MODUL 6 KLASIFIKASI DAN INDEKS ARSIP

(1)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 46

MODUL 6

KLASIFIKASI DAN INDEKS ARSIP

A.Pengertian Klasifikasi Arsip

Dalam Keputusan Kepada ANRI Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola

pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas

instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

Menurut Sayuti (2013), kegunaan pola klasifikasi yaitu :

1. Membantu dalam menentukan golongan dan tingkat masalah yang terkandung

dalam arsip.

2. Membantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

3. Sebagai alat penataan dalam berkas/filling system.

4. Membantu memberikan pelayanan secepat mungkin.

5. Efisiensi waktu dan tenaga.

B.Tujuan Klasifikasi Arsip

Menurut Winata dan Muhidin (2016:90), Tujuan dilakukannya

pengklasifikasian arsip adalah untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara

efektif dan efisien. Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima dalam

rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur atau diterima

dengan mudah sehingga penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan

dengan tepat dan cepat. Demikian pula penyusutan dapat dilakukan dengan tepat.

C. Unsur Klasifikasi Arsip

Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu

dipertimbangkan, yaitu :

1. Kelompok Informasi Arsip

a) Unsur Fungsi, yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan

inventarisasi kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu

(2)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 47 b)Unsur Struktur Organisasi, yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip

berdasarkan struktur atau bagan organisasi yang ada.

c) Unsur Masalah, yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan masalah

yang terdapat di organisasi bersangkutan.

Pola klasifikasi arsip disusun berjenjang, yaitu sebagai berikut :

Main Subject (Primer)

Sub Subject (Sekunder)

Sub-Sub Subject (Tertier)

Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan logis, kronologi dan sistematis satu

sama lainnya. Misalnya kelompok kepegawaian harus mengandung masalah

mengenai kepegawaian saja, seperti dibawah ini :

Kepegawaian (Primer)

Pengadaan (Sekunder)

Lamaran (Tertier)

Testing (Tertier)

Pengangkatan (Tertier) dan sebagainya.

2. Kode Arsip

Kode arsip adalah tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai

penuntun ke tempat arsipnya, pada umumnya berbentuk angka, huruf atau

keduanya. Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih

dahulu sesuai dengan kode klasifikasi.

Guna kode arsip :

a. Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan urusan/masalah lain

dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.

b. Merupakan saran untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak

penyimpan, serta penemuannya kembali.

Pada dasarnya ada 3 (tiga) unsur kode, yaitu :

a) Kode Huruf

• Satuan Huruf (Huruf Tunggal)

Misal : Kepegawaian (Kode A)

Keuangan (Kode B)

(3)

• Urutan Angka, 1 sampai dengan tak terbatas

Misal : Kepegawaian (Kode 1)

Keuangan (Kode 2)

Materil (Kode 3)

• Gabungan Angka, umunya terdiri dari dua angka

Misal : 11

(4)

• Desimal, yaitu menggunakan sistem persepuluhan Misal : 351 Kepegawaian

351.1 Pengadaan

351.2 Pengangkatan dan Mutasi

351.3 Kedudukan

Dan seterusnya

Dasar desimal ini adalah bahwa setiap main subjet, sub subject dan

sub-sub sub-subject dapat dikembangkan sampai dengan sepuluh bagian.

• Digit (Terminal Digit), Deretan angka yang pada umunya diuraikan ke

dalam tiga bagian dan masing-masing bagian menunjukan tempat

penyimpanan.

Misal :

Kode 102089, berarti :

10 adalah lembar guide

20 adalah nomor laci

89 adalah nomor map

• Satuan Angka atau Angka Blok, beberapa angka, sampai batas tertentu

digunakan untuk satu masalah pokok tertentu.

Misal :

000-99 Kepegawaian

100-199 Keuangan

200-299 Materil

• Gabungan Huruf dan Angka

Misal : A.1

B.2

AAB 11

Kepeg. 10

Untuk pemberian kode pada arsip, dapat atau boleh menggabungkan

(5)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 50 Contoh kode klasifikasi arsip yang berlaku di pemerintahan pusat :

KP Kepegawaian

10 Penerimaan pegawai

20 Pengangkatan pegawai

30 Promosi

31 Kenaikan pangkat atau golongan

32 Pengangkatan dalam jabatan

33 Kenaikan gaji

40 Mutasi

41 Pengangkatan Pegawai

.1 Golongan I

.2 Golongan II

.3 Golongan III

.4 Golongan IV

D.Cara Penyusunan Klasifikasi

Menurut Gunawan Ari Wibowo (2012), cara penyusunan klasifikasi arsip

adalah sebagai berikut :

1. Melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang tercipta

dalam suatu fungsi organisasi. Fungsi organisasi adalah seluruh tanggung jawab

yang dibebankan organisasi untuk melaksanakan kegiatan.

2. Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan

kegiatan organisasi.

3. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip

perkembangan dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok masalah, sub

masalah dan sub-sub masalah.

4. Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi ditambahkan untuk

(6)

E. Indeks Arsip

1. Pengertian Indeks Arsip

Indeks arsip adalah suatu label yang digunakan dalam menentukan kode arsip

untuk memudahkan dalam proses penyimpanan arsip.

Kegunaan indeks antara lain :

a. Untuk mengelompokkan/menyatukan (memberkaskan arsip yang kode dan

kegiatannya sama ke dalam satu berkas).

b. Sebagai sarana penemuan kembali arsip.

2. Jenis Penulisan Indeks

Kegiatan mengindeks arsip dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama

wilayah, nama benda, nomor dan subjek atau masalah. Menurut Gunawan,

penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu Straight

Order dan Indexing Order. Straight Order adalah cara penulsan indeks yang

dilakukan sesuai dengan nama aslinya, sedangkan Indexing Order adalah cara

penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara atau peraturan

mengindeks.

• Contoh penulisan indeks dengan cara Straight Order :

Nama Asli Indeks

Dr. Widhian Aulia Widhian Aulia, Dr.

Ade Maulana Ade Maulana

Rere Agrezta Rere Agrezta

• Contoh penulisan indeks dengan cara Indexing Order :

Nama Asli Indeks

Dr. Widhian Aulia Aulia, Widhian, Dr.

Ade Maulana Maulana, Ade

(7)

3. Tata Cara Mengindeks

Penulisan indeks dilakukan dengan memperhatikan aturan-aturan yang berlaku

agar diperoleh keseragaman sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan

dengan baik. Berikut adalah beberapa aturan dalam mengindeks yang merujuk

pada pendapat Gregg et. al. (1962:375-384) dan Read dan Ginn (2010:31-87).

a. Mengindeks Nama Orang

1) Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga atau

marga. Nama seperti itu di indeks sebagaimana nama terebut ditulis.

Contoh :

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

1 Sambas Ali Muhidin Sambas Ali Muhidin

2 Kamila Cynthia Inara Kamila Cynthia Inara

2) Nama Perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit pertama

adalah nama keluarga. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama

keluarga biasanya ditulis di depan sehingga penulisan indeks

sebagaimana nama itu di tulis.

Contoh :

1 George R. Terry Terry George R.

2 Liem Swie King Liem Swie King

3) Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai salah satu

unit nama orang tersebut, unit pertama adalah nama marganya.

Contoh :

1 Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris

(8)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 53 4) Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang digunakan

adalah nama aslinya/nama jelasnya.

Contoh :

1 Franciscus Sutopo Sutopo Francicus

2 Antonius Sukoco Sukoco Antonius

5) Nama perorangan jika disingkat, yang dipakai adalah nama jelasnya.

Contoh :

1 R. Agrezta Agrezta R.

2 Reza H. Reza H.

6) Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang digunakan adalah nama

suaminya.

Contoh :

1 Ny. Agrezta Reza Reza Agrezta (Ny)

2 Aulia Kartadipoera Kartadipoera Aulia

7) Nama perorangan jika memakai gelar adat, gelar keragaman, gelar

kesarjanaan atau gelar yang berwujud kepangkatan, gelarnya tidak

diperhatikan dan nama orang tersebut di indeks sesuai dengan

peraturan mengindeks.

Contoh :

1 R.A Kartini Kartini (R.A) Haris

2 dr. R. M Nurrachim Nurrachim (dr. R. M)

(9)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 54 8) Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, unit utamanya adalah nama diri,

kemudian diikuti oleh gelar urutan kelahiran.

Contoh :

1 Ida Bayu Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus

2 I Made Putu Wirawan Wirawan Putu I Made

9) Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung,

tanda seru, tanda tanya, tanda kutip, garis bawah dan garis miring)

diabaikan ketika mengindeks. Adapun nama-nama yang di indeks

mengikuti peraturan mengindeks.

Contoh :

1 Michael D’Agostino DAgostino Michael

2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope

10) Nama asing yang memakai awalan seperti D’, Da, De, Del, La, Della, Den,

Des, Di, Dos, Du, E’, El, Fitz, II, L’, La, Las, Le, Les, Lo, Los, M’, Mac, Mc, O’,

Per, Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te, Ten, Ter, Van, Van de, Van der,

Von, Von der dan sebagainya. Awalan tersebut tidak dianggap sebagai

unit sendiri atau tergabung dengan nama sisanya menjadi satu unit.

Contoh :

1 Michael D’Agostino DAgostino Michael

(10)

b. Mengindeks Nama Perusahaan

1)Nama perusahaan atau organisasi di indeks sebagaimana yang tertulis

dengan kepala surat atau merk dagang yang tertulis.

Contoh :

1

Persatuan Wartawan

Indonesia Wartawan Indonesia

Persatuan

2 Ikatan Dokter Indonesia Dokter Indonesia Ikatan

3 PT Pos Indonesia Pos Indonesia PT

2)Nama organisasi sering disingkat dan sudah popular dengan nama

singkatnya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks seperti yang tertulis.

Jika huruf tunggal, dipisah oleh spasi indeks setiap huruf sebagai unit

terpisah, seperti MPR. Akronim (kata yang dibentuk dari pertama atau

beberapa huruf pertama, dari beberapa kata seperti UNPAD dan UPI)

diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau spasi. Kata yang disingkat

(lab, Inc.) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau spasi.

Contoh :

1 MPR M P R

2 UPI UPI

3 UNPAD UNPAD

3)Nama perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah

satu unit, dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah nama

orangnya dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan pengaturan

(11)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 56 Contoh :

1

Rumah Sakit Hasan

Sadikin Hasan Sadikin

Rumah

Sakit

2

Bandara Husein

Sastranegara Sastranegara Husein

Bandara

3 Ayam Goreng Suharti Suharti Ayam Goreng

4)Nama perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian dari nama

perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan huruf

sebagai satu unit.

Contoh :

5)Nama perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan symbol (article,

prepositions, conjunction and symbols) ditulis sebagai unit terpisah dalam

pengindeksnya. Contoh kata-kata kecil dan symbol yang digunakan

sebagai nama bisnis, yaitu sebagai berikut :

Article : a, an, the

Prepositions : at, in, ut, off, by, to, with, for, of, over

Conjuction : and, but, or, nor

(12)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 57 Contoh :

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4

1 A & A Drilling A And A Drilling

2 A Clean House A Clean House

3 The $ Shop Dollar Shop the

6)Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung,

tanda seru, tanda tanya, tanda kutip, garis bawah dan garis miring)

diabaikan ketika mengindeks. Nama-nama yang diindeks mengikuti

peraturan mengindeks.

Contoh :

1

Bandara

Soekarno-Hatta SoekarnoHatta Bandara

2 Inter-Asia Services InterAsia Service

c. Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1)Nama instansi yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dari

nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai

unit terakhir.

Contoh :

1

Kementrian Pendidikan

RI Pendidikan RI

(13)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 58 2)Pada beberapa instansi pemerintah atau nama atau wilayah yang

diutamakan adalah nama tempat atau daerah, kemudian diikuti oleh

bentuk kata tingkat badannya. Contoh :

1 Kota Bandung Bandung Kota