commit to user
i
ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA
TAHUN 2010/2011
SKRIPSI OLEH :
DIVYA AMRITA K7407175
P.IPS / PAP
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET
commit to user
ii
ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA
TAHUN 2010/2011
OLEH : DIVYA AMRITA
K7407175
SKRIPSI
Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi
Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET
commit to user
commit to user
commit to user
v ABSTRAK
Divya Amrita. ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA TAHUN 2010/2011. Skripsi. Surakarta. Fakultas Keguran dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret. Juni. 2011.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui : (1) Pelaksanaan pembagian
kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya
Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011. (2) Kendala-kendala apa
yang yang terjadi pada saat pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja
karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun
2010/2011. (3) Upaya-upaya yang dilakukan guna mengatasi kendala-kendala
pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan
Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011.
Penelitian ini menggunakan bentuk penelitian kualitatif, metode penelitian
deskriptif, strategi penelitian tunggal terpancang. Teknik sampling yang
digunakan purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data
yang digunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Validitas data dengan
menggunakan teknik trianggulasi data dan trianggulasi metode. Teknik analisis
data yang digunakan teknik analisis model interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian, diperoleh kesimpulan bahwa : 1. Pelaksanaan
pembagian kerja Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta
Tahun 2010/2011 meliputi : a. Waktu pelaksanaan pembagian kerja. Pelaksanaan
pembagian kerja dilakukan pada saat pekerjaan itu ada, baik pekerjaan rutin
maupun pekerjaan insidental. b. Hal-hal yang diperhatikan dalam pembagian
kerja, meliputi : 1) Penempatan karyawan yang tepat. 2) Rincian aktivitas. 3)
Beban pekerjaan. 4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen. 2. Kendala-kendala
dalam pelaksanaan pembagian kerja adalah : a. Karyawan menolak pemberian
tugas karena merasa sulit. b. Timbul pandangan Territorial Imperative. 3.
Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala pembagian kerja adalah :
a.Dilaksanakan pelatihan dan pengarah kerja. b.Meningkatkan kerja sama diantara
commit to user
vi ABSTRACT
Divya Amrita. AN ANALYSIS OF LABOR DIVISION IN THE ATTEMPT
OF IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF EMPLOYEE PERFORMANCE IN HUMAN RESOURCE DIVISION OF PT. POS INDONESIA SURAKARTA IN 2010/2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training and Education Faculty of Sebelas Maret University. June. 2011.
The objective of research is to find out: (1) the implementation of labor
division in improving the effectiveness of employee performance in Human
Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011, (2) the obstacles emerging during the labor division in improving the effectiveness of employee
performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in
2010/2011, and (3) the attempts taken to cope with such the obstacle in the
implementation of labor division in improving the effectiveness of employee
performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in
2010/2011.
This research employed a qualitative approach, descriptive method, and
single embedded research strategy. The sampling techniques used were purposive
sampling and snowball sampling. Techniques of collecting data used were
interview, observation, and documentation. The data validation was done using
data and method triangulation. Technique of analyzing data used was an interactive model of analysis one.
Considering the result of research, it can be concluded that: 1. The
implementation of labor division in Human Resource Division of PT. Pos
Indonesia Surakarta in 2010/2011 includes: a. labor division implementation time.
The labor division is carried out when the work exists, both routine and incidental
works. b. the points taken into account in labor division, include: 1) appropriate
employee assignment. 2) Activity details. 3) Workload. 4) Management
Information System Creation. 2. The obstacles in the labor division are: a. the
employees refuse the task assignment because they feel that is difficult. b. the rise
of Territorial Imperative perspective. 3. The attempts taken to cope with the
obstacles in labor division are: a. to hold work practice and direction. b. to
commit to user
vii MOTTO
Lihat. Tunggu. Waktu akan datang dan memenuhi tujuannya
(Marianne Williamson)
Karena itu, sebagai orang-orang pilihan Allah yang dikuduskan dan dikasihi-Nya, kenakanlah belas kasihan,
kemurahan, kerendahan hati, kelemahlembutan dan kesabaran
(Kolose 3 : 12)
Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya, bahkan Ia memberikan kekekalan dalam hati mereka. Tetapi manusia tidak dapat menyelami pekerjaan yang dilakukan Allah dari
awal sampai akhir
(Pengkhotbah 3 : 1)
Selalu ada pengharapan di dalam Bapa, sekalipun tidak ada harapan di dalam dunia
commit to user
viii
PERSEMBAHAN
Dengan penuh rasa syukur kepada Tuhan Yesus.
Karya ini penulis persembahkan kepada :
Mami, Papi, yang selalu suport dengan doa,
Jesus Bless....
Mba Chi, terima kasih do’a, semangat, dan
kebaikannya
“Bebybu” spirit of hunny
commit to user
ix
KATA PENGANTAR
Puji syukur peneliti panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus karena atas
kasih setia dan penyertaan-Nya yang sempurna melingkupi peneliti sehingga
dapat menyelesaiakan penyusunan skripsi dengan judul : “Analisis Pembagian
Kerja Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan Bagian Sumber
Daya Manusi Pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011”, sebagai
persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan pada Program Studi
Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi
Perkantoran.
Selama penulisan skripsi ini tentunya tidak lepas dari bantuan berbagai
pihak. Oleh karena itu pada kesempatan kali ini peneliti ingin mengucapkan
terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dan yang telah banyak memberikan
bantuan baik moril maupun materiil kepada peneliti dalam penyusunan skripsi ini.
Ucapan terimakasih peneliti ucapkan kepada:
1. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas
Maret Surakarta yang telah memberikan ijin untuk melakukan
penelitian.
2. Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS
Surakarta yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.
3. Ketua Program Pendidikan Ekonomi Jurusan P.IPS FKIP UNS
Surakarta yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.
4. Ketua BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Program Pendidikan
Ekonomi Jurusan P.IPS FKIP UNS Surakarta yang telah memberikan
ijin untuk menyusun skripsi.
5. Bapak Drs. Sutaryadi, M.Pd selaku pembimbing I yang telah dengan
sabar memberikan bimbingan dan pegarahan kepada peneliti dalam
penyelesaian skripsi.
6. Ibu Dra. Patni Ninghardjanti, M.Pd selaku pembimbing II yang telah
dengan sabar memberikan bimbingan dan pegarahan kepada peneliti
commit to user
x
7. Bapak dan Ibu Dosen BKK PAP Program Pendidikan Ekonomi Jurusan
P.IPS FKIP UNS Surakarta yang telah mendidik dan membimbing
selama masa perkuliahan.
8. Bapak Sakiman, S.E, selaku Supervisor Summber Daya Manusia PT.
Pos Indonesia Surakarta dengan segenap karyawan Bagian Sumber
Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta yang telah memberikan
informasi dan keterangan guna membantu peneliti dalam menyusun
skripsi.
9. Mami, Papi, Asa, tercinta, terima kasih atas segala kasih sayang, do’a,
semangat yang tak pernah berhenti mengalir, God bless...
10. Mba Chi, terima kasih atas do’a. semangat, materi, dan kebaikannya
untukku, Tuhan memberkati.
11. Bebybu Poetra Candi, terima kasih untuk semuanya, biar Tuhan yang
membalas semua kebaikanmu, sukses selalu.
12. Anin Adinda, terima kasih untuk kebersamaannya dalam penyusunan
skripsi dan persahabatan yang solid ini, Friend Forever....
13. Novianti Fazrin, terima kasih untuk persahabatan selama ini,
persahabatan ini akan tetap abadi.
14. Teman-teman seperjuangan, Innaya, Novi kecil, Della, Susi, terima
kasih untuk dukungannya.
15. Semua teman-teman “Kos Kunthi” Elysa, Anisa, semuanya terus
semangat pantang menyerah.
16. Semua pihak yang telah membatu peneliti dalam menyelesaikan skripsi
ini.
Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu peneliti mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca
sekalian dan besar harapan skripsi ini dapat bermanfaat.
Surakarta, Juni 2011
commit to user
xi DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
HALAMAN ABSTRAK ... v
HALAMAN MOTTO ... vii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... viii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C.Tujuan Penelitian ... 5
D.Manfaat Penelitian ... 6
BAB II LANDASAN TEORI A.Tinjauan Pustaka ... 7
B. Hasil Penelitian Yang Relevan ... 38
C.Kerangka Berpikir ... 39
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A.Tempat dan Waktu Penelitian ... 42
B.Bentuk dan Strategi Penelitian ... 43
commit to user
xii
D.Teknik Pengumpulan Data ... 46
E. Teknik Sampling ... 49
F. Validasi Data ... 50
G.Analisis Data ... 52
H.Prosedur Data ... 54
BAB IV HASIL PENELITIAN A.Deskripsi Lokasi Penelitian ... 57
B.Deskripsi Permasalahan Penelitian ... 73
C.Temuan Studi Yang Dihubungkan Dengan Kajian Teori ... 91
BAB V KESIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A.Kesimpulan ... 101
B.Implikasi ... 103
C.Saran ... 103
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Bagan Kerangka Pemikiran ... 41
Gambar 2. Skema Model Analisis Interaktif ... 54
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Jadwal Pelaksanaan Penelitian dan Penyusunan Skripsi ... 108
Lampiran 2. Data Penelitian ... 109
Lampiran 3. Pedoman Wawancara ... 110
Lampiran 4. Field Note ... 114
Lampiran 5. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Surakarta ... 120
Lampiran 6. Daftar Perincian Tugas Bagian Sumber Daya Manusia ... 121
Lampiran 7. Daftar Nama Karyawan PT. Pos Indonesia Surakarta ... 124
Lampiran 8. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ... 137
Lampiran 9. Perijinan ... 145
commit to user ABSTRAK
Divya Amrita. ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA TAHUN 2010/2011. Skripsi. Surakarta. Fakultas Keguran dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret. Juni. 2011.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui : (1) Pelaksanaan pembagian
kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya
Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011. (2) Kendala-kendala apa
yang yang terjadi pada saat pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja
karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun
2010/2011. (3) Upaya-upaya yang dilakukan guna mengatasi kendala-kendala
pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan
Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011.
Penelitian ini menggunakan bentuk penelitian kualitatif, metode penelitian
deskriptif, strategi penelitian tunggal terpancang. Teknik sampling yang
digunakan purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data
yang digunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Validitas data dengan
menggunakan teknik trianggulasi data dan trianggulasi metode. Teknik analisis
data yang digunakan teknik analisis model interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian, diperoleh kesimpulan bahwa : 1. Pelaksanaan
pembagian kerja Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta
Tahun 2010/2011 meliputi : a. Waktu pelaksanaan pembagian kerja. Pelaksanaan
pembagian kerja dilakukan pada saat pekerjaan itu ada, baik pekerjaan rutin
maupun pekerjaan insidental. b. Hal-hal yang diperhatikan dalam pembagian
kerja, meliputi : 1) Penempatan karyawan yang tepat. 2) Rincian aktivitas. 3)
Beban pekerjaan. 4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen. 2. Kendala-kendala
dalam pelaksanaan pembagian kerja adalah : a. Karyawan menolak pemberian
tugas karena merasa sulit. b. Timbul pandangan Territorial Imperative. 3.
Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala pembagian kerja adalah :
a.Dilaksanakan pelatihan dan pengarah kerja. b.Meningkatkan kerja sama diantara
commit to user ABSTRACT
Divya Amrita. AN ANALYSIS OF LABOR DIVISION IN THE ATTEMPT
OF IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF EMPLOYEE PERFORMANCE IN HUMAN RESOURCE DIVISION OF PT. POS INDONESIA SURAKARTA IN 2010/2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training and Education Faculty of Sebelas Maret University. June. 2011.
The objective of research is to find out: (1) the implementation of labor
division in improving the effectiveness of employee performance in Human
Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011, (2) the obstacles emerging during the labor division in improving the effectiveness of employee
performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in
2010/2011, and (3) the attempts taken to cope with such the obstacle in the
implementation of labor division in improving the effectiveness of employee
performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in
2010/2011.
This research employed a qualitative approach, descriptive method, and
single embedded research strategy. The sampling techniques used were purposive
sampling and snowball sampling. Techniques of collecting data used were
interview, observation, and documentation. The data validation was done using
data and method triangulation. Technique of analyzing data used was an interactive model of analysis one.
Considering the result of research, it can be concluded that: 1. The
implementation of labor division in Human Resource Division of PT. Pos
Indonesia Surakarta in 2010/2011 includes: a. labor division implementation time.
The labor division is carried out when the work exists, both routine and incidental
works. b. the points taken into account in labor division, include: 1) appropriate
employee assignment. 2) Activity details. 3) Workload. 4) Management
Information System Creation. 2. The obstacles in the labor division are: a. the
employees refuse the task assignment because they feel that is difficult. b. the rise
of Territorial Imperative perspective. 3. The attempts taken to cope with the
obstacles in labor division are: a. to hold work practice and direction. b. to
commit to user BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Organisasi didirikan adalah sebagai alat untuk mencapai tujuan tertentu
dan dalam pencapaian tujuan tersebut, perusahaan berusaha untuk dapat
mengerahkan seluruh sumber daya yang dimilikinya. Secara umum sumber daya
yang dimiliki organisasi dapat dibagi menjadi dua golongan, yakni sumber daya
manusia dan sumber daya non manusia. Kelompok yang termasuk dalam sumber
daya manusia ini adalah semua orang yang melakukan aktivitas dalam organisasi
tersebut, sedangkan yang termasuk dalam kelompok sumber daya non manusia
antara lain : modal, mesin, teknologi, dan bahan material.
Dari keseluruhan sumber daya yang tersedia dalam suatu perusahaan,
sumber daya manusialah yang paling penting, dan sangat menentukan dengan
tidak mengabaikan fungsi dari sumber daya lainnya. Faustino Cardoso Gomes
(1997:2) mengatakan “Sumber daya manusia merupakan satu-satunya sumber
daya yang memiliki akal, perasaan, kemampuan, ketrampilan, pengetahuan,
dorongan, daya dan karsa”. Sedangkan Malayu SP. Hasibuan (2001:10)
mengemukakan bahwa “Manusia selalu berperan aktif dan dominan dalam setiap
kegiatan organisasi karena manusia menjadi perencana, pelaku, dan penentu
terwujudnya tujuan organisasi”. Tujuan tidak mungkin terwujud tanpa peran aktif
karyawan meskipun alat-alat yang dimiliki perusahaan begitu canggih.
Perusahaan tentunya ingin mendapatkan karyawan yang berkualitas atau
bermutu tinggi. Mutu sumber daya manusia meliputi mutu potensi diri, mutu
proses, dan mutu kinerja : mutu potensi diri antara lain tingkat pengetahuan, etos
kerja, sikap, ketrampilan, kesehatan, kedisiplinan, loyalitas kerja, kejujuran; mutu
proses antara lain dilihat dari komitmen, tingkat kerusakan produk, tingkat
keamanan kerja pribadi, dan mutu kehidupan kerja karyawan; mutu kinerja dilihat
dari output, antara lain berupa produktivitas kerja, produktivitas perusahaan, dan
commit to user
dengan standar mutu dan kompetensi yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Dengan kata lain, mutu diartikan sebagai adanya kesesuaian dengan kebutuhan
pasar kerja atau produsen. Mutu memiliki karakteristik kondisi yang dinamis
sejalan dengan perubahan pasar kerja, teknologi, waktu, dan dinamika sosial
masyarakat.
Istilah sumber daya manusia dalam perusahaan dikenal dengan sebutan
karyawan yang nantinya akan menjalankan peranannya di perusahaan, yaitu
sebagai pelaksana yang berusaha untuk mengkombinasikan potensi yang
dimilikinya dengan sumber daya yang lain untuk menghasilkan nilai lebih bagi
perusahaan. Karyawan semakin dipandang sebagai aset yang sangat penting dari
suatu perusahaan. Semakin banyak tantangan bisnis yang dihadapi perusahaan
maka kedudukan karyawan menjadi sangat strategis. Keunggulan kompetitif suatu
perusahaan sangat bergantung pada mutu sumber daya manusia karyawan.
Perusahaan akan selalu memikat, mengembangkan, dan mempertahankan
karyawan yang berketrampilan inovatif. Sehingga perlu diketahui bahwa arti
penting sumber daya manusia terletak pada kemampuan karyawan untuk
melaksanakan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan bidang tugasnya
masing-masing. Dengan karyawan yang bermutu tinggi, maka dapat memberikan
kontribusi yang positif bagi perusahaan. Dalam rangka usaha pencapaian tujuan
organisasi, setiap karyawan diserahi tugas, atau pekerjaan tertentu yang harus
dikerjakan dengan sebaik-baiknya dan penentuan tugas bagi masing-masing
karyawan tersebut dilakukan melalui proses pembagian kerja.
Di dalam organisasi peran pimpinan sangat penting, pimpinan harus bisa
mengarahkan dan menggerakkan para bawahan atau karyawan untuk
melaksanakan aktivitas kerjanya yaitu dengan melakukan pembagian kerja
sehingga tiap-tiap karyawan mendapatkan tugas yang harus dikerjakan dan
dipertanggungjawabkan. Menurut Siswanto Sastrohadiwiryo (2003:128) bahwa
“Pembagian kerja adalah rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh
tentang tugas atau kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang
diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan”. Dengan demikian pembagian
commit to user
banyak berhubungan dengan pekerjaan dari pada unsur manusianya atau
karyawan.
Dalam pencapaian tujuan organisasi, yang harus dijadikan pijakan oleh
setiap karyawan adalah orientasi kerja yang meliputi efisiensi, efektivitas, dan
produktivitas kerja. Ketiga hal tersebut sebagai orientasi kerja pada dasarnya
berarti bahwa dalam menjalankan tugasnya, karyawan harus mencegah terjadinya
penyimpangan, pemborosan dan segala tindakan yang dapat merugikan
organisasi. Pembagian kerja merupakan hal yang mutlak diperlukan, apalagi kalau
organisasi tersebut besar dan komplek dimana tujuan yang akan dicapai bukanlah
tujuan yang sederhana sehingga pembagian kerja adalah suatu keharusan.
Dengan adanya pembagian kerja, karyawan dapat dilatih sesuai dengan
bidangnya karena melalui keahlian yang dimilikinya tersebut, maka karyawan
dapat memberi sumbangan maksimal terhadap pencapaian tujuan. Pembagian
kerja juga dapat membantu dalam penempatan karyawan dengan menggunakan
prinsip the right man in the right place yaitu orang yang ditempatkan pada tempat
yang tepat, berdasarkan pada latar belakang pendidikan, pengalaman kerja,
ketrampilan, jenis kelamin, dan lain sebagainya. Pembagian kerja harus
rasional/obyektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas “like and
dislike” atau suka dan tidak suka. Selain itu, dengan pembagian kerja juga dapat
diketahui dengan siapa mereka bekerja sama, kepada siapa mereka bertanggung
jawab, sampai dimana batas-batas tanggung jawab dan wewenang yang diberikan
sehingga akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan
efektivitas kerja.
Masalah efektivitas kerja merupakan hal yang sangat penting, dan perlu
diusahakan oleh setiap bentuk kerja sama, mengingat fasilitas, sumber daya, dan
dana yang ada memiliki keterbatasan. Efektivitas organisasi di dalam
hubungannya dengan peranan masing-masing karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya menunjukkan efektivitas organisasi dapat tercapai apabila setiap
unit kerja pada organisasi tersebut melakukan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi
commit to user
Dengan demikian pembagian kerja akan memberikan ketegasan dan
standar tugas yang harus dicapai oleh seorang karyawan, sehingga dapat menjadi
dasar spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Pembagian kerja harus ada
kejelasan tugas, batasan tugas, wewenang dan tanggung jawab sehingga karyawan
merasa mempunyai tanggung jawab sebatas wewenang yang diberikan sehingga
bekerja tanpa menunggu perintah atasan. Pembagian kerja juga perlu dilaksanakan
dengan penuh perimbangan, yang mana dalam pembagian kerja harus diadakan
penyesuaian kemampuan dan keahlian karyawan dengan jenis pekerjaan yang
akan ditangani disertai dengan penentuan prosedur kerja yang sederhana dan
mudah dipahami yang akan menjadikan karyawan yang bersangkutan dapat
melaksanakan seluruh tugas dan kewajiban atau tanggung jawabnya secara efektif
atau berdaya guna menuju profesionalisme.
Namun demikian pada saat peneliti mengadakan pra observasi di PT. Pos
Indonesia Surakarta peneliti mendapati suatu kendala dalam pelaksanaan
pembagian kerja. Kendala yang ada di PT. Pos Indonesia Surakarta antara lain
terdapat karyawan yang menolak adanya pembagian tugas dikarenakan karyawan
merasa sulit dengan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan. Selain itu juga
timbul pandangan territorial imperative pada karyawan yaitu suatu pandangan
bahwa pekerjaan yang sudah diemban menjadi daerah teritorialnya sendiri
sehingga tidak dapat dimasuki oleh karyawan yang lainnya.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka pembagian kerja merupakan
faktor yang mempengaruhi efektifitas kerja dan merupakan upaya pengkhususan
tugas yang disesuaikan dengan kondisi karyawan. Untuk itu perlu perencanaan
dengan baik yang dituangkan dalam daftar perincian tugas. Dengan pembagian
kerja yang tepat, akan dihasilkan karyawan, yang mempunyai tanggung jawab
yang tinggi karena mereka bisa mengambil keputusan sendiri sebatas wewenang
yang dimilikinya. Titik tolak pembagian kerja adalah prinsip fungsionalisme,
karena dengan demikian ditetapkan fungsi, tugas, wewenang, dan aktivitas
commit to user
Berdasarkan uraian di atas, mendorong peneliti untuk mengkaji lebih
dalam tentang permasalahan “ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM
RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA
SURAKARTA TAHUN 2010/2011”.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah merupakan pertanyaan peneliti mengenai ruang
lingkup permasalahan yang diteliti. Adapun masalah pokok yang dikaji dalam
penelitian ini adalah :
1. Bagaimana pelaksanaan pembagian kerja dalam rangka meningkatkan
efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos
Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011 ?
2. Faktor-faktor apa yang menjadi kendala pembagian kerja dalam rangka
meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia
pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011?
3. Bagaimana cara memecahkan masalah yang menghambat pelaksanaan
pembagian kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja karyawan
bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun
2010/2011 ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini merupakan jawaban masalah yang dikaji oleh
peneliti. Adapun tujuan dari penelitian ini sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui pelaksanaan pembagian kerja dalam rangka
meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia
commit to user
2. Untuk mengetahui faktor-faktor apa yang menjadi kendala pembagian
kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian
Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun
2010/2011.
3. Untuk mengetahui cara memecahkan masalah yang menghambat
pelaksanaan pembagian kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja
karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta
Tahun 2010/2011.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini memberikan informasi yang nyata sesuai dengan keadaan
yang sedang terjadi. Dengan adanya penelitian ini maka memberikan manfaat
secara teoritis maupun praktis, dalam penelitian ini, manfaatnya adalah sebagai
berikut :
1. Manfaat Teoritis
a. Mengkaji secara ilmiah pembagian kerja dalam kaitannya dengan
efektivitas kerja karyawan.
b. Sebagai tambahan ilmu pengetahuan dalam bidang Sumber Daya
Manusia bagi mahasiswa khususnya program pendidikan
administrasi perkantoran
2. Manfaat Praktis
a. Untuk memberikan bahan masukan dan sumbangan pemikiran
kepada pimpinan dalam menyusun strategi pembagian kerja di PT.
Pos Indonesia Surakarta.
b. Memberikan masukan dan informasi kepada karyawan PT. Pos
Indonesia Surakarta khususnya kepada bagian sumber daya
manusia akan pentingnya pembagian kerja guna meningkatkan
efektivitas kerja.
c. Memberikan pengetahuan bagi pembaca serta dapat dijadikan
commit to user BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka
1. Tinjauan Tentang Pembagian Kerja
a. Pengertian Pembagian Kerja
Suatu organisasi pada hakikatnya didirikan adalah sebagai alat atau
sarana untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan tersebut tidak dapat tercapai jika
tidak dengan sistem kerja yang efisien dan efektif. Oleh sebab itu, untuk
mencapai keefektivan kerja di dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan
prinsip-prinsip yang mendasari sebuah organisasi tersebut. Menurut Henri
Fayol, ahli manajemen mengenalkan prinsip-prinsip organisasi yang tertuang
dalam karyanya, Administration Industrielle et Generale, merumuskan 14
prinsip administrasi yang dalam adaptasi luas bisa diterapkan sebagai prinsip
manajemen atau organisasi, yaitu sebagai berikut :
1. Pembagian Kerja
Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja untuk meraih tujuan
bersama. Sebuah organisasi terdiri atas bagian-bagian tertentu yang
masing-masing memiliki tanggung jawab. Oleh karena itu, harus ada pembagian
kerja yang jelas antara tiap-tiap bagian. Pembagian kerja yang jelas
memberi perngaruh positif pada efisiensi dan efektivitas organisasi.
Pembagian itu menghindarkan sekelompok orang terkonsentrasi pada
pekerjaan tertentu, sementara pekerjaan yang lain terbengkalai.
2. Pendelegasian Wewenang
Pendelegasian wewenang sangat penting agar setiap elemen dalam
organisasi memiliki rasa tanggung jawab. Pendelegasian wewenang di satu
sisi merupakan bagian dari pembagian kerja dan di sisi lain merupakan
pelimpahan tanggung jawab. Di samping itu, pendelegasian wewenang
commit to user 3. Disiplin
Setiap organisasi pasti memiliki tata tertib dan peraturan-peraturan
menyangkut sistem kerja. Namun, semua tata tertib dan peraturan itu
menjadi tidak ada artinya jika tidak ditunjang dengan kedisiplinan para
pelaksananya. Oleh karena itu, disiplin dalam suatu organisasi adalah
prinsip sangat mendasar yang mempengaruhi kinerja organisasi secara
keseluruhan.
4. Kesatuan Komando
Komando dalam hal ini adalah kepemimpinan dalam menjalankan visi dan
misi organisasi. Dalam pelaksanaan lapangan, komando dan wewenang bisa
didelegasikan kepada struktur di bawahnya. Namun, hakikatnya, komando
tetap harus tunggal. Adanya lebih dari satu komando akan membuat
organisasi bergerak tidak fokus pada tujuan.
5. Kesatuan Tujuan
Organisasi tanpa tujuan yang jelas adalah omong kosong. Tujuan organisasi
harus tergambar dengan jelas dalam visi dan misi organisasi tersebut. Sebab,
tujuan organisasi ini menjadi acuan gerak dan program kerja. Kesatuan
tujuan dari seluruh jenjang organisasi merupakan kunci pokok keberhasilan
organisasi tersebut dalam mengorganisasi elemen-elemennya.
6. Prioritas
Setiap anggota organisasi pasti memiliki kepentingan masing-masing.
Kadang-kadang, kepentingan individu itu berjalan selaras dengan
kepentingan organisasi. Namun, saat kepentingan tersebut bertentangan,
setiap anggota organisasi semestinya mendahulukan kepentingan
organisasinya.
7. Penghargaan atas Prestasi dan Sanksi Kesalahan
Penghargaan dan sanksi adalah semacam stimulasi bagi setiap anggota
organisasi. Ini merupakan bentuk apresiasi. Bentuknya tidak harus selalu
uang atau nilai-nilai nominal. Tiap-tiap organisasi perlu menerapkan
penghargaan dan sanksi ini dalam bentuk-bentuk yang sesuai dengan
commit to user
8. Sentralisasi dan Desentralisasi Pengambilan Keputusan
Sentralisasi dan desentralisasi dalam pengambilan keputusan sangat erat
hubungannya dengan efektivitas dan efisiensi organisasi. Organisasi yang
baik menerapkan keduanya secara proporsional. Ada hal-hal yang tidak bisa
disentralisasikan kepada pemimpin manajemen dan begitu juga sebaliknya.
Tidak semua keputusan harus diambil dengan musyawarah yang melibatkan
seluruh elemen. Tingkat-tingkat keputusan itu dikembangkan sesuai jenjang
dan kapasitas masing-masing.
9. Garis Wewenang
Garis wewenang dari atas sampai ke bawah merupakan rujukan dalam
pelaksanaan program. Setiap elemen organisasi harus memahami garis
wewenang sehingga tidak terjadi kelambatan birokratis atau sebaliknya.
Garis wewenang ini juga berfungsi menegaskan kembali kesatuan komando.
10. Tata Tertib
Tata tertib dalam organisasi berfungsi untuk meletakkan orang yang tepat
pada posisi yang tepat. Dengan demikian, kinerja organisasi akan berjalan
dengan optimal.
11. Keadilan dan Kejujuran
Keadilan dalam segala elemen merupakan syarat mutlak dalam organisasi.
Di samping itu, jenjang atas harus jujur dan terbuka kepada
jenjang-jenjang di bawahnya sampai level akar rumput. Kejujuran ini akan
membawa dampak pada kepercayaan bawahan kepada atasan.
12. Stabilitas dan Regulasi
Harus diperhatikan masa kerja yang efektif dan efisien, mengatur
perputaran dan peralihan tugas untuk menghindari kejenuhan dan
merangsang pembaruan-pembaruan. Namun, harus dipikirkan agar
regulasi tersebut tidak menjadi beban bagi organisasi. Sebab, perputaran
dan pergantian jabatan yang terlalu tinggi pun berpengaruh buruk pada
commit to user 13. Inisiatif
Organisasi yang baik harus mampu menumbuhkan inisiatif anggotanya
dalam pengelolaan organisasi. Iklim organisasi juga harus dibangun
sedemikian rupa agar mampu menstimulasi munculnya ide dan inisiatif
anggota dari berbagai jenjang.
14. Keselarasan dan Persatuan
Hubungan interpersonal antaranggota organisasi memiliki pengaruh sangat
besar dalam kinerja anggota. Tanpa hubungan yang baik dan selaras,
organisasi tidak akan berjalan baik. Di samping itu, keselarasan tersebut
sangat penting perannya dalam memelihara persatuan dan kesatuan
anggota.
Pembagian kerja (division of labor) berkenaan dengan tingkat sejauh
mana pekerjaan dispesialisasi dalam organisasi tersebut. Para manajer harus
dapat membagi seluruh kerja organisasi itu ke dalam beberapa kerja tertentu
yang mempunyai kegiatan tertentu. Dalam pencapaian tujuan dalam bidang
manajemen sumber daya manusia ialah keseluruhan langkah yang harus
ditempuh oleh satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia dalam
organisasi sedemikian rupa sehingga sumber daya manusia yang terdapat
dalam organisasi mampu memberikan kontribusinya yang maksimal.
Pembagian kerja merupakan salah satu prinsip organisasi, sehingga
antara pembagian kerja dan organisasi terdapat hubungan yang erat sekali.
Sedangkan menurut James L.Gibson (1996:236) pembagian kerja mempunyai
dua keunggulan, sebagai berikut :
· Jika sebuah pekerjaan mengandung sedikit tugas, maka melatih personalia baru yang menggantikan posisi personalia lama yang berhenti atau pindah dapat dilakukan dengan cepat. Kegiatan pelatihan yang minimal dapat menghemat biaya pelatihan.
· Bila sebuah pekerjaan hanya terdiri dari tugas-tugas yang
terbatasjumlahnya, seorang karyawan bisa menjadi sangat trampil
melaksanakan tugas-tugas tersebut. Ketrampilan ini bisa
commit to user
Dengan demikian untuk mencapai tujuan organisasi harus tersedianya
sumber daya manusia yang ahli, trampil serta penempatan atau pembagian
pekerjaan yang tepat bagi karyawan. Terjadinya pertanggungjawaban atas
dasar pendelegasian wewenang atau tanggung jawab dari atasan kepada
bawahan, baik kelompok kerja tenaga kerja maupun individual atau perorangan
dapat diketahui melalui pembagian kerja.
Menurut Sutarto (2000:104) bahwa pembagian kerja dapat diartikan dua
macam, yaitu :
1) Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan aktivitas-aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Misalnya Sekretariat Jendral, Biro Perencanaan, Biro Kepegawaian, Biro Keuangan, Biro Perbekalan, Biro Tatawarkat, Biro Humas, Biro O &M, Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi, Direktorat Perguruan Tinggi Swata, Subdirektorat Pembinaan, Seksi Bantuan Tenaga/Fasilitas, Jawatan Periklanan, Inspektorat Jendral, Inspektorat Daerah, Fakultas, Lembaga, Badab, Balai, semua ini mempunyai rincian aktivitas. 2) Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan tugas-tugas
yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat tertentu. Misalnya Sekretaris, Bendahara, Kepala Seksi, Ketua Panitia, Juru Bayar, Direktur, Menteri, Presiden semua ini memiliki rincian tugas.
Sedangkan menurut T.Hani Handoko (2000:47) bahwa “Pembagian kerja
adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas,
tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu
lainnya”. Pengertian pembagian kerja ini hampir sama dengan yang
diungkapkan oleh H.Malayu S.P. Hasibuan (2003:32) dimana “Pembagian
kerja adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,
kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu
jabatan tertentu dalam organisasi.” Pengertian pembagian kerja tersebut juga
tidak jauh berbeda dari yang diungkapkan oleh B. Siswanto Sastrohadiwiryo
commit to user
tugas atau kewajiban, tanggung jawab dan kondisi-kondisi yang diperlukan
apabila pekerjaan tersebut dikerjakan.”
Dan menurut Soekidjo Notoatmodjo (2003:151) bahwa “Pembagian kerja
adalah merupakan daftar kegiatan atau tugas yang harus dilakukan oleh setiap
karyawan dalam organisasi, sesuai dengan jabatan atau pekerjaan karyawan
yang bersangkutan.”
Dari pengertian pembagian kerja yang disampaikan oleh beberapa ahli di
atas, maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa pembagian kerja
adalah suatu pernyataan atau informasi yang sifatnya tertulis yang
menguraikan mengenai fungsi, tugas, wewenang, kondisi pekerjaan, hubungan
pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya, yang dapat dijadikan
sebagai pedoman bagi karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
tugas dan tanggungjawabnya, sehingga tujuan organisasi tercapai.
b. Macam-macam Pembagian Kerja
Menurut Sutarto (2000:127), bahwa pembagian berdasarkan rangkaian
kerja dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
1) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa seri 2) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa paralel
3) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa gabungan seri dan paralel
Dari macam pembagian kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Yang dimaksud dengan pembagian kerja berdasarkan rangkaian
kerja seri adalah aktivitas dalam organisasi dirinci menjadi urutan
tugas yang penyelesaiannya dilakukan secara berturutan dari pejabat
yang satu ke pejabat yang berikutnya sehingga pekerjaan selesai.
2) Yang dimaksud dengan pembagian kerja berdasarkan rangkaian
kerja paralel adalah aktivitas dalam organisasi dirinci menjadi
beberapa kelompok urutan tugas yang semacam yang untuk
commit to user
seorang pejabat atau beberapa orang pejabat sehingga beberapa
kelompok urutan tugas akan berjalan bersama.
3) Yang dimaksud pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa
gabungan seri dan paralel adalah aktivitas dalam organisasi dirinci
menjadi beberapa urutan tugas yang penyelesaiannya dilakukan
secara serentak, tugas yang satu tidak perlu menunggu selesainya
tugas yang lain.
Sedangkan menurut George R. Terry & Leslie W. Rue (2001:84-85)
bahwa pembagian kerja dapat dibagi-bagi secara garis tegak maupun garis
mendatar, yaitu :
1) Pembagian kerja secara vertikal atau tegak, didasarkan atas penetapan, garis-garis kekuasaan dan menentukan tingkat-tingkat yang membentuk banguna organisasi itu secara tegak.
2) Pembagian kerja secara horisontal atau mendatar, didasarkan atas spesialisasi kerja dengan asumsi dasar membuat setiap tugas pekerja menjadi terperinci, makin banyak pekerjaan yang dapat dihasilkan dengan usaha yang sama melalui peningkatan efisiensi dan kualitas.
Dari pengertian tersebut, dapat diketahui bahwa pembagian kerja vertikal
atau tegak selain dari menetapkan kekuasaan, juga dapat memudahkan arus
komunikasi dalam organisasi. Pembagian kerja secara horisontal atau datar
terdapat dua dimensi kerja yaitu scope and depth (lingkup dan kedalaman),
job-scope atau lingkup kerja mengacu kepada banyaknya jenis yang berbeda-beda
dari operasi yang dilakukan. Dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan
lingkup yang sempit, maka pekerja akan melakukan lebih sedikit
operasi-operasi dan mengulang-ulangi lingkaran itu berkali-kali. Sedangkan job-depth
atau kedalaman kerja mengacu kepada kebebasan pekerja-pekerja untuk
merencanakan dan mengorganisir pekerjaan mereka sendiri, bergerak dan
berkomunikasi seperti yang diinginkan.
Dari pendapat kedua ahli di atas mengenai macam pembagian kerja,
maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa pembagian kerja dapat
commit to user
berdasarkan rangkaian kerja berupa seri, paralel, serta gabungan seri dan
paralel, yang hal ini perlu dilakukan sesuai dengan pekerjaan-pekerjaan yang
ada dalam setiap organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan efektivitas
kerja karyawan dalam mencapai tujuan.
c. Pentingnya Pembagian Kerja
Menurut Sutarto (2000:104) bahwa pentingnya pembagian kerja adalah :
1) Karena orang berbeda dalam pembawaan kemampuan serta
kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi
2) Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat
yang bersamaan
3) Karena seseorang tidak dapat melakukan dua hal pada saat yang sama
4) Karena bidang pengetahuan dan keahlian yang begitu luas, sehingga
seseorang dalam rentang hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak dari pada sebagian sangat kecil dari padanya.
Dari pentingnya pembagian kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Seseorang mempunyai kecakapan dan kelebihan tersendiri yang
dapat dikembangkan menjadi suatu keahlian yang bermanfaat. Hal
ini apabila dikaitkan dengan pekerjaan di suatu perusahaan, ada
orang yang ahli dalam operasional komputer namun ada juga orang
yang hanya bekerja mengandalkan tenaganya saja tanpa
menggunakan pikiran dan sebagainya.
2) Manusia diciptakan hanya berjumlah tunggal walaupun kembar,
masing-masing mempunyai spesifikasi tersendiri, sehingga manusia
tidak dapat berada pada saat yang sama di dua tempat yang berbeda.
3) Manusia diciptakan dengan keterbatasan-keterbatasan kemampuan,
mengingat manusia adalah makhluk Tuhan yang tidak sempurna,
sehingga manusia tidak dapat melakukan pekerjaan yang berbeda
pada waktu yang sama. Kalaupun itu terjadi pasti hasil akhir yang
commit to user
4) Ilmu pengetahuan saat ini berkembang sangat pesat dan manusia
tidak dapat menguasai itu semua. Karena pasti manusia adalah
makhluk yang kurang sempurna yang senantiasa memiliki
kekurangan.
Sedangkan George R. Terry & Leslie W. Rue (2001:84-85) menguraikan
tentang pentingnya pembagian kerja, yaitu :
1) Menetapkan kekuasaan
2) Memudahkan arus komunikasi dalam organisasi
3) Lebih sedikit kecakapan yang diperlukan oleh seseorang atau karyawan
4) Lebih mudah untuk memperinci kecakapan-kecakapan yang
diperlukan untuk penyaringan atau tujuan-tujuan latihan
5) Mengulangi atau mempraktekkan kerja yang sama, mengembangkan
kemahiran
6) Penggunaan kecakapan-kecakapan secara efisien terutama sekali dengan menggunakan kecakapan-kecakapan terbaik setiap pekerja
7) Kemampuan untuk beroperasi bersama-sama
8) Lebih banyak terdapat keseragaman dalam produksi akhir, jika setiap potong selalu diproduksikan oleh orang yang sama
Pentingnya pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Dengan pembagian kerja, maka setiap karyawan akan mengetahui
dengan siapa mereka bertanggungjawab, sampai dimana batas
tanggungjawab dan wewenang yang diberikan sehingga setiap
karyawan hanya melaksanakan tugas sebatas tanggung jawab dan
wewenang yang diberikan tersebut.
2) Karena dengan pembagian kerja, dapat diketahui siapa setiap
karyawan akan bekerja sama dalam melaksanakan tugas-tugas yang
diberikan, yang hal ini akan dapat membantu dalam memudahkan
arus komunikasi.
3) Dengan pembagian kerja, kecakapan yang diperlukan oleh seseorang
lebih sedikit karena setiap orang atau setiap karyawan hanya bekerja
commit to user
4) Adanya pembagian kerja dapat diketahui kecakapan-kecakapan dari
masing-masing karyawan sesuai dengan jabatan yang menjadi
tanggung jawabnya dan hal ini akan memudahkan dalam
memperinci kecakapan-kecakapan yang diperlukan untuk
penyaringan atau tujuan-tujuan latihan.
5) Dengan pembagian kerja, setiap karyawan hanya melakukan
pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, maka setiap karyawan
tersebut mengulangi atau mempraktekkan kerja yang sama sehingga
dapat mengembangkan kemahiran bagi karyawan.
6) Dengan pembagian kerja, maka tidak akan terjadi kesemrawutan dan
tumpang tindih dalam pelaksanaan kerja sehingga efektivitas kerja
dapat tercapai.
7) Adanya pembagian kerja, maka harus ada koordinasi atau kerja sama
diantara para karyawan dan hal ini bertujuan untuk menghindari
terjadinya pengkotaan tugas sehingga tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya dapat tercapai sesuai yang diharapkan.
8) Karena dengan pembagian kerja, setiap karyawan hanya bekerja
sesuai yang menjadi tanggung jawabnya, maka akan menjadikan
keseragaman dalam produksi akhir karena diproduksi oleh orang
yang sama.
Dan menurut Malayu SP. Hasibun (2003:33) bahwa pentingnya
pembagian kerja meliputi :
1) Pembagian kerja akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang
harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut
2) Pembagian kerja menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi
commit to user
Pentingnya pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Pembagian kerja harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,
supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang
harus dilakukannya.
2) Dengan pembagian kerja, maka setiap pejabat akan mengetahui
dimana kedudukannya, apa yang harus dikerjakan, bagaimana
mengerjakannya, dan sebagainya yang akhirnya dapat diketahui
apakah pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan efektif atau tidak.
Dari pedapat di atas mengenai pentingnya pembagian kerja, maka
peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa:
· Pembagian kerja dalam organisasi atau perusahaan sangat penting
untuk dilakukan, karena tidak ada seorang pun yang dapat
menyelesaikan semua tugas atau pekerjaan di dalam organisasi atau
perusahaan dengan bekerja sendirian dan pada saat yang bersamaan.
· Pembagian kerja yang jelas dan tepat, akan membuat setiap
karyawan mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi
yang harus dicapai di dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan yang
telah menjadi kewajibannya.
d. Pedoman Pembagian Kerja
Menurut Sutarto (2000:126) bahwa beberapa pedoman pembagian kerja,
antara lain :
1) Pembagian kerja berdasarkan fungsi
2) Pembagian kerja berdasarkan produksi
3) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja
4) Pembagian kerja berdasarkan langganan
5) Pembagian kerja berdasarkan jasa
6) Pembagian kerja berdasarkan alat
7) Pembagian kerja berdasarkan wilayah
8) Pembagian kerja berdasarkan waktu
commit to user
Dari pedoman pembagian kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang sejenis atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat
tertentu yang masing-masing mendasarkan sekelompok aktivitas
sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaannya, atau rincian serta
pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu
sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing mendasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut
sifatnya atau pelaksanaannya.
2) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing menghasilkan jenis barang tertentu, atau rincian
serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya
satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing menghasilkan jenis barang tertentu.
3) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing secara berturutan harus dilalui, sehingga
pekerjaan selesai dengan sempurna, atau rincian serta
pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu
sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing harus dilalui secara berturutan, sehingga pekerjaan
selesai dengan sempurna.
4) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing memberikan pelayanan kepada orang-orang
atau badan-badan tertentu yang datang secara tetap, atau rincian serta
pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu
commit to user
masing-masing memberikan pelayanan kepada orang-orang atau
badan-badan tertentu yang datang secara tetap.
5) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing memberikan jenis jasa tertentu, atau rincian
serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya
satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing memberikan jenis jasa tertentu.
6) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing memakai alat tertentu, atau rincian serta
pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu
sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing menggunakan alat tertentu.
7) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing mengurusi atau menguasai satuan daerah
tertentu, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan
organisasi tertentu yang masing-masing mengurusi atau menguasai
satuan daerah tertentu.
8) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing dilakukan sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang
semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh
satuan organisasi tertentu yang masing-masing dilakukan pada waktu
yang telah ditentukan.
9) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh sejumlah orang
commit to user
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan
organisasi tertentu yang beranggotakan sejumlah orang tertentu.
Sedangkan menurut George R. Terry & Leslie W. Rue (2001:95) bahwa
pedoman pembagian kerja meliputi :
1) Pembagian kerja berdasarkan fungsi
2) Pembagian kerja berdasarkan hasil produksi
3) Pembagian kerja berdasarkan wilayah atau geografi
4) Pembagian kerja berdasarkan pelanggan
5) Pembagian kerja berdasarkan regu tugas
Dari pedoman pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Kegiatan-kegiatan biasa atau seragam ditempatkan dalam satuan
organisasi yang biasa
2) Suatu tingkat spesialisasi yang wajar didorong dengan pembagian
kerja menurut hasil produksi yaitu dengan pengetahuan atau
keahlian, kalau ia berguna untuk suatu hasil produksi serta
syarat-syaratnya, maka dapat digunakan secara efektif.
3) Pembagian dalam wilayah memungkinkan pemasaran untuk
mengurangi waktu perjalanan dan biaya, dan lebih memungkinkan
bagi kondisi-kondisi setempat. Terdapat sekedar tumpang tindih
fungsi-fungsi, tetapi pemindahan pegawai atau karyawan pemasaran
dapat dipercepat dan pengawasan-pengawasan yang serupa dapat
dilakukan untuk masing-masing satuan menurut wilayah.
4) Pembagian menurut jenis pelanggan memberi penekanan pada
pemberian pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan-pelanggan.
5) Suatu proyek khusus atau sekelompok pekerjaan dapat ditugaskan
kepada suatu kelompok kecil, yang beroperasi sebagai sebuah satuan
yang berdiri sendiri dan meliputi semua kecakapan yang diminta
commit to user
Sedangkan Sondang P. Siagian (2002:42) mengemukakan beberapa
pedoman yang dijadikan sebagai dasar pembagian kerja, yaitu :
1) Pembagian kerja berdasarkan jenis produk
2) Pembagian kerja berdasarkan fungsi
3) Pembagian kerja berdasarkan tipologi konsumen dikaitkan dengan produk tertentu
4) Pembagian kerja berdasarkan kawasan geografis
5) Pembagian kerja berdasarkan proses
Dari pedoman pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing
menghasilkan jenis produk atau barang tertentu, bahkan seolah sudah
menjadi perusahaan sendiri tetapi tetap berkaitan dengan perusahaan
induk.
2) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing
mendasarkan fungsi tertentu sesuai dengan keperluan
organisasi/perusahaan.
3) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing
memberikan pelayanan kepada konsumen tertentu yang datang
untuk membeli produk tertentu.
4) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing
mengurusi atau menguasai satuan daerah atau wilayah tertentu.
commit to user
mungkin satu wilayah tertentu mempunyai karakteristik yang khas
sehingga perlu perlakuan secara khusus pula.
5) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing secara
berurutan harus dilalui atau langkah-langkah yang biasanya diambil
dalam proses penyelesaian sesuatu berdasarkan urutan
langkah-langkah tertentu sehingga pekerjaan selesai dengan sempurna.
Dari pendapat di atas mengenai pedoman pembagian kerja, maka peneliti
dapat memberikan kesimpulan bahwa di dalam melakukan pembagian kerja
harus berdasarkan pedoman yang ada,agar tidak terjadi tumpang tindih dalam
pelaksanaan pekerjaan. Pedoman pembagian kerja secara umum meliputi
pembagian kerja berdasarkan wilayah, produk, jumlah, fungsi namun demikian
masing-masing perusahaan menetapkan pembagian kerja sesuai dengan kondisi
perusahaan demi kelancaran dan ketertiban dalam pelaksanaan kerja tersebut
agar dapat mencapai tujuan yang dikehendaki.
e. Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Melakukan Pembagian Kerja
Menurut Sutarto (2000:105) bahwa dalam melakukan pembagian kerja
hendaknya diperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
1) Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya mempunyai rincian aktifitas yang jelas tertulis pada daftar rincian aktivitas.
2) Tiap-tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah harus memiliki rincian tugas yang jelas dalam suatu daftar rincian tugas.
3) Jumlah tugas yang sebaiknya dibebankan kepada seorang pejabat sebaiknya berkisar antara empat macam sampai dengan dua belas macam.
4) Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya diusahakan yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain.
commit to user
bertumpuk-tumpuk tugasnya dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu banyak menganggur.
6) Penempatan para pejabatnya hendaknya tepat.
7) Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan
volume kerja.
8) Pembagian kerja terutama yang menyangkut para jabatan dalam sesuatu satuan organisasi jangan sampai menimbulkan “pegkotaan pejabat”
9) Penggolongan tugas.
10) Dalam melakukan pembagian kerja harus memperhatikan pada
adanya beberapa macam dasar pembagian kerja.
11) Setiap pejabat dalam organisasi atau satuan organisasi yang ada seharusnya sudah pasti memiliki daftar rincian tugas atau daftar rincian aktivitas.
12) Untuk membantu ketepatan beban kerja pejabat terutama yang bersifat kerja phisik dapat dilakukan dengan jalan melakukan perhitungan kerja.
Dari hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembagian kerja tersebut,
dapat dijelaskan ebagai berikut :
1) Dengan telah dimilikinya daftar rincian aktivitas yang jelas pada
daftar rincian aktivitas, maka dapat dihindarkan terjadinya satuan
organisasi yang bekerja dengan tanpa arahan atau petunjuk, sehingga
setiap satuan organisasi dapat menyelesaikan pekerjaan dengan
lancar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2) Dengan telah dimilikinya daftar rincian tugas bagi para pejabat,
maka dapat dihindarkan terjadinya pejabat yang bekerja hanya
sekedar menunggu perintah saja dan dapat dihindarkan pula adanya
pejabat yang hanya memenuhi syarat formal datang di kantor tetapi
tidak mengerjakan apa-apa.
3) Apabila seorang pejabat hanya diserahi satu macam tugas pada suatu
saat akan jemu. Tiap pejabat sebagai layaknya seorang manusia pada
umumnya membutuhkan variasi, empat macam tugas diperkirakan
merupakan variasi yang tidak menjemukan.
4) Sebab apabila seorang pejabat diserahi beban kerja yang sangat jauh
commit to user
5) Beban kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan
organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama
jumlah aktivitasnya atau jumlah tugasnya. Beban kerja merata berarti
kurang lebih sama, meskipun ada perbedaan tetapi tidak menyolok.
6) Yang dapat dijadikan dasar tepat tidak hanya kecakapan dan
kepandaian saja, tetapi lebih luas dari itu antara lain keberanian,
jenis kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran, dan lain-lain.
7) Bila volume kerja bertambah banyak dan pejabat yang ada sudah
tidak dapat menampungnya adalah wajar bila pegawainya juga
ditambah, sebaliknya bila volume kerja susut maka jumlah pegawai
juga dapat dikurangi.
8) Pembagian tugas hendaknya hanya sekedar menunjukkan rincian
tugas yang menjadi tanggung jawab pejabat itu sebagai anggota dari
satuan organisasi sebagai keseluruhan.
9) Penggolongan tugas berdasarkan penting dan urgensinya dapat
dibedakan menjadi tugas-tugas yang harus dikerjakan seketika,
segera, dan berjangka panjang, sedangkan berdasarkan sulitnya dan
pemakaian waktu dapat dibedakan menjadi tugas yang mudah
dikerjakan dan yang sulit dikerjakan, dan berdasarkan siapa yang
mengerjakannya dapat dibedakan pekerjaan rutin, khusus, dan kreatif
atau tugas dapat digolongkan menjadi tiga macam yaitu pekerjaan
rutin, khusus, dan kreatif.
10) Pembagian kerja berdasarkan fungsi, produksi, rangkaian kerja,
langganan, jasa, alat, wilayah, waktu, dan jumlah.
11) Dapat menilai apakah sesuatu pembagian kerja telah tepat atau
belum dapat dilakukan dengan mengisi formulir daftar pekerjaan,
mempelajari daftar pekerjaan yang kemudian dibuat daftar tugas,
mempelajari daftar rincian tugas dan menyusun daftar pembagian
kerja serta menguji daftar tersebut dengan beberapa pertanyaan
untuk menentukan apakah daftar pembagian kerja itu sudah tepat
commit to user
12) Yang dimaksud dengan penghitungan kerja adalah suatu cara untuk
menghitung atau mengukur banyaknya pekerjaan yang dilakukan
oleh seorang pejabat. Tujuannya adalah untuk mencapai
keseimbangan antara beban kerja dengan tata kerja.
Sedangkan menurut Malayu SP. Hasibuan (2003:32-34) bahwa
pembagian kerja harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta
menguraikan hal-hal berikut :
1) Identifikasi pekerjaan atau jabatan yakni memberikan nama jabatan. 2) Hubungan tugas dan tanggung jawab yakni perincian tugas dan
tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi. 3) Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi
yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4) Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5) Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6) Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.
Dengan demikian pembagian kerja harus diuraikan secara jelas agar
pejabat yang menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab,
dan standar prestasi yang harus dicapai. Selain itu pembagian kerja juga
menjadi dasar dalam menetapkan spesifikasi pekerjaan sehingga
mismanajemen dapat dihindarkan.
Dan menurut Sondang P. Siagian (2002:38-39), bahwa berbagai hal yang
penting mendapat perhatian dalam pembagian tugas adalah sebagai berikut :
commit to user
2) Manajemen mutakhir menekankan bahwa disamping menyoroti
organisasi sebagai wadah, tidak kalah pentingnya ialah melihat organisasi sebagai wahana yang dinamis.
3) Penyelenggaraan berbagai bidang fungsional dalam organisasi
modern pada umumnya menuntut pengetahuan dan ketrampilan yang bersifat spesialisasi
4) Diperlukan penciptaan dan pemeliharaan “sistem informasi
manajemen” yang andal, khususnya yang berisikan klasifikasi jabatan, deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar penyelesaian pekerjaan.
Dari berbagai hal yang harus diperhatikan dalam pembagian kerja
tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Penggambaran penempatan berbagai kegiatan itu pada tempat
tertentu dikenal dengan istilah bagan organisasi atau organogram.
Penggambaran tersebut berupa “kotak-kotak” yang sekaligus
menunjukkan posisi setiap kotak dalam hierarkhi organisasi.
2) Artinya sebagai proses interaksi, interrelasi, dan interdependensi
antara berbagai komponen organisasi termasuk pada tingkat
individual. Hal ini untuk mendapat perhatian karena kenyataan
menunjukkan bahwa terlepas dari tingkat loyalitas, dedikasi,
pengetahuan, ketrampilan dan komitmen para anggota organisasi,
tidak ada lagi tugas yang dapat diselesaikan sendiri oleh yang
bersangkutan tanpa bekerjasama dengan pihak-pihak lain.
3) Seperti dimaklumi, seorang spesialis biasanya memiliki pengetahuan
dan ketrampilan yang mendalam tentang bidang yang ditekuninya.
Keadaan demikian merupakan hal yang baik, akan tetapi
kemungkinan terjadinya “efek sampingan” spesialis itu, misalnya
cara bepikir dan bertindak yang berkotak-kotak dan hal ini harus
selalu diwaspadai.
4) Klasifikasi jabatan penting untuk ditekankan bahwa setiap orang
dalam organisasi mempunyai jabatan, deskripsi jabatan mengandung
informasi menyangkut apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara
commit to user
kaitannya dengan pekerjaan lain dalam satuan kerja yang menjadi
induknya dan dalam organisasi sebagai keseluruhan. Spesifikasi
pekerjaan adalah informasi tentang berbagai persyaratan yang harus
dipenuhi oleh setiap pemangku dari setiap jabatan dan mengenai
standar hasil pekerjaan, hal-hal yang biasanya dicantumkan antara
lain ialah teknik atau cara yang digunakan oleh orang lain terutama
para penyedia dan manajer untuk menilai apakah hasil pekerjaan
seseorang “sangat memuaskan”, “memuaskan”, ” sedang”, ”cukup”,
”kurang”, ”tidak memuaskan”, atau cara lain yang diterapkan dalam
organisasi.
Dari pendapat di atas, maka peneliti dapat menyimpulkan bahwa dalam
pembagian kerja perlu adanya hal-hal yang diperhatikan untuk dapat
memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan bagi tiap-tiap karyawan.
Tanggung jawab, wewenang, perincian pekerjaan sangat penting karena
karyawan dapat mengetahui batasan-batasan, serta pekerjaan apa yang harus
dikerjakan tanpa adanya perintah dari pimpinan. Dengan demikian maka
kulifikasi yang harus dipenuhi, serta prestasi yang harus dicapai karyawan
dapat diketahui secara detail. Sehingga memudahkan dalam pelaksanaan
pekerjaan antar satu karyawan dengan karyawan yang lain. Dengan demikian
tujuan organisasi dalam meningkatkan efektivitas kerja akan dapat tercapai.
f. Kendala-kendala Pembagian Kerja
Pembagian kerja sangat erat kaitannya dengan tugas, tanggung jawab dan
wewenang, oleh karena itu setiap pejabat
