BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kegiatan
Berdasarkan keputusan yang ada dari Direktur Politeknik Negeri Semarang tentang peraturan akademik Nomor 304/NII/AK/99 BAB IV pasal 12 ayat 7 yang tertulis: ”Syarat untuk dapat mengikuti ujian Tugas Akhir atau Latihan Praktik/Proyek Akhir harus sudah melaksanakan KKL dan PKL”.
Praktek Kerja Lapangan adalah kegiatan pemagangan bagi mahasiswa di dunia kerja baik di bidang industri maupun pemerintahan dan merupakan mata kuliah yang wajib untuk ditempuh oleh seluruh mahasiswa Politeknik Negeri Semarang. Kegiatan ini memiliki maksud agar mahasiswa mendapatkan pengalaman sebelum mereka memasuki dunia kerja yang sesungguhnya, sehingga mahasiswa akan mendapatkan bekal dari Praktek Kerja Lapangan yang sudah dilaksanakan. Dengan adanya Praktek Kerja Lapangan, Mahasiswa akan mengetahui ketrampilan dan pengetahuan yang perlu dikembangkan dan perlu dipertahankan.
Pentingnya Praktek Kerja Lapangan padaperusahaan adalah agar mahasiswa bisa belajar bekerja dan mempraktekkann teori teori yang sudah diajarkan pada bangku kuliah. Penulis memilih PT TRANS MARGA JATENG (TMJ) Semarang sebagai tempat Praktek Kerja Lapangan karena perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang cukup besar dan memiliki banyak kegiatan yang sesuai dengan bidang administrasi.
1.2 Ruang Lingkup Kegiatan
PT Trans Marga Jateng (TMJ) Semarang sendiri memiliki 2 (dua) divisi yang terdiri dari Bagian Teknik dan Operasi dengan Bagian Administrasi dan Keuangan.
Selama mengikuti Praktek Kerja Lapangan kurang lebih 8 minggu pada PT Trans Marga Jateng (TMJ) Semarang, Penulis ditempatkan di Divisi Administrasi Bagian Umum dan SDM. Tempat tersebut merupakan sub divisi dari Bagian Administrasi dan Keuangan. Dalam satu ruangan tersebut terdapat 8 orang karyawan yang bertugas menangani masalah SDM ( Sumber Daya Manusia ).
1.3 Tujuan dan Kegunaan Praktek Kerja Lapangan
Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan terdapat beberapa tujuan dan kegunaan. Diantaranya sebagai berikut :
1. Tujuan diadakannya Praktek Kerja Lapangan
a. Sebagai salah satu syarat pendidikan yang ditempuh di Politeknik Negeri Semarang
b. Mengetahui keadaan kerja yang sesungguhnya
c. Mempraktekkan secara langsung dengan ketrampilan yang dimiliki dan di dapat dari bangku
kuliah di suatu instansi atau perusahaan
2. Kegunaan Praktek Kerja Lapangan
a. Mendapatkan pengetahuan tentang dunia kerja yang sesungguhnya sehingga penulis tidak
canggung bila memasuki dunia kerja nantinya
b. Dapat mempraktekkan teori yang telah diajarkan pad abangku kuliah
c. Mendapat pengalaman baru yang belum pernah didapat di bangku kuliah
d. Belajar beradaptasi dna berkomunikasi dengan sekelompok orang yang sudah berpengalaman di
dunia kerja
BAB II
GAMBARAN UMUM PT TRANS MARGA JATENG ( TMJ ) SEMARANG 2.1 Sejarah Singkat Berdirinya PT TRANS MARGA JATENG Semarang
Pada tahun 2005 PT Jasa Marga (Persero) tbk mendapatkan Hak Pengusahaan Jalan Tol Semarang – Solo dari Badan Pengatur Jalan Tol (BPJT). Kemudian PT Jasa Marga (Persero) yang merupakan BUMD Pemerintah Propinsi Jawa Tengah membentuk perusahaan gabungan yang bernama PT Trans Marga Jateng yang merupakan perusahaan swasta untuk melaksanakan pengelolaan Jalan Tol Semarang – Solo. PT Trans Marga Jateng berdiri tanggal 7 Juli 2007. Sahamnya dimiliki oleh PT Jasa Marga (Persero) Tbk sebesar 60 % dan PT Sarana Pembangunan Jawa Tengah (PT SPJT) sebesar 40 %.
PT SPJT merupakan badan Usaha Milik Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, sedangkan PT Jasa Marga (Persero) Tbk merupakan perusahaan publik yang telah berpengalaman dalam mengelola ratusan kilometer Jalan Tol di Indonesia dan di Luar Negeri. Setelah PT Trans Marga Jateng terbentuk kemudian hak Pengusahaan Jalan tol Semarang – Solo yang semula dipegang oleh PT Jasa Marga kemudian diahlikan kepada PT Trans Marga Jateng. Pegelolaan Jalan Tol meliputi perencanaan, pelaksanaan konstruksi dan pengoperasian jalan
Pemerintah dalam hal ini Oleh Departemen Pekerjaan Umum yang kemudian membentuk Tim Pengadaan Tanah (TPT). Dalam proses pembebasan tanah, TPT selaku wakil Pemerintah yang membutuhkan tanah dibantu oleh Panitia Pengadaan Tanah (P2T) yang dibentuk oleh masing masing Pemerintah Daerah yang melewati rute jalan tol.
Jalan tol Semarnag – Solo menjadi salah satu skala prioritas pembangunan Jalan Tol oleh Pemerintah saat ini, telah sesuai dengan tata ruang terpadu yang disusun oleh Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dan diharapakan dapat mempercepat pengembangan wilayah tersebut. Disamping itu, investasi jalan tol Semarang – Solo berdasarkan hasil kajian mempunyai tingkat kelayakan yang cukup menguntungkan, karena menjadi salah satu sistem dengan jalan tol eksisting Semarang seksi B yang padan dan memperkuat potensi pengembangan wilayah Ungaran dan Bawen, khususnya untuk mendukung pergerakan perekonomian melalui peningkatan kelancaran arus barang dan jasa.
Dengan menjunjung tinggi misi Perusahaan, PT Trans Marga Jateng yang antara lain pembangunan jalan tol yang cepat dan tepat serta pengoperasian jalan tol yang efisien dan tepat guna, diharapkan pengguna jalan mendapatkan pelayanan yang optimal, baik pelayanan konstruksi, pelayanan lalu lintas maupun pelayanan transaksi.
Guna mewujudkan itu semua seluruh jajaran Perusahaan PT Trans Marga Jateng berkomitmen dengan seluruh kemampuan sumber daya yang ada dapat menciptakan pelayanan yang maksimal dengan memberikan rasa aman dan nyaman bagi pengguna jalan Tol Semarang – Solo.
2.2 Visi, Misi dan Strategi Pokok Perusahaan Visi Perusahaan :
Pengelolaan Jalan tol yang terkemuka, profitable dan berkembang serta berperan sebagai dinamisator pembangunan wilayah Jawa Tengah.
Misi Perusahaan :
1. Memberikan layanan jalan tol yang berkualitas, handal dan memuaskan pelanggan.
2. Menjalankan usaha secara efektif, efisien dan memiiki daya saing yang memuaskan pelanggan
3. Selalu meningkatkan pendapatan tol dan pendapatan lainya dengan mendayagunakan potensi
yang ada.
4. Menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan pihak pemerintah daerah dan pihak
swasta.
Strategi Pokok
Strategi pokok yang ingin dicapai perusahaan adalah:
1. Menjamin kualitas kontruksi dan layanan jalan tol tidak lebih rendah dari Standar Pelayanan
Minimum (SPM);
2. Meningkatkan jumlah lalu lintas jalan tol yang bekerja sama dengan pemerintah daerah dan
instansi terkait;
3. Mendapatkan sumber pendanaan dan mengendalikan pembiayaan secara optimal;
4. Mendapat sumber daya yang digunakan secara efektif dan efisien;
5. Memanfaatkan peluang-peluang dalam menjalankan usaha lain, untuk meningkatkan pendapatan
6. Menjalin kerjasama investasi dengan pihak swasta dalam rangka pengembangan usaha lain;
7. Menjalankan usaha dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance. 2.3 Logo Perusahaan
Logo perusahaan merupakan suatu identitas perusahaan yang melambangkan jati diri perusahaan disamping itu juga logo perusahaan dapat memjiwai dan menambah semangat dalam melaksanakan suatu visi dan misi perusahaan. Logo perusahaan PT TMJ
Gambar 1 : Logo PT. Trans Marga Jateng 2.4 Lokasi Perusahaan
Alamat : Jl. Murbei No 1 Sumurboto Semarang 50269 Jawa Tengah Indonesia.
Nomor Telepon : (024) 7475 735, 3305 6666 Fax (024) 7475 735.
Email : [email protected]
Website : transmargajateng.com
Gambar 2 : Peta Lokasi Perusahaan
2.5 Struktur Perseroan
2.6 Bidang Usaha
Bidang Usaha dari PT Trans Marga Jateng ini adalah Pengelolaan Jalan Tol Semarang – Solo. Jalan Tol Semarang – Solo merupakan bagian dari Jalan Tol Trans Jawa yang berada di Jawa Tengah. Mempunyai panjang 72,64 km. Ujung utara Menyambung dengan Jalan Tol Semarang dan disebelah selatan terhubung dengan Jalan Tol Solo – Mantingan – Kertosono dan rencana Jalan Tol Yogyakarta – Solo.
Melalui Jalan Tol sepanjang kurang kebih 72,64 km ini, diperkirakan Semarnag – Solo dapat ditempuh dalam waktu kurang dari satu jam.
Jalan Tol Semarang- Solo dibangun dalam 2 tahap yaitu Tahap I Semarang – Bawen sepanjang 22,84 km dan Tahap II: Bawen – Solo sepanjang 49,80 km. Direncankan pada tahun 2014 Jalan Tol Semarang – Solo akan terealisasi.
2.7 Personalia 2.7.1 Karyawan
PT Trans Marga Jateng memiliki bagian yangcukup banyak. Kantor PT TMJ pun tidak hanya satu. Masih ada 2 Kantor lagi yang menjadi bagian dari PT Trans marga Jateng ( lokasi Murbei), yaitu Gerbang Tol banyumanik ( PT TMJ banyumanik ) dan Gerbang Tol Ungaran-Bawen (PT TMJ Ungaran/Proyek). Sehingga PT Trans Marga Jateng memiliki sebanyak 96 karyawan yang terbagi kedalam 3 kantor tersebut.
2.7.2 Jam Kerja
PT Trans Marga Jateng mempunyai Jam kerja yang efektif dan sama seperti perusahaan lain pada umumnya. Jam Kerja karyawan di PT TMJ ini berlaku dari hari Senin sampai dengan Jumat dan dimulai pada pukul 08.00 pagi sampai dengan 17.00 sore.
Untuk lebih jelasnya mengenai perincian dalam jam kerja dapat dilihat rincian dari tabel berikut ini :
Tabel 1.1
HARI JAM KETERANGAN
Senin – Jumat
08.00 – 12.00 Jam Kerja
12.00 – 13.00 Jam Istirahat
13.00 – 17.00 Jam Kerja
Sumber : Divisi Administrasi Bagian Umum dan SDM
2.8 Stuktur Organisasi
PT Trans Marga Jateng (TMJ) Semarang memilikii struktur organisasi yang masing-masing mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab memberikan pelayanan dalam peningkatan pelayanan dan kepuasan konsumen, Selain itu dapat memberikan kemudahan dalam menjalankan usahanya menumbuhkan sektor ekonomi baik daerah maupun nasional.
STRUKTUR ORAGANISASI PT TRANS MARGA JATENG TAHUN 2012 GENERAL MANAGER TEKNIK DAN OPERASI
DIREKTUR ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
DIREKTUR TEKNIK DAN OPERASI
DIREKTUR UTAMA
GENERAL MANAGER ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
PROJECT MANAGER
MANAGER DAL PELAKS.
MANAGER ADMINISTRASI
MANAGER OPERASI
MANAGER TEKNIK
MANAGER KEUANGAN
AS. MANAGER
MANAGER DAL PELAKS.
MANAGER ADM & REK.TEKNIK
AS. MANAGER
AS. MANAGER
AS.MANAGER
AS.MANAGER
AS. MANAGER
AS.MANAGER
AS. MANAGER
AS. MANAGER
SENIOR SUPERVISOR PELAYANAN TRANSAKSI
SUPERVISOR PEL.LALIN
SUPERVISOR PELAYANAN TRANSAKSI
STRUKTUR DIREKTORAT ADMINISTRASI DAN KEUANGAN TAHUN 2012
MANAGER ADMINISTRASI MANAGER KEUANGAN
_·$“#~î
ASISTEN MANAGER ANGGARAN DAN PERENCANAAN ASISTEN MANAGER AKUNTANSI DAN PERPAJAKAN ASISTEN MANAGER UMUM
ASISTEN MANAGER SDM DAN SMK3
DIREKTUR ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
Sumber : Surat Keputusan Direksi Nomor : 028/KPTS/VII/2012
2.8.1 Deskripsi Jabatan PT Trans Marga Jateng
Dalam tiap- tiap unit kerja berisikan petugas yang melaksanakan operasional secara terperinci dan jelas agar kegiatan tersebut dapat dioptimalkan dan sukses mencapai sasaran.
Adapun uraian pekerjaan sebagai berikut :
A. Direktur Utama
Tugas : Pemimpin Perusahaan tertinggi yang bertanggung jawab atas Jalannya perusahaan secara keseluruhan
B. Direktur Teknik dan Operasi
Tugas : Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan khususnya dalam hal perencanaan, dokumentasi, dan monitoring pengadaan tanah, Pembangunan jalan tol dan sarana pendukungnya, pengelolaan dan pengendalian kegiatan pengoperasian dan pemeliharaan jalan tol, termasuk kegiatan pengendalian atas pengoperasian dan pemeliharaan jalan tol, serta usaha lainnya yang dilaksanakan oleh mitra usaha.
1. General Manager Teknik dan Operasi
Fungsi pokok General Manager Teknik dan Operasi yaitu:
a. Menyelenggarakan kegiatan penyiapan tata laksana dan pengendalian perencanaan, pelaksanaan
pembangunan dan pemeliharaan serta monitoring pengadaan tanah, analisa dan administrasi perubahan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan, koordinasi dengan Panitia dan Tim Pengadaan Tanah, Proyek pembanginan serta Pemerintah Pusat dan Daerah, pemanfaatan dan pengembangan teknologi bidang pembangunan dan pemeliharaan jalan tol.
b. Menyelenggarakan kegiataan identifikasi dan evaluasi peluang usaha lain, penyusunan strategi,
analisa prospek, kelayakan dan peluang usaha, pemiliham mitra kerja, negosiasi dan analisa perjanjian pengusahaan usaha lain, monitoring dan pengedalian bisnis, pemantauan kinerja, persiapan dan pelaksanaan rapat umum pemegang saham, serta analisa risiko terhadap investasi usaha lain.
c. Menyelenggarakan kegiatan perencanaan dan pengendalian sistem teknologi peralatan tol dan
informasi lalu lintas, pengendalian proses pengadaan dan pemeliharaan peralatan tol dan informasi lalu lintas, serta analisa resiko terhadap penggunaan teknologi peralatan tol dan informasi lalu lintas.
d. Menyelenggarakan kegiatan perencanaan dan pengedalian pelayanan lalu lintas, serta keamanan
dan ketertiban lalu lintas dan traffic management, serta analisa resiko terhadap pelayanan lalu lintas, dengan berpedoman pada sistem dan prosedur yang berlaku, serta standar pelayama minimum yang telah ditetapkan.
e. Menyelenggarakan kegiatan perencanaan, penyusunan dan pengendalian sistem pelayana
pelayanan transaksi dna perencanaan usulan tarif tol, serta analisa risiko terhadap operasion pelayanan transaksi
f. Menyelenggarakan kegiatan inspeksi rutin dan periodik, perencanaan penyusunan dan
pengendalian pemeliharaan dan peningkatan jalan tol: penyiapan program dan tata laksana pemeliharaan, perencanaan, pengendalian dan pengembangan sistem pemeliharaan; pengadaan barang/jasa pemeliharaan jalan tol, pengedalian proyek pemeliharaan dan peningkatan jaln tol, pemanfaatan dan pengembangan teknologi dalam proses pemeliharaan jalan tol, serta analisa risiko terhadap program pemeliharaan jalan tol.
1.1 Manager Teknik
Fungsi pokok Manager Teknik yaitu:
a. Melaksanakan kegiatan penyusunan tata laksana, evaluasi dan monitoring perencanaan
penyedian tanah, pembangunan dan pengedalian administrasi perencanaan pembangunan termasuk perubahannya, pengedalian dan evaluasi pekerjaan lingkungan dan implementasi RKL/ RPL, analisa kelayakan teknik, perencanaan teknik dan pengawasan teknik, pemanfaatan dan pengembangan alternatif teknologi dalam proses pembangunan sarana pendukung jalan tol tempat istirahat pelayanan, serta alternatif resiko terhadap perencanan pembangunan.
b. Melaksanakan kegiatan penyusunan tata laksana perencanaan pembangunan dan pengendaliaan
administrasi pembangunan, termasuk perubahannya, pengendalian dan evaluasi pekerjaan lingkungan implementasi RKL/RPL, analisa kelayakan teknik, perencanaan teknik dan pengawasan teknik, pemanfaatan dan pengembangan alternative teknologi dalam proses pembangunan jalan tol.
c. Melaksanakan kegiatan inspeksi dan advis teknis, peluang usaha lain, pengembangan dan
penyiapan rancangan dokumen pengadaan proyek pemeliharaan dan peningkatan jala tol (P2JT), pengendalian dan pemanfaatan sarana pendukung untuk kegiatan usaha lain, melaksanakan kegiatan administrasi teknik proyek, pengadaan barang/jasa proyek.
1.2 Asisten Manager Manajemen Tanah dan Utilitas
Fungsi pokokAsisten Manager Manajemen Tanah dan Utilitas yaitu:
a. Melakukan kegiatan analisa kebutuhan tanah, persiapan pengadaan tanah, monitoring dan
evaluasi pelaksanaan tanah berikut administrasinya, analisa dampak penyelesaian sengketa tanah, koordinasi dengan Tim pengadaan tanah serta alternative risiko terhadap dampak pembebasan tanah.
1.3 Asisten Manager Perencanaan dan Administrasi
Fungsi pokok Asisten Manager Perencanaan dan Administrasi yaitu:
a. Melakukan kegiatan perencanaan program pembangunan dan penyiapan tata laksana
perencanaan jala tol baru, penyiapan dokumen perencanaan pembangunan, pengendalian administrasi perencanaan pembangunan dan pengawasan teknik termasuk perubahannya serta usulan alternaative risiko terhadap perencanaan pembangunan.
2. Manager Operasi
a. Melaksanakan kegiatan perencanaan, evaluasi, monitoring volume lalu lintas dan pendapata tol,
perencanaan sistem pelayanan transaksi termasuk pengamanan pendapat tol dan pengendalian pelaksanaannya, perencanaan, penerapan, pemeliharaan dan pengembangan sistem peralatan tol, pemilihan teknologi, pengendalian, pemeliharaan dan pengadaan peeralatan tol, perencanaan usulan tarif tol, monitoring dan evaluasi standar pelayanan minimum bidang pelayanan transaksi, pengelolaan sistem informasi pelayanan transaksi, serta penyusynan program dan anggaran tahunan, alternatif risiko terhadap penggunaan peralatan transaksi, pengembangan alternatif penerapan teknologi pelayanan transaksi.
b. Melaksanakan kegiatan perencanaan dan pengedalian pelayanan informasi dan komunikasi,
keselamatan lalu lintas, analisa manajemen lalu lintas, sistem keamanan ketertiban lalu lintas dan gangguan perjalanan, analisa kinerja bidang pelayanan lalu lintas, perencanaan, perancangan, penerapan, pemeliharaan dan pengembangan peralatan informasi lalu lintas, monitoring dan evaluasi proses pengadaan, pelaksanaan pemeliharaan peralatan informasi lalu lintas, pengembangan alternatif penerapan teknologi manajemen lalu lintas serta analisa risiko terhadap pelayanan lalu lintas dan gangguan perjalanan.
c. Melaksanakan kegiatan inspeksi rutin dan periodik, perencanaan dan pengendalian pemeliharaan
jalan tol, penyusunan anggaran biaya pemeliharaan, persiapan dan tata laksana pemeliharaan, pengembangan sistem pemeliharaan jalan tol secara periodik, perencanaan program pemeliharaan, penyusunan anggaran biaya pemeliharaan, persiapan dan tata laksana pemeliharaan, pengembangan sistem pemeliharaan, pengadaan tata laksana pemeliharaan, pengembangan sistem pemeliharaan, pengadaan barang/jasa pemeliharaan jalan tol, pemanfaatan dan pengembangan teknologi dala, proses pemeliharaan jaln tol, serta melakukan alternatif risiko terhadap rencana pelaksanaan pemeliharaan jalan tol.
d. Melaksanakan kegiatan pengawasan, pengendalian dan evaluasi terhadap transaksi pelayanan
transaksi pendayagunan sarana elektronik dan kelistrikan di Gerbang Tol, meliputi: evaluasi pelayanan transaksi dan pendapatan tol, serta kehandalan sarana eletronik dan kesiapan kelistrikan di Gerbang Tol.
2.1 Asisten Manager Pelayanan Kontruksi
Fungsi pokok Asisten Manager Pelayanan Kontruksi
a. Melakukan kegiatan inspeksi rutin dan periodik jalan tol, pengendalian pemeliharaan dan
peningkatan jalan tol termasuk kantor perseroan dan kantor proyek, pengembangan sistem pengendalian pemeliharaan dan peningkatan jalan tol, penyusunan laporan inspeksi dan rencana pengendalian mutu.
2.2 Asisten Manager Pekayanan Lalu Lintas dan Keamanan Ketertiban
Fungsi pokok Asisten Manager Pekayanan Lalu Lintas dan Keamanan Ketertiban yaitu:
a. Melakukan kegiatan pelayanan, pengaturan, dan keselamatan berlalu lintas di jalan tol, meliputi:
2.3 Senior Supervisi Pelayanan Transaksi
Fungsi pokok Senior Supervisi Pelayanan Transaksi yaitu:
a. Melakukan kegiatan pengaturan dan pengendalian pelayanan operasional pelayanan transaksi di
Gerbang Tol, meliputi: penyidiaan sarana dan prasarana pelayanan transaksi, jadwal tugas, kesiapan beroperasinya gardu tol dan sarana elektronik serta pendapatan tol.
2.4 Asisten Manager Pelayanan Transaksi
Fungsi pokok Asisten Manager Pelayanan Transaksi yaitu:
a. Melakukan kegiatan pengendalian pelayanan transaksi meliputi: pengawasan, pengendalian, dan
evaluasi pelayanan transaksi, serta sarana elektronik dan kelistrikan di Gerbang Tol.
2.5 Supervisor Pelayanan Transaksi
Fungsi pokok Supervisor Pelayanan Transaksi yaitu:
a. Melakukan kegiatan pengaturan dan pengawasan pelaksanaan pelayanan transaksi, pengaturan
lalu lintas di gerbang serta penanganan keluhan dari pemakai jalan tol.
2.6 Supervisor Pelayanan Lalu Lintas Jalan Tol
Fungsi pokok Supervisor Pelayanan Lalu Lintas Jalan Tol yaitu:
a. Melakukan kegiatan pengaturan, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan pengaturan lalu
lintas di jalan tol serta penanganan keluhan dari pemakai jalan tol.
C. Direktur Administrasi dan Keuangan
Tugas : Beratnggung jawab atas jalannya perusahaan khususnya dalam hal perencanaan perusahaan, pengelolaan dan pengendalian keuangan Perusahaan, Pengelolaan Sumber Daya Manusia, Pelayanan hukum dan kehumasan, serta pengelolaan administrasi perusahaan termasuk pengelolaan teknologi informasi Perusahaan.
1. General Manager Administrasi dan Keuangan
Fungsi Pokok General Manager Administrasi dan keuangan yaitu :
a. Menyelenggarakan kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian pengembangan
organisasi serta pengembangan sumber daya manusia, penyusunan dan pemeliharaan sistem pengelolaan sumber daya manusia, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian program pembelajaran dan pengembangan serta analisa risiko terhadap dampak pengembangan organisasi dan sistem pengelolaan sumber daya manusia, dengan memperhatikan peraturan yang berlaku dan kemampuan keuangan Perusahaan agar organisasi perusahaan dapat berkembang dengan baik serta pendayagunaan karyawan dapat berjalan secara maksimal.
b. Menyelenggarakan kegiatan perekrutan, seleksi, penempatan dan hubungan industrial,
memperhatikan sistem dan peraturan perundang undangan yang beralaku, agar terpenuhinya hak dan kewajiban baik karyawan maupun perusahaan serta terjainnya hubungan industrial yang harmonis
c. Menyelenggarakan kegiatan pelayanna hukum, pembuatan peraturan perusahaan dengan
berkoordinasi dengan unit kerja terkait, pembuatan perikatan/ kerjasama dengan pihak lain yang mewakili perusahaan dalam penyelesaian permasalahan hukum baik di dalam maupun diluar pengadilan, pemeliharaan dan pengendalian dokumen hukum, serta analisa risiko terhadap dampak penyelesaian masalah hukum bagi perusahaan, dengan memperhatikan sistem dan peraturan perundang undangan yang berlaku, agar seluruh aktivitas perusahaan dapat memenuhi aspek hukum sesuai ketentuan perundangan yang berlaku.
d. Menyelenggarakan kegiatan membangun, mengembangkan dan meningkatkan citra perusahaan,
pengamanan asset perusahaan, bina ingkungan/CSR kehumasan, komunikasi dan informasi efektif dengan lingkungan internal dan eksternal perusahaan, serta mensosialisasikan kebijakan kebijakan strategis tingkat korporasi kepada pihak internal dan eksternal perusahaan; merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan administrasi pimpinan perusahaan, mengelola aktifitas rapat direksi, rapat gabungan direksi dengan komisaris, mengendalikan dan mengelolal dokumen dokumen pimpinan Perusahaan, pelaksanaan kegiatan protokoler Pimpinan dan Tamu perusahaan, serta analisa risiko terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan sekretaris Perusahaan dengan para stake holder, dengan berdasarkan pada kepentingan perusahaan, agar citra perusahaan dapat berkembang dengan baik dan terciptannya arus informasi positif kepada seluruh stake holder baik internal maupun eksternal perusahaan.
1. Manager Administrasi
Fungsi Pokok dari Manager Administrasi yaitu :
a. Melaksanakan kegiatan perhitungan kebutuhan karyawan, perekrutan, seleksi, penempatan dan
hubungan industrial, pengendalian jumlah karyawan, monitoring, evaluasi dan penegakkan hukum dan disiplin karyawan, pemrosesan dan penyelesaian kasus kasus karyawan termasuk mealui pihak ketiga, perencanaan dan pelaksanaan administrasi pemeriksaan terhadap karyawan yang diduga melakukan pelanggaran disiplin, serta alternatif risiko terhadap pendayahgunaa sumber daya manusia , dengan memperhatikan sistem dan peraturan perundang undangan yang berlaku, agar terlaksanannya pemberdayaan karyawan, terpenuhinya jumlah kebutuhan karyawan serta terjalinnya hubungan industria; yang harmonis
b. Melaksanakan kegiatan perencanaan pendidikan dan latihan untuk pengembangan kemampuan
dan pengetahuan seluruh karyawan dengan memeprhatikan kebutuhan perusahaan sesuai kemampuan perusahaan agar setiap karyawan dalam menempati masing masing jabatannya sesuai dengan kompetensinya
c. Melaksanakan kegiatan pengelolaan jaminan pemeliharaan kesehatan meliputi perencanaan
penyusunan , monitoring dan evalusais prgram kerja dan perhitungan anggaran biaya pemeliharaan kesehatan , pelaksanaan program promotif, preventif, kuratif dan rehabilitative yang meliputi kesehatan Direksi dan Karyawan beserta keluargannya dengan memeperhatikan sistem dan peraturan yang beralku, agar tercipta efidiensi dan eektivitas pelayanan jaminan kesehatan
d. Melaksanakan kegiatan pembayaran kompensasi dan kesejahteraan karyawan pelayanan dan
memeprhatikan sistem dan peraturan yang berlaku agar terpenuhinya hak karyawan secara akurat dan tepat waktu.
e. Melaksanakan kegiatan pengadministrasian, penyimpanan , pemeliharaan dan pengamanan aset
perusahaan dan pengamanan dokumen bukti kepemilkikan aset milik perusahaa, koordinasi dengan pihak terkait dengan memperhatikan ketentuan perundangan yang berlaku, agar aset milik perusahaan dan bangunanya terjamin keamanan.
1.1 Asisten Manager Umum
Fungsi Pokok Asisteb Manager Umum yaitu :
a. Melakukan kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian pengadaan barang untuk
kebutuhan kantor perseroan dan kantor proyek yang karena jenis dan sifatnya ditetapkan untuk dilaksanakan melalui kantor perseroan dan kantor proyek, inventarisasi barang bergerak, pengelolaan administrasi barang dan tata persuratan, mealkukan, mengadministrasikan dan melaksanakan pengahapusan barang inventaris , pengelolaan transportasi dan akomodasi, kerumahtanggankantor perseroan dan kantor proyek, penyedia sarana kerja dan fasilitas kantor, pemeliharaan dan penataan lingkungan kantor perseroan dan kantor proyek, pemeliharaan fasilitas dan sarana kantor perseroan dan kantor proyek, penyusunan program kerja, perhitungan dan pengendalian anggaran biaya umum, serta analisa risiko terhadap dampak pengadaan barang, dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku, serta prinsip prinsip Good Corporate Governance, agar kebutuhan perusahaan akan barang dapat terpenuhi dengan baik;
b. Melakukan kegiatan pengadministrasian, penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan aset
milik perusahaan termasuk tanah kelola, serta pengamanan dokumen bukti kepemilikannya, serta analisa risiko terhadap pengamanan dokumen bukti kepemilikannya, serta analisa risiko terhadap pegamanan aset milik perusahaan, dengan memperhatikan ketentuan perundang undangan yang berlaku, agar aset milik perusahaaan terjamin keamannannya.
1.2 Asisten Manager Sumber Daya Manusia
Fungsi pokok Asisten Manager Sumber Daya Manusia yaitu :
a. Melakukan kegiatan pengembangan sumber daya manusia, penyusunan dan pemeliharaan sistem
pengelolaan sumber daya manusia, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian program pembelajaran, serta analisa risiko terhadap dampak pengembangan organisasi dan sitem pengelolaan sumber daya manusia dengan memperhatikan peraturan yang berlaku dan
kemampuan keuangan perusahaan , serta prinsip psinsip Good Corporate Governance, agar
organisasi perusahaan dapat berkembang dengan baik serta pendayahgunaan karyawan dapat berjalan secara maksimal
b. Melakukan kegiatan Remunerasi Karyawan, direksi dan komisaris dan pihak pihak yang terkait
dengan perusahaan mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan evalusai dan pelaporan dengan memperhatikan kemampuan perusahaan agar hak hak karyawan direksi, komisaris dan pihak terkait terpenuhi dengan baik sesuai ketentuan yang berlaku
c. Melakukan kegiatan sistem manajemen keselamatan, kesehatan kerja ( SMK3) lingkungan
perusahaan dengan memperhatikan kepentingan perusahaan dan pihak pihak yang terkait dengan kegiatan perusahaan, agar terpenuhi persyaratan keselamatan dan kesehatan kerja dilingkungan perusahaan sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku.
2. Manager Keuangan
a. Melaksanakan kegiatan perhitungan rencana dan pengendalian anggaran perusahaan serta
analisa proyeksi laba perusahaan, dengan memeperhatikan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan serta usulan nit kerja, agar seluruh program kerja dan alokasi anggaran perusahaan dapt tertata dengan baik.
b. Melaksanakan kegiatan penyusunan rencana pendanaan, pengelolaan, pengendalian dan analisa
alternatif pendanaa, penelolaan transaksi keuanga, pengelolaan portofolio investasi perusahaan, serta alternatif risiko terhadap pendanaan investasi dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku, agar proses pendanaan perusahaan dapat mencapai target target yang telah ditetapkan. c. Melaksanakan kegiatan manajemen perpajakan dan administrasi pembukuan proyek dengan
memperhatikan ketentuan perundangan yang berlaku, serta ketentuan lainnya, agar informasi keuangan yang dihasilkan dapat memenuhi kepentingan perpajakan dan pembukuan proyek.
2.1 Asisten Manager Anggaran dan Perencanaan Perusahaan
Fungsi Pokok Asisten Manager Anggaran dan Perencanaan Perusahaan yaitu :
a. Melakukan kegiatan perhitungan rencana dan pengendalian anggaran perusahaan, serta analisa
proyeksi laba perusahaan dengan memeprhatikan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan serta usula unit kerja agar seluruh program kerja dan alokasi anggaran perusahaan dapat tertata dengan baik
b. Melakukan kegiatan penyusunan rencana pendanaan, pengeloaan, pengendalian dan analisis
alternatif pendanaan, pengelolaan transaksi keuangan, pengelolaan portofolio investasi perusahaan, serta alternatif resiko terhadap pendaftaran investasi, dengan memeprhatika ketentuan yang berlaku, agar pendanaan perusahaan dapat mencapai target target yang telah ditetapkan.
2.2 Asisten Manager Akuntansi dan Perpajakan
Fungsi Pokok Asisten Akuntansi dan Perpajakan yaitu :
a. Melakukan kegiatan manajemen akuntansi perusahaan, pengelolaan akuntansi proyek dan
BAB III
HASIL PELAKSANAAN 3.1 Diskripsi Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan pada PT Trans Marga Jateng (TMJ) Semarang, Penulis telah melaksanakan tugas tugas PKL. Tugas tersebut merupakan pengaplikasian ketrampilan dan pengetahuan yang diperoleh di tempat kerja dan didukung dengan adanya ketrampilan yang sudah diperoleh di bangku kuliah Jurusan Administrasi Niaga Prodi Administrasi Bisnis.
3.1.1 Proses Induksi
Sebelum melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT Trans Marga Jateng Semarang, penulis melewati tahap tahap birokrasi baik dari pihak Polines maupun dari pihak perusahaan. Berikut adalah tahap tahap birokrasi tersebut :
a. Mencari perusahaan untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
b. Mengajukan Formulir Surat Permohonan PKL yang sudah disetujui oleh Pihak Kaprodi dan
dengan tembusan Ketua Jurusan
c. Menyerahkan Formulir Surat Permohonan tersebut ke BAAK untuk mendapatkan surat
d. Mengambil surat pengantar ijin PKL tersebut lalu meminta nomor surat, sampul surat dan cap
polines.
e. Mengajukan Surat Permohonan ijin PKL tersebut ke PT. Trans Marga Jateng Semarang.
f. Mendapat Surat Balasan yang menyatakan bahwa perusahaan PT Trans Marga Jateng
mengijinkan mahasiswa beratas namakan : Priska Dian Anggreeni dapat melakukan PKL. g. Menyerahkan Surat Balasan dari PT Trans Marga Jatengke Ketua Prodi Untuk Pendataan
h. Hari pertama PKL, menyerahkan surat pernyataan dari polines dan surat diterima magang dari
PT Trans Marga Jateng ke Bapak Imam Suroso (Asisten Manager SDM dan SMK3 ) untuk konfirmasi soal magang.
Penulis melaksanakan PKL pada PT Trans Marga Jateng dimulai dari tanggal 20 Januari 2014 sampai dengan 15 maret 2014. Dengan Jadwal dari Hari Senin hingga Jum’at dan jam kerja dimulai pada pukul 08.00 sampai 17.00 WIB. Selama PKL penulis di tempatkan di Divisi Administrasi Bagian Umum dan SDM yang bertugas menangani Pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Tetapi penulis juga menangani tugas tugas lain yang diberikan oleh setiap karyawan di bagian tersebut.
Sebelum pelaksanaan PKL penulis harus memahami dan mematuhi segala peraturan dan tata tertib yang berlaku pada PT Trans Marga Jateng (TMJ) Semarang. Selama pelaksanaan PKL penulis juga harus beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja yang ada, baik aktivitas dan lingkungan kerja maupun individu yang berada di lingkungan kerja. Dengan beradaptasi dan bantuan dari pembimbing dan pegawai yang ada, penyusun dapat melaksanakan tugas dan aktivitas yang diberikan oleh pembimbing dengan sebaik-baiknya.
3.1.2 Tugas - Tugas Selama PKL
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT Trans Marga Jateng (TMJ) Semarang, Penulis telah melakukan beberapa tugas yang telah diajarkan pada mata kuliah di Jurusan Administrasi Niaga, Antara lain :
DivisiAdministrasi Bagian Umum dan SDM a. Menangani kegiatan Surat menyurat, yaitu :
1. Mengagendakan Surat Masuk dan Surat Keluar, Serta Mengagendakan PP ( Permohonan
Pembayaran ),SPJ ( Laporan Pertanggungjawaban),IPA ( Ijin Penggunaan Anggaran ).
Surat masuk maupun surat keluar perlu diagenda supaya ada bukti penerimaan surat maupun pengiriman surat.
2. Menulis Lembar Disposisi
Setelah surat masuk diagenda, kemudian dilengkapi dengan lembar disposisi untuk diserahkan ke Asisten Manager Unit Adm dan Hukum atau Asisten Manager Adm dan SMK3.Tergantng dari keputusan Manager yang ada di lembar disposisi.
3. Mengekspidisi Surat
Sebelum surat masuk beserta lembar disposisi dikirimkan ke unit masing masing bagian yang dituju, surat tersebut perlu diekspidisi (dicatat nomer surat, tanggal surat, asal surat, tanggal terima, Perihal, ditujukan ke siapa, isi disposisi, tanggal disposisi, tanggal paraf terima disposisi). 4. Mengantar surat ke bagian yang dituju sekaligus meminta paraf sebagai tanda terima di buku
5. Setelah itu direkap di komputer menggunakan microsoft excel dengan format yang ditujukan
pada Lampiran gambar 1.2
b. Menghitung Jam kerja dari Daftar lembur karyawan harian periode
Oktober hngga Desember 2013 dari unit kerja driver
c. Menggandakan dokumen( Fotocopy ), surat maupun berkas
d. Menerima Telepon, Melakukan Scanner dokumen atau Pengiriman
dokumen lewat Fax-mail
e. Melakukan kegiatan pembagian surat undangan ke tiap sub divisi di
PT Trans Marga Jateng
f. Perekapan Surat Perjanjian kontrak kerja
g. Penggantian Revisi berkas dari surat perjanjian kontrak kerja
karyawan PT Trans Marga Jateng
h.Perekapan Data karyawan Bulan Januari 2014. Ditujukan di
lampirangambar 1.3
i. Menjadi Panitia Tim rekrutmen dan Seleksi Petugas Operasional Jalan Tol Ruas Semarang –
Solo, Jawa Tengah dari tanggal 12 Februari 2014 sampai 7 Maret 2014 j. Menghitung Saldo Jamsostek Karyawan PT TMJ
3.2 Hasil Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan 3.2.1 Identifikasi Tugas yang Relevan
Selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan penulis merasa bahwa tugas-tugas yang diberikan oleh pihak PT Trans Marga Jateng Semarang telah sesuai dengan bidang disiplin ilmu yang penulis pelajari di bangku perkuliahan.
3.2.2 Identifikasi Ketrampilan Baru yang diperoleh
Selama melaksanakan PKL hanya mendapat beberapa saja ketrampilan baru tetapi juga mendapatkan pengalaman baru, karena sebagian besar pekerjaan sudah pernah diajarkan dan didapatkan di bangku kuliah Politeknik Negeri Semarang.
Salah satu ketrampilan yang diperoleh saat magang yaitu : 1. Menulis Nota Dinas
Procedure penulisan nota dinas yaitu :
a. Pengisian tanggal, nomor, perihal, dari, kepada
b. Menulis perihal mengenai dana ( BBM )
c. Menulis mengenai untuk kegiatan dan waktu yang tertera saat nota tersebut dikeluarkan
d. Menulis Nominal anggaran yang dikeluarkan dari Nota tersebut
Salah satu pengalaman baru yang diperoleh saat magang yaitu :
2. Menjadi Panitia Tim rekrutmen dan Seleksi Petugas Operasional Jalan Tol Ruas Semarang –
Solo, Jawa Tengah dari tanggal 12 Februari 2014 sampai 7 Maret 2014
Dimulai dari tanggal 12 Februari 2014 – 14 Februari 2014 dengan menjadi Panitia
Tanggal 19 Februari 2014 menjadi Panitia Pengawas ujian tes tertulis Seleksi tahap 2 yang dilaksanakan di gedung merapi
Tanggal 26 Februari 2014 menjadi Panitia Pengawas Medical CheckUp (Tes Kesehatan)
Seleksi tahap III di Klinik Laboratorium Pramita, Kampung Kali Semarang
3.3 Identifikasi Kendala Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Pada umumnya pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan tidaklah semudah yang penulis bayangkan karena penulis menemukan beberapa kendala saat pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan. Tidak semua tugas yang dikerjakan karyawan PT Trans Marga Jateng Semarang dapat dipindah tugaskan untuk dikerjakan oleh penulis. Hal tersebut dikarenakan perlunya ketelitian yang sangat tinggi dan tanggung jawab yang besar dalam pengolahan data keuangan.
3.3.1 Kendala Pelaksanaan Tugas
Selama pelaksanaan tugas yang diberikan pegawai PT Trans Marga Jateng Semarang, penulis menemui sedikit kendala dalam pelaksanaan tugas diantaranya adalah:
a. Kurang teliti dalam menginput maupun mengentri data.
b. Kebingungan saat menerima tugas baru yang diberikan.
c. Sering Lupa akan tugas yang dikerjakan
3.3.2 Cara Mengatasi Kendala
Cara mengatasi kendala yang dihadapi penulis dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan adalah:
a. Lebih teliti dan tidak tergesa-gesa saat menginput maupun mengentri data.( terutama nomor
surat )
b. Bertanya kepada para staf agar lebih mengerti tugas-tugas yang ada.
c. Mendengarkan dengan baik instruksi staf dan teliti saat mengerjakan tugas, serta bertanya
apabila ada hal yang lupa dan yang tidak dimengerti.
d. Diperiksa kembali apabila tugas sudah selesai dikerjakan sebelum diberikan kepada pihak yang
berwenang
e. Mencatat setiap kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan
BAB IV PENUTUP 5.1 Kesimpulan
Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini penulis mendapatkan banyak pengetahuan secara nyata dalam menerapkan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah, sehingga dapat dipraktekkan secara maksimal dan optimal ketika melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. Selain itu Praktek Kerja Lapangan adalah sarana bagi mahasiswa untuk mengenal dunia kerja nyata sekaligus mengenal lingkungan dan kondisi kerja yang nantinya akan dihadapi mahasiswa setelah lulus kuliah.
Berdasarkan uraian Laporan Praktek Kerja Lapangan, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Teori teori yang telah diajarkan saat di perkuliahan ternyata banyak yang diterapakan pada saat
praktek kerja Lapangan
2. Tidak semua teori dalam perkuliahan digunakan saat melakukan Praktek Kerja Lapangan, hanya
beberapa saja yang digunakan yaitu praktek perkantoran, pengarsipan, pengaplikasian komputer dan surat menyurat.
3. Keika mengalami kendala dalam melaksanakan praktek kerja lapanga tersebut, maka kita harus
bertanya pada karyawan lain yang lebih mengerti agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik. 4. Dalam dunia kerja diperlukan tanggung jawab, Ketelitian, Kesabaran yangtinggi atas semua
5. Disiplin dalam mengikuti peraturan bekerja dan disiplin waktu menjadi tanggung jawab kita
agar tugas- tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
5.2 Saran
Setelah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada PT Trans Marga Jateng Semarang mengetahui proses kerja sesungguhnya, penulis memiliki beberapa saran kompetensi sebagai berikut:
a. Bagi Politeknik Negeri Semarang
Agar selama pelaksanaan PKL, Semua Mahasiswa yang sedang menjalankan Kerja Praktek tersebut dapat dipantau oleh para Dosen yang bersangkutan. Jadi kemampuan dan ketrampilannya dapat dinilai oleh para dosen dikarenakan juga PKL masih masuk kedalam daftar mata kuliah Semester VI.
b. Bagi PT Trans Marga Jateng Semarang
1. Design/Layout kantor sebaiknya sedikit diubah demi kenyamanan bekerja, Dan untuk dapat
mencapai produktivitas dan efektivitas kerja demi mencapai tujuan organisasi.
2. Menjadikan Informasi saja agar para mahasiswa yang diberi kesempatan untuk Magang dapat
