Analisis transaksi jurnal buku besar umu

(1)

Analisis transaksi, jurnal, buku

besar umum, dan neraca saldo –

materi pengantar akuntansi

Bagaimana transaksi dianalisis dan direkam dalam sistem akuntansi?

Materi mengenai persamaan

akuntansi membahas dan mengilustrasikan analisis transaksi dengan

menggunakanpersamaan akuntansi. Meskipun demikian, persamaan akuntansi sebenarnya

bukan merupakan bagian dari proses akuntansi yang sesungguhnya

dipraktikkan. Persamaan akuntansi diperkenalkan hanya sebagai alat bantu untuk menjelaskan bagaimana transaksi/kejadian bisnis

mempengaruhi aset, liabilitas, ekuitas, penghasilan, dan beban. Secara umum, proses akuntansi dimulai dengan mengidentifikasi

transaksi/kejadian bisnis, menganalisis dan merekam pengaruhnya, serta meringkas dan menyajikannya dalam bentuk laporan keuangan dan laporan-laporan akuntansi lainnya. Laporan-laporan-laporan tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan investasi, keputusan pemberian pinjaman, dan

keputusan-keputusan bisnis lainnya.

Khusus terkait dengan identifikasi, analisis, dan perekaman transaksi/kejadian bisnis, tahap-tahap proses akuntansi dapat dirinci lebih lanjut sebagai berikut:

1. Menganalisis tiap-tiap transaksi/kejadian bisnis dari dokumen sumber.

2. Merekam transaksi/kejadian-kejadian bisnis yang relevan ke dalam jurnal.

3. Memindahbukukan informasi di dalam jurnal ke dalam akun-akun di buku besar.

(2)

Dokumen sumber merupakan sumber data akuntansi yang bisa berbahan kertas (hard copy) atau dari formulir elektronik. Contoh dokumen sumber adalah faktur, cek, dokumen order pembelian, tagihan dari pemasok, kartu jam kerja karyawan, dan laporan bulanan bank. Ketika sebuah barang dibeli secara kredit, pihak penjual biasanya menyiapkan faktur sekurang-kurangnya rangkap dua. Satu salinan faktur tersebut diserahkan kepada pembeli. Salinan lainnya

ditransmisikan secara elektronis ke dalam sistem akuntansi pihak penjual yang mengakibatkan terekamnya transaksi penjualan tersebut. Mesin register kas merekam informasi untuk tiap-tiap penjualan pada pita atau file electronik yang terkunci. Rekaman tersebut juga dapat digunakan sebagai dokumen sumber untuk mengakui terjadinya penjualan tunai.

Apakah yang dimaksud dengan akun?

Akun (literatur akuntansi lama menyebutnya ‘rekening’ atau ‘perkiraan’) adalah rekaman atau catatan mengenai kenaikan dan penurunan

unsur-unsur aset, liabilitas, ekuitas,penghasilan, atau beban tertentu. Informasi yang terekam dalam akun dianalisis, diringkas, dan disajikan dalam laporan

keuangan dan laporan-laporan akuntansi lainnya.Buku besar umum (general ledger) merupakan kumpulan semua akun yang diperlukan dalam

penyusunan laporan keuangan sebuah perusahaan. Buku besar bisa berformat elektronik (file komputer), tetapi bisa juga sebuah buku dalam sistem akuntansi manual. Meskipun buku besar umum kebanyakan perusahaan berisi akun-akun yang hampir sama, perusahaan tertentu biasanya memiliki beberapa akun yang unik karena tipe operasinya yang unik pula. Akun-akun diorganisasikan/disusun menurut tiga kategori umum (sesuai dengan persamaan akuntansi),

yaitu aset, liabilitas, dan ekuitas.

Buku besar umum (general ledger) mencakup semua akun yang ada dalam suatu sistem informasi. Jika akun-akun itu berupa file komputer yang tersimpan dalam hard drivekomputer, kumpulan file-file itulah yang kita maksud sebagai buku besar umum. Jika akun-akunnya menempati halaman-halaman dalam sebuah file, maka file itulah buku besar. Ukuran dan keragaman operasi

perusahaan menentukan jumlah akun yang diperlukan. Sebuah perusahaan kecil mungkin saja hanya memerlukan 20 hingga 30 akun, sedangkan perusahaan besar bisa memiliki ribuan akun. Bagan akun (chart of accounts) adalah daftar semua akun yang digunakan oleh sebuah perusahaan berikut kode/nomer

identifikasi untuk tiap-tiap akun.

Apakah yang dimaksud debit dan kredit?

(3)

satu atau beberapa transaksi terhadap akun tertentu. Seperti ditunjukkan pada gambar berikut, komponen-komponen akun T terdiri dari (1) nama akun pada bagian atas, (2) sisi kiri atau sisi debit, dan (3) sisi kanan atau sisi kredit.

Sisi kiri akun T disebut sisi debit, biasanya disingkat “D” atau “Dr.” Sisi kanan disebut sisikredit, disingkat “K” atau “Cr.” Memasukan angka pada sisi kiri dikatakan mendebit dan memasukan angka pada sisi kanan berarti mengkredit. Perhatikan, debit dan kredit bukan berarti penambahan atau pengurangan. Debit atau kredit bisa berarti menambah atau mengurangi tergantung pada jenis

akunnya. Untuk akun yang debitnya berarti bertambah, sisi kreditnya berarti berkurang. Sebaliknya untuk akun yang sisi debitnya berarti berkurang, maka kreditnya adalah bertambah.

Selisih antara jumlah debit dan jumlah kredit suatu akun disebut saldo akun (account balance) yang bersangkutan. Jika jumlah debit lebih besar

dibandingkan jumlah kredit, suatu akun memiliki saldo debit. Sebaliknya, saldo kredit terjadi jika jumlah kredit lebih besar dibandingkan jumlah debit. Jika jumlah debit sama dengan jumlah kredit, akun memiliki saldo nol.

Apakah yang dimaksud sistem akuntansi berpasangan?

Sistem akuntansi berpasangan (double-entry accounting) berarti tiap-tiap transaksi mempengaruhi, dan direkam pada, sekurang-kurangnya dua akun. Seperti disebutkan dalam istilah ini, double entry, berarti memasukkan dua kali atau merekam dua kali. Sistem akuntansi berpasangan juga berarti jumlah total yang didebit harus sama dengan jumlah total yang dikredit untuk tiap-tiap

transaksi. Dengan demikian, jumlah debit secara keseluruhan juga harus sama dengan jumlah kredit untuk keseluruhan transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi.

Untuk memahami prosedur akuntansi berpasangan, perhatikan kembali topik mengenaipersamaan akuntansi.

Aset = Liabilitas + Ekuitas

(4)

Aset = Liabilitas + Saham Biasa + Penghasilan – Beban – Dividen

Untuk menghilangkan tanda negatif (–) dari persamaan yang diperluas di atas, kedua sisi persamaan ditambah dengan unsur beban dan dividen sebagai berikut:

Aset + Beban + Dividen = Liabilitas + Saham Biasa + Penghasilan

Perhatikan, unsur beban dan dividen berpindah ke sisi kiri persamaan dan tandanya menjadi positif (+). Rumusan persamaan akuntansi dengan meniadakan tanda negatif sebagaimana dinyatakan di atas pada dasarnya memisahkan unsur-unsur akuntansi menjadi dua kategori, yaitu unsur-unsur yang mencerminkan penggunaan dana (aset, biaya, dan dividen) dan unsur-unsur yang mencerminkan sumber pendanaan [Soni Warsono, Arif Darmawan, dan M. Arsyadi Ridha (2009)].

Sebagaimana hubungan matematis sederhana lainnya, kenaikan atau

penurunan neto pada satu sisi persamaan memiliki pengaruh neto yang sama pada sisi lainnya. Sebagai contoh, kenaikan neto aset harus diikuti dengan kenaikan neto dengan jumlah yang sama pada sisi liabilitas, saham biasa, dan/atau penghasilan. Meskipun demikian, ada juga transaksi yang hanya mempengaruhi satu sisi persamaan, yang berarti dua atau lebih akun pada satu sisi saja yang dipengaruhi, tetapi pengaruh netonya pada satu sisi tersebut adalah nol.

Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah, sisi kiri (debit) adalah saldo normal untuk aset, beban, dan dividen, sedangkan sisi kanan (kredit) adalah saldo normal untuk liabilitas, saham biasa, dan penghasilan. Saldo normal ini sesuai dengan posisi setiap kelompok akun dalam persamaan akuntansi, di mana aset, beban, dan dividen berada pada sisi kiri dan liabilitas, saham biasa, dan penghasilan berada pada sisi kanan persamaan akuntansi.

Saldo normal masing-masing kelompok akun secara visual ditunjukkan pada gambar berikut.

(5)

yang dilakukan oleh pemegang saham akan meningkatkan jumlah kas yang tersedia di perusahaan. Dengan sistem akuntansi

berpasangan, aset berupa kas akan didebit dan saham biasa (ekuitas) akan dikredit karena kedua akun tersebut sama-sama mengalami peningkatan, tetapi saldo normalnya berkebalikan satu sama lain. Kas sebagai aset bersaldo normal debit, dan saham biasa (ekuitas) bersaldo normal kredit.

Apa yang dimaksud dengan jurnal transaksi?

Jurnal merupakan rekaman awal transaksi/kejadian bisnis dalam sistem

akuntansi dan berisi informasi mengenai tiap-tiap transaksi yang mencakup; (1) tanggal transaksi, (2) nama akun yang dipengaruhi oleh suatu transaksi tertentu, (3) jumlah rupiah akun-akun yang didebit dan dikredit, dan (4) keterangan

mengenai transaksi yang bersangkutan. Gambar 3-3 menunjukkan bagaimana dua transaksi pertama yang terjadi di Sabrina Consulting direkam dalam jurnal umum. Proses ini hampir sama, baik untuk sistem manual maupun sistem yang menggunakan komputer. Jurnal dalam sistem berbasis komputer biasanya dirancang mirip dengan halaman jurnal dalam sistem manual.

Untuk merekam transaksi ke dalam jurnal umum, tahap-tahap yang harus dilakukan meliputi:

1. Masukkan angka tahun pada kolom pertama paling atas serta tanggal dan bulan pada baris pertama untuk setiap transaksi.

(6)

3. Masukkan nama akun(-akun) yang dikredit pada kolom Nama Akun dan Keterangan dan masukkan jumlah(-jumlah)nya pada kolom Kredit pada baris yang sama. Nama akun mengacu pada bagan akun.

4. Masukkan penjelasan singkat transaksi pada baris setelah nama akun yang dikredit. Untuk membedakannya dengan nama akun, indentasinya bisa dibuat sedikit menjorok ke kanan dan dimiringkan (italic).

Dalam sistem manual, ketika suatu transaksi mula-mula direkam dalam jurnal, kolom referensi pemindahbukuan (Ref) dibiarkan kosong. Pada saat informasi transaksi di dalam jurnal dipindahbukukan ke buku besar, kode akun dari masing-masing akun buku besar dimasukkan ke kolom Ref tersebut.

Pemindahbukuan (posting) transaksi yang telah direkam di dalam jurnal ke akun-akun buku besar umum dilakukan untuk memutakhirkan (updating) buku besar umum. Pemindahbukuan mungkin dilakukan pada akhir jam kerja setiap hari, setiap minggu, atau pada saat waktunya memungkinkan. Semua rekaman transaksi harus dipindahbukukan ke buku besar umum sebelum laporan

keuangan disusun untuk memastikan saldo-saldo semua akun mutakhir (up-to-date). Ketika suatu transaksi dipindahbukukan, debit dalam jurnal dipindahkan ke akun buku besar umum terkait pada sisi debit, dan kredit dalam jurnal

dipindahkan ke akun buku besar umum terkait pada sisi kredit.

Contoh analisis transaksi dan jurnal

Transaksi/kejadian bisnis yang terjadi di Sabrina Consulting akan digunakan kembali untuk melihat bagaimana sistem akuntansi berpasangan bermanfaat untuk menganalisis dan memroses transaksi. Sebelas transaksi pertama sama dengan yang dibahas pada topik tentang persamaan akuntansi. Untuk

melengkapi pembahasan saat ini, lima transaksi ditambahkan (transaksi 12 – 16). Analisis pengaruh debit dan kredit transaksi akan mengacu kepada saldo normal sebagaimana ditunjukkan pada gambar di atas.

Transaksi #1. Menerima investasi dari pemilik

Sabrina menginvestasikan Rp150.000.000 uang tuna di Sabrina Consulting dan menjadi satu-satunya pemegang saham perusahaan tersebut.

Analisis

(7)

Jurnal transaksi

Pemindahbukuan ke buku besar umum

Transaksi #2. Membeli persediaan barang habis pakai secara tunai Sabrina Consulting membayar Rp12.500.000 tunai untuk

pengadaan persediaan barang habis pakai. Analisis

Aset berupa persediaan barang habis pakai bertambah sebesar Rp12.500.000, sedangkan aset berupa kas berkurang sebesar Rp12.500.000. Aset bersaldo normal debit. Bertambahnya aset berupa persediaan barang habis pakai didebit ke akun barang habis pakai, sedangkan berkurangnya aset berupa kas dikredit ke akun kas.

Transaksi #3. Membeli aset tetap peralatan secara tunai

(8)

Analisis

Aset berupa aset tetap peralatan bertambah sebesar Rp130.000.000. Di sisi lain, asetberupa kas berkurnag sebesar Rp130.000.000. Aset bersaldo normal debit. Bertambahnya aset tetap berupa peralatan didebit ke akun peralatan, sedangkan berkurangnya aset berupa kas dikredit ke akun kas.

Transaksi #4. Membeli persediaan barang habis pakai secara kredit Sabrina Consulting membeli persediaan barang habis pakai secara kredit seharga Rp35.500.000.

Analisis

Aset berupa persediaan barang habis pakai dan liabilitas berupa utang usaha sama-sama bertambah sebesar Rp35.500.000. Aset bersaldo normal debit, sehingga bertambahnyaaset berupa persediaan barang habis pakai didebit ke akun barang habis pakai. Di sisi lain,liabilitas bersaldo normal kredit, sehingga bertambahnya liabilitas berupa utang usaha dikredit ke akun utang usaha. Jurnal transaksi

(9)

Transaksi #5. Menyerahkan jasa secara tunai

Sabrina Consulting menyerahkan jasa konsultansi dan menerima pembayaran tunai sejumlah Rp21.000.000.

Analisis

Aset (kas) dan penghasilan (pendapatan jasa konsultasi) sama-sama bertambah sebesar Rp21.000.000. Aset bersaldo normal debit, sehingga

bertambahnya aset (kas) didebit ke akun kas. Di sisi lain, penghasilan bersaldo normal kredit, sehingga bertambahnyapenghasilan (pendapatan jasa konsultasi) dikredit ke akun pendapatan jasa konsultasi.

Transaksi #6. Membayar beban secara tunai

Sabrina Consulting membayar Rp5.000.000 tunai untuk beban sewa kantor bulan Desember.

Analisis

Aset (kas) berkurang sebesar Rp5.000.000, sedangkan beban (beban sewa) bertambah sebesar Rp5.000.000. Beban bersaldo normal debit, sehingga

timbulnya beban sewa didebit ke akun beban sewa. Aset bersaldo normal debit, sehingga berkurngnya aset(kas) dikredit ke akun kas.

(10)

Sabrina Consulting membayar Rp3.500.000 tunai untuk gaji karyawan.

Analisis

Aset (kas) berkurang sebesar Rp3.500.000, sedangkan beban (beban gaji) bertambah sebesar Rp3.500.000. Beban bersaldo normal debit, sehingga timbulnya beban (gaji) didebit ke akun beban gaji. Aset bersaldo normal debit, sehingga berkurngnya aset (kas) dikredit ke akun kas.

(11)

Analisis

Aset (piutang usaha), penghasilan (pendapatan jasa konsultasi), dan penghasilan(pendapatan jasa pelatihan) sama-sama

bertambah. Aset bersaldo normal debit, sehingga bertambahnya aset (piutang usaha) sebesar Rp9.500.000 didebit ke akun piutang usaha. Di sisi

lain, penghasilan bersaldo normal kredit, sehingga

bertambahnyapenghasilan dari pendapatan jasa konsultasi dikredit sebesar Rp8.000.000 dan bertambahnya penghasilan dari pendapatan jasa pelatihan dikredit sebesar Rp1.500.000 ke akun masing-masing.

Transaksi #9. Menerima kas sebagai pembayaran piutang kustomer

Sabrina Consulting menerima Rp9.500.000 uang tunai dari klien yang tagihan (billing)-nya diterbitkan pada transaksi 8.

Analisis

Aset (kas) bertambah sebesar Rp9.500.000, sedangkan aset (piutang usaha) berkurang sebesar Rp9.500.000. Aset bersaldo normal debit.

Bertambahnya aset (kas) didebit ke akun kas. Sebaliknya,

(12)

Transaksi #10. Membayar sebagian utang usaha

Sabrina Consulting membayar Rp4.500.000 uang tunai kepada Metro Supply sebagai pembayaran sebagian utang yang timbul pada transaksi 4.

Analisis

Aset (kas) dan liabilitas (utang usaha) sama-sama berkurang sebesar

Rp4.500.000. Asetbersaldo normal debit, sehingga berkurangnya aset (kas) dikredit ke akun kas. Liabilitasbersaldo normal kredit, sehingga

berkurangnya liabilitas (utang usaha) didebit ke akun utang usaha. Jurnal transaksi

Transaksi #11. Membayar dividen kas

Sabrina Consulting membayar Rp1.000.000 dividen kas kepada Sabrina selaku pemegang saham.

Analisis

(13)

Rp1.000.000. Dividen bersaldo normal debit, sehingga bertambahnya dividen didebit ke akun dividen. Aset juga bersaldo normal kredit, sehingga

berkurangnya aset (kas) dikredit ke akun kas.

Transaksi #12. Menerima uang muka untuk jasa konsultasi

Sabrina Consulting menerima uang tunai senilai Rp15.000.000 dari kustomer yang merupakan penerimaan di muka jasa konsultasi yang akan diberikan di masa depan.

Analisis

Aset (kas) bertambah sebesar Rp15.000.000, dan liabilitas (penerimaan di muka untuk jasa konsultasi) juga bertambah sebesar Rp15.000.000. Aset bersaldo normal debit, sehingga bertambahnya aset (kas) didebit ke akun kas. Di sisi lain, liabilitas bersaldo normal kredit, sehingga bertambahnya liabilitas (penerimaan di muka jasa konsultasi) dikredit ke akun penerimaan jasa konsultasi.

(14)

Transaksi #13. Membayar di muka asuransi

Sabrina Consulting membayar Rp12.000.000 tunai untuk premi asuransi selama 24 bulan ke depan. Cakupan periode layanan asuransi tersebut terhitung sejak tanggal 1 Desember.

Analisis

Aset (kas) berkurang sebesar Rp12.000.000, sedangkan aset (pembayaran di muka asuransi) bertambah sebesar Rp12.000.000. Aset bersaldo normal debit, sehingga bertambahnya aset (pembayaran di muka asuransi) didebit ke akun pembayaran di muka asuransi. Sebaliknya, berkurangnya aset (kas) dikredit ke akun kas.

(15)

Transaksi #14. Membeli barang habis pakai secara tunai

Sabrina Consulting membayar Rp600.000 tunai untuk pengadaan persediaan barang habis pakai.

Analisis

Aset (kas) berkurang sebesar Rp600.000, sedangkan aset (persediaan barang habis pakai) bertambah sebesar Rp600.000. Aset bersaldo normal debit,

sehingga bertambahnya aset (persediaan barang habis pakai) didebit ke akun barang habis pakai. Sebaliknya, berkurangnya aset (kas) dikredit ke akun kas. Jurnal transaksi

Sabrina Consulting membayar Rp1.150.000 tunai untuk listrik bulan Desember.

Analisis

Aset (kas) berkurang sebesar Rp1.150.000 dan beban (listrik) bertambah sebesar Rp1.150.000. Beban bersaldo normal debit, sehingga bertambahnya beban listrik didebit ke akun beban listrik. Aset juga bersaldo normal debit, sehingga berkurangnya aset (kas) dikredit ke akun kas.

(16)

Sabrina Consulting membayar Rp3.500.000 tunai untuk pembayaran gaji karyawan dua minggu terakhir bulan Desember.

Analisis

Aset (kas) berkurang sebesar Rp3.500.000 dan beban (gaji) bertambah sebesar Rp3.500.000. Beban bersaldo normal debit, sehingga bertambahnya beban (gaji) didebit ke akun beban gaji. Aset juga bersaldo normal debit, sehingga

berkurangnya aset (kas) dikredit ke akun kas. Jurnal transaksi

(17)

Penghitungan saldo. Setelah semua transaksi dipindahbukukan ke akun-akun di buku besar umum, saldo tiap-tiap akun dihitung sebesar selisih antara sisi kiri (debit) dengan sisi kanan (kredit). Jika sisi debit lebih besar dibandingkan sisi kredit, selisihnya disebut saldo debit. Sebaliknya, jika sisi kredit lebih besar dibandingkan sisi debit, selisihnya disebut saldo kredit.

Sebagai contoh, penghitungan saldo akun kas ditunjukkan pada gambar berikut.

Sisi kiri (debit) dijumlah ke bawah dan menghasilkan angka Rp195.500.000. Sisi kanan (kredit) juga dijumlahkan dan menghasilkan angka Rp173.750.000.

(18)

Prosedur yang sama dilakukan untuk akun-akun lainnya. Hasil penghitungan saldo semua akun akan digunakan untuk menyiapkan neraca saldo.

Format akun T yang telah digunakan sejauh ini sebenarnya hanya dimaksudkan sebagai alat bantu untuk memahami pengaruh satu atau beberapa transaksi terhadap akun tertentu. Dalam praktiknya, format akun tidak sesederhana itu. Sebagai contoh, akun kas pada gambar di atas bisa disajikan dalam format akun berkolom saldo sebagaimana ditunjukkan pada gambar berikut.

Karena transaksi-transaksinya tidak diasosiasikan dengan tanggal, kolom dalam contoh pada Gambar 3-5 diisi dengan label transaksi. Perhatikan, penghitungan saldo dilakukan setiap kali transaksi dipindahbukukan ke akun. Kas bersaldo normal debit, sehingga setiap pemindahbukuan ke kolom debit ditambahkan ke saldo sebelumnya. Sebaliknya, pemindahbukuan ke kolom kredit dikurangkan dari saldo sebelumnya.

Format akun berkolom saldo disebut juga format akun standar atau format akun tiga kolom.

Neraca saldo

(19)

Consulting setelah 16 transaksi bulan Desember dipindahbukukan ke buku besar

umum.

Penting untuk diketahui, neraca saldo di atas merupakan neraca saldo sebelum penyesuaian.

Tahap-tahap penyusunan neraca saldo meliputi:

1. Masukkan tiap-tiap nama akun berikut saldonya (dari buku besar umum) di neraca saldo.

2. Hitung total saldo debit dan total saldo kredit.