Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web
pada Balai Besar Teknologi Energi (B2TE)
Balai Pengkajian Penerapan Teknologi (BPPT)
Serpong
Nur Aeni Hidayah1, Nia Kumaladewi2, Tanti Tri Asni Ristian3 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi,
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jl. Ir. H. Juanda No. 95, Ciputat, Jakarta 15412
E-mail : nungkie_04@yahoo.com1, nia_april12@yahoo.com2
Abstrak – Pada saat dilakukannya penelitian ini, sistem informasi kepegawaian pada B2TE dialkukan secara semi manual menggunakan aplikasi Microsoft Access, Microsoft Excel dan Microsoft Word. Penelitian ini berusaha merancang dan membangun Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web dengan menggunakan pendekatan terstruktur, yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle). Sistem informasi ini terdiri dari komponen input data pegawai, semua resume-portofolio yang dimiliki oleh pegawai, permintaan cuti, data kehadiran pegawai, data proposal pelatihan, pegawai pensiunan, promosi dan mutasi pegawai. Berdasarkan hasil pengujian, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi telah berjalan sesuai tujuan pembuatannya.
Kata kunci: Sistem Informasi Kepegawaian, Sistem Berbasis Web
I. PENDAHULUAN
Pada saat ini pengolahan informasi mengenai kepegawaian pada BALAI BESAR TEKNOLOGI ENERGI sudah dilakukan dengan terkomputerisasi, artinya data-data yang mengenai kepegawaian sudah berada di dalam suatu komputer dalam program Microsoft Office Access Database pada bagian kepegawaian. Namun aplikasi tersebut masih kurang optimal yaitu aplikasi tersebut hanya sebagai tempat penyimpanan data pegawai yang bekerja di Balai Besar Teknologi Energi, sedangkan untuk kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian lainnya seperti pengolahan data pensiun, data kenaikkan pangkat, data pelatihan, data pendidikan, data pribadi pegawai, perhitungan jam kerja efektif pegawai semua proses kegiatan masih dilakukan secara manual dan pegawai tidak dapat melihat laporan absensi nya dan yakni admin atau Sub Bagian Kepegawaian Tata Usaha dan Sumber Daya Manusia (Sub.Bag TU&SDM) harus membuka buku besar data kepegawaian untuk melihat
data pegawai yang sudah memasuki umur pensiun sedangkan untuk kenaikkan pangkat admin melihat data pegawai berdasarkan TMT pangkat pegawai tersebut. Apabila TMT Pangkat tersebut sudah memasuki tahun keempat maka pegawai tersebut harus dinaikkan pangkatnya dengan mengajukan surat permohonan kenaikan pangkat yang dibuat oleh Subag. Peg. TU dan SDM untuk diajukan ke Ka.Biro SDM. Selain itu buku harus diperbaharui setiap ada pegawai yang naik pangkat, pensiun, serta data-data kepegawaian lainnya seperti data pelatihan, data pendidikan, serta data pribadi pegawai. Untuk absensi menggunakan mesin fingerprint kemudian data absensi pegawai di olah ke dalam bentuk Microsoft Excel sebagai hasil laporan absensi pegawai dan di hitung secara manual jam kerja efektif nya, nantinya laporan absensi akan diserahkan kepada KAB2TE dan tersimpan pada Bagian Kepegawaian B2TE untuk nantinya dapat di pergunakan laporan absensi tersebut. Kegiatan kepegawaian yang lainnya yaitu pengolahan cuti pegawai pun masih dilakukan dengan manual dimana pemohon cuti langsung menghadap Ka.Sub.Bid dan KAB2TE untuk minta persetujuan cuti, setelah itu pemohon menghadap sub bagian kepegawaian untuk dibuatkan surat cuti pegawai. Surat yang dibuat oleh admin atau Subag. Peg. diolah dengan menggunakan Microsoft Word. Begitu pula untuk pembuatan surat perintah pelatihan atau kursus pegawai, serta untuk surat perpindahan pegawai dengan menggunakan Microsoft Word.
Oleh karena itu dibutuhkan suatu konsep pengolahan data pegawai lengkap dengan fitur pengolahan data pensiun pegawai, pengolahan data kenaikkan pangkat, pengolahan data cuti pegawai, usulan pelatihan pegawai, perpindahan pegawai, pengolahan data absensi, dan laporan yang disediakan sesuai dengan kebutuhan Balai Besar Teknologi Energi dalam bentuk website untuk mencakup seluruh kegiatan pegawai dan memudahkan para pegawai dalam berbagai hal serta keperluan untuk menunjang kinerja para pegawai.
Dari uraian singkat di atas sangat menarik untuk melakukan penelitian dan pembuatan Sistem Informasi Kepegawaian pada Balai Besar Teknologi Energi Berbasis Web dengan PHP dan MySQL. Serta memberikan solusi untuk menangani permasalahan tersebut dengan cara memberikan suatu usulan rancangan Sistem Informasi Kepegawaian dangan tema “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Pada Balai Besar Teknologi Energi (B2TE) Balai Pengkajian Penerapan Teknologi (BPPT) Serpong”.
II. METODE PENELITIAN A. Metode Pengumpulan Data
Dalam mengumpulkan data untuk pengembangan sistem ini dilakukan dengan cara :
1. Observasi 2. Wawancara 3. Studi Pustaka
B. Metode Pembuatan Sistem
Dalam pembuatan Sistem Informasi Kepegawaian ini, dengan menggunakan metodologi terstruktur dengan model pendekatan SDLC (System Development Life Cycle) yakni pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem dimana sistem tersebut dikembangkan melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kendall dan Kendall, 2003). Tahap-tahap SDLC yang dilakukan, yaitu:
1. Mengidentifikasi Masalah, Peluang, dan Tujuan 2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi
3. Menganalisis Kebutuhan Sistem
4. Merancang Sistem yang Direkomendasikan 5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan 6. Menguji dan Mempertahankan Sistem
7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem III. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Tahap Mengidentifikasi Masalah, Peluang, dan Tujuan
Sistem yang sedang berjalan pada Balai Besar Teknologi Energi ini masih memiliki kendala dalam hal penyimpanan data-data mengenai kepegawaian, pengajuan cuti, penunjukan pegawai yang harus diikutkan dalam pelatihan yang telah disediakan, data pensiun pegawai, data informasi pegawai yang akan naik pangkat, perpindahan pegawai (promosi dan mutasi), data absensi, dan pembuatan surat pengantar, beserta laporan-laporan yang dibutuhkan. Sampai saat ini, dalam penyimpanan suatu data (database) di Balai Besar Teknologi Energi masih tergolong manual data-data pegawai tersimpan didalam buku induk pegawai dan Ms. Access, dan Ms.Excel. Oleh karenanya, diperlukan suatu konsep penyimpanan data secara terkomputerisasi sehingga berbagai kesulitan yang berhubungan dengan pengolahan data pegawai, pengajuan cuti, pelatihan, kenaikkan pangkat dan pengolahan data pensiun serta perpindahan (promosi dan mutasi), serta pengolahan data absensi lebih optimal untuk lebih meningkatkan
kinerja pegawai, sehingga proses penyimpanan data pegawai dan proses diatas dapat berjalan lebih baik.
Kesulitan dalam pengolahan data pensiun pegawai, data absensi pengolahan data kenaikkan pangkat, perpindahan, serta pegajuan cuti, dan penyebaran informasi pelatihan, dirasakan oleh Balai Besar Teknologi Energi, karena Sistem Informasi Kepegawaian dalam kesemuanya yang dipakai oleh instansi ini masih sangatlah manual. Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, mendapati permasalahan yang sering terjadi pada sistem Kepegawaian yang sedang berjalan antara lain: 1. Admin dalam hal ini Subag Peg memerlukan
database pegawai untuk memudahkan dalam
pengelolahan data pegawainya.
2. Walaupun Subag Peg telah memiliki database, Namun penyimpanan data hanya berupa data pegawai beserta daftar riwayat kepegawaian hanya sebatas informasi data pegawai yang tersimpan dalam Ms. Access, dan Ms. Excel. Dan tidak dapat digunakan untuk keperluan administrasi kepegawaian.
3. Admin kesulitan dalam melihat dan menyeleksi data pegawai yang masuk daftar pensiun, pangkat, serta perpindahan (promosi dan mutasi).
4. Admin sulit dalam menyebarluaskan informasi-informasi mengenai pelatihan yang telah disedikan oleh Balai Besar Teknologi Energi yang harus diikuti oleh pagawai yang telah dipilih oleh masing-masing Ka.Sub.Bid nya.
5. Admin harus menyediakan hardcopy atau formulir penunjukan pegawai untuk mengukuti pelatihan yang telah tersedia.
6. Pegawai kesulitan dalam mengajukan cuti kepada Ka.Sub.Bid nya dan juga rumitnya proses yang harus dijalani pegawai dalam pengajuan cuti. Dimana pegawai yang bersangkutan harus membuat surat pengajuan cuti kepada pihak Ka.Sub.Bid nya, setelah itu mengajukan kembali pada pihak KAB2TE sebagai pimpinan untuk mendapatkan pengesahan persetujuan.
7. Setelah mendapati persetujuan dari Ka.Sub.Bid nya masing-masing dan KAB2TE sebagai pimpinannya, pemohon memberikan surat pengajuan tersebut kepada Subag.Peg untuk mendapatkan surat cuti.
8. Untuk melihat data pensiun pegawai, Admin harus mendata kembali pegawai yang sudah memenuhi masa pensiun. Begitu juga halnya dengan kenaikkan pangkat, admin harus mendata dan menyeleksi data pegawai yang akan dinaikkan pangkatnya satu tingkat.
9. Kesulitan dalam mencari data pegawai yang diinginkan, dimana admin harus melihat satu-persatu data pegawai yang akan dicari.
10. Admin kurang optimal dalam pengelolan data absensi yang saat ini hanya tersimpan dalam Ms. Access, dan Ms. Excel serta tidak tercatat secara detail informasi kedatangan para pegawai B2TE sehingga kinerja serta loyalitas pegawai terhadap
perusahaan dirasakan kurang dalam hal waktu jam kerja efektif pegawai yang sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh pemerintah. B. Menentukan Syarat-Syarat Informasi
Untuk menentukan syarat-syarat informasi yang dibutuhkan, maka dilakukan wawancara terhadap pihak Subag peg, dimana dari hasil wawancara tersebut diperoleh informasi-informasi apa saja yang dibutuhkan, antara lain:
1. Kelengkapan biodata pegawai, termasuk daftar riwayat yang dimiliki pegawai masing-masing. Diantaranya riwayat kepangkatan, riwayat jabatan, riwayat pendidikan, riwayat keluarga, dan riwayat kemampuan bahasa.
2. Menyeleksi data pegawai yang akan dinaikkan pangkatnya pada tahun yang sedang berjalan. Setiap pegawai akan dinaikan pangkatnya satu tingkat setiap 4 tahun sekali. Untuk mendapatkan kepangkatan satu tingkat selain masa periode 4 tahun pegawai juga harus dapat lulus diklat (gol II naik ke gol III) yang diberikan oleh Balai Besar Teknologi Energi. Apabila pegawai yang bersangkutan tidak lulus maka kepangkatan yang diajukan tidak akan naik.
3. Balai Besar Teknologi Energi bekerja sama dengan instansi tertentu untuk dapat memberikan Pelatihan kepada para pegawainya. Dalam penyebaran informasi pelatihan akan disebarkan kepada seluruh Satuan Kerja (Satker) yang dimiliki Balai Besar Teknologi Energi, Setelah itu setiap Satker menindaklanjutinya dengan menyeleksi pegawai yang akan diikutsertakan didalam pelatihan. Setiap pegawai yang telah dipilih oleh satkernya akan mendapatkan surat perintah pelatihan yang dibuat Subag Peg B2TE.
4. Menampilkan data pegawai yang sudah akan pensiun ditahun yang sedang berjalan. Dimana pegawai yang akan pensiun yaitu pegawai yang sudah berumur 56 tahun.
5. Membantu proses permohonan cuti kepada Ka.Sub.Bid nya. Pegawai harus membuat surat pengajuan secara tertulis kepada Ka.Sub.Bid nya untuk minta persetujuannya. Setelah itu pegawai tersebut minta persetujuan kembali pada kepala Balai Besar Teknologi Energi, selanjutnya menyerahkan surat permohonan tersebut yang telah disetujui oleh Ka.Sub.Bid dan KAB2TE kepada Subag Peg B2TE untuk dibuatkan surat cuti.
6. Membuat proses penyeleksian data pegawai yang akan dipromosikan dan dimutasikan. Pada Balai Besar Teknologi Energi hanya sebatas menyeleksi data pegawai berdasarkan jabatan, kepangkatan, dan pendidikan jenjang yang telah ditempuh oleh pegawai yang bersangkutan, sebagai syarat awal dalam penyeleksian pegawai yang akan dipindahkan baik promosi ataupun mutasi. Setelah itu pegawai yang bersangkutan akan mendapatkan surat keterangan dari Balai Besar Teknologi Energi
yang dibuat oleh Subag Peg B2TE sebelum mendapatkan persetujuan dalam forum pertimbangan Baperjakat (Badan Pertimbangan Jabatan dan Pangkat).
7. Mendownload data absensi pegawai B2TE dari
mesin fingerprint kemudian di simpan dalam bentuk Ms. Access, kemudian data tersebut di convert ke dalam bentuk Ms. Excel kemudian diberikan ke bagian kepegawaian pusat yang berada di Balai Besar Pengkajian Penerapan Teknologi.
8. Menginputkan lampiran arsip kenaikkan pangkat bagi pegawai yang menerima pemberitahuan dari admin untuk Menginputkan tujuh buah lampiran arsip kenaikkan pangkat yang nantinya dapat di
download oleh pegawai, serta admin dapat
Menginputkan satu buah lampiran arsip kenaikkan
pangkat sehingga total lampiran arsip kenaikkan pangkat berjumlah delapan lampiran arsip kenaikkan pangkat dan kesemuanya itu dapat di download oleh admin.
C. Menganalisis Kebutuhan Sistem
Menganalisa kebutuhan sistem merupakan tahap yang ketiga SDLC versi Kendall dan Kendall. Dalam menganalisa kebutuhan sistem hal yang pertama adalah menganalisa sistem yang sedang berjalan di instansi tersebut untuk di analisa system usulan seperti terlihat pada gambar 1 flowchart penyeleksian pelatihan pada system yang di usulkan, gambar 2 flowchart pada system kenaikan pangkat, pension, dan perpindahan yang diusulkan, serta gambar 3 flowchart pada system absensi yang di usulkan.
Analisa Sistem Usulan
Gambar 1 Flowchart Penyeleksian pelatihan pada sistem yang diusulkan
Gambar 2 Flowchart pada sistem kenaikkan pangkat, pensiun, dan perpindahan yang diusulkan
Gambar 3 Flowchart pada sistem Absensi yang diusulkan
D. Merancang Sistem yang Direkomendasikan Dalam merancang sistem yang direkomendasikan terdapat beberapa langkah yang digunakan diantaranya perancangan proses, perancangan basisdata, STD, dan perancangan antar muka.
1. Perancangan Proses
Perancangan proses digunakan untuk dapat memudahkan dalam merancang suatu aplikasi supaya
sesuai dengan kebutuhan pengguna. Perancangan proses ini memiliki tahapan diantaranya, merancang diagram konteks yang di gambarkan pada gambar 4, diagram 0 yang diusulkan tergambar pada gambar 5. Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
Gambar 4 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan Diagram Zero Sistem yang Diusulkan
Gambar 5Diagram Zero Sistem yang Diusulkan 2. Perancangan BasisData
Tahapan perancangan basisdata ini terdiri dari perancangan ERD (Entity Relationship Diagram) yang tergambar pada gambar 6.
Entity Relationship Diagram Sistem Usulan
Gambar 6 ERD (Entity Relationship Diagram) 3. State Transition Diagram (STD)
Dalam perancangan aplikasi ini rancangan yang dibuat terdiri darai Rancangan Modul Menu utama.
Rancangan Modul Menu Utama
Rancangan modul Menu berfungsi untuk memanggil sub-program lain (modul-modul lain) untuk dijalankan. Terdapat 4 rancangan modul Menu utama, yaitu untuk account Admin, Pegawai, Ka.Sub.Bid, dan KAB2TE.
E. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak
Pada tahap ini dilakukan pengkodean terhadap rancangan-rancangan yang telah didefinisikan. Pengkodean sistem dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai basisdatanya. Adapun baris kode program yang buat dapat dilihat pada bagian lampiran skripsi ini. Kemudian membuat suatu dokumentasi berupa file Help yang menjelaskan prosedur dari program. File Help tersedia di halaman Home pada setiap Account user, yakni Admin, Pegawai, Ka.Sub.Bid, dan KAB2TE.
F. Menguji dan Mempertahankan Sistem
Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dahulu. Beberapa pengujian dilakukan oleh programmer sendiri beserta Staff Balai Besar Teknologi Energi Atas Nama Bayu Priyosasangko dan diketahui oleh Dr. Gatot Dwianto selaku Ka.Bag.Umum B2TE. Pengujian ini dilakukan dengan menggunakan metode Blackbox testing.
G. Implementasi dan Evaluasi Sistem
Setelah tahap perancangan selesai, maka tahap ini dilakukan implementasi hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat dimengerti oleh komputer. Dalam mengimplementasikan sistem dengan menggunakan XAMPP versi 1.7.0 yang mencakup: Apache versi 2.2.11 untuk web server, PHP versi 5.2.8 untuk bahasa pemrograman dan MySQL versi 5.1.30 untuk database-nya. Selain itu, juga menggunakan notepad ++ dan Macromedia Dreamweaver 8 sebagai software editor dan Adobe Photoshop 7.0 untuk mengolah gambar.
Selain itu juga sarana pendukung yang diperlukan agar sistem dapat berjalan sesuai yang diharapkan.
Perangkat keras yang mendukung aplikasi ini adalah suatu unit komputer dengan spesifikasi sebagai berikut:
1. Processor : Setara dengan Pentium IV atau
keatas
2. Memory : 2 GB
3. Hardisk : 320 GB
4. VGA Card : 16 MB
5. Monitor : plug and play dan dengan resolusi minimal 1024 x 768 px
6. Keyboard
7. Mouse
Spesifikasi sistem operasi dan perangkat lunak yang mendukung adalah sebagai berikut: 1. Windows 98/2000/NT/XP/VISTA.
2. Apache Web Server Versi 2.0. 3. PHP 5.1.1 atau ke atas.
4. Database MySql 5.0.18 atau ke atas. 5. Browser
IV. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian dan pembahasan sebelumnya, maka dapat ditarik simpulan bahwa: 1. Sistem Informasi Kepegawaian berbasis web pada
Balai Besar Teknologi Energi ini sangat membantu proses kerja perusahaan dalam mengolah kegiatan-kegiatan administrasi kepegwaian seperti pengolahan data pegawai, riwayat pangkat, jabatan, pendidikan, bahasa dan riwayat keluarga, proses pengajuan cuti secara on-line, pengolahan data pelatihan, pengolahan data informasi kenaikkan pangkat, pengolahan pencarian data pegawai untuk memperoleh mutasi dan promosi pegawai, pengolahan data absensi pegawai serta laporan rekapitulasi absensi tidak manual lagi karena semua data jam efektif kerja absensi pegawai terhitung secara otomatis oleh sistem dan laporan absensi dapat di lihat dan dicetak secara on-line, input persyaratan kenaikkan pangkat secara on-line, sehingga semua pegawai, Ka.Sub.Bid dan KAB2TE dapat memperoleh informasi data kepegawaiannya dengan cepat dan bagi B2TE sistem informasi kepegawaian juga sangat membantu dalam membuat laporan data kepegawaian.
2. Adanya informasi pegawai yang sudah memasuki masa kenaikkan pangkat pegawai secara berkala untuk dapat mengurusi persyaratan kenaikkan pangkat nya dengan menginputkan persyaratan arsip kenaikkan pangkat secara on-line pada sistem dan informasi pegawai yang sudah memasuki masa pensiun langsung terfillter oleh Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web pada Balai Besar Teknologi Energi.
3. Penyimpanan data yang sudah terkomputerisasi secara optimal sehingga membantu perusahaan dalam proses penyimpanan, pencarian dan laporan data yang semua itu tersimpan dalam database.
4. Untuk membuat sistem informasi kepegawaian berbasis Website digunakan metodologi pengumpulan data, metodologi pengembangan sistem terstruktur dengan model SDLC.
5. Untuk dapat melayani kebutuhan informasi pegawai dengan cepat maka sistem informasi kepegawaian ini menggunakan media website agar dapat digunakan secara on-line dan memenuhi kebutuhan informasi pegawai dengan cepat.
6. Telah dilakukan pengujian dengan menggunakan metode Blackbox Testing dari sisi Programmer guna mendapati Sistem Informasi Kepegawaian berbasis website pada Balai Besar Teknologi Energi yang dibuat terhindar dari kesalahan dan berjalan sebagaimana mestinya
VI. REFERENSI
[1] Arema. 199 10 Pertanyaan Pokok Tentang
Internet dan Intranet.
www.oke.or.id/tutorial/inter-intra.pdf.
[2] Hasibuan, Malayu S.P. 2005. Manajemen Sumber
Daya Manusia. Jakarta: PT. Bumi Aksara.
[3] Mcleod, Raymond dan Schell, George. 2004.
Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT
INDEKS.
[4] Munawar. 2005. Pemodelan Visual Dengan UML, Yogyakarta: Graha Ilmu.
[5] Nazir, Moh. Ph.D. 2005. Metode penelitian. Ciawi: Ghalia Indonesia.
[6] Pant, Somendra. 1995. Strategic Information
Systems Planning: A Review. Atlanta: 1995
Information Resources Management Association International Conference.
[7] Pressman, Roger S. . 2002. Rekayasa Perangkat
Lunak: Pendekatan Praktisi (Buku Satu),
Yogyakarta: Andi.
[8] Kendall, Kenneth E dan Kendall, Julie E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem jilid 1. Jakarta: Pearson Education Asia Pte. Ltd. dan PT Prenhallindo.
[9] Whitten, Jeffrey L. 2004. Systems Analysis &
Design Methods: Sixth Edition. New York:
McGraw-Hill. COPYRIGHT
Dengan ini kami menyatakan bahwa jurnal ini benar-benar hasil karya sendiri yang belum pernah diajukan sebagai jurnal atau karya ilmiah pada perguruan tinggi atau lembaga manapun. Penulis bertanggung jawab dalam menyalin (mereproduksi) gambar atau tabel dan citra yang diperoleh dari pihak lain dengan apresiasi (acknowledgement) yang benar.
