44
APLIKASI INFORMASI AKADEMIK BERBASIS SMS GATEWAY DI SMK RA KARTINI BANDUNG
Muhammad Ensar, Suwinarno Nadjamuddin International Women University Bandung
ABSTRAK - SMK RA Kartini adalah sekolah menengah atas yang merupakan SMK Negeri salah satu sekolah kejuruan yang konsisten mendidik siswinya di bidang busana dan boga.
Dalam menjalankan tugasnya di bidang pendidikan, bagian administrasi masih harus bekerja secara manual dalam menyampaikan informasi akademik kepada siswa maupun orangtua siswa. Sistem ini memerlukan biaya dan waktu yang cukup banyak, untuk mengatasi ini maka solusi yang akan dilakukan adalah merancang sistem informasi akademik berbasis SMS Gateway. Aplikasi akademik berbasis SMS Gateway yang akan dirancang adalah untuk mengatasi masalah layanan informasi akademik yang masih secara manual di SMK RA Kartini, maka penelitian ini membuat sistem usulan yang berupa rancangan basis data, rancangan antar muka serta informasi interaksi antara sistem baru dengan sistem yang lama.
Dengan adanya aplikasi akademik berbasis SMS Gateway ini diharapkan dapat membantu SMK RA Kartini dalam menyampaikan informasi akademik secara cepat, mudah, dan tepat.
Keywords : Aplikasi, informasi akademik, SMK RA Kartini, SMS Gateway
I. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang begitu cepat diberbagai bidang termasuk bidang telekomunikasi, memungkinkan terjadinya komunikasi antar beberapa user dalam ruang lingkup luas, kapan saja dan dimana saja, dengan alat komunikasi seperti ponsel salah satunya.
Pada Telepon seluler (ponsel) terdapat fasilitas yang dapat digunakan untuk mengirimkan pesan teks yaitu SMS (Short Message Service). Dengan adanya fasilitas sms ini, kita dapat merancang sebuah aplikasi sms gateway yang dapat dimanfaatkan oleh Sekolah Menengah Kejuruan RA Kartini.
Aplikasi ini berguna untuk memberikan informasi mengenai nilai dan jadwal ujian, siswa dapat melihat nilai dan jadwal ujian dengan hanya mengirimkan sms dengan format tertentu yang akan secara otomatis dibalas otomatis dan orang tua juga dapat terus mengamati
45
perkembangan akademik maupun non akademik anaknya di sekolah tanpa harus datang langsung ke sekolah.
1.1 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka masalah yang dapat diidentifikasi adalah :
a. Proses pengaksesan informasi data akademik masih kurang efektif dan efisien. Siswa harus selalu melihat mading atau pun ke bagian Tata Usaha Sekolah untuk melihat informasi di sekolah.Sekolah merasa terbatasi dalam memberikan informasi kepada siswa dalam jumlah banyak.
b. Orang tua siswa belum dapat mengikuti perkembangan potensi akademik anaknya disekolah setiap waktu (real time) tanpa harus datang langsung ke sekolah.
1.2 Tujuan Penelitian
a. Dengan penelitian yang dilakukan diharapkan dapat mengetahui informasi yang terkait dengan perancangan aplikasi yang dirancang.
b. Mengetahui sistem yang sedang berjalan di Sekolah dengan cara melihat langsung agar mendapatkan informasi lebih rinci sebagai sumber data yang baik untuk perancangan aplikasi akademik berbasis SMS Gateway di SMK RA Kartini.
c. Memperoleh data berupa dokumen-dokumen yang terkait dalam sistem penyampaian informasi kepada siswa maupun orangtua.
1.3 Manfaat Penelitian
a. Mendapatkan informasi sebagai data penunjang aplikasi yang akan dirancang.
b. Mengetahui data-data yang akan diproses dalam aplikasi yang dirancang.
c. Mengetahui secara rinci sistem kegiatan akademik yang dilakukan di sekolah sehingga mempermudah dalam pembangunan aplikasi yang akan dirancang.
1.4 Batasan Masalah
a. Informasi akademik yang dapat diakses siswa dan orang tua melalui SMS Gateway ini adalah melihat nilai ujian, jadwal mata pelajaran, absensi dan kasus.
b. Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun aplikasi ini antara lain:
1) PHP (Hypertext Preprocessor), sebagai bahasa pemrograman.
2) Gammu, sebagai penghubung modem/handphone dengan komputer.
3) SQL, sebagai database untuk menyimpan informasi pada aplikasi.
4) Xampp sebagai local server.
5) Macromedia Dreamweaver 8 sebagai aplikasi membuat tampilan website dan script
46
PHP.
6) Browser (Google Chrome) , sebagai aplikasi untuk menjalankan program sms gateway.
c. Perangkat Keras yang digunakan sebagai gateway adalah modem serta satu unit komputer atau laptop.
d. User yang berhubungan dengan sistem adalah siswa, orang tua dan admin.
e. Aplikasi tidak digunakan untuk cetak data.
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Aplikasi
Aplikasi adalah alat terapan yang difungsikan secara khusus dan terpadu sesuai kemampuan yang dimilikinya aplikasi merupakan suatu perangkat komputer yang siap pakai bagi user.
2.2 Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti dan berguna bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan .
2.3 Aplikasi Informasi Akademik
Secara umum aplikasi informasi akademik dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan akademik yang menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi
2.4 Telepon Seluler
Telepon seluler adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kelebihan dapat dibawa ke mana-mana (portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless).
Selain berfungsi untuk melakukan dan menerima panggilan telepon, ponsel juga mempunyai fungsi pengiriman dan penerimaan pesan singkat (short message service, SMS).
2.5 GSM (Global System for Mobile Communications)
GSM adalah salah satu standar sistem komunikasi nirkabel (wireless) yang bersifat terbuka dan bergerak digital.
2.6 Modem
Modem adalah alat komunikasi dua arah. Data dari komputer yang berbentuk sinyal digital
47
diberikan kepada modem untuk diubah menjadi sinyal analog, ketika modem menerima data dari luar berupa sinyal analog, modem mengubahnya kembali ke sinyal digital supaya dapat diproses lebih lanjut oleh komputer.
2.7 SMS (Short Message Service)
SMS adalah salah satu tipe Instant Messaging (IM) yang memungkinkan user untuk bertukar pesan singkat kapanpun. Sebuah pesan SMS maksimal terdiri dari 140 bytes. Adapula beberapa metode untuk mengirim pesan yang lebih dan 140 bytes, tetapi seorang pengguna harus membayar lebih dari sekali.
2.8 Protocol Data Unit
PDU adalah format message dalam heksadesimal octet dan semi-decimal octet dengan panjang mencapai 160 (7 bit default alphabet) atau 140 (8 bit) karakter.
2.9 SMS Gateway
SMS Gateway adalah komunikasi dua arah mengirim dan menerima dengan bantuan sebuah perangkat lunak yang diaplikasikan kedalam komputer dengan memanfaatkan teknologi seluler.
2.10 MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (DBMS) yang multithread, dan multi-user. MySQL adalah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional (RDBMS).
2.11 Bahasa Pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor)
Adalah bahasa (scripting language) yang dirancang secara khusus untuk penggunaan pada Web. PHP adalah tool untuk pembuatan halaman web dinamis. PHP memproses seluruh perintah yang berada dalam skrip PHP didalam web server dan menampilkan outputnya ke dalam web browser klien. PHP adalah bahasa scripting yang menghasilkan output HTML ataupun output lain sesuai keinginan pemrogram yang dijalankan pada server side. Artinya, semua sintaks yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya (output) saja.
2.12 Gammu
Gammu merupakan salah satu tools untuk mengembangkan aplikasi SMS Gateway yang cukup mudah diimplementasikan dan pastinya gratis. Kelebihan Gammu dari tool sms gateway lainnya adalah :
48
a. Gammu bisa di jalankan di Windows maupun Linux.
b. Gammu menggunakan database MySql, Bisa menggunakan interface web-based.
c. Baik kabel data USB maupun SERIAL, semuanya kompatibel di Gammu.
d. Dapat membaca, menghapus dan mengirim SMS.
e. Membaca menulis dan menghapus isi inbox.
III. METODE PENELITIAN 3.1 Pengumpulan Data
a. Dokumentasi
Data dokumentasi diperoleh langsung proses dari Bidang Kesiswaan dan staff TU di SMK RA Kartini.
b. Wawancara
Dilakukan untuk mengumpulkan data dari pihak yang masih berhubungan/memiliki sangkutan dengan pihak instansi (sekolah) dengan proses penelitian.
c. Observasi
Observasi dilakukan untuk mengamati secara langsung proses pengaksesan informasi oleh siswa yang dilakukan oleh staff TU sekolah.
d. Studi Literatur/Pustaka
Yaitu membaca dan menelaah berbagai data baik berupa buku atau literatur yang ada diinternet yang berhubungan dengan sistem akademik.
3.2 Analisa Sistem a. Analisa masalah
b. Analisa sistem yang berjalan c. Activity Diagram
d. Analisa Kebutuhan
1) Analisa Kebutuhan Fungsional 2) Analisa Kebutuhan Nonfungsional e. Analisa Dokumen Masukan
f. Analisa Dokumen Keluaran
49
g. Use case diagram
h. Skenario dan Deskripsi use case 3.3 Perancangan Sistem
a. Perancangan basis data 1) ERD
2) Transformasi ERD-LRS 3) LRS
4) Spesifikasi basis data
b. Algoritma penyelesaian masalah dan flowchart aplikasi c. Perancangan layar
d. Sequence diagram e. Class diagram
3.4 Implementasi dan Pengujian Aplikasi a. Implementasi tampilan
1) Tampilan program
2) Tampilan implementasi auto replay b. Pengujian Black Box (black box testing)
VI. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Perencanaan a. Objective Project
Objective dari proyek Aplikasi Akademik Berbasis SMS Gateway di SMK RA Kartini : 1) Mensurvei langsung pada bagian-bagian yang berkaitan dengan sistem untuk
memperoleh data agar lebih lengkap.
2) Menganalisa sistem aplikasi dengan mempelajari masalah dan kebutuhan sekolah untuk menentukan bagaimana proses, data, dan teknologi informasi sekolah
3) Merancang aplikasi akademik yang berguna untuk membantu pihak sekolah, orang tua dan murid
4) Implementasi aplikasi yang telah dirancang untuk diterapkan pada SMK RA Kartini b. Identifikasi Stakeholder
Berikut stakeholder yang terlibat dalam proyek pengembangan Aplikasi Akademik pada SMK RA Kartini :
50
1) Pemilik Sistem (System Owner) Merupakan sponsor proyek, biasanya bertanggung jawab atas pendanaan proyek, pengoperasian dan perawatan. Pengguna Sistem (System User)
2) Desainer Sistem (System Designer) Merupakannspesialis teknis yang menterjemahkan persyaratan bisnis pengguna sistem. Desainer system bertugas mendesain database, input, output, screen (layar/tampilan) jaringan dan perangkat lunak komputer yang akan memenuhi persyaratan pengguna.
3) Pembangun Sistem (System Builder) Merupakan spesialis teknis yang membangun system informas dan komponen yang didasarkan pada spesifikasi desain yang dihasilkan oleh desainer system. Contoh : Programmer aplikasi, Programmer system, Programmer database, dan lain-lain.
4) Analis Sistem (System Analyst) adalah spesialis yang mempelajari masalah dan kebutuhan sebuah perusahaan untuk menentukan bagaimana orang, data, proses dan teknologi informasi dapat memajukan perusahaan.
5) Admin Sistem (System Admin) Merupakan spesialis yang menangani masalah database pada sistem yang berjalan, dimana mempunyai hak untuk menambah, merubah, dan menghapus data informasi serta merubah settingan password login.
c. Identifikasi Deliverable
Deliverables dalam proyek aplikasi ini adalah sebagai berikut :
1) Tersedianya Aplikasi Nilai Akademik berbasis SMS Gateway yang sudah terinstalasi pada komputer server di SMK RA Kartini
2) Laporan Project dalam bentuk CD 3) Penjadwalan Proyek
Jadwal kegiatan proyek tergambar antara lain :
a) Work Breakdown Structure
Gambar 4.1 Work Breakdown Structure
51
b) Milestone
Gambar 4.2 Milestone c) Jadwal Proyek
Gambar 4.3 Jadwal Proyek 1
Gambar 4.4 Jadwal Proyek 2
4.2 Perancangan Sistem a. Analisa Kebutuhan
1) Analisa Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional dalam pembangunan aplikasi ini menyangkup beberapa hal : i. Sistem dapat memberikan informasi akademik berupa nilai siswa, data kehadiran
(absensi) siswa dan jadwal mata pelajaran
ii. Sistem membantu orang tua mengetahui perkembangan anaknya disekolah iii. Sistem memberikan inforamasi akademik kepada siswa dan orang tua siswa
iv. Sistem memberikan informasi secara efektif kepada siswa dan orang tua siswa tanpa harus datang ke sekolah langsung.
2) Analisa Kebutuhan Nonfungsional
52
i. Kebutuhan Informasi
ii. Perangkat Keras (Hardware) iii. Perangkat Lunak (Software) iv. Manusia (Brainware)
V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan dijabarkan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan, antara lain :
a. Dengan adanya aplikasi berbasis SMS gateway ini dapat memudahkan pihak sekolah di SMK Negeri 1 Koba untuk memberikan informasi secara lebih cepat dan efektif serta kepada siswa maupun orangtua wali siswa.
b. Siswa yang ada di SMK Negeri 1 koba ataupun wali siswa bersangkutan bisa mengakses informasi dari sekolah di manapun dengan lebih mudah dan efektif tanpa harus datang ke sekolah.
c. Untuk bisa mengakses informasi ini siswa dan orangtua harus meregistrasi no HP ke no admin yang telah ada.
d. SMS yang dikirimkan oleh siswa dan orangtua kepada admin harus berdasarkan format SMS yang telah ditentukan.
e. Siswa ataupun orangtua hanya bisa mengakses data akademik siswa yaitu berupa jadwal mata pelajaran, absensi, nilai ujian dan kasus. Selain itu ada informasi broadcast berupa pengumuman untuk informasi yang lebih umum untuk para siswa atau orangtua.
5.1 Saran
Selain menarik beberapa kesimpulan, penulis juga menyertakan beberapa saran yang khususnya ditujukan kepada pihak instansi yaitu pihak SMK Negeri 1 Koba yang bisa dijadikan sebagai pertimbangan dalam pengembangan sistem.
a. Aplikasi ini membutuhkan administrator yang berpengalaman dan juga memiliki keahlian dalam menguasai teknologi komputer.
b. Sebelum diterapkannya penggunaan SMS Gateway ini sebaiknya diadakan sosialisasi terlebih dahulu kepada calon admin dan siswa dengan melakukan demonstrasi atau sebagainya.
c. Diperlukannya data informasi yang lebih update yang harus ditampung di data base untuk
53
menghindari terjadinya kesalahan informasi yang nantinya akan diterima oleh user.
DAFTAR PUSTAKA
Andri Kristanto. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya Jakarta : Gava Media, 2003.
Jogiyanto. Analisa dan Desain Sistem Informasi Yogyakarta : ANDI, 1990.
Oetomo, B.S.D & Handoko Y. Seri Moble Cellular : Teleakses Database Pendidikan Berbasis Ponsel. Yogyakarta : Andi Offset, 2003.
Ferry Gunawan. Membuat Aplikasi SMS Gateway Server dan Client dengan Java dan PHP Jakarta : Elex Media Komutindo, 2003.
Suradinata. Peranan Kepala Wilayah dalam Analisis Masalah dan Potensi Jakarta : Ramadan, 1995.
Dharwiyanti, S. & Wahono. RS. Kuliah Umum, Pengantar Unified Modeling Language (UML), [pdf], 2003 (http://ikc.dinus.ac.id/umum/yanti- uml.php, diakses tgl bln thn, jam WIB)
Fathansyah. Basis Data Bandung : Informatika, 1999.
Jeffery. Sistem Informasi Bandung, 2004 Janner Simarta. Aplikasi Mobile Commerce Menggunakan PHP dan MySQL Yogyakarta : ANDI, 2006.
Diar Fuji Oktavian. Menjadi Programmer Jempolan Menggunakan PHP Yogyakarta : MediaKom, 2010.
Jogiyanto, H.M. Pengenalan Komputer, Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan Yogyakarta : Andi Offset, 2007.
Abdul Kadir. Buku Pintar Programmer Pemula PHP Yogyakarta : MediaKom, 2013.
Uus Rusmawan. Mengolah Database dengan SQL dan Crystal Report dalam Visual Basic 6.0 Jakarta : Elex Media Kompetindo.
Sidik, B. MySQL untuk Pengguna, Administrator, dan Pengembang Aplikasi Web Bandung:
Informatika, 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1998:52
