Perancangan Sistem dan Prosedur Administrasi Akademis dan Keuangan Beserta Usulan Formulir Dengan Menggunakan Analisis Pieces (Studi Kasus : Koordinatorat Mata Kuliah Umum-Universitas Kristen Maranatha).

(1)

ABSTRAK

Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU) merupakan salah satu departemen yang bernaung di dalam Universitas Kristen Maranatha, yang bertanggung jawab untuk mengadakan kelas mata kuliah umum sesuai kebutuhan kurikulum fakultas/jurusan di universitas tersebut dengan misi mentransfer nilai-nilai humanoira serta mendorong lulusan yang kritis, rasional dan normatif religius dengan makin konsisten pada ajaran agama, cinta tanah air dalam kemajemukan suku, agama, budaya, dan adat istiadat serta berbudi pekerti luhur, peduli, jujur, dan bertanggung jawab berdasarkan kasih dan keteladanan Kristus. Proses operasional dari departemen ini telah lama berlangsung, namun sampai saat ini belum ada standar pengerjaan prosedur baku dan tertulis yang berlaku. Akibatnya terjadi ketidakseragaman pengerjaan prosedur oleh para staf administrasi KMKU, serta kesulitan pelatihan tenaga kerja baru karena tidak ada panduan tertulis. Oleh karena itu, penelitian ini diharapkan dapat mengidentifikasi prosedur kerja aktual dari tugas-tugas mendasar administrasi akademis dan keuangan, mengidentifikasi kelemahan dari prosedur yang ada, serta mengusulkan perbaikan prosedur di Koordinatorat Mata Kuliah Umum sehingga dapat dirumuskan prosedur operasi standar optimal yang baku dan tertulis.

Penelitian ini mula-mula dilakukan dengan pengumpulan data pendahuluan melalui wawancara dengan ketua KMKU saat itu yakni DR. P. Lindawaty SS., SH., M. Hum. sehingga diperoleh deskripsi tugas, tanggung jawab staf, serta permasalahan yang ada di KMKU. Pengumpulan data dilanjutkan dengan melakukan observasi di KMKU sambil secara intensif melakukan wawancara dengan 3 orang staf administrasi dan seorang sekretaris KMKU sehingga dapat dirumuskan 23 prosedur operasi standar administrasi akademis aktual dan 15 prosedur administrasi keuangan aktual dengan menggunakan modelflowchart.

Setelah seluruh prosedur operasi standar administrasi KMKU dirumuskan, penulis menganalisis prosedur-prosedur tersebut menggunakan analisis PIECESas isagar kelemahan prosedur ditemukan. Metode analisis ini dilakukan dengan memberikan pertanyaan seputar performance, information, economy, control, efficiency, danservices dari prosedur aktual KMKU yang dijawab bersama-sama oleh penulis dan staf administrasi KMKU. Dengan kelemahan prosedur yang teridentifikasi melalui analisis PIECES, penulis mencari perbaikan prosedur yang dapat diusulkan baik dari sisi alur proses prosedur maupun dokumen yang digunakan.

(2)

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR DAN UCAPAN TERIMAKASIH... v

DAFTAR ISI... viii

DAFTAR TABEL... xvi

DAFTAR GAMBAR ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN... xx

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah... 1-1

1.2 Identifikasi Masalah ... 1-3

1.3 Pembatasan Masalah ... 1-4

1.4 Perumusan Masalah ... 1-5

1.5 Tujuan Penelitian ... 1-5

1.6 Sistematika Penulisan ... 1-6

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Dasar Data dan Informasi ... 2-1

2.1.1 Definisi... 2-1

2.1.2 Siklus Informasi ... 2-1

2.1.3 Dimensi Informasi... 2-2

2.1.4 Nilai Informasi ... 2-3

2.2 Konsep Dasar Sistem dan Subsistem ... 2-3

2.2.1 Definisi... 2-3

2.2.2 Elemen-Elemen Sistem ... 2-4

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen... 2-5

2.3.1 Definisi... 2-5

2.3.2 Komponen Sistem Informasi ... 2-5

2.4System Development Life Cycle(SDLC) ... 2-6 2.4.1 Latar Belakang Pengembangan Sistem... 2-6

2.4.2 Fungsi Pengguna Sistem dalam Proses Pengembangan

Sistem... 2-8

(3)

2.4.4 Tingkatan Proses Pengembangan Sistem... 2-9

2.4.5 Prinsip Pengembangan Sistem ... 2-10

2.4.6 Identifikasi Kebutuhan Sistem dalam SDLC ... 2-13

2.5 Pemodelan Sistem ... 2-16

2.5.1 Konsep Dasar Model... 2-16

2.5.2 Kegunaan Model ... 2-17

2.5.3 Jenis Model Sistem ... 2-18

2.6Standard Operating Procedure(SOP)... 2-18 2.6.1 DefinisiStandard Operating Procedure... 2-18 2.6.2 Fungsi dan Manfaat SOP ... 2-18

2.6.3 Format SOP... 2-19

2.6.3.1 Format Sederhana... 2-20

2.6.3.2 Format Hirarki... 2-20

2.6.3.3 Format Grafis ... 2-21

2.6.3.4 FormatFlowchart... 2-22 2.6.4 PenulisanStandard Operating Procedure(SOP) ... 2-22 2.6.4.1 Persiapan Penulisan SOP ... 2-22

2.6.4.2 Penulisan Isi SOP... 2-23

2.6.4.3 Penulisan IsiStandard Operating Procedure... 2-24 2.7 Bagan Alir (Flowchart)... 2-26 2.7.1 Konsep DasarFlowchart... 2-26 2.7.2 Pedoman-pedoman dalam MembuatFlowchart... 2-26 2.7.3 Jenis-jenisFlowchart... 2-27 2.7.3.1 Bagan Alir Sistem ... 2-27

2.7.3.2 Bagan Alir Dokumen ... 2-29

2.7.3.3 Bagan Alir Skematik ... 2-30

2.7.3.4 Bagan Alir Program ... 2-30

2.8 Konsep Analisis PIECES ... 2-32

BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Penelitian Pendahuluan ... 3-1

3.2 Identifikasi Masalah ... 3-4

(4)

3.4 Perumusan Masalah ... 3-6

3.5 Tujuan Penelitian ... 3-6

3.6 Tinjauan Pustaka ... 3-7

3.7 Pengumpulan Data ... 3-7

3.8 Pengolahan Data... 3-8

3.9 Analisis... 3-9

3.10 Usulan ... 3-9

3.11 Kesimpulan dan Saran... 3-10

BAB 4 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Data Umum Koordinatorat Mata Kuliah Umum

Universitas Kristen Maranatha... 4-1

4.1.1 Sejarah Singkat Koordinatorat Mata Kuliah Umum

4.1.2 Misi Koordinatorat Mata Kuliah Umum

4.1.3 Struktur Organisasi Koordinatorat Mata Kuliah Umum... 4-6

4.1.4 Peralatan pendukung operasional KMKU yang dimiliki ... 4-6

4.2 Prosedur yang Ada di Koordinatorat Mata Kuliah Umum

4.3 Deskripsi Prosedur Aktual yang Ada di Koordinatorat Mata Kuliah

Umum Universitas Kristen Maranatha... 4-12

4.3.1 Prosedur Kegiatan Administrasi Bidang Akademis... 4-14

4.3.1.1 Absensi... 4-14

4.3.1.1.1 Absensi Perkuliahan Mahasiswa... 4-14

4.3.1.1.1.1 Pengadaan Daftar Hadir Mahasiswa ... 4-16

4.3.1.1.1.2 Pengedaran dan Pengisian Daftar Hadir Mahasiswa

Dosen (DHMD) untuk Perkuliahan ... 4-20

4.3.1.1.1.3 Pendataan Absensi Mahasiswa ... 4-27

4.3.1.1.1.4 Revisi Daftar Hadir Mahasiswa Dosen ... 4-32

4.3.1.1.2 Absensi Perkuliahan Dosen... 4-36

4.3.1.1.2.1 Pengadaan Lembar Berita Acara Perkuliahan... 4-36

(5)

4.3.1.2 Plot-ing Kelas Mata Kuliah Umum ... 4-41 4.3.1.2.1 Plot-ing Kelas Mata Kuliah Umum untuk Semester

Reguler ... 4-42

4.3.1.3 Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Dosen

Mata Kuliah Umum... 4-51

4.3.1.3.1 Pendataan Alat Bantu Perkuliahan, Identitas Dosen,

dan Dokumen Pendukung Mengajar untuk Dosen MKU

UKM ... 4-52

4.3.1.3.2 Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk

Kelas MKU UKM ... 4-57

4.3.1.3.3 Realisasi Peralatan Pendukung Kuliah untuk

Kelas MKU ... 4-62

4.3.1.4 Ujian (UTS / UAS) ... 4-67

4.3.1.4.1 Plot-ing Kelas Ujian Mata Kuliah Umum ... 4-72 4.3.1.4.2 Pengadaan Daftar Hadir Ujian (DHU)

Mata Kuliah Umum (MKU) ... 4-77

4.3.1.4.3 Pengadaan Berkas Soal UTS/UAS Mata Kuliah Umum . 4-81

4.3.1.4.4 Pengadaan Berkas Jawaban Ujian Mata Kuliah Umum .. 4-84

4.3.1.4.5 Persiapan dan Pengiriman Berkas Ujian untuk Kelas

Ujian ’X’ Mata Kuliah Umum ’Y’ ke Fakultas/

Jurusan Penyelenggara Ujian MKU UKM ... 4-88

4.3.1.4.6 Penerimaan Berkas Ujian dari Tim Pengawas Ujian

untuk Kelas Ujian ’X’ Mata Kuliah Umum ’Y’

4.3.1.4.7 Penilaian Ujian MKU... 4-98

4.3.1.5 Ujian Susulan ... 4-101

4.3.1.5.1 Persiapan Ujian Susulan MKU ... 4-102

4.3.1.5.2 Pelaksanaan Ujian Susulan MKU ... 4-108

4.3.1.5.3 Distribusi dan Penilaian Berkas Ujian Susulan MKU ... 4-112

4.3.1.6 Ujian Khusus... 4-116

4.3.1.6.1 Persiapan Ujian Khusus MKU ... 4-117

(6)

4.3.1.7 Pemberitahuan Jadwal Kuliah Tambahan / Pengantti

Kelas ‘X’ MKU... 4-124

4.3.2 Prosedur Kegiatan Administrasi Bidang Keuangan & Umum .. 4-128

4.3.2.1 Pengadaan Surat Keputusan Mengajar untuk Dosen MKU

UKM ... 4-128

4.3.2.2 Pengadaan Kartu ID untukDosenMKU Luar Biasa UKM . 4-131

4.3.2.3 Perhitungan dan Pengajuan Honor... 4-135

4.3.2.3.1 Pengajuan Honor Dosen Mengajar MKU ... 4-137

4.3.2.3.2 Pengajuan Honor Vakasi Dosen MKU ... 4-140

4.3.2.3.3 Honor Pengawas Ujian MKU ... 4-143

4.3.2.4 Honor Lembur Pegawai TAT & TKT... 4-146

4.3.2.5 Alat Tulis Kantor (ATK)... 4-149

4.3.2.5.1 Permohonan Alat Tulis Kantor ... 4-150

4.3.2.5.2 Penerimaan Alat Tulis Kantor (ATK) KMKU... 4-153

4.3.2.6 Permohonan Kas Kecil... 4-157

4.3.2.7 Permohonan Cuti Pegawai TAT & TKT KMKU ... 4-160

4.3.2.8 Pengajuan Cuti Besar Pegawai TAT... 4-163

4.3.2.9 Pengajuan Kenaikan Golongan TAT ... 4-167

4.3.2.10 Permohonan Penggunaan Dana (PPD)... 4-170

4.3.2.10.1 Pengajuan PPD... 4-171

4.3.2.10.2 Pencairan Dana PPD ... 4-175

4.3.2.10.3 Pertanggungjawaban PPD... 4-178

BAB 5 ANALISIS DAN USULAN

5.1 Analisis PIECES untuk prosedur aktual ... 5-1

5.1.1 Prosedur Administrasi Akademis MKU ... 5-3

5.1.1.1 Pengadaan Daftar Hadir Mahasiswa ... 5-3

5.1.1.2 Pengedaran dan Pengisian Daftar Hadir Mahasiswa

Dosen (DHMD) untuk Perkuliahan ... 5-5

5.1.1.3 Pendataan Absensi Mahasiswa ……….. 5-8

5.1.1.4 Revisi Daftar Hadir Mahasiswa Dosen ...5-11

5.1.1.5 Pengadaan Lembar Berita Acara Perkuliahan ... 5-15

(7)

Reguler ... 5-18

5.1.1.7 Pendataan Alat Bantu Perkuliahan, Identitas Dosen,

dan Dokumen Pendukung Mengajar untuk Dosen MKU

UKM ... 5-21

5.1.1.8 Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas

MKU UKM ... 5-25

5.1.1.9 Realisasi Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas

MKU secara Reguler... 5-29

5.1.1.10Plot-ing Kelas Ujian Mata Kuliah Umum ... 5-31 5.1.1.11 Pengadaan Daftar Hadir Ujian (DHU)

Mata Kuliah Umum... 5-34

5.1.1.12 Pengadaan Berkas Soal UTS/UAS

Mata Kuliah Umum (MKU) ... 5-36

5.1.1.13 Pengadaan Berkas Jawaban Ujian Mata Kuliah Umum ... 5-38

5.1.1.14 Persiapan dan Pengiriman Berkas Ujian untuk

Kelas Ujian ’X’ Mata Kuliah Umum ’Y’ ke

Fakultas/Jurusan Penyelenggara Ujian Mata Kuliah

Umum Universitas Kristen Maranatha... 5-40

5.1.1.15 Penerimaan Berkas Ujian dari Tim Pengawas Ujian

untuk Kelas Ujian ’X’ Mata Kuliah Umum ’Y’

5.1.1.16 Penilaian Ujian MKU... 5-46

5.1.1.17 Persiapan Ujian Susulan MKU ... 5-49

5.1.1.18 Pelaksanaan Ujian Susulan MKU ... 5-52

5.1.1.19 Distribusi dan Penilaian Berkas Ujian Susulan MKU ... 5-54

5.1.1.20 Persiapan Ujian Khusus MKU ... 5-58

5.1.1.21 Pelaksanaan Ujian Khusus ... 5-61

5.1.1.22 Pemberitahuan Jadwal Kuliah Tambahan/Pengganti

Kelas ‘X’ MKU... 5-63

5.1.2 Prosedur Administrasi Keuangan & Umum MKU ... 5-65

5.1.2.1 Pengadaan Surat Keputusan Mengajar untuk

(8)

5.1.2.2 Pengadaan Kartu ID untuk Dosen MKU Luar Biasa ... 5-68

5.1.2.3 Pengajuan Honor (Dosen Mengajar MKU,

Vakasi Dosen, dan Pengawas Ujian) ... 5-71

5.1.2.4 Pengajuan Honor Lembur PegawaiTAT&TKT KMKU... 5-74

5.1.2.5 Permohonan ATK ... 5-76

5.1.2.6 Penerimaan Barang ATK ... 5-78

5.1.2.7 Permohonan Kas Kecil... 5-80

5.1.2.8 Permohonan Cuti Pegawai TAT & TKT KMKU ... 5-82

5.1.2.9 Pengajuan Cuti Besar Pegawai TAT... 5-84

5.1.2.10 Pengajuan Kenaikan Golongan Pegawai TAT... 5-86

5.1.2.11 Pengajuan Permohonan Penggunaan Dana (PPD)... 5-88

5.1.2.12 Pencairan Dana PPD ... 5-92

5.1.2.13 Pertanggungjawaban PPD... 5-94

5.2 Analisis dan Usulan Prosedur Baku (SOP)... 5-96

5.2.1 Prosedur Pengedaran dan Pengisian Daftar Hadir

Mahasiswa Dosen (DHMD) untuk Perkuliahan MKU ... 5-96

5.2.2 Pendataan Absensi Mahasiswa ... 5-102

5.2.3 Plot-ing kelas MKU semester reguler... 5-107 5.2.4 Plot-ing Mahasiswa Kelas MKU yang Tidak Mendapat

Kelas di Universitas Kristen Maranatha (Usulan Baru)... 5-127

5.2.5 Pendataan Alat Bantu Perkuliahan, Identitas Dosen, dan

Dokumen Pendukung Mengajar untuk Dosen MKU UKM... 5-132

5.2.6 Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU .. 5-132

5.2.7 Plot-ing Kelas Ujian Mata Kuliah Umum ... 5-138 5.2.8 Pengadaan Berkas Jawaban Ujian Mata Kuliah Umum ... 5-142

5.2.9 Penerimaan Berkas Ujian dari Tim Pengawas Ujian untuk

Kelas Ujian ’X’ Mata Kuliah Umum ’Y’ Universitas

Kristen Maranatha... 5-145

5.2.10 Persiapan Ujian Susulan MKU ... 5-146

5.2.11 Distribusi dan Penilaian Berkas Ujian Susulan MKU ... 5-150

5.2.12 Pengadaan Surat Keputusan Mengajar untuk Dosen MKU... 5-150

(9)

5.2.14 Surat Masuk ... 5-152

5.2.15 Surat Keluar ... 5-157

5.2.16 Pengajuan PPD... 5-161

5.2.17 Pengajuan Dosen Kelas Semester Pendek MKU ... 5-161

5.3 Analisis Dokumen Usulan (Perbaikan)... 5-173

5.3.1 Lembar Berita Acara Perkuliahan (BAP) ... 5-173

5.3.2 Lembar Permohonan Alat ... 5-175

5.4 Analisis Dokumen Usulan (Baru) ... 5-177

5.4.1 Formulir Alokasi Kelas Mata Kuliah Umum (FAKMKU)... 5-177

5.4.2 Formulir Disposisi Surat Masuk ... 5-180

5.4.3 Formulir Kesediaan Mengajar SP ... 5-182

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan ... 6-1

6.2 Saran... 6-4

DAFTAR PUSTAKA ... xxii

LAMPIRAN

KOMENTAR DOSEN PENGUJI

(10)

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

2-1 Tabel Format SOP 2-20

4-1 Tabel Kurikulum MKU Wajib Universitas

Kristen Maranatha 4-3

4-2 Tabel Pilihan Tindakan TKT saat Kunjungan

KMKU 4-23

4-3 Tabel Pilihan Tindakan TKT saat Kunjungan

KMKU 4-79

5-1 Tabel Analisis PIECESas is 5-2

5-2 Tabel Jadwal Kunjungan Minimal TKT ke KMKU 5-99

5-3 Tabel Perbandingan Kebutuhan Aktual-Usulan

ProsedurPlot-ing Kelas 5-108

5-4 Tabel Rangkuman Perbandingan Analisis

(11)

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

2-1 Gambar Siklus Informasi 2-2

2-2 Gambar Pilar Dimensi Informasi 2-3

2-3 Gambar Hubungan Sistem dan Sub Sistem 2-3

2-4 Gambar Komposisi Elemen-Elemen Dasar dalam Sistem 2-4

2-5 Gambar Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi 2-6

2-6 Gambar Dua Tahap Siklus Hidup Sistem 2-6

2-7 Gambar Sistem Fisik Perusahaan 2-17

2-8 Gambar Contoh SOP dengan Format Sederhana 2-20

2-9 Gambar Contoh SOP dengan Format Hierarki 2-21

2-10 Gambar Contoh SOP dengan Format Grafis 2-21

2-11 Gambar Contoh SOP dengan FormatFlowchart 2-22 2-12 Gambar Simbol-simbolSystem Flowchart 2-27

2-13 Gambar ContohSystem Flowchart 2-29

2-14 Gambar ContohDocument Flowchart 2-30

2-15 Gambar Simbol-simbolProgram Flowchart 2-31

2-16 Gambar Bagan PIECES 2-33

3-1 Bagan metodologi penelitian 3-2

4-1 Gambar Label Map DHMD 4-15

4-2 Gambar Skema Alur Akses SAT DHMD 4-17

4-3 FlowchartSistem Pengadaan Daftar Hadir Mahasiswa 4-19

4-4 Gambar Foto Bagian Kepala DHMD 4-20

4-5 Gambar Lemari Arsip DHMD di Ruang KMKU 4-21

4-6 Gambar Lembar Berita Acara Perkuliahan 2 Rangkap 4-26

4-7 Gambar Skema Alur Akses SAT 4-29

4-8 FlowchartSistem Pendataan Absensi Mahasiswa 4-31

(12)

4-10 FlowchartSistem Pengadaan BAP 4-38

4-11 Gambar Tabel Plot-ing Tahap 1 4-46

4-13 Gambar Foto Contoh DaftarPlot-ing Seorang Dosen

MKU 4-55

4-14 FlowchartSistem Pengadaan Alat Reguler 4-66

4-15 Gambar Lembar Berita Acara Ujian 4-69

4-16 Gambar Label Berkas Ujian Mata Kuliah Umum 4-70

4-17 Gambar Lembar Daftar Hasil Pemeriksaan OMR 4-71

4-18 Gambar Lembar DaftarPlotUjian Final 4-76

4-19 Gambar Skema Alur Akses SAT DHU 4-78

4-20 FlowchartSistem Pengadaan DHU 4-80 4-21 Gambar Flowchart Sistem Pengadaan Berkas Soal

UTS/UAS 4-83

4-22 FlowchartSistem Pengadaan Berkas Jawaban Ujian 4-87 4-23 FlowchartSistem Persiapan Berkas Ujian 4-91 4-24 Gambar Foto Contoh Formulir Tanda Terima Berkas

Ujian 4-96

4-25 FlowchartSistem Scan Lembar OMR Biru 4-97 4-26 Gambar Foto Contoh Jadwal Ujian Susulan MKU 4-104

4-27 Gambar Foto Contoh DHU Susulan 4-106

4-28 FlowchartSistem Pelaksanaan Ujian Susulan 4-111 4-29 FlowchartSistem Pelaksanaan Ujian Khusus 4-123 4-30 Gambar Foto Form Permintaan Peminjaman Ruangan

Kelas 4-126

4-31 Gambar Foto Lembar Pengumuman Kuliah Tambahan 4-127

(13)

4-35 FlowchartSistem Permohonan Cuti Besar Pegawai TAT 4-166 4-36 FlowchartSistem Pengajuan Kenaikan Golongan

Pegawai TAT 4-169

4-37 Gambar Foto Lembar PPD 4-170

4-38 Gambar Foto Lembar IPU 4-177

5-1 Gambar Skema Alur Akses SAT 5-104

5-2 Flowchart Usulan Sistem Pendataan Absensi Mahasiswa 5-106

5-5 FlowchartUsulan Pengadaan Berkas Jawaban Ujian

MKU 5-144

5-6 Gambar Format Tabel Buku Ekspedisi Surat Masuk

KMKU 5-154

5-7 FlowchartSistem Surat Masuk 5-156

5-8 Gambar Format Tabel Buku Ekspedisi Surat Keluar

KMKU 5-159

5-9 FlowchartSistem Surat Keluar 5-160

5-10 Gambar Lembar BAP aktual 5-173

5-11 Gambar Lembar BAP usulan 5-174

5-12 Gambar Lembar Permohonan Alat Aktual 5-175

5-13 Gambar Lembar Permohonan Alat Usulan 5-175

5-14 Gambar Lembar FAKMKU 5-178

5-15 Gambar Lembar Disposisi Surat Masuk 5-181

5-16 Gambar Lembar Formulir Kesediaan Mengajar

(14)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul Halaman

1 FlowchartProsedur Pengedaran dan Pengisian Daftar

Hadir Mahasiswa Dosen (DHMD) untuk Perkuliahan L.1-1

2 FlowchartProsedur Revisi Daftar Hadir Mahasiswa Dosen L.2-1 3 FlowchartProsedurPlot-ing Kelas Mata Kuliah Umum

untuk Semester Reguler L.3-1

4 FlowchartProsedur Pendataan Alat Bantu Perkuliahan, Identitas Dosen, dan Dokumen Pendukung Mengajar untuk

Dosen MKU UKM L.4-1

5 FlowchartProsedur Pengadaan Peralatan Pendukung

Kuliah untuk Kelas MKU UKM L.5-1

6 FlowchartProsedurPlot-ing Kelas Ujian MKU L.6-1 7 FlowchartProsedur Penerimaan Berkas Ujian dari Tim

Pengawas Ujian untuk Kelas Ujian ’X’ Mata Kuliah Umum ’Y’ Universitas Kristen Maranatha L.7-1 8 FlowchartProsedur Penilaian Ujian MKU L.8-1 9 FlowchartProsedur Persiapan Ujian Susulan MKU L.9-1 10 FlowchartProsedur Distribusi dan Penilaian Berkas Ujian

Susulan MKU L.10-1

11 FlowchartProsedur Persiapan Ujian Khusus MKU L.11-1 12 FlowchartProsedur Pemberitahuan Jadwal Kuliah

Tambahan / Pengganti Kelas ‘X’ MKU L.12-1 13 FlowchartProsedur Pengadaan Surat Keputusan Mengajar

untuk Dosen MKU UKM L.13-1

14 FlowchartProsedur Pengadaan Kartu ID untukDosen

MKU Luar Biasa UKM L.14-1

(15)

Lampiran Judul Halaman

23 FlowchartProsedur Usulan Pengedaran dan Pengisian

Daftar Hadir Mahasiswa Dosen (DHMD) untuk Kelas ’X’ L.23-1 24 FlowchartProsedur UsulanPlot-ing Kelas Mata Kuliah

Umum untuk Semester Reguler Versi 1 L.24-1 25 FlowchartProsedur UsulanPlot-ing Kelas Mata Kuliah

Umum untuk Semester Reguler Versi 2 L.25-1 26 FlowchartProsedur UsulanPlot-ing Mahasiswa Kelas

MKU yang Tidak Mendapat Kelas di UKM L.26-1 27 FlowchartProsedur Usulan Pengadaan Peralatan

Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU L.27-1 28 FlowchartProsedur UsulanPlot-ing Kelas Ujian MKU L.28-1 29 FlowchartProsedur Usulan Persiapan Ujian Susulan MKU L.29-1 30 FlowchartProsedur Usulan Pengajuan Dosen MKU untuk

(16)

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Universitas Kristen Maranatha (UKM) merupakan salah satu dari sekian banyak universitas swasta di kota Bandung yang berkualitas dan cukup dikenal baik dalam skala lokal, regional, dan bahkan internasional. Universitas Kristen Maranatha memiliki delapan fakultas dengan dua puluh empat program studi, program peminatan dari D3 sejenis, serta program pasca sarjana dengan tiga program studi.

Universitas Kristen Maranatha memiliki visi yakni menjadi perguruan

tinggi yang mandiri dan berdaya cipta, serta mampu mengisi dan mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni abad ke-21 berdasarkan kasih dan keteladanan Yesus Kristus. Sedangkan misi dari perguruan tinggi ini adalah mengembangkan cendekiawan yang handal, suasana yang kondusif, dan nilai-nilai hidup yang kristiani sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan senia dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi Kristen Maranatha. Sebagai suatu sistem yang kompleks, guna mencapai visi dan menjalankan misi sesuai dengan harapan, dibutuhkan suatu komposisi sistem yang terorganisasi dan terstruktur dengan baik.

(17)

BAB 1 PENDAHULUAN 1 - 2

Mata kuliah umum (MKU) adalah mata kuliah yang dikelola oleh koordinatorat Mata Kuliah Umum dan menjadi beban studi mahasiswa fakultas-fakultas tertentu. Pendidikan Kewarganegaraan, Agama / Fenomenologi, dan Pancasila merupakan mata kuliah wajib di seluruh fakultas UKM. Mata kuliah Etika Profesi diwajibkan di seluruh fakultas UKM selain fakultas Teknik, dan masih banyak mata kuliah lainnya baik mata kuliah wajib maupun mata kuliah pilihan yang dikelola oleh KMKU.

Banyak proses dan pengiriman data (deliverables process and distribution) yang dibebankan pada KMKU ini dimana secara de yure dilakukan oleh 5 orang dengan komposisi seorang ketua, seorang sekretaris, dan 3 orang staf. Masing-masing personil memiliki tugas dan tanggung jawab yang secara umum sudah diatur sedemikian rupa dan dimandatkan oleh ketua. Operasi-operasi

yang begitu banyak dilakukan oleh koordinatorat MKU ini dapat dikategorikan dalam 2 kelompok yakni administrasi akademis dan administrasi keuangan. Tugas administrasi keuangan meliputi pembayaran honor mengajar dosen, pengawas ujian, pengajuan dana kegiatan dan pelaporan keuangan, serta pekerjaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan inventaris kantor, ATK, dan umum. Tugas administrasi akademis meliputi segala aktivitas yang mendukung kelancaran proses belajar mengajar mata kuliah umum, mengadministrasikan data akademis mahasiswa berupa absen kehadiran dan nilai mahasiswa.

Sistem KMKU yang terancang dengan baik dan sistematis dapat mendukung Universitas Kristen Maranatha secara optimal dan efektif dalam menjalankan misi dan mencapai visinya. Guna merealisasikan hal tersebut, setiap komponen sistem harus mengetahui secara pasti tugas dan tanggung jawabnya, mengerti prosedur pelaksanaan tugasnya, dan memiliki kapabilitas untuk melaksanakannya.

(18)

individu mengenai apakah ini merupakan tugasnya atau bukan, kecenderungan personil menunggu perintah atasan untuk menjalankan tugas, alur distribusi dokumen yang tidak konsisten, kontrol yang tidak baik atas pergerakan dokumen, informasi yang sampai kepada penerima kurang akurat, kurang jelas dan kurang tepat waktu. Salah satu masalah informasi yang terjadi pada KMKU adalah adanya kesalahan informasi karena tidak diperolehnya informasi terbaru mengenai hasilplot-ing kelas ujian dari pihak fakultas atau jurusan. Selain masalah-masalah tersebut, masalah aktual paling signifikan yang terjadi di KMKU adalah usaha pelatihan yang lebih berat dan waktu pelatihan yang lebih lama terhadap staf baru. Mengingat dalam menjalankan tugasnya departemen KMKU banyak berkoordinasi dengan pihak eksternal seperti Biro Administrasi Akademik (BAA), Biro Administrasi Keuangan (BAKU), Biro Administrasi Umum (BAU), pihak

rektorat, dan seluruh fakultas/jurusan UKM yang menyelenggarakan mata kuliah umum pada kurikulumnya, seluruh masalah internal yang sudah dideskripsikan sebelumnya memberikan dampak negatif terhadap serviceability dan performansi KMKU. Keterlambatan datangnya informasi yang dibutuhkan pihak tertentu di luar KMKU, tingkat kerumitan yang tinggi dalam penyusunan jadwal perkuliahan fakultas/jurusan, kesulitan realisasi penggunaan cuti pegawai administrasi, pelemparan tanggung jawab antara KMKU dengan beberapa pihak eksternal atas kehilangan dokumen tertentu, dan kegagalan pengadaan kelas mata kuliah umum di jurusan tertentu merupakan beberapa kasus yang muncul akibat masalah internal di KMKU.

1.2. Identifikasi Masalah

Dari permasalahan yang sudah dipaparkan pada bagian sebelumnya, diidentifikasi kondisi-kondisi yang menyebabkan permasalahan di koordinatorat Mata Kuliah Umum yakni :

(19)

membantu seseorang memahami prosedur pengerjaan suatu operasi yang sistematis serta mampu melakukannya secara optimal dan efektif. SOP dapat menjadi katalis yang efektif untuk mengarahkan organisasi menuju peningkatan kinerja dan hasil. Dengan SOP yang baik dan job description yang jelas maka seluruh personil akan langsung melaksanakan pekerjaannya secara otomatis dan sistematis sehingga waktu pengerjaannya dapat menjadi optimal dan sistem menjadi efektif. 2. Ketidakseimbangan pembagian beban kerja antara 3 orang staf

administrasi akibat tidak meratanya tingkat keterampilan, pengalaman, dan penguasaan prosedur.

3. Kondisi KMKU sebagai sub sistem dari UKM yang sedang berada dalam tahap pengembangan sistem sehingga masih terjadi

perubahan-perubahan pada komponen sistem UKM dan implementasi teknologi baru. Dampak yang dialami KMKU adalah adanya perubahan tugas dan tanggung jawab KMKU, perubahan kebijakan, dan penggunaan teknologi baru.

1.3. Pembatasan Masalah

Masalah yang dihadapi oleh koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU) cukup luas. Oleh sebab itu, agar laporan tugas akhir ini lebih terarah dan karena keterbatasan waktu pengamatan dan biaya, maka perlu dilakukan pembatasan masalah yaitu :

1. Mengingat begitu banyaknya tugas yang dibebankan pada KMKU ini, prosedur baku dirancang untuk tugas-tugas mendasar staf koordinatorat KMKU mencakup administrasi akademis dan keuangan, tidak mencakup tugas-tugas kepanitiaan kegiatan baik yang diselenggarakan oleh KMKU maupun yang melibatkan KMKU.

(20)

3. Seluruh prosedur operasi standar administrasi akademis dan administrasi keuangan & umum yang dirumuskan penulis adalah prosedur-prosedur administrasi KMKU UKM yang dilakukan pada tahun akademik 2009-2010.

4. Permasalahan di Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU) yang hendak dicari solusinya adalah masalah pada sisi performance, information, economy, control, efficiency, dan service dari prosedur operasi standar aktual. Oleh sebab itu, masalah pada sumber daya manusia KMKU seperti lambatnya proses belajar staf baru dan jumlah staf administrasi yang terlalu sedikit tidak dianalisis lebih lanjut oleh penulis.

5. Penggunaan teknologi baru seperti perangkat lunak (software) baru dan

jaringan (network) baru tidak dibahas mendalam.

1.4. Perumusan Masalah

Penulis berusaha untuk merumuskan masalah yang akan diteliti dan dibahas, rumusan masalah - masalah tersebut adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana prosedur kerja aktual dari tugas-tugas mendasar yang menjadi tanggung jawab dari staf bagian administrasi akademis?

2. Bagaimana prosedur kerja aktual dari tugas-tugas mendasar yang menjadi tanggung jawab dari staf bagian administrasi keuangan?

3. Bagaimana usulan prosedur operasi standar dari tugas-tugas mendasar yang menjadi tanggung jawab dari staf bagian administrasi akademis? 4. Bagaimana usulan prosedur operasi standar dari tugas-tugas mendasar

yang menjadi tanggung jawab dari staf bagian administrasi keuangan?

1.5. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian yang telah dilakukan adalah sebagai berikut :

(21)

2. Mengidentifikasi prosedur kerja aktual dari tugas-tugas mendasar yang menjadi tanggung jawab dari staf bagian administrasi keuangan.

3. Mendefinisikan prosedur operasi standar optimal dari tugas-tugas mendasar yang menjadi tanggung jawab dari staf bagian administrasi akademis dan telah diuji menggunakan analisis PIECES.

4. Mendefinisikan prosedur operasi standar optimal dari tugas-tugas mendasar yang menjadi tanggung jawab dari staf bagian administrasi keuangan dan telah diuji menggunakan analisis PIECES.

1.6. Sistematika Penelitian

Laporan penulisan tugas akhir ini disusun sedemikian rupa, sehingga diharapkan dapat memberikan gambaran yang jelas. Laporan tugas akhir ini terdiri

dari 5 bab yang diuraikan sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bagian pendahuluan ini berisi tentang latar belakang permasalahan, perumusan masalah yang terjadi pada lingkungan kerja yaitu mengenai masalah-masalah apa saja yang timbul, pembatasan masalah-masalah, tujuan penelitian secara umum dalam melakukan penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Pada bagian tinjauan pustaka ini berisi tentang teori-teori yang diperlukan untuk melakukan pengolahan dimana hal tersebut menjadi landasan berpikir yang membantu penulis dalam melakukan penelitian dan mendukung analisa dari permasalahan yang akan dibahas.

BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Pada bagian sistematika penelitian ini berisi tentangflowchartmengenai urut-urutan tentang kegiatan penelitian dari awal pelaksanaan pengamatan sampai kegiatan akhir, yang disusun secara sistematis untuk mempermudah upaya pembahasan terhadap permasalahan yang timbul.

BAB 4 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

(22)

akan dibutuhkan dalam pengolahan data yaitu dengan menggunakan wawancara dan pengaksesan data langsung pada tempat kerja tempat penelitian dilakukan. Pengolahan data melakukan proses pada data yang sudah dikumpulkan menjadi suatu bentuk data yang berguna untuk dianalisis lebih lanjut.

BAB 5 ANALISIS DAN USULAN

Pada bab ini berisi analisis terhadap data yang telah diperoleh dalam penelitian dan sudah dipaparkan sebelumnya pada bab pengumpulan dan pengolahan data dimulai dengan pengujian keoptimalan prosedur kerja aktual diikuti dengan usulan-usulan perbaikan bila ada. Setelah itu pada bab ini juga dilakukan analisis terhadap hasil yang didapat dalam pengolahan data dengan melihat masalah yang ada dalam prosedur menggunakan analisis PIECES as is dan menguji perbaikan yang diusulkan dengan menggunakan PIECESto be. Pada

bab ini dianalisis pula formulir yang digunakan dalam prosedur dan diidentifikasi bila ada kelemahan yang dapat diperbaiki.

Pada bab ini berisi prosedur baku (Standard Operating Procedure / SOP) yang diusulkan dan format formulir usulan sesuai dengan hasil analisis. BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

(23)

6 - 1

BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

1. Ada sejumlah 22 prosedur administrasi akademis Koordinatorat Mata

Kuliah Umum aktual. Prosedur tersebut adalah :

a. Pengadaan Daftar Hadir Mahasiswa.

b. Pengedaran dan Pengisian Daftar Hadir Mahasiswa Dosen (DHMD).

c. Pendataan Absensi Mahasiswa.

d. Revisi Daftar Hadir Mahasiswa Dosen.

e. Pengadaan Lembar Berita Acara Perkuliahan.

f. Plot-ing Kelas Mata Kuliah Umum untuk Semester Reguler.

g. Pendataan Alat Bantu Perkuliahan, Identitas Dosen, dan Dokumen

Pendukung Mengajar untuk Dosen MKU.

h. Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU UKM.

i. Realisasi Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU.

j. Plot-ing Kelas Ujian Mata Kuliah Umum. k. Pengadaan DHU MKU UKM.

l. Pengadaan Berkas Soal UTS/UAS MKU.

m. Pengadaan Berkas Jawaban Ujian MKU.

n. Persiapan dan Pengiriman Berkas Ujian untuk Kelas Ujian ’X’ Mata

Kuliah Umum ’Y’ Universitas Kristen Maranatha.

o. Penerimaan Berkas Ujian dari Tim Pengawas Ujian untuk Kelas Ujian

’X’ Mata Kuliah Umum ’Y’ Universitas Kristen Maranatha.

p. Penilaian Ujian MKU.

q. Persiapan Ujian Susulan MKU.

r. Pelaksanaan Ujian Susulan MKU.

s. Distribusi dan Penilaian Berkas Ujian Susulan MKU.

t. Persiapan Ujian Khusus MKU.

(24)

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6 - 2

v. Pemberitahuan Jadwal Kuliah Tambahan/Pengganti MKU

2. Ada sejumlah 15 prosedur administrasi keuangan & umum Koordinatorat

Mata Kuliah Umum aktual. Prosedur tersebut adalah :

a. Pengadaan Surat Keputusan Mengajar untuk Dosen MKU UKM.

b. Pengadaan Kartu ID untukDosenMKU Luar Biasa UKM.

c. Honor Dosen Mengajar MKU.

d. Honor Vakasi Dosen MKU.

e. Honor Pengawas Ujian MKU.

f. Honor Lembur Pegawai TAT & TKT.

g. Permohonan Alat Tulis Kantor (ATK) KMKU.

h. Penerimaan Alat Tulis Kantor (ATK) KMKU.

i. Permohonan Kas Kecil.

j. Permohonan Cuti Pegawai TAT & TKT KMKU.

k. Pengajuan Cuti Besar Pegawai TAT.

l. Pengajuan Kenaikan Golongan TAT.

m. Pengajuan Permohonan Penggunaan Dana (PPD).

n. Pencairan Dana PPD.

o. Pertanggungjawaban PPD.

3. Ada sejumlah total 24 prosedur administrasi akademis Koordinatorat Mata

Kuliah Umum yang dirumuskan menjadi prosedur operasi standar, dengan

deskripsi prosedur operasi standar usulan sebagai berikut :

a. 10 prosedur administrasi Koordinatorat Mata Kuliah Umum aktual

yang diusulkan perbaikan sehingga dapat dirumuskan menjadi

prosedur operasi standar usulan. Prosedur tersebut adalah :

i. Pengedaran dan Pengisian Daftar Hadir Mahasiswa Dosen

(DHMD).

ii. Pendataan Absensi Mahasiswa.

(25)

iv. Pendataan Alat Bantu Perkuliahan, Identitas Dosen, dan

Dokumen Pendukung Mengajar untuk Dosen MKU.

v. Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU UKM.

vi. Plot-ing Kelas Ujian Mata Kuliah Umum. vii. Pengadaan Berkas Jawaban Ujian MKU.

viii. Penerimaan Berkas Ujian dari Tim Pengawas Ujian untuk Kelas

Ujian ’X’ Mata Kuliah Umum ’Y’ Universitas Kristen

Maranatha.

ix. Persiapan Ujian Susulan MKU.

x. Distribusi dan Penilaian Berkas Ujian Susulan MKU.

b. 2 prosedur yang belum dibakukan secara aktual sehingga dirumuskan

menjadi prosedur operasi standar usulan baru. Prosedur tersebut

adalah:

i. Plot-ing Mahasiswa Kelas MKU yang Tidak Mendapat Kelas di Universitas Kristen Maranatha (termasuk format dokumen usulan

yakni formulir Alokasi Kelas Mata Kuliah Umum (FAKMKU)).

ii. Pengajuan Dosen Kelas Semester Pendek MKU (termasuk format

dokumen usulan yakni formulir Kesediaan Mengajar Semester

Pendek).

4. Ada sejumlah total 17 prosedur administrasi keuangan & umum

Koordinatorat Mata Kuliah Umum yang dirumuskan menjadi prosedur

operasi standar, dengan deskripsi prosedur operasi standar usulan sebagai

berikut :

a. 3 prosedur administrasi Koordinatorat Mata Kuliah Umum aktual yang

diusulkan perbaikan sehingga dapat dirumuskan menjadi prosedur

operasi standar usulan. Prosedur tersebut adalah :

i. Pengadaan Surat Keputusan Mengajar untuk Dosen MKU UKM.

ii. Pengadaan Kartu ID untukDosenMKU Luar Biasa UKM.

(26)

b. 2 prosedur yang belum dibakukan secara aktual sehingga dirumuskan

menjadi prosedur operasi standar usulan baru. Prosedur tersebut

adalah:

i. Surat Masuk (termasuk format dokumen usulan yakni lembar

Disposisi surat masuk).

ii. Surat Keluar.

6.2 Saran

Saran yang dapat diberikan bagi Koordinatorat Mata Kuliah Umum adalah :

 Diadakan evaluasi pekerjaan Bagian Administrasi Akademis secara periodik agar setiap permasalahan yang muncul dapat segera dicarikan

jalan keluar.

 Penerapan usulan prosedur dan usulan format formulir agar pekerjaan Koordinatorat Mata Kuliah Umum dapat lebih baik dan efektif.

 Pemahaman dan penggunaan prosedur operasi standar yang sudah dirumuskan agar pelaksanaan pekerjaan dapat lebih efektif, baik dan

terstruktur.

Saran untuk penelitian selanjutnya adalah :

 Pembagian bobot kerja sebaiknya digunakan untuk penelitian lebih lanjut agar pembagian tugas antara para staf administrasi KMKU lebih

merata.

 Sebaiknya dilakukan penelitian lebih lanjut pada KMKU guna pembuatanjob descriptiondanjob specificationuntuk tiap-tiap jabatan berdasarkan Standard Operating Procedure (SOP) yang sudah durumuskan pada laporan tugas akhir ini.

 Sebaiknya dilakukan penelitian lebih lanjut pada KMKU untuk membuat SOP penetapan materi kuliah dari mata kuliah umum itu

(27)

DAFTAR PUSTAKA

1. Dennis, Alan, dkk;“Systems Analysis and Design”, 3rdedition, John Wiley &

Sons, Inc, New York, 2006.

2. HM. Jogiyanto; “Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Andi Offset, Yogyakarta,

2005.

3. Kurniawan dan Tirtawangsa, Christina; “Analisis Sistem dan Prosedur (Studi

Kasus di Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha)”,

Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri UKM, 2009.

4. Lejk, Mark dan David Deeks; “An Introduction to Systems Analysis

Techniques”, 2ndedition, Addison Wesley, England, 2002.

5. Sugiyono;“Metode Penelitian Administrasi”, Alfabeta, Bandung, 2006.

6. U.S. Environmental Protection Agency; “EPA Guidance for Preparing

Standard Operating Procedures (SOPs)”, EPA/600/B-07/001, Office of

Environmental Information, Washington, DC, 2007.

7. Whitten, Jeffery L, dkk; “Metode Desain dan Analisis Sistem (Systems

Analysis and Design Methods)”, Edisi Terjemahan, ANDI dan McGraw-Hill