Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaia

(1)

Konferensi Sistem Informasi Indonesia (Kensefina) 2014 75

Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja

Pegawai dalam Pengumpulan Dana Zakat Berbasis

Balanced Scorecard

(Studi Kasus: Badan Amil Zakat

Daerah Kota Tangerang)

Nur Aeni Hidayah, Qurrotul Aini dan Taufiq Ardyansah

Jurusan Sistem Informasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

nur.aeni@uinjkt.ac.id, qurrotul.aini@uinjkt.ac.id, taufiq.jawapos@gmail.com

Abstrak— Badan Amil Zakat Daerah (BAZDA) Kota Tangerang merupakan salah satu lembaga pemerintah Kota yang berperan sebagai pengelola dana ZIS (zakat, infaq, dan

shodaqoh). Setiap bulannya, BAZDA Kota Tangerang

melakukan proses penilaian kinerja pegawainya untuk

mengevaluasi kinerja para pegawainya. Namun dalam proses evaluasi tersebut, sekretaris masih menggunakan Microsoft Excel untuk menunjang tugasnya. Hal tersebut dinilai belum efisien untuk menilai kinerja pegawai karena dibutuhkan waktu satu minggu untuk proses evaluasinya. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, dibuatlah Sistem Informasi

Penilaian Kinerja Pegawai berbasis Balanced Scorecard

dengan melihat empat perspektif Balanced Scorecard, yaitu

perspektif customer, perspektif financial, perspektif internal

business, dan perspektif learning and growth. Dalam membangun sistem tersebut, metode analisis yang digunakan adalah SWOT dan CSF. Sedangkan metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah Rapid Application Development (RAD)

dengan notasi Unified Modelling Language (UML) yaitu use

case diagram, activity diagram, class diagram, dan sequence

diagram. Teknologi yang digunakan dalam pembangunan sistem menggunakan PHP sebagai bahasa pemogramannya dan

MySQL sebagai database. Metode pengujian sistem

menggunakan metode pendekatan black box testing dan

menghasilkan hasil yang sesuai. Penelitian ini menghasilkan sebuah perancangan sistem informasi penilaian kinerja pegawai berbasis Balanced Scorecard yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk memudahkan dalam mengevaluasi kinerja pegawai.

Kata Kunci—balanced scorecard, perspektif customer, perspektif financial, perspektif internal business, perspektif learning and growth, Unified Modelling Language (UML), SWOT, CSF .

I. PENDAHULUAN

Badan Amil Zakat Daerah (BAZDA) Kota Tangerang merupakan salah satu lembaga pemerintah Kota yang berperan sebagai pengelola dana ZIS (zakat, infaq, dan shodaqoh). Kegiatan usaha BAZDA Kota Tangerang bersifat sosial dan ekonomi yang mengutamakan pelayanan pengelolaan dana zakat yang terbaik bagi masyarakat.

BAZDA Kota Tangerang harus mampu memberikan pertanggung jawaban baik secara keuangan maupun non keuangan kepada pemerintah daerah dan masyarakat sebagai pengguna jasa. Oleh karena itu, perlu adanya peningkatan kinerja BAZDA Kota Tangerang. Dalam meningkatkan kinerja BAZDA harus dimulai dari peningkatan kinerja pegawai. Dengan melihat dampak pentingnya meningkatan kinerja pegawai, BAZDA Kota Tangerang harus mampu mengelola kompetensi pegawai dengan sebaik-baiknya.

Di BAZDA Kota Tangerang, komisi pengawas setiap bulan melakukan evaluasi dengan menilai kinerja pegawainya. Dalam proses evaluasi tersebut, sekretaris menggunakan Microsoft Excel untuk menunjang tugasnya. Namun hal tersebut dinilai belum efisien untuk menilai kinerja pegawai karena dibutuhkan waktu satu minggu untuk proses evaluasinya. Sebab dari tahun ke tahun jumlah pegawai di BAZDA Kota Tangerang mengalami peningkatan. Di tahun 2012 tercatat ada 41 pegawai. Di tahun 2013 jumlah pegawai mengalami peningkatan menjadi 46 orang. Dan di tahun 2014, jumlah pegawai BAZDA Kota Tangerang meningkat menjadi 53 orang [1]. Keadaan tersebut selain memakan waktu satu minggu, sistem berjalan yang ada sebelumnya juga memerlukan biaya ratusan ribu untuk tahap evaluasinya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi penilaian kinerja pegawai untuk lebih mengefisienkan waktu dan biaya. Sistem informasi yang akan diusulkan tersebut menggunakan BSC sebagai metode penilaian kinerja.

II. TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi

(2)

B. Balanced Scorecard

Balanced Scorecard adalah konsep yang menguku kinerja suatu organisasi dari empat perspektif yaitu perspektif finansial, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran [4-6].

B. Analisis SWOT dan CSF

Menurut [7], analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah proyek atau konsep bisnis berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats. CSF adalah Critical Success Factor. Analisis CSF merumuskan faktor-faktor kritikal dan indicator kunci dari kinerja suatu perusahaan yang bertujuan untuk membangun strategi Sistem Informasi/Teknik Informatika dan mengembangkan strategi bisnis perusahaan [8].

C. Key Performance Indicators (KPI)

KPI disebut juga sebagai Key Success Indicator (KSI) adalah satu set ukuran kuantitatif yang digunakan perusahaan atau industri untuk mengukur atau membandingkan kinerja dalam hal memenuhi tujuan strategis dan operasional mereka.

III. METODE PENELITIAN

Penulis melaksanakan pengamatan langsung ke dewan pengawas BAZDA Kota Tangerang yang berkaitan dengan pengawasan kinerja pegawai secara langsung. Observasi dilakukan dengan melihat langsung proses dan kegiatan evaluasi yang berjalan pada dewan pengawas pengurus BAZDA Kota Tangerang pada tanggal 13 April – 26 Mei 2013 dan hasil yang dicapai adalah melihat proses penilaian kinerja yang terjadi dan mengamati segala kegiatan dan mencari data yang dibutuhkan untuk penelitian. Hasil observasi berupa analisis sistem yang akan dirancang.

Wawancara dilakukan dengan mengadakan tanya jawab dengan Bapak Muries Al Rasyid selaku Ketua Dewan Pengawas dan Bapak Saefulmillah selaku Ketua Badan Pelaksana pada Tanggal 22 Mei 2012 yang berlokasi di Jl. Ahmad Yani No. 08, Tangerang. Wawancara dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh data-data yang terkait dengan kegiatan menilai kinerja pegawai.

Analisis sistem yang berjalan menggunakan metode OOAD dengan alat bantu rich picture [9]. Sedangkan metode pengembangan sistem informasi yang digunakan berorientasi objek dengan model pengembangan RAD yang terdiri atas 3 (tiga) fase, yaitu requirement planning, workshop design dan implementation.

IV. PEMBAHASAN

A. Analisis Sistem

Bazda Kota Tangerang adalah salah satu BAZDA yang didirikan oleh pemerintah Kota Tangerang pada tahun 2003. Zakat, infaq dan shodaqoh (ZIS) merupakan potensi umat Islam yang gemilang dalam upaya pengentasan kemiskinan, pemberdayaan umat Islam. Oleh karena itu perlu adanya pengelolaan ZIS secara profesional, amanah, tanggung jawab, dan transparan yang dilakukan oleh masyarakat dan lembaga bersama pemerintah.

Berikut uraian sistem berjalan di BAZDA Kota Tangerang: 1. Ketua BAZDA Kota Tangerang memimpin jalannya rapat

evaluasi kinerja pegawai beserta para pegawai BAZDA Kota Tangerang setiap tanggal 28.

2. Pegawai BAZDA Kota Tangerang yang hadir dalam rapat evaluasi kinerja pegawai memberikan penilaian terhadap pegawai yang kinerjanya sedang dievaluasi.

3. Sekretaris mencatat hasil dan jalannya rapat evaluasi lalu menyerahkannya ke komisi pengawas BAZDA Kota Tangerang.

4. Komisi pengawas mempelajari hasil rapat evaluasi sebelum memberikan opsi pertimbangan keputusan dari hasil rapat evaluasi tersebut kepada ketua BAZDA.

5. Ketua BAZDA memberikan keputusan hasil penilaian.

6. Sekretaris mencetak hasil keputusan penilaian.

Gambar 1. Rich picture sistem berjalan penilaian kinerja pegawai di BAZDA Kota Tangerang

Adapun kelebihan dan kekurangan sistem yang berjalan pada BAZDA KotaTangerang sebagai berikut:

a. Penilaian kinerja pegawai berlangsung lama, karena proses penilaian kinerja pegawai masih dilakukan secara manual.

b. Penilaian kinerja pegawai membutuhkan biaya ratusan ribu untuk proses pembuatan laporan.

(3)

pengolahan data lebih cepat dan lebih akurat, karena sudah terkomputerisasi.

Agar mempermudah kinerja anggota rapat dalam melakukan penilaian serta memudahkan sekretaris dalam mengelola laporan hasil evaluasi kinerja pegawai BAZDA Kota Tangerang, dibutuhkan sistem informasi yang terintegrasi dalam mengolah data penilaian serta media penyimpanan data yang terdistribusi terkait dengan data penilaian untuk mengurangi adanya kesalahan di lain waktu.

Gambar 2. Rich picture sistem usulan penilaian kinerja pegawai di BAZDA Kota Tangerang

1. Ketua BAZDA memimpin jalannya rapat penilaian kinerja pegawai setiap tanggal 28. Aktivitas penilaian kinerja pegawai berada di dalam sistem informasi penilaian kinerja pegawai.

2. Tim penilai melakukan login ke dalam sistem dan melakukan penilaian kinerja pegawai di dalam form penilaian kinerja yang terdapat pada sistem informasi penilaian kinerja pegawai. Tim penilai terdiri atas empat kategori yang sesuai dengan empat perspektif Balanced Scorecard antara lain, bendahara (finansial), komisi pengawas (internal bisnis), seksi pengumpulan (pelanggan), dan seksi pengembangan (pembelajaran dan pertumbuhan).

3. Komisi pengawas dan ketua BAZDA melihat laporan penilaian di dalam sistem kemudian dipelajari dan menyimpulkan keputusan.

B. Workshop Design

Penulis mendesain diagram yang mendukung pembangunan sistem informasi penilaian kinerja pegawai.

Gambar 3. Use case diagram sistem informasi penilaian kinerja pegawai

Gambar 4. Diagram aktivasi log in Logout

input data keuangan

Bendahara Input Data Pelanggan

Seksi Pengumpulan Manage User

Input Absensi Pegawai

Karyawan Ketua BAZDA

Login <<include>> Laporan Penilaian Kinerja

Input Data Kedisiplinan Komisi Pengawas

Input Data Pengembangan

Seksi Pengembangan <<extend>>

<<extend>> <<extend>>

<<extend>> <<extend>> Admin

(4)

Gambar 5. Classdiagram sistem informasi penilaian kinerja pegawai

Gambar 6. Sequencediagram sistem informasi penilaian kinerja pegawai

Gambar 7. Desain antar muka

V. KESIMPULAN

Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi penilaian kinerja pegawai berbasis Balanced Scorecard yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk memudahkan dalam mengevaluasi kinerja pegawai, dimana nilai A berarti baik sekali, B berarti baik, C berarti cukup, dan D berarti buruk. Dalam merancang sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini menggunakan beberapa diagram UML antara lain use case diagram, activity diagram, class diagram, dan sequence diagram serta. Pembangunan sistem informasi penilaian kinerja pegawai menggunakan tools (PHP, MySQL, Rational Rose, XAMPP, dan lain-lain) dan metode pengembangan sistem RAD (Rapid Application Development) dengan kapasitas user tujuh orang dapat mempercepat proses penilaian kinerja pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Arsip BAZDA Kota Tangerang.

[2] Jogiyanto, ―Metodologi Penelitian Sistem Informasi‖. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2008.

[3] J. L. Whitten, L. D. Bentley dan K. C. Dittman, ―Metode Desain dan Analisis Sistem, Edisi 6, Terjemahan dari Systems Analysis and Design Method‖. Yogyakarta: ANDI, 2004.

[4] I. M. Pandey, ―Balanced Scorecard: Myth and Reality‖. Vol 30, No. 1, hal. 54, 2005.

[5] Cobbold, Ian dan Lawrie, Gavin. 2002. The development of the Balanced Scorecard as a strategic management tool. Hal. 1 – 9. [6] Luis, Suwardi. 2011. Step by Step in Cascading Balanced Scorecard to

Functional Scorecards. Jakarta: Kompas Gramedia.

[7] F. Rangkuti, ―SWOT Balanced Scorecard Teknik Menyusun Strategi Korporat yang Efektif plus Cara Mengelola Kinerja dan Risiko‖. Jakarta: Kompas Gramedia, 2010.

[8] S. Ghosh dan S. Mukherjee, ―Measurement of Corporate Performance through Balanced Scorecard: an overview‖. Vol. 11 Hal. 61, 2006. [9] Munawar, ―Pemodelan Visual dengan UML‖. Yogyakarta: Graha Ilmu,