PERMESINAN DAN
PERALATAN
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Pelayanan kantor terdiri dari
kegiatan-kegiatan khusus,
sebagai contoh komunikasi,
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Memilih sarana komunikasi kantor memerlukan perhatian seksama dengan pertimbangan faktor-faktor
sebagai berikut :
1. Kecepatan dan biaya
Apakah biaya tambahan untuk kecepatan pengiriman yang lebih besar menjamin penggunaan media
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Apakah frekuensi menggunakan
media tersebut mempengaruhi biaya ?
2. Kerahasiaan – Apakah ini penting ? 3. Tanggungjawab
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Permulaan untuk masalah
komunikasi yang efektif adalah
memutuskan yang mana
komunikasi secara tertulis dan
yang mana yang dapat
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulisan internal
adalah suatu komunikasi
tertulis yang digunakan antara
kantor dengan departemen
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Komunikasi tertulis eksternal adalah
komunikasi yang digunakan antara perusahaan dengan suatu organisasi
atau supplier, agensi luar dan publik
Jenis-jenis komunikasi tertulis :Teks
yang dihasilkan oleh mesik ketik, pengolah kata, surat elektronik,
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Komunikasi Lisan
Telepon
Sebagian besar sistem kantor
memerlukan penggunaan papan
swich sehingga beberapa
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Mesin penjawab terhubung
dengan telepon dan akan
menjawab panggilan serta
mencatat pesan yang
disampaikan. Ini direkam dalam
magnetic tap dan dapat diputar
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Staf lokasi atau paging system
Loudspeaker : Pesan direlay
di semua gedung sekaligus
Bell atau lonceng
Radio paging
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Telekomunikasi
Penggunaan jalur telepon untuk
menghubungkan terminal
remote kepada komputer sentral
menghasilkan sejumlah
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Single-high powered computer yang
melayani perusahaan nasional dan multinasional
Biro pelayanan yang melayani klien
yang menyebar di area yang luas
Sistem reservasi perusahaan
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Penggunaan satelit ruang angkasa untuk mentransmisi data ke luar negeri
Penggunaan teknologi internet
mewujudkan bisnis tanpa batas waktu dan lokasi. Memungkinkan bisnis untuk
mengadakan kegiatan bisnis via online seperti electronic commerce
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Pelayanan Kantor Lainnya
Pengarsipan
a. Pengarsipan adalah
pengumpulan data, catatan, surat,
kertas kerja, dan dokumen yang
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
b. Metode utama
pengelompokkan adalah
menurut abjad, angka,
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
c. Inti sistem pengarsipan yang baik adalah :
1). Efektif biaya
2). Kesederhanaan dan aksesbilitas – mudah dipahami dan dioperasikan
3). Keringkasan dan keamanan – memerlukan ruang yang kecil dan
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
4). Sistem tersebut harus mampu
diperluas dengan mudah dan
catatan harus siap tersedia
5). Pengarsipan harus terus
di-update, referensi silang digunakan
jika perlu dan menggunakan
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Surat
a. Peralatan ruang surat :
Pembuka surat otomatis,
pemberi cap, mesin pencari
alamat, peralatan sortir,
peralatan melipat dan
inserting serta alat
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
b. Cara penyampaian surat :
1). Pengiriman cepat : E-mail, priority services, surat kelas satu
2). Pengiriman aman dan rahasia : Surat tercatat 3). Pelayanan kurir : Untuk pengiriman barang
lokal, nasional, dan internasional dalam 24 jam dan 7 hari dalam seminggu. Biaya tergantung
pada ukuran dan berat dari item yang dikirimkan dan jarak yang harus ditempuh.
Pelayanan kurir biasanya menawarkan perlindungan asuransi untuk barang yang
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
4). Pelayanan parsel
5). Freight Service : Untuk
pengiriman barang yang besar
dan berat yang tidak cocok untuk
cara pengangkutan lain. Sebagai
contoh suku cadang mesin,
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Reproduksi Dokumen
Merupakan pelayanan yang
sangat penting di dalam
bisnis atau organisasi bisnis
di dalam menduplikasi
(1) MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR
Bagaimana memilih peralatan yang tepat :
1). Kecocokan dengan jenis mesin copy 2). Biaya
3). Kecepatan
4). Kemudahan pengoperasian
5). Fasilitas service dan ketahanan Supervisi yang tepat di dalam
(2) SISTEM INFORMASI
KANTOR
Informasi mengenai suatu organisasi
dapat dibuat dengan sangat mudah
di dalam sistem komputer yang
dapat memberikan akses untuk
data dengan segera.
Sekarang sebagian organisasi
menggunakan perkembangan
(2) SISTEM INFORMASI
KANTOR
Tujuan memiliki perkembangan teknologi adalah untuk :
1). Menyediakan informasi
2). Menyediakan data yang akurat, ketika diperlukan
3). Membantu melakukan pekerjaan lebih efisien
4). Memungkinkan berbagai tugas dilaksanakan
5). Memberikan data dengan cara yang lebih dapat dimengerti, sebagai contoh
(2) SISTEM INFORMASI
KANTOR
Keuntungan Sistem Informasi kantor : 1). Pengurangan di dalam biaya staf dan
peralatan
2). Volume pekerjaan yang lebih besar yang diselesaikan
3). Peningkatan di dalam ketersediaan dan keakuratan informasi
4). Update data yang lebih cepat
(2) SISTEM INFORMASI
KANTOR
6). Akses data dapat dilakuka dari banyak lokasi, sebagai contoh dari rumah,
kantor
7). Lebih banyak waktu tersedia untuk area utama kerja individu (lebih sedikit
(3) SISTEM KONFERENSI
Terkadang mengadakan perjalanan diperlukan di dalam kegiatan bisnis.
Akan tetapi, biaya perjalanan personil untuk menemui kolega bisnis, klien, dan calon klien adalah
sangat tinggi. Dengan teknologi maju, konferensi via telepon atau video dapat mengganti pertemuan di
(3) SISTEM KONFRENSI
Jenis-jenis konferensi adalah sebagai berikut :
1). Telekonferensi : Menggunakan
jalur telepon di dalam
mengadakan pertemuan di
tempat-tempat yang berbeda.
Meskipun cara ini tidak
memberikan kesempatan untuk
pertukaran komunikasi detail
secara tertulis selama konferensi,
Ini hanya menawarkan kontak
(3) SISTEM KONFRENSI
2). Video konferensi : menggunakan gambar televisi dan suara peserta secara kontinu dan juga menunjukkan
dokumen
3). Konferensi yang menggunakan kekuatan proses sistem komputer.
Anggota menggunakan terminal screen teks/ data yang dapat dirubah dan
(4) SISTEM KOMUNIKASI
LAINNYA
1). Private Branch Exchange (PBX) : Dapat digunakan sebagai terminal data, dimana
data dapat dikumpulkan dan informasi diberikan ke komputer sentral
2). Viewdata System : Dihubungkan
dengan terminal komputer dan informasi dapat ditampilkan pada penerima televisi
(4) SISTEM KOMUNIKASI
LAINNYA
3). Voice Recognition System : Suatu sistem yang akhirnya menggantikan keyboard sebagai interface utama manusia dengan
kantor
4). Fasilitas Sistesis Suara : Suatu sistem yang digunakan di beberapa bank, yang
memungkinkan seorang pelanggan,
melalui touch-tone telepon, suatu tombol untuk meminta posisi saldo tunai saat itu
(4) SISTEM KOMUNIKASI
LAINNYA
5). Fasilitas Sentral : Cetak kecepatan tinggi untuk volume data yang besar,
fasilitas penyimpanan sentral dan
penarikan kembali, microfilm sentral dan peralatan persiapan microfiche
6). Mini Komputer : Adalah istilah yang digunakan untuk versi yang lebih kecil dari mesin mainframe yang lebih besar,
(4) SISTEM KOMUNIKASI
LAINNYA
7). Videophone : Kombinasi dari audi
dan visual. Memungkin seseorang untuk melihat orang lain di jalur lain ketika melakukan panggilan telepon 8). CD-ROOM (Compact Disk-Read Only
Memory) : Disk optik untuk
menjumlah sejumlah besar data lebih dari penggunaan floppy disk atau
TAMBAHAN
PENGERTIAN PERALATAN KANTOR
Suatu kantor dalam melakukan
aktifitasnya tidak lepas dari
peralatan/perbekalan yang ada
sehingga akan menghasilkan
produk-produk kantor yang
diharapkan. Tanpa adanya
perbekalan kantor yang
memadai akan sulit
TAMBAHAN
PENGERTIAN PERALATAN KANTOR
Peralatan/perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :
1. Perabot kantor
adalah segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang
terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam
peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Misalnya meja, kursi, lemari, rak
TAMBAHAN
PENGERTIAN PERALATAN KANTOR
2. Peralatan/perlengkapan kantor
adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang
diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, materai, pita mesin tik, dsb.
3. Mesin-mesin kantor
adalah segala macam mesin kantor yang
digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP,
TAMBAHAN
PENGERTIAN PERALATAN KANTOR
4. Pesawat Kantor
yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di
lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
5. Interior kantor
yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga
LATIHAN 1
Ruang : ………
NO. PERBEKALAN KANTOR FUNGSI
1 2
1.
Perabot Kantor :
a. ………
Peralatan Kantor :
a. ………
Permesinan Kantor :
a. ……… b. ……… c.
………
LATIHAN 1
Ruang : ………
NO. PERBEKALAN KANTOR FUNGSI
1 2
4.
Pesawat Kantor :
a. ………
Interior Kantor :
a. ……… b. ……… c.
………
LATIHAN 1
Ruang yang akan disurvey :
1. Ruang perpustakaan 2. Ruang front office
3. Ruang akademik 4. Ruang pantry
5. Ruang IT
6. Ruang perawatan/kesehatan
Waktu yang dibutuhkan dalam latihan hanya
