Kata Pengantar dari Rektor

(1)

Departemen Pendidikan Nasional

Universitas Brawijaya

Malang - 2008

UNIVERSITAS

BRAWIJAYA

LAMPIRAN:

(2)

KATA PENGANTAR

Kata Pengantar dari Rektor

Pelayanan prima merupakan sesuatu yang mutlak harus dipenuhi oleh semua organisasi termasuk UB. UB sepenuhnya sadar bahwa perbaikan terus-menerus atas kualitas layanan sebagai wujud pelayanan prima perlu dilakukan untuk dapat bersaing baik dalam tingkat nasional maupun internasional. Kesadaran tersebut telah mendorong UB untuk mengambil langkah-langkah strategis dalam mewujudkan pelayanan prima. Salah satu langkah strategis tersebut yang telah dilakukan oleh UB adalah penyusunan Manual Prosedur (MP) atau Standar Operating Procedur (SOP). SOP ini merupakan juga wujud bahwa UB merupakan organisasi yang sangat mementingkan pengendalian mutu atas kegiatan organisasi.

SOP ini merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang berisi pedoman pekerjaan dalam tiap bidang yaitu bidang layanan akademik, sumber daya manusia, sarana prasarana, dan keuangan. Dengan adanya SOP ini diharapkan setiap kegiatan dapat dilakukan secara konsisten dalam pencapaian efisiensi dan efektivitas kegiatan. Selain itu SOP ini merupakan sarana komunikasi pekerjaan yang dapat digunakan sebagai pelatihan bagi para pegawai utamanya pegawai baru. SOP ini memungkinkan pula dilakukannya audit kegiatan dan juga sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi perubahan sistem.

Oleh karena itu, perbaikan SOP terus menerus dilakukan UB seiring dengan perubahan yang mempengaruhi UB. Dokumen SOP ini merupakan perbaikan dari SOP yang telah dimiliki oleh UB sebelumnya. UB saat ini sedang dalam proses otonomi yang tentunya membutuhkan SOP baru yang sesuai dengan perubahan tersebut.

Akhirnya, Saya berharap SOP yang disempurnakan ini benar-benar dapat diimplementasikan secara baik, sehingga UB dapat menjadi organisasi yang efisien dan efektif. Saya sadar sepenuhnya bahwa tanpa dukungan dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat maka SOP ini tidak mungkin dapat dilaksanakan dengan baik. Oleh karena itu, kesadaran tentang pentingnya dan kebutuhan akan SOP ini kiranya harus dimiliki oleh semua pihak di lingkungan UB.

Malang, 3 Februari 2008

(3)

DAFTAR ISI

BAB II. BIDANG SUMBERDAYA MANUSIA ... 185

1) PROSEDUR REKRUITMEN PEGAWAI ... 185

BAB IV. BIDANG SARANA DAN PRASARANA ... 272

1) PROSEDUR PENGADAAN BARANG (RUTIN UNTUK 1TAHUN ANGGARAN) ... 272

2) PROSEDUR PELELANGAN UMUM DENGAN PRAKUALIFIKASI ... 275

3) PROSEDUR PELELANGAN UMUM DENGAN PASCAKUALIFIKASI ... 285

4) PROSEDUR PENUNJUKAN LANGSUNG ... 292

(4)

BAB I. BIDANG AKADEMIK

1)

Prosedur Penyusunan Kalender Akademik

A. RINGKASAN KEGIATAN

Tujuan Penjelasan Prosedur Penyusunan Kelender Akademik

Ukuran Keberhasilan Terwujudnya Kalender Akademik

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan draf sampai ditandatanganinya SK

Rektor tentang Kalender Akademik

Pihak yang terlibat 1. Pembantu Rektor I

2. Pembantu Dekan I Fakultas 3. Kepala BAAK

4. Kepala Bagian Pendidikan 5. Kepala Bagian Kemahasiswaan 6. Kasubbag. Registrasi dan Statistik 7. Kasubbag. Pendidikan dan Evaluasi 8. Kasubbag. Sarana Akademik 9. Fakultas

10.Program Pascasarjana

Acuan SK Rektor No. 095/SK/2006 tanggal 13 Juli 2006 tentang

Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2006/2007

Penanggung jawab utama Pembantu Rektor I

Dokumen yang digunakan Asupan dari Pembantu Dekan I Fakultas, Fakultas, dan

Program Pascasarjana

No Penjelasan Output

1 Menyusun draft kalender akademik mengacu pada kalender akademik tahun lalu dan almanak tahun berjalan

Draft kalender akademik

2 Mengirim draft kalender akademik ke pimpinan universitas untuk mendapatkan asupan

Asupan draf Kalender Akademik dari pimpinan universitas

3 Memperbaiki draft kalender akademik berdasarkan masukan dari pimpinan universitas

Draft kalender akademik

4 Mengirim draft kalender akademik ke Bagian Kemahasiswaan

(5)

kalender akademik Akademik

7 Persetujuan/paraf draf kalender akademik dari Pembantu Rektor I

Persetujuan Kalender Akademik

8 Penandatanganan SK Rektor tentang Kalender Akademik

Tanda tangan Rektor

9 Pendistribusian SK Rektor tentang Kalender Akademik Fakultas/PPs, lembaga terkait

Kalender Akademik

(6)

C. PENJELASAN

1. BAAK menyusun draft kalender akademik mengacu pada kalender akademik tahun lalu dan almanak tahun berjalan

2. BAAK mengirimkan draft kalender akademik ke pimpinan universitas untuk mendapatkan asupan.

3. BAAK memperbaiki draft kalender akademik berdasarkan masukan dari pimpinan universitas Mengirim draft kalender akademik ke Bagian Kemahasiswaan.

4. BAAK mengirim draft kalender akademik ke fakultas/ pascasarjana untuk mendapatkan masukan.

5. Setelah menerima masukan, BAAK mengadakan rapat penentuan dan persetujuan kalender akademik

6. Draft kalender diserahkan kepada rektor untuk dimintai Persetujuan/paraf draf kalender akademik dari Pembantu Rektor I.

7. Setelah disetujui PR I, Rektor menandatanganani SK Rektor tentang Kalender Akademik

(7)

D. LAMPIRAN

1. Contoh Draft Kalender Akademik, tahun akademik 2007/2008:

! "# $%%&'$%%(

! " " #$ % %& " !& ' ( ) " * &% % % " ! + &%* , ' ( ,!-! , & ( !& (! *! &% !- ,! , $!. ) ( * * &, & ! /# 0 % %

! ! ' *% (! % , 1 % % * ( & ( !& !- ,! , $!. ) #% & ( !& 2 ) (! '& ( % '% %, & !- ,! ,

$!. )

! 3 ( 4% ( #% 5 !, 0 (!(!& ,! *6

0 % 0 ! # 7 #% 3888 0 (!(!& ! !6

5 '% %, 0 ,!( '%"*!& ( ,! 97 7 0 & & !- ,! , $!. ) 6

: '% %, (!&"%( '%"*!& ( ,! 38 3889 !, ,! ( . !- ,! , $!. ) 6

9 '% %, (!& , '%"*!& ( ,! 5 0 ( 0 )%,% % !&%*% 0 (!(!& ! ! ( 0 !* ! ; ,!* * . # ,!,$ 6

7 '% %, (!& , '%"*!& ( ,! 2 %

!- ,! , $!. )

) )

'&

0 * ( & ( !& !- ,! , $!. ) #% & ( !& 2 , " ! ' ( * '! & '% %, ! ! (! % & , " ! 1% , *% %# % ! ' * &, & ( !& (! !- ,! , $!. ) 6

(% '% %, ! ! " * &% , . & * (! '& ( & (! ( & ' " !& , ' *% ) ' "!* ( & & *! % ( * ' ' )

/! '& (! *

0 ( *

&

0 + / ! % !

(8)

(9)

(10)

(11)

--9

7

2 8 5

< " ) %*!, # ,!,$ >< @ !( 0 0 A 0 (!(!& & !* ) # F

*) '! ( # ,!,$ >0 & * # ( ! # ,!,$ @ 0 * !# 0 * !# < !# '!* . # ,!,$ >004< @ & !* ) # F

0 !*!# $ ' , & !- ,! , , " ( F & ,! * *) '! ( !& & ,! *

!

! % !

% ! % ! % !

&

0 + / ! % !

(12)

2. Contoh Surat Pengantar Draft Kalender Akademik

3 < '! 3 >, %@ " & ,

0 !# * / + * ( & ( !& #% & ( !&

' ( #

3 0 / & B &%* , /! & % 0 0 ,1 . 5 % 0 * % ,! * ( /! <! &% !- ,! , $!. ) *

/ ! ! & ! , ' !& ( + * ( & ( !& #% & ( !& % %& (! * # ( (!" ! ,%& % ' ) '% & * ( & ( !& (! &,%(

! # # ,!* * # ( ,%& & * ( & ( !& (!, #& & " *! & ! ( ! !, ,! & ( !& ( # ,!,$ ' *! * " * .!& , ' ! * , "% !( & & ! ! & ! ' !( & ( ' " !& ,%& ( ! %(

, ' # ! ( & . , ) " !& & ! %1 '& ! & ,!#

& 0 " % &

GGGGGGGGG 0

"%,

(13)

3. Undangan Rapat Kalender Akademik

G 3

< '! 3 >, %@ " & ,

0 !# * (

' ( #

3 0 0 " % / & B &%* , & !, /! & % 0 0 ,1 , .

5 % 0 * % ,! *

: % 0 # , ( ,

9 ' *

7 ' * ! 0 (!(!& !- ,! , $!. ) *

/ # & ! # '& & # (! %( ( * ' % ) & (!* &, & ' (

; ! *

0%&%* 4

' % !( * !

0%, !- ,! , $!. )

1 B! *!, ,! * ( & ( !& #% & ( !&

! ' ! ) 1 , "% & ! # '& & # (! %( ' ' ( $ & % ) * '! & ! , ' !& ( + & * ( & ( !& ) & (!" # , ( * '

, ' # ! ( & . , ) " !& & ! , ' !& ! & ,!#

& 0 " % &

0 "%,

(14)

4. Surat Pengantar Pendistribusian Kalender Akademik

GG 3 < '! 3 >, %@ " & , 0 !# * * ( & ( !&

#% & ( !&

' ( #

3 0 / & B &%* , /! & % 0 0 ,1 , . 5 0 0 " % / & B &%* , : & !, /! & % 0 ,1 , .

9 % 0 * % ,! *

7 % 0 # , ( ,

0 B &%* ,

2 0 ,%"" & ( !& B &%* , /! <! &% !- ,! , $!. ) *

, ! ! & ! , ' !& & * ( & ( !& !- ,! , $!. ) #% & ( !& (! ! ( " !& ( (! %,& & ' ( 1!-! , & ( !& & ! (! *! &% %(

! ! & , % & ! ( ! !, ,! ( & ! & ( !& " !& " %' !, ,! ( ! !, ,! % '% !, ,! & ( !& # %, 1% ' ( & , "% (! ,

, ' # ! ( & . , ) " !& & ! %1 '& ! & ,!#

& 0 " % &

0 "%,

(15)

2)

Prosedur Pedoman Pendidikan

Tujuan Penjelasan Prosedur Penyusunan Pedoman Pendidikan

Ukuran Keberhasilan Terwujudnya Pedoman Pendidikan

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan draf sampai ditandatanganinya SK

Rektor tentang Pedoman Pendidikan

2. Pembantu Dekan I Fakultas 3. Sekretaris Direktur Pascasarjana 4. Kepala BAAK

5. Kepala Bagian Pendidikan 6. Kepala Perpustakaan Pusat 7. Kepala UPT MKU

8. Kepala UPT Pusat Komputer 9. Kepala UPT Bidang Studi Bahasa 10.Kasubbag. Registrasi dan Statistik 11.Kasubbag. Pendidikan dan Evaluasi

Acuan SK Rektor No. 095/SK/2006 tanggal 13 Juli 2006 tentang

Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya TA 2006/2007

Dokumen yang digunakan Asupan dari Pembantu Dekan I Fakultas, Fakultas, dan

Program Pascasarjana

1 Menyusun draft Pedoman Pendidikan mengacu pada Pedoman Pendidikan tahun lalu

Draft Pedoman Pendidikan

2 Mengirim draft Pedoman Pendidikan ke pimpinan universitas untuk mendapatkan asupan

Asupan draft Pedoman Pendidikan dari pimpinan universitas

3 Memperbaiki draft Pedoman Pendidikan berdasarkan masukan dari pimpinan universitas

Draft Pedoman Pendidikan

4 Mengirim draft Pedoman Pendidikan ke fakultas, pascasarjana, Perpustakaan, UPT MKU, UPT Pusat Komputer dan UPT Bidang Studi Bahasa untuk mendapatkan masukan

Asupan draft Pedoman Pendidikan dari Fakultas, pascasarjana, Perpustakaan, UPT MKU, UPT Puskom dan UPT Bahasa

5 Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan Pedoman Pendidikan

Finalisasi draft Pedoman Pendidikan

6 Persetujuan/paraf draft Pedoman Pendidikan dari Pembantu Rektor I

Persetujuan Pedoman Pendidikan

7 Penandatanganan SK Rektor tentang Pedoman Pendidikan

Tanda tangan Rektor

8 Pendistribusian SK Rektor tentang Pedoman Pendidikan Fakultas/PPs, lembaga terkait

(16)

(17)

C. PENJELASAN

1. BAAK menyusun draft pedoman pendidikan mengacu pada pedoman pendidikan tahun lalu.

2. BAAK mengirimkan draft pedoman pendidikan ke pimpinan universitas untuk mendapatkan asupan.

3. BAAK memperbaiki draft pedoman pendidikan berdasarkan masukan dari pimpinan universitas Mengirim draft pedoman pendidikan ke Bagian Kemahasiswaan.

4. BAAK mengirim draft pedoman pendidikan ke fakultas/ pascasarjana untuk mendapatkan masukan.

5. Setelah menerima masukan, BAAK mengadakan rapat penentuan dan persetujuan pedoman pendidikan

6. Draft kalender kemudian diserahkan kepada rektor untuk dimintai Persetujuan/paraf pedoman pendidikan dari Pembantu Rektor I

7. Setelah disetujui PR I Rektor kemudian menandatanganani SK Rektor tentang pedoman pendidikan

(18)

D. LAMPIRAN

1. Contoh Draft Pedoman Pendidikan Tahun Akademik 2007/2008

(19)

2. Contoh Surat Pengantar Draft Pedoman Pendidikan

3 < '! 3 >, %@ " & ,

0 !# * / + 0 ( 0 (!(!& #% & ( !&

' ( #

3 0 / & B &%* , /! & % 0 0 ,1 .

5 % 0 (

: ' * 0 '%, & 0 0 0%,& 0 # , /! <! &% !- ,! , $!. )

*

/ ! ! & ! , ' !& ( + 0 ( 0 (!(!& #% & ( !& % %& (! * # ( (!" ! ,%& % ' ) '% 0 ( 0 (!(!& (! &,%(

! # # ,!* * # ( ,%& 0 ( 0 (!(!& (!, #& & " *! & ! ( ! !, ,! & ( !& ( # ,!,$ ' *! * " * .!& , ' ! *

, "% !( & & ! ! & ! ' !( & ( ' " !& ,%& ( ! %(

, ' # ! ( & . , ) " !& & ! %1 '& ! & ,!#

& 0 " % &

GGGGGGGG 0

"%,

(20)

3. Undangan Rapat Pedoman Pendidikan

G 3

< '! 3 >, %@ " & ,

0 !# * (

' ( #

3 0 0 " % / & B &%* , &!* /! & % 0 0 ,1 , .

5 % 0 * % ,! *

: % 0 # , ( ,

9 ' *

7 ' * ! 0 (!(!& !- ,! , $!. ) *

/ # & ! # '& & # (! %( ( * ' % ) & (!* &, & ' (

; ! *

0%&%* 4

' % !( * !

0%, !- ,! , $!. )

1 B! *!, ,! 0 ( 0 (!(!& #% & ( !&

! ' ! ) 1 , "% & ! # '& & # (! %( ' ' ( $ & % ) * '! & ! , ' !& ( + 0 ( 0 (!(!& ) & (!" # , ( * '

, ' # ! ( & . , ) " !& & ! , ' !& ! & ,!#

& 0 " % &

0

(21)

4. Surat Pengantar Pendistribusian Pedoman Pendidikan

GG 3 < '! 3 >, %@ " & , 0 !# * 0 ( 0 (!(!&

#% & ( !&

' ( #

3 0 / & B &%* , /! & % 0 0 ,1 , . 5 0 0 " % / & B &%* , : & !, /! & % 0 ,1 , .

9 % 0 * % ,! *

7 % 0 # , ( ,

0 B &%* ,

2 0 ,%"" & ( !& B &%* , /! <! &% !- ,! , $!. ) *

, ! ! & ! , ' !& & 0 ( 0 (!(!& !- ,! , $!. ) #% & ( !& (! ! ( " !& ( (! %,& & ' ( 1!-! , & ( !& & ! (! *! &% %(

! ! & 0 ( 0 (!(!& !- ,! , $!. ) #% & ( !& (!' % %&& " ! # ,!,$ & , ( & " ! # ,!,$ & , " *% ) 1% ' ( 0 ( 0 (!(!& !- ,! , $!. ) , ,% ! ( #% & ( !& & !& ) " , &% ,%& ( + (!

!- ,! , $!. ) 0 ( , % & ! ( ! !, ,! ( & ! & ( !& # %, 1% ' ( & , "% (! ,

/ !&! , ' # ! ( & . , ) " !& & ! %1 '& ! & ,!#

& 0 " % &

0 "%,

(22)

3)

Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Ujian Tulis

A. DESKRIPSI SINGKAT.

• Penerimaan mahasiswa baru adalah penerimaan mahasiswa baru yang diluar SPMB

yaity penerimaan mahasiswa baru program Diploma, program sarjana.

• Penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan oleh panitia yang diberi tugas oleh Rektor

• Panitia penerimaan mahasiswa baru disusun oleh Biro Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan berdasarkan masukan dari fakultas.

B. ISTILAH

• SPKS adalah Ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Sekolah

• SPKIns adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Instansi

• SPKD adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Daerah

• SPMK adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Minat dan Kemampuan

• SPMD adalah ujian masuk melalui Seleksi Program Diploma

• SAP adalah ujian masuk melalui Seleksi Alih Program

C. REFERENSI

• Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional;

• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan

Tinggi;

• Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor: 56/M/2006 tentang pengangkatan

Rektor Universitas Brawijaya;

• Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi

dan tata Kerja Universitas Brawijaya;

• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman

Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;

• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta

Universitas Brawijaya.

• SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Brawijaya

• SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Brawijaya

D. PERSIAPAN

• Proses Kepanitiaan penerimaan mahasiswa baru untuk pelaksanaannya pada

(23)

• Rektor mengeluarkan surat tugas panitia ujian masuk berdasarkan masukan dari

Pembantu Rektor I dan Kepala BAAK.

E. PELAKSANAAN

• Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia ujian masuk.

• Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan

mahasiswa baru

• Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan

lembaga terkait.

• Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable)

• Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan pemerintah daerah

• Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat Komputer (PUSKOM)

• Menyusun dan mencetak materi ujian masuk

• Mengolah Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) oleh PUSKOM

• Mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

• Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Mahasiswa Baru

• Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan

F. RINGKASAN KEGIATAN

Tujuan Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Baru

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan panitia sampai penetapan

penerimaan mahasiswa baru

Pihak yang terlibat 1. Pembantu Rektor Rektor I

2. Kepala BAAK 3. Kepala BAUK

4. Kepala UPT Puskom 5. Direktur UPPTI

6. Kabag Umum dan Perlengkapan 7. Kasubbag Registrasi

8. Kasubbag Keuangan 9. Fakultas

Acuan 1. Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003

tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor: 56/M/2006 tentang pengangkatan Rektor Universitas Brawijaya;

(24)

5. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;

6. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya. 7. SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan

di Universitas Brawijaya

8. SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Brawijaya

Dokumen yang digunakan SK Rektor tentang Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru

1 Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia ujian masuk.

Susunan Panitia Seleksi Mahasiswa Baru 2 Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal

dan kriteria penerimaan mahasiswa baru

Jadwal dan kriteria

penerimaan mahasiswa baru 3 Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open

house, bekerja sama dengan lembaga terkait.

Promosi penerimaan mahasiswa baru 4 Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable) Formulir Pendaftaran 5 Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan

pemerintah daerah

Data peminat

6 Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat Komputer (PUSKOM)

Data peserta ujian masuk

7 Menyusun dan mencetak materi ujian masuk Soal dan blanko lembar jawaban (scanable) 8 Mengolah Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) oleh

PUSKOM

Daftar nilai peserta ujian masuk

9 Mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

Penetapan calon mahasiswa baru

10 Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Mahasiswa Baru

Pengumuman Hasil Ujian Masuk Mahasiswa Baru 11 Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan

laporan kegiatan

(25)

(26)

H. PENJELASAN:

1. Rektor mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia ujian masuk.

2. Panitia ujian masuk mengadakan rapat guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan mahasiswa baru.

3. Panitia kemudian menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan lembaga terkait.

4. Panitia mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable).

5. Panitia menyerahkan formulir pendaftaran ke sekolah, instansi dan pemerintah daerah.

6. Formulir pendaftaran yang diterima kembali dari sekolah, instansi dan pemerintah diserahkan Pusat Komputer (PUSKOM) untuk diproses menjadi daftar peserta ujian masuk kemudian diserahkan ke panitia ujian masuk (BAAK).

7. Panitia ujian masuk kemudian menyusun dan mencetak materi ujian masuk kemudian mengadakan tes.

8. Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) kemudian oleh panitian diserahkan ke PUSKOM untuk diolah menjadi Daftar Nilai Peserta Ujian.

9. Daftar Nilai Peserta Ujian diserahkan pada panitia ujian masuk(BAAK) kemudian panitia ujian masuk(BAAK) mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

10. Panitia(BAAK) menyampaikan hasil penetapan penerimaan pada rektor untuk meminta SK Rektor tentang penerimaan mahasiswa.

11. Panitia memberikan pengumuman hasil ujian masuk pada media selain website UB sedangkan UPPTI melakukan pengumuman melalui Website UB.

(27)

I. LAMPIRAN

1. Surat Tugas Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru

? 3 3

" ( (! " $ # ! !

0

" 0 " % & !- ,! , $!. )

% ,& & ' ( 4 * '! , " ! 0 ! ! 0 ! # ,!,$ % *% , ? .!* #% & ( !&

0 ! ! " % ,

3 ' ,! '& ' * &, , * &,! ' ! # ,!,$ " % , . & ' ( + ' ( + %*! ' ( + , * %.! , ' ! ' % % # ,!* %.! 6

'& # ,!* , * &,! (! &,%( , 1 ". & !+ " ( , & & ! ! ) (! '& * # & , %,%* / & B &%* , ( 0 ! ! 6

5 * ' & # ,!* , * &,! & ' ( &

! ) ' ,! * , * &,! , "% (!" " & ' ( !- ,! , $!. ) % % , ! ! " * &% , . & * (! '&

/ !&! % % , ! ! (!" !& % %& ( ' (!* &, & , " !&4" !& )

/! '& (! *

0 ( *

/ & 0 " % &

0 "%, #

3 0 0 " % & 6 0 / & B &%* ,6

5 0 % 0 6

: " , &% 6

(28)

(29)

2. Contoh Undangan Rapat Persiapan

3 3 * GGGG

< '! 3 >, %@ " & ,

0 !# * (

' ( #

> * '! @ , ,% ! % % ,

/ # & ! # '& & # (! %( ( * ' % ) & (!* &, & ' (

; ! *

0%&%* 4

'

1 0 ,! ' 0 ! # ,!,$ %

! ' ! ) 1 , "% & ! # '& & # (! %( ' ' ( $ & % )

, ' # ! ( & . , ) " !& & ! , ' !& ! & ,!#

& 0 " % &

0 "%,

(30)

3. Contoh Undangan Rapat Penentuan

3 3 * GGGG

< '! 3 >, %@ " & ,

0 !# * (

' ( # 3 0 / & % 0

5 % 0 * &, * &,! 0 0 , 0 / 0 / 0 0 /! <! &% !- ,! , $!. )

*

/ # & ! # '& & # (! %( ( * ' % ) & (!* &, & ' (

; ! *

0%&%* 4

' % ' ? (% & !" $ <

1 0 % # ,!* .! ,%& 0 GGGGG

#% & ( !&

! ' ! ) 1 , "% & ! # '& & # (! %( ' ' ( $ & % )

, ' # ! ( & . , ) " !& & ! , ' !& ! & ,!#

& 0 " % &

(31)

(32)

(33)

(34)

(35)

(36)

4)

Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Non Ujian Tulis

A. DESKRIPSI SINGKAT.

• Penerimaan mahasiswa baru adalah penerimaan mahasiswa baru yang diluar SPMB

yaity penerimaan mahasiswa baru program sarjana.

• Penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan oleh panitia yang diberi tugas oleh Rektor

• Panitia penerimaan mahasiswa baru disusun oleh Biro Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan berdasarkan masukan dari fakultas.

B. ISTILAH

• PSB adalah seleksi masuk melalui Penjaringan Siswa Berprestasi;

• SPKS adalah Ujian masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Sekolah;

C. REFERENSI

Nasional;

Tinggi;

• Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor: 56/M/2006 tentang pengangkatan

Rektor Universitas Brawijaya;

D. PERSIAPAN

• Proses Kepanitiaan penerimaan mahasiswa baru untuk pelaksanaannya pada

semester Ganjil dimulai sekitar bulan Januari

• Dasar penentuan jadwal kegiatan penerimaan mahasiswa baru adalah Kalender

Akademik tahun akademik berjalan dan hasil rapat panitia yang ditunjuk oleh rektor

• Rektor mengeluarkan surat tugas panitia ujian masuk berdasarkan masukan dari

(37)

• Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan

mahasiswa baru

• Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan

lembaga terkait.

• Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable)

• Mengirim formulir melalui sekolah,

• Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat Komputer (PUSKOM)

• Mengolah Nilairaport siswa (lembar Isian komputer) oleh PUSKOM

• Mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

• Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Mahasiswa Baru

• Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan

Tujuan Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Baru

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan panitia sampai penetapan

penerimaan mahasiswa baru

Pihak yang terlibat 1. Pembantu Rektor Rektor I

2. Kepala BAAK 3. Kepala BAUK

4. Kepala UPT Puskom 5. Direktur UPPTI

6. Kabag Umum dan Perlengkapan 7. Kasubbag Registrasi

8. Kasubbag Keuangan 9. Fakultas

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor: 56/M/2006 tentang pengangkatan Rektor Universitas Brawijaya;

4. Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Brawijaya;

5. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;

(38)

Dokumen yang digunakan SK Rektor tentang Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru

1 Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia.

Susunan Panitia Seleksi Mahasiswa Baru 2 Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal

dan kriteria penerimaan mahasiswa baru

Jadwal dan kriteria

penerimaan mahasiswa baru 3 Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open

house, bekerja sama dengan lembaga terkait.

Promosi penerimaan mahasiswa baru 4 Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable) Formulir Pendaftaran 5 Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan

pemerintah daerah

Data peminat

6 Memproses formulir pendaftaran oleh Pusat Komputer (PUSKOM)

Data peserta

7 Mengolah Nilai raport siswa (lembar isian komputer) oleh PUSKOM

Daftar nilai peserta

8 Mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

Penetapan calon mahasiswa baru

9 Menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Mahasiswa Baru

Pengumuman Hasil Ujian Masuk Mahasiswa Baru 10 Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan

laporan kegiatan

(39)

(40)

H. PENJELASAN

1. Rektor mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia seleksi penerimaan mahasiswa baru.

2. Panitia yang dibentuk mengadakan rapat guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan mahasiswa baru

3. Panitia kemudian menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan lembaga terkait.

4. Mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable)

5. Menjual formulir melalui sekolah, instansi dan pemerintah daerah

6. Formulir pendaftaran dari pendaftar diserahkan ke PUSKOM untuk diproses

7. PUSKOM mengolah nilai raport siswa (lembar isian komputer).

8. PUSKOM menyerahkan daftar peserta dan nilai peserta kepada panitia(BAAK) kemudian BAAK mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

9. Setelah penerimaan mahasiswa baru ditetapkan Rektor menerbitkan SK Rektor tentang Penerimaan Mahasiswa Baru

10. Panitia kemudian memberikan pengumuman hasil ujian masuk pada media selain website UB sedangkan UPPTI melakukan pengumuman melalui Website UB.

(41)

I. LAMPIRAN

1. Contoh Surat Tugas

-3 -3

" ( (! " $ # ! !

0

" 0 " % & !- ,! , $!. )

% ,& & ' ( 4 * '! , " ! 0 ! ! 0 ! # ,!,$ % .! %*!, , ? .!* #% & ( !&

0 ! ! " % ,

3 ' ,! '& ' * &, , * &,! ' ! # ,!,$ " % , . & ' ( + ' ( + %*! ' ( + , ' ! ' % % # ,!*6

'& # ,!* , * &,! (! &,%( , 1 ". & !+ " ( , & & ! ! ) (! '& * # & , %,%* / & B &%* , ( 0 ! ! 6

5 * ' & # ,!* , * &,! & ' ( &

! ) ' ,! * , * &,! , "% (!" " & ' ( !- ,! , $!. ) % % , ! ! " * &% , . & * (! '&

/ !&! % % , ! ! (!" !& % %& ( ' (!* &, & , " !&4" !& )

/! '& (! *

0 ( *

& 0 " % &

0 "%, #

3 0 0 " % & 6 0 / & B &%* ,6

5 0 % 0 6

: " , &% 6

(42)

(43)

3. Contoh Undangan Rapat Persiapan

3 3 * GGGG

< '! 3 >, %@ " & ,

0 !# * (

' ( #

> * '! @ , ,% ! % % ,

/ # & ! # '& & # (! %( ( * ' % ) & (!* &, & ' (

; ! *

0%&%* 4

'

1 0 ,! ' 0 ! # ,!,$ % GG

! ' ! ) 1 , "% & ! # '& & # (! %( ' ' ( $ & % )

, ' # ! ( & . , ) " !& & ! , ' !& ! & ,!#

& 0 " % &

0 "%,

(44)

4. Contoh Undangan Rapat Penentuan

3 3 * GGGG

< '! 3 >, %@ " & ,

0 !# * (

' ( # 3 0 / & % 0

5 % 0 * &, * &,! 0 ( 0 /! <! &% !- ,! , $!. ) *

/ # & ! # '& & # (! %( ( * ' % ) & (!* &, & ' (

; ! *

0%&%* 4

' % ' ? (% & !" $ <

1 0 % 0 ! # ,!,$ % 0 0 0 #% & ( !&

! ' ! ) 1 , "% & ! # '& & # (! %( ' ' ( $ & % )

, ' # ! ( & . , ) " !& & ! , ' !& ! & ,!#

& 0 " % &

0 "%,

(45)

(46)

(47)

(48)

(49)

(50)

(51)

(52)

(53)

(54)

0 ? ; /

, !, 3 9 4 4 5 4 3 4 3 4 7 :9 4

& % # ,!,$ " % " , ) 00 , , 3 >' @ (! '& , , ,% ! ( ' , %(! ) >*!# " * 5@ ( % %& , , , * .% ) " * &% 00 0 ' ,! * ) (! '& " ( , & & '% % >*!# " * :@

>=@ ! ) 0B0 0 0 ( ! ) * ! 4* ! (!" ) & 3 >, %@ & *! ! ) < ! 4* ! (! ! ( !

• , # , !,

• / > ! ,! 0 (!(!& # ,!,$ %@ • > ! ,! # ,!,$ % @

• , , # >" ! + &%* , ) ,) & @ • 0 '%, &

• < ) & * ! + ,!

• > ! ,! # ,!,$ % @ • & *

=

! # # # ! 8 .0. .

B < 0 ? / , / * .% ) ! ) 0 ,

00 / 0

;

" , 00 , ( 3 4 3 4

%(! 0 " % " , 00 , ( : 4 3 4

. " , 00 , ( : 4 3 4

&% ,! " , 00 , ( : 4 3 4

< /

* % ( ! !, ,! 0%"*!& " , 00 , ( : 4 3 4

* % ( ! !, ,! !, !, " , 00 , ( : 4

0

! " , 00 , ( 3 4 39 4

; !&% % " , 00 , ( 3 9 4 39 4

* % # " , 00 , ( 3 9 4 39 4

,! * & ! 0 ! " , 00 , ( 3 4 39 4

(55)

(56)

0 ? < <

,! * ! " , 00 , ( 3 4 3 4

* % % !& ,! " , 00 , ( : 4 4

0 ? ; /

(57)

5)

Prosedur Penerimaan Mahasiswa Pindahan

A. DESKRIPSI SINGKAT

• Mahasiswa pindahan adalah kepindahan mahasiswa ke Universitas Brawijaya dari

Universitas Negeri atau Universitas Luar Negeri yang telah mendapat akreditasi dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional pada fakultas/jurusan/program studi yang sama atau sejenis.

B. ISTILAH

• Akreditasi adalah pengakuan terhadap lembaga pendidikan yang diberikan oleh

badan yang berwenang setelah dinilai bahwa lembaga itu memenuhi syarat pembakuan atau syarat tertentu.

C. REFERENSI

Nasional;

Tinggi;

• SK Rektor tentang Kalender Akademik;

• SK Rektor No.: peraturan kepindahan mahasiswa ke Universitas Brawijaya

• SK Rektor No... tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas

Brawijaya

• SK Rektor No... tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya

D. PERSIAPAN

• Siapkan data Program Studi/Jurusan yang ada di Universitas Brawijaya

E. PELAKSANAAN

• Permohonan calon mahasiswa pindahan yang tidak memenuhi ketentuan dan syarat

yang telah ditentukan diberi surat jawaban penolakan oleh rektor;

• Surat permohonan calon mahasiswa pindahan yang memenuhi syarat dan ketentuan

diteruskan ke Dekan Fakultas/Program yang di inginkan untuk mendapatkan pertimbangan (ditindak lanjuti);

• Berdasarkan keputusan pimpinan fakultas/program proses surat keputusan

(58)

Tujuan Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Pindahan

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Pindahan

Ruang Lingkup Mulai dari proses penerimaan mahasiswa pindahan sampai

yang bersangkutan melaksanakan registrasi administrasi

Pihak yang terlibat 1. Rektor

2. Pembantu Rektor I 3. BAAK

Acuan _• Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003

• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60

tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

• Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor:

0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Brawijaya;

• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor:

232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;

• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor:

080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya.

• SK Rektor tentang Kalender Akademik;

• SK Rektor peraturan kepindahan mahasiswa ke

Universitas Brawijaya

• SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa

Baru Universitas Brawijaya

• SK Rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas

Brawijaya

Penanggung jawab utama Rektor

Dokumen yang digunakan SK Rektor No. 263/SK/2007 tentang Pedoman Pendidikan

mahasiswa Universitas Brawijaya

1 Mahasiswa yang dapat mengajukan permohonan pindah ke Universitas Brawijaya adalah telah mengikuti kuliah secara terus menerus

(59)

Pimpinan Fakultas/PPs untuk mendapat persetujuan secara administrasi dan akademis.

akademik dan ketersediaan tempat

3 Berdasarkan keputusan Pimpinan Fakultas/PPs, proses surat keputusan diterima/ditolak atas permohonan pindah kuliah ditandatangani Rektor

Persetujuan/Penolakan pindah kuliah

(60)

H. PENJELASAN

1. BAAK menerima surat keterangan, surat pengajuan pindah dan riwayat akademik dari universitas asal mahasiswa yang akan pindah

2. Jika BAAK tidak setuju, maka BAAK akan langsung memberitahukan pada mahasiswa yang bersangkutan. Tapi jika setuju, surat keterangan, surat pengajuan pindah dan riwayat akademik dari universitas asal mahasiswa yang akan pindah diserahkan pada Fakultas.

3. Fakultas kemudian mempertimbangkan pengajuan pindah mahasiswa tersebut. Kemudian fakultas membuat surat persetujuan atau penolakan pindah yang ditandatangani oleh rektor.

4. Surat keterangan, surat pengajuan pindah, riwayat akademik dari universitas asal mahasiswa yang akan pindah dan surat persetujua atau penolakan pindah kemudian diserahkan pada BAAK

I. LAMPIRAN

1. Surat permohonan tanggapan kepada pimpinan Fakultas/PPs

(61)

2. Surat Penolakan Pindah Kuliah

3 3

< '! 4

0 !# * " # /

' ( # ( @

# " ! 1 1" -5, 1. ) 1/

. $ " ,% %( * %*! ' !# * , ' ! ' ( ' & & ,% , ' # !& ' % ) ( (! !" $ ( ! ! & ! " ! #%& " #$ & !

8 ! %( % %& '! ( # , %(! & !- ,! , $!. ) & !( & %#! ,) & ( !& , " ! (! %&

/ !&! , ' # ! ) & ! , ' !& ! & ,!#

& 0 " % &

.9/ * / / 8 1 #" .4 )

0 35 2 8 99

8# 0 "/ 2

(62)

(63)

3. Surat Persetujuan Pindah Kuliah

3 3 7

< '!

0 !# * $

' ( / * /

)" / : # # #

5 .1.

& ! ( ,% / & B &%* , 0 !& ( * % 0 9 35 5 00 7 * 2 %, %, 7 ' !# * , ' ! ' ( ' & & ,% ( , ,% ! ( ' ! " / & B &%* , 0 !& !- ,! , $!. ) & ( ! ! & ! " ! #%& # *4# * , " ! " !&%

3/ ) %.%! ' # %( % %& '! ( # , %(! & % %, %(!( ) 0 ! ' ( B &%* , 0 !& !- ,! , $!. ) %* ! , , .!* 7 ( )/ %73%(A<%%</

* .% ) # ' %( #%"% ! " ! & % !" $ % %& *% ,! "! ) ' (!(!& , ( # ,!,$ " % . *% 0 & 7

5 ; ' %( , #%"% ! % % %, %(!( ) 0 ! ' ( B &%* , 0 !& % %& ' , , , %(! " !&% )

/ !&! , ' # ! ) & ! %1 '& ! & ,!#

&

.9/ * / / - -/ 37% &%= 37,

3 # / & B & 0 !& !" $

# % % %, %(!( ) 0 ! B & 0 !& ( /! & % 00 !" $

(64)

(65)

6)

Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Baru

Tujuan Penjelasan Prosedur Registrasi bagi Mahasiswa Baru

Ukuran Keberhasilan Terbitnya Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru

Ruang Lingkup Mulai dari registrasi mahasiswa sampai diterbitkannya

Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru

2. BAAK

3. Bagian Pendidikan 4. Bagian Keuangan 5. Bank

6. Poliklinik 7. UPPTI 8. Fakultas

9. Perpustakaan Pusat 10. Calon Mahasiswa baru

Acuan 1. SK Rektor No. 095/SK/2006 tentang Pedoman

Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2006/2007

2. Surat Tugas Rektor tentang Panitia Pelaksana Daftar Ulang Mahasiswa Baru

Dokumen yang digunakan SK Rektor tentang Pengumuman Penerimaan Mahasiswa

1. Mahasiswa baru membayar biaya pendidikan ke Bank yang ditunjuk

Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan

2. Calon mahasiswa baru yang ditrima di eksakta ke Poliklinik Universitas Brawijaya

Surat keterangan sehat dan buta warna/tidak

3. Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan dan Kartu Test serta persyaratan daftar ulang dibawa ke fakultas

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) sementara 4. KTM Sementara dipakai untuk foto diri ke

Perpustakaan dan untuk kuliah

Kartu Tanda Mahasiswa & Kartu Perpustakaan (barcode)

5. Melaksanakan Up date status terdaftar mahasiswa dilakukan oleh UPPTI pada SIAKAD UB

Status Terdaftar Mahasiswa Universitas Brawijaya 6. Menyusun laporan mahasiswa terdaftar dalam

Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru

(66)

(67)

C. PENJELASAN

1. Mahasiswa melakukan pembayaran ke bank yang ditunjuk

2. Mahasiswa yang berasal dari jurusan eksakta melakukan tes kesehatan dipoloklinik UB

3. Mahasiswa jurusan eksakta maupun jurusan bukan eksakta menyerahkan Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan, Surat Keterangan Sehat yang berasal dari Poloklinik UB dan persyaratn daftar ulang yang lain kepada Fakultas

4. Fakultas kemudian menyerahkan KTM sementara kepada mahasiswa untuk digunakan kuliah sampai dengan mahasiswa melakukan foto diri diperpustakaan.

5. Setelah menerima bukti pembayaran dari Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan, UPPTI melakukan up date status mahasiswa.

6. Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan kemudian diserahkan ke BAAK, kemudian BAAK menyiapkan Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru dan SK Penerimaan Mahasiswa Baru

D. LAMPIRAN

1. Contoh Alur Daftar Ulang Mahasiswa Baru Tahun 2007

Membayar Biaya Pendidikan ke Bank Mandiri

( 06 s/d 22 Agustus 2007 )

DATANG DI FAKULTAS MASING-MASING PENGAMBILAN Berkas Daftar Ulang

PENGISIAN Berkas Daftar Ulang PENGEMBALIAN Berkas Daftar Ulang

!"

FOTO KARTU MAHASISWA

(68)

2. Contoh Jadwa Foto untuk Kartu Mahasiswa Baru Tahun 2007

* : ) + 0# #

# # / %(/%%B3,/%% /

* ' & 0 * ' & 0

: / M * %, %, : / +# # M * %, %,

: / M * 2 %, %, : / . . M * 8 %, %,

: / M * 5 %, %, : / # / M * 5 %, %,

: / M * 53 %, %, .1/ " C M * 53 %, %,

: / . M * 5 ' " .1/ # . M * 5 ' "

: / ) M * : ' "

: / / M * : ' "

3. BERKAS DAFTAR ULANG

? / < B <

% ( *! " , > %.%#@ * '! ) 3 & ! <!, !&

& ! 0/ 5 & ! * '

: 0 . & % ! A % >0 @ 9 *!' ? .! ) #

7 *!' ? .! "%

% %,% *% > @

< " ,! / (%& #, % >* " & '% @ % 0 ) #, % >< " 3 " ! ' 7 @

% 0 ) 0 !,! /

< " 0 , ,! ,*!

? / < ;

%& ! ; !, ,! " ) ( + ) > @ % 0 ) # ,!,$ % >< " 5 A :@

$! ,! 0 " ) ,*! ( ! /

(69)

7)

Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Lama

Tujuan Penjelasan Prosedur Registrasi Administrasi Mahasiswa

Lama

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Registrasi Administrasi Mahasiswa Lama

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan jadwal dan tata alir sampai

pembuatan laporan registrasi administrasi mahasiswa lama

Pihak yang terlibat 11.BAAK

12.Bagian Keuangan 13.Bagian Pendidikan 14.UPPTI

15.Fakultas

16.Program Pascasarjana

Acuan Pengumuman Rektor No. 001/Peng/2007 tentang Registrasi

Administrasi Mahasiswa Universitas Brawijaya Semester Genap Tahun Akademik 2006/2007

Dokumen yang digunakan Status registrasi administrasi dan masa studi mahasiswa

1 Mahasiswa yang ingin mengajukan permohonan tunda/cicil bayar biaya pendidikan, mengajukan permohonan ke Pembantu Rektor II mengetahui Dekan Fakultas dengan melampirkan persyaratan yang telah ditentukan

Pengajuan tunda/cicil bayar biaya pendidikan

2 Bagian Keuangan melakukan up date status tagihan biaya pendidikan jika permohonan mahasiswa disetujui

Up date status tagihan biaya pendidikan

3 Mahasiswa melaksanakan pembayaran biaya pendidikan di Bank BTN

Pelunasan biaya pendidikan di Bank BTN

4 Mahasiswa melaksanakan registrasi akademik Registrasi akademik 5 Bagian Pendidikan membuat laporan kegiatan

registrasi administrasi mahasiswa lama

Laporan registrasi

(70)

B. DIAGRAM ALIR

#

.

! #

# /

- ! ) % % !

- # 0 !

. - . " #

" ! ! #

! !

!

! " )

!

) !

(71)

C. PENJELASAN

1. Fakultas menerima BPBP dan SKS dari mahasiswa kemudian membuat SPTBBP

2. SPTBBP disetujui oleh Dekan masing-masing fakultas kemudian SPTBBP tersebut diserahkan kepada Pembantu Rektor II.

3. SPTBBP yang disetujui Pembantu Rektor II kemudian diserahkan ke Bagian Keuangan masing-masing Fakultas.

4. Bagian Keuangan kemudian melakukan Up Date status mahaiswa kemudian mahaiswa dapat melakukan registrasi akademik dimasing masing Fakultas.

5. Diagram Alir Prosedur Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

D. LAMPIRAN

1. Contoh Pengumuman Registrasi Mahasiswa Lama

(72)

(73)

( , ,%( # ) (!" ! ( ; 0 @ & ) " , &% (! ) & , " ! # ,!,$ !- ,! , $!. )

9 # ,!,$ ) ' ( , !, ,! ( ! !, ,! !( & ( ' % .%&& % ( # ,!,$ , , , " *% ) & #!* ( * ! 4* ! # %, % %, ' ! % ( # ,!,$ > )@ ( ' , (% ) * # (! '&

7 0 * &, !, ,! & ( !& > ' !,! @ (! % * # B &%* , 0 ,! 4 ,!

/!& *% & (! *

0 ( *

& (

0 + / ! % ! 0 35 : 357

2. Alur Registrasi Mahasiswa Lama

PETUGAS BANK

PETUGAS FAKULTAS STEMPEL & FOTO

!

" # !

$ !

PETUGAS BANK BTN

MAHASISWA MENERIMA

• !

• "&' ( "

! $

3

5 :

A

MAHASISWA MENUNJUKKAN %

• &

(74)

8)

Prosedur Pembuatan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)

• Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu identitas mahasiswa yang menerangkan

bahwa nomor induk mahasiswa, nama dan foto dalam kartu tersebut adalah mahasiswa dari suatu fakultas/program tertentu di Universitas Brawijaya;

• KTM-UB adalah kartu mahasiswa Universitas Brawijaya yang dapat dimanfaatkan

sebagai Kartu anggota perpustakaan Unibraw.

B. ISTILAH

• KTM adalah Kartu Tanda Mahasiswa

C. REFERENSI

Nasional;

Tinggi;

• SK Rektor tentang Kalender Akademik

• SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya.

• SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Brawijaya

D. SYARAT DAN KETENTUAN

• Mahasiswa yang mendapatkan KTM adalah mahasiswa yang terdaftar dan

melaksanakan registrasi administrasi sebagai mahasiswa Universitas Brawijaya pada saat registrasi mahasiswa baru sesuai dengan kalender akademik Universitas Brawijaya berjalan;

• KTM-UB dapat dimanfaatkan sebagai anggota perpustakaan Universitas Brawijaya.

E. PERSIAPAN

• Siapkan blanko isian aplikasi;

(75)

• Mengadakan rapat koordinasi antara BAAK, UPPTI, Fakultas, BAUK dan Bank;

• Mahasiswa mengisi blanko;

• Mahasiswa melakukan foto.

G. RINGKASAN KEGIATAN

Tujuan Penjelasan prosedur Kartu Tanda Mahasiswa

Ukuran Keberhasilan Terbitnya KTM

Ruang Lingkup Mulai dari data mahasiswa foto KTm sampai dengan terbit

KTM

Pihak yang terlibat 1. Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan

2. UPPTI

3. Bagian Pendidikan Subbag. Registrasi 4. Fakultas / Program

Acuan _• Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003

• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60

tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

• Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor :

0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Brawijaya;

• Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor :

080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya.

• SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan

• SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa

• SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas

Brawijaya.

• SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas

Brawijaya

Dokumen yang digunakan Data mahasiswa baru yang melakukan registrasi

administrasi.

1 Menerima data mahasiswa baru yang registrasi administrasi (daftar ulang)

Data mahasiswa terdaftar

2 Pengisian data aplikasi Data induk mahasiswa

3 Foto KTM Gambar dari mahasiswa yang

bersangkutan

4 Cetak Kartu Tanda Mahasiswa Kartu Tanda Mahasiswa

(76)

H. DIAGRAM ALIR

I. PENJELASAN

1. Data mahasiswa terdaftar diserahkan oleh fakultas pada BAAK

2. BAAK membuat KTM berdasarkan data mahasiswa setelah mahasiswa terdaftar melakukan foto diri di perpustakaan.

3. KTM tersebut kemudian diserahkan pada masing-masing fakultas kemudian fakultas membagikan KTM tersebut pada mahasiswa

(77)

J. LAMPIRAN

F # + %*! ,! '*!& ,! ( # ,!,$

* : * * ) +

* 8

GG GG * &,! ,%& GG

0 %(! GG

B &%* , GG

* GG

" GG

0 '! ,! GG

( ' , GG

*

< GGG

* < GGG

" GGG

0 '! ,! GGG

( ' , GGG

#% *%*%, GGG

/ GGG

* 1 # '

GGG

0 & . GGG

* GGG

" GGG

0 '! ,! GGG

(78)

9)

Prosedur Permohonan Cuti Akademik

• Cuti akademik adalah masa tidak mengikuti kegiatan akademik pada waktu tertentu

selama mahasiswa yang bersangkutan mengikuti program studi di Universitas.

• Cuti akademik terdiri atas cuti akademik direncanakan, cuti akademik tidak

direncanakan dan cuti akademik karena alasan khusus.

B. ISTILAH

• Cuti akademik direncanakan adalah cuti akademik yang diberikan atas kehendak

mahasiswa yang bersangkutan;

• Cuti akademik tidak direncanakan adalah cuti akademik yang diberikan kepada

mahasiswa atas kehendak mahasiswa yang bersangkutan;

• Cuti akademik karena alasan khusus adalah cuti akademik yang diberikan kepada

mahasiswa karena pertimbangan tertentu dan sangat selektif.

C. REFERENSI

Nasional;

Tinggi;

• SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya.

• SK REKTOR tentang Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Universitas Brawijaya

(79)

D. SYARAT DAN KETENTUAN

• Cuti akademik diberikan sebanyak-banyaknya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun baik

berurutan maupun tidak;

• Cuti akademik hanya bisa diberikan kepada mahasiswa yang telah mengikuti

kegiatan akademik sekurang-kurangnya 1 (satu) semester, kecuali untuk cuti akademik karena alasan khusus;

• Pedoman cuti akademik direncanakan diajukan oleh mahasiswa yang bersangkutan

sebelum pelaksanaan registrasi administrasi dan paling lambat 1 (satu) minggu setelah registrasi administrasi ditutup, dengan mengisi formulir yang disediakan di Bagian Pendidikan masing-masing fakultas/program;

• Permohonan cuti akademik karena asalan khusus dapat dilaksanakan selama kurun

waktu semester berjalan;

• Mahasiswa yang terdaftar pada semester pertama, dapat diberikan cuti akademik

karena alasan khusus.

E. PERSIAPAN

• Fakultas/Program menyediakan formulir untuk cuti akademik direncanakan .

F. PELAKSANAAN

• Mahasiswa yang mendapat izin cuti akademik direncanakan mulai angkatan tahun

2003 tidak diwajibkan membayar SPP;

• Mahasiswa yang mengajukan permohonan cuti akademik tidak direncanakan karena

alasan sakit lebih satu 1 (satu) bulan harus mendapatkan rekomendasi dari dokter.

• Mahasiswa yang mendapatkan cuti akademik karena direncanakan, tidak

direncanakan dan dengan alasan khusus, masa studi tidak diperhitungkan dan masa evaluasi studi disesuaikan;

• Mahasiswa yang memperolehijin cuti akademik, wajib melaksanakan registrasi

administrasi pada semester berikutnya.

G. RINGKASAN KEGIATAN

Tujuan Penjelasan prosedur usulan cuti akademik / terminal

Ukuran Keberhasilan Terbitnya Surat keterangan cuti akademik / terminal

Ruang Lingkup Mulai dari permohonan mahasiswa sampai terbitnya surat

keterangan cuti akademik/terminal

Pihak yang terlibat 1. Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan

2. UPPTI

3. Bagian Pendidikan Subbag. Registrasi 4. Fakultas

5. Program

(80)

3. Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Brawijaya;

4. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar

Mahasiswa;

5. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya. 6. SK Rektor tentang Norma Penyelenggaraan Pendidikan

8. SK Rektor tentang Kalender Akademik

9. SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya.

10. SK REKTOR tentang Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Universitas Brawijaya

11. SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Brawijaya

Dokumen yang digunakan Permohonan proses Surat Keterangan cuti akademik /

terminal

1 Menerima surat permohonan cuti akademik / terminal

Surat Keterangan cuti akademik / terminal

2 Periksa status administrasi dan status akademik di SIAKAD

Status di SIAKAD

3 Memohon persetujuan Bagian Pendidikan, BAAK Surat Keterangan Rektor tentang cuti akademik / terminal

4 Melakukan up date status cuti akademik di SIAKAD Status registrasi administrasi

5 Pendistribusian Surat Keterangan Rektor tentang cuti akademik

(81)

H. DIAGRAM ALIR

1 ! !

!

# !

! #

(

! #

(

2 !

# ## !

" #

#

1 ! " )

1

# " (

% !

! " !

(

% ) !

% # !

! #

(

! #

(

! #

(82)

I. PENJELASAN

1. BAAK menerima formulir cuti dari mahasiswa. Formulir tersebut ditujukan pada rektor dan diketahui oleh Pembantu Dekan I masing-masing fakultas

2. BAAK kemudian meminta Surat Keterangan Rektor tentang cuti. Surat Keterangan Rektor tersebut diserahkan pada BAUK

3. BAUK memverifikasi status tagihan mahasiswa kemudian mengupdate tagihan mahasiswa

4. Setelah mahasiswa melakukan pembayaran, BAAK mengecek masa studi dan pembuatan masa SK Cuti

5. BAAK kemudian mengupdate status cuti di aplikasi SIAKAD

(83)

J. LAMPIRAN

1. Contoh formulir cuti akademik

' ( # 0 " % & !- ,! , $!. ) *

" ( (!" $ # ! ! , )

B &%* , % %, *

& " #$ , ' ! ( &#! , , ? .!* ? '=@ #% & ( !& G G * # *%*%, &%*! # , .% * # G ,&, ( 0 GG ( ! ! .%& ' # 1% ! & ( !& , * GGG , , %* % , , GGGG , ( GGGG #% & ( !& G G

% ' # ! ! , ) .%& ( ' ! " , " ! " !&% GGGGGGGGG

"GGGGGGGGG

0 *% (!& #%! " #$ , ' ! ( , ! ! , ) ' # " *% = * &%& 1% ! & ( !& , * GGG , ,

, # ' , ) ' & " & " ! ' , %.% ' # ! ! , ' # ! ( & "!. &, ' & , ) %1 '& ! & ,!#

*

; , )

>PPPPPPPPPPPPPPPPPPP@ #%!

0/ / & % $ *!

>PPPPPPPPPPPPPPP@ >PPPPPPPPPPPPPPP@

"%,

3 # % % %, GG

(84)

2. Contoh surat persetujuan cuti akademik.

3 3 < '!

0 !# * # ! %*! #

' ( # ( GGGGGG GGGG

GGGG C GGGGGGG * GGGGGGGGGGGGG GGGGGG

. $ " ,% %( ' !# * , ' ! , "% ' ( ' & & ,% ( ! ! (!" ! #%& " #$ & ! ( ' ) %.%! ' # %(

GGGGGGGGGG GGGGGGGGG B &%* , % %,

%& " # ! &%*! # , , * > @ , , ' ( , ,

* 1 # 2

3 00 ' ( , GGGGG 0' 0 #D 8 !

% !.! ! * ! ! 0 8 /

5 !, ,! ' ( , , GGGGG %( ( ' * &%& ' ( $ & % ( ' ) (! %&

/ !&! % %& ( ' ' # !

0 " % & ' * ! ( ! !, ,! & ( !& ( # ,!,$

/ $ !

8# 0 "/ 2 0 353 332 3:

3 / & B &%* , GGGG

(85)

10)

Prosedur Pendaftaran Wisuda

Tujuan Penjelasan Prosedur Pendaftaran Wisuda

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Wisuda

Ruang Lingkup Mulai dari Pendaftaran sampai dengan Pelaksanaan Wisuda

2. Pembantu Dekan I Fakultas 3. Kepala BAAK

4. Kepala Bagian Pendidikan 5. Panitia Wisuda

6. Kasubbag. Akademik Fakultas 7. Kasubbag. Kemahasiswaan Fakultas

Acuan SK Rektor

Dokumen yang digunakan

1 Mahasiswa Lulus Ujian dan melengkapi semua berkas untuk ikut wisuda

Mahasiswa terdaftar sebagai peserta wisuda

2 Fakultas mendaftarkan mahasiswa lewat SIUDA On-Line

Daftar peserta wisuda

3 Fakultas menyerahkan daftar peserta wisuda beserta foto mahasiswa dan kwitansi pembayaran ke Bagian Pendidikan Kantor Pusat

Daftar peserta wisuda

4 Bagian Pendidikan memesan undangan, dll. Serta menyerahkan foto peserta wisuda ke Percetakan

Undangan Wisuda, dll. Buku Wisuda

5 Pendistribusian Undangan, dll. Dan Buku Wisuda Undangan Wisuda, dll. Buku Wisuda

6 Panitia mengadakan acara gladi bersih Gladi bersih pelaksanaan wisuda

(86)

B. DIAGRAM ALIR

C. PENJELASAN

1. Mahasiswa melengkapi persyaratan wisuda kemudian mendaftar pada bagian kemahasiswaan dan alumni di masing-masing fakultas

2. Bagian akademik kemudian menginput data peserta wisuda kedalam aplikasi SIUDA. Dokumen persyaratan wisuda kemudian diserahkan kebagian akademik(panitia wisuda) kantor pusat (rektorat).

(87)

(88)

< '! % '% %, & !- ,! , $!. )

*

* - ) * ) 4 * ;

+ * ) $%%&'$%%(

0 < / ? &

0 <

3 % 0 + / " %#

&!* % / $ !

5 & !, ; , ! ( ! # )% !

: ( # 3 . +!O!

/ , ! !

C

3 & ! 0%"*!& ,! / &% ,! 3 / , / , %, %*! $ 0 )!

5 ) !( ( ;

: B !( ( (!$! )

0 ' &! / , %# )

5 1 0 , ,! 0 (% % *! B !( ;

: ! % 3 / , ; (! %*)

/ , & *# 0

9 0 * & ' ,' ,! # (!)

7 ,% ,! /# ! % ! !- $!. )

0 ) # . J # 3 / , !)

/ ! ! !, # 5 ") ! ) ,

2 / & ,! ? !( ; (.!

8 0 " % % ! ! * #

&

(89)

2. Contoh Surat Tugas Pembantu Panitia Wisuda

-. -. 2 EEE' 3%/3%' '$%%/

" ( (! " $ # ! !

/ $ !

0 353 332 3:

" &!* % 0 ! ! 0 * &, !,%( 0 /!'* . ( 0 ,1 , . 0 ! ( #% & ( !& 2

% ,& & ' ( %( ) ) 1 % ( * * '! % % , ! ! % %& " % 0 ! ! ( * ' * &, !,%( 0 /!'* . ( 0 ,1 , . 0 ! ( #% & ( !&

2 !- ,! , $!. )

/ !&! % % , ! ! (!"% % %& (!* &, & ( , " !&4" !& )

*

0 ! ! !,%( 0 /!'* . ( 0 ,1 , .

&!* %

/ $ !

0 353 332 3: "%, & ' ( #

3 " & ( !& " # ,!,$

5 " !, + ,! > 0 @ : " %

9 " ; <0

(90)

(91)

(92)

3. Contoh Surat-surat Wisuda :

3 3

< '! 4

0 !# * 0 " ! #% A # " % ' , !*

' ( # ' *, & < $ &$ %

* %(! 3

*

/ # & ! " ! #%& " #$ !- ,! , $!. ) & ) * & !,%( 0 /!'* . ( 0 ,1 , . ' ! ( #% & ( !& 2 ' (

; ! " %

* 3 / , "

2 C , * , !

' ? (% , # !( !- ,! , $!. )

#%"% ( # * , "% ( % %& & * 1 ' * &, !,%( & ! # " % ' , !* , " ) & 9 % %& ' % * *% *! ,

/ !&! , ' # ! ( & . , ) " !& & ! %1 '& ! & ,!#

0 ! ! !,%( 0 /!'* . (

0 ,1 , . &!* %

"%, & ' ( # * /

0 353 332 3: 3 ' & & !" $

! 0 ' &! !" $

(93)

(94)

3 3

< '! 4

0 !# * 0 (% % 0 ( 1 !,%(

0 ! ( #% & ( !& 2

' ( # % ! 0 (% %

!- ,! , $!. ) *

#%"% ( & (!* &, & !,%( 0 /!'* . ( 0 ,1 , . ' ! ( #% & ( !& 2 ( ! ! & ! # " % %( % %&

% ,& ! 0 (% % ' ( 1 , "% ) (!* &, & ' (

?< / ;

; ! % O

* 5 ' " 39

' ? (% , # !( !- ,! , $!. )

0 < /

; ! " %

* 3 / , " 2

' ? (% , # !( !- ,! , $!. )

/ !&! , ' # ! ( " % %( & ! %1 '& ! & ,!#

0 ! ! !,%( 0 /!'* . (

0 ,1 , . &!* %

"%, & ' ( # * /

(95)

3 3

< '! 4

0 !# * *!'% 1 !,%( 0 /!'*

. ( 0 ,1 , .

' ( # ( &,!

#%"% ( & (!, * & 1 !,%( 0 /!'* . ( 0 ,1 , . ' ! ( #% & ( !& 2 ' (

; ! " %

* 3 / , "

2 C , * , !

' ? (% , # !( !- ,! , $!. )

! # " % %( % %& *!'% 1 , "% (! ,

/ !&! , ' # ! ( & . , ) " !& & ! %1 '& ! & ,!#

0 ! ! !,%( 0 /!'* . (

0 ,1 , . &!* %

"%, & ' ( # * /

0 353 332 3: ;% ,

(96)

3 3

< '! 4

0 !# * 0 # !( & ( & *! <!, !& ? (% :7

' ( # 0

F " /! ) * ; ) /! /! ) 4 *

/ # " , ! ! & ! " ! #%& " #$ ' ( * 3 / , " !- ,! , $!. ) & (!* &, & !,%( 0 /!'* . ( 0 ,1 , . ' ! ( #% & ( !& 2 ' ? (% , # !( !- ,! ,

$!. )

#%"% ( # * , "% (! , , &! ) ( ' ( *! *!, !& (! $!* ) # !- ,! , $!. ) & ! # & "!. &, ) % %& !( & (!* &, & ' ( *! *!, !& ' ( 1 # =,% ' ( # ! % O 4 " % > * 5 - " ( 3 / , " @

/ !&! , ' # ! ( & . , ) " !& & ! %1 '& ! & ,!#

0 ! ! !,%( 0 /!'* . (

0 ,1 , . &!* %

"%, & ' ( # * /

0 353 332 3: 3 " ; <0

(97)

3 3

< '! 4

0 !# * # % 0 % , 0 ( *

' ( # ( (!

+ ! ' $ !

!- ,! , $!. ) *

#%"% ( & (!* &, & !,%( 0 /!'* . ( 0 ,1 , . ' ! ( #% & ( !& 2 ( ! ! & ! # " % %( % %& " ! ( & , " ! 0 % , 0 ( * ' ( 1 , "% ) (!* &, & ' (

?< / ;

; ! % O

* 5 ' " 39

' ? (% , # !( !- ,! , $!. )

0 < /

; ! " %

* 3 / , "

, ( , * , !

' ? (% , # !( !- ,! , $!. )

/ !&! , ' # ! ( " % %( & ! %1 '& ! & ,!#

0 ! ! !,%( 0 /!'* . (

0 ,1 , . &!* %

"%, & ' ( # * /

0 353 332 3: ( " ' $ !