36 3.1. Objek dan Tempat Penelitian
Objek penelitian ini adalah kajian mengenai manajemen persediaan buah-buahan segar yang merupakan barang dagang end user bagi konsumen. Penelitian ini dilakukan di ritel modern yang menjual buah-buahan segar sebagai barang dagangan dalam jenis dan jumlah yang cukup beragam. Pemilihan ritel modern seperti Lotte Mart sebagai tempat penelitian didasarkan pada pertimbangan karena perusahaan tersebut merupakan salah satu ritel modern yang cukup besar dengan konsep perkulakan “wholesale” di Kota Bandung yang menjual buah-buahan segar sebagai salah satu fresh product (produk segar).
3.2. Desain dan Teknik Penelitian
Desain yang digunakan untuk penelitian ini adalah desain kualitatif. Teknik yang digunakan adalah studi kasus (case study). Menurut Rusidi (2002), studi kasus adalah penelitian tentang peristiwa yang terjadi sekarang, sedangkan objek penelitiannya hanya satu unit kasus, dapat berupa satuan sosial tertentu: orang-orang, satu keluarga, satu kelompok atau organisasi dalam masyarakat, suatu komunitas tertentu dan sebagainya.
S.Nasution (2000) dalam Rusidi (2002), menyatakan bahwa studi kasus (case study) adalah bentuk penelitian yang mendalam tentang suatu aspek
lingkungan sosial termasuk manusia di dalamnya. Studi kasus dapat meneliti setiap aspek spesifik dari suatu topik atau keadaan sosial secara mendalam.
3.3. Operasionalisasi Variabel
Berdasarkan perumusan masalah yang telah diuraikan maka konsep yang diteliti adalah sebagai berikut :
a. Manajemen persediaan adalah kegiatan mengelola persediaan di gudang yang meliputi kegiatan pemesanan (jumlah dan waktu) barang, penyimpanan (waktu dan pengendalian) barang di gudang hingga dikeluarkan untuk dijual. b. Perencanaan persediaan adalah proses merencanakan dan menyusun
persediaan yang diramalkan sesuai dengan permintaan dalam satu bulan dengan mempertimbangkan aspek berikut :
1. Jenis dan varian buah, merencanakan dan menentukan jenis dan varian apa yang akan dibeli sebagai barang persediaan. Jenis dan varians buah yang akan dibeli bergantung pada permintaan konsumen dan pasar buah.
2. Harga , mencari tahu harga buah tertentu di pasar tradisional maupun pesaing sesama ritel modern lainnya. Sehingga perusahaan dapat menentukan akan membeli persediaan buah dengan harga berapa dan akan menjual kembali dengan harga berapa dengan berpatokan pada harga dipasaran. Satuan nilai untuk mengidentifikasi harga adalah dengan satuan rupiah.
3. Jumlah atau volume, merencanakan berapa besar jumlah persediaan buah segar dari tiap jenis buah yang sudah ditentukan akan dipesan dari supplier. Perencanaan jumlah besaran pembelian bergantung pada dana
yang dimiliki oleh perusahaan pada masa itu. Untuk mengidentifikasi jumlah digunakan satuan kilogram (kg).
4. Ukuran buah, perencanaan ukuran buah yang akan dipesan tersebut dengan mempertimbangkan permintaan konsumen dan keadaan pasar buah saat itu.
5. Persediaan pengaman, merencanakan berapa besar jumlah persediaan pengaman untuk menjaga persediaan di gudang tetap terkendali. Untuk mengidentifikasi besaran persediaan pengaman menggunakan kilogram (kg).
c. Pengadaan persediaan merupakan proses menentukan sumber untuk mendapatkan persediaan buah-buahan segar yang sudah direncanakan. Tahapan ini meliputi beberapa aspek diantaranya adalah
1. pola pengadaan, merupakan berapa banyak pengadaan buah-buahan segar yang dilakukan oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Pola pengadaan barang persediaan dapat bersifat harian (pengadaan dilakukan setiap hari), 3 hari sekali, mingguan ataupun bulanan.
2. Waktu pengadaan, kapan tepatnya pengadaan persediaan buah-buahan segar dilakukan. Penentuan waktu pengadaan akan berhubungan dengan tenggang waktu kapan persediaan buah-buahan segar akan sampai di perusahaan.
3. Supplier, sumber buah-buahan segar diperoleh dari supplier tetap maupun tidak tetap yang bekerjasama dengan lotte mart. Penentuan supplier umumnya berdasarkan harga yang ditawarkan kepada perusahaan. Untuk
memenuhi kebutuhan satu jenis buah segar diperlukan berapa banyak supplier. Bagaimana sistem kerjasama antara perusahaan dengan supplier. Apakah dengan sistem kontrak atau tidak ada ikatan.
d. Pelaksanaan persediaan, untuk melihat apakah pelaksanaan perencanaan dan pengadaan yang dilakukan sama atau ada perbedaan. Jika terjadi perbedaan, apa alasannya dan jika hal tersebut menjadi kendala bagaimana cara mengatasi perbedaan tersebut. Dalam proses pelaksanaan dapat dilihat juga aliran informasi, aliran uang dan aliran barang yang terjadi selama persediaan. e. Pengendalian persediaan adalah proses pelaksanaan dalam mengendalikan
persediaan yang sudah dibeli. Pengendalian buah-buahan segar yang memiliki karakteristik produk pertanian harus memperhatikan aspek-aspek mutu dan penanganan pascapanen buah sesuai dengan jenis buah tersebut. Penanganan pascapanen untuk buah lokal berbeda dengan penanganan buah impor. Penanganan pascapanen buah segar yang baik akan berdampak baik pada mutu buah segar yang disimpan. Pemeliharaan persediaan adalah kegiatan memelihara dan perawatan persediaan yang sudah dibeli. Pemeliharaan buah impor dan buah lokal berbeda seperti halnya pengendalian pascapanennya. Dalam pemeliharaan buah impor segar sangat penting menjaga suhu ruang penyimpanan tetap dingin agar buah lebih tahan lama. Sedangkan pemeliharaan buah lokal tidak terlalu sulit, cukup dibiarkan di suhu ruangan tanpa terkena matahari langsung dan tempat penyimpanan tidak terlalu lembab. Dalam melakukan pengendalian persediaan buah segar sistem
pengendalian persediaan apa yang digunakan oleh wholesale Lotte Mart Bandung.
f. Pengawasan merupakan kegiatan mengawasai pelaksanaan manajemen persediaan buah segar. Mengawasi, melakukan pengecekan dan evaluasi terhadap seluruh kegiatan manajemen persediaan. Karena barang persediaan merupakan produk pertanian yang tidak tahan lama maka pengawasan terhadap kesegaran dan daya simpan buah sangat diperlukan.
g. Cara menentukan jumlah pembelian persediaan, adalah melihat metode mana yang digunakan perusahaan dalam menentukan pembelian persediaan berdasarkan literatur yang ada. Untuk melihat apakah cara menentukan pembelian persediaan yang digunakan oleh Lotte Mart Bandung sudah sesuai efektif dan efisien.
h. Model penilaian persediaan, setiap persediaan yang masuk maupun keluar dari tempat penyimpanan harus dicatat jumlah persediaannya berapa besar (dalam kg) dan dinilai nominal jumlahnya (dalam rupiah). Penelitian ini juga ingin melihat metode yang digunakan perusahaan untuk menghitung nilai setiap persediaan akhir selama penelitian berlangsung.
i. Biaya dalam persediaan, biaya-biaya dalam penyelenggaraan persediaan meliputi biaya-biaya berikut :
1. Biaya pemesanan persediaan, biaya ini biasanya bersifat konstan. Biaya pemesanan adalah biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan buah segar untuk persediaan dari mulai barang tersebut dipesan, dikirim, hingga buah segar sampai di perusahaan untuk dibongkar muat. Contoh
biaya pemesanan adalah biaya telepon, biaya transportasi, biaya bongkar muat dan biaya pemeriksaan. Satuan ukur untuk menghitung biaya adalah satuan rupiah (Rp).
2. Biaya pengadaan persediaan adalah biaya yang terjadi berkenaan dengan adanya sejumlah persediaan. Besarnya biaya ini bervariasi tergantung dari besar kecilnya rata-rata persediaan yang ada. Biaya sewa gudang, biaya tenaga kerja termasuk contoh biaya pengadaan persediaan. Nilai biaya ini biasanya dalam satuan persen (%) dari nilai uang dari persediaan tersebut. 3. Biaya kekurangan persediaan, biaya ini ada jika persediaan lebih kecil dari
jumlah yang akan dijual misalnya karena tiba-tiba konsumen memesan lebih dari jumlah awal yang dipesan. Contoh biaya kekurangan persediaan adalah biaya pemesanan kembali dan biaya transportasi kembali. Satuan ukur untuk menghitung biaya adalah satuan rupiah (Rp).
4. Biaya-biaya yang berhubungan dengan kapasitas, jika terjadi situasi dimana kapasitas volume pemesanan buah segar meningkat 100% dari biasanya maka diperlukan biaya lembur karyawan. Satuan ukur untuk menghitung biaya adalah satuan rupiah (Rp).
j. Kendala/hambatan dalam melaksanakan manajemen persediaan. Menurut literatur pada Bab 2, beberapa kendala/hambatan yang ada dalam persediaan adalah :
1. Ukuran kinerja, maksudnya adalah ada atau tidaknya Standar Operating Procedure (SOP) dalam melaksanakan manajemen persediaan di Lotte
Mart. Jika ada ukuran kinerja, apakah pelaksanaannya sudah sesuai SOP tersebut.
2. Status pesanan, pesanan yang dilakukan oleh buyer perusahaan harus disesuai kembali dengan catatan seorang ordering dan catatan divisi fresh fruit apakah sudah akurat atau belum akurat. Jika belum akurat mengapa apa sebabnya.
3. Sistem informasi, dalam menjalankan suatu manajemen persediaan yang baik sangat penting untuk menjalin sistem informasi yang baik dan efektif agar setiap informasi selalu tersampaikan kepada setiap orang yang berkepentingan. Apakah sudah terjalin komunikasi yang baik antar bagian dalam manajemen persediaan di Lotte Mart Bandung.
4. Kebijakan persediaan, setiap perusahaan memiliki kebijakan dalam menjalankan usaha masing-masing. Apakah wholesale Lotte Mart Bandung memiliki suatu kebijakan dalam menjalankan manajemen persediaannya?? Jika ada, apakah sudah berjalan dengan baik? Jika belum, mengapa tidak ada kebijakan?
5. Biaya persediaan, biaya-biaya persediaan tentunya tercatat dalam setiap transaksi apapun selama dalam kegiatan manajemen persediaan buah segar. Apakah pencatatan biaya-biaya persediaan tersebut sudah jelas dan akurat, Jika belum, mengapa terjadi demikian.
6. Cuaca, produk pertanian pasti akan mengalami kendala cuaca. Cuaca hujan tidak mendukung kondisi buah tertentu untuk tahan lebih lama. Cuaca hujan cenderung lembab maka buah cenderung akan cepat busuk.
Tidak hanya masalah penanganan pascapanen tetapi hasil buah yang diperoleh untuk persediaan buah juga memiliki kualitas kurang baik. Bagaimana Lotte Mart mengantisipasi hal tersebut.
7. Pemasok, faktor utama penentukan pemasok adalah berdasarkan tawaran harga yang mereka berikan. Terkadang pemasok tidak selalu berpihak pada ritel modern, ada kala dimana mereka lebih mengutamakan pasokan untuk pasar tradisional. Jika kondisi ini terjadi maka harga yang ditawarkan ke Lotte Mart akan lebih tinggi daripada pasar tradisional. Jika perusahaan ingin menjual sama dengan harga pasar tradisional maka perusahaan keuntungan perusahaan akan berkurang.
3.4. Sumber Data/Informasi dan Cara Menentukannya
Data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer di dapat dengan melakukan observasi langsung di lapangan terutama pergudangan karena tempat persediaan disimpan. Sedangkan data sekunder di dapat melalui studi pustaka yang berhubungan dengan topik penelitian dan juga melalui :
a. Salinan laporan jumlah persediaan sebelum penelitian, b. Catatan tentang pergudangan
c. Catatan pemeliharaan barang digudang d. Sejarah perusahaan,
e. Struktur organisasi perusahaan.
Informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dari informan-informan yang terkait dengan penelitian ini :
a. Kepala personalia untuk mengidentifikasi profil perusahaan
b. Bagian pergudangan untuk mengetahui bagaimana proses penyimpanan persediaaan di gudang
c. Bagian pengawasan mutu untuk mengidentifikasi proses pengawasan persediaan
d. Bagian pencatatan untuk mendapatkan data tentang aliran persediaan yang diterima/dibeli dan dikeluarkan/dijual
e. Buyer untuk mengetahui dan mengidentifikasi pemasok yang dipilih dan bagaimana proses pemesanan barang
f. Bagian keuangan, untuk mengetahui biaya yang disediakan dalam pemenuhan kebutuhan persediaan, biaya-biaya yang dikeluarkan selama satu periode manajemen persediaan.
3.5. Teknik Pengumpulan Data/Informasi
Teknik pengumpulan data yang akan dilakukan adalah
1. Observasi atau pengamatan langsung di lapangan. Observasi terbagi menjadi 2 yaitu observasi terencana/terstruktur dan observasi tidak terstruktur. Oberservasi yang dilakukan adalah observasi terstuktur guna melihat tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses manajemen persediaan buah-buahan segar.
2. Model dokumentasi adalah model pengumpulan data dengan cara mempelajari dan mengutip arsip-arsip dan catatan-catatan perusahaan mengenai persediaan buah-buahan dan sayuran di supermarket.
3. Wawancara langsung dengan pihak terkait. Wawancara dilakukan untuk lebih memahami tentang apa yang di observasi di lapangan. Wawancara yang dilakukan tidak terstruktur karena hanya dilakukan secara spontanitas.
3.6. Rancangan Analisis Data
Rancangan analisis data merupakan tindakan mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat untuk menjawab masalah penelitian. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan manajemen persediaan buah-buahan segar di Lotte Mart Bandung dapat digambarkan secara deskriptif kualitatif. Untuk menganalisis perbandingan model perusahaan dengan model EOQ dapat dilakukan dengan cara deskriftif kuantitatif. Untuk model persediaan yang digunakan perusahaan adalah dengan melakukan peramalan berdasarkan data penjualan bulan yang sama pada tahun sebelumnya dan total permintaan konsumen untuk bulan tersebut. Sedangkan model EOQ, dengan data penjualan bulan yang sama pada tahun sebelumnya dengan menggunakan rumus :
EOQ terjadi bila biaya pemesanan = biaya penyimpanan EOQ → S = H
Maka rumus untuk mencari EOQ = Q* =
Dalam model EOQ digunakan beberapa notasi sebagai berikut : D = jumlah kebutuhan barang (kg/bulan)
S = biaya pemesanan (rupiah/pesanan)
h = biaya penyimpanan (% terhadap nilai barang) C = harga barang (rupiah/kg)
H = h x C = biaya penyimpanan (rupiah/kg/bulan) Q = jumlah pemesanan (kg/bulan)
F = frekuensi pemesanan (kali/bulan) T = jarak waktu antar pesanan
TC = biaya total persediaan (rupiah/bulan)
Jumlah frekuensi pesanan yang paling ekonomis dapat dihitung menggunakan rumus berikut : F = ;
Sedangkan untuk jangka waktu antar pesanan dapat dihitung menggunakan rumus berikut : T =
Sedangkan untuk menghitung biaya total persediaan digunakan rumus : TC = S + h C +DC
Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan menajemen persediaan buah-buahan juga dapat digambarkan secara deskriptif kualitatif.
3.7 Waktu Penelitian Tabel 3.1 Waktu Penelitian
Tahapan Penelitian Waktu
Tahap persiapan Januari- Februari 2012
Tahap pengumpulan data Maret-April 2012 Tahap pengolahan data April-Mei 2012
