KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

(1)

PROSES KERJA

PPP-05

PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

NAMA : ABD. HALIM BIN MAHAT

Jawatan : Ketua Unit Sukan. Kokurikulum & Kebudayaan Tarikh : 08 September 2017

NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED

Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017

(2)

KANDUNGAN HALAMAN

1.1 Maklumat Umum Proses ... 2

1.2 Rujukan ... 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 ... 3

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ... 3

1.5 Definisi ... 4

1.6 Singkatan ... 4

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 ... 5

2.1 Proses Pengajaran dan Pembelajaran Kursus Kokurikulum Berkredit ... 5

3. SWIMLANE 4.4.1 ... 6

SWIMLANE : PROSES SEDIA RANCANGAN MENGAJAR ... 7

4. PROSES KERJA 4.4.1 ... 9

4.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum ... 9

4.2 Proses Sedia Rancangan Mengajar ... 9

4.3 Proses Pelaksanaan Kerja Kursus ... 9

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 10

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ... 11

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ... 12

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ... 14

9. LAMPIRAN 8.5 ... 14

(3)

KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif a. Memastikan lebih 85 % pelajar lulus penilaian kursus kokurikulum

b. Kehadiran pelajar dalam kokurikulum melebihi 80% c. Aktiviti kokurikulum dilaksanakan mengikut takwim

pengajaran & pembelajaran kokurikulum 2) Skop (key activities) a. Perancangan aktiviti kokurikulum

b. Pendaftaran kursus kokurikulum

c. Perlaksanaan proses pengajaran & pembelajaran kokurikulum

d. Penilaian pensyarah oleh pelajar e. Penilai berterusan pelajar

f. Pemantauan kehadiran kokurikulum

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Aktiviti kokurikulum dijalankan setiap semester b. Pensyarah yang mengajar adalah kompeten dengan

kursus yang di ajar

c. Panduan Arahan Peperiksaan d. Manual Kualiti

4) Pemilik proses a. Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan 5) Pelanggan proses 5.2 a. Pelajar

b. Timbalan Pengarah Akademik c. Ketua Kursus Kokurikulum d. Pensyarah kursus

e. Pegawai Belia & Sukan 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. JPPKK

b. Badan Beruniform (RELA, APM, ASKAR WATANIAH dll)

c. Badan persijilan & pengiktirafan d. Kementerian Belia dan Sukan e. Majlis Sukan Negara

f. Persatuan Sukan/Kelab g. Komuniti setempat

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 b. Arahan2 Peperiksaan & Kaedah Penilaian, JPP KPT

c. Pekeliling, peraturan & perundangan Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Prosedur Kualiti

b. Dokumen Kurikulum

c. Semua Proses Prosedur Kerja d. Panduan Arahan Peperiksaan

e. Garispanduan Perlaksanaan & Pemantauan Pengajaran & Pembelajaran

(4)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan

7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia 7.1.2  Timbalan Pengarah Akademik

 Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan

 Ketua Kursus Kokurikulum

 Pensyarah kursus

 Pegawai Belia & Sukan

 Pegawai Kebudayaan & Warisan

 Jurulatih

 Pembantu Operasi Pejabat

 Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility7.1.3(a) _

Kemudahan sukan tertutup & terbuka, pejabat sukan, bilik & dewan kuliah

Peralatan, perkakasan, perisian7.1.3(b)  Komputer, pencetak, peralatan sukan Pengangkutan7.1.3 (c)  Kenderaan Jabatan

Teknologi maklumat dan komunikasi

7.1.3(d)  Internet, Telefon & SPMP

 Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5  -

 Bahan 7  Alat tulis, Dokumen & Borang berkaitan

 Persekitaran7.1.4  Selamat & kondusif

 Pengetahuan 7.1.6  Keperluan standard

 Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

 Kompetensi kakitangan 7.2  Pernah mengikuti kursus kejurulatihan dan kepengadilan

 Kompetensi dengan bidang masing-masing

 Lain-lain 

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi

7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Takwim P&P Penyelaras Takwim Hari Pertama Semester bermula

Memo & email Semua Pensyarah 2. Takwim P&P Kursus

Kokurikulum

Ketua Unit Sukan Kokurikulum & Kebudayaan

Hari Pertama Semester bermula

Memo & email Semua Pensyarah 3. Sukatan Kursus Ketua Kursus

Kokurikulum

Hari Pertama Semester bermula

Senarai edaran Semua Pensyarah 4. Course Outline Pensyarah Kursus Minggu

Pertama P&P bermula

(5)

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Kokurikulum Kursus Kokurikulum yang terdiri daripada aktiviti Unit Beruniform, Sukan & Permainan dan Kelab Persatuan

USKK Unit Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan

KUSKK Ketua Unit Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan

KK Kokurikulum Ketua Kursus Kokurikulum

Penyelaras Kokurikulum Pegawai yang dilantik untuk menguruskan hal-hal berkaitan dengan kursus kokurikulum

PBS Pegawai Belia & Sukan

PKW Pegawai Kebudayaan & Warisan

PKK Pensyarah Kursus Kokurikulum yang dilantik untuk merancang dan menyelaras sesuatu kursus

SPMP Sistem Pendaftaran Maklumat Pelajar

i-KOKO Sistem pendaftaran kursus kokurikulum

i-daftar Sistem pendafaran kursus

FRP/FRP Fail Rekod pensyarah/Pensyarah Kursus yang digunakan untuk menyimpan semua rekod kualiti yang berkaitan

Bahan Pengajaran Bahan yang digunakan untuk mengajar kokurikulum

Waktu Satu waktu bersamaan dengan satu (1) jam tempoh pengajaran

RKK Rekod Ketidakhadiran Pelajar

PKK Penilaian Kerja Kursus ialah pentaksiran yang dibuat secara berterusan dalam satu semester

Penilaian Pensyarah Penilaian yang dilakukan ke atas proses P&P oleh pelajar & pihak pengurusan

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

JPPKK Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti

TPA Timbalan Pengarah Akademik

KUSKK Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan

KK Ketua Kursus

CO Course Outline

FRP Fail Pensyarah Kursus

RKK Rekod Ketidakhadiran Pelajar

PKK Penilaian Kerja Kursus

KUJK Ketua Unit Jaminan Kualiti

SPMP Sistem Pendaftaran Maklumat Pelajar

KJ Ketua Jabatan

PA Penasihat Akademik

PJWJ Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

KU Ketua Unit

(6)

2.

SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Proses Pengajaran dan Pembelajaran Kursus Kokurikulum Berkredit

SOURCE OF INPUTS

INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF

OUTPUTS

 KUSKK / KK  Bilangan kursus

 Senarai pensyarah  Senarai kursus  Bilangan pelajar PENYEDIAAN TAKWIM PENGAJARAN & PEMBELAJARAN KOKURIKULUM o Jadual Waktu Induk Pensyarah Kursus o Jadual Waktu Pensyarah Kursus o Bilangan Pelajar  KUSKK / KK  KJ/KP/KK  PJWJ  PKK  PQJ  Kurikulum kursus  Takwim P&P  Jadual waktu SEDIA RANCANGAN MENGAJAR  Rancangan Mengajar yang diluluskan  TPA/KJ/KP/KK  PKK  PKK  Jadual Waktu  Takwim P&P KEMASKINI RANCANGAN MENGAJAR  Rancangan Mengajar yang dikemaskini  TPA/KJ/KP/KK  PKK  PKK  Soalan penilaian yang telah disemak

 Rubrik  Skema Pemarkahan PENILAIAN KERJA KURSUS  Penilaian kerja Kursus  Pelajar  PKK  Markah Item Penilaian Kerja Kursus Pelajar  Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar

MUAT NAIK MARKAH PKK KE DALAM PANGKALAN DATA SEMASA  Pangkalan Data semasa  Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar  KUSKK/KP/KK

KUSKK/KP/KK  Pangkalan Data semasa

 Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar

PENGESAHAN MARKAH PENILAIAN KERJA KURSUS  Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar  TPA/KJ

(7)

3.

SWIMLANE 4.4.1

SWIMLANE : PENYEDIAAN TAKWIM PENGAJARAN & PEMBELAJARAN KOKURIKULUM

TPA PJWJ KUSKK KK PERBINCANGAN & KEPUTUSAN SEDIA MAKLUMAT PENSYARAH DAN SENARAI KURSUS SEDIAKAN DRAF TAKWIM P&P KOKO

PENGESAHAN TAKWIM

PINDAAN

SEDIAKAN TAKWIM

MEMPAMERKAN TAKWIM YANG DISAHKAN PADA AWAL MINGGU PERTAMA SEMESTER SEMASA

MENYERAHKAN KEPADA PENSYARAH SELEWAT-LEWATNYA PADA HARI PERTAMA SEMESTER

BERMULA KELULUSAN

(8)

SWIMLANE : PROSES SEDIA RANCANGAN MENGAJAR TPA/KJ PJWJ PQJ PKK TIDAK YA SEDIA RANCANGAN MENGAJAR SIMPAN DALAM FRP KEMASKINI RANCANGAN MENGAJAR EDAR JADUAL WAKTU TANDATANGAN RANCANGAN MENGAJAR LULUS EDAR KURIKULUM

(9)

SWIMLANE : PROSES PELAKSANAAN KERJA KURSUS TPA/KJ/KUSKK/KP/KK PKK PELAJAR Kenalpasti kerja kursus Sedia soalan penilaian Semak Rekod markah Simpan rekod markah Sahkan rekod markah Tidak Sah

Laksana kerja kursus Ya

(10)

4.

PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum

4.2 Proses Sedia Rancangan Mengajar

4.3 Proses Pelaksanaan Kerja Kursus

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KUSKK Menyediakan Takwim Kokurikulum dan Perancangan P&P serta Perancangan Strategik Organisasi

Mengenalpasti Sukatan kursus terkini

2. KUSKK / KK Menguruskan Pendaftaran Kokurikulum di SPMP Mengadakan Taklimat kepada Pelajar

3. KUSKK / KK PKJ

Menyediakan bilangan & senarai kursus yang akan ditawarkan

Menyenaraikan pensyarah & menetapkan bilangan pelajar setiap kursus kokurikulum

Mengesahkan Takwim P&P Kokurikulum 4. KU Jaminan

Kualiti KUSKK / KK

Membuat cetakan & mengedarkan Sukatan Kursus Kokurikulum (Salinan Terkawal)

5. KUSKK / KK Menyediakan Kalendar Akademik, Takwim P&P Kokurikulum & Sukatan Kursus

6. KUSKK / KK Membuat semakan & Meluluskan Course Outline Mengesahkan Salinan Terkawal bagi Sukatan Kursus

7. PKK Menyediakan FRP

Menyedarkan & Menerangkan Course Outline kepada pelajar Membuat Persediaan & Melaksanakan P&P

Membuat pemantauan ketidakhadiran pelajar 8. KU Jaminan

Kualiti KUSKK / KK

Membuat pemantauan P&P dan menyediakan borang & Pernilaian proses P&P pensyarah

9. PKK Membuat persediaan bagi pernilaian Kerja Kursus Mendaftarkan markah Pernilaian Kursus

10. KUSKK /KK Membuat pengesahan markah Pernilaian Kursus Membuat analisa COOR

Menambahbaik Pengurusan P&P Kokurikulum dengan pelaporan dalam Mesyuarat KSP

(11)

5.

P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P)

 Output perancangan  Takwim P&P Kokurikulum

 Senarai Kursus Kokurikulum

 Senarai Pensyarah

 Kelulusan perancangan  Pengarah

 Timbalan Pengarah Akademik & Sokongan Akademik

 Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan 8.5 _ _{Garis Panduan Kokurikulum}

 Manual Kualiti

 Borang Penilaian Pensyarah

 Borang Tempahan Peralatan & Kemudahan

 Kawalan Proses yang disumber luar 8.4

 Buku Rujukan Sukan Permainan

 Garis Panduan Pelaksanaan Unit Beruniform

 Pekeliling yang berkaitan

 Badan Beruniform (RELA, APM, ASKAR WATANIAH dll)

 Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2

 Kod Kursus Kokurikulum

 No IC & Kad Pelajar

 SPMP

 Harta hak milik pelanggan 8.5.3  Maklumat & Data Pelajar

 Markah Pernilaian Pelajar

 Pemuliharaan 8.5.4  Peralatan dan Kemudahan Sukan & Pejabat

 Maklumat dan Markah Pelajar

 Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5

 Markah Pencapaian Pelajar

 Kawalan Perubahan 8.5.6  Takwim P&P Kokurikulum

 Modul Kokurikulum

Tindakan 10(ACTION)

 Penilaian keberkesanan 9.1.3  Penilaian Jurulatih Luar

 Penilaian Pelajar

 Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

(12)

6.

RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

RISIKO OBJEKTIF PROSES PELUANG

 Graduan Gagal PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM Memperkasakan sistem perlaksanaan pengurusan Sukan, Kokurikulum Berkredit dan Kebudayaan & Warisan dengan

melahirkan pelajar yang holistik selaras dengan kehendak & keperluan politeknik.

Berpeluang untuk hadir kursus yang berimpak tinggi

Mendapat peruntukan sumber kewangan tambahan untuk program pelajar

Menambahbaik sistem Pengurusan Sukan,

Kokurikulum & Kebudayaan. Tindakan pencegahan

 Taklimat khas pada pelajar & Pensyarah

 Menghantar pensyarah berkursus (Kejurulatihan)

 Membuat pembelian alatan secara berkala

 Menyediakan tempat & kemudahan yang kondusif

 Sediakan lebih banyak aktiviti & lebih menarik

 Menambahkan kolabrasi & hubungan dengan pihak luar & agensi berkaitan

 Perancangan Kokurikulum di masukkan dalam Takwim P&P Kokurikulum

Strategi mencapai peluang

Menghantar pensyarah berkursus (Kejurulatihan)

Membuat pembelian alatan secara berkala

Menyediakan tempat & kemudahan yang kondusif

Menambahkan kolabrasi & hubungan dengan pihak luar & agensi berkaitan

Mendapatkan tajaan dari pihak luar & alumni

Menambah sumber rujukan

Mohon penggunaan kemudahan luar premis

Memastikan P&P

Kokurikulum dilaksanakan setiap semester

(13)

7.

KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) 1.  Takwim P&P  Tidak selari dengan tarikh

yang ditetapkan

 Semakan oleh ketua

 Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim organisasi 2.  Senarai Pelajar  Tidak sama dengan

senarai SPMP

 Semakan oleh Ketua Kursus & Pelajar

 Pembetulan maklumat dalam SPMP

3.  Jadual Waktu Induk Pensyarah Kursus  Jadual Waktu

Pensyarah Kursus  Bilangan Pelajar

 Susunan jadual & Bilangan Pelajar yang bertindih

 Semakan JK Jadual Waktu & KUSKK

 Pembetulan pada data SPMP

4.  Senarai edaran  Senarai semak edaran yang tidak lengkap

 Sentiasa membuat semakan

 Pembetulan 5.  Course Outline  Tidak Lengkap  Sediakan template

yang selaras

 Pinda maklumat  Pembetulan 6.  FRP  Tidak lengkap  Sediakan senarai

semak

 Pembetulan untuk kelulusan

 Pinda maklumat  Lengkapkan 7.  Course Outline yang

diluluskan

 Senarai semak edaran yang tidak lengkap

 Sentiasa membuat semakan

 Pembetulan & Disahkan 8. __{Refleksi dan CQI}

pada Course Outline

 Tatacara tindakan pembetulan tidak mematuhi Proses kerja tindakan pembetulan dan keperluan standard  Memberi taklimat kepada pemilik proses berkaitan tatacara tindakan pembetlan  Pembetulan 9. __Borang Pemantauan Ketidakhadiran Pelajar

 Surat Tunjuk Sebab Bagi Kehadiran Kuliah/ Amali Kurang 80%  Surat Tunjuk Sebab

Bagi Kehadiran Kuliah/ Amali Kurang 50%

 Tidak disediakan dalam FRP  Senarai Semak KUSKK  Semakan dan pembetulan  Lengkapkan 10.  Instrumen Pemantauan P&P  Rubrik Pemantauan P&P  Insturmen Penilaian Pensyarah Oleh Pelajar  Borang Analisis

 Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh

 Sediakan template  Membuat analisis &

Bentang dalam Mesyuarat KSP

 Tindakan pembetulan

(14)

Pemantauan Proses P&P Setiap Pensyarah  Analisis Pemantauan Proses P&P  Laporan Pemantauan Pensyarah 11. __{Penilain kerja} Kursus

 Laporan pernilaian yang tidak lengkap

 Semakan KUSKK  Lengkap & Lampirkan 12. __{Pangkalan Data}

semasa

 Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar

 Markah tidak direkodkan dalam pengkalan data semasa  Semakan KUSKK / KK  Pensyarah perlu key in 13.  Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar

 Rekod dan analisis yang tidak lengkap dan tiada

 Semakan KUSKK / KK

 Lengkap & Lampirkan 14.  Pamer Graf CORR

Grade

 Pamer

CLO/PLO/GSA

 Analisa CORR

 Laporan dan analisis yang tidak lengkap

 Semakan KUSKK / KK  Lengkap & Lampirkan 15.  Analisa CORR  Minit Mesyuarat Pengurusan Jabatan/Minit Mesyuarat Perolehan Jabatan/Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

 Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh  Semakan KUSKK / KK  Sediakan pelaporan  Lengkap & Lampirkan

(15)

8.

MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN KATEGORI 1. Borang Penilaian Pengajaran

Penceramah/Jurulatih

1 Semester Fail Penilaian Penceramah

Terhad 2. Borang Analisis Pengajaran

Penceramah/Jurulatih

1 Semester Fail Penilaian Penceramah

Terhad

3. Course Outline 1 Semester Fail Pensyarah _Kursus Terhad

4. Rancangan Mengajar 6 semester Fail FRP di pejabat Pensyarah Kursus Am

9.

LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-04(12)(08-09-17)

Rekod Kerja Kursus

(16)

10.

KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. P02. P03.

(17)