KONSEP SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN AKADEMIK
BERBASIS WEB
KARYA KREATIF PRESTATIF
Dibuat sebagai syarat untuk berpartisipasi dalam Pemilihan Tenaga Administrasi Akademik Berprestasi
Tahun 2017
OLEH :
WIWIK ANGGRAINI, S.E.
NIP: 11 08 02 423Jabatan : Staf Administrasi dan Akademik Unit Kerja : Biro Administrasi dan Akademik
Universitas Islam Riau
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS ISLAM RIAU
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahhim
Syukur Alhamdulillah, segala puji kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Selanjutnya shalawat dan salam dihaturkan ke pangkuan Rasullah Muhammad SAW yang telah membimbing umat manusia ke jalan yang lurus dan benar.
Penyusunan makalah yang bejudul “Konsep Sistem Informasi Administrasi dan Akademik Berbasis Web”, dimaksudkan untuk memenuhi salah syarat dalam partisipasinya dalam mengikuti Pemilihan Tenaga Administrasi Akademik Berprestasi Tahun 2017”.
Sebagai manusia biasa, penulis menyadari akan adanya kelemahan dan kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritikan dari pembaca yang sifatnya membangun dan saran demi kesempurnaan makalah ini.
Pekanbaru, 14 Juli 2017 Penulis,
2 1. Posisi dan Peran diri saya pada Karya Kreatif Prestatif
Tenaga administrasi dan akademik merupakan salah satu satuan kerja atau bagian di lingkungan Biro Administrasi dan Akademik Universitas Islam Riau. Pada bagian ini saya memiliki peran atau fungsi sebagai bagian dari memberikan pelayanan adminstrasi dan akademik serta ingin mengembangkan konsep strategi atau perencanaan administrasi dan akademik kedepannya agar lebih berkualitas, efisien dan efektif serta selalu mengandalkan teknologi informasi yang tepat guna dan berbasis online. Organisasi Bagian Administrasi dan Akademik dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang disebut dengan Kepala Biro Administrasi dan Akademik, dimana Kepala Biro membawahi diantaranya Kepala Bagian (Kabag), yang memiliki beberapa orang staf. Untuk mengetahui struktur organisasi khususnya bidang Pendidikan dan Pengajaran, dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar Struktur Organisasi BAA UIR
2. Latar Belakang
Universitas Islam Riau merupakan lembaga pendidikan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar terhadap pengembangan sumber daya manusia, khususnya para generasi muda. Sebagai lembaga pendidikan, hal yang sangat mendasar dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya adalah melahirkan sumber daya manusia yang berkualitas, berjiwa kompetitif dan mampu bersaing, baik di tingkat lokal, nasional, regional bahkan pada tataran global.
Dalam rangka menghadapi era globalisasi dan persaingan bebas, Universitas Islam Riau diharapkan mampu melaksanakan pembelajaran berwawasan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK). Mendidik para generasi muda yang peka terhadap perkembangan pengetahuan yang serba cepat dan up to date, pada akhirnya akan lahir alumni sebagai unsur generasi yang berkualitas dan berdaya saing. Untuk maksud tersebut, maka dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Universitas Islam Riau diharapkan
KEPALA BAA
KABAG. DIKJAR
mampu memberdayakan fungsi manajemen, khususnya perencanaan dalam pengembangan institusi. Unit kerja yang memiliki tugas pokok dan fungsi memberikan layanan akademik adalah Bagian Administrasi dan Akademik (BAA).
Untuk merumuskan konsep atau perencanaan pendidikan tinggi yang baik, maka diperlukan data dan informasi sebagai bahan masukan utama untuk membuat kebijakan. Dalam perencanaan pendidikan tinggi data-data akademik, yaitu yang berkaitan langsung dengan kegiatan akademik yaitu pegawai dan mahasiswa, serta hal-hal pendukung kegiatan akademik yaitu tenaga kependidikan, sarana, anggaran dan sumber daya lainnya. Dengan didukung data akademik maka perencanaan pendidikan tinggi akan lebih akurat dan matang, serta sesuai dengan apa yang telah dirumuskan dalam tujuan, baik pada perencanaan strategis maupun perencanaan operasional. Selanjutnya penyusunan program perencanaan pendidikan tinggi akan efektif apabila ditunjang dengan teknologi informasi. Selain itu, agar pelaksanaan tugas penyusunan perencanaan pendidikan tinggi lebih terarah harus memiliki panduan yang disebut dengan Standar Operasional Perencanaan Pendidikan Tinggi.
Sistem informasi manajemen dalam penyusunan perencanaan pendidikan tinggi diaplikasikan dalam penyusunan evaluasi diri yang menggambarkan data-data akademik, dimana data-data yang tertuang tersebut dijadikan sebagai awal penyusunan analisis SWOT, dan dijadikan pijakan sebagai awal penyusunan perencanaan pendidikan tinggi dan pengembangan institusi. Penyusunan evaluasi diri dalam rangka penyusunan perencanaan pendidikan tinggi merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi dari Biro Administrasi dan Sistem Informasi, khususnya pada Bagian Administrasi dan Akademik.
3. Konsep Karya Kreatif Prestatif yang diunggulkan
4
untuk memberikan balasan surat keluar. Dalam pengelolaan surat tersebut, BAA masih secara manual belum terkomputerisasi dengan baik, sistem yang bersifat manual sehingga sulit bagi mahasiswa dan pegawai dalam pemeriksaan posisi surat. Berikut system pencatatan surat masuk dan keluar yang sedang berjalan di BAA UIR :
SURAT MASUK SURAT KELUAR
NO PENGIRIM TGL NOMORSURAT RINGKASANISI PERTALIAN TGL ALAMAT RINGKASANISI
PERTALIAN DENGAN
NOMOR POSISI
NOMOR BERIKUT TERDAHULU SURAT
733 Afdhal Fikri 8 /7/17 - Permohonan
-KA.
734 15/7/17 Ogi Oktavian Izin Pindah
Jurusan
Gambar sistem surat yang sedang berjalan
Sistem yang sedang berjalan diatas dianggap masih sangat manual. Sehubungan dengan hal itu, maka saya ingin mengembangkan konsep sistem surat berbasis web. Dengan adanya konsep sistem komputerisasi yang lebih komprehensif dapat menentukan posisi surat masuk dan keluar serta mempermudah dan memperbaiki kinerja dalam pengelolaan surat masuk dan keluar secara tepat dan cepat. Berikut contoh konsep system informasi surat masuk dan keluar berbasis online :
A. Desain Input
1) Konsep Tampilan Input Surat Masuk
Tampilan input surat masuk ini digunakan untuk menyimpan data surat yang masuk. Adapun data yang diinputkan adalah nomor surat, tanggal surat, asal surat, perihal, dan tanggal terima. Pada halaman ini, staf bagian agenda dapat menginputkan data surat masuk tersebut. Dan setelah selesai, klik tombol Simpan. Konsep form input tampilan surat masuk dapat dilihat pada Gambar dibawah ini.
Rancangan Form Input Surat Masuk
Setelah data selesai disimpan, maka data-data surat yang sudah diinputkan akan tampil pada halaman data surat masuk seperti dibawah ini :
Rancangan Form Laporan Surat Masuk
Untuk mengubah dan menghapus data surat masuk, staf bagian agenda bisa mengklik tombol Edit dan Delete seperti yang terlihat pada diatas.
2) Konsep Tampilan Input Surat Keluar
Biro Administrasi dan Akademik
UNIVERSITAS ISLAM RIAU
6
Tampilan input surat keluar ini digunakan untuk menyimpan data surat yang keluar. Adapun data yang diinputkan adalah nomor surat, tanggal surat, tujuan surat,
perihal, dan tanggal kirim. Rancangan Form input surat keluar dapat dilihat pada
gambar di bawah ini :
Rancangan Form Input Surat Keluar
Pada halaman ini, staf bagian agenda dapat menginputkan data surat keluar yang
terdiri dari nomor surat, tanggal surat, perihal, tujuan surat dan tanggal kirim. Dan
setelah selesai, klik tombol Simpan. Setelah data selesai disimpan, maka data-data
surat yang sudah diiputkan akan tampil pada halaman data surat keluar seperti gambar
dibawah ini :
FORM INPUT SURAT KELUAR
Nomor Surat :
Tanggal Surat :
Perihal :
Tujuan Surat :
Tanggal Kirim : X
Date
X
X
Date
Rancangan Form Laporan Surat Keluar
Untuk mengubah dan menghapus data surat keluar, admin bisa mengklik tombol
Edit dan Delete seperti yang terlihat pada Gambar diatas.
3) Konsep Input Undangan Masuk
Konsep input undangan masuk ini digunakan untuk menyimpan data undangan yang masuk. Adapun data yang diinputkan adalah nomor undangan, waktu pelaksanaan (tanggal, pukul, tempat), acara, asal undangan, dan tanggal terima.
FORM INPUT UNDANGAN MASUK
Nomor Undangan :
Waktu Pelaksanaan : Pukul :
Acara :
Tempat :
Asal Undangan :
Tanggal Terima : X
Date
X
X
Date
SIMPAN BATAL
Time
X
Biro Administrasi dan Akademik
UNIVERSITAS ISLAM RIAU
8 Rancangan Form Input Undangan Masuk
4) Rancangan Form Input Disposisi
Rancangan form input disposisi ini digunakan untuk menyimpan data disposisi
dari surat masuk. Sebelum menginputkan data disposisi, pencarian data surat masuk
berdasarkan nomor surat masuk. Adapun data yang diinputkan adalah nomor agenda.
Berikut gambar tampilan dan pencariannya :
Rancangan Form Pencarian dan Input Disposisi
CARI NOMOR SURAT MASUK
Input Nomor Surat : X CARI
Hasil Pencarian : Nomor Surat : Tanggal Surat :
Perihal :
Surat Dari : Tanggal diterima :
FORM INPUT DISPOSISI
Nomor Agenda :
Nomor Surat :
Diteruskan kepada : X
X
X
Untuk konsep program pengembangan berikutnya adalah penyusunan rencana kerja akademik dengan meningkatkan partisipasi tenaga administrasi dalam pengoperasian aplikasi tersebut. Dengan program aplikasi tersebut, maka setiap fakultas atau unit kerja mengentri data dengan berbasis web/online. Dengan kemajuan teknologi informasi yang sangat cepat, sudah saatnya para tenaga administrasi menguasai atau peka terhadap perkembangan teknologi dan informasi. Selain menguasasi teknologi informasi, dan juga meningkatkan kemampuannya dengan mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan administrasi dan akademik lainnya sehingga mereka bisa meningkatkan kreatifitas dan inovasinya. Karena selama ini sulit mencari tenaga administrasi yang mau meluangkan waktunya untuk mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinya. Bahkan terkesan mereka menikmati pekerjaan yang sudah ”terformat dan terpola”, tanpa membuat pemikiran-pemikiran baru.
4. Implementasi
a) Memahami dan mampu mengimplementasikan pengelolaan surat masuk via online dan offline khusus pada Universitas Islam Riau dengan baik.
b) Memahami dan mampu mengimplementasikan penanganan surat keluar via online dan offline di Universitas Islam Riau dengan baik.
c) Di sisi lain, hal ini dapat menghilangkan budaya pembuatan SK setiap pelaksanaan tahapan kegiatan yang mengakibatkan penarikan honorarium, sehingga dana tersebut bisa dialokasikan untuk kegiatan akademik yang menunjang peningkatan mutu, relevansi dan daya saing.
d) Dengan adanya dukungan penuh dari pimpinan, rekan dan mahasiswa maka Universitas Islam Riau akan bersinergi dengan pihak lainnya mencapai tujuan bersama, sehingga pencapaian visi dan misi yang telah ditetapkan lebih efektif. Untuk maksud tersebut sebelum membuat perencanaan pendidikan tinggi perlu membuat analisis dan perencanaan yang matang. Hal ini merupakan implementasi dari kemampuan bekerja sama dan koordinasi untuk berkomitmen bersama dalam memajukan pendidikan tinggi. Kritikan atau masukan-masukan lain juga merupakan sumber data yang perlu dijadikan pedoman dalam menyusun rencana pendidikan tinggi.
10
CURRICULUM VITAE
A. DATA DIRI
1. Nama Lengkap : Wiwik Anggraini
2. NIP : 110802423
3. Pangkat dan golongan : Pengatur Muda Tk. I dan II/b
4. Tanggal lahir : 16 April 1989
5. Tempat lahir : Pekanbaru
6. Jenis Kelamin : Wanita
7. Agama : Islam
8. Perguruan Tinggi : Universitas Islam Riau
9. Departemen : Biro Administrasi dan Akademis
10. a. Pekerjaan/jabatan : Staf BAA UIR
b. TMT : 1 Oktober 2012
11. Alamat Perguruan Tinggi : Jl. Kaharuddin Nasution No. 113 Pekanbaru
12. No. Telp/Fax. Kantor : (0761) 674674 / 674834
13. Pendidikan Terakhir : S1
14. Alamat : Jl. Muslim Sari NO. 23 Pekanbaru
15. a. No. Telp. Rumah :
-b. No. HP : 082386702316
c. e-mail : wiwikanggraini11@gmail.com
B. Riwayat Pendidikan/Pelatihan/Kursus
No. JENIS
PENDIDIKAN/PELATIHAN/KURSUS
INSTITUSI TAHUN
1.
12 C. Riwayat Pekerjaan
No. JABATAN UNIT KERJA TAHUN
1. Staf Fakultas Agama Islam 2009 s/d 2011
2. Staf Biro Administrasi dan Akademis
2012 s/d sekarang
D. Penghargaan yang pernah diperoleh
No. JENIS PENGHARGAAN INSTITUSI TAHUN
1.
2.
Kepala BAA
Universitas Islam Riau Penyusun,
DESKRIPSI DIRI
iwik Anggraini, sangat bersyukur bisa bekerja dan mengabdikan diri pada kegiatan yang berkaitan dengan administrasi dan akademik, sehingga termasuk dalam staf administrasi dan akademik (BAA) Universitas Islam Riau sejak tahun 2012. Disisi lain bahwa pekerjaan yang saya emban merupakan amanah yang harus dipegang, untuk menjadikan Universitas Islam Riau sebagai perguruan tinggi yang mampu bersaing dan bersanding dengan perguruan tinggi ternama lainnya. Sadar, bahwa kegiatan memajukan pendidikan tinggi merupakan suatu tantangan, namun di sini lain rencana ini juga dapat mengaktualisasi diri untuk menjadi lebih kreatif, inovatif untuk bekerja dan belajar tentang bagaimana menciptakan administrasi dan akademik yang berkualitas, tersistem dan berbasis teknologi yang canggih.
W
Sebagai tenaga / staf administrasi akademik, saya jelaskan deskripsi diri saya pada aspek-aspek berikut :
Ketika saya ditempatkan sebagai staf administrasi dan akademis sungguh saya belum berpengalaman seperti apa kegiatan dan pekerjaan yang akan dilakukan. Namun, saya tetap semangat dan optimis, sehingga tawaran ini dengan serta merta saya terima walau saya belum memahami benar, tetapi yang pasti saya menilai bidang administrasi dan akademis ini sangat bermanfaat dan menambah pengalaman serta wawasan dibidang akademis, serta saya berusaha memberikan pelayanan yang terbaik kepada setiap mahasiswa. Langkah awal saya belajar dengan para senior, atasan dan teman-teman yang lebih dulu bekerja dibidang akademis. Lambat laun saya mulai mempelajari segala macam permasalahan yang terjadi.
Waktu terus berlalu hingga akhirnya saya mendapat pekerjaan yang dikhususkan dibagian surat menyurat atau bagian umum. Masih banyak kendala dan kekurangan dari administrasi dan akademis yang saya kerjakan selama ini, contohnya masih manualnya proses surat menyurat atau belum tersistem kedalam IT. Saya maklum karena teman-teman juga belum paham benar dengan IT, tetapi saya tidak putus asa, tetap menyemangati dan tetap mengikuti proses walau dalam proses juga ada hal-hal kecil yang menurunkan
14
semangat. Proses terus berjalan, semua langkah diikuti dan belajar memahami, yaitu memahami teman, materi kinerja dan kebijakan.
Dengan tetap bersemangat dan bantuan dari pimpinan khususnya kepala BAA, Kabag dan anggota tim, kini kinerja administrasi dan akademis mulai tersistem dan mulai memanfaatkan tenaga informasi serta sistem yang canggih, contohnya semua sudah mulai menggunakan sistem online. Hal ini mempermudah mahasiswa dalam memeriksa tagihan biaya kuliah, nilai yang diinput oleh dosen, KRS bahkan pendaftaran mahasiswa baru tidak lagi harus mengunjungi Universitas ini karena sistem pendaftaran dan pembayaran semua sudah dibuat online. Namun saya juga ingin mengembangkan konsep administrasi khususnya surat menyurat dengan sistem online.
Sebagai tenaga / staf administrasi akademik harus memiliki program yang jelas menuju perkembangan kualitas kinerja karyawan dan mahasiswa. Pada tahun 2016/2017 ini walau dengan keadaan yang sangat padat tapi semangat teman-teman yang luar biasa sehingga dapat menyelesaikan setiap pekerjaan. Dengan system administrasi BAA khususnya surat menyurat yang masih manual terkadang menjadi kendala dalam masalah waktu dan tenaga. Di sinilah diuji untuk bertanggung jawab dan menjadi teladan, juga kejujuran untuk berani berpegang teguh pada prinsip, yaitu tetap menyelesaikan pekerjaan walau masih dengan system manual . Harus tetap konsisten menyelesaikan segala administrasi agar kedepannya mampu menciptakan system online sehingga membantu mempercepat proses administrasi khususnya surat menyurat.
Pengurusan akademis di BAA sedemikian padat namun tetap harus dijalani. Dalam bulan Agustus ini administrasi yang harus diurus yaitu masalah pindah jurusan mahasiswa, penerimaan mahasiswa baru, aktif kembali, cuti/masa langkau akademis, wisuda untuk periode September 2017 dan banyak lainnya. Semua tetap dijalani dengan penuh rasa tanggung jawab sehingga menjadi contoh kinerja yang lain. Saya ingin menerapkan konsep administrasi online berbasis web sehingga mahasiswa dapat melihat posisi surat yang mereka butuhkan dalam proses administrasi. Hal ini tentunya membutuhkan pengetahuan, biaya dan waktu yang tidak singkat, namun saya tidak akan patah semangat, tetap optimis dan tetap bekerja dan berkarya semampunya. Saya yakin hal tersebut dapat
terealisasi sehingga mempermudah teman yang membutuhkan informasi tentang akademis dan mempermudah mahasiswa dalam pengurusan administrasi dengan terbuka.
Bersikap terbuka membutuhkan keteguhan hati, tetapi harus bisa melakukannya terutama sebagai staf. Terkait sebagai tenaga administrasi semua kendala dan permasalahan harus segera diselesaikan, contohnya terkadang ada mahasiswa yang protes masalah administrasi yang terkadang memerlukan waktu dan proses yang lama. Mahasiswa disituasi yang lain terkadang ada yang merasa diopor-opor seperti tidak diperdulikan, padahal mereka yang terkadang tidak memahami dan salah tangkap dalam menerima informasi. Hal tersebut dapat didiskusikan kepada pimpinan/atau atasan dan rekan atau teman lainnya bagaimana menghadapi mahasiswa dalam kasus ini dan bagaimana atau apa yang harus dilakukan agar kedepannya tidak terjadi lagi miss communication antar tenaga administrasi, mahasiswa dan pimpinan.
Tuntutan keterbukaan kembali teruji, ketika ada surat yang hilang namun bersifat penting, sementara surat tersebut dibutuhkan hari itu juga. Disinilah dibutuhkan keterbukaan dengan pimpinan dan sama-sama mencari solusi tentunya dengan bantuan rekan dan teman-teman tenaga administrasi. Dengan tim yang kompak maka setiap masalah akan mampu diselesaikan dengan baik.
Kehidupan bersosialisasi saya awali dari dalam dengan sesama tenaga administrasi dan mahasiswa, saya berusaha untuk diterima oleh mahasiswa dengan mencoba memahami apa yang dikehendaki mahasiswa. Mahasiswa berharap saya memahami permasalah dia, karena itu saya dekati mereka dengan catatan tetap menjaga diri sebagai karyawan. Saya membuka diri pada saat mereka berurusan administrasi di kantor. Kepada mahasiswa didengarkan permasalahan atau kendala yang mereka hadapi, diarahkan dengan memberi kenyamanan. Jika ada permasalahan atau kendala yang tidak dapat saya selesaikan maka saya konsultasikan kepada atasan atau pimpinan, tentunya pimpinan lebih mampu memberikan solusi dan arahan yang tepat. Saya berusaha menjalin kerjasama dengan tenaga administrasi baik di dalam satu unit atau Fakultas caranya dengan
C. Keterbukaan terhadap kritik, saran, dan pendapat orang lain (penyikapan, penerimaan)
16
berkomunikasi secara efektif baik lewat telepun maupun komunikasi langsung. Komunikasi dengan menggunakan fb, WA, email, BBM,atau fasilitas lainnya melalui internet sangat membantu dalam menjalin komunikasi.
Bidang administrasi sangat luas sehingga saya berupaya untuk terus berinovasi dalam memberikan ide-ide inovatif dalam mengembangkan ilmu pengetahuan. Nilai inovatif yang dapat diambil yaitu dengan melakukan pendekatan terhadap mahasiswa. Terjalinnya relasi antara tenaga administrasi dan mahasiswa akan berdampak pada timbulnya rasa saling membutuhkan dengan sama-sama diuntungkan. Sedangkan kreativitas banyak mengubah berbagai layanan akademik di PTS. Salah satu ide kreatifnya yang cukup dirasakan hingga sekarang, yakni pendaftaran ulang secara online pada penerimaan mahasiswa baru. Disini saya sebagai tenaga administrasi dan akademis ingin mengimplementasikan konsep ide kreatif yakni membuat system mengenai surat menyurat secara online serta ide pelayanan secara web dan kedepannya diharapkan mengembangkan pelayanan secara mobile karena lebih dari 50% mahasiswa sudah menggunakan handphone android.
Pekanbaru, 14 Juli 2017
Penyusun,
