Manajemen Konflik Cara Mengelola Konflik

Manajemen Konflik : Cara Mengelola Konflik secara

Efektif

Filed in: Artikel ManajemenAdd comments

Dalam interaksi dan interelasi sosial antar individu atau antar kelompok, konflik sebenarnya

merupakan hal alamiah. Dahulu konflik dianggap sebagai gejala atau fenomena yang tidak

wajar dan berakibat negatif, tetapi sekarang konflik dianggap sebagai gejala yang wajar yang

dapat berakibat negatif maupun positif tergantung bagaimana cara mengelolanya. (Jika Anda

ingin mendapatkan slide presentasi yang bagus tentang management skills dan personal

development, silakan KLIK DISINI ).

Dari pandangan baru dapat kita lihat bahwa pimpinan atau manajer tidak hanya wajib

menekan dan memecahkan konflik yang terjadi, tetapi juga wajib untuk mengelola/memanaj

konflik sehingga aspek-aspek yang membahayakan dapat dihindari dan ditekan seminimal

mungkin, dan aspek-aspek yang menguntungkan dikembangkan semaksimal mungkin.

Penyebab Konflik

Konflik di dalam organisasi dapat disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut:

A. Faktor Manusia

1. Ditimbulkan oleh atasan, terutama karena gaya kepemimpinannya.

2. Personil yang mempertahankan peraturan-peraturan secara kaku.

3. Timbul karena ciri-ciri kepriba-dian individual, antara lain sikap egoistis, temperamental,

sikap fanatik, dan sikap otoriter.

B. Faktor Organisasi

1. Persaingan dalam menggunakan sumberdaya.

Apabila sumberdaya baik berupa uang, material, atau sarana lainnya terbatas atau dibatasi,

maka dapat timbul persaingan dalam penggunaannya. Ini merupakan potensi terjadinya

konflik antar unit/departemen dalam suatu organisasi.

2. Perbedaan tujuan antar unit-unit organisasi.

Tiap-tiap unit dalam organisasi mempunyai spesialisasi dalam fungsi, tugas, dan bidangnya.

Perbedaan ini sering mengarah pada konflik minat antar unit tersebut. Misalnya, unit

penjualan menginginkan harga yang relatif rendah dengan tujuan untuk lebih menarik

konsumen, sementara unit produksi menginginkan harga yang tinggi dengan tujuan untuk

memajukan perusahaan.

3. Interdependensi tugas.

Konflik terjadi karena adanya saling ketergantungan antara satu kelompok dengan kelompok

lainnya. Kelompok yang satu tidak dapat bekerja karena menunggu hasil kerja dari kelompok

lainnya.

4. Perbedaan nilai dan persepsi.

Suatu kelompok tertentu mempunyai persepsi yang negatif, karena merasa mendapat

mendapat tugas-tugas yang cukup berat, rutin dan rumit, sedangkan para manajer senior

men¬dapat tugas yang ringan dan sederhana.

5. Kekaburan yurisdiksional. Konflik terjadi karena batas-batas aturan tidak jelas, yaitu

adanya tanggung jawab yang tumpang tindih.

6. Masalah “status”. Konflik dapat terjadi karena suatu unit/departemen mencoba

memperbaiki dan meningkatkan status, sedangkan unit/departemen yang lain menganggap

sebagai sesuatu yang mengancam posisinya dalam status hirarki organisasi.

7. Hambatan komunikasi. Hambatan komunikasi, baik dalam perencanaan, pengawasan,

koordinasi bahkan kepemimpinan dapat menimbulkan konflik antar unit/ departemen. (Jika

Anda ingin mendapatkan slide presentasi yang bagus tentang management skills dan personal

development, silakan KLIK DISINI ).

Akibat-akibat Konflik

Konflik dapat berakibat negatif maupun positif tergantung pada cara mengelola konflik

tersebut.

Akibat negatif

• Menghambat komunikasi.

• Mengganggu kohesi (keeratan hubungan).

• Mengganggu kerjasama atau “team work”.

• Mengganggu proses produksi, bahkan dapat menurunkan produksi.

• Menumbuhkan ketidakpuasan terhadap pekerjaan.

• Individu atau personil menga-lami tekanan (stress), mengganggu konsentrasi, menimbulkan

kecemasan, mangkir, menarik diri, frustrasi, dan apatisme.

Akibat Positif dari konflik:

• Membuat organisasi tetap hidup dan harmonis.

• Berusaha menyesuaikan diri dengan lingkungan.

• Melakukan adaptasi, sehingga dapat terjadi perubahan dan per-baikan dalam sistem dan

prosedur, mekanisme, program, bahkan tujuan organisasi.

• Memunculkan keputusan-keputusan yang bersifat inovatif.

• Memunculkan persepsi yang lebih kritis terhadap perbedaan pendapat.

Cara atau Taktik Mengatasi Konflik

Mengatasi dan menyelesaikan suatu konflik bukanlah suatu yang sederhana. Cepat-tidaknya

suatu konflik dapat diatasi tergantung pada kesediaan dan keterbukaan pihak-pihak yang

bersengketa untuk menyelesaikan konflik, berat ringannya bobot atau tingkat konflik tersebut

serta kemampuan campur tangan (intervensi) pihak ketiga yang turut berusaha mengatasi

konflik yang muncul.

Diatasi oleh pihak-pihak yang bersengketa:

Rujuk: Merupakan suatu usaha pendekatan dan hasrat untuk kerja-sama dan menjalani

hubungan yang lebih baik, demi kepentingan bersama.

Tawar-menawar: Suatu penyelesaian yang dapat diterima kedua pihak, dengan saling

mempertukarkan konsesi yang dapat diterima. Dalam cara ini dapat digunakan komunikasi

tidak langsung, tanpa mengemukakan janji secara eksplisit.

Pemecahan masalah terpadu: Usaha menyelesaikan masalah dengan memadukan kebutuhan

kedua pihak. Proses pertukaran informasi, fakta, perasaan, dan kebutuhan berlangsung secara

terbuka dan jujur. Menimbulkan rasa saling percaya dengan merumuskan alternatif

pemecahan secara bersama de¬ngan keuntungan yang berimbang bagi kedua pihak.

Penarikan diri: Suatu penyelesaian masalah, yaitu salah satu atau kedua pihak menarik diri

dari hubungan. Cara ini efektif apabila dalam tugas kedua pihak tidak perlu berinteraksi dan

tidak efektif apabila tugas saling bergantung satu sama lain.

Pemaksaan dan penekanan: Cara ini memaksa dan menekan pihak lain agar menyerah; akan

lebih efektif bila salah satu pihak mempunyai wewenang formal atas pihak lain. Apabila tidak

terdapat perbedaan wewenang, dapat dipergunakan ancaman atau bentuk-bentuk intimidasi

lainnya. Cara ini sering kurang efektif karena salah satu pihak hams mengalah dan menyerah

secara terpaksa.

Intervensi (campur tangan) pihak ketiga:

Apabila fihak yang bersengketa tidak bersedia berunding atau usaha kedua pihak menemui

jalan buntu, maka pihak ketiga dapat dilibatkan dalam penyelesaian konflik.

Arbitrase (arbitration): Pihak ketiga mendengarkan keluhan kedua pihak dan berfungsi

sebagai “hakim” yang mencari pemecahan mengikat. Cara ini mungkin tidak menguntungkan

kedua pihak secara sama, tetapi dianggap lebih baik daripada terjadi muncul perilaku saling

agresi atau tindakan destruktif.

Penengahan (mediation): Menggunakan mediator yang diundang untuk menengahi sengketa.

Mediator dapat membantu mengumpulkan fakta, menjalin komunikasi yang terputus,

menjernihkan dan memperjelas masalah serta mela-pangkan jalan untuk pemecahan masalah

secara terpadu. Efektivitas penengahan tergantung juga pada bakat dan ciri perilaku mediator.

Konsultasi: Tujuannya untuk memperbaiki hubungan antar kedua pihak serta

mengembangkan kemampuan mereka sendiri untuk menyelesaikan konflik. Konsultan tidak

mempunyai wewenang untuk memutuskan dan tidak berusaha untuk menengahi. la

menggunakan berbagai teknik untuk meningkatkan persepsi dan kesadaran bahwa tingkah

laku kedua pihak terganggu dan tidak berfungsi, sehingga menghambat proses penyelesaian

masalah yang menjadi pokok sengketa.

Hal-hal yang Perlu Diperhati-kan Dalam Mengatasi Konflik:

1. Ciptakan sistem dan pelaksanaan komunikasi yang efektif.

2. Cegahlah konflik yang destruktif sebelum terjadi.

3. Tetapkan peraturan dan prosedur yang baku terutama yang menyangkut hak karyawan.

4. Atasan mempunyai peranan penting dalam menyelesaikan konflik yang muncul.

5. Ciptakanlah iklim dan suasana kerja yang harmonis.

6. Bentuklah team work dan kerja-sama yang baik antar kelompok/ unit kerja.

8. Bina dan kembangkan rasa solidaritas, toleransi, dan saling pengertian antar

unit/departemen/ eselon.

- See more at: http://rajapresentasi.com/2009/05/manajemen-konflik-cara-mengelola-konflik-secara-efektif/#sthash.k9y1ZteY.dpuf

Rangkuman Perkuliahan Manajemen

Konflik

Kamis, 03 April 2014

Rangkuman Manajemen Teknik

Pengertian Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur." Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.

Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.

Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen, namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir.Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorangtanpa memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika ituyang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

Piramida di Mesir.

Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja dan mengontrol pembangunannya.

Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal; pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan yang dikembangkan oleh Henry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.

Pemikiran awal manajemen

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orangmasing-masing melakukan pekerjaan khususperusahaan peniti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari.

Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan (1) meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, (2) menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan (3) menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

Peristiwa penting kedua yang memengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut "pabrik." Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

Era manajemen ilmiah

Frederick Winslow Taylor.

Era ini ditandai dengan berkembangan perkembangan ilmu manajemen dari kalangan insinyur seperti Henry Towne, Frederick Winslow Taylor, Frederick A. Halsey, dan Harrington Emerson Manajemen ilmiah dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam bukunya, Principles of Scientific Management, pada tahun 1911. Taylor mendeskripsikan manajemen ilmiah sebagai "penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan." Beberapa penulis seperti Stephen Robbins menganggap tahun terbitnya buku ini sebagai tahun lahirya teori manajemen moderen.

Perkembangan manajemen ilmiah juga didorong oleh munculnya pemikiran baru dari Henry Gantt dan keluarga Gilberth. Henry Gantt. yang pernah bekerja bersama Taylor di Midvale Steel Compan, menggagas ide bahwa seharusnya seorang mandor mampu memberi pendidikan kepada karyawannya untuk bersifat rajin (industrious ) dan kooperatif. Ia juga mendesain sebuah grafik untuk membantu manajemen yang disebut sebagai Gantt chart yang digunakan untuk merancang dan mengontrol pekerjaan. Sementara itu, pasangan suami-istri Frank dan Lillian Gilbreth berhasil menciptakan micromotion, sebuah alat yang dapat mencatat setiap gerakan yang dilakukan oleh pekerja dan lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap gerakan tersebut. Alat ini digunakan untuk menciptakan sistem produksi yang lebih efesien.

Era ini juga ditandai dengan hadirnya teori administratif, yaitu teori mengenai apa yang seharusnya dilakukan oleh para manajer dan bagaimana cara membentuk praktik manajemen yang baik. Pada awal abad ke-20, seorang industriawan Perancis bernama Henri Fayol mengajukan gagasan lima fungsi utama manajemen: merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan. Gagasan Fayol itu kemudian mulai digunakan sebagai kerangka kerja buku ajar ilmu manajemen pada pertengahan tahun 1950, dan terus berlangsung hingga sekarang. Selain itu, Henry Fayol juga mengagas 14 prinsip manajemen yang merupakan dasar-dasar dan nilai yang menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen.

Sumbangan penting lainnya datang dari ahli sosilogi Jerman Max Weber. Weber menggambarkan suatu tipe ideal organisasi yang disebut sebagai birokrasi—bentuk organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarki yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan sejumlah hubungan yang impersonal. Namun, Weber menyadari bahwa bentuk "birokrasi yang ideal" itu tidak ada dalam realita. Dia menggambarkan tipe organisasi tersebut dengan maksud menjadikannya sebagai landasan untuk berteori tentang bagaimana pekerjaan dapat dilakukan dalam kelompok besar. Teorinya tersebut menjadi contoh desain struktural bagi banyak organisasi besar sekarang ini.

Corporation). Buku ini muncul atas ide Alfred Sloan (chairman dari General Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.

Era manusia sosial

Era manusia sosial ditandai dengan lahirnya mahzab perilaku (behavioral school) dalam pemikiran manajemen di akhir era manajemen sains. Mahzab perilaku tidak mendapatkan pengakuan luas sampai tahun 1930-an. Katalis utama dari kelahiran mahzab perilaku adalah serangkaian studi penelitian yang dikenal sebagai eksperimen Hawthrone.

Eksperimen Hawthrone dilakukan pada tahun 1920-an hingga 1930-an di Pabrik Hawthrone milik Western Electric Company Works di Cicero, Illenois. Kajian ini awalnya bertujuan mempelajari pengaruh berbagai macam tingkat penerangan lampu terhadap produktivitas kerja. Hasil kajian mengindikasikan bahwa ternyata insentif seperti jabatan, lama jam kerja, periode istirahat, maupun upah lebih sedikit pengaruhnya terhadap output pekerja dibandingkan dengan tekanan kelompok, penerimaan kelompok, serta rasa aman yang menyertainya. Peneliti menyimpulkan bahwa norma-norma sosial atau standar kelompok merupakan penentu utama perilaku kerja individu.

Kontribusi lainnya datang dari Mary Parker Follet. Follett (1868–1933) yang mendapatkan pendidikan di bidang filosofi dan ilmu politik menjadi terkenal setelah menerbitkan buku berjudul Creative Experience pada tahun 1924. Follet mengajukan suatu filosifi bisnis yang mengutamakan integrasi sebagai cara untuk mengurangi konflik tanpa kompromi atau dominasi. Follet juga percaya bahwa tugas seorang pemimpin adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan mengintegrasikannya dengan tujuan individu dan tujuan kelompok. Dengan kata lain, ia berpikir bahwa organisasi harus didasarkan pada etika kelompok daripada individualisme. Dengan demikian, manajer dan karyawan seharusnya memandang diri mereka sebagai mitra, bukan lawan.

Pada tahun 1938, Chester Barnard (1886–1961) menulis buku berjudul The Functions of the Executive yang menggambarkan sebuah teori organisasi dalam rangka untuk merangsang orang lain memeriksa sifat sistem koperasi. Melihat perbedaan antara motif pribadi dan organisasi, Barnard menjelaskan dikotonomi "efektif-efisien". Menurut Barnard, efektivitas berkaitan dengan pencapaian tujuan, dan efisiensi adalah sejauh mana motif-motif individu dapat terpuaskan. Dia memandang organisasi formal sebagai sistem terpadu yang menjadikan kerjasama, tujuan bersama, dan komunikasi sebagai elemen universal, sementara itu pada organisasi informal, komunikasi, kekompakan, dan pemeliharaan perasaan harga diri lebih diutamakan. Barnard juga mengembangkan teori "penerimaan otoritas" yang didasarkan pada gagasan bahwa atasan hanya memiliki kewenangan jika bawahan menerima otoritasnya.

Era moderen

Era moderen ditandai dengan hadirnya konsep manajemen kualitas total (total quality management—TQM) di abad ke-20 yang diperkenalkan oleh beberapa guru manajemen, yang paling terkenal di antaranya W. Edwards Deming (1900–1993) and Joseph Juran (lahir 1904).

Deming, orang Amerika, dianggap sebagai Bapak Kontrol Kualitas di Jepang. Deming berpendapat bahwa kebanyakan permasalahan dalam kualitas bukan berasal dari kesalahan pekerja, melainkan sistemnya. Ia menekankan pentingnya meningatkan kualitas dengan mengajukan teori lima langkah reaksi berantai. Ia berpendapat bila kualitas dapat ditingkatkan, (1) biaya akan berkurang karena berkurangnya biaya perbaikan, sedikitnya kesalahan, minimnya penundaan, dan pemanfaatan yang lebih baik atas waktu dan material; (2) produktivitas meningkat; (3) pangsa pasar meningkat karena peningkatan kualitas dan penurunan harga; (4) profitabilitas perusahaan peningkat sehingga dapat bertahan dalam bisnis; (5) jumlah pekerjaan meningkat. Deming mengembangkan 14 poin rencana untuk meringkas pengajarannya tentang peningkatan kualitas. Kontribusi kedua datang dari Joseph Juran. Ia menyatakan bahwa 80 persen cacat disebabkan karena faktor-faktor yang sebenarnya dapat dikontrol oleh manajemen. Dari teorinya, ia mengembangkan trilogi manajemen yang memasukkan perencanaan, kontrol, dan peningkatan kualitas. Juran mengusulkan manajemen untuk memilih satu area yang mengalami kontrol kualitas yang buruk. Area tersebut kemudian dianalisis, kemudian dibuat solusi dan diimplementasikan.

Teori manajemen Manajemen ilmiah

Keluarga Gilbreth juga menyusun skema klasifikasi untuk memberi nama tujuh belas gerakan tangan dasar (seperti mencari, menggenggam, memegang) yang mereka sebut Therbligs (dari nama keluarga mereka, Gilbreth, yang dieja terbalik dengan huruf th tetap). Skema tersebut memungkinkan keluarga Gilbreth menganalisis cara yang lebih tepat dari unsur-unsur setiap gerakan tangan pekerja.

Skema itu mereka dapatkan dari pengamatan mereka terhadap cara penyusunan batu bata. Sebelumnya, Frank yang bekerja sebagai kontraktor bangunan menemukan bahwa seorang pekerja melakukan 18 gerakan untuk memasang batu bata untuk eksterior dan 18 gerakan juga untuk interior. Melalui penelitian, ia menghilangkan gerakan-gerakan yang tidak perlu sehingga gerakan yang diperlukan untuk memasang batu bata eksterior berkurang dari 18 gerakan menjadi 5 gerakan. Sementara untuk batu bata interior, ia mengurangi secara drastis dari 18 gerakan hingga menjadi 2 gerakan saja. Dengan menggunakan teknik-teknik Gilbreth, tukang baku dapat lebih produktif dan berkurang kelelahannya di penghujung hari.

Pendekatan kuantitatif

Pendekatan kuantitatif adalah penggunaan sejumlah teknik kuantitatifseperti statistik, model optimasi, model informasi, atau simulasi komputer—untuk membantu manajemen mengambil keputusan. Sebagai contoh, pemrograman linear digunakan para manajer untuk membantu mengambil kebijakan pengalokasian sumber daya; analisis jalur kritis (Critical Path Analysis) dapat digunakan untuk membuat penjadwalan kerja yang lebih efesien; model kuantitas pesanan ekonomi (economic order quantity model) membantu manajer menentukan tingkat persediaan optimum; dan lain-lain.

Pengembangan kuantitatif muncul dari pengembangan solusi matematika dan statistik terhadap masalah militer selama Perang Dunia II. Setelah perang berakhir, teknik-teknik matematika dan statistika yang digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan militer itu diterapkan di sektor bisnis. Pelopornya adalah sekelompok perwira militer yang dijuluki "Whiz Kids." Para perwira yang bergabung dengan Ford Motor Company pada pertengahan 1940-an ini menggunakan metode statistik dan model kuantitatif untuk memperbaiki pengambilan keputusan di Ford.

Klasifikasi

Ada 6 macam teori manajamen diantaranya:

Aliran klasik: Aliran ini mendefinisikan manajemen sesuai dengan fungsi-fungsi manajemennya. Perhatian dan

kemampuan manajemen dibutuhkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.

Aliran perilaku: Aliran ini sering disebut juga aliran manajemen hubungan manusia. Aliran ini memusatkan

kajiannya pada aspek manusia dan perlunya manajemen memahami manusia.

Aliran manajemen Ilmiah: aliran ini menggunakan matematika dan ilmu statistika untuk mengembangkan

teorinya. Menurut aliran ini, pendekatan kuantitatif merupakan sarana utama dan sangat berguna untuk menjelaskan masalah manajemen.

Aliran analisis sistem: Aliran ini memfokuskan pemikiran pada masalah yang berhubungan dengan bidang lain

untuk mengembangkan teorinya.

Aliran manajemen berdasarkan hasil: Aliran manajemen berdasarkan hasil diperkenalkan pertama kali oleh

Peter Drucker pada awal 1950-an. Aliran ini memfokuskan pada pemikiran hasil-hasil yang dicapai bukannya pada interaksi kegiatan karyawan.

Aliran manajemen mutu: Aliran manajemen mutu memfokuskan pemikiran pada usaha-usaha untuk mencapai

kepuasan pelanggan atau konsumen.

Sarana manajemen

Man dan machine, dua sarana manajemen.

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.

Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab bahan/materi-materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa bahan/materi-materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

Metodeadalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.

Prinsip manajemen

Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari:

1.

Pembagian kerja (Division of work)

2.

Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)

3.

Disiplin (Discipline)

4.

Kesatuan perintah (Unity of command)

5.

Kesatuan pengarahan (Unity of direction)

6.

Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

7.

Penggajian pegawai

8.

Pemusatan (Centralization)

9.

Hirarki (tingkatan)

11.

Keadilan dan kejujuran

12.

Stabilitas kondisi karyawan

13.

Prakarsa (Inisiative)

14.

Semangat kesatuan, semangat korps

Manajer

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.

Tingkatan manajer

Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya.

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen

adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan permintaan pekerjaan.

Peran manajer

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok. yang pertama adalah peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang kedua adalah peran informasional, meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Yang ketiga adalah peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

Keterampilan manajer

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)

kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffinmenambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1. Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2. Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Etika manajerial

Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka. Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin:

Perilaku terhadap karyawan Perilaku terhadap organisasi

Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya

KONSEP DASAR MANAJEMEN

PENGERTIAN

Dilihat dari asal katanya, kata manajemen atau management dalam Bahasa Inggris berasal dari kata Italia, maneggiare yang kurang lebih berarti menangani atau to handle. Dalam bahasa latin ada kata yang punya pengertian hampir sama yakni manus yang artinya tangan atau menangani.

Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan: Perencanaan, Pengorganisasian, Penggiatan dan Pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

Pengertian lain manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui serangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya.

Ada 3 faktor yang terlibat dalam proses penyelesaian:

1. Adanya penggunaan sumber daya organisasi (SDM, SDA, SDD, SDI)

2. Adanya proses yang bertahap (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian) 3. Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan

Peran Manajer Dalam Organisasi: Efektif dan Efisien

Manajemen diperlukan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Efektif menurut Peter F. Drucker adalah “mengerjakan pekerjaan yang benar”. Sedangkan Efisien adalah “mengerjakan pekerjaan dengan benar”.

Agar manajemen yang dilakukan mengarah kepada kegiatan bisnis secara efektif dan efisien, maka manajemen perlu dijelaskan berdasarkan fungsi fungsinya/dikenal sebagai fungsi-fungsi manajemen (fungsi perencanaan, pengorganisasian pengimplementasian, serta pengendalian dan pengawasan).

Disamping pengertian dan definisi manajemen yang sudah diuraikan tadi, McFarland, 1979 juga mengemukakan empat pengertian manajemen yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari:

1.

Proses-proses pengorganisasian; yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penggiatan dan pengevaluasian.

2.

Kata manajemen juga berarti karir atau jabatan

3.

Kata manajemen juga dapat berarti kelompok orang yang bertanggungjawab dalam menjalankan sebuah organisasi.

4.

Kata manajemen juga dapat merupakan sebuah ilmu atau seni untuk mengatur orang lain

Selanjutnya Harbison dan Myers menggolongkan manajemen itu menjadi tiga tipe, yaitu: 1. Patrimonial Management

Terdapat apabila suatu perusahaan dimiliki oleh sebuah keluarga dan kedudukan-kedudukan yang penting dalam hirarki perusahaan dikuasai oleh anggota-anggota keluarga tersebut.

2. Political Management

Suatu bentuk manajemen dimana kedudukan-kedudukan penting dan pokok dalam organisasi dipegang oleh mereka yang mempunyai hubungan-hubungan politik berdasarkan atas loyalitas pada suatu partai politik tertentu.

3. Profesional Management

Kedudukan yang strategis dan penting diserahkan kepada mereka yang telah memberikan bukti akan kecakapannya, kapasitas, kesanggupan, keahlian atau dengan perkataan lain atas dasar jasa dan hasil yang mereka berikan kepada perusahaan.

Fungsi-fungsi Dasar Manajemen

Pada intinya fungsi-fungsi manajemen meliputi fungsi Perencanaan, Pelaksanaan dan Evaluasi. Namun dalam pelaksanaannya fungsi-fungsi dasar tersebut bisa dikembangkan secara fleksibel sesuai kebutuhan organisasi.

Berikut adalah fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh Dessler, 1996:

1. Planning. Meliputi penentuan tujuan, tindakan, pengembangan aturan dan prosedur-prosedur, pengembangan

2. Organizing. Meliputi pemberian tugas, bagian-bagian, pendelegasian wewenang, mengkoordinir pekerjaan

3. Staffing, meliputi rekruitmen karyawan, pelatihan dan pengembangan

4. Leading, mencakup pemberian perintah, menjaga motivasi dan semangat kerja karyawan

5. Controlling, menentukan standar, melakukan perbaikan bila diperlukan.

Fungsi-fungsi manajemen diperlukan agar keseluruhan sumber daya organisasi dapat dikelola dan dipergunakan secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

Kegiatan-kegiatan dalam fungsi Manajemen

1. Fungsi Perencanaan (Planning)

1. Menetapkan tujuan dan target bisnis

2. Merumusakan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut

3. Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan

4. Menetapkan standar atau indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis.

2. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas dan menetapkan prosedur yang

diperlukan

2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab

3. Kegiatan penempatan SDM pada posisi yang tepat.

3. Fungsi Pengimplementasian (Directing)

1. Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar

dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan 2. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

3. Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.

4. Fungsi Pengawasan (Controlling)

Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan.

Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.

Fungsi Operasional dari Manajemen

Pada pelaksanaannya, fungsi-fungsi manajemen yang dijalankan menurut tahapan tertentu akan sangat berbeda-beda jika didasarkan pada fungsi operasionalnya, belum lagi dilihat dari jenis organisasinya.

Berdasarkan operasionalnya, manajemen organisasi bisnis dapat dibedakan secara garis besar menjadi fungsi-fungsi:

Manajemen SDM Manajemen Produksi Manajemen Pemasaran Manajemen Keuangan

1. Manajemen Sumber Daya Manusia

Adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh SDM yang kita jalankan & bagaimana SDM yang terbaik tersebut dapat terpelihara & tetap bekerja bersama kita dengan baik.

2. Manajemen produksi

Adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik produksi yang se-efesien mungkin.

3. Manajemen pemasaran

Adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh konsumen, & bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan.

4. Mnajemen keuangan

Adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya memastikan bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis, yaitu diukur secarra profit.

Adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha memastikan bahwa bisnis yang berjalan tetap mampu untuk terus bertahan dalam jangka panjang.

PERAN MANAGER DALAM PROSES MANAJEMEN

Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk

menjalankan peran-peran tersebut.

Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan.

Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer : 1. Peran Interpersonal

Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ; - Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.

- Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.

- Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal. 2. Peran Informasi

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;

- Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.

- Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi. - Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.

3. Peran Pengambil Keputusan

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi

- Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.

- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.

- Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.

- Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

TIPE-TIPE MANAJER

Tingkatan Manajer:

Manajer Puncak, Manajer yang bertanggung jawab pada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan aktivitas perusahaan.

Manajer Menengah, Manajer yang bertanggung jawab pada pengimplementasian strategi kebijakan dan keputusan yang dibuat oleh manajer puncak.

Manajer Lini Pertama, Manajer yang bertanggung jawab langsung atas pekerjaan karyawan (supervisi)

Bidang-Bidang Manajemen

Kesemua tingkatan manajemen di atas bekerja pada berbagai bidang dalam suatu perusahaan, meliputi: Sumber daya Manusia, Informasi dan Keuangan, Operasional, Pemasaran.

1. Manajer Sumber Daya Manusia bertugas: Rekruitmen, Pelatihan, Evaluasi kinerja, dan Penentukan besarnya kompensasi bagi karyawan.

2. Manajer Informasi bertugas dan bertanggung jawab terkait: Perancangan dan Penerapan Sistem untuk menggabungkan, mengorganisasikan, dan mendistribusikan informasi.

3. Manajer Keuangan : Merencanakan dan mengawasi fungsi akuntansi dan sumber-sumber keuangan.

5. Manajer Pemasaran bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan yang mencakup pengembangan, penetapan harga, promosi dan distribusi barang dan jasa dari produsen kepada konsumen.

DASAR KETRAMPILAN MANAJER

Seorang manajer harus memiliki dan mampu mengembangkan ketrampilan Teknis, Hubungan Manusia, Konseptual dan Pengambilan Keputusan serta Pengelolaan Waktu.

1. Ketrampilan Teknis

Ketrampilan yang diperlukan untuk melakukan tugas khusus. 2. Ketrampilan Hubungan Manusia

Ketrampilan untuk memahami dan bekerjasama dengan orang lain 3. Ketrampilan Konseptual

Ketrampilan terkait dengan kemampuan untuk berpikir pada hal-hal yang abstrak, mendiagnosis dan menganalisis situasi yang berbeda dan memandang jauh kedepan.

4. Ketrampilan Pengambilan Keputusan

Kemampuan dalam identifikasi masalah, dan menentukan langkah terbaik untuk menyelesaikan masalah. 5. Ketrampilan Pengelolaan Waktu

Ketrampilan yang berkaitan dengan pemanfaatan waktu secara produktif.

KEAHLIAN MANAJEMEN UNTUK ABAD KE DUA PULUH SATU

Pada abad 21 manajer dituntut untuk memiliki wawasan terhadap pasar asing dan kemampuan memahami dan memanfaatkan teknologi informasi sehingga mampu bersaing dalam lingkungan global.

MANAJEMEN DAN BUDAYA PERUSAHAAN

Budaya perusahaan meliputi pengalaman, kisah, kepercayaan dan norma-norma bersama yang memberikan ciri suatu organisasi yang akan membantu dalam menciptakan iklim kerja dan bisnis yang terjadi dalam suatu organisasi.

MENGKOMUNIKASIKAN BUDAYA DAN MENGELOLA PERUBAHAN

Budaya perusahaan mempengaruhi budaya dan perilaku manajemen, untuk itu manajer harus memiliki pemahaman yang jelas tentang budaya, menyalurkan budaya itu pada orang lain dalam organisasi dan dapat mempertahankan budaya tersebut. Jika harus mengubah budaya dapat ditempuh dengan tiga tahap:

1. Manajemen Puncak mengidentifikasi perubahan lingkungan sebagai tanggapan terbaik terhadap masalah yang dihadapi.

2. Merumuskan visi perusahaan baru.

Menetapkan sistem baru untuk menghargai dan memberikan kompensasi kepada karyawan yang mengukuhkan nilai baru perusahaan.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan (decision making) merupakan salah satu proses manajemen yang penting bagi setiap organisasi.

Manajemen lainya dilatar belakangi oleh adanya keputusan yang dibuat oleh manajer puncak, yang kemudian secara hirarkis dibuat oleh lini-lini manajemen ditingkat staf-staf yang dibutuhkan.

Pengambilan keputusan dapat diartikan sebagai suatu proses penilaian dan pemilihan dari berbagai alternatif sesuai dengan kepentingan–kepentingan tertentu dengan menetapkan suatu pilihan yang dianggap paling menguntungkan.

Mengindentifikasi masalah utama yang mempengaruhi tujuan, menyusun, menganalisis, dan memilih berbagai alternatiftersebut dan mengambil keputusan yang dianggap paling baik.

MACAM – MACAM KEPUTUSAN MANAJEMEN

1.

Keputusan yang terprogram (programmed decision)

2.

Keputusan yang tidak terprogram (non-programmed decision).

1. Keputusan yang terprogram (programmed decision)

Keputusan yang terprogram adalah keputusan yang terstruktur atau yang muncul berulang – ulang,

Misalnya dalam memutuskan jumlah bahan baik yang harus tersedia digudang, tidak bisa terlepas dari proses perhitungan yang biasa digunakan.

2. Keputusan yang tidak terprogram (non-progrmmed decision)

Keputusan yang tidak terprogram apabila keputusan baru pertama kali muncul dan tidak tersusun (unstructured). Keputusan semacam itu memerlukan penanganan khusus, untuk memecahkan masalah, karena belum ada

pedoman khusus dalam menangani masalah tersebut.

Macam-macam keputusan dalam manajemen

KEPUTUSAN DAN JENJANG MANAJEMEN

Secara umum tingkatan manajemen dalam organisasi itu ada 3, yaitu:

1.

Manajemen puncak (top manager),

2.

Manajer menengah (middle manager), dan

3.

Manajer rendah (lower manager).

Untuk keputusan yang tidak terprogram, biasanya lebih banyak diambil oleh manajer pada tingkat tinggi (top manager).

HUBUNGAN MACAM KEPUTUSAN DAN TINGKATAN MANAJEMEN.

TAHAP-TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Sebagai dalam proses pengambilan keputusan, model tersebut memuat tiga tahap pokok, yaitu sebagai berikut : Ø Riset, yaitu mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan.

Ø Perancangan, yaitu mendaftar, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin. Ø Pemilihan, yaitu menetapkan arah tindakan tertentu dari totalitas yang ada.

James L. Gibson, dkk.

Mengemukakan proses pengambilan keputusan seluruhnya terdiri atas enam tahapan.

Apabila ditetapkan kebijakan untuk menangani masalah yang identik, maka manajer tidak dituntut untuk mengembangkan dan mengevaluasi setiap munculnya masalah.

Tahap 1.

Indetifikasi dan definisi masalah

Tahap ini meliputi kegiatan pengambilan informasi, proses informasi, dan pertimbangan yang mendalam. Organisasi dapat diukur dengan perbedaan antara tingkat hasil yang diharapkan pada perumusan tujuan dan sasaran dengan hasil yang dicapai sesungguhnya.

Beberapa indikator lain yang dapat membantu dalam melihat permasalahan organisasi adalah sebagai berikut ; a. Penyimpangan kinerja

Indikator ini muncul apabila terjadi sebua perubahan secara tiba – tiba pada beberapa pola kinerja yang telah ditetapkan.

Contohnya, meningkatnya perputarn karyawan, tingkat absensi yang meningkat, penurunan tingkat penjualan, pengeluaran yang semakin meningkat, dan banyaknya produk yan rusak.

b. Kritikan orang lain

Berbagai tindakan orang diluar organisasi bisa menjadi pentujuk adanya masalah.

c. Lingkungan

Lingkungan dapat memberi informasi masalah melalui berbagai cara.

Contoh jika pesaing sukses dalam meluncurkan produk baru yang menjadi pesaing produk organisasi, maka timbul suatu masalah.

Tipe – Tipe Masalah

a. Masalah terstruktur dan tidak terstruktur

Masalah–masalah terstruktur merupakan masalah pada umumnya, terus terang dan jelas dalam hal informasi yang membutuhkan untuk menyelesaikanya.

Sebagai contoh, masalah–masalah pribadi biasanya terjadi ketika pembuatan keputusan kenaikan gaji dan promosi permintaan liburan, tugas-tugas kepanitian, dan sebagainya.

Masalah tidak terstruktur (unstructured problems) merupakan masalah yang membingungkan dan memiliki informasi yang terbatas dalam situasi yang baru atau tidak terduga.

Contohnya, perusahaan dihadapi pada problem dimana unit bisnisnya terpaksa dijual karena hilangnya pelanggan.

b. Masalah menghadapi krisis

Suatu masalah krisis merupakan masalah yang tidak terduga dan dapat menghancurkan jika tidak tertangani dengan cepat dan tepat.

Para manajer menghadapi persoalan krisis multi dimensi dan mereka mengantisipasi krisis–krisis itu dengan berbagai cara, misalnya dengan membentuk sistem informasi krisis.

Tahap 2.

Mengembangkan alternatif pemecahan.

Pengembangan alternatif merupakan proses pencarian dimana lingkungan intern dan ekstern yang relavan dari organisasi diperiksa untuk memberikan informasi yang dapat dikembangkan menjadi alternatif yang mungkin. Namun demikian, manajer harus ingat akan beberapa keterbatasan dalam setiap alternatif, misalnya keterbatasan dalam masalah hukum, etika, peraturan yang ada.

Tahap 3.

Evaluasi alternatif pemecahan

Pada situasi yang lain, manajemen lebih sering menghadapi situasi dengan kepastian yang tinggi. Dalam hal ini tidak mudah memperkirakan konsekuesin dari keputusan.

Situasi resiko dengan tidak pasti berada diantara dari ekstern tersebut.

Oleh karena itu hubungan antara alternatif keluaran didasarkan pada tiga kondisi tersebut adalah :

1.

Kodisi kepastian.

2.

Kondisi berisiko

3.

Kondisi ketidakpastian

Tahap 4.

Memilih alternatif

Tahap ke empat merupakan tindakan terpenting yaitu memilih alternatif terbaik diantara alternatif – alternatif yang telah dinilai dan di evaluasi.

Tujuan pemilihan alternaif adalah memecahka masalah agar dapat mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya.

Walaupun manajer sebagai pengambil keputusan memilih alternatif dengan harapan mencapai sasaran, tetapi memilih tersebut seharus tidak dipandang sebagai suatu aktifitas yang mandiri.

Tahap 5.

Implementasi keputusan

Implementasi mencakup pencapaian keputusan itu kepada orang–orang yang terkait dan mendapatkan komitmen mereka pada keputusan tersebut.

Tahap 6.

Evaluasi dan pengendalian

Tahap terakhir adalah monitor dan evaluasi. Tahap ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa pelaksanaan keputusan yang diambil mengenai sasaran dan tujuan yang ingin dicapai.

Jika ternyata tujuan tidak tercapai, manajer dapat melakukan respon dengan cepat.

GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Gaya Manajer dalam pengambilan keputusan akan banyak diwarnai oleh beberapa hal seperti latar belakang pengetahuan, perilak pengalaman, dan sejenisnya. Cara-cara manajer dala mendekati masalah tersebut antara lain :

Pertama,penghindar masalah.Seorang penghindari masalah mengabaikan informasi yang menunujukkan kesebuah masalah.Para penghindari masalah ini tidak aktif dan tidak ingin menghadapi masalah.

Kedua,penyelesian masalah.Seorang penyelesaian masalah mencoba menyelesaikan masalah-masalah apabila masalah-masalah itu muncul.Mereka bersikap reaktif menghadapi masalah-masalah yang timbul.

Ketiga,Pencarian masalah.Seorang pencari masalah secara aktif mencari masalah-masalah guna diselesaikan atau mencari peluang-peluang baru untuk dikejar.

S.P Robins dan DA. Decenzo membagi gaya pengambilan keputusan manajemen dalam lima gaya, seperti yang terlihat gambar 7-5.

Ø Gaya Direktif (pengarahan) Ø Gaya analitis

Ø Gaya konseptual Ø Gaya perilaku

MODEL PENGAMBILAN KEPTUSAN

Teori manajemen mengenal perbedaan antara dua model utama dalam pembuatan keputuan.Kedua model tersebut adalah model klasik dan model perilaku.

1. Model Keputusan Klasik

Model keputusan klasik (classical dicision) berpandangan bahwa manager bertindak dalam kepastian.Pendekatan klasik ini merupakan model yang Sangat rasional utuk pembuatan keputusan manajerial.

2. Model keputusan Administratif

Menurut Herbrt Simon, manager dalam pengambilan keputusan menghadapi tiga kondisi : (a) Informasi tidak sempurna dan tidak lengkap,

(b) Rasionalitas yang terbatas (bounded rasionality), (c) Cepat puas (satisfice).

Heuristik Penilaian

Adalah pengambilan keputusan yang disederhanakan dikarenakan kondisi dan situasi. Tiga macam heuristik dipakai orang dalam mengambil keputusan yaitu:

1.

Ketersedian (availability heuristik),

2.

Perwakilan (representativeness ), dan

3.

Penyesuaian dan anchoring (anchoring and adjusment hueristik).

Ketersediaan ( Availabity heuristik)

Terjadi ketika orang menggunakan informasi yang telah tersedia sebagai basis penilaian situasi atau peristiwa yang sedang berlangsung.

Misalnya untuk tidak menanam modal ke dalam suatu produk baru berdasarkan hasil penjualan saat ini.

Representtativeness heuristik

Biasa pontesialnya adalah stereotip representatif dapat terjebak kedalam pendiskriminasian faktor–faktor unik yang relavan terhadap keputusan tersebut.

Anchoring and adjusment heuristik

Meliputi pembuatan keputusan berdasarkan penyesuaian terhadap nilai atau titik tolak yang telah ada. Contohnya, nilai pasar seseorang secara subtansi mungkin lebih tinggi dari pada upah yang diterima.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN INDIVIDU

Dalam keputusan individual, manager membuat pilihan tindakan yang disukai. Beberapa faktor perilaku hanya mempunyai aspek–aspek tertentu dari proses pengambilan keputusan.

Faktor tersebut adalah : Kepribadian nilai,

Kencendrungan akan resiko, dan Kemungkinan ketidakcocokkan. Keperibadian

Satu penelitian telah berusaha pengaruh dari beberapa variable terpilih teradap proses pengambilan kepriadian, tetapi memasukan juga rangkaian variable lain yaitu :

Variabel kepribadian.

Hal ini mencakup sikap, kepercayaan individu.

Variabel situasional.

Menyinggung situasi ekstern, yang dapat diamati, yang dihadapi oleh orang – orang itu sendiri.

Variabel interaksional.

Hal ini menyinggung keadaan pada saat itu dari orang-orang sebagai akibat dari interaksi situasi tertentu dengan ciri-ciri khas kepribadian orang.

Nilai

Nilai itu diperoleh pada waktu orang masih muda sekali dan merupakan bagian dasar dari pikiran seseorang. Pengaruh itu dapat dilihat dari setiap proses pengambilan keputusan manajemen sebagai berikut ;

1.

Dalam menetapkan sasaran, pertimbangan nilai perlu sekali mengenai pemilihan kesepatan dan penentuan prioritas.

1.

Dalam mengembangkan alterntif, orang perlu mempertimbankan nilai berbagai macam kemungkinan.

2.

Apabila memilih alternatif, nilai dari orang yang mengambil kputusan memperngaruhi alternatif manakah yang akan dipilih.

3.

Apabila melaksanakan keputusan, pertimbangan nilai sangat perlu dalam memilih cara pelaksanaanya.

4.

Dalam fase evaluasi dan pengendalian, pertimbangan nilai tidak dapat dihindari apabila mengambil tindakan.

Kecenderungan Akan Resiko

Seseorang pengambil keputusan yang agak segan mengambil resiko akan menetapkan sasaran yang bebeda, mengavaluasi alternatif secara berbeda juga. Orang tersebut akan berusaha menetapkan pilihan dimana resiko atau ketidakpastian sangat rendah, atau diana kepastian akan hasilnya sangat tinggi.

Kemungkinan ketidak Cocokan

Apabila terjadi ketidak cocokan, maka tentu saja ketidak cocokan ini dapat dikurangi dengan mengakui bahwa telah terjadi kesalahan. Orang tesebut lebih memungkinkan menggunakan satu atau beberapa metode berikut ini untuk mengurangi ketidak cocokan mereka :

2.

Secara selektif memahami (mengubah) informasi dengan suatu cara yang dapat mendukung keputusan mereka.

3.

Merubah siap mereka, sehingga mereka memiliki pandangan yang baik terhadap alternatif yang telah ditetapkan sebelumnya.

4.

Mengelakan pentingnya segi – segi postif dan mempertinggi unsur – unsur positif dari keputusanya.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK

Dalam mengunakan kelompok, manajer harus memperhatikan keuntungan dan kerugian dari kelompok tersebut. Keuntungan :

1.

Informasi dan pengetahuan lebih banyak.

2.

Lebih banyak alternatif yang dapat dihasilkan.

3.

Penerimaan penilaian hasil akhir akan lebih besar.

4.

Komunikasi yang lebih baik akan muncul.

Kerugian :

1.

Membutuhkan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih besar karena waktu yang hilang banyak.

2.

Menimbulkan kompromi

3.

Satu atau beberapa orang barang kali akan mendominasi kelompok.

4.

Tekanan kelompok akan muncul dan membatasi kreativitas individual.

Proses perencanaan atau planning adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usaha-usahanya.

Proses perencanaan dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam perencanaan korporat, perencanaan strategis, atau perencanaan jangka panjang. Bisa juga dilakukan per divisi atau unit bisnis stategis menjadi rencana divisi atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih besar. Bisa juga dilakukan per fungsi baik di dalam korporasi, di dalam divisi maupun unit bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi keuangan, rencana fungsi produksi dan distribusi, dan rencana fungsi personalia. Bagaimana pun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang dipikirkan sama saja: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa. Perbedaannya menyangkut metode yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu.

Karakter atau Pendekatan Dasar Proses Perencanaan

Dari atas ke bawah (top-down). Pendekatan ini mendesak bagian bawah bekerja sesuai kemauan atasan di dalam perencanaan tanpa memedulikan situasi nyata bagian bawah. Waktu perencanaan bisa sangat pendek, tetapi ada banyak hal yang terlewatkan karena sempitnya forum informasi dan komunikasi. Biasanya menimbulkan kepatuhan yang terpaksa namun untuk sementara waktu efektif.

Unsur-unsur Proses Perencanaan

Beberapa unsur di bawah ini terdapat dalam proses perencanaan manapun, kendati lingkup dan metodenya berbeda. Bisa luas, bisa kecil. Bisa kompleks, bisa sederhana. Walau demikian baik jika dikenali dengan lebih jelas.

Audit Situasi

Audit situasi dilaksanakan dengan memeriksa data prestasi beberapa masa yang lalu. Prinsipnya adalah untuk mendapatkan informasi pengenalan diri sendiri saat ini di sini dengan segala dimensinya: apa, siapa, mengapa, untuk apa, di mana, bagaimana, berapa? Mendaftar berbagai aspek kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) internal yang diketahui.

Selanjutnya teknik forecasting secara statistik biasanya digunakan untuk melihat ekstapolasi kecenderungan data ke masa depan dalam situasi konstan seperti pada masa lalu. Tetapi situasi tidak akan tetap sama karena adanya perubahan. Perubahan-perubahan masa depan diantisipasi dengan berbagai teknik riset masa depan.

Riset Masa Depan

Adalah usaha untuk memperkirakan situasi lingkungan eksternal masa depan yang akan dihadapi. Tujuan riset masa depan (future research) adalah mengenali dan mempertimbangkan dampak dari kecenderungan perkembangan faktor-faktor dalam ekonomi makro, bidang industri atau jasa, politik, perubahan sosial, teknologi, budaya dan gaya hidup masyarakat, keamanan dan lain sebagainya, apakah positif ataukah negatif. Juga diperkirakan situasi persaingan. Apa yang akan dikerjakan pemain dan pesaing lama? Berapa banyak pemain dan pesaing baru akan terjun di lapangan (pasar)? Dampak positif berarti peluang (opportunities) bagi pengembangan karya yang perlu ditangkap dan dimanfaatkan. Dampak negatif berarti ancaman (threats), hambatan atau kendala bagi kemajuan. Maka perlu diatasi.

Asumsi-asumsi

Gabungan audit situasi (internal) dan riset masa depan (eksternal) yang dipadukan dengan melakukan metode Analisis SWOT menghasilkan asumsi-asumsi atau pengandaian situasi atas berbagai faktor variabel. Data basis yang diperoleh di sini seolah-olah siap memberi penjelasan pada setiap pertanyaan: mengapa.

Visi

Visi adalah proyeksi gambaran diri pada masa depan dengan segala dimensinya berdasarkan data realitas sekarang, dan berbagai kecenderungan baik internal maupun eksternal. Visi bisa dikatakan impian berdasarkan kenyataan. Bukan gambaran yang muluk-muluk tanpa dasar. Di sini ditampung data verbal mengenai nilai-nilai, harapan dan aspirasi setelah paparan situasi sekarang dan kecenderungan masa depan. Mau jadi apa dan bagaimana ke depan? Visi menjadi pengikat komunitas jika merupakan visi bersama, yang dibentuk secara bersama-sama.

Tujuan, Sasaran, Target

Untuk mewujudkan Visi kemudian secara terasering (cascade) menurut kedudukan dalam sistem dilaksanakan penjabaran apa yang hendak dicapai menjadi ketentuan tujuan, sasaran dan target yang terukur dalam kurun waktu tertentu. Biasanya untuk perumusan tujuan, sasaran dan target digunakan prinsip SMART: apakah pernyataan tujuan, sasaran, target sudah Spesifik-sistematik, Measurable, Attainable, Realistic, dan Time-framed?

Perumusan policy atau kebijakan dasar dimaksudkan sebagai garis pedoman mengenai apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan, sasaran, target. Ini memberi warna dasar pada semua rencana usaha, misalnya orientasi pada kepuasan konsumen yang harus dipertimbangkan di dalam semua rencana strategi dan taktis.

Rencana Strategi

Garis besar ketentuan mengenai bidang-bidang utama mengenai pengembangan bisnis dan organisasi, pembaruan dan pengembangan produk, strategi persaingan dan pemasaran, strategi keuangan, strategi investasi prasarana dan sarana, strategi produksi dan strategi sumber daya manusia.

Keunggulan Strategis

Perencanaan yang dengan jelas merumuskan hal-hal berikut dikatakan sudah mempunyai potensi keunggulan strategis:

Visi, Strategi, Taktik, Implementasi, Operasi

(Kenneth Primozic, Edward Primozic dan Joe Leben (1991): Strategic Choices: Supremacy, Survival or Sayonara. McGrawHill).

Pemikiran strategis haruslah merupakan suatu daur berkesinambungan. Daur itu dimulai dengan pembentukan visi organisasi, berlanjut dengan penentuan strategi (yaitu tujuan dan garis besar usaha untuk mewujudkannya) yang menentukan bagaimana visi digunakan untuk membimbing semua usaha dan karya organisasi, kemudian dijabarkan menjadi pelbagai taktik yang tepat dalam mengaplikasikan strategi, mengarah pada langkah-langkah implementasi taktik serta tindakan operasional yang harus dilaksanakan dari hari ke hari dalam organisasi. Tak ada tangga yang boleh dilewatkan di dalam pemikiran dan perumusan semua itu di dalam daur perencanaan yang berkesinambungan.

Komitmen Pada Rencana

Edward Deming terutama mengajarkan "Constancy of purpose" atau kesetiaan pada maksud dan tujuan yang hendak dicapai, serta "continuous improvement" artinya perbaikan berkesinambungan atas pelbagai proses kerja.

Ahli yang lain menegaskan keterlibatan, konsistensi, sikap konsekuen.

Peninjauan Ulang Rencana-rencana