SISTEM INFORMASI PENGAGENDAAN SURAT BERBASIS WEB PADA BANK NEGARA INDONESIA LOAN CENTER (LNC) PALEMBANG

(1)

Ikhsan Saputra¹, Eka Puji Agustini² 39 SISTEM INFORMASI PENGAGENDAAN SURAT BERBASIS WEB

PADA BANK NEGARA INDONESIA LOAN CENTER (LNC) PALEMBANG

Ikhsan Saputra¹, Eka Puji Agustini² Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Darma E-mail: [email protected], [email protected].

ABSTRAK

PT Bank Negara Indonesia Palembang pada Unit Kartu Kredit memiliki aktivitas yang dihadapkan pada persoalan administrasi khususnya dalam bidang surat. Ada berbagai macam jenis surat yang ada, seperti: surat komplain, surat pemblokiran, surat diskon, surat cuti dan jenis surat lainnya. Dimana masing-masing surat diberikan kepada bagian pekerjaan yang berbeda-beda berdasarkan jenis surat tersebut. Dari kondisi diatas admin harus memberikan surat masuk kebeberapa bagian seperti leader, penyelia dan manager untuk disetujui. Hal itu membuat surat masuk menjadi lama diproses karena harus diserahkan secara langsung dan itu membutuhkan waktu apalagi ketika salah satu bagian tersebut sedang tidak ada ditempat. Adapun permasalahan lain yang sering terjadi yaitu keamanan surat yang kurang terjamin, banyak surat yang hilang atau rusak, lamanya proses pengurusan surat masuk, surat yang masuk seringkali menumpuk dan tidak terkelola dengan baik. Surat yang tidak teratur akan sulit untuk dicari dan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari surat tersebut. Hal tersebut membuat pengelolaan surat masuk kurang berjalan dengan optimal. Berdasarkan permasalahan diatas, maka penulis memberikan solusi dengan membuat aplikasi “Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web Pada Bank Negara IndonesiaLoan Center (LNC) Palembang” untuk membantu perusahaan melakukan pengelolaan surat dengan baik, cepat dan tepat.

Kata Kunci: Web, Administrasi, Surat, Dokumen ABSTRACT

PT Bank Negara Indonesia Palembang at the Credit Card Unit has activities that are faced with administrative problems, especially in the field of letters. There are various types of letters available, such as complaint letters, blocking letters, discount letters, leave letters, and other types of letters. Where each letter is given to different sections of work based on the type of letter. From the above conditions, the admin must provide incoming letters to several departments such as leaders, supervisors, and managers for approval. It takes a long time to process incoming letters because they have to be submitted in person and it takes time especially when one of the parts is not there. Other problems that often occur, namely the security of letters that is not guaranteed, many letters are lost or damaged, the length of the process for handling incoming mail, incoming mail often piles up and is not properly managed. An irregular letter can be difficult to find and can take a long time to locate. This makes the management of incoming mail less optimal. Based on the above problems, the authors provide a solution by making the application "Web-Based Letter Billing Information System at Bank Negara Indonesia Loan Center (LNC) Palembang" to help companies manage mail properly, quickly, and accurately.

Keywords: Web, Administration, Letter, Document

(2)

40

1. PENDAHULUAN

PT. Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk atau yang dikenal BNI berdiri di Indonesia sebagai bank sentral bernama Bank Negara Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintahan Pengganti Undang-Undang No. 2 tahun 1946 tanggal 5 juli 1946. Selanjutnya berdasarkan Undang-Undang No. 17 tahun 1968. BNI menjadi Bank Negara Indonesia pada tahun 1946 dan berstatus menjadi Bank Umum Milik Negara.

Pada PT Bank Negara Indonesia Palembang Unit Kartu Kredit mempunyai aktivitas yang dihadapkan pada persoalan administrasi khususnya dibidang surat. Ada berbagai macam jenis surat yang ada, seperti: surat komplain, surat pemblokiran, surat diskon, surat cuti dan jenis surat lainnya.

Dimana masing-masing surat diberikan kepada bagian pekerjaan yang berbeda-beda berdasarkan jenis surat tersebut. Contoh dari salah satu jenis surat, yaitu surat nasabah komplain yang harus melewati beberapa tahapan yaitu surat yang masuk akan diterima oleh admin kemudian surat tersebut akan disposisi ke leader, penyelia, dan manager untuk disetujui atau tidak disetujui setelah itu akan diberikan ke unit investigasi untuk ditelusuri komplain dari nasabah tersebut.

Dari kondisi diatas admin harus memberikan surat masuk kebeberapa bagian seperti leader, penyelia dan manager untuk disetujui. Hal itu membuat surat masuk menjadi lama diproses karena harus diserahkan secara langsung dan itu membutuhkan waktu apalagi ketika salah satu bagian tersebut sedang tidak ada ditempat. Adapun permasalahan lain yang sering terjadi dimana keamanan surat menyurat tersebut yang kurang terjamin, banyak surat yang hilang atau rusak, lamanya proses pengurusan surat masuk, surat yang masuk seringkali menumpuk dan tidak terkelola dengan baik.

Surat yang tidak tertata rapih menjadi sulit dan membutuhkan waktu yang lama untuk dicari. Hal tersebut membuat pengelolaan surat masuk kurang berjalan dengan optimal.

Berdasarkan uraian masalah diatas, maka penulis memberikan solusi dengan membuat aplikasi

“Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web Pada Bank Negara Indonesia Loan Center (LNC) Palembang” untuk membantu perusahaan melakukan pengelolaan surat dengan baik, cepat dan tepat.

2. METODOLOGI PENELITIAN

2.1 Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif adalah salah satu cara penelitian dengan menggambarkan serta menginterpretasi suatu objek sesuai dengan kenyataan yang ada, tanpa dilebih-lebihkan. Menurut Arikunto (2010:3), penelitian deskriptif merupakan penelitian yang benar-benar hanya memaparkan apa yang terdapat atau terjadi dalam sebuah kancah, lapangan atau wilayah tertentu. Penelitian deskriptif sering disebut sebagai noneksperimen, dikatakan demikian karena penelitian ini seseorang yang meneliti tidak melakukan manipulasi variabel dan juga selalu mengutamakan fakta, sehingga peneliti ini murni menjelaskan dan menggambarkannya.

metode yang menggambarkan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai informasi yang sebenarnya sesuai fakta-fakta yang ditemui di lapangan [1].

2.2 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah:

1) Metode Observasi, Dalam metode ini, observasi yang dilakukan adalah melakukan pengamatan terhadap alur proses kegiatan disposisi surat internal di lingkungan Bank Negara Indonesia unit penagihan kartu kredit.

2) Metode Studi Pustaka, Menurut Sugiyono [3], metode studi pustaka digunakan untuk memperoleh data dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan pembahasan penelitian. Dalam penelitian ini sumber didapatkan dari internet, jurnal dan buku.

(3)

Ikhsan Saputra¹, Eka Puji Agustini² 41 3) Metode Wawancara, digunakan untuk mengumpulkan data tentang alur proses yang berjalan di

PT. Bank Negara Indonesia. Dalam hal ini peneliti mewawancarai bagian pegawai dan admin di unit penagihan kartu kredit.

2.3 Metode Pengembangan Sistem

Dalam penelitian ini metode pengembangan yang digunakan adalah metode “Linear Sequential Model” atau sering disebut juga dengan “Classic Life Cycle” atau Waterfall. Model ini Disebut dengan waterfall karena berjalan berurutan dan tahapan yang dilalui harus menunggu selesainya tahapan sebelumnya [2]. Tahapan dalam Waterfall menurut Pressman:

Gambar 1. Waterfall 1) Communication (Project Initiation & Requirements Gathering)

Sebelum memulai pekerjaan yang bersifat teknis, sangat diperlukan adanya komunikasi dengan customer demi memahami dan mencapai tujuan yang ingin dicapai.

2) Planning (Estimating, Scheduling, Tracking)

Tahap berikutnya adalah tahapan perencanaan yang menjelaskan tentang estimasi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, resiko-resiko yang dapat terjadi, sumber daya yang diperlukan dalam membuat sistem, produk kerja yang ingin dihasilkan, penjadwalan kerja yang akan dilaksanakan, dan tracking proses pengerjaan sistem.

3) Modeling (Analysis & Design)

Tahapan ini adalah tahap perancangan dan permodelan arsitektur sistem yang berfokus pada perancangan struktur data, arsitektur software, tampilan interface, dan algoritma program.

Tujuannya untuk lebih memahami gambaran besar dari apa yang akan dikerjakan 4) Construction (Code & Test)

Tahapan Construction ini merupakan proses penerjemahan bentuk desain menjadi kode atau bentuk/bahasa yang dapat dibaca oleh mesin. Setelah pengkodean selesai, dilakukan pengujian terhadap sistem dan juga kode yang sudah dibuat. Tujuannya untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi untuk nantinya diperbaiki.

5) Deployment (Delivery, Support, Feedback)

Tahapan Deployment merupakan tahapan implementasi software ke customer, pemeliharaan software secara berkala, perbaikan software, evaluasi software, dan pengembangan software berdasarkan umpan balik yang diberikan agar sistem dapat tetap berjalan dan berkembang sesuai dengan fungsinya. [3]

2.4 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menunjukan sebuah metode untuk menjelaskan lingkup dan inti sistem, diagram ini sendiri menggambarkan entitas luar yang menerima ataupun

(4)

42

memberikan informasi kepada pengguna sistem. DFD yang diusulkan dalam rancangan sistem pada PT.

BNI Bagian Kartu Kredit Cabang Palembang dapat dilihat pada gambar 2 berikut ini.

Gambar 2. Data Flow Diagram

(5)

Ikhsan Saputra¹, Eka Puji Agustini² 43 2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

Relasi antar tabel merupakan gambaran hubungan antar tabel yang terbentuk, yang dapat dilihat pada gambar 3 berikut.

Gambar 3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Pada gambar diatas terdapat enam entity relationship diagram yaitu pengguna, surat buka blokir, surat komplain, surat cuti, surat blokir, surat diskon. Masing-masing Entitas terhubung dengan kardinalitas sesuai dengan kebutuhan.

1) Tabel Pengguna

Tabel pengguna digunakan untuk menampung data pengguna dari website yang dirancang adapun fieldnya sebagai berikut :

Nama tabel pengguna dan Primary Key id_pengguna.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 1 tabel surat komplain.

Tabel 1. Tabel Pengguna

No. Field Name Type Width Keterangan

1 id_pengguna Int 11 Id pengguna

2 nama Varchar 50 Nama

3 hak_akses Enum Hak akses

4 username Varchar 30 Username

5 password Varchar 30 Password

(6)

44

2) Tabel Surat Komplain

Tabel surat komplain digunakan untuk menampung data surat komplain dari website yang dirancang. Adapun fieldnya sebagai berikut :

Nama tabelnya surat_ complain, Primary Key id_pengguna dan Foreign Key id_pengguna.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 2 tabel surat komplain

Tabel 2. Tabel Surat Komplain

1 id_komplain Int 11 Id Komplain

2 id_pengguna Int 11 Id penguna

3 tanggal_komplain Date Tanggal komplain

4 judul_komplain Varchar 75 Judul komplain

5 file_komplain Text File komplain

6 keterangan_komplain Text Keterangan komplain

7 status_komplain Enum Status komplain

8 nk_leader Text Note Komplain Leader

9 nk_penyelia Text Note Komplain

Penyelia

10 nk_manager Text Note Komplain

Manager

11 nk_unit_investigasi Text Note Komplain Unit

Investigasi

3) Tabel Surat Blokir

Tabel surat blokir digunakan untuk menampung data surat blokir dari website yang dirancang.

Adapun fieldnya sebagai berikut :

Nama tabelnya surat_blokir, Primary Key id_blokir dan Foreign Key id_pengguna.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 3 tabel surat blokir

Tabel 3. Tabel Surat Blokir

1 id_blokir Int 11 Id blokir

3 tanggal_blokir Date Tanggal blokir

4 judul_ blokir Varchar 75 judul_ blokir

5 file_ blokir Text File blokir

6 Keterangan_blokir Text Keterangan blokir

7 status_ blokir Enum Status blokir

8 nb_leader Text Note Blokir Leader

9 nb_penyelia Text Note Blokir Penyelia

10 nb_manager Text Note Blokir Manager

11 nb_unit_blokir Text Note Blokir Unit

Blokir

4) Tabel Surat Diskon

Tabel surat diskon digunakan untuk menampung data surat diskon dari website yang dirancang.

(7)

Ikhsan Saputra¹, Eka Puji Agustini² 45 Nama tabelnya surat_diskon, Primary Key id_diskon dan Foreign Key id_pengguna.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 4 tabel surat diskon

Tabel 4. Tabel Surat Diskon

1 id_diskon Int 11 Id diskon

3 tanggal_ diskon Date Tanggal diskon

4 judul_ diskon Varchar 75 judul_ diskon

5 file_ diskon Text File diskon

6 Keterangan_diskon Text Keterangan diskon

7 status_ diskon Enum Status diskon

8 nd_leader Text Note Diskon Leader

9 nd_penyelia Text Note Diskon

Penyelia

10 nd_manager Text Note Diskon

Manger

11 nd_kepala_cabang Text Note Diskon Kepala

Cabang

5) Tabel Surat Cuti

Tabel surat cuti digunakan untuk menampung data surat cuti dari website yang dirancang.

Nama tabelnya surat_cuti, Primary Key id_cuti dan Foreign Key id_pengguna.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 5 tabel surat cuti

Tabel 5. Tabel Surat Cuti

1 id_cuti Int 11 Id icuti

3 tanggal_ cuti Date Tanggal cuti

4 judul_ cuti Varchar 75 judul_ cuti

5 file_ cuti Text File cuti

6 Keterangan_cuti Text Keterangan cuti

7 status_ dicuti Enum Status dicuti

8 nc_leader Text Note Cuti Leader

9 nc_penyelia Text Note Cuti Penyelia

10 nc_manager Text Note Cuti Manager

11 nc_unit_umum Text Note Cuti Unit

Umum

6) Tabel Surat Buka Blokir

Tabel surat buka blokir digunakan untuk menampung surat buka blokir dari website yang dirancang. Adapun fieldnya sebagai berikut :

Nama tabelnya surat_buka_blokir, Primary Key id_buka dan Foreign Key id_pengguna.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 6 tabel surat buka blokir

(8)

46

Tabel 6. Tabel Surat Buka Blokir

1 id_buka Int 11 Id ibuka

3 tanggal_ buka Date Tanggal buka

4 judul_ buka Varchar 75 judul_ buka

5 file_ buka Text File buka

6 Keterangan_buka Text Keterangan buka

7 status_ dibuka Enum Status dibuka

8 nbb_leader Text Note Buka Blokir

Leader

9 nbb_penyelia Text Note Buka Blokir

Penyelia

10 nbb_manager Text Note Buka Blokir

Manager

11 nbb_unit_blokir Text Note Buka Blokir Unit

Blokir

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Tampilan Login

Halaman ini berfungsi bagi user atau pengguna untuk masuk kedalam sistem sesuai dengan hak akses masing-masing. Tampilan login dapat dilihat pada gambar 4.

Gambar 4. Tampilan Login

3.2 Menu Utama Pegawai

Halaman ini merupakan menu utama pegawai yang terdiri dari menu-menu yang dapat dikelola oleh pegawai. Tampilan menu utama pegawai dapat dilihat pada gambar 5.

(9)

Ikhsan Saputra¹, Eka Puji Agustini² 47 Gambar 5. Menu Utama Pegawai

3.3 Menu Surat Blokir

Menu surat blokir merupakan menu yang dapat diinput oleh pegawai dan diverifikasi oleh leader, penyelia, manager dan unit blokir.Tampilan menu surat blokir dapat dilihat pada gambar 6.

Gambar 6. Menu Surat Blokir

3.4 Menu Surat Buka Blokir

Menu surat buka blokir merupakan menu yang dapat diinput oleh pegawai dan diverifikasi oleh leader, penyelia, manager dan unit blokir.. Tampilan menu surat buka blokir dapat dilihat pada gambar 7.

(10)

48

Gambar 7. Menu Surat Buka Blokir

3.5 Menu Surat Cuti

Menu Surat Cuti merupakan menu yang dapat diinput oleh pegawai dan diverifikasi oleh leader, penyelia, manager dan unit umum.. Tampilan menu surat cuti dapat dilihat pada gambar 8.

Gambar 8. Menu Surat Cuti

3.6 Menu Surat Diskon

Menu surat diskon merupakan menu yang dapat diinput oleh pegawai dan diverifikasi oleh leader, penyelia, manager dan kepala cabang. Tampilan menu surat diskon dapat dilihat pada gambar 9.

(11)

Ikhsan Saputra¹, Eka Puji Agustini² 49 Gambar 9. Menu Surat Diskon

3.7 Menu Surat Komplain

Menu Surat Komplain merupakan menu yang dapat dikelola oleh admin dan diverifikasi oleh leader, penyelia, manager dan unit investigasi. Tampilan menu Surat Komplain dapat dilihat pada gambar 10 di bawah ini.

Gambar 10. Menu Surat Komplain

3.8 Menu Pengguna

Menu pengguna merupakan menu yang dapat dikelola oleh admin. Tampilan menu pengguna dapat dilihat pada gambar 11.

(12)

50

Gambar 11. Menu Pengguna

3.9 Menu Ubah Password

Halaman ini merupakan halaman ubah password yang dapat dilakukan oleh seluruh aktor.

Tampilan menu ubah password dapat dilihat pada gambar 12.

Gambar 12. Menu Ubah Password

4. KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan penulis pada pada PT. Bank Negara Indonesia Palembang, maka didapatkan kesimpulan sebagai berikut :

1) Penelitian ini menghasilkan Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web Pada Bank Negara Indonesia Palembang.

2) Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web Pada Bank Negara Indonesia Palembang ini terdapat 9 pengguna yaitu Admin, Pegawai, Leader, Manager, Penyelia, Kepala Cabang, Unit Blokir, Unit Investigasi dan Unit Umum.

3) Sistem yang dibangun dapat memudahkan memudahkan karyawan dalam melakukan pengelolaan surat. Sistem ini juga dapat melakukan pencarian, meminimalisir kesalahan dalam disposisi surat berdasarkan kewenangannya, dan lebih cepat serta efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

(13)

Ikhsan Saputra¹, Eka Puji Agustini² 51 DAFTAR PUSTAKA

[1] Arikunto, S. (2010). Prosedur penelitian : Suatu Pendekatan Praktik. (Edisi Revisi). Jakarta:

Rineka Cipta.

[2] Pressman, Roger, S. (2001). Software Engineering: A Practitioner’s. New York: McGraw- Hill.

[3] Sugiyono. (2014). Metode Penelitian : Kuantitatif Kualitatif & RND. Bandung: Alfabeta.