MAKALAH
“PENGAWASAN ”
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah “DASAR-DASAR MANAJEMEN ”
Dosen Pembimbing: Siti Masrohatin ,SE,MM
Disusun Oleh: Kelompok 11
1. IDA SAIDA (083143001) 2. RISA NOVITA (083143025) 3. FITRIA (083143013) 4. AYYIS NILA MAZIDAH (083143017)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
PROGRAM STUDI PERBANKAN SYARI’AH (PS)
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI JEMBER
(IAIN JEMBER)
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini berisikan pembahasan mengenai pengawasan salah satu materi dari dasar-dasar manajemen.
Penyusun yakin atas pertunjuk-NYA pula sehingga berbagai pihak berkenan memberikan bantuan dan kemudahan bagi penyusun. Untuk itu penyusun mengucapkan terima kasih kepada semua pihak terutama kepada ibu Siti Masrohatin.SE, MM.Yang telah mendampingi kami dalam mengkaji materi dasar-dasar manajemen , dengan judul bab pengawasan.
Penyusun menyadari dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan dan keterbatasan untuk itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi penyempurnaan makalah ini .
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan para pembaca pada umumnya. Dan diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua tentang pembahasan bab yang akan kita pelajari ini.
Jember ,19 September 2015
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...1
KATA PENGANTAR...2
DAFTAR ISI...3
BAB I PENDAHULUAN...4
1.1...Latar Belakang...4
1.2...Rumusan Masalah...4
1.3Tujuan ...4
BAB II PEMBAHASAN (PENGAWASAN)...5
2.1 Pengertian Dan Tujuan Pengawasan...5
2.2 Dasar –Dasar Proses Pengawasan...6
2.3 Teknik – Teknik Dan Metode Pengawasan ...12
BAB III PENUTUP...18
3.1 Kesimpulan ...18
3.2 Saran...18
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau keberhasilan organisasi lainya .Tetapi masalah selalu berulang dalam semua organisasi ,yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai .Agar suatu organisasi tidak banyak mengalami kegagalan maka suatu organisasi harus mempelajari dulu dasar-dasar pengawasan dan pada bab ini akan diuraikan berbagai teknik dan metode pengawasan yang dapat digunakan agar fungsi pengawasan dapat berjalan dengan efektif dan efisien .
Pengawasan sebenarnya mengandung arti menjaga stebilitas atau equilibrium. Untuk mencapai keseimbangan, bagaimana pun juga seorang manajer harus mengubah apa yang dikerjakan atau merubah standar yang digunakan sekarang untuk mengukur pelaksanaan .Dan teknik-teknik serta metode-metode pengawasan hendaknya digunakan secara simultan ,tidak berdiri sendiri . Pengawasan ialah untuk mempermudah pelaksanaan dalam merealisasi tujuan agar sesuai dengan urutan pelaksanaan.
1.2 Rumusan Masalah
1.Apa Pengertian Dan Tujuan Pengawasan ?
2. Apa saja Dasar –Dasar Proses Pengawasan ?
3. Bagaimana Teknik-teknik Dan Metode Pengawasan?
1.3Tujuan
1. Untuk memahami pengertian dan tujuan pengawasan. 2. Memahami dasar-dasar proses pengawasan.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian dan Tujuan Pengawasan
Tak dapat dipungkiri bahwa masing-masing fungsi pimpinan berhubungan erat satu sama lainya .Hal ini akan lebih jelas , bila kita ingat bagwa sesungguhnya fungsi pimpinan ada 5 yaitu ,merencanakan, pengorganisasian, penyusunan, memberi perintah,dan pengawasan adalah prosedur atau urutan dalam pelaksanaan dalam meralisasi tujuan badan usaha .
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan sesuai yang direncanakan . Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan . Seperti terlihat dalam kenyataan , langkah awal proses pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan , penetapan tujuan , standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan . Karena kadang-kadang sulit untuk membedakan antara rencana , standar atau apa itu pengawasan , maka perlu dipahami terlebih dahulu pengertian-pengertian tujuan , sarana, prosedur , dan sebagainya . Fungsi pengawsan manajemen juga berhubungan erat dengan fungsi-fungsi manejerial lainnya. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan , pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksankan secara efektif . Dan fungsi pengawsan itu sendiri harus diawasi .Sebagai contoh, apakah laporan-laporan pengawasan akurat ? Apakah kegiatan di ukur dengan interval frekuensi waktu yang mencukupi ? Semuanya ini merupakan aspek pengawasan pada fungsi pengawsan .1
1 M.Manulang, Dasar-Dasar Manajemen (Yogjakarta:GADJAH MADA UNIVERSITY PRESS,2012),172-173.
Pengorganis asian
Perencanaa n
Penyusunan personalia
Pengarahan Pengawasan
Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan :
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik umtuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan , merancang sistem umpan balik ,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya ,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan , serta mengambil tindakan koreksi yang diperlikan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisisien dalam pencapain tujuan-tujuan perusahaan. Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan . Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tarsebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sasuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan ,dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya ,baik pada waktu itu ataupun waktu- waktu yang akan datang.2
2.2 Dasar-Dasar Proses Pengawasan A.Tipe-Tipe Pengawasan
Ada tiga tipe dasar pengawasan ,yaitu (1) pengawasn pendahuluan , (2) pengawasan concurent , dan (3) pengawasan umpan balik.
(1) Pengawasan Pendahuluan.
Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan pendahuluan , atau sering disebut steering controls , dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan . Jadi , pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif ,mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi
akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan .
(2) Pengawasan Concurent
Pengawsan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurent control). Tipe pengawsaan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu , atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelu kegiatan –kegiatan bisa dilanjutkan , atau menjadi semacam peralatan “double- check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
(3) Pengawasan Umpan Balik.
Pengawasan umpan balik (feedback control) . Pengawasan umpan balik , juga dikenal sebagai past-action control , mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan , dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang .Pengawasan ini bersifat historis , pengukuran dilakukan setelah kegiatan-kegitan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen. Pengawasan pendahuluan dan “berhenti-terus” , cukup memadai untuk memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan . Tetapi da beberapa faktor yang perli dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk pengawasan itu . Petama .biaya keduanya mahal.Kedua , banyak kegitan tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus Ketiga, pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang. Oleh karena itu, manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai bagi situasi tertentu.3
B.Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan
Tahap 1 : Menetapankan Alat Pengukur Standar.
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagi “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan , sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai sebagai standar .Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran,bagian pasar (market-share) , marjin keuntungan , keselamatan kerja, dan sasaran produksi.
Tiga bentuk stanrd yang umum adalah :
1. Standar-standar fisik,adalah standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang. meliputi kuantitas barang atau jasa,kuantitas hasil produksi,kualitas hasil produksi jumlah langganan,dan waktu produksi.
2. Standar-standar bentuk uang adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang , yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja , biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, standar investasi artinya ditentukan keefektifan tertentu dalam penggunaan modal,misalnya ditentukan keuntungan bersih 10% dan sebagainya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.
4. Standar intangible adalah standar yang biasa digunakan untuk mengukur atau menilai kegiatan bawahan yang diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk uang .Misalnya, untuk mengukur kegiatan bagian atau kepala bagian hubungan kemasyarakatan atau mengukur sikap pegawai terhadap perusahaan .
Tahap 2 : Menilai (Mengevaluasi)
Fase kedua dalam pengawasan adalah menilai atau evaluasi. ,dimaksudkan dengan membandingkan hasil pekerjaan karyawan (actual result)dengan alat pengukur standar yang sudah ditentukan .Dengan demikian jelas dapat melaksanakan tugas ini dua hal harus tersedia , yaitu (1) standar atau alat ukur dan (2) actual result atau hasil pekerjaan karyawan.
Standar apa yang digunakan sebagai alat pengukur ? itu sudah ditentukan atau sudah ditetapkan pada fase pertama . Yang menjadi masalah adalah memperoleh hasil pekerjaan karyawan (actual result). Dapat diketahui berbagai cara , yakni (1) dari laporan tertulis yang disusun bawahan baik laporan rutin maupun laporan istimewa dan (2) langsung mengunjungi bawahan untuk menanyakan hasil pekerjaanya ,atau bawahan dipanggil untuk memberi laporan lisan.
artinya hasil yang dicapai bawahan dilaporkan melebihi dari hasil yang sesungguhnya .Selanjutnya,mungkin sekali laporan disusun tidak semestinya ,artinya tidak seluruhnya unsur-unsur laporan dimuat . Melalui cara kedua pun terdapat suatu segi kelemahan . Tidak selalu pimpinan mempunyai cukup waktu untuk mengunjungi bawahan atau berwawancara dengan bawahan,mengingat aktivitas-aktivitasnya yang lain ,mengingat jarak dan sebagainya .Kelemahan cara pertama dapat diatasi dengan memberikan bimbingan atau pedoman-pedoman dalam penyusunan laporan. Kelemahan dalam cara keduadapat diatasi dengan membantu pimpinan yang melakukan kegiatan itu . Jadi, dibentuk suatu badan kontrol (pengawasan) yang bertugas mendapatkan laporan hasil pekerjaan bawahan dengan jalan mendatangi bawahan atau meminta bawahan memberikan laporan lisan. Pembentukan badan kontrol seperti tersebut diatas adalah suatu carauntuk mengeektifkan pimpinan dalam melaksakan fungsi pengawasan ini .
Bila kedua hal tersebut diatas sudah tersedia, jadi baik standarmaupun actual result sudah ada, pimpinan dapat mengandakan penilaian. Jadi, pimpinan membandingkan hasil pekerjaan bawahan yang senyatanya dengan standar sehingga dengan perbandingan itu dapat dipastikan terjadi tidaknya penyimpangan. Jadi,standar menilai kenyataan.Inilah fase kedua ,yakni mengadakan penilain atau membandingkan standar dengan hasil sesungguhnya yang dicapai bawahan.
Tahap 3 :Mengadakan Tindakan perbaikan (corrective action)
Fase terakhir ini hanya dilaksanakan , bila fase sebelumnya dipastikan telah terjadi penyimpangan . Dengan tindakan perbaikan diartikan ,tindakan yang diambil untuk menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau rencana yang telah ditentukan sebelumnya . Mengambil contoh diatas tadi ,tindakann perbaikan adalah tindakan yang diambil agar hasil penjualan Rp400.000,- dapat disesuaikan menjadi jumlah penjualan sebesar setengah juta .
menyebabkan penyakit itu , diberikan obat yang sesuai untuk menyembuhkanya. Demikianlah, bila pimpinan sudah mengetahui apa yang menyebabkan tarjadinya penyimpangan ,haruslah diambil tindakan perbaikan.
Mengapa terjadi penyimpangan pada jumlah penjualan di atas.
Penyimpangan itu mungkin terjadi karena satu atau atau beberapa sebab sebagai berikut:
a. Kekurangan faktor produksi sehingga pengiriman barang- barang yang dipesan pelanggan telat .
b. Tidak cakapnya pimpinan penjualan untuk mengorganisasi human resources dan recources lainya dalam lingkunganya.
c. Sikap-sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis dan sebagainya.
Bila pemimpin sudah dapat menetapkan dengan pasti sebab –sebab terjadinya penyimpangan barulah diambil tindakan perbaikan . Bila penyimpangan terjadi karena sebab pertama, maka pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan jalan , misalnya menambah tenaga kerja di bagian pengiriman.Jika penyimpangan terjadi karena sebab kedua, pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan jalan memperbaiki cara selaksi pimpinan. Atau dengan jalan mendidik kembali kepala bagian penjualan tersebut . kalaupenyimpangan terjadi disebabkan oleh karena sikap pegawai yang apatis, maka tindakan perbikan akan diambil. Misalnya memberikan daya perangsang yang lebih baik kepada para pegawai,ataumengubah kebijakan personalia yang dianut oleh perusahaan dan sebagainya.4
C. Pentingnya Pengawasan
Berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin dipelukan oleh setiap organisasi .Faktor-faktor itu adalah :
1. Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tak dapat dihindari, seprti munculnya inovasi produk dan pesaing baru , ditemuknnya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru , dan sebagainya , Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi , sehingga mampu mengahadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi..
2. Peningkatan kompleksitas organisasi . Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga , penjualan eceran pada para penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat : bermacam-macam pasar organisasi , luar dan dalam negeri , perlu selalu dimonitor . Di samping itu organisasi sekarang lebih bercorak desentralisasi , dengan banyak agen-agen atau penjualan dan kantor-kantor pemasaran , pabrik-pabrik yang terpisah seara feografis , atau fasilitas-fasilitas penelitian yang tersebar luas . Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan denggan lebih efisien dan efektif
3. Kesalahan-kesalahan , Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan , manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan . Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan –memesan barang atau komponen yang salah , membuat penentuan harga yang terlalu rendah , masalah-masalah diagnosa secara tidak tepat . Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang . Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang .Satu-satunya manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan .Tanpa siste tersebut , manajer tidak dapat memeriksa pelakanaan tugas bawahan.
D. Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Yang Efektif
Untuk menjadi efektif , sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu .Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharunya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar , 2) tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif , 4) tepat akuarat , dan 5) dapat diterima oleh yang bersangkutan . Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan. Karateristik-karateristik pengawasan yang efektif dapat lebih diperinci sebagai berikut :
2. Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan , disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3. Obyektif dan menyeluruh . Informasi harus mudah dipahami dan besifat obyektif secara lengkap.
4. Terpusat pada titik –titik pengawasan strategik . Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5. Realistik secara ekonomis . Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah , atau paling tidak sama , dengan kegunaan yang diperoleh dari sitem tersebut
6. Realistik secara organisasional . Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi .
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi oengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi karena (1)setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi suskes atau kegagalan keseluruhan operasi , dan (2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.
8. Fleksibel .Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan .
9. Besifat sebagai petunjuk dan operasional . Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar , tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi .Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonom , tanggung jawab dan berprestasi 5
2.3 Teknik Dan Metode Pengawasan
Teknik –Teknik Pengawasan .
Berbagai teknik yang digunakan antara lain adalah :
Pertama : pengamatan langsung atau observasi oleh manajemen untuk mengetahui bagaimana caranya para petugas operasional menyelenggarakan kegiatan dan menyelesaikan tugasnya . Teknik ini dapat berakibat sangat positif dalam iplementasi strategi dengan efisien dan efektif .Dikatakan demikian karena dengan pengamatan langsung berbagai manfaat dapat dipetik seperti perolehan informasi bukan hanya tentang jalanya pelaksanaan berbagai kegiatan operasional , akan tetapi juga dengan demikian manajeman dapat segera meluruskan tindakan parapelaksana apabila diperlukan dan manajemen lansung dapat memberikan pengarahan tentang cara kerja yang benar.
Kedua : Melalau laporan baik laporan lisan maupun tertulis dari para tim yang sehari-hari mengawasi secara langsung kegiatan para bawahanya . Dalam semua organisasi ,penyampaian laporan dari seorang bawahan kepada atasanya merupakan hal yang bukan hanya bisa terjadi akan suatu keharusan .Dalam rangka pelaksanaan suatu strategi laporan yang disampaikan oleh seorang bawahan kepada atasanya harus memenuhi berbagai persyaratan ,seperti : penyampaian secara berkala ,dalam format yang ditentukan,mengandung informasi yang bersifat kritikal.
Ketiga : melalui penggunaan kuesioner yang respondenya adalah para pelaksana kegiatan operasional . penggunaan kuesioner sangat bermanfaat apabila maksudnya adalah untuk menggali informasi yang tentang situasi nyata yang dihadapi dilapangan dari sejumlah besar tenaga pelaksana kegiatan operasional.
Keempat : Wawancara . apabila diperlukan wawancara dengan para penyelenggara berbagai kegiatan operasional pun dapat dilakukan dalam rangka pengawasan .Telah umum diketahui bahwa terdapat tiga bentuk wawancara ,yaitu yang tidak terstruktur , yang terstruktur dan kombinasi keduanya .tegasnya dalam wawancara harus menjamin kebebasan pihak yang diwawancarai untuk menyampaikan informasi ,terutama informasi yang bersangkutan dengan masalah.6
Metode PengawasanAda banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau keberhasialn organisasi lainnya . Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua organisasi yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai . Prinsip-prinsip pengawasan telah dibicarakan dalam bab sebelummnya . Pada bab ini akan di uraikan berbagai
teknik dan metode pengawasan yng dapat digunakan agar fungsi pengawasan dapat berjalan dengan efektif dn efesien.
Pengawasan sebenarnya mengandung arti penjagaan stabilitas dan equibilirium .Untuk mencapai keseimbangan , bagaimanapun juga, manajer harus selalu merubah apa yang dkerjakannya atau merubah standar yang digunakan sekarang utuk mengukur pelaksanaan . Dan teknik-teknik serta metode-metode pengawasan hendaknya digunakan secara simultan , tidak berdiri sendiri-sendiri..
Metode pengawasan terdiri atas dua kelompok ,yaitu metode bukan kuntitatif (non -quantitative) dan metode kuantitatif .
a.Metode Pengawasan Non-Kuantitatif.
Metode pengawasan non-kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen Pada umumnya hal ini mengawasi keseluruhan (overall) performance organisasi .Dan sebagian besar mengawasi sikap para karyawan .
Metode yang sering digunakan meliputi: 1 .Pengamatan(control by observation).
2.Inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection). 3.Pelaporan lisan dan tertulis (control by report).
4.Evaluasi pelaksanaan
5.Diskusi antara manajer dan bawahan dalam pengawasan dan pengarahan satuan kerja.
Sistem-sistem dan metode-metode manajemen yang digunakan untuk tujuan pengawasan mencakup juga management by objectivitas (MBO), managemet by exception (MBE), dan managemet information system (MIS), yang semuanya telah dijelaskan dalam bab-bab sebelumnya
b.Metode Pengawasan Kuantitatif
1. Anggaran (budget) seperti a) anggaran operasi, anggaran penggunaan modal, anggran penjualan, angggaran kas , dan lain-lainnya, dan b) anggran khusus, seperti planning – programmiing-budgeting system (PPBS), zero – base budgeting (ZBB), dan human resource accounting (HRA) .
2. Audit, seperti a) internal audit,b)external audit dan c) management audit. 3. Analisa break – even
4. Analisa Rasio
5. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan , seperti a) bagan Gant, b) Program Evalution and Review Technique (PERT), dan c) Critical path Method (CPM).7
Bidang-Bidang Kunci Pengawasan
1. Pengawasan Kuantitas
Maksud dari pengawasan kuantitas adalah untuk terus memperhatikan bagaimana caranya berbagai hasil produksi dan jasa-jasa tertentu tidak sampai habis. Pengawasan inventaris merupakan bagian utama dari pengawasan kuantitas. Pada umumnya inventaris dapat digolongkan dalam salah satu kategori bahan mentah, dalam proses, atau barang jadi. Inventaris bahan mentah bertindak sebagai bantalan antara pembelian dan produksi. Inventaris dalam proses digunakan untuk pembantahan perbedaan-perbedaan dalam lajunya arus melalui berbagai proses produksi.
2. Pengawasan Kualitas
Kualitas adalah istilah relatif berarti hal yang berbeda bagi orang yang berbeda pula. Untuk mengapus pendapat umum salah, kualitas haruslah diartikan bahwa dalam pengawasa kualitas tujuannya adalah mempertahankan kualitas yang memuaskan untuk tujuan yang dimaksudkan, bukan kualitas yang setinggi mungkin. Khusustujuan yang dicari adalah apa yang terbaik dalam istilah-istilah berikut: konsisten dengan harga yang diminta untuk hasil produksi atau jasa itu dan diberikan hasil-hasil yang memuaskan dan dapat dipercaya. proses pengawasan kualitas didasarkan atas teori-teori dan kemungkinan statistik, yang
digunakan pada contoh-contoh yang di produksi dengan suatu proses. Selagi proses itu masih dalam operasi maka diambil ukuran-ukuran dari hasil produksi atau jasa itu dan dibandingkan dengan standar-standar yang sudah ditetapkan.
3. Pengawasan Waktu
Menggunakan waktu dengan efektif adalah suatu tantangan bagi setiap manajer. Psrs msnsjer bersd dibawah penekanan untuk mengurangi waktu yang dipakai untuk membaca material, menghindari rapat dan mencapai keputusan-keputusan. Waktu adalah suatu sumber yang terbatas. Seorang manajer sering mengeluh, bahwa waktu yang terbuang dengan
panggilan-panggilan telepon dan rapat-rapat dapat dihindari, kalau ada tersedia sebelumnya sekedar cara yang dapat dipercaya untuk menilainya. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh para manajer untuk menggunakan waktu mereka lebih baik. Beberapa diantarnya adalah menggunakan seorang pembantu atau seorang sekretaris untuk melindungi manajer itu dari pemborosan waktu, mengadoptasi suatu kriteria hasil-hasil dari waktu manajer untuk usaha-usaha pembuatan keputusan, dan mengumpulkan data-data waktu untuk kegiatan-kegiatan yang berlangsungdan evaluasi serta perbaikan penggunaan waktu.
banyak pemajak-pembajak waktu yang dapat menghabiskan waktu seorang manajer.
Diantaranya adalah : rapat-rapat dan konferensi-konferensi, telepon-telepon, tamu-tamu, dan pekerjaan surat menyurat yang berlebihan.
4. Pengawasan Biaya
Biaya adalah suatu pertimbangan dalam semua kegiatan. Kebanyakan biaya dapat
dikategorikan dalam lima kategori yaitu : biaya langsung, biaya yang material langsung, biaya overhead tata usaha pabrik, ongkos penjualan, dan ongkos administrasi.8
Manfaat Hasil Pengawasan
Terlepas dari teknik mana yang dianggap paling penting dan tepat untuk digunakan , manfaat terpenting dari pengawasan adalah :
a).tersedianya bahan informasi bagi manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi berbeda
b).dikenalinya faktor-faktor pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisien dan efektif
c).pemahaman tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelengaraan berbagai kegiatan operasional .
d.) langkah-langkah apa yang segera dapat diambil untuk menghargai kinerja yang memuaskan e).tindakan preventif apa yang yang segera dapat dilakukan agar deviasi dan standar tidak terus berlanjut.9
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan sesuai yang direncanakan . Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan . Seperti terlihat dalam kenyataan , langkah awal proses pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan , penetapan tujuan , standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan. Ada tiga tipe dasar pengawasan ,yaitu (1) pengawasn pendahuluan , (2) pengawasan concurent , dan (3) pengawasan umpan balik.
Tahap – tahap dalam proses pengawasan terdiri dari standart, evaluate dan corrective action . Untuk menjadi efektif , sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu .Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharunya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar , 2) tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif , 4) tepat akuarat , dan 5) dapat diterima oleh yang bersangkutan . Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan. Teknik pengawasan terdiri dadi empat teknik yang saling berurutan. Dan metode pengawasan terdiri dari dua metode yakni metode kuantitatof dan metode bukan kuantitatif .
Manfaat terpenting dari pengawasan adalah :a).tersedianya bahan informasi bagi manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi berbeda,b).dikenalinya faktor-faktor pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisien dan efektif, c).pemahaman tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelengaraan berbagai kegiatan operasional .
3.2 Saran
Kami menyadari bahwa Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi.
Handoko ,T.Hani,.2008. Manajemen Edisi 2.Yogyakarya:BPFE.
Manulang , M. Dasar-Dasar Manajemen .2012.Yogjakarta:GADJAH MADA UNIVERSITY
PRES.,
Siagian,Sondang P. 1995 .Manajenen Stratejik. Jakarta: Bumi Aksara .
