BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk penyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual (Sulistyo Basuki ; 1991). Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Dimasa sekarang koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas pada buku-buku, tetapi dapat juga berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir, disusun secara teratur, sehingga ketika pengguna membutuhkan suatu informasi dapat dengan mudah menemukannya.
Dengan memperhatikan keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja, tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dan dapat dipergunakan oleh pemakainya sebagai sumber informasi. Perpustakaan umum merupakan unit/satuan kerja, badan atau lembaga membidangi pengembangan pengetahuan masyarakat yang berada dalam jangkauannya. Bertugas mengumpulkan, menyimpan, mengatur dan menyajikan bahan pustaka untuk masyarakat umum.
Selanjutnya pengertian perpustakaan umum menurut Badan Standardisasi Nasional (SNI 7495 : 2009 : 2) adalah “Perpustakaan yang kegiatannya diselenggarakan oleh pemerintah daerah kabupaten atau kotamadya yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kabupaten atau kotamadya serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak membedakan usia, ras, agama, status sosial ekonomi dan gender”.
Definisi lain tentang perpustakaan umum dikemukakan oleh Taslimah Yusuf (1996 : 17) bahwa “perpustakaan umum adalah perpustakaan yang seluruh atau sebahagian dananya disediakan oleh masyarakat dan penggunaannya tidak terbatas pada kelompok orang tertentu”. Pendapat di atas, mengemukakan bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah setempat baik kabupaten atau kota, yang berada didaerah pemukiman penduduk, untuk melayani masyarakat dari berbagai golongan tanpa membedakan agama, ras, status sosial ekonomi, usia dan gender.
2.2. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Umum
Perkembangan informasi dan teknologi informasi dewasa ini menempatkan perpustakaan umum pada posisi yang kompleks. Keberagaman pengguna yang ada dalam jangkauan perpustakaan umum juga demikian beragam, hal ini sudah seharusnya berimplikasi terhadap tujuan dan fungsi sebuah perpustakaan umum dan juga disesuaikan dengan tujuan dan fungsi lembaga induknya seperti halnya dengan perpustakaan umum pada pemerintah daerah tingkat II (kabupaten/kota).
2.2.1. Tujuan Perpustakaan Umum
umum membantu warga mengembangkan kemampuan yang dimiliki sehingga yang bersangkutan dapat bermanfaat bagi masyarakat sekitar.
Dalam Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992 : 6) dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum di rinci ke dalam 3 (tiga) jenis tujuan, antara lain :
1. Tujuan Umum
Tujuan umum dari perpustakaan umum adalah membina dan mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang berkesinambungan seumur hidup, serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat yang berada dalam jangkauan layanannya. Sehingga terkembang daya kreasi dan inovasi bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional.
2. Tujuan Fungsional/Khusus
Tujuan fungsional atau tujuan khusus perpustakaan umum antara lain :
a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan. b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, serta memanfaatkan
informasi.
c. Mendidik masyarakat agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna.
d. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri. e. Memupuk minat dan bakat masyarakat.
f. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.
g. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggungjawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.
3. Tujuan Operasional
Tujuan operasional perpustakaan umum merupakan pernyataan formal yang terperinci tentang sasaran yang harus di capai, serta cara untuk mencapainya. Sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur, dan dievaluasi tingkat keberhasilannya. Sedangkan menurut Taslimah Yusuf (1996 : 18) bahwa tujuan dari perpustakaan umum adalah sebagai berikut :
1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan umum.
2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengelola, dan memanfaatkan informasi yang tersedia di perpustakaan umum.
3. Mendidik masyarakat agar dapat memanfaatkan pepustakaan secara efektif dan efisien.
4. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri.
5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apresiasi dan imajinasi masyarakat.
6. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah, bertanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional. Berdasarkan uraian tujuan perpustakaan umum di atas, disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki tujuan untuk membina dan mengembangkan minat baca masyarakat, belajar mandiri, jasa informasi serta untuk meningkatkan daya kreatifitas dan aktifitas agar dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
2.2.2. Fungsi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum pada era informasi sekarang ini mengarahkan pemikiran tentang fungsi perpustakaan umum yang semakin kompleks. Standard Nasional Indonesia (SNI 7495) Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota (2009 : 3) menetapkan bahwa fungsi perpustakaan umum kabupaten/kota adalah sebagai berikut :
1. Mengembangkan koleksi.
4. Mendayagunakan koleksi.
5. Menyelenggarakan pendidikan pengguna.
6. Menerapkan teknologi informasi dan komunikasi. 7. Melestarikan materi perpustakaan.
8. Membantu peningkatan sumber daya perpustakaan di wilayahnya.
Menurut Sulistyo Basuki (1993 : 112) tujuan lain dari perpustakaan umum juga “berfungsi sebagai agen kultural, artinya perpustakaan umum pusat utama kehidupan utama budaya masyarakat sekitarnya dan menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat”. Pendapat tentang fungsi perpustakaan umum juga dikemukakan oleh Sutarno (2006 : 43) bahwa “fungsi perpustakaan umum adalah melayani semua lapisan masyarakat dalam rangka memperoleh dan meningkatkan berbagai ilmu pengetahuan”.
Perpustakaan umum baik yang berada di Daerah Tingkat II (ibukota kabupaten/kota), di ibukota kecamatan maupun yang berada di desa, menurut Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 1988 dan Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 1988, mempunyai fungsi sebagai berikut :
1) Menghimpun dan mengolah bahan pustaka dan informasi. 2) Memelihara dan melestarikan bahan pustaka dan informasi.
3) Mengatur dan mendayagunakan bahan pustaka dan informasi, sebagai pusat kegiatan belajar, pelayanan informasi, penelitian dan menumbuhkan minat dan kebiasaan membaca bagi seluruh lapisan masyarakat.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki fungsi yang kompleks, selain sebagai sarana belajar, penelitian dan pengembangan minat baca, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai tempat pelestarian bahan pustaka lokal atau dengan istilah lain sebagai pusat deposit lokal.
2.3. Struktur Organisasi Perpustakaan Umum 2.3.1 Status Kelembagaan
setempat. Kedudukan perpustakaan umum kabupaten/kota diwilayahnya dapat berupa dinas atau kantor. Perubahan sistem penyelenggaraan pemerintahan Indonesia menjadi desenteralisasi dan otonomi daerah membawa pengaruh dalam pembentukan kelembagaan perpustakaan di daerah.
Kelembagaan perpustakaan atau Perpustakaan Nasional Provinsi yang sebelum otonomi daerah sebagai instansi vertikal Perpustakaan Nasional di daerah berubah menjadi perangkat daerah dan dasar hukum pembentukan didasarkan pada PP Nomor 8 tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Berdasarkan keputusan tersebut, Perpustakaan merupakan salah satu Lembaga Teknis Daerah yang dapat berbentuk Badan untuk tingkat Propinsi dan Kantor untuk tingkat Kabupaten/Kota.
2.3.2 Organisasi Perpustakaan
Untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan dan koordinasi, perpustakaan umum harus melakukan pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab serta pengaturan hubungan antara bagian-bagian yang ada di perpustakaan. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Soeatminah (1992 : 54) bahwa “Setiap perpustakaan perlu di atur dan di tata dengan baik, sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efisien dan efektif”.
Teori tentang struktur organisasi dewasa ini oleh para peneliti dapat dijadikan panduan dalam menyusun struktur organisasi perpustakaan secara baik, salah satunya yang dikemukakan oleh T. Hani Handoko (2003 : 169) bahwa “Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola”. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam satu organisasi.
kerangka organisasi yang ditetapkan untuk proses manajerial, sistem, dan pola tingkah laku yang muncul dan terjadi didalam praktek penyelenggaraan organisasi dan manajemen”. Hal tersebut dapat dilihat dalam kerangka dan susunan perwujudan pola hubungan-hubungan antara fungsi, bagian, kedudukan, wewenang tugas, dan tanggung jawab setiap bagian.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi memastikan karyawan benar-benar mengerti aturan yang ada pada organisasi dan apa yang diharapkan dari mereka serta mempertegas hubungan dan pembagian kerja.
2.4 Pengertian Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi mencangkup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemamfaatan pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan . Namun sirkulasi juga dapat diartikan merupakan suatu kegiatan peredaran bahan –bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan para pemakainya .
Menurut P.Sumardji ( 1993 : 27) “Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan melayan kan koleksi perpustakaan kepada para pemakai ( pengunjung) dengan kegitan berbagai macam pula”.
Menurut Sulistyo – Basuki ( 1994 : 100 ) “Pengertian Pelayanan sirkulasi adalah bagian terakhir otomasi perpustakaan ,karena sirkulasi menyangkut berbagai kegiatan yang lebih rumit dari pada kegiatan lainnya, misalnya pengatalogan dan data yang di cangkup ialah data peminjam,tanggal jatuh waktu, tanggal pengembalian , denda yang di lakukan beserta jumlahnya sereta waktu peminjaman yang brebeda ( ada buku yang di pinjam satu hari saja yaitu buku tandon, dua minggu untuk buku biasa dan satu smester untuk buku yang dipinjem dosen )”.
perpustakaan khusus. Kegiatan sirkulasi dapat di lakukan sesudah buku-bukuselesai di proses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku , kartu tanggal kembali, kantong kartu buku , dan call number pada punggung buku . Layanan sirkulasi ini merupakan denyut dari semua kegiatan perpustakaan , karena kegiatan layanan peminjam dan pengembalian bahan pustaka ini ( layanan sirkulasi ) merupakan jasa layanan yang secara langsung dapat dirasakan oleh pemakai perpustakaan.
Menurut Perpustakaan Nasional RI ( 1999 : 34 ) “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan dengan tujuan pengguna perpustakaan dapat memamfaatkan dan meminjam pustaka secara tepat guna”.
Berdasarkan dari seluruh pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang mengatur peredaran bahan pustaka secara terorganisir melalui system, cara, aturan dan administrasi yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang diselenggarakan. Hal ini dimaksudkan agar seluruh koleksi yang ada diperpustakaan beredar dan dimanfaatkan semaksimal mungkin secara merata baik .
2.5 Fungsi dan Tujuan Pelayanan Sirkulasi
Sirkulasi merupakan ujung tombak jasa perpustakaan, karena bagian sirkulasi inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling sering digunakan pemakai. Salah satu fungsi dan tujuan sirkulasi mempermudah pengguna dalam memperoleh informasi yang di butuhkan oleh pengguna.
2.5.1 Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Dalam memberikan pelayanan , sirkulasi memiliki aturan-aturan yang telah di tetapkan oleh perpustakaan. Aturan inilah menjadi dasar dalam setiap peminjaman bahan pustaka yang dilakukan oleh setiap pengguna perpustakaan.
1. Melayani pendaftaran Anggota
2. Melayani peminjaman dari pengembalian buku-buku
3. Menarik denda bagi anggota-anggota yang terlambat dalam mengembalikan buku-buku peminjaman.
4. Penagihan buku-buku
5. Memberi surat keterangan bebas pinjam 6. Membuat laporan harian
7. Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak. 2.5.2 Tujuan Pelayanan Sirkulasi
Pada umumnya setiap perpustakaan mempunyai tujuan yang sama untuk memberikan pelayanan bagi pengguna.
Menurut Lasa HS ( 1995 :1 ) tujuan dari bagian pelayanan sirkulasi adalah: 1. Agar pengguna memamfaatkan koleksi yang mereka butuhkan
semaksimal mungkin .
2. Agar lebih mudah untuk mengetahui pengguna yang meminjam koleksi bahan pustaka tertentu.
3. Terjhaminya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas.
4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui. 2.6 Sistem Pelayanan Sirkulasi
Pada umumnya perpustakaan memiliki dua sistem pelayanan yang memiliki ciri-ciri tertentu. Kedua sistem pelayanan ini adalah pelayanan terbuka (opened access) dan pelayanan tertutup (closed access).
2.6.1 Sistem Layanan Terbuka
Menurut Qalyubi dkk (2003 : 222 -223) “Sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang membebaskan pengunjung ke tempat koleksi perpustakaan di jajakan”. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka – buka, melihat – lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda.
a. Keuntungan sistem terbuka :
1) Pemakai dapat melakukan browsing (melihat – lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam)
2) Memberi kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya.
3) Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak. b. Kelemahanya adalah:
1) Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk.
2) Petugas setiap hari harus mengontrol rak – rak untuk mengetahui buku yang salah letak danKehilangan koleksi relatip besar.
2.6.2 Sistem Layanan Tertutup
Menurut Qalyubi dkk (2003 : 222 -223), di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak – rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengembalikan bahan pustaka untuk para pengunjung.
a. Kelebihan sistem tertutup :
1) Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya 2) Koleksi yang hilang dapat diminimalkan. b. Kelemahannya :
1) Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayan.
2) Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan – bahan pustaka
3) Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.
Sedangkan menurut Lasa H.S (1994 : 126) keuntungan dan kerugian menggunakan sistem layanan tertutup adalah:
a. Keuntungan menggunakan sistem pelayanan tertutup adalah:
1) Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat.
2) Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.
3) Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila di bandingkan dengan sistem terbuka.
4) Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi
b. Kerugian / kelemahan sistem pelayanan tertutup ( closed access) adalah : 1) Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi.
2) Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam.
3) Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya salah pengerti antara petugas-petugas peminjaman.
Sistem pelayanan tertutup (closed access) adalah suatu cara peminjaman yang tidak akan memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar atau katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambil oleh petugas. Dalam sistem ini peran katalog sangatlah penting, dan di samping itu petugas harus tanggap atas koleksi yang diinginkan pengguna. Mereka sering menyebut subjek atau pengarangnya saja, bahkan tidak jarang mereka hanya menyebutkan warna dan ukuran buku tanpa mengerti judul atau pengarangnya.
2.7Kegiatan Kerja Pelayanan Sirkulasi
Menurut Lasa H.S (1994:1) “Pelayanan sirkulasi adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”.
Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaran Perpustakaan Khusus (1999 : 37) “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan”. Pelayanan ini ditujukan agar pengguna perpustakaan dapat meminjam dan membaca bahan pustaka lebih leluasa sesuai kesempatan yang ada perpustakaan . Sesuai dengan ruang lingkup yang telah penulis tentukan bahwa kegiatan pelayanan sirkulasi yang akan di bahas dalam kertas karya ini adalah :
1. Pendaftaran Anggota
2. Perpanjangan Kartu Anggota 3. Peminjaman
4. Pengembalian 5. Perpanjangan 6. Sanksi
7. Bebas Pustaka
2.7.1 Keanggotaan
setiap perpustakaan boleh menentukan pihak mana yang boleh dan berhak manjadi anggota perpustakaan dan syarat apa saja yang diperlukan.
Untuk menjalankan suatu peminjaman agar berjalan dengan lancar perlu disediakannya administrasi keanggotaan perpustakaan. Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka terlebih dahulu harus mengisi formulir keanggotaan. Berikut adalah contoh formulir pendaftaran untuk menjadi anggota perpustakaan.
Gambar 2.1: kartu pendaftaran anggota perpustakaan
Setelah formulir dikembalikan kepada petugas sirkulasi beserta kelengkapan keanggotaan yang biasanya tergantung kepada kebijakan masing-masing perpustakaan (membayar iuran, foto diri dan fotokopi tanda pengenal), maka pengguna akan diberikan kartu anggota yang dapat digunakan baik untuk meminjam bahan pustaka maupun untuk menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan.
KARTU PENDAFTARAN No.:………
Nama :………. Pekerjaan :……… NIP/NIM/NIRM :……… Fak./Jurusan :……… Program/Tngkat :……….... Alamat Sekarang :………....
Mohon dicatat sebagai anggota perpustakaan
Saya berjanji akan memenuhi serta mematuhi peraturan Perpustakaan dan akan memberitahukan bahwa saya akan Keluar atau pindah alamat.
Kotaman, ………,20…. Pemohon,
Contoh kartu anggota perpustakaan adalah:
Gambar 2.2: Bagian Depan
Gambar 2.2: Bagian Depan
Gambar 2.3: Bagian Belakang
Gambar 2.3: Bagian Belakang
Menurut Sutarno, N.S (2003 : 98-99), kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah:
1) Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan dengan baik.
KARTU ANGGOTA
Nama : ………
Pekerjaan : ………...
NIP/NIM/NIRM : ………... Fak./Jurusan : ……….. Program/Tk : ……….. No. Anggota : ………..
(Lambang Perpustakaan) (Nama Perpustakaan)
(foto)
2) Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.
3) Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca.
4) Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain.
Maka dari itu diperlukannya formulir pendaftaran untuk diisi oleh calon anggota yang berisi keterangan tentang data pribadi anggota tersebut.
2.7.2 Perpanjangan Kartu Anggota
Perpanjangan kartu anggota adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Hal ini dilakukan apabila masa keanggotaan pengguna telah lama habis masa berlakunya untuk menjadi anggota di perpustakaan tersebut. Biasanya pada perpustakaan perguruan tinggi masa berlaku keanggotaan pengguna bersamaan dengan masa aktif pengguna kuliah di perguruan tinggi tersebut, dan apabila ingin memperpanjang kartu anggota maka pengguna perpustakaan perguruan tinggi mengisi formulir pendaftaran ulang dan status pengguna akan berubah dari tidak aktif menjadi aktif kembali. Begitu juga dengan perpustakaan jenis lainnya.
Persyaratan untuk memperpanjang kartu anggota sama dengan persyaratan membuat kartu anggota yang baru, perbedaannya adalah ketika hendak membuat perpanjangan kartu anggota maka pengguna harus melampirkan kartu anggota yang lama.
2.7.3 Peminjaman
Menurut Darmono (2001 : 148), sistem peminjaman untuk setiap perpustakaan tidak sama tergantung dari kondisi masing-masing perpustakaan. Sehingga perpustakaan selalu mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan perpustakaan. Metode peminjaman sering kali disebut pula dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi.
Pada dasarnya untuk meminjam sebuah bahan pustaka pengguna haruslah sudah menjadi anggota dan memenuhi semua syarat-syarat yang berlaku di perpustakaan tersebut. Peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari pencatatan yang paling sederhana hingga ke tahap yang lebih canggih. Setiap perpustakaan boleh memilih yang paling sesuai untuk digunakan pada perpustakaan masing-masing dan semuanya juga harus sudah disesuaikan dengan situasi dan kondisi dari suatu perpustakaan itu berada.
Menurut Sulistyo-Basuki, apapun sistem peminjaman yang digunakan oleh perpustakaan, sistem peminjaman harus mampu memberikan jawaban atas pertanyaan berikut:
a. siapakah yang meminjam buku tertentu b. kapan tanggal kembalinya
c. buku apa saja yang dipinjamkan pada hari tertentu d. buku dalam subjek apa saja yang dipinjam
e. berapa jumlah buku per subjek yang dipinjam
f. buku apa saja yang harus dikembalikan pada tanggal tertentu g. berapa buku yang kembali pada tanggal tertentu.
Salah satu penyelenggara administrasi peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Untuk itu setiap buku di beri kartu buku, dimana tercatat tanda buku, nama pengarang, judul , dan nomor buku induk. Kartu buku ini tersimpan dalam kantong buku yang disediakan. Jika ada orang yang sedang meminjam buku , maka buku dan kartu bukunya serta kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi melakukan tiga tindakan:
3) Tanggal pengembalian dicatat pada buku yang telah disediakan.
Untuk menghindari kesalahan peminjaman, maka perlu dilakukan pencatatan terhadap bahan pustaka yang dipinjam. Pada suatu perpustakaan cara pencatatan peminjaman buku dipilih dengan situasi dan kondisi perpustakaan tersebut. Salah satu cara untuk menyelenggarakan peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Selain dengan menggunakan sistem kartu buku, masih ada sistem lain yang dapat digunakan.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), sistem peminjaman dapat dibedakan antara lain:
1. Sistem buku besar
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260) “Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam”.
2. Sistem sulih (Dummy)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260) “Sistem sulih atau dummy terbuat dari karton sebagai substitusi buku tatkala buku dipinjam,ditulis pada selembar kertas yang ditempelkan pada halaman sulih. Lembar tersebut berisi nama peminjam, nomor panggil, dan tanggal peminjaman”.
3. Sistem NCR (No carbon required)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260) “Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman”.
4. Sistem BIC (Book Issue Card)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260) “Sistem BIC Banyak digunakan di perpustakaan sekolah”.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), “Setiap anggota memperoleh satu kartu plastik, dibagian atas tertulis nama dan alamatnya dalam huruf timbul”.
6. Sistem Newark
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), “Sistem Netwark menggunakan kartu buku, termasuk didalamnya nomor panggil, pengarang, judul, nomor induk serta kolom untuk tanggal harus kembali, dan nama peminjam”. 7. Sistem Token Charging
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), “Token artinya semacam kartu berisi tanda pengenal perpustakaan terbuat dari karton berukuran 4 x 6 cm”.
8. Sistem Kartu Tebuk
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), “bila anggota ingin meminjam buku maka petugas bagian sirkulasi mengambil kartu tebuk yang telah diberi tanggal dilakukan dengan stempel serta dengan alat tebuk”.
9. Photocharging atau meminjam berbasis sistem photo
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), “pada waktu meminjam buku anggota harus menunjukkan kartu anggota. Petugas membuka label buku kemudian menempatkannya diatas plat mesin photocharging”.
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 74),
berdasarkan jangka waktunya, cara peminjaman bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam:
1) Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. 2) Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai dengan 3 minggu. 3) Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester.
2.7.4 Pengembalian
pengembalian bahan pustaka perlu mencatat sebagai bukti bahwa peminjam telah mengembalikan bahan pustaka yang di pinjamnya, pengembalian pada pelayanan sirkulasi yaitu pelayanan sirkulasi yang berupa pencatatan bukti bahwa pemakai telah mengembalikan bahan pustaka yang di pinjamnya .
Pada waktu buku di kembalikan oleh peminjam,petugas memeriksa apakah ada keterlambatan atau tiidak serta memeriksa kondisi bahan pustaka apakah masih utuh atau ada yang rusak. Petugas haruslah teliti sebelum pengguna pergi meninggalkan meja sirkulasi. Hal ini dilakukan guna mencegah terjadinya
kerusakan pada bahan pustaka. Apabila terdapat kerusakan yang tidak diinginkan pada bahan pustaka maka pengguna wajib dikenakan sanksi yang berlaku.
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 81) “Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus melihatkeadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus
memperbaiki atau menggantinya”.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan.
1) Pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja layanan
2) Pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya kedalam kotak pengembalian.
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut :
a. Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam.
b. Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal pngembalian.
c. Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku ayas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembar tanggal.
e. Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu peminjaman.
f. Petugas mengembalikan kartu buku pada catalog kartu buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman.
Sarana yang diperlukan dalam proses pengembalian ialah sebagai berikut: a. kartu buku
b. stempel tanda kembali untuk memberikan tanda bukti bagi pengguna bahwa bahan perpustakaan yang dipinjamnya telah dikembalikan.
2.7.5 Perpanjangan
Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam
Berdasarkan buku pedoman Departemen Pendidikan Nasional RI (2004 : 82), perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut. Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara:
1. pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. petugas memeriksa formulir peminjaman
3. jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali
4. jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan.
2.7.6 Sanksi
Sanksi yang diberikan oleh perpustakaan hendaknya bersifat membangun agar anggota perpustakaan dapat menyadari kesalahan yang telah diperbuat. Sanksi yang akan diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan pengguna. Sanksi-sanksi tersebut dapat berupa uang, surat peringatan, menganti bahan pustaka yang telah rusak maupun sanksi akademik lainnya.
Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa :
1. Terlambat pengembalian bahan pustaka.
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak. 3. Membawa bahan pustaka tampa prosedur yang berlaku. 4. Menghilangkan bahan pustaka.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan
Menurut Noerhayati (1988 : 102), tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan terhadap hal-hal yang dapat terjadi pada buku-buku yang dipinjamkan seperti kelambatan mengembalikan buku, buku hilang, rusak dan lain-lain.
Sanksi perpustakaan tersebut akan diberikan apabila terjadi hal-hal berikut ini: 1. Buku Kotor
Jika buku kotor pada saat pengembalian maka sanksi yang akan diberikan berupa nasihat dan peringatan kepada anggota atau sipengguna. Jika buku tidak dapat diperbaiki maka sanksi yang akan diberikan yaitu pengguna tidak diperbolehkan meminjam buku dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.
2. Buku Rusak
Jika terjadi kerusakan-kerusakan kecil pada bahan pustaka, peminjam cukup diberikan peringatan saja. Namun jika peminjam tersebut berkali-kali membuat kesalahan atau kelalaian, maka akan diambil tindakan hukuman ringan seperti dilarang meminjam buku dalam jangka watu yang telah ditatapkan.
Jika buku masih baru, maka buku tersebut harus diganti. Buku pengganti boleh yang lain judulnya tetapi harga buku harus hampir sama dengan buku yang hilang. Harga buku dapat dilihat pada kartu buku.
4. Terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian. Apabila pengguna terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian, maka harus dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan perpustakaan.
Prosedur dalam penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan antara lain: 1. petugas menerapkan tingkat pelanggaran pengguna
2. berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi
3. untuk sanksi administratf, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan
4. untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pemimpin perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
Untuk mencengah semua sanksi, sebaiknya setiap pengguna harus benar-benar memiliki kesadaran untuk mengembalikan setiap bahan pustaka yang dipinjam sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Hal ini akan memberikan keuntungan bagi pengguna tersebut.
2.7.7 Bebas Pustaka
Pemberian surat keterangan bebas pustaka dimasuksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka.
Menurut Syahrial-Pamundjak (2000 : 97) prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :
1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman.
4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada bebas pustaka.
5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna
