Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2005/2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA KEPEGAWAIAN PADA PT. JAKARTA PRIMA CRANES
Handy Wijaya 0600609681 Jerry Gunawan 0600609731 Hendry Gunawan 0600610153 Kelas/Kelompok 07PMT / 07 Abstrak
Kemampuan perusahaan untuk menjawab tantangan dan masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini merupakan salah satu kunci keberhasilan pada perusahaan. Seperti permasalahan yang dihadapi PT. Jakarta Prima Cranes dalam bidang kepegawaiaan mencakup banyak hal yaitu perekrutan pegawai, pendidikan, pendataan, penilaian prestasi, cuti, absensi, promosi, mutasi, tunjangan, dan pemutusan hubungan kerja pegawai. Kemampuan untuk menjawab masalah – masalah tersebut itu tentunya memerlukan factor – faktor pendukung. Salah satunya adalah pemanfaatan teknologi informasi seperti sistem basis data yang dapat mendukung kegiatan operasional kepegawaian yang berjalan pada perusahaan tersebut serta mendukung kebutuhan informasi kepegawaian. Dalam hal ini metodologi yang dilakukan yaitu metode analisis dan perancangan. Dengan melakukan analisis proses dan dokumentasi yang terkait dalam bidang kepegawaian, melakukan wawancara, serta mempelajari buku-buku dan bahan-bahan untuk menambah informasi. Juga melakukan perancangan basis data berdasarkan tiga tahap : konseptual, logikal, dan fisikal; yang dilanjutkan dengan perancangan layar dan perancangan program. Hasil yang diharapkan dapat membantu pihak HRD atau pihak lain yang bersangkutan dalam mengambil keputusan dengan tersedianya data dan informasi yang akurat dan cepat. Juga data dapat lebih terorganisir dengan baik, dan mengurangi faktor kesalahan manusia. Dalam penerapan sistem basis data ini tetap disarankan untuk menjaga rutinitas mekanisme backup, juga pemberian hak akses pemakaian untuk mempertimbangkan rahasia perusahaan, dan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Juga dalam penerapan dan pemakaiannya diperlukan percobaan atau persiapan yang baik agar sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Dengan segala kerendahan hati, kami pertama – tama panjatkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena hanya atas kasih karunia-Nya saja sehingga kami mampu menyelesaikan analisis dan perancangan sistem basis data pada PT. Jakarta Prima Cranes.
Kami berterima kasih pula pada Universitas Bina Nusantara yang telah memberi kesempatan untuk menjalankan tugas akhir ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan pengalaman kami sebelum terjun langsung ke masyarakat. Tak lupa kami juga berterima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla , M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak H. Mohammad Subekti, BE, M.Sc., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika.
3. Bapak Choirul Huda, S.Kom., MM, selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk mmeberikan pandangan, saran, arahan, dan bimbingan kepada kami.
3. Bapak. Hasan, Direktur PT. Jakarta Prima Cranes yang telah mengijinkan kami melakukan penelitian.
4. Ibu Ika Suryanawati, Manajer HRD PT. Jakarta Prima Cranes yang telah banyak membantu kami dalam pengumpulan data.
6. Semua teman – teman yang telah membantu banyak kami.
Dan semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah membantu hingga terselesaikannya analisis dan perancangan sistem basis data ini.
Jakarta, 9 Januari 2006
Halaman Judul Luar………... i
Halaman Judul Dalam……… ii
Halaman Persetujuan Hardcover...………. iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji………. iv
Abstrak………... vii
PRAKATA………. viii
DAFTAR ISI……….. x
DAFTAR TABEL……….. xix
DAFTAR GAMBAR………. xxii
DAFTAR LAMPIRAN……….. xxvii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang……… 1
1.2 Ruang Lingkup……… 2
1.3 Tujuan dan Manfaat……… 3
1.4 Metodologi Penelitian………. 3
1.5 Sistematika penulisan……….. 5
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengantar Basis Data……… 8
2.1.2 Keuntungan dan Kerugian Basis Data……… 12
2.2 Perencanaan Basis Data………... 13
2.3 Sistem Definisi……….. 14
2.4 Pengumpulan Kebutuhan dan Analisis………. 14
2.5 Perancangan Basis Data……… 14
2.5.1 Rancangan Konseptual (Conceptual Design)………. 14
2.5.2 Rancangan Logikal (Logical Design)………. 20
2.5.3 Rancangan Fisikal (Physical Design)………. 24
2.6 Pemilihan Sistem Manajemen Basis Data……… 27
2.7 Rancangan Aplikasi……….. 27
2.8 Prototyping……… 28
2.9 Implementasi………. 28
2.10 Konversi……… 29
2.11 Teori – Teori Sumber Daya Manusia……… 30
2.11.1 Sumber Daya Manusia………... 30
2.11.2 Penilaian Prestasi………... 32
2.11.3 Prestasi Kerja………. 33
2.11.4 Mutasi Pegawai……….. 34
2.11.5 Promosi……….. 35
2.11.6 Kompensasi……… 36
2.11.7 Pemberhentian……….... 37
2.11.8 Perencanaan Sumber Daya Manusia……….. 37
2.11.9 Rekrutmen……….. 37
2.11.11 Peristilahan Pekerjaan……… 38
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA 3.1 Riwayat Perusahaan……… 40
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas……….. 41
3.2.1 Struktur Organisasi………... 41
3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab……….. 44
3.3 Diagram Alir Dokumen……….. 49
3.3.1 Diagram Alir Perekrutan Pegawai……… 49
3.3.2 Diagram Alir Pendidikan dan Pelatihan Pegawai………. 50
3.3.3 Diagram Alir Pendataan Pegawai………. 51
3.3.4 Diagram Alir Penilaian Prestasi Kerja Pegawai………... 52
3.3.5 Diagram Alir Promosi dan Mutasi Pegawai………. 53
3.3.6 Diagram Alir Cuti Pegawai………... 54
3.3.7 Diagram Alir Absensi Pegawai………. 55
3.3.8 Diagram Alir Pembayaran……… 56
3.3.8.1 Tunjangan Kesehatan………. 56
3.3.8.2 Tunjangan Pegawai……… 57
3.3.8.3 Gaji Pegawai……….. 58
3.3.9 Diagram Alir Pemutusan Hubungan Kerja………... 59
3.3.9.1 Pemutusan Hubungan Kerja Dari Pihak Pegawai….. 59
3.4 Prosedur Pada Sistem yang Telah Berjalan……… 62
3.4.1 Prosedur Perekrutan Pegawai………... 62
3.4.2 Prosedur Pendidikan dan Pelatihan Pegawai……… 63
3.4.3 Prosedur Pendataan Pegawai……… 63
3.4.4 Prosedur Penilaian Prestasi Kerja Pegawai………... 64
3.4.5 Prosedur Promosi dan Mutasi Pegawai………. 64
3.4.6 Prosedur Cuti Pegawai……….. 65
3.4.7 Prosedur Absensi Pegawai……… 66
3.4.8 Prosedur Pembayaran……… 67
3.4.8.1 Tunjangan Kesehatan………. 67
3.4.8.2 Tunjangan Pegawai……… 68
3.4.8.3 Gaji Pegawai……….. 69
3.4.9 Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja……….. 69
3.4.9.1 Pemutusan Hubungan Kerja Dari Pihak Pegawai….. 69
3.4.9.2 Pemutusan Hubungan Kerja Dengan Pemberhentian 70 3.4.9.3 Pemutusan Hubungan Kerja Berdasarkan Berakhirnya Masa Kontrak……… 71
3.5 Analisis Kebutuhan Informasi……… 72
3.6 Permasalahan yang Dihadapi……….. 75
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah………... 76
3.8 Perancangan Basis Data……….. 77
3.8.1 Perancangan Basis Data Konseptual………. 77
3.8.1.1 Mengidentifikasi Tipe Entitas……… 77
3.8.1.3 Mengidentifikasi dan Menghubungkan Atribut
dengan Entitas atau Tipe Relasi………. 85
3.8.1.4 Menentukan Domain Atribut………. 104
3.8.1.5 Menentukan Atribut Primary Key dan Candidate Key………. 110
3.8.2 Perancangan Basis Data Logikal……….. 111
3.8.2.1 Membuang Fitur yang Tidak Sesuai Dengan Model Relasional………... 111
3.8.2.1.1 Menghilangkan atribute multi-value…… 111
3.8.2.2 Menghasilkan Relasi untuk Model Data Logikal Lokal……….. 113
3.8.2.3 Menetukan Entitas Kuat dan Entitas Lemah……….. 113
3.8.2.4 Validasi Hubungan Menggunakan Normalisasi…… 115
3.8.3 Perancangan Basis Data Fisikal……… 141
3.8.3.1 Pemilihan Database Management System…………. 141
3.8.3.2 Merancang Relasional Basis Data………. 148
3.8.3.3 Merancang Constraints……….. 168
3.8.3.4 Menganalisis Transaksi – Transaksi……….. 195
3.8.3.5 Pemilihan Index Untuk Setiap Entitas………... 223
3.8.3.6 Perkiraan Penggunaan Ruang Disk yang Dibutuhkan………. 226
3.8.3.7 Mekanisme Keamanan………... 231
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
4.1 Implementasi……… 265
4.1.1 Spesifikasi Komputer………... 265
4.1.1.1 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras………. 265
4.1.1.2 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak……… 266
4.1.1.2 Spesifikasi Kebutuhan Jaringan……….. 267
4.1.2 Instalasi Sistem Operasi dan DBMS……… 268
4.1.3 Implementasi Rancangan Basis Data………... 268
4.1.4 Konversi Data……….. 268
4.1.5 Pengujian Sistem……….. 268
4.1.6 Pelatihan………... 268
4.1.7 Strukur Menu………... 270
4.1.8 State Transition Diagram (STD)……….. 271
4.1.8.1 STD Layar Utama………... 271
4.1.8.2 STD Connect Database………. 272
4.1.8.3 STD Disconnect Database………. 272
4.1.8.4 STD Layar Login………... 273
4.1.8.5 STD Layar Change User………... 274
4.1.8.6 STD Layar Pelamar……… 275
4.1.8.7 STD Layar Data Pegawai………... 276
4.1.8.8 STD Layar Data Medical, Tunjangan, dan Cuti Karyawan……….. 277
4.1.9 Rancangan Layar………. 278
4.1.9.2 Rancangan Layar Data Pelamar……….. 278
4.1.9.2.1 Tab Data Pelamar………... 278
4.1.9.2.2 Tab Pendidikan dan Pengalaman…………... 279
4.1.9.2.3 Search Nama Pelamar……… 279
4.1.9.3 Rancangan Layar Daftar Pelamar……… 280
4.1.9.4 Rancangan Layar Data Pegawai……….. 281
4.1.9.4.1 Tab Data Pegawai……….. 281
4.1.9.4.2 Tab Data Keluarga………. 282
4.1.9.4.3 Tab Pendidikan dan Pengalaman…………... 283
4.1.9.4.4 Tab Data Kepegawaian……….. 284
4.1.9.4.5 Search Nama Pegawai……… 284
4.1.9.5 Rancangan Layar Gaji……….. 285
4.1.9.6 Rancangan Layar Medical, Tunjangan, dan Cuti Karyawan………. 286
4.1.9.6.1 Tab Medical Allowance………. 286
4.1.9.6.1.1 Medical Allowance Tahunan…….. 287
4.1.9.6.2 Tab Tunjangan Bulanan………. 288
4.1.9.6.2.1 Tunjangan Tahunan……… 288
4.1.9.6.3 Tab Cuti Karyawan……… 289
4.1.9.7 Rancangan Layar Mutasi………. 290
4.1.9.8 Rancangan Layar Promosi………... 291
4.1.9.9 Rancangan Layar Penilaian Kerja……… 292
4.1.9.10 Rancangan Layar Ketentuan Umum……….. 293
4.1.9.12 Rancangan Layar Periode Tunjangan dan Hari Kerja... 295
4.2 Evaluasi………... 296
4.2.1 Konversi Data………. 298
4.2.2 Backup dan Recovery Basis Data………..……….. 299
4.2.2.1 Backup Basis Data………... 299
4.2.2.2 Recovery Basis Data……… 303
4.2.3 Cara Pengoperasian Aplikasi……….. 303
4.2.3.1 Layar Utama………. 303
4.2.3.2 Form Login……….. 304
4.2.3.3 Menu Data……… 305
4.2.3.4 Sub Menu Pelamar………... 306
4.2.3.5 Form Data Pelamar……….. 306
4.2.3.6 Form Daftar Pelamar……… 309
4.2.3.7 Sub Menu Pegawai……….. 310
4.2.3.8 Form Data Pegawai……….. 311
4.2.3.9 Form Gaji………. 314
4.2.3.10 Form Medical, Tunjangan, dan Cuti………….. 315
4.2.3.11 Form Mutasi………... 318
4.2.3.12 Form Promosi……… 319
4.2.3.13 Form Penilaian Kerja………. 320
4.2.3.14 Form Mantan Pegawai………... 321
4.2.3.15 Sub Menu Ketentuan……….. 322
4.2.3.16 Form Ketentuan Umum………. 323
4.2.3.18 Form Periode Tunjangan dan Hari Kerja……... 325
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan……….. 326
5.2 Saran……… 327
DAFTAR PUSTAKA………... 328
RIWAYAT HIDUP……….. 329
Tabel 2.1 Tingkatan Daur Hidup Aplikasi Basis Data……….……… 9
Tabel 2.2 Tabel Keuntungan Menggunakan Perangkat Lunak di Dalam SDM………..……… 30
Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Tipe Entitas………..……… 77
Tabel 3.2 Tabel Identifikasi Tipe Relasi………...…………. 80
Tabel 3.3 Tabel Entitas Pelamar………...………. 85
Tabel 3.4 Tabel Entitas Pegawai………...……. 88
Tabel 3.5 Tabel Entitas Cuti………... 94
Tabel 3.6 Tabel Entitas Medical………. 95
Tabel 3.7 Tabel Entitas Absensi………. 95
Tabel 3.8 Tabel Entitas Mantan_Pegawai………..…... 97
Tabel 3.9 Tabel Entitas Promosi………...…. 102
Tabel 3.10 Tabel Entitas Mutasi………...…... 102
Tabel 3.11 Tabel Entitas Penilaian_Kerja……….. 103
Tabel 3.13 Tabel Domain Atribut………...…. 104
Tabel 3.13 Tabel Primary Key dan Candidate Key……….……….. 110
Tabel 3.14 Tabel Spesifikasi Microsoft SQL Server 2000………...……... 142
Tabel 3.15 Tabel Spesifikasi MySQL AB MySQL 4.0………...…… 143
Tabel 3.16 Tabel Spesifikasi Oracle 9i………. 144
Tabel 3.17 Tabel Perbandingan Platform DBMS………...……. 145
Tabel 3.19 Tabel Analisis Transaksi A dan B………...…….. 195
Tabel 3.20 Tabel Analisis Transaksi C dan D………...….. 197
Tabel 3.21 Tabel Analisis Transaksi E dan F………..…... 199
Tabel 3.22 Tabel Analisis Transaksi G dan H………..….. 200
Tabel 3.23 Tabel Analisis Transaksi I dan J………..………. 202
Tabel 3.24 Tabel Analisis Transaksi K dan L………..……... 204
Tabel 3.25 Tabel Analisis Transaksi M dan N………..…….. 206
Tabel 3.26 Tabel Analisis Transaksi O dan P………..…... 208
Tabel 3.27 Tabel Analisis Transaksi Q dan R………...….. 209
Tabel 3.28 Tabel Analisis Transaksi S dan T………... 211
Tabel 3.29 Tabel Analisis Transaksi U dan V………. 213
Tabel 3.30 Tabel Analisis Transaksi W dan X……… 215
Tabel 3.31 Tabel Analisis Transaksi Y dan Z……….… 216
Tabel 3.32 Tabel Analisis Transaksi AA dan BB………... 218
Tabel 3.33 Tabel Analisis Transaksi CC dan DD………..………. 220
Tabel 3.34 Tabel Analisis Transaksi EE dan FF……….………... 222
Tabel 3.35 Tabel Pemilihan Index Untuk Setiap Entitas………….………….. 223
Tabel 3.36 Tabel Perkiraan Penggunaan Ruang Disk yang Dibutuhkan Untuk Tabel……….……… 226
Tabel 3.37 Tabel Perkiraan Penggunaan Ruang Disk yang dibutuhkan Untuk Index…..………... 228
Tabel 3.38 Tabel Mekanisme Keamanan………..…….. 231
Tabel 4.1 Tabel Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras………... 265
Gambar 2.1 Database Lifecycle………... 11
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Jakarta Prima Cranes……. 43
Gambar 3.2 Diagram Alir Perekrutan Pegawai………... 49
Gambar 3.3 Diagram Alir Pendidikan dan Pelatihan Pegawai……… 50
Gambar 3.4 Diagram Alir Pendataan Pegawai……… 51
Gambar 3.5 Diagram Alir Penilaian Prestasi Kerja Pegawai……….. 52
Gambar 3.6 Diagram Alir Promosi dan Mutasi Pegawai……… 53
Gambar 3.7 Diagram Alir Cuti Pegawai……….. 54
Gambar 3.8 Diagram Alir Absensi Pegawai……… 55
Gambar 3.9 Diagram Alir Pembayaran Tunjangan Kesehatan……… 56
Gambar 3.10 Diagram Alir Tunjangan Pegawai………... 57
Gambar 3.11 Diagram Alir Pembayaran Gaji Pegawai………. 58
Gambar 3.12 Diagram Alir Pemutusan Hubungan Kerja Pegawai Dari Pihak Pegawai……… 59
Gambar 3.13 Diagram Alir Pemutusan Hubungan Kerja Pegawai Dari Pihak Perusahaan………... 60
Gambar 3.14 Diagram Alir Pemutusan Hubungan Kerja Pegawai Berdasarkan Berakhirnya Masa Kontrak………. 61
Gambar 3.15 Entity Relationship Diagram Model Konseptual………. 81
Gambar 3.17 Validasi Transaksi (Model Konseptual)……….. 83
Gambar 3.18 Entity Relationship Diagram Model Logikal……….. 130
Gambar 3.19 Entity Relationship Diagram Model Logikal Dengan Primary Key………... 131
Gambar 3.20 Validasi Transaksi (Model Logikal)……… 132
Gambar 4.1 Gambar Toppologi Bus yang diusulkan……….. 267
Gambar 4.2 Gambar Struktur Menu……… 270
Gambar 4.3 STD Layar Utama……… 271
Gambar 4.4 Gambar STD Connect Database………. 272
Gambar 4.5 Gambar STD Disconnect Database………. 272
Gambar 4.6 Gambar STD Layar Login………... 273
Gambar 4.7 Gambar STD Layar Change User……… 274
Gambar 4.8 Gambar STD Layar Data Pelamar………... 275
Gambar 4.9 Gambar STD Layar Data Pegawai………... 276
Gambar 4.10 Gambar STD Layar Medical, Tunjangan, dan Cuti Karyawan... 277
Gambar 4.11 Gambar Rancangan Layar Login………. 278
Gambar 4.12 Gambar Rancangan Layar Data Pelamar Tab Data Pelamar…... 278
Gambar 4.13 Gambar Rancangan Layar Data Pelamar Tab Pendidikan dan Pengalaman……….. 279
Gambar 4.14 Gambar Rancangan Layar Data Pelamar Untuk Search Nama Pelamar……… 279
Gambar 4.15 Gambar Rancangan Layar Daftar Pelamar……….. 280
Gambar 4.17 Gambar Rancangan Layar Data Kepegawaian Tab Data
Keluarga………... 282
Gambar 4.18 Gambar Rancangan Layar Data Kepegawaian Tab Pendidikan dan Pengalaman………... 283
Gambar 4.19 Gambar Rancangan Layar Data Kepegawaian Tab Data Kepegawaian……… 284
Gambar 4.20 Gambar Rancangan Layar Data Kepegawaian Untuk Search Nama Pegawai………. 284
Gambar 4.21 Gambar Rancangan Layar Gaji……… 285
Gambar 4.22 Gambar Rancangan Layar Medical Allowance………... 286
Gambar 4.23 Gambar Rancangan Layar Medical Allowance Tahunan……… 287
Gambar 4.24 Gambar Rancangan Layar Tunjangan Bulanan………... 288
Gambar 4.25 Gambar Rancangan Layar Tunjangan Tahunan……….. 288
Gambar 4.26 Gambar Rancangan Layar Cuti Karyawan……….. 289
Gambar 4.27 Gambar Rancangan Layar Mutasi………... 290
Gambar 4.28 Gambar Rancangan Layar Promosi………. 291
Gambar 4.29 Gambar Rancangan Layar Penilaian Kerja……….. 292
Gambar 4.30 Gambar Rancangan Layar Ketentuan Umum……….. 293
Gambar 4.31 Gambar Rancangan Layar Golongan………... 294
Gambar 4.32 Gambar Rancangan Layar Periode Tunjangan dan Hari Kerja... 295
Gambar 4.33 Gambar Layar Utama………... 303
Gambar 4.34 Gambar Tampilan Layar Login untuk user……….. 304
Gambar 4.36 Gambar Tampilan Menu Data………. 305
Gambar 4.37 Gambar Tampilan Sub Menu Pelamar………. 306
Gambar 4.38 Gambar Form Data Pelamar……… 306
Gambar 4.39 Gambar Tab Pendidikan dan Pengalaman Pada Form Pelamar... 307
Gambar 4.40 Gambar Form Melihat Data Pelamar………... 308
Gambar 4.41 Gambar 4.41 Gambar Form Daftar Pelamar……… 309
Gambar 4.42 Gambar Tampilan sub menu pegawai……….. 310
Gambar 4.43 Gambar Tab Data Pegawai Pada Form Pegawai………. 311
Gambar 4.44 Gambar Tampilan Tab Data Keluarga Pada Form Pegawai…… 312
Gambar 4.45 Gambar Tampilan Tab Pendidikan dan Pengalaman Pada Form Pegawai……… 312
Gambar 4.46 Gambar Tampilan Tab Data Kepegawaian Pada Form Pegawai. 313 Gambar 4.47 Gambar Tampilan Pencarian Data Pegawai……… 313
Gambar 4.48 Gambar Form Gaji Pokok Pegawai………. 314
Gambar 4.49 Gambar Tab Medical pada form Medical, Tunjangan, dan Cuti. 315 Gambar 4.50 Gambar Tab Tunjangan Bulanan pada form Medical, Tunjangan, dan Cuti………. 315
Gambar 4.51 Gambar Tab Cuti Karyawan pada form Medical, Tunjangan, dan Cuti……… 316
Gambar 4.52 Gambar Form Tunjangan Tahunan……….. 317
Gambar 4.53 Gambar Form Medical Allowance Tahunan……… 318
Gambar 4.54 Gambar Form Mutasi………... 318
Gambar 4.55 Gambar Form Promosi………. 319
Gambar 4.57 Gambar Form Mantan Pegawai………... 321
Gambar 4.58 Gambar Tampilan Menu Ketentuan………. 322
Gambar 4.59 Gambar Form Penilaian Kerja………. 323
Gambar 4.60 Gambar Form Golongan……….. 324