commit to user
i
PERANAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
DALAM MENDUKUNG PELAKSANAAN KERJA KARYAWAN
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT POS INDONESIA
(PERSERO) SURAKARTA TAHUN 2011
Oleh :
ANIN ADINDA
NIM K7407043
SKRIPSI
Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar Sarjana
Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus
Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
iv ABSTRAK
Anin Adinda. PERANAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM MENDUKUNG PELAKSANAAN KERJA KARYAWAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT POS INDONESIA (PERSERO) SURAKARTA TAHUN 2011. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Juni 2011.
Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta, (2) Mengetahui dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta.
Bentuk penelitian yang digunakan adalah kualitatif, sedangkan metode yang digunakan adalah metode desktiptif dengan strategi tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan terdiri dari informan, tempat atau peristiwa, dan dokumen. Teknik sampling yang digunakan adalah teknik sampel bertujuan (purposive sampling) dan teknik bola salju (snowball sampling). Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi langsung, dan dokumentasi. Untuk mengukur validitas data digunakan triangulasi data dan metode. Teknik analisis data menggunakan model analisis interaktif.
commit to user
v ABSTRACT
Anin Adinda. THE ROLE OF HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM IN SUPPORTING THE WORK IMPLEMENTATION OF THE HUMAN RESOURCE DIVISION EMPLOYEES IN PT. POS INDONESIA (PERSERO) SURAKARTA 2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training and Education Faculty of Sebelas Maret University. June. 2011.
This research aims: (1) to find out the role of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta, and (2) to find out the effect of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta.
This study belongs to a qualitative research, while the method used was a descriptive one with a single embedded strategy. The data sources employed consisted of informant, place or event, and document. The sampling techniques used were the purposive sampling and snowball sampling. Techniques of collecting data used were interview, direct observation, and documentation. The data validation was done using data and method triangulations. Technique of analyzing data employed was an interactive model of analysis.
commit to user
vi MOTTO
Sesungguhnya orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal saleh, mereka itu adalah sebaik-baik makhluk.
(Q.S Al Bayinah : 7)
Teruslah belajar dan janganlah pernah menyerah, walau kegagalan bisa sewaktu-waktu menghampiri. Gagal bukan berarti mati, tapi gagal berarti ada banyak hal yang harus diperbaiki. Lupakan kata tidak mampu dan tidak mungkin, namun persiapkan fisik dan mental Anda untuk mencapai kehidupan yang lebih baik.
(Penulis)
Jangan gunakan waktu dan kata-kata dengan sembrono. Karena keduanya tidak mungkin kita ulang kembali jika telah lewat. Hidup bukanlah pacuan melainkan suatu perjalanan dimana setiap tahap sepanjang jalannya harus dinikmati.
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Seiring rasa syukur ke hadirat Alloh SWT Kupersembahkan karya ini teruntuk :
1. Bapak dan Ibu tercinta sebagai rasa hormat dan baktiku
2. Kakak dan Adik tersayang
3. Sahabat, teman dan semua yang telah memberi semangat dalam hidupku 4. Rekan-rekan PAP „07
commit to user
viii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur peneliti panjatkan kehadirat Alloh SWT, karena atas rahmat serta hidayah-Nya peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.
Selama penulisan skripsi ini mulai dari awal sampai akhir, banyak sekali pihak yang membantu hingga skripsi ini terselesaikan. Untuk itu atas segala bentuk bantuannya, disampaikan terima kasih kepada pihak yang terhormat : 1. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
yang telah memberikan ijin mengadakan penelitian.
2. Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.
3. Drs. Sutaryadi, M. Pd. selaku ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi FKIP UNS yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.
4. Ibu Dra. Patni Ninghardjanti, M. Pd. selaku Pembimbing I yang sabar memberikan bimbingan dan pengarahan demi terselesaikannya skripsi ini. 5. Ibu Tutik Susilowati, S. Sos, M. Si. selaku Pembimbing II yang telah banyak
meluangkan waktu dan dengan sabar membimbing peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.
6. Bapak dan Ibu Dosen Pendidikan Ekonomi BKK PAP FKIP UNS yang telah membantu peneliti dalam pembekalan materi untuk penyusunan skripsi ini. 7. Bapak Sakiman SE, selaku Pimpinan SDM di PT Pos Indonesia (Persero)
Surakarta yang telah memberikan bantuan dan bimbingannya.
8. Seluruh karyawan bagian SDM PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta yang telah membantu dalam penelitian.
9. Bapak Dodi dan bapak Yani selaku karyawan bagian IT yang telah membantu banyak dalam penelitian.
10. Bapak dan Ibu tercinta yang selalu memberikan iringan doa, kasih sayang, dan motivasinya sehingga skripsi ini cepat selesai.
commit to user
ix
12. Wahyu Tri Widodo, terima kasih atas kesabaran, perhatian dan kesetiaanmu menghadapi sikapku. Semoga kita diberikan yang terbaik kedepannya.
13. Keluarga besar “Kuntho Society” ... Mbak Mei, Mbak Ventri, Nophie, Elisha, Annisa, Dyan, Tatak, n Asmi makasih banget atas semangat, kebersamaan, dan kekeluargaannya selama ini.
14. Temanku Divi, Wiwid, Naya, Novi Cilik, Mpit, Rinta, Umi...terima kasih atas bantuan kalian selama ini.
15. Teman-teman A1 Eko „07, PAP ’07 dan PPL Sakra „07, terima kasih atas semuanya, banyak hal yang telah kita lalui bersama dan semuanya akan menjadi kenangan yang indah.
16. Semua pihak yang telah membantu peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.
Semoga amal kebaikan semua pihak tersebut mendapat imbalan dari Alloh SWT.
Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan maka saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan. Peneliti harapkan skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan para pembaca umumnya, serta bagi perkembangan ilmu pengetahuan.
Surakarta, Juni 2011
commit to user
x DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN ABSTRAK ... iv
MOTTO ... vi
PERSEMBAHAN ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka 1. Peranan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ... 7
2. Pelaksanaan Kerja ... 29
B. Hasil Penelitian yang Relevan ... 37
C. Kerangka Pemikiran ... 38
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 41
B. Bentuk dan Strategi Penelitian ... 41
C. Sumber Data ... 43
D. Teknik Sampling ... 46
E. Teknik Pengumpulan Data ... 49
F. Validitas Data ... 52
commit to user
xi
H. Prosedur Penelitian ... 56
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi Penelitian ... 59
B. Deskripsi Hasil Penelitian ... 73
C. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori ... 100
BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI, dan SARAN A. Simpulan ... 107
B. Implikasi ... 109
C. Saran ... 110
DAFTAR PUSTAKA ... 112
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar II.1 Model Dasar Sistem Informasi Sederhana ... 19
Gambar II.2. Model Dasar Sistem Informasi dengan Penyimpanan Data ... 20
Gambar II.3 Skema Kerangka Berfikir ... 39
Gambar III.4 Komponen Analisis Data Model Interaktif ... 56
commit to user
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Jadwal Penelitian ... 114
Lampiran 2. Struktur organisasi PT Pos Indonesia Surakarta ... 115
Lampiran 3. Pedoman wawancara ... 116
Lampiran 4. Field note ... 118
Lampiran 5. Foto penelitian ... 123
Lampiran 6. Surat Permohonan Ijin Penyusunan Skripsi ... 135
Lampiran 7. Surat Ijin Penyusunan Skripsi ... 136
Lampiran 8. Surat Permohonan Ijin Research/Try Out ... 139
commit to user ABSTRAK
Anin Adinda. PERANAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM MENDUKUNG PELAKSANAAN KERJA KARYAWAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT POS INDONESIA (PERSERO) SURAKARTA TAHUN 2011. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Juni 2011.
Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta, (2) Mengetahui dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta.
Bentuk penelitian yang digunakan adalah kualitatif, sedangkan metode yang digunakan adalah metode desktiptif dengan strategi tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan terdiri dari informan, tempat atau peristiwa, dan dokumen. Teknik sampling yang digunakan adalah teknik sampel bertujuan (purposive sampling) dan teknik bola salju (snowball sampling). Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi langsung, dan dokumentasi. Untuk mengukur validitas data digunakan triangulasi data dan metode. Teknik analisis data menggunakan model analisis interaktif.
commit to user ABSTRACT
Anin Adinda. THE ROLE OF HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM IN SUPPORTING THE WORK IMPLEMENTATION OF THE HUMAN RESOURCE DIVISION EMPLOYEES IN PT. POS INDONESIA (PERSERO) SURAKARTA 2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training and Education Faculty of Sebelas Maret University. June. 2011.
This research aims: (1) to find out the role of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta, and (2) to find out the effect of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta.
This study belongs to a qualitative research, while the method used was a descriptive one with a single embedded strategy. The data sources employed consisted of informant, place or event, and document. The sampling techniques used were the purposive sampling and snowball sampling. Techniques of collecting data used were interview, direct observation, and documentation. The data validation was done using data and method triangulations. Technique of analyzing data employed was an interactive model of analysis.
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur, operasi, dan manajemen organisasi. Pengambilan uang melalui ATM (Anjungan Tunai Mandiri), transakasi melalui internet yang dikenal dengan e-commerce atau perdagangan elektronik, transfer uang melalui fasilitas e-banking yang dapat dilakukan dari rumah, merupakan sejumlah contoh hasil penerapan teknologi informasi. Berkat teknologi ini, berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia. Kemajuan teknologi informasi membentuk peradaban baru yang menjelma menjadi kebutuhan yang tidak bisa dipisahkan dari aktifitas manusia, teknologi informasi menjadikan penyampaian informasi dalam hitungan detik telah disampaikan dan diterima oleh penguna informasi yang dikemas menjadi berbagai macam bentuk baik cetak, audio maupun visual. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, para pengguna informasi pun juga semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan.
commit to user
Secara garis besar, teknologi informasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian : perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Perangkat keras menyangkut pada peralatan-peralatan yang bersifat fisik, seperti memori, printer, dan keybord. Adapun perangkat lunak terkait dengan instruksi-instruksi untuk mengatur perangkat keras agar bekerja sesuai dengan tujuan instruksi-instruksi tersebut. Mikrokomputer, komputer mainframe, pembaca barcode, perangkat lunak pemroses transaksi, perangkat lunak lembar kerja (spreadsheet), dan peralatan komunikasi dan jaringan merupakan contoh teknologi informasi.
Sebenarnya istilah teknologi informasi (TI) atau information technology yang populer saat ini adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan istilah dalam dunia sistem informasi (SI) atau information system. Istilah teknologi informasi lebih merujuk pada teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sebuah sistem informasi itu sendiri. Teknologi informasi khususnya komputer mulai dipergunakan untuk menyimpan dan mengolah data informasi.
Berkembangnya sistem informasi sangat mendukung segala aktivitas manusia dalam berbagai bidang, satu diantaranya dalam bidang perkantoran. Suatu perkantoran dimanapun selalu bersangkutan dengan aktivitas pengolahan informasi, baik dari segi data yang masuk kemudian dilanjutkan pada pemrosesan data hingga menjadi informasi yang berguna bagi setiap pemakainya. Dengan adanya sistem informasi proses pengolahan informasi tersebut menjadi lebih mudah, singkat, dan akurat. Sehingga dapat dikatakan kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor, yaitu pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat.
commit to user
menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resource Information System (HRIS). Dalam suatu perusahaan yang berkapasitas besar, HRIS mutlak dibutuhkan terlebih pada perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang besar dan luas.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) adalah software aplikasi yang membantu manajemen pengelolaan data sumber daya manusia secara profesional. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia memiliki konsep dasar bahwa semua data sumber daya manusia harus berbasis personal, hal ini berarti setiap data atribut tambahan seperti istri, anak, orang tua, pendidikan, pelatihan, penghargaan akan dikorelasikan terhadap seorang karyawan.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena karyawan merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Manfaat pencatatan data karyawan berbasis personal adalah sebagai sarana untuk menyimpan data karyawan secara sistematis, sehingga memudahkan penemuan kembali jika diperlukan. Dengan adanya Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, perusahaan lebih mudah dalam mendokumentasikan dan mengelola hal-hal yang berhubungan dengan karyawan, sistem ini akan mengurangi beban kerja Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) dalam melakukan proses administasi.
commit to user
karyawan dan keluarganya. Berkat kemajuan sistem informasi yang didukung oleh data yang akurat dan lebih cepat tentu sangat mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM.
Namun demikian, berdasarkan pengamatan peneliti dalam penerapan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia, masih ada beberapa kendala yaitu pertama, sebagian besar para karyawan di Kantor Pos Surakarta tidak melaporkan data pribadi secara lengkap. Padahal aplikasi sistem informasi sumber daya manusia tidak bisa memproses jika input data yang dimasukkan kurang lengkap. Kedua, adanya antivirus yang jarang diupdate menyebabkan banyak virus masuk dalam komputer, dan terakhir kurangnya tenaga ahli di bidang komputer.
Sehubungan dengan latar belakang di atas, maka peneliti tertarik untuk meneliti lebih dalam tentang “Peranan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan Bagian Sumber
Daya Manusia Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta Tahun 2011”.
B. Rumusan Masalah
Masalah merupakan hambatan atau rintangan yang muncul pada suatu bidang dan perlu dipecahkan. Suatu masalah yang muncul tidak dapat diabaikan begitu saja, akan tetapi perlu diperhatikan dan dipertimbangkan lebih mendalam dalam pemecahannya.
Peneliti diharapkan dalam memandang suatu masalah bukan sebagai suatu kesulitan yang manghambat, tetapi merupakan sesuatu yang harus dicarikan cara pemecahan masalah tersebut. Dari latar belakang masalah di atas, peneliti memberikan perumusan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tahun 2011 ?
commit to user
C. Tujuan Penelitian
Menurut Suharsini Arikunto (1998:49) bahwa “Tujuan penelitian adalah suatu rumusan kalimat yang menunjukkan adanya sesuatu hal yang diperoleh setelah penelitian selesai”. Dalam setiap kegiatan penelitian, seseorang sudah pasti mempunyai maksud dan tujuan yang ingin dicapai, yang telah ditetapkan terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan penelitiannya. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tahun 2011.
2. Untuk mengetahui dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tahun 2011.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan harapan dapat menghasilkan informasi yang rinci, akurat, dan aktual yang dapat memberikan manfaat dalam menjawab permasalahan yang sedang diteliti. Selain diharapkan mempunyai manfaat teoritis untuk mengembangkan ilmu lebih lanjut ataupun dalam bentuk kegunaan praktis yang menyangkut pemecahan-pemecahan masalah yang aktual. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Manfaat Teoritis
a. Untuk menambah dan memperluas ilmu pengetahuan terutama di bidang sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan.
commit to user 2. Manfaat Praktis
a. Sebagai bahan masukan bagi pimpinan dalam mengambil keputusan. b. Sebagai bahan masukan dalam menentukan kebijakan tentang sistem
informasi sumber daya manusia dalam rangka mendukung pelaksanaan kerja karyawan.
commit to user BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka
1. Tinjauan tentang Peranan Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia
a. Pengertian Peranan
Setiap manusia yang menjadi bagian dari suatu masyarakat senantiasa mempunyai status atau kedudukan yang dinamakan peran atau peranan. Status merupakan posisi di dalam suatu sistem sosial. Sedangkan peranan adalah peri kelakuan yang terkait pada status tersebut. Peranan (role) merupakan aspek yang dinamis dari kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, maka ia menjalankan suatu peranan.
Menurut Soerjono Soekanto (1995:21), peranan mencakup tiga hal yaitu : 1) Peranan meliputi norma-norma yang dihubungkan dengan posisi atau tempat seseorang dalam masyarakat. Peranan dalam arti ini merupakan rangkaian peraturan-peraturan yang membimbing seseorang dalam kehidupan kemasyarakatan.
2) Peranan adalah suatu konsep perihal apa yang dapat dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai organisasi.
3) Peranan juga dapat dikatakan sebagai perikelakuan individu yang penting bagi struktur sosial masyarakat.
Paul B. Horton dan Chester L. Hunt (1999:118) menyebutkan sebagai berikut :
Peranan adalah perilaku yang diharapkan dari seseorang yang mempunyai status. Setiap orang mungkin mempunyai sejumlah status dan diharapkan mengisi peran yang sesuai dengan status tersebut. Dalam artian tertentu, status dan peran adalah dua aspek dari gejala yang sama. Status adalah seperangkat hak dan kewajiban, peran adalah pemeranan dari perangkat kewajiban dan hak-hak tersebut.
commit to user
yang mempunyai status dalam melaksanakan kewajiban dan haknya di dalam suatu masyarakat.
b. Pengertian Sistem
1) Definisi Sistem
Lucas dalam Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus M (2001:8) mengatakan secara sederhana bahwa: “Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain”.
Gordon B. Davis (1999:68) menyebutkan pengertian sistem sebagai berikut bahwa:
Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti, sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran-sasaran.
Menurut Jogiyanto (2003:34) sistem dapat diartikan sebagai berikut: ”Kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Azhar Susanto (2004:18) bahwa: “Sistem adalah kumpulan / group dari sub sistem / bagian / komponen ataupun phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.
Dari beberapa pendapat di atas, maka peneliti dapat menarik kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan dari beberapa unsur, komponen, variabel, objek, subsistem, elemen yang saling berkaitan satu sama lain yang menuju pada suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
2) Elemen Sistem
Andri Kristanto (2003:3) menyebutkan bahwa elemen-elemen sistem terdiri dari :
commit to user d) Input
e) Proses f) Output g) Umpan balik
Penjelasan untuk masing-masing elemen sistem adalah sebagai berikut :
a) Tujuan sistem
Dapat berupa tujuan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi. b) Batasan sistem
Sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam suatu organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi, fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan yang lain.
c) Kontrol sistem
Kontrol sistem merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap pemasukan data (input), kontrol terhadap keluaran data (output), kontrol terhadap pengolahan data, kontrol terhadap umpan balik dan sebagainya. d) Input
Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, di mana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya.
e) Proses
Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna.
f) Output
commit to user g) Umpan balik
Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang telah dikeluarkan, di mana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat berupa perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya.
3) Klasifikasi Sistem
Menurut Abdul Kadir (2003:64) mengklasifikasikan sistem menjadi beberapa bagian yaitu :
a) Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
b) Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik c) Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
d) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Penjelasan tentang masing-masing klasifikasi sistem adalah sebagai berikut :
a) Sistem Abstrak adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep. Misalnya sistem teologi yang bersisi gagasan tentang hubungan manusia dan Tuhan. Sistem Fisik adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat. Misalnya sistem komputer.
b) Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem Deterministik adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. Misalnya sistem komputer. Sistem Probabilistik adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya sistem arisan.
c) Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
commit to user d) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi karena alam. Misalnya sistem tata surya. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia. Misalnya sistem komputer.
e) Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Sistem sederhana misalnya sistem sepeda. Sistem yang kompleks misalnya otak manusia.
c. Pengertian Informasi
1) Definisi Informasi
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya. Sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Apabila kurang mendapatkan informasi, dalam kurun waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam persaingan bisnis. Di samping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah sistem informasi terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti sistem terlalu banyak data.
Memahami konsep dasar informasi sangat penting dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
commit to user
Pengertian data menurut Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus M, (2001:11) ialah :
Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal atau kode tertentu dan semacamnya. Apabila ia telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi menjadi informasi.
Sedangkan menurut Abdul Kadir (2003:29) menyebutkan pengertian data sebagai berikut :
Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan makna, data tidak. Pengertian makna disini merupakan hal yang sangat penting, karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.
Dari berbagai pandangan di atas terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara data dan informasi. Data menunjuk pada fakta-fakta yang harus diolah sedemikian rupa sehingga tidak mempunyai nilai apa-apa untuk mengambil keputusan. Data biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan.
Sedangkan pengertian informasi menurut Gordon B. Davis (1997:28) bahwa “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah teknik yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. Menurut Jogiyanto (2001:5) yang dimaksud informasi adalah “Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan penting bagi yang menerimanya”. Informasi dikelompokan menjadi 3 bagian :
a) Informasi strategis, digunakan untuk mengambil untuk mengambil keputusan jangka panjang yang mencakup informasi eksternal yaitu rencana perluasan perusahaan, tindakan pesaing, dsb.
commit to user
c) Informasi teknis, dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari seperti informasi persediaan, laporan harian, dsb.
Menurut Setiarso dalam Purwono dan Sri Suharmini (2006:6.19) mendefinisikan bahwa Informasi adalah hasil dari data yang berupa masukan (input) dari berbagai sumber, kemudian pengolahan (processing) yang berupa sistem yang berfungsi sebagai pengolah data yang kemudian menghasilkan informasi yang berupa keluaran-keluaran (output) yang siap disajikan bagi pemakai. Purwono dan Sri Suharmini (2006:62) menyebutkan :
Informasi merupakan proses dari suatu cipta, karsa, dan karya manusia yang dituangkan dalam bentuk tercetak maupun noncetak yang hasilnya digunakan oleh manusia sebagai bahan rujukan atau sumber informasi dari berbagai kebutuhan, baik hanya sekedar berupa tulisan sederhana sampai ilmiah.
Mursito BM (2006:130) menyebutkan bahwa “Informasi adalah sesuatu yang didapatkan dari membaca atau mendengar, atau dengan melihat langsung dunia sekitar”. Sedangkan Aji Supriyatna (2005:6) mendefinisikan “Informasi merupakan data yang telah terolah dan sifatnya menjadi data lain yang bermanfaat”.
Dari rumusan di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa informasi merupakan suatu berita, data, fakta, maupun peristiwa yang sebelum disajikan untuk digunakan pemakai diolah atau diproses terlebih dahulu, yang pada akhirnya setelah menjadi kemasan dapat diperoleh, diakses atau ditemukan kembali oleh pemakai yang membutuhkannya.
2) Kualitas Informasi
Dadan Umar (2001:11) dalam bukunya yang berjudul “Komputerisasi dalam Pengambilan Keputusan” menyebutkan bahwa kualitas informasi terdiri dari :
a) aksesibilitas b) kelengkapan c) ketelitian
commit to user g) fleksibilitas
Penjelasan masing-masing kualitas informasi tersebut adalah sebagai berikut :
a) Aksesibilitas
Berkaitan dengan kemudahan mendapatkan informasi. Informasi ini akan berarti bagi si pemakai, kalau informasi tersebut mudah didapat, karena akan berkaitan dengan aktualisasi dari nilai informasinya.
b) Kelengkapan
Berkaitan dengan kelengkapan isi informasi. Dalam hal ini, isi tidak hanya menyangkut volume tapi juga kesesuaian dengan harapan si pemakai.
c) Ketelitian
Berkaitan dengan tingkat kesalahan yang mengkin terjadi dalam pelaksanaan pengolahan data menjadi informasi.
d) Ketepatan
Berkaitan dengan kesesuaian antara informasi yang dihasilkan dengan kebutuhan si pemakai.
e) Ketepatan waktu
Informasi yang berkaitan dengan perencanaan harian, akan sangat tidak berguna kalau disampaikan setiap duari sekali. Sebaliknya informasi mengenai kemajuan perusahaan yang sifatnya jangka panjang tidak ada gunanya untuk disampaikan setiap hari. Karena hal ini akan menamnbah biaya dan isi informasinya pun tidak jauh berbeda.
f) Kejelasan
commit to user g) Fleksibilitas
Berkaitan dengan tingkat adaptasi dari informasi yang dihasilkan terhadap kebutuhan berbagai keputusan yang akan diambil dan terhadap sekelompok pengmabil keputusan yang berbeda.
Mc Leod (2001: 145) berpendapat bahwa Informasi dikatakan berkualitas jika data tersebut bersifat relevan, akurat, tepat pada waktunya dan lengkap.
a) Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Apabila kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi, maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
b) Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama data tersebut dianggap akurat.
c) Tepat waktu artinya informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi.
d) Lengkap artinya bahwa informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.
Dari beberapa pendapat di atas peneliti menarik kesimpulan bahwa informasi dapat berguna bagi pemakainya tergantung kepada kualitas informasi tersebut. Baik buruk kualitas informasi dipengaruhi oleh tiga penentu yaitu :
a) isi informasi b) waktu penyajian c) bentuk informasi
Penjelasan masing-masing penentu kualitas informasi tersebut dapat dirinci lebih lanjut sebagai berikut :
commit to user
(1) akurasi atau ketepatan (accuracy) yaitu ketepatan informasi dengan objek yang diwakilinya. Lengkap bukan berarti semakin banyak semakin baik.
(2) relevansi (relevance) yaitu kesesuaian antara informasi dengan masalah yang akan dipecahkan berdasarkan informasi tersebut. (3) kelengkapan (completeness) yaitu cukup tidaknya informasi jika
digunakan sebagai bahan untuk membuat keputusan.
(4) ringkas (conciseness) yaitu jumlah informasi yang harus ditampilkan tanpa berlebihan.
(5) lingkup atau cakupan (scope) informasi yang disampaikan harus dapat meliputi semua objek yang harus disampaikan.
(6) kinerja informasi (performance) adalah seberapa sering informasi dapat berguna bagi pembuat keputusan.
b) Waktu penyajian, informasi yang terlambat disajikan menjadi tidak ada gunanya lagi. Kualitas informasi yang berhubungan dengan waktu adalah sebagai berikut :
(1) ketepatan waktu (timeliness) adalah saat informasi disampaikan kepada pembuat keputusan.
(2) keterkinian (currency) yaitu informasi harus benar-benar mencerminkan keadaan paling baru.
(3) frekuensi (frequency) disampaikannya informasi kepada manajemen, harus sesuai dengan frekuensi pembuatan keputusan oleh manajemen (4) cakupan waktu (time period) harus sesuai dengan informasi yang
diperlukan.
c) Bentuk informasi, pemilihan bentuk informasi akan sangat mempengaruhi keberhasilan pembaca informasi. Bentuk informasi yang baik meliputi :
commit to user
(2) rincian (detail) laporan harus dapat ditampilkan atau dapat disediakan bila diperlukan oleh pembacanya. Biasanya manajemen hanya memerlukan informasi secara garis besar saja.
(3) urutan (order) urutan informasi, sangat menentukan kemudahan pembaca laporan. Urutan bisa ditentukan dari urutan nama (abjad) atau urut angka maupun tanggal.
(4) cara penyajian (presenta tion) bisa dilakukan dengan grafik, warna, kata-kata, perbandingan dan sebagainya.
(5) sarana (media) pelaporan. Informasi dapat dilaporkan melalui berbagai media misalnya email, laporan tercetak atau buku dan sebagainya. Informasi sederhana dapat disampaikan melalui media yang sederhana. Informasi yang rumit harus disampaikan melalui media cetak agar bisa dibaca berulangkali dengan mudah.
d. Pengertian Sistem Informasi
1) Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System atau CBIS). Dalam prakteknya, istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa embel-embel berbasis komputer walaupun dalam kenyataannya komputer merupakan bagian yang penting.
commit to user
Sedangkan pengertian sistem informasi menurut Jogiyanto (2003:8) adalah sebagai berikut:
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal sebagai suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
Dari beberapa pendapat di atas peneliti dapat menyimpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana yang dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Jadi jelas bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen yakni manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja, serta ada sesuatu yang diproses yakni data menjadi informasi dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Ide dasar menyertakan komputer menjadi salah satu komponen sistem informasi bukan untuk mengotomatiskan semua proses, melainkan untuk meningkatkan kinerja dari sistem itu sendiri. Suatu sistem baru dapat disebut sistem informasi bila menggunakan komputer. Suatu sistem informasi yang tidak menggunakan komputer belum dapat disebut sistem informasi dalam pengertian masa kini.
Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.
commit to user
sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat, dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan informasi.
Setiap sistem informasi memiliki suatu tujuan, tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan utama yang umum ada tiga macam (Hall, 2001) yaitu : untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen, untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan.
2) Sistem Informasi Sebagai Sebuah Sistem
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem berupa : masukan, pengolahan, dan keluaran adalah cocok bagi kasus sistem pengolahan informasi yang paling sederhana di mana semua masukan tiba pada saat bersamaan.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar II.1 Model Dasar Sistem Informasi Sederhana
Model dasar sistem informasi pada gambar II.1 jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. Karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi. Dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Setelah ditambahkan
Model Dasar Sistem Informasi
Data
Pengolahan
[image:34.595.128.512.243.589.2]commit to user
penyimpanan data, fungsi pengolah informasi bukan lagi hanya mengubah data menjadi informasi tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan kelak. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan sistem pengolahan informasi, tetapi juga untuk penerapan pengolahan informasi secara sendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan, penyimpanan, pengolahan, dan keluaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar II.2 Model Dasar Sistem Informasi dengan PenyimpananData
3) Komponen-komponen Sistem Informasi Seperti :
Menurut Abdul Kadir (2003:70) menyebutkan bahwa komponen-komponen sistem informasi sebagai berikut :
a) Perangkat keras (hardwa re), mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer.
b) Perangkat lunak (software), sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
c) Prosedur, sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
d) Orang, semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
e) Basis data (database), sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
f) Jaringan komputer dan komunikasi data, sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
Model Dasar Ditambah Penyimpanan Data
Keluaran Pengolahan
Penyimpanan Data
commit to user
Sedangkan Andri Kristanto (2003:12) menyebutkan bahwa komponen sistem informasi terdiri dari :
a) Input b) Proses c) Output d) Teknologi e) Basis data f) Kendali
Dari pendapat para ahli di atas, peneliti memberikan kesimpulan bahwa komponen sistem informasi terdiri dari :
a) Input, merupakan semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulir, dan file-file.
b) Proses, merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. c) Output, merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah
diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima.
d) Teknologi, merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada tiga bagian dalam teknologi ini yaitu perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia.
e) Basis data, merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak.
f) Kendali, merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan.
commit to user
jaringan komputer, dan kendali. Dimana semua komponen tersebut fungsinya sangat vital untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi.
4) Kualitas Sistem Informasi
a) Akurat (a ccurate). Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b) Tepat waktu (timelines). Informasi yang disampaikan pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputuasan.
c) Relevan (relevance). Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dengan lainnya berbeda.
e. Peranan Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, dan sumber daya data yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut O’Brien berdasarkan kegunaannya sistem informasi dapat dibedakan menjadi sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem penunjang manajemen perusahaan. Adapun penjelasannya, peneliti memberikan uraiannya sebagai berikut :
1) Sebagai sistem pendukung operasi
commit to user
utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas, dan moral SDM, pemberian layanan prima pada konsumen dan kepuasan produsen; c) bagian utama dari sumber daya perusahaan dan biayanya dalam menjalankan bisnis sehingga memerlukan pengelolaan yang prima.
2) Sebagai sistem penunjang manajemen
Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system), maka sistem informasi dapat membantu para manajer membuat keputusan strategis lebih baik dibandingkan sebelumnya. Contohnya : a) sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih baik; b) bagian yang penting dalam upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif perusahaan dalam bersaing secara global; c) kesempatan pengembangan karier yang dinamis.
Dari rumusan di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa dengan menggunakan sistem informasi, perusahaan dapat mencapai efektivitas maupun efesiensi proses bisnis dan dalam pengambilan keputusan manajerial yang pada akhirnya dapat meniciptakan perusahaan adaptif dan berdaya saing tinggi di tengah lingkungan bisnis yang dinamis. Tetapi, agar diperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen maka penting bagi pihak pengembang dan pengelola sistem informasi untuk mengetahui aktivitas pada tiap level manajemen dan tipe keputusan terjadi disetiap level tersebut. Oleh sebab itu, diperlukan keterlibatan dari end user, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat, serta harapan yang realistik didalam membangun sebuah sistem informasi.
f. Pengertian Sumber Daya Manusia
1) Pengertian Sumber Daya Manusia
commit to user
a) Sumber Daya Manusia adalah manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pegawai, atau karyawan). b) Sumber Daya Manusia adalah potensi manusiawi sebagai penggerak
organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.
c) Sumber Daya Manusia adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) di dalam organisasi bisnis yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.
Sumber daya manusia non manusia terdiri atas sumber daya alamiah, modal, mesin, teknologi, material. Kedua kategori sumber daya tersebut sama-sama pentingnya, akan tetapi SDM merupakan faktor dominan karena satu-satunya sumber daya yang memiliki akal, perasaan, keinginan, pengetahuan, keterampilan dan sebagainya. Pada prinsipnya SDM adalah satu-satunya sumber daya yang sangat menentukan organisasi. Sumber daya manusia memiliki posisi sangat strategis dalam organisasi, artinya unsur manusia memegang peranan penting dalam melakukan aktivitas untuk pencapaian tujuan tertentu.
Untuk mencapai kondisi yang lebih baik maka perlu adanya Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) secara memadai sehingga terciptalah SDM yang berkualitas, loyal dan berprestasi. MSDM adalah usaha untuk mengerahkan dan mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi agar mampu berpikir dan bertindak sebagaimana yang diinginkan oleh organisasi
2) Fungsi Bagian Sumber Daya Manusia
Fungsi Bagian Sumber Daya Manusia memiliki empat kegiatan utama : a) Perekrutan dan penerimaan, SDM membantu karyawan baru ke dalam
commit to user
b) Pendidikan dan pelatihan, Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja karyawan.
c) Manajemen data, SDM menyimpan database yang berhubungan dengan karyawan dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai
d) Penghentian dan administrasi tunjangan, selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan seperti RS, asuransi dll.
Sedangkan fungsi operasional dalam Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan basic (dasar) pelaksanaan proses MSDM yang efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Fungsi operasional tersebut terbagi 5 (lima), secara singkat sebagai berikut:
a) Fungsi Pengadaan
Adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai kebutuhan perusahaan. (the right man in the right place).
b) Fungsi Pengembangan
Adalah proses peningkatan ketrampilan teknis,teoritis,konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan latihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.
c) Fungsi Kompensasi
Adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak lansung berbentuk uang atau barang kepada karyawan sebagai imbal jasa (output) yang diberikannya kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak sesuai prestasi dan tanggung jawab karyawan tersebut.
d) Fungsi Pengintegrasian
commit to user
menguntungkan. Dimana pengintegrasian adalah hal yang penting dan sulit dalam MSDM, karena mempersatukan dua aspirasi/kepentingan yang bertolak belakang antara karyawan dan perusahaan.
e) Fungsi Pemeliharaan
Adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan agar tercipta hubungan jangka panjang. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program K3 ( Keselamatan dan Kesehatan Kerja )
g. Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
1) Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya fisik yang mengalir melalui perusahaan dan departemen sumber daya manusia berperan penting dalam arus tersebut. Departemen sumber daya manusia merupakan suatu area fungsional perusahaan yang melaksanakan fungsi staf. Jadi dapat dikatakan semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya manusia yang menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan. Dan sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil tersebut adalah sistem informasi sumber daya manusia (Human Resource Information System) atau HRIS.
Menurut Handoko (1996:237) bahwa “Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi”. Menurut Raymond (1995:278) mengatakan bahwa “Sistem informasi sumber daya manusia adalah suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.
commit to user
yang dapat membantu kelancaran perusahaan dalam mencapai tujuannya, karena program aplikasi ini dapat memproses data secara akurat dan cepat pula. Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. SISDM sebagai unit organisasi yang terdiri dari personel yang mengolah data sumber daya manusia dengan menggunakan teknologi komputer. SISDM mengikuti format dasar yang sama seperti sistem informasi fungsional lain.
Sistem informasi sumber daya manusia merupakan serangkaian proses yang mencakup pada pengumpulan bahan, peringkasan dan penganalisaan data berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan SDM. Aktivitas-aktivitas recruitment, seleksi pelatihan, dan pengembangan, manajer karier, kompensasi dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan.
2) Komponen Dasar Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia terbentuk dari berbagai komponen. Setiap komponen harus berfungsi secara benar agar sistem ini berfaedah bagi organisasi. Menurut Henry Simamora (2006:68) bahwa Terdapat tiga komponen fungsional utama dalam setiap sistem informasi sumber daya manusia, komponen-komponen tersebut adalah :
a) Fungsi masukan
b) Fungsi pemeliharaan data c) Fungsi keluaran
Adapun penjelasan untuk masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut :
a) Fungsi Masukan
commit to user
berhubungan dengan personalia lainnya mesti dimasukkan ke dalam sistem supaya dapat digunakan. Informasi tersebut biasanya dimasukkan dari dokumen ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar. Kemampuan sistem informasi sumber daya manusia terkoneksi dengan komputer lain menjadikannya lebih unggul daripada sistem manual. Karena banyak informasi yang secara otomatis dimasukkan ke dalam sistem, kesalahan kecil kemungkinannya terjadi b) Fungsi Pemeliharaan Data
Setelah dimasukkan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Ketika data baru dimasukkan ke dalam sistem, sangatlah penting untuk menyimpan data lama dalam bentuk informasi historis. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c) Fungsi Keluaran
Fungsi yang paling nyata dari sebuah sistem informasi sumber daya manusia adalah keluaran yang dihasilkannya. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai komputer, sistem informasi sumber daya manusia harus mengolah keluaran itu, melakukan komputasi yang diperlukan dan kemudian memformat penyajiannya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.
3) Masalah Keamanan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Keamanan merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian sistem informasi, yang dimaksudkan untuk mencegah ancaman terhadap sistem serta untuk mendeteksi dan membetulkan akibat segala kerusakan sistem.
commit to user
Dalam upaya menjaga keamanan dan privasi catatan sistem informasi sumber daya manusia, cara yang dilakukan perusahaan dapat berupa :
1. Membatasi akses ke sistem informasi sumber daya manusia dengan mengendalikan akses ke komputer dan arsip data. Ruang penyimpanan komputer dan basis data sensitif lainnya harus dikunci. Ada baiknya files yang berisi informasi penting diamankan dengan mengharuskan pemasukan kata sandi (password).
2. Memberikan akses ke bagian-bagian yang berbeda dari basis data dengan menggunakan kata sandi dan kode khusus. Sebagai contoh, manajer mungkin menerima otorisasi dan kode khusus untuk membuka basis data, namun tidak diberikan izin untk mengakses informasi medis yang sensitif yang ada dalam basis data tunjangan pelengkap.
3. Memberikan ijin untuk mengakses informasi karyawan hanya berdasarkan kepentingan tertentu saja.
4. Menyusun kebijakan dan pedoman yang mengatur utilisasi informasi karyawan dan memberitahukan kepada karyawan bagaimana kebijakan berlaku.
5. Memungkinkan para karyawan memeriksa catatan pribadi mereka dari waktu ke waktu sehingga mereka dapat memverifikasi akurasinya dan membuat koreksi sekiranya diperlukan.
2. Tinjauan tentang Pelaksanaan Kerja
a. Pengertian Pekerjaan
Pekerjaan adalah sekumpulan / sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang, dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Istilah pekerjaan sangat erat hubungannya dengan tugas/kewajiban, tanggung jawab dan pertanggungjawaban.
1) Tugas / kewajiban
commit to user 2) Tanggung jawab
Tanggung jawab adalah kewajiban tenaga kerja untuk melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan kemampuan, keterampilan, dan keahliannya. Tanggung jawab merupakan pekerjaan, fungsi, atau aktivitas yang diserahkan kepada tenaga kerja untuk diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
3) Pertanggungjawaban / tanggung gugat
Pertanggungjawaban merupakan pelaporan hasil akhir terhadap tanggung jawab yang diberikan kepadanya, baik secara tertulis maupun lisan kepada atasan yang telah memberikan/mendelegasikan wewenang sebelumnya.
b. Pengertian Efektivitas Kerja
Suatu organisasi selalu berupaya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam usaha mencapai tujuan itu, efektivitas kerja karyawan sangat diperlukan karena keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung dari efektivitas kerja karyawan yang bekerja di dalamnya.
Setiap usaha kerjasama selalu diarahkan untuk mencapai tujuan, sehingga dalam melaksanakan kegiatan diusahakan untuk mewujudkannya. Sebelum membahas pengertian efektivitas kerja, terlebih dahulu harus kita ketahui bahwa kata efektivitas berasal dari bahasa inggris effect yang berarti akibat atau bekas. Dari kata effect ini berkembang suatu istilah yaitu effective yang diartikan sebagai suatu yang berakibat. Jadi bila seseorang bekerja secara efektif, hal ini karena orang tersebut mengharapkan apa yang dikerjakannya menghasilkan akibat yang dikehendaki.
commit to user
suatu pekerjaan itu tidak selesai sesuai waktu yang telah ditentukan, maka dapat dikatakan tidak efektif. Efektivitas merupakan gambaran tingkat keberhasilan atau keunggulan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan adanya keterkaitan antara nilai-nilai yang bervariasi.
Efektivitas kerja terdiri dari dua kata yaitu efektivitas dan kerja. Menurut Handoko (1997:7) bahwa “Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan”. Sedangkan menurut Effendi (2003:14) efektivitas adalah “Komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan yang direncanakan sesuai dengan biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan karyawan yang telah ditentukan. Menurut Susilo Martoyo (2000:4) pengertian efektivitas yaitu “Efektivitas adalah suatu kondisi atau keadaan, dimana dalam memilih tujuan yang hendak dicapai dan sarana atau peralatan yang digunakan, disertai dengan kemampuan yang dimiliki adalah tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapat dicapai dengan hasil yang memuaskan”.
Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (1996:21) sebagai berikut: “Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, dana, sarana, prasarana, dalam jumlah tertentu secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa dengan mutu tertentu tepat pada waktunya”. Dan menurut Jusuf Suit Almasdi (2000:90) bahwa “Efektivitas adalah ketepatan suatu tindakan atau kesempurnaan (jaminan) hasil suatu pekerjaan itu sendiri”.
Berdasarkan pendapat di atas maka peneliti memberikan kesimpulan bahwa Efektivitas adalah keadaan dan kemampuan berhasilnya suatu kerja yang dilakukan oleh manusia untuk memberikan guna yang diharapkan. Dengan biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah orang yang telah ditentukan. Apabila ketentuan tersebut berjalan dengan lancar, maka tujuan yang direncanakan akan tercapai sesuai dengan yang diinginkan.
commit to user
bahwa “Kerja adalah refleksi seseorang untuk mencari dan meningkatkan kesejahteraan hidup bahkan bekerja dipersepsikan sebagai bentuk aktualisasi diri”.
Menurut Hasibuan (2003:54) mengatakan “Kerja adalah sejumlah aktivitas mental yang dilakukan seseorang untuk mengerjakan suatu pekerjaan”. Sedangkan menurut As,ad (1995:46) mengatakan “Bekerja mengandung arti melakukan suatu tugas yang diakhiri dengan buah karya yang dapat dinikmati yang bersangkutan”. Menurut The Liang Gie (2000:108) bahwa “Kerja adalah rangkaian aktivitas yang ditimbulkan dari aktualisasi energi atau tenaga dalam kaitannya dengan keprofesionalan untuk mencapai sasaran”.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa kerja merupakan suatu usaha yang dikehendaki untuk mencapai tujuan tertentu, dapat juga dikatakan apabila seorang karyawan yang melakukan suatu kegiatan/aktivitas dengan menggunakan tenaga baik jasmani atau rohani untuk mencapai sasaran. Sehingga karyawan akan melakukan kerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya demi kelangsungan hidupnya yang belum terpenuhi dengan berbagai macam cara. Karyawan akan terdorong untuk melakukan kerja agar tujuannya tercapai.
Pengertian efektivitas dan kerja telah disebutkan di atas, berikut pengertian efektivitas kerja menurut beberapa tokoh. Schermerhorn (1998:5) mengatakan bahwa “Efektivitas kerja adalah suatu ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan”. Sedangkan Sondang P. Siagian (1995:151) mengemukakan bahwa “Efektivitas kerja sebagai penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang telah ditetapkan artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak tergantung bilamana tugas itu dilaksanakan, dan tidak menjawab bagaimana melaksanakannya, berapa biaya yang dikeluarkannya untuk itu”.
commit to user
program kerja yang menjadi tugas dan tanggung jawab para karyawan sehingga mencapai hasil yang sama atau lebih besar dari sasaran yang telah ditentukan.
Untuk mengetahui tingkat efektivitas kerja karyawan harus diketahui dahulu apa yang menjadi tujuan dalam melaksanakan kerja tersebut, yang di dalamnya terkandung tujuan dalam melaksanakan kerja tersebut. Dengan demikian untuk mencapai efektivitas kerja karyawan, perlu ditentukan hal yang akan dilaksanakan, sehingga tidak terjadi pemborosan waktu dan biaya melaksanakan pekerjaan.
Menurut Sondang P. Siagian (1996:124) kriteria-kriteria efektivitas kerja karyawan yaitu :
1. Perencanaan kerja adalah aktivitas karyawan untuk menetapkan sasaran-sasaran yang ingin dicapai. Rencana dapat dijadikan aspek dasar sebagai acuan untuk mengevaluasi hasil kerja. Bila hasil kerja minimal sama dengan target yang direncanakan, maka hal ini menunjukkan efektivitas kerja karyawan tercapai.
2. Pelaksanaan kerja adalah sebagai suatu kondisi yang kondusif, bagi tercapainya sasaran organisasi. Dimana dalam pelaksanaan kerjanya harus sesuai dengan pedoman kerja, prosedur kerja yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga dengan hal tersebut pelaksanaan kerja tidak terjadi hambatan yang dapat menggagalkan tercapainya suatu tujuan organisasi. 3. Hasil kerja adalah wujud akhir dari aktivitas kerja yang disesuaikan dengan
standar mutu yang telah ditetapkan. Meliputi ketepatan waktu dan ketetapan kualitas dan kuantitas.
4. Kepuasan kerja adalah sebagai derajat positif atau negatif perasaan seseorang mengenai tugas-tugas pekerjaannya, tatanan kerja serta hubungan antar sesama pekerja.
commit to user
c. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Efektivitas kerja karyawan yang tinggi sangat diperlukan oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Adapun manfaat dari efektifitas kerja karyawan antara lain : para karyawan mempunyai kepuasan kerja, prestasi kerja karyawan, adanya disiplin kerja dan kepatuhan terhadap peraturan kerja. Dengan kondisi yang demikian lebih mudah bagi organisasi untuk menggerakkan karyawan dalam mengolah sumber daya secara optimal. Sebaliknya apabila efektivitas kerja karyawan rendah sulit bagi organisasi untuk mencapai tujuan organisasi, ini dikarenakan unsur-unsur efektivitas kerja rendah. Meskipun sumber daya dan sarana yang mendukung pelaksanaan kerja telah tersedia namun proses pelaksanaan pekerjaan tidak akan berjalan lancar.
Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor yang dapat menentukan efektivitas kerja karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan. Tugas bawahan dapat berjalan dengan baik apabila dilakukan pemberitahuan/komunikasi tentang pendelegasian tugas/tanggung jawab serta adanya evaluasi kerja dari pimpinan. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja karyawan dalam perusahaan :
1) Waktu
Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.
2) Tugas
Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada karyawan.
3) Produktivitas
commit to user 4) Motivasi
Manajer dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif, misalnya masalah upah. Semakin termotivasi karyawan untuk bekerja secara positif semakin baik pula kinerja yang dihasilkan.
5) Evaluasi kerja
Manajer memberikan dorongan, bantuan dan informasi kepada bawahan. Sebaliknya bawahan harus melaksanakan tugas dengan baik dan menyelesaikan untuk dievaluasi tugas terlaksana dengan baik atau tidak. 6) Pengawasan
Dengan adanya pengawasan maka kinerja karyawan dapat terus terpantau dan hal ini dapat memperkecil resiko kesalahan dalam pelaksanaan tugas. 7) Lingkungan kerja
Lingkungan kerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seseorang karyawan sewaktu bekerja. 8) Perlengkapan dan fasilitas
Adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan oleh pimpinan dalam bekerja. Fasilitas yang kurang lengkap akan mempengaruhi kelancaran karyawan dalam bekerja. Semakin baik sarana yang disediakan oleh perusahaan akan mempengaruhi semakin baiknya kerja seorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan.
Sedangkan menurut Richard M. Steers (
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2010/01/efektifitas-kerja-definisi-faktor-yang.html; diakses
tanggal 15 Maret) ada 4 faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja yaitu : 1) Karakteristik Organisasi
orang-commit to user
orangnya dalam menyelesaikan pekerjaan, sedangkan yang dimaksud tehnologi adalah mekanisme suatu organisasi umtuk mengubah masukan mentah menjadi keluaran.
2) Karakteristik Lingkungan
Lingkungan luar dan lingkungan dalam juga telah dinyatakan berpengaruh atas efektivitas, keberhasilan hubungan organisasi lingkungan tampaknya amat tergantung padatingkat variabel kunci yaitu tingkat keterdugaan keadaan lingkungan, ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan,tingkat rasionalisme organisasi. Ketiga faktor ini mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan lingkungan.
3) Karakteristik Pekerja
Pada kenyataannya para anggota organisasi merupakan faktor pengaruh yang paling penting karena perilaku merekalah yang dalam jangka panjang akan memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. Pekerja merupakan sumber daya yang langsung berhubungan dengan pengelolaan semua sumber daya yang ada di dalam organisasi, oleh sebab itu perilaku pekerja sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi. Pekerja merupakan modal utama di dalam organisasi yang akan berpengaruh besar terhadap efektivitas, karena walaupun tehnologi yang digunakan merupakan tehnologi yang canggih dan didukung oleh adanya struktur yang baik, namun tanpa adanya pekerja maka semua itu tidak ada gunanya.
4) Karakteristik Kebijaksanaan dan Praktek Manajemen
Dengan makin rumitnya proses teknologi dan perkembangan lingkungannya, maka peranan manajemen dalam mengkoordinasi orang sangat diperlukan demi keberhasilan organisasi di masa depan.
commit to user
tersebut diharapkankan karyawan dapat merasa nyaman, senang, dan dapat bertanggung jawab dalam penyelesaian pekerjaan yang telah diberikan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan s
