkan kebutuhan informasi pengguna dengan ketersediaan dana yang dimiliki.
Dari pernyataan diatas dapat diartikan bahwa teknik yang digunakan untuk mengukur tingkat keterpakaian koleksi memperhatikan tingkatan judul berdasarkan standar umum, sistem data perpustakaan, menguji secara langsung ke rak, survei pengguna tentang cakupan, kedalaman, kesesuaian, dan kemutakhiran koleksi dan teknik dalam mengevaluasi koleksi adalah pengujian data shelflist, pengujian langsung koleksi, pemeriksaan daftar, evaluasi oleh ahli luar, analisis sitasi .
2.3. Koleksi Perpustakaan
Salah satu faktor utama yang menentukan kualitas dari suatu perpustakaan adalah koleksinya. Agar koleksi suatu perpustakaan berkualitas dan benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna maka perpustakaan tersebut harus memberikan pelayanan informasi secara maksimal yang didukung dengan koleksi yang memadai. Oleh karena itu perpustakaan sebagai sumber informasi harus menyediakan koleksi yang memadai.
25
Menurut Siregar (1998:2) ”koleksi perpustakaan adalah semua bahan perpustakaan yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”.
Sedangkan menurut Darmono (2001: 48) “koleksi adalah sekumpulan rekaman informasi dalam berbagai bentuk, tercetak (buku, majalah, surat kabar) dan tidak tercetak (bentuk mikro, bahan audio visual, peta)”.
Setiap perpustakaan memiliki koleksi yang berbeda-beda. Hal ini disebabkan oleh jenis dan tujuan perpustakaan itu sendiri. Perpustakaan harus menyediakan koleksi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi dengan tujuan :
1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan sivitas akademika perguruan tinggi induknya.
2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi tempatnya bernaung. 3. Memiliki koleksi bahan/dokumen yang lampau dan mutakhir dalam
berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain-lain yang erat hubungan dengan program oleh perguruan tinggi induknya. 4. Memiliki bahan pustaka/informasi yang berhubungan dengan sejarah dan
ciri perguruan tinggi tempatnya bernaung (Siregar,1998: 2).
Berdasarkan tujuan penyediaan koleksi perpustakaan tersebut, koleksi perpustakaan mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Fungsi pendidikan, yaitu menunjang program pendidikan dan pengajaran bagi masyarakat umum, kelompok, lembaga yang membutuhkan.
2. Fungsi penelitian, yaitu menunjang penelitian yang dilakukan masyarakat/pengguna.
3. Fungsi referensi, yaitu menjadi bahan referensi bagi masyarakat/pengguna perpustakaan
4. Fungsi umum, dimana perpustakaan menjadi pusat informasi bagi masyarakat, fungsi ini berhubungan dengan pengabdian kepada masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta hasil budaya manusia lainnya (Siregar,1998: 3).
2.3.1 Jenis-Jenis Koleksi Perpustakaan
Perpustakaan memiliki bahan pustaka yang beraneka ragam jenis dan bentuk serta kandungan informasinya sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Bahan perpustakaan yang beraneka ragam tersebut menuntut
26
perpustakaan untuk memberikan pelayanan informasi semaksimal mungkin kepada pengguna perpustakaan itu sendiri.
Menurut Darmono (2001: 52) beberapa jenis koleksi perpustakaan sebagai sumber belajar yang mungkin dapat dijangkau perpustakaan adalah :
a. Buku
Buku merupakan koleksi yang paling umum yang dihimpun perpustakaan. Pengertian buku adalah terbitan yang membahas informasi tertentu, disajikan secara tertulis sedikitnya setebal 64 halaman tidak termasuk hal sampul.
b. Koleksi Referens
Koleksi referens sebenarnya juga dalam bentuk buku, yang membedakan dengan buku adalah isi dan cara penyusunannya. Contoh buku referens: Kamus, Ensiklopedi, Almanak, Direktori, Buku Tahunan.
c. Sumber Geografi
Jenis koleksi ini berisi informasi tentang daerah, iklim, cuaca, ketinggian tempat, bahan tambang, hutan, hasil pertanian daerah tertentu, laut, hasil laut, gunung, gurun, curah hujan untuk daerah tertentu. Bentuk sumber geografi pada umumnya adalah atlas, globe, peta.
d. Jenis Serial (Terbitan Berkala)
Pada umumnya terbitan berkala berupa majalah dan Koran. Majalah dan Koran diperlukan sebagai koleksi perpustakaan karena keduanya berisi berita aktual yang meliputi berbagai aspek kehidupan manusia.
e. Bahan Mikro
Bahan mikro adalah koleksi perpustakaan yang merupakan alih media dari buku ke dalam bentuk mikro seperti mikro film dan mikrofis (carik mikro).
f. Bahan Pandang Dengar (Audio Visual)
Bahan pandang dengar memuat informasi yang dapat ditangkap secara bersamaan oleh indra mata dan telinga. Contoh: Video, kaset, CD-ROM, VCD, Film.
Sedangkan menurut buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 11-12) menjelaskan bahwa bahan perpustakaan yang tersedia di perpustakaan dapat dikelompokkan dalam dua bentuk yaitu :
1. Tercetak
a. Buku/Monograf
Buku atau monograf adalah terbitan yang mempunyai satu kesatuan yang utuh, dapat terdiri satu jilid atau lebih. Terbitan yang termasuk dalam kelompok ini adalah buku, laporan penelitin, skripsi, tesis, disertasi.
b. Bahan Bukan Buku
1) Terbitan berkala/berseri Terbitan berkala/berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus-menerus dalam jangka waktu/kala terbit tertentu. Terbitan seperti ini dapat berupa harian, mingguan, bulanan dan sebagainya. Yang termasuk dalam bentuk ini adalah
27
surat kabar, majalah dan terbitan lain yang mempunyai kala terbit tertentu.
2) Peta 3) Gambar
4) Brosur, pamflet, booklet dan lain-lain 5) Makalah
2. Tidak Tercetak
a. Rekaman gambar, misalnya film, CD, microfilm, mikrofis
Sedangkan menurut Yulia (1993:3) jenis bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan adalah :
1. Karya cetak, seperti buku dan terbitan berseri
2. Karya non cetak seperti rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan grafika dan bahan kartografi.
3. Bentuk mikro, seperti mikro film, mikrofis, dan mikroorpague.
4. Karya dalam bentuk eleketronik, seperti pita magnetis dan cakram atau disc.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan tidak hanya dalam bentuk buku tetapi juga ada jenis bahan pustaka lainnya seperti bahan bukan buku yaitu peta, gambar, terbitan berkala dan bahan tidak tercetak seperti rekaman suara, gambar, dan rekaman data digital.
2.4 Keterpakaian Koleksi
Kata tingkat keterpakaian mempunyai dua suku kata yaitu “tingkat” dan “keterpakaian”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002: 615) “tingkat” berarti tinggi rendah, pangkat, derajat, taraf, kelas yang mempunyai makna nilai yang menghasilkan data. Sedangkan kata “keterpakaian” dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002: 410) yang kata dasarnya pakai, mempunyai makna guna atau manfaat. Maka dapat ditarik pengertian, tingkat keterpakaian itu adalah data yang menunjukkan banyak tidaknya fasilitas pendukung layanan yang dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.
Menurut Mount Sount Vincent University dalam Yulvimar (2003 : 11) mengemukakan bahwa ada beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur tingkat keterpakaian koleksi yaitu :
1. Memperhatikan tingkatan judul berdasarkan standar umum, dapat dilihat melalui:
a. Katalog perpustakaan b. Bibliografi subjek
28 c. Analisis subjek
d. Review essays e. Bibliografi khusus
f. Daftar usulan dari staf pengajar
2. Sistem data perpustakaan Mencakup keseluruhan judul dalam subjek tertentu yang berhubungan dengan pengadaan, frekuensi sirkulasi peminjaman dan statistik silang layan
3. Menguji secara langsung ke rak
4. Survei Pengguna tentang cakupan, kedalaman, kesesuaian, dan kemutakhiran koleksi.
Sedangkan menurut ISO 11620-1998 ada dua cara untuk mengukur tingkat keterpakaian koleksi, yaitu:
1. Ambil sampel secara representatif dari dokumen yang dimiliki perpustakaan, periksa dan catat apakah setiap dokumen dalam sampel sedang dipinjam atau sedang digunakan.
2. Gunakan sistem komputer untuk menghitung jumlah dokumen yang sedang digunakan di perpustakaan pada hari yang sama.
2.5 Pemanfaatan Koleksi
Pemanfaatan koleksi merupakan kegiatan atau aktivitas pengguna menggunakan koleksi perpustakaan untuk mencari yang dibutuhkan bersifat ilmiah. Uraian tersebut merupakan pengembangan dari pengertian pemanfaatan menurut Kamus Besar Indonesia Kontemporer (2002: 928) yang menyebutkan bahwa pemanfaatan mengandung arti proses, cara, perbuatan pemanfaatan.
Menurut Handoko dalam Handayani (2007: 28), bahwa dari segi pengguna pemanfaatan bahan pustaka di perpustakaan dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal.
Faktor internal meliputi: 1. Kebutuhan
Yang dimaksud dengan kebutuhan disini adalah kebutuhan akan informasi
2. Motif
Motif merupakan sesuatu yang melingkupi semua penggerak, alasan atau dorongan yang menyebabkan ia berbuat sesuatu
3. Minat
Minat adalah kecendurungan hati yang tinggi terhadap sesuatu Faktor eksternal meliputi:
1. Kelengkapan koleksi
Banyaknya koleksi referensi yang dapat dimanfaatkan informasinya oleh mahasiswa
29
2. Keterampilan pustakawan dalam melayani pengguna
Keterampilan pustakawan dalam melayani mahasiswa dapat dilihat melalui kecepatan dan ketepatan mereka memberi layanan
3. Keterbatasan fasilitas dalam pencarian kembali
Dari Penyataan diatas dapat diartikan bahwa pemanfaatan bahan pustaka di perpustakaan dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal dimana faktor internal yang meliputi kebutuhan, motif dan minat dan faktor eksternal yang meliputi kelengkapan koleksi, keterampilan pustakawan dalam melayani pengguna dan keterbatasan fasilitas dalam pencarian kembali.
2.5.1 Tujuan Pemanfaatan Koleksi
Sebagai pusat informasi, perpustakaan dituntut untuk selalu memberikan pelayanan kepada pengguna. Untuk itu perpustakaan terus berusaha untuk menyediakan berbagai sumber informasi bahan-bahan yang relevan bagi penggunanya sehingga pengguna lebih efektif dalam pemanfaatan koleksi.
Sebagai pusat pemanfaatan informasi perpustakaan harus mampu menyebarluaskan informasi kepada pengguna sehingga tujuan pemanfaatan koleksi perpustakaan dapat tercapai. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005 : 1216), ”Tujuan bermakna arahan, haluan (jurusan), yang dituju, maksud, tuntutan (yang dituntut)”. Sedangkan menurut Salim (2002: 928) pengertian pemanfaatan sebagai proses, cara atau perbuatan memanfaatkan.
Dari kedua pendapat tersebut diartikan bahwa tujuan pemanfaatan adalah sebagai proses, cara dan perbuatan pengguna dalam kegiatan pemanfaatan koleksi perpustakaan.
2.5.2 Frekuensi Pemanfaatan Koleksi
Tingkat kunjungan pengguna ke sebuah perpustakaan tergantung bagaimana perpustakaan mampu memberikan informasi yang relevan kepada penguna. Semakin baik perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan penggunanya maka semakin sering pengguna tersebut datang ke perpustakaan karena mereka merasa informasi yang mereka butuhkan tersedia pada perpustakan tersebut. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005 : 322), “Arti frekuensi pengguna adalah kekerapan”. Sedangkan menurut Salim (2002 : 425), dijelaskan bahwa ”Frekuensi adalah sejumlah pengulangan kejadian tertentu yang teratur”.
30
Dari definisi di atas diketahui bahwa frekuensi pemanfaatan adalah kekerapan atau keseringan pengguna. Dalam hal ini frekuensi pemanfaatan yaitu keseringan pengguna dalam memanfaatkan koleksi buku komputer.
2.6 Kebutuhan Pengguna
Tujuan dari penyediaan koleksi perpustakaan adalah memenuhi dan bermanfaat bagi kebutuhan pengguna perpustakaan. Untuk dapat mengetahui kebutuhan masyarakat pengguna perpustakaan, pihak perpustakaan harus dapat memahami kebutuhan tersebut, bagaimana yang diinginkan oleh masyarakat penggunanya. Setelah dapat memahami kebutuhan perpustakaan dapat menyediakan koleksi yang relevan atau sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Banyak teori yang membahas tentang kebutuhan manusia. Teori-teori kebutuhan tersebut lahir dari ilmu kejiwaan atau lebih dikenal dengan istilah Psikologi. Salah satu teori kebutuhan dikeluarkan oleh Abraham Maslow.
Teori kebutuhan berangkai dari Maslow (Krech, Crutchfield, dan Ballachey dalam Yusup, 1995:2) :
1. Kebutuhan fisiologis, misalnya haus dan lapar;
2. Kebutuhan rasa aman, misalnya rasa aman dari gangguan dan ancaman; 3. Kebutuhan rasa cinta dan memiliki;
4. Kebutuhan rasa harga diri, seperti rasa prestise, keberhasilan, serta respek pribadi;
5. Kebutuhan rasa aktualisasi diri, misalnya hasrat untuk berdiri sendiri.
Manusia memiliki banyak kebutuhan untuk melangsungkan kehidupannya. Mulai dari kebutuhan ragawi sampai kebutuhan yang bersifat rohani. Salah satunya adalah kebutuhan akan informasi.
Perpustakaan memiliki masyarakat pengguna yang kebutuhannya terus menerus berubah. Memahami kebutuhan informasi pengguna memerlukan kerjasama antara pengolah informasi dan pengguna informasi.
Krech, Crutchfield, dan Ballachey dalam Yusup (1995:8) lebih jauh menjelaskan:
”Karena adanya kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah sosial, seseorang termotivasi untuk mencari pengetahuan, bagaimana caranya agar dapat memecahkan masalah tersebut. Salah satu cara adalah mencari tambahan pengetahuan melalui membaca berbagai media bahan bacaan yang sebagian besar tersedia di perpustakaan- perpustakaan”.
31
Sedangkan menurut Guha dalam Syaffril (2004: 18-19) Ada empat jenis kebutuhan terhadap informasi:
1. Current need approach, yaitu pendekatan kepada kebutuhan pengguna informasi yang sifatnya mutakhir. Pengguna berinteraksi dengan sistem informasi dengan cara yang sangat umum untuk meningkatkan pengetahuannya. Jenis pendekatan ini perlu ada interaksi yang sifatnya konstan antara pengguna dan sistem informasi.
2. Everyday need approach, yaitu pendekatan terhadap kebutuhan pengguna yang sifatnya spesifik dan cepat. Informasi yang dibutuhkan pengguna merupakan informasi yang rutin dihadapi oleh pengguna.
3. Exhaustic need approach, yaitu pendekatan terhadap kebutuhan pengguna akan informasi yang mendalam, pengguna informasi mempunyai ketergantungan yang tinggi pada informasi yang dibutuhkan dan relevan, spesifik, dan lengkap.
4. Catching-up need approach, yaitu pendekatan terhadap pengguna akan informasi yang ringkas, tetapi juga lengkap khususnya mengenai perkembangan terakhir suatu subyek yang diperlukan dan hal-hal yang sifatnya relevan.
Kebutuhan informasi terjadi ketika seseorang menyadari adanya kekurangan dalam tingkat pengetahuannya tentang situasi atau topik tertentu dan berkeinginan mengatasi kekurangan tersebut dengan cara mencari dan mengumpulkan sumber informasi yang tersedia di perpustakaan.
2.6 Pustakawan
Pustakawan merupakan petugas perpustakaan yang memegang peranan penting dalam penyelenggaraan perpustakaan dan juga merupakan faktor yang menentukan berhasil atau tidaknya pelayanan yang ada di perpustakaan.
Menurut Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) dalam kode etik yang dikutip Hermawan dan Zen (2006: 3) Menyatakan bahwa:
“Pustakawan adalah seorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu pengetahuan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan.”
Menurut Hasugian (2009 : 138), “pustakawan adalah person atau orang yang bekerja di perpustakaan, akan tetapi tidak semua orang yang bekerja di perpustakaan disebut pustakawan, melainkan hanya mereka yang memiliki
32
keahlian dan keterampilan yang diperoleh melalui pendidikan dalam bidang perpustakaan dan informasi”.
Sedangkan menurut Randan (2006: 2) Pustakawan adalah orang yang memiliki pendidikan perpustakaan atau ahli perpustakaan atau tenaga profesional di bidang perpustakaan dan bekerja di perpustakaan. Jadi pustakawan adalah seseorang yang profesional atau ahli dalam bidang perpustakaan.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa pustakawan adalah seseorang yang bekerja di perpustakaan yang memiliki tenaga tenaga profesional yang mempunyai keahlian dan keterampilan yang diperoleh melalui pendidikan dalam bidang perpustakaan dan informasi.
