Rancang Bangun Aplikasi Pada Toko Sembako
1)
Muhammad Faris Zati Waridi
1)Program Studi Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email : [email protected]
Abstract
Farila Shop is a business in the sale of food or daily necessities. Farila shop have two types of customers are regular customers and businesses, as the growing customer Farila shop area, is a potential in providing daily needs for its customers. Over time of course, the store owner wants farila supported by an application that is able to present the report in realtime. With the support of the role of information technology today is very help provide the results needed by the store Farila in presenting the report.
Keywords : daily necessities
Toko Farila adalah usaha yang bergerak dibidang penjualan sembako atau barang kebutuhan sehari-hari. Barang yang disediakan adalah barang dengan kebutuhan primer misal beras, minyak goreng, sabun mandi, sampo rambut, pasta gigi, mie instan, dll yang intinya menjadi kebutuhan utama dari setiap orang dan tidak menyediakan
snack, minuman ringan dan
kebutuhan-kebutuhan yang tidak memiliki reapeat
order cepat. Dalam pemasarannya, toko Farila membagikan brosur di daerah sekitar.
Toko Farila memiliki 2 jenis pelanggan, pelanggan rumah tangga dan pelanggan usaha contohnya seperti rumah makan. Seiring bertambahnya penghuni didaerah sekitar toko akan menjadi potensi bagi toko Farila dalam menyediakan kebutuhan pokok yang lebih banyak lagi karena akan berdampak juga pada omset toko Farila. Selama perjalanannya ternyata
pemilik usaha kesulitan dalam
mengumpulkan data pelanggan, mencatat berapa kali pelanggan bertransaksi dengan toko Farila, melihat laporan keuangan dalam periode tertentu dan jumlah stok barang
secara realtime. Dengan permasalahan yang
dialami oleh pemilik usaha, maka
dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu pemilik usaha dalam melayani kebutuhan pelanggan dan meningkatkan omset penjualannya.
Saat ini peranan teknologi
informasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam menyajikan
informasi yang dibutuhkan, sehingga
teknologi informasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha
merasa perlu menerapkan teknologi
informasi dalam lingkungan kerja, karena keuntungan menerapkan teknologi informasi diantaranya adalah proses otomatisasi dalam hal penyimpanan data dan penyajian informasi yang lebih cepat. Penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, maupun manajemen.
Peran dari aplikasi tersebut adalah menyimpan semua daftar transaksi pada toko dan proses otomatisasi dari seluruh data yang ingin dipakai oleh toko Farila dalam menyajikan laporan penjualan berdasarkan periode tertentu, laporan penjualan dan
omset berdasarkan tanggal, laporan
penjualan berdasarkan pelanggan, laporan
penjualan berdasarkan barang dan
kategorinya, laporan stok barang yang tersedia, laporan stok opname, laporan profit berdasarkan periode tertentu.
Dengan menerapkan aplikasi
tersebut diharapkan mempermudah pemilik usaha dalam melayani kebutuhan pelanggan dan meningkatkan omset penjualannya. METODE
Teknologi Informasi
Teknologi informasi (Information
Technology) biasa disingkat TI, IT atau
infotech. Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu pengguna bekerja dengan informasi dan melakukan
tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Teknologi informasi
tidak hanya terbatas pada teknologi
komputer (perangkat keras dan perangkat
lunak) yang akan digunakan untuk
memproses dan menyimpan informasi,
melainkan juga mencakup teknologi
komunikasi untuk mengirim dan
menyebarkan informasi.
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implicit maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga teknologi komunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara
teknologi komputer dan teknologi
telekomunikasi.
Penjelasan atas dua teknologi yang
mendasar adalah sebagai berikut :
a. Teknologi Komputer adalah teknologi
yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan yang berhubungan
dengan komputer seperti printer,
pembaca sidik jari, dan bahkan
CD-ROM. Komputer adalah mesin
serbaguna yang dapat dikontrol dan deprogram, digunakan untuk mengolah
data menjadi informasi. Program
adalah deretan instruksi yang
digunakan untuk mengendalikan
komputer hingga komputer dapat
melakukan tugasnya sesuai yang
dikehendaki oleh pembuat program. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa angka atau huruf atau symbol, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehingga dapat menjadi bahan yang berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan.
b. Teknologi Komunikasi adalah
teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio dan televisi.
Lebih rinci lagi, teknologi informasi dapat dikelompokkan menjadi 6 teknologi,
yakni teknologi komuikasi, teknologi
masukan, teknologi perangkat lunak,
teknologi penyimpanan, teknologi mesin pemroses, dan teknologi keluaran.
a. Teknologi masukan adalah teknologi
yang berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Peralatan masukan yang sering dijumpai dalam sistem
komputer berupa keyboard dan mouse.
b. Teknologi mesin pemroses lebih
dikenal dengan sebutan CPU (Central
Processing Unit), mikroprosesor atau prosesor.
c. Teknologi penyimpanan dibedakan
menjadi 2 kelompok yaitu
penyimpanan internal dan eksternal.
Penyimpanan internal berfungsi
sebagai pengikat sementara baik bagi data, program, maupun informasi
ketika proses pengolahannya
dilakasanakan oleh CPU. Penyimpanan eksternal dikenal juga dengan sebutan penyimpanan sekunder. Penyimpanan eksternal adalah segala peralatan yang berfungsi sebagai penyimpanan data secara permanen. Pengertian permanen disini adalah data yang terdapat pada penyimpanan akan tetap terpelihara dengan baik sekalipun komputer dalam keadaan mati.
d. Teknologi keluaran adalah teknologi
yang berhubungan dengan segala
peralatan yang berfungsi untuk
menyajikan informasi hasil pengolahan sistem. Monitor, pronter merupakan peralatan yang biasa digunakan sebagai peralatan keluaran.
e. Teknologi perangkat lunak atau dikenal
juga dengan sebutan program. Tentu
saja untuk mengerjakan tugas
komputer, diperlukan perangkat lunak sendiri.
Pembelian
Pembelian adalah sebuah proses untuk mendapatkan suatu produk baik secara tunai maupun kredit yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan yang dimaksud bisa untuk dikonsumsi atau dijual kembali. Jenis-jenis Pembelian dibagi dalam tiga macam pembelian, yaitu:
1. Hand-To-Mouth Buying (Pembelian yang Teratur), Yaitu pembelian yang didasarkan atas besarnya kebutuhan sekarang. Maksudnya adalah untuk mencegah kerugian/keburukan yang diakibatkan oleh adanya persediaan bahan yang berlebih di gudang dan penggunaan modal dapat digunakan dengan sebaik-baiknya.
2. Speculative Purchasing (Pembelian Spekulatif), Yaitu pembelian yang tidak didasarkan karena perlunya bahan
itu dipergunakan dalam proses
produksi sekarang, tetapi didasarkan karena suatu motif untuk mendapatkan
keuntungan akan naiknya harga bahan pada waktu yang akan datang.
3. Forward Buying (Pembelian Sebelumnya), Yaitu pembelian untuk memenuhi tersedianya bahan mentah secara continue agar perusahaan tidak sampai terganggu aktivitasnya karena tidak tersedianya bahan baku pada waktunya.
Penjualan
Dalam dunia perdagangan, faktor kunci yang sangat menentukan dalam
mendukung aktifitas usaha, adalah
penjualan. Faktor inilah yang menjadi kunci sekaligus indikator apakah sebuah usaha perdagangan dapat dikatakan mengalami
kemajuan atau sebaliknya, mengalami
kemunduran. Bahkan bila dikaitkan dengan proses produksi dalam suatu perusahaan, hampir bisa dipastikan tanpa adanya penjualan atau pemasaran dari produk yang
dihasilkan, perusahaan tersebut akan
mengalami kerugian .
Penjualan adalah suatu kegiatan
yang terpadu untuk mengembangkan
rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba.
Penjualan barang dagang oleh sebuah perusahaan dagang biasanya hanya disebut “Penjualan”, jumlah transaksi yang terjadi biasanya cukup besar dibandingkan dengan jenis transaksi lainnya. Dalam menjual barang dagangannya perusahaan dapat menerapkan tiga metode penjualan yang sering dikenal yaitu penjualan tunai, penjualan kredit dan penjualan konsinyasi.
Kebutuhan manusia yang
beranekaragam dengan itu selalu meningkat, sedangkan kemampuan untuk mencapai sesuai yang diinginkannya itu terbatas. Hal ini menyebabkan memerlukan bantuan untk memenuhi hasrat dan cita-citanya. Dalam kehidupan sehari-hari kata kredit bukanlah merupakan perkataan yang asing. Penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayarannya dilakukan beberapa kali yaitu cicilan atau dibayar sekaligus pada waktu jatuh tempo dan terkadang didahului dengan pembayaran uang muka.
Seseorang atau suatu badan yang
memberikan kredit percaya bahwa
penerimaan kredit pada masa yang akan datang akan sanggup memenuhi segala yang telah dijanjikan. Apa yang telah dijanjikan itu dapat berbentuk sebagai barang terhadap
uang, barang terhadap jasa, jasa terhadap jasa, jasa terhadap barang, uang terhadap jasa.
Persediaan
Menurut Yenny (2008), persedian adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal. Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan perdagangan ataupun perusahaan pabrik serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan.
Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang/jasa. Persediaan diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut hendaknya lebih besar daripada biaya biaya yang ditimbulkannya.
Persediaan pada perusahaan berbeda dengan kegiatan bisnisnya, persediaan diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Persediaan barang dagang adalah barang yang ada di gudang dibeli oleh pengecer atau perusahaan dagang untuk dijual kembali. Barang yang diperoleh untuk dijual kembali diperoleh secara fisik tidak diubah kembali, barang tersebut tetap dalam bentuk yang telah jadi ketika meninggalkan pabrik pembuatnya.
b. Persediaan manufaktur terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, barang jadi. Persediaan barang baku adalah barang berwujud yang dibeli atau diperoleh dengan cara lain (misalnya dengan menambang) dan disimpan untuk penggunaan langsung dalam membuat barang untuk dijual kembali. Bagian dari suku cadang yang diproduksi sebelum digunakan terkadang diklasifikasikan sebagai persediaan komponen suku cadang. Persediaan barang dalam proses adalah barang yang membutuhkan proses lebih lanjut sebelum penyelesaian. Barang jadi adalah barang yang sudah selesai diproses dan siap dijual.
c. Persedian rupa-rupa adalah barang seperti perlengkapan kantor kebersihan, pengiriman, persediaan ini biasanya dicatat sebagai beban penjualan umum.
RANCANGAN SISTEM
surat jalan status pengiriman
lap pembayaran kredit daftar pembelian ke supplier
daftar brg supplier data diri supplier
nota pembelian
daftar order data diri pelanggan
nota pembayaran kredit nota penjualan
lap penjualan lap pembelian lap transaksi pelanggan
lap piutang daftar diskon dan kredit pelanggan
daftar hrg jual brg daftar pembelian brg pelanggan supplier bagian pengiriman pemiliik usaha 0 Aplikasi Toko Sembako + Gambar 1 DFD level 0
Pada gambar 1 terdapat sebuah sistem yang besar yang kemudian di
decomposition. Sehingga terjadi 3 sistem utama yaitu : Sistem angsuran kredit, Sistem
transaksi penjualan, Sistem transaksi
pembelian. Perhatikan gambar 2.
update harga jual surat jalan
status pengiriman
read data pelanggan
daftar hrg jual brg read data supplier record data supplier read transaksi pembelian
record transaksi pembelian
nota pembelian daftar pembelian ke supplier
daftar brg supplier data diri supplier
read data brg update stok brg
read data barang
daftar pembelian brg lap piutang
lap transaksi pelanggan lap penjualan
lap pembelian update sisa kredit read status transaksi
record transaksi penjualan update status kirim
count jml angsuran Record angsuran
record data pelanggan update saldo nota pembayaran kredit daftar order data diri pelanggan
read data pelanggan update saldo nota penjualan
lap pembayaran kredit daftar diskon dan kredit pelanggan
supplier 2 tbl bayar angsuran 3 tbl transaksi penjualan 1 tbl pelanggan pelanggan 2 Sistem angsuran kredit pemiliik usaha 4 tbl barang 1 Sistem transaksi penjualan + pemiliik usaha 4 tbl barang 3 Sistem transaksi pembelian
+ 5 tbl transaksi pembelian 6 tbl supplier pemiliik usaha 1 tbl pelanggan bagian pengiriman Gambar 2 DFD level 1
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam memenuhi kebutuhan
barang dari toko Farila, yang dilakukan adalah pembelian atau pengadaan barang, seperti pada gambar 3. Gambar 3 adalah form untuk transaksi pembelian barang, dimana toko Farila bisa memilih barang yang akan dibeli beserta supplier yang terkait dengan barang tersebut.
Gambar 3 Menu Pembelian Barang
Gambar 4 Nota Pembelian Barang Setelah barang sudah tersedia pada toko Farila, proses transaksi penjualan bisa dilakukan. Toko Farila juga melayani transaksi penjualan secara tunai maupun kredit, untuk transaksi kredit hanya bisa dilakukan oleh pelanggan dengan jenis usaha, dengan mendapatkan batas kredit atau kredit limit.
Gambar 5 Form Penjualan – Pembayaran Tunai
Gambar 6 Form Penjualan – Pembayaran Kredit
Gambar 7 Nota Penjualan Barang Bagi pelanggan yang ingin membayar angsuran kreditnya, juga disediakan form untuk pembayaran angsuran kredit. Berikut tampilan form angsuran kredit pada gambar 8.
Gambar 8 Menu Angsuran Kredit
Gambar 9 Nota Angsuran Kredit Terdapat juga laporan pembelian, penjualan, piutang, dan juga profit.
Gambar10 Laporan Pembelian
Gambar11 Laporan Penjualan
Gambar12 Laporan Piutang
Gambar13 Laporan Profit
SIMPULAN
Dari makalah ini dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibuat ini sudah dapat
menangani transaksi pembelian dan penjualan.
2. Aplikasi yang dibuat sudah dapat
memberikan laporan histori dari
masing-masing transaksi, seperti
laporan penjualan, pembelian, angsuran kredit, stok barang.
3. Aplikasi ini membedakan pelanggan
menjadi 2 jenis, yaitu pelanggan biasa dan pelanggan usaha.
4. Aplikasi yang dibuat memberikan
kredit limit dan diskon khusus bagi pelanggan jenis usaha.
5. Aplikasi yang dibuat juga menyediakan
laporan-laporan secara periodik. SARAN
Adapun beberapa saran yang dapat
diberikan kepada peneliti berikutnya
apabila ingin mengembangkan aplikasi yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah Pada menu pelanggan dan suppliersudah disediakan kolom untuk nomor telepon dan email, sehingga bisa
dikembangkan dengan konsep CRM
RUJUKAN
Danfar, 2009, “DEFINISI / PENGERTIAN PERSEDIAAN (INVENTORY)”
http://dansite.wordpress.com/2009/03/31/pe ngertian-persediaan-inventory/
(diakses tanggal 27 Juni 2012).
Octavia Jane, 2009, “PERANAN IT DALAM
ORGANISASI PERUSAHAAN ”
http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/perana n-it-dalam-organisasi-perusahaan/ (diakses tanggal 22 Juni 2012).
Sam Arianto, 2012, “Definisi Pembelian” http://sobatbaru.blogspot.com/2010/05/defin isi-pembelian.html
(diakses tanggal 27 Juni 2012).
Zeva Ismail, 2012, “Memahami Dasar dan
Pengertian Penjualan”
http://gofaztrack.com/sales/memahami-dasar-dan-pengertian-penjualan/ (diakses tanggal 27 Juni 2012).
