BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan
Sejarah berdirinya PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang diawali pada tahun 1897, yaitu dengan mulai digarapnya bidang listrik oleh salah satu perusahaan Belanda (NV NIGM) yang ditandai dengan pendirian pusat pembangkitan tenaga listrik (PLTU) yang berlokasi di Jl. M.I.Ridwan Rais No. 1, Gambir, Jakarta Pusat.
Sejalan dengan pasang surutnya sejarah perjuangan bangsa, maka pada masa pemerintahan Jepang NV NIGM (Belanda) diambil alih oleh Pemerintah Jepang yang pada akhirnya dialihkan ke perusahaan Djawa Denki Jogyosha Djakarta Shisha.
Dengan berakhirnya kekuasaan Jepang pada 17 Agustus 1945, maka dibentuklah Djawatan Listrik dan Gas Tjabang Djakarta yang selanjutnya dikembalikan lagi kepada pemilik asal (NV NIGM) pada tahun 1947 dan namanya berubah menjadi NV OGEM. Kemudian dengan berakhirnya masa konsesi NV OGEM Cabang Jakarta yang selanjutnya diikuti dengan nasionalisasi oleh Pemerintah Indonesia sesuai Keputusan Menteri PU dan Tenaga No. U 16/9/I tanggal 30 Desember 1953, maka pada tanggal 01 Januari 1954 dilakukan serah terima dan pengelolaannya diserahkan ke Perusahaan Listrik Jakarta dengan wilayah kerjanya adalah meliputi Jakarta Raya dan Ranting Kebayoran & Tangerang.
Seiring dengan berjalannya waktu, maka perubahanpun terus bergulir sesuai kronologi berikut ini:
1. Berdasarkan UU No. 19 tahun 1960 dan PP No. 67 tahun 1961, dibentuk Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara (BPU PLN) khusus untuk wilayah Jakarta dengan nama Perusahaan Listrik Negara Exploitasi XII.
2. Berdasarkan SK Direksi BPU PLN No. Kpts/030/DIRPLN/62 tanggal 21 Desember 1962, wilayah kerja PLN Exploitasi XII dibagi menjadi 7 buah distrik dengan kelas yang berbeda-beda.
3. Pada tahun 1965 terjadi perubahan tanggung jawab, dimana PLN Exploitasi XII meliputi Cabang Gambir & Cempaka Putih, Jakarta Kota, Kebayoran, Jatinegara & Cawang, Tangerang dan Cabang Tanjung Priok pada tahun 1970.
4. Berdasarkan PP No. 18 tahun 1972, status Perusahaan Listrik Negara dirubah menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara.
5. Berdasarkan Peraturan Menteri PUTL No. 01/Prt/1973 tanggal 23 Maret 1973, PLN Exploitasi XII dirubah menjadi Perum Listrik Negara Distribusi IV yang meliputi Cabang Gambir, Kota, Kebayoran, Jatinegara, Tanjung Priok, Tngerang dan Bengkel Karet.
6. Berdasarkan SK Menteri PUTL No. 45/Kpts/1976 tanggal 8 Agustus 1976, nama PLN Distribusi IV dirubah menjadi PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang (sesuai SE Direksi PLN No. 025/PST/1976 tanggal 17 April 1976).
7. Berdasarkan penjelasan dan pengumuman Pemerintah tentang pembentukan Kabinet Pembangunan III tanggal 29 Maret 1978, PLN yang semula bernaung di bawah
Departemen PUTL dialihkan menjadi di bawah naungan Departemen Pertambangan dan Energi.
8. Pada kurun waktu 1984 s/d 1988 terjadi beberapa penambahan Unit Kerja, sehingga PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang memiliki tujuh cabang sebagai unsur pelaksana, satu unit pengatur distribusi dan satu bengkel pemeliharaan kelistrikan. Dua yang disebut terakhir adalah sebagai unsur penunjang:
9. Berdasarkan PP No. 23 tahun 1994 tanggal 16 Juni 1994, PLN yang dulunya dikenal sebagai PERUM berubah statusnya menjadi PERSERO, sehingga namanya berubah menjadi PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang.
10. Berdasarkan White Paper Mentamben Agustus 1998, maka Pemerintah meluncurkan kebijakan Restrukturisasi Sektor Ketenagalistrikan sesuai Keputusan Menko WASPAN No. 39/KEP/MK.WASPAN/9/1998 serta kebijakan PT PLN (Persero) Kantor Pusat, maka PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya & Tangerang diarahkan kepada Stategic Business Unit/Investment Centre.
11. Sehubungan dengan butir no. 10 di atas, maka Direksi PLN telah mengeluarkan SK No. 161.K/010/DIR/2000 tanggal 05 September 2000 tentang organisasi PT PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Sesuai SK Direksi tersebut, maka susunan organisasi PT PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jakarta
Raya dan Tangerang adalah sebagai berikut: a. Unsur Pimpinan adalah General Manager
b. Unsur pembantu pimpinan, meliputi bidang-bidang: 1. Pemasaran dan Pengembangan Usaha
2. Pelayanan Pelanggan 3. Komersil
4. Perencanaan
5. Operasi dan Pelayanan Gangguan 6. Pemeliharaan 7. Logistik 8. Teknologi Informasi 9. Keuangan 10. Akuntansi 11. Organisasi dan SDM 12. Hukum 13. Hubungan Masyarakat 14. Umum
c. Unsur Pengawasan, oleh Auditor Intern d. Unit Pelayanan (UP)
e. Unit Pengelola Jaringan (UPJ) f. Unit Gardu Induk
g. Unit Pengatur Distribusi (UPD)
12. Selanjutnya berdasarkan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.010.K/010/DIR/2003 tanggal 16 Januari 2003 tentang Organisasi PT PLN (Persero) Distribusi se Jawa-Bali, maka susunan organisasi PT PLN (Persero) Distribusi se Jawa-Bali sebagai berikut :
a. Unsur Pimpinan adalah General Manager
b. Unsur pembantu pimpinan, meliputi bidang-bidang: 1. Perencanaan
3. Niaga 4. Keuangan
5. SDM dan Organisasi
6. Komunikasi Hukum dan Administrasi c. Unsur Pengawasan, oleh Auditor Intern d. Area Pelayanan (AP)
e. Area Jaringan (AJ)
f. Area Pengatur Distribusi (APD) g. Area Pelayanan dan Jaringan : - Unit Pelayananan
- Unit Pelayananan Jaringan - Unit Pelayananan dan Jaringan
( untuk sementara struktur organisasi PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang masih mengacu kepada butir No.11 )
3.2 Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran Perusahaan
Visi dari PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tanagerang adalah: ”Diakui sebagai Perusahaan Public Utility dengan kinerja kelas dunia yang unggul, tumbuh berkembang bertumpu kepada potensi insani”
Sedangkan Misi PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang adalah: Melaksanakan Distribusi dan Penjualan Tenaga Listrik serta mengembangkan usaha dalam bisnis yang terkait berdasarkan kaidah Industri dan Usaha yang sehat yang berorientasi kepada Kepuasan Pelanggan, Anggota Perusahaan dan Pemegang Saham Tujuan PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang antara lain:
• Korporatisasi (kelayakan keuangan) sebagai perusahaan yang mandiri
• Transparansi/akuntabilitas dalam bidang peran, tugas, tanggung jawab & wewenang
• Peningkatan efisiensi dan pengembangan usaha Sasaran PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang
• Menyiapkan Strategi Unit Bisnis menjadi anak perusahaan yang mandiri.
• Meningkatkan Customer Value, Share holder Value dan Employee Value.
• Meningkatkan kompetensi dan efektifitas kinerja SDM.
• Mengupayakan penerapan tarif tenaga listrik sesuai dengan nilai ekonominya (Customer Oriented Company)
• Menyediakan tenaga listrik dengan jumlah dan kualitas yang memadai sesuai dengan kaidah bisnis yang wajar.
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
3.4 Spesifikasi Tugas 1. Manajer Niaga
Tugasnya antara lain:
a. Menyusun ketentuan dan strategi pemasaran;
b. Menyusun rencana penjualan energi dan rencana pendapatan; c. Mengevaluasi harga jual energi listrik;
d. Menghitung biaya penyediaan tenaga listrik;
e. Menyusun strategi dan pengembangan pelayanan pelanggan; f. Menyusun strandar dan produk pelayanan;
g. Menyusun ketentuan data induk pelanggan (DIL) dan data induk saldo (DIS) serta kontrak jual beli tenaga listrik;
General Manajer Manajer Niaga Manajer Distribusi Manajer Komunikasi , Hukum, Manajer Perencanaan Manajer Keuangan Manajer SDM dan Organisasi Operasional Unit 4 unit 1 unit Manajer AJ (Wire) Manajer APD (DCC) 35 unit Manajer APL (Retail) Auditor Internal
h. Mengkaji pengelolaan pencatatan meter dan menyusun rencana penyempurnaannya;
i. Mengkoordinasi pelaksanaan penagihan kepada pelanggan tertentu, antara lain TNI/POLRI dan instansi vertikal;
j. Melakukan pengendalian DIS dan opname saldo piutang;
k. Menyusun konsep kebijakan sistem informasi pelayanan pelanggan; l. Menyusun mekanisme interaksi antar unit pelaksana;
m. Menyusun rencana pengembangan usaha baru serta pengaturannya; n. Menyusun laporan manajemen di bidangnya.
2. Manajer Distribusi
a. Menyusun rencana pengembangan sistem jaringan distribusi dan membina penerapannya;
b. Menyusun strategi pengoperasian dan pemeliharaan jaringan distribusi dan membina penerapannya;
c. Menyusun SOP untuk peneraan dan pengujian peralatan distribusi, serta SOP untuk operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi;
d. Menyusun desain standard konstruksi jaringan distribusi dan peralatan kerjanya serta membina penerapannya;
e. Mengevaluasi susut energi listrik dan gangguan pada sarana pendistribusian tenaga listrik serta saran perbaikannya;
f. Menyusun metode kegiatan konstruksi dan administrasi pekerjaan serta membina penerapannya;
g. Menyusun kebijakan manajemen jaringan distribusi dan kebijakan manajemen perbekalan distribusi serta membina penerapannya ;
h. Menyusun pengembangan sarana komunikasi dan otomatisasi operasi jaringan distribusi;
i. Menyusun regulasi untuk penyempurnaan data induk jaringan (DIJ); j. Memantau dan mengevaluasi data induk jaringan;
3. Manajer Perencanaan
a. Menyusun Rencana Umum Pengembangan Tenaga listrik (RUPTL), Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJP), dan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP);
b. Menyusun rencana pengambangan sistem ketenagalistrikan; c. Menyusun sistem manajemen kinerja unit-unit kerja;
d. Menyusun metode evaluasi kelayakan investasi dan melakukan penilaian finansialnya;
e. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan pihak lain dan penyandang dana, baik secara bilateral maupun multilateral;
f. Menyusun rencana pengembangan sistem teknologi infomasi; g. Menyusun rencana pengembangan aplikasi sistem informasi; h. Mengendalikan aplikasi-aplikasi teknologi informasi;
i. Menyiapkan SOP pengelolaan aplikasi sistem informasi; j. Menyusun laporan manajemen;
k. Menyusun rencana pengembangan usaha baru serta penetapan pengaturannya.
4. Manajer Keuangan
a. Mengendalikan aliran kas pendapatan dan membuat laporan rekonsiliasi keuangan;
b. Mengendalikan anggaran investasi dan operasi serta rencana aliran kas pembiayaan;
c. Melakukan analisis dan evaluasi laporan keuangan unit-unit serta menyusun laporan keuangan dan konsolidasi;
d. Menyusun dan menganalisa kebijakan resiko dan penghapusan asset; e. Melakukan pengelolaan keuangan;
f. Menyusun laporan manajemen di bidangnya. 5. Manajer SDM dan Organisasi
a. Menyusun kebijakan pengembangan organisasi dan mengelola pelaksanaannya;
b. Menyusun kebijakan manajemen sumber daya manusia dan mengelola pelaksanaannya;
c. Menyusun kebijakan pengembangan sumber daya manusia dan mengelola pelaksanaannya;
d. Mengkaji usulan pengembangan organisasi dan pengembangan sumber daya manusia;
e. Menyusun laporan manajemen di bidangnya. 6. Manajer Komunikasi, Hukum, dan Administrasi
a. Menyusun kebijakan dan mengelola komunikasi kemasyarakatan dan pelanggan baik internal maupun eksternal;
b. Menyusun kebijakan dan mengelola fasilitas kerja, sistem pengamanan dan manajemen kantor;
c. Menyusun kebijakan K3, lingkungan dan community development; d. Menyusun kebijakan administrasi;
e. Menyusun dan mengkaji produk-produk hokum dan peraturan-peraturan perusahaan;
f. Memberikan advokasi dalam bisnis energi listrik dan ketenagakerjaan; g. Menyusun standard fasilitas kantor;
h. Mengelola asset tanah dan bangunan serta sarana kerja; i. Mengelola kesekretariatan dan rumah tangga kantor induk; j. Menyusun laporan manajemen di bidangnya.
7. Audit Internal
a. Menyusun program kerja pemeriksaan tahunan, sesuai program kerja perusahaan;
b. Melaksanakan audit internal, meliputi keuangan, teknik, manajemen dan sumber daya manusia;
c. Memberikan masukan dan rekomendasi yang menyangkut proses manajemen dan operasional;
d. Memonitor tindak lanjut temuan hasil audit internal; e. Menyusun laporan manajemen di bidangnya.
3.5 Tata Laksana Prosedur yang Sedang Berjalan 3.5.1 Rekrutmen
a. Penugasan dari PLN Holding (pusat) dalam bentuk surat untuk permintaan pegawai beserta persyaratannya.
b. Pemasangan iklan di beberapa media. c. Penerimaan surat lamaran.
d. Penyeleksian secara administratif.
e. Pemanggilan pelamar untuk mengikuti tes kesamaptaan.
f. Pelamar yang lulus tes dipanggil untuk mengikuti tes akademis. g. Pelamar yang lulus tes diatas dipanggil untuk mengikuti tes psikologi. h. Pelamar yang lulus tes diatas dipanggil untuk mengikuti wawancara. i. Pelamar yang lulus tes diatas dipanggil untuk mengikuti tes kesehatan. j. Pembuatan Surat Keputusan yang berisi data-data pelamar yang diterima. k. Pemberitahuan penerimaan pegawai.
3.5.2 Seleksi Jabatan
1. Pada PT.PLN PERSERO terdapat penggolongan tehadap unit kerja, yaitu o kelas A Æ posisi paling rendah
o kelas B o kelas C o kelas D
o kelas E Æ posisi paling tinggi
2. Pada seleksi jabatan yang menjadi prioritas utama yang dipertimbangkan adalah latar belakang jabatan pegawai sebelum diseleksi.
3. Peringkat merupakan hal penentu lainnya yang dalam proses ini. Penjelasan singkat mengenai peringkat pada jabatan Asisten Manajer dan Ahli Muda adalah :
- Asisten Manajer
Jika kelas organisasinya A dan B, peringkat Asisten Manajernya adalah 13 sampai dengan 15.
Jika kelas organisasinya C, D dan E, peringkat Asisten Manajernya adalah 10 sampai dengan 12.
- Ahli Muda
Ahli Muda yang memiliki kelas organisasinya A dan B adalah Ahli Muda dengan peringkat 14 sampai dengan 16.
Ahli Muda yang memiliki kelas organisasinya C, D dan E adalah Ahli Muda dengan peringkat 11 sampai dengan 13.
4. Persyaratan:
- Ahli Muda yang memiliki peringkat 14 sampai dengan 16 akan menduduki posisi Asisten Manajer dengan peringkat 13 sampai dengan 15.
- Ahli Muda yang memiliki peringkat 11 sampai dengan 13 akan menduduki posisi Asisten Manajer dengan peringkat 10 sampai dengan 12.
- Kenaikan peringkat hanya diperbolehkan satu tingkat dalam satu kali kenaikan jabatan.
- Apabila Manajer (atasan) memiliki peringkat yang sama dengan Asisten Manajer maka Asisten Manajer akan naik jabatan tanpa kenaikan peringkat.
- Prestasi kerja dua tahun terakhir minimal C. - Diusulkan oleh Unit (tidak mutlak).
- Tidak terindikasi mendapatkan hukuman disiplin. - Tidak melebihi peringkat dari atasannya.
5. Prosedur :
- Manajemen menawarkan ke unit-unit usulan calon terhadap jabatan yang kosong.
- Manajer mengusulkan ke manajemen SDM. - Seleksi administrasi dengan persyaratan yang ada. - Pemanggilan calon yang lulus seleksi administrasi.
- Pelaksanaan wawancara oleh tim khusus dengan bahan sebagai berikut: a. Kompetensi inti: integritas, orientasi pelayanan pelanggan, sikap
profesionalisme PLN, pembelajaran berkesinambungan, adaptasi dan kapasitas untuk berubah.
b. Kompetensi fungsional: pemecahan masalah, pendelegasian dan tindak lanjut, dan sebagainya.
c. Kompetensi teknis: kelompok distribusi, operasi jaringan distribusi dan lain-lain tergantung kebutuhan.
3.6 Flowchart 3.6.1 Flowchart Rekrutmen Tim Outsou rce Kesam ap-t aan Tim Outsource Akad emik Tim Rekrutmen Mana jer Tim Outs ou rce Keseha tan GM Holding Tim Outs ource Psiko tes Tim Wawa n cara
Tim Outsou rce Kesehatan Tim Wawanc ara Tim Outs ource Psik ote s Tim Outso urc e Akade mik Tim Outso urc e Kesa map -taan Tim Rek rut men Manaje r GM Hold ing
3.6.2 Flowchart Seleksi Jabatan Seleksi Jabatan Surat Keputusan Pegawai dengan jabatan baru Usulan Pegawai Hasil Tes wawancara Pemanggilan Pegawai Hasil Pegawai yang memenuhi syarat Tes Wawancara Menawarkan Jabatan Kosong ke Unit-Unit Kerja Menyeleksi Pegawai secara Administratif Mewawancarai Pegawai Menyeleksi Hasil Wawancara
Gambar 3.3 Flowcharts Seleksi Jabatan
3.7 Tabel – tabel yang telah digunakan dalam perusahaan 3.7.1 Seleksi Jabatan
Tabel 3.1 Tabel Pegawai PT. PLN Disribusi Jakarta Raya dan Tangerang Nipeg Nama Gelar Pendidikan Jabatan Tgl
tetap
Prng _uker
Huku man
6284067 Wenda F DRA supervisor
training AM Keuangan 1/10/ 1986 15c 0 5486454 Suhirwanto DRS supervisor training AM Penagihan 1/4/ 1986 16c 0 4564561 5 Ario Nugroho IR supervisor training AM Pemasaran 5/8/ 1986 15c 0
3.7.2 Rekrutmen
Tabel 3.2 Tabel Pelamar PT. PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang
No telp (021)156 4525 Short kota JKT Kota Serang Jenis kelamin L L L
alamat pelamar Jl Mawar no 3 Jakarta
Jl Rambutan 7 Tan g eran g nama pelamar A. Rofiq Abdu l Aziz Achmad Yun Studi
Elektronika Elektronika Elektronika
Kdjabatan Ophar Ophar Ophar
No hp 081546 15566' 089050 49171 098407 14801
Tgl surat
20- 06- 20- 06- 21-
06-Tempat lahir Serang Banten Jakarta
Tgl lahir
20-06- 1985 16-05- 1982 16-01- 1981
Pendi dikan D1 D3 S1
Surat
lamaran TRUE TRUE TRUE
Riwa yat TRUE TRUE TRUE
Ijasah TRUE FALSE TRUE
Trans krip TRUE TRUE TRUE
Akta TRUE TRUE TRUE
KTP TRUE TRUE TRUE
Foto TRUE TRUE TRUE
Ketera ngan FALSE TRUE TRUE
Nark oba TRUE TRUE TRUE
Pern yataa TRUE TRUE TRUE
Sampul TRUE FALSE FALSE
Nilai - - -
PT
Guna dharma
SMA SMA 76
NonFo rmal CISCO
Admini strati
f
TRUE TRUE TRUE
3.8 Permasalahan yang Ada
Permasalahan rekrutmen yang dihadapi adalah:
1. Pengambilan keputusan untuk rekrutmen selama ini mengalami kesulitan karena banyaknya pelamar dan kriteria, serta minimnya tenaga kerja daripada departemen SDM.
2. Pengambilan keputusan yang dilakukan secara subyektif, tanpa ada pembobotan yang pasti meskipun telah ada ketentuan syarat kompetensi minimum.
3. Kesulitan dalam pengambilan keputusan jika terjadi kelebihan atau kekurangan dari jumlah posisi kosong yang tersedia.
Permasalahan seleksi jabatan yang dihadapi adalah:
1. Pengambilan keputusan menjadi sulit karena beragamnya jabatan Asisten Manajer (Asmen) dan ahli muda, serta kriteria kompetensi yang kompleks. 2. Adanya lebih dari satu kandidat pegawai yang kompeten.
3. Pengambilan keputusan secara subyektif tanpa ada perbandingan batasan dan ketentuan yang pasti.
3.9 Usulan Pemecahan Masalah
Usulan pemecahan masalah untuk proses rekrutmen:
1. Pembuatan SPK dengan model AHP sehingga secara otomatis memberikan alternatif kandidat yang unggul.
2. Pengambilan keputusan dengan SPK dengan pembobotan kriteria yang jelas sehingga keputusan yang dihasilkan lebih obyektif.
3. Penyediaan tampilan hasil tes dengan sistem peringkat sehingga dapat diricek hasil tes yang telah dilakukan. Jika yang lulus tes melebihi jumlah posisi tersedia maka peserta tes dengan nilai tertinggi yang diterima. Jika yang lulus kurang dari permintaan maka akan ditelusuri ulang dan akan diterima peserta dengan nilai tertinggi pada tes sebelumnya sesuai prioritas tes.
Usulan pemecahan masalah untuk proses seleksi jabatan:
1. Pembuatan SPK yang membuat proses pengambilan keputusan lebih terorganisir.
2. Penyediaan tampilan hasil seleksi dengan sistem peringkat nilai tertinggi. Jika yang lulus tes melebihi jumlah posisi tersedia maka peserta tes dengan nilai tertinggi yang diterima. Jika yang lulus kurang dari permintaan maka akan ditelusuri ulang dan akan diterima peserta dengan nilai tertinggi pada tes sebelumnya sesuai prioritas tes.
3. Penggunaan AHP dengan pembobotan yang jelas pada setiap kriteria akan membantu pengambilan keputusan menjadi lebih obyektif.
