Pengembangan Website Promosi
Berdasarkan Asal Mahasiswa Baru
(Studi Kasus: FTI UKSW Salatiga)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi
untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Oleh:
Yosia Andhika Soewarno NIM: 672013712
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
1
Pengembangan Website Promosi
Berdasarkan Asal Mahasiswa Baru
(Studi Kasus: FTI UKSW Salatiga)
1) Yosia Andhika Soewarno, 2)Hendro Steven Tampake, 3) Agustinus Fritz Wijaya
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50771, Indonesia
Email: 1)yosss1987@gmail.com, 2)hendro.tampake@staff.uksw.edu, 3)agustinus.wijaya@staff.uksw.edu
Abstract
Faculty of Information Technology, Satya Wacana Christian University (FTI SWCU) Salatiga has been doing promotions to attract students graduate high school. During this time, part of the promotion of FTI SWCU difficult to cultivate new students and schools by region of origin require a lot of time. With any website that is dynamic can be an effective medium of information in obtaining and explore new student data in order to know many students who come from an area or school (mappings to school). The results of this study will facilitate Promotion Section FTI SWCU in extracting information from new students as well as to acquire and explore new student data so that it can determine the amount of a student from an area.
Keywords: Promotion of Information Systems, The mapping, Regional Distribution.
Abstrak
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana (FTI UKSW) Salatiga telah melakukan promosi untuk menarik minat para siswa lulusan sekolah menengah. Selama ini, bagian promosi FTI UKSW mengalami kesulitan untuk mengolah mahasiswa baru berdasarkan daerah dan sekolah asalnya memerlukan banyak waktu. Dengan adanya situs website yang dinamis dapat menjadi media informasi yang efektif dalam mendapatkan dan mengeksplorasi data mahasiswa baru sehingga dapat mengetahui banyaknya mahasiswa yang berasal dari suatu daerah atau sekolah (mapping sekolah). Hasil dari penelitian ini akan memudahkan Bagian Promosi FTI UKSW dalam penggalian informasi dari mahasiswa baru serta untuk mendapatkan dan mengeksplorasi data mahasiswa baru sehingga dapat mengetahui banyaknya suatu mahasiswa dari suatu daerah.
2
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi yang semakin pesat telah mempengaruhi perkembangan dunia pendidikan. Pendidikan yang merupakan faktor dalam pembentukan pribadi manusia pantas mendapatkan perhatian yang tinggi. Pendidikan yang baik akan menghasilkan sumber daya manusia yang baik sehingga dapat memenuhi tuntutan jaman yang terus berkembang. Semakin banyaknya universitas yang ada di Indonesia telah menimbulkan persaingan yang amat ketat. Setiap universitas saling berlomba untuk menunjukkan kualitas pendidikan masing-masing untuk menarik minat siswa melanjutkan sekolahnya ke universitas tersebut. Salah satu cara yang dilakukan untuk menarik minat para siswa adalah dengan melakukan promosi.
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana (FTI UKSW) Salatiga telah melakukan promosi untuk menarik minat para siswa lulusan sekolah menengah. Promosi yang dipersiapkan dengan baik tentunya akan menarik minat siswa sekolah menengah untuk melanjutkan sekolahnya ke universitas tersebut. Salah satu faktor menentukan tempat promosi di tahun yang akan datang adalah dengan melihat banyaknya mahasiswa baru dari suatu daerah atau sekolah. Selama ini, bagian promosi FTI UKSW mengalami kesulitan untuk mengolah data mahasiswa baru karena data yang didapat oleh bagian promosi tidak sesuai dengan kebutuhan dan selama ini data mahasiswa baru diinput secara tertulis atau manual sehingga untuk memilah-milah mahasiswa baru berdasarkan daerah dan sekolah asalnya memerlukan banyak waktu. Minimnya data yang didapat membuat bagian promosi kesulitan dalam menentukan strategi promosi ditahun yang akan datang sehingga promosi yang telah ada dinilai kurang optimal. Hal ini terlihat dari menurunnya jumlah mahasiswa yang masuk ke FTI UKSW selama tiga tahun terakhir [1] (Wijaya, 2014).
3
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Promosi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Berbasis AHP (Analytical Hierarchy Process)” yang ditulis oleh Christine Dewi pada tahun 2010. Penelitian ini bertujuan untuk menentukan tempat pelaksanaan promosi di FTI UKSW dengan menggunakan metode AHP sebagai sistem pendukung keputusan. Penelitian ini menggunakan biaya promosi dan jumlah mahasiswa sebagai kriteria pengambilan keputusan [2].
Pada penelitian ini terdapat dua hak akses yaitu sebagai admin dan sebagai user, sehingga sistem ini akan digunakan sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Hasil dalam penelitian ini berupa data mahasiswa, data mahasiswa setiap daerah, dan setiap sekolah sehingga bagian promosi dapat mengetahui hasil penelitian. Penelitian ini juga memberikan data berbentuk peta yang memuat informasi yang dibutuhkan bagian promosi FTI UKSW dalam melihat dan mengolah wilayah asal mahasiswa baru.
Promosi adalah usaha yang diwujudkan kedalam tindakan nyata untuk memberi informasi dan mengingatkan kepada konsumen secara persuasif dengan tujuan menimbulkan daya tarik konsumen secara terus menerus. Promosi adalah sejenis komunikasi yang memberi penjelasan yang meyakinkan calon konsumen tentang barang dan jasa yang bertujuan untuk memperoleh perhatian, mendidik, mengingatkan, dan meyakinkan calon konsumen [4]. Kegiatan promosi bertujuan untuk memperkenalan, menunjukkan keunggulan suatu produk serta membujuk pembeli untuk membeli produk. Supaya kegiatan promosi dapat mencapai hasil yang maksimal, kegiatan promosi harus dilakukan dengan intensitas tinggi, yaitu dengan berulang-ulang dan secara terus menerus sehingga konsumen akan selalu teringat dan mudah terpengaruh oleh promosi tersebut. Menurut Kotler, tujuan promosi terdiri dari: (a) Memodifikasi tingkah laku. Penjual selalu berusaha menciptakan kesan yang baik tentang dirinya atau mendorong pembelian barang dan jasa perusahaan. Mereka merubah tingkah laku, pendapat dan memperkuat tingkah laku yang ada dan memberikan alasan seperti memberikan pertolongan demi menciptakan kesan yang baik; (b) Memberitahukan. Promosi dapat ditujukan untuk memberitahu pasar tentang penawaran perusahaan. Promosi yang bersifat informasi umumnya dilakukan pada tahap-tahap awal dalam masa siklus kehidupan produk; (c) Membujuk. Promosi yang bersifat membujuk ditujukan untuk mendorong pembeli melakukan pembelian. (d) Mengingatkan. Promosi yang bersifat mengingatkan dilakukan untuk mempertahankan merek dari produk di hati masyarakat dan perlu dilakukan selama tahap kedewasaan di dalam siklus kehidupan produk, dalam hal ini perusahaan ingin mempertahankan pembeli yang telah ada [5].
4
sponsor; (b) Personal selling, merupakan suatu bentuk interaksi langsung dengan satu calon pembeli atau lebih untuk melakukan presentasi, menjawab pertanyaan dan menerima pesan; (c) Sales promotion, merupakan insentif jangka pendek dalam aktivitas promosi untuk merangsang pembelian suatu produk dengan cara yang bervariasi seperti pameran dagang (ekspo), intensif penjualan, kupon dan sebagainya; (d) Publisitas dan hubungan masyarakat, merupakan stimulasi non personal terhadap permintaan barang, jasa, ide dan sebagainya dengan berita komersial yang berhasil dalam media massa dan tidak dibayar untuk mempromosikan dan atau produk individualnya. (e) Direct marketing, suatu bentuk komunikasi pemasaran yang dilakukan secara interaktif lewat media komunikasi komputer, mencakup direct mail, telemarketing, internet marketing [5].
5
perguruan tinggi tidak hanya dilakukan secara eksternal saja seperti kunjungan ke sekolah maupun pembuatan iklan-iklan akan tetapi diperlukan proses promosi internal yaitu dengan memberikan pelayanan dan fasilitas yang baik bagi mahasiswa supaya mendapatkan citra baik dimata mahasiswa. Kegiatan ini bertujuan agar mahasiswa dapat memberikan citra baik perguruan tinggi kepada masyarakat sekitar dan secara tidak langsung menjadikan mahasiswa menjadi tim promosi.
3. Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan adalah dengan pendekatan deskriptif kualitatif dimana hasil analisis dari penelitian yang dilakukan dijabarkan dalam bentuk narasi deskriptif berdasarkan hasil pengumpulan data seperti wawancara dan atau observasi. Sedangkan tahapan penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini meliputi tahap pengumpulan data dan studi pustaka, analisis masalah, pengembangan dan implementasi sistem, dan pengujian.
Tahap pengumpulan data dan studi pustaka dilakukan dengan wawancara, observasi dan dengan cara mencari dan mengumpulkan data dan teori dari studi literatur maupun kepustakaan untuk memenuhi kajian pustaka yang digunakan. Data yang dikumpulkan merupakan data primer, yaitu data yang diambil langsung dari obyek penelitian atau sumber pertama. Data yang dikumpulkan berupa data mengenai promosi yang dilakukan dengan wawancara langsung pada Bagian Promosi FTI UKSW mengenai masalah yang dihadapi oleh Bagian Promosi FTI UKSW. Selain data mengenai promosi, data yang dikumpulkan berupa data mahasiswa yang didapat dari Bagian Promosi FTI UKSW. Data sekunder dalam penelitian ini berupa data sekolah menengah di Indonesia yang didapat dari Data Pokok Pendidikan Menengah Kementrian Pendidikan Dan Kebudayaan. Penelitian ini mengolah data mahasiswa dan mengelompokkan berdasarkan sekolah asal dan daerah asal mahasiswa untuk mengetahui jumlah mahasiswa dari sekolah asal dan daerah asal mahasiswa guna keperluan promosi.
Tahap analisis masalah dilakukan dengan mencari permasalahan berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Masalah yang ditemukan adalah bagian promosi kesulitan dalam mendapatkan data mahasiswa yang lengkap. Hal ini menyebabkan proses pengolahan data mahasiswa pun menjadi terbatas, Bagian Promosi tidak bisa mengetahui informasi mengenai jumlah mahasiswa tiap sekolah dan daerah asal mahasiswa. Kemudian dari permasalahan tersebut maka perlu dibangun suatu sistem informasi promosi yang dapat memberikan data mahasiswa yang lebih lengkap, dapat mengelompokkan data mahasiswa berdasar sekolah asal dan daerah asal sehingga dapat digunakan sebagai evaluasi dan strategi promosi ditahun yang akan datang.
6
Gambar 1. Metode Pengembangan Prototyping (Sumber: Pressman, 2005)
Prototyping memiliki tiga proses, yaitu pengumpulan kebutuhan, perancangan, dan evaluasi prototype. Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan dengan melakukan wawancara dan pengumpulan informasi tentang kebutuhan sistem dan keadaan yang ada sekarang di Bagian Promosi FTI UKSW mengenai kegiatan promosi FTI UKSW. Setelah melakukan proses pengumpulan kebutuhan, selanjutnya dilakukan proses perancangan sistem dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Pada bagian ini dibahas use case diagram dan deployment diagram. Use case diagram menggambarkan hubungan antara aktor dan fungsionalitas sistem.
Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Informasi Promosi FTI UKSW
Gambar 2 menggambarkan tentang use case diagram sistem informasi promosi FTI UKSW. Aplikasi dibuat untuk dua aktor yaitu Bagian Promosi FTI UKSW dan mahasiswa. Mahasiswa hanya bisa melakukan pengubahan data mahasiswa. Bagian Promosi memiliki hak untuk mengelola data mahasiswa, mengelola data sekolah, mengelola data kabupaten/kota, mengelola data provinsi, melihat distribusi mahasiswa, melihat data fakultas, dan melihat data progdi. Pada
7
proses mengelola data mahasiswa, Bagian Promosi dapat melakukan penambahan, pengubahan, dan penghapusan data mahasiswa baru yang masuk ke FTI UKSW. Proses mengelola data sekolah, Bagian Promosi dapat melakukan penambahan, pengubahan, dan penghapusan data sekolah. Proses mengelola data kabupaten/kota, Bagian Promosi dapat melakukan penambahan, pengubahan, dan penghapusan data kabupaten/kota yang ada di Indonesia. Proses mengelola data provinsi, Bagian Promosi dapat melakukan penambahan, pengubahan, dan penghapusan data provinsi yang ada di Indonesia. Proses melihat distribusi mahasiswa, Bagian Promosi dapat melihat jumlah mahasiswa dari tiap provinsi, kota, sekolah, dan progdi. Proses melihat data fakultas, bagian promosi dapat mengetahui jumlah mahasiswa dari masing-masing fakultas. Proses melihat data progdi, bagian promosi dapat mengetahui jumlah mahasiswa dari masing-masing progdi.
Gambar 3. Deployment Diagram Sistem Informasi Promosi FTI UKSW
Deployment diagram adalah diagram yang menunjukkan arsitektur hardware dan software dalam sistem. Gambar 3 merupakan deployment diagram yang menunjukkan perangkat dalam sistem informasi promosi yaitu database server, application server, internet, mahasiswa computer, dan bagian promosi computer. Setelah melakukan perancangan sistem, dilakukan pembuatan prototype aplikasi sistem informasi promosi yang pertama. Tahap selanjutnya adalah evaluasi prototype, prototype aplikasi yang telah dibuat diserahkan kepada pengguna untuk dilakukan evaluasi. Hasil dari evaluasi tersebut akan digunakan untuk membuat aplikasi yang kedua dan seterusnya. Tahap penelitian selanjutnya adalah tahap pengujian. Tahap pengujian dilakukan menggunakan blackbox testing dan user testing. Blackbox testing merupakan pengujian dengan mengamati hasil dari data uji dan memeriksa fungsi dari interface aplikasi. Sedangkan user testing merupakan pengujian yang dilakukan oleh pengguna sistem informasi dalam hal ini yaitu Bagian Promosi FTI UKSW untuk memperoleh masukan atau umpan balik terhadap sistem informasi yang dibangun apakah sesuai dengan kebutuhan atau tidak.
8
4. Hasil dan Pembahasan
Aplikasi web ini memiliki dua hak akses, yaitu Bagian Promosi FTI UKSW sebagai administrator dan mahasiswa. Halaman utama website berisi mengenai berita dan informasi terbaru FTI UKSW. Halaman utama seperti pada Gambar 4 berikut ini.
Gambar 4. Halaman Utama Web SI Promosi
9
Gambar 5. Halaman Penyebaran Mahasiswa FTI UKSW per Kabupaten/Kota
Gambar 6 merupakan tampilan dari halaman peta distribusi mahasiswa berdasarkan kabupaten/kota. Pada halaman ini pengguna dapat melihat jumlah mahasiswa per tahun dari suatu kabupaten/kota dalam bentuk peta. Terlihat bahwa Kota Salatiga pada tahun 2013 memiliki jumlah mahasiswa sebanyak 145 orang.
Gambar 6. Halaman Distribusi Asal Mahasiswa Menggunakan Peta
10
Gambar 7. Halaman Distribusi Asal Mahasiswa Menggunakan Peta Satelit
Pada sisi mahasiswa, mahasiswa dapat melakukan pengubahan mahasiswa. Pada halaman ubah data mahasiswa, mahasiswa dapat melakukan pengisian maupun mengubah data mahasiswa. Hasil data mahasiswa ini nantinya yang akan digunakan untuk keperluan distribusi daerah asal mahasiswa oleh Bagian Promosi FTI UKSW. Terlihat pada Gambar 8, pengisian data mahasiswa meliputi data pribadi mahasiswa, data orang tua dan dan data sekolah asal mahasiswa.
Gambar 8. Halaman Ubah Data Mahasiswa
11
memeriksa fungsi dari interface aplikasi. Hasil blackbox testing dapat dilihat dalam Tabel 1.
Tabel 1. Pengujian Aplikasi Menggunakan Blackbox Testing
Test Case
Pengguna Kondisi Respon Sistem Status
1 Mahasiswa Mengisi data mahasiswa Data berhasil tersimpan OK
2 Bag.
Promosi
Mengisi data mahasiswa Data berhasil tersimpan OK
3 Bag.
Promosi
Mengubah data mahasiswa Data berhasil diperbaharui OK
4 Bag.
Setelah melakukan evaluasi pada aplikasi, aplikasi memberikan respon seperti yang diharapkan. Mahasiswa dapat melakukan pengisian data mahasiswa dan kuesioner kemudian data-data tersebut dapat tersimpan. Bagian Promosi FTI UKSW dapat melakukan pengisian data mahasiswa dan berhasil mengubah data mahasiswa. Data distribusi mahasiswa berdasarkan provinsi, kota, sekolah dan progdi berhasil ditampilkan.
5. Kesimpulan
Setelah melakukan pengembangan sistem informasi promosi pada modul pemetaan dan distribusi daerah asal mahasiswa didapatkan kesimpulan bahwa dengan adanya sistem informasi promosi, Bagian Promosi FTI UKSW dapat memperoleh data mahasiswa berupa data diri mahasiswa, data orang tua, dan data sekolah asal mahasiswa serta dapat mengetahui distribusi daerah asal mahasiswa menggunakan tampilan grafis dalam bentuk peta maupun satelit sehingga dapat memudahkan dan membantu dalam perancangan strategi promosi.
6. Daftar Pustaka
[1] Alma, Buchari, 2009, Manajemen Pemasaran dan Pemasaran Jasa, Bandung: Alfabeta.
[2] Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi, 2013, Profil PT, http://pdpt.dikti.go.id/. Diakses tanggal 25 Februari 2014
[3] Afifah, Riana, 2013, Angka Kelulusan UN Tahun Ini 99,48 Persen, http://edukasi.kompas.com/read/2013/05/24/08265868/Angka.Kelulusan.U N.Tahun.Ini.99.48.Persen. Diakses tanggal 25 Februari 2014
12
[6] Priatama, Yoga, 2010, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Customer Relationship Management (CRM) Berbasis Web di PT. Teknik Mitra Bersama, Surakarta, Salatiga.
