71
BAB 3
ANALIS IS DAN PERANCANGAN
3.1 Riwayat Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Didirikan pada 8 Agustus 1988, PT. M atahari Lintas Cakrawala (M alicak) dengan produk bernama Indovision mulai memasarkan produk jasa pendistribusian tayangan televisi berlangganan melalui satelit pada awal tahun 1994.
Pada mulanya M alicak menggunakan jasa satelit Palapa C-2 untuk transponder dan sistem broadcasting serta menggunakan teknologi analog
dengan frekuensi C-band. Lalu dirancang proyek pembuatan dan peluncuran satelit Indostar-1 (satelit Cakrawarta-1) yang khusus menggunakan frekuensi S-band yang lebih tahan terhadap perubahan cuaca yang dialami oleh negara tropis pada umumnya. Yang bertanggung jawab mengelola dan mengoperasikan satelit tersebut adalah PT. M edia Citra Indostar (M CI) yang didirikan pada 22 Juli 1991. Baik M alicak maupun M CI berada di dalam kelompok usaha yang bernaung di bawah induk perusahaan bernama PT. Datakom Asia.
Dengan satelit ini, PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision) dapat memberikan layanan pendistribusian tayangan televisi berlangganan lokal dan mancanegara ke seluruh wilayah Indonesia secara optimal dengan menggunakan dekoder dan antena parabola mini berukuran diameter hanya 80 cm. Pada tahun 1997, dilakukan inovasi dengan mengubah sinyal
penayangannya dari analog menjadi digital sehingga dapat meningkatkan kualitas penerimaan gambar maupun suara bagi pelanggan PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision).
3.1.2 Landasan Hukum
PT. M atahari Lintas Cakrawala sebelumnya bernama PT. M alicak Nusasemesta sesuai dengan Akta Pendirian No. 80, tertanggal 08 A gustus 1988 yang dibuat dihadapan Benny Kristianto SH, Notaris di Jakarta, dan dirubah nama perseroannya menjadi PT. M atahari Lintas Cakrawala tertanggal 29 Juli 1989, sesuai dengan Akta Perusahaan No. 391, tanggal 29 Juli 1989 yang dibuat dihadapan Benny Kristianto SH, Notaris di Jakarta, dan telah mendapat Keputusan M enteri Hukum dan Hak Asasi M anusia No. C2-9686 HT.01.04.TH.89, tertanggal 18 Oktober 1989.
3.1.3 Maksud dan Tujuan Perusahaan
M aksud dan tujuan dari perseroan ini adalah menjalankan usahanya dalam bidang industri, jasa media komunikasi, khususnya bidang pertelevisian. Termasuk didalamnya impor dan ekspor materi dan / atau bahan televisi. Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut di atas, perseroan melaksanakan kegiatan usahanya sebagai berikut:
- M embuat, memasarkan, memelihara dan mereparasi alat penerima pemancar satelit, dekoder maupun produk-produk lain yang terkait; - M elakukan retransmisi program-program televisi melalui satelit; - M emasarkan program-program televisi;
- M emberikan jasa pengelolaan pelanggan;
3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan
Adapun visi dan misi Perseroan adalah S atu Visi Banyak Aksi yang artinya memiliki satu tujuan dalam menyajikan informasi ke dalam bentuk televisi berlanggan yang lebih dikenal Indovision dengan memberikan berbagai macam program-program tayangan baik itu dalam bentuk news, entertainment, documentary, varienty, dan sport kepada masyarakat
khususnya di belahan nusantara.
3.1.5 Permodalan Perusahaan
PT. M atahari Lintas Cakrawala telah beroperasi cukup lama dan waktu demi waktu perseroan tersebut telah berhasil menunjukkan kemajuannya ini dibuktikan dengan adanya perubahan modal dasar pada perseroan tersebut, sesuai dengan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan No. 138, tertanggal 31 Agustus 2004 yang dibuat dihadapan Aulia Taufani SH pengganti Sutjipto SH, Notaris di Jakarta. Dan telah didaftarkan serta mendapat keputusan dari M enteri Hukum dan Hak Asasi M anusia No. C-05538 HT.01.04.TH.2005, tertanggal 03 M aret 2005.
3.1.6 Profil Produk
Indovision sebagai operator televisi berlangganan melalui satelit mendistribusikan tayangan lebih dari 40 channel televisi berlangganan (termasuk radio) baik lokal maupun mancanegara ke seluruh wilayah Indonesia menggunakan frekuensi S-band. Dengan dekoder digital dan antena parabola mini berdiameter hanya 80 cm, Indovision menawarkan pelayanan pendistribusian tayangan televisi berlangganan berkualitas tinggi.
Pelanggan bisa memperoleh jaminan bahwa dengan teknologi digital yang dipergunakan, Indovision akan terus memberikan standar pendistribusian tayangan televisi berlangganan yang menarik.
3.1.7 Perangkat Produk
Untuk dapat mengakses tayangan-tayangan dari channel-channel televisi yang didistribusikan melalui Indovision, para pelanggan membutuhkan perangkat keras sebagai berikut:
1. Dekoder digital - berfungsi sebagai alat penerima (receiver) sinyal yang dipancarkan satelit milik Indovision sehingga pelanggan bisa mengakses channel-channel televisi yang didistribusikan melalui Indovision.
2. Kartu tayang - kartu ini dibutuhkan pelanggan untuk bisa mengakses dan membuka kode tayang sehingga tayangan menjadi aktif.
3. Antena parabola mini - berdiameter hanya 80 cm serta dilengkapi dengan LNBF (Low Noise Block Feedhorn) yang dipasang di antena parabola mini untuk menerima sinyal yang dipancarkan.
3.1.8 Profil Pelanggan
Profil pelanggan Indovision terdiri atas beberapa kategori, yaitu : 1. Direct to Home (DTH):
M erupakan pelanggan individual yang memasang dekoder dan parabola mini Indovision di rumah mereka yang keberadaannya tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
2. SM ATV
Layanan SM ATV (Satellite Master Antenna TV) dapat ditangkap di semua wilayah yang menggunakan antena parabola yang dihubungkan dengan perangkat penerima satelit (head-end) dan didistribusikan ke banyak unit pesawat televisi. Dalam layanan ini, pelanggan dapat memilih program yang diinginkan secara a `la carte. Para pelanggannya terdiri atas apartemen, real estate, kompleks perumahan, perusahaan minyak baik pengeboran lepas pantai, maupun non lepas pantai serta perkantoran.
3. Hotel
M erupakan institusi perhotelan berbintang dan non-bintang yang menjadi pelanggan Indovision dan mendistribusikan program-program Indovision ke kamar-kamar yang dimiliki hotel bersangkutan untuk konsumsi para pengunjung hotel tersebut dengan sistem distribusi SM ATV. Pelanggan jenis ini juga bisa memilih program yang diinginkan secara a `la carte. Selain hotel dengan sistem distribusi yang sama, Indovision juga memberikan pelayanan pendistribusian tayangan di rumah-rumah sakit.
3.1.9 Keunggulan Indovision
1. Indovision merupakan operator televisi berlangganan melalui satelit pertama di Indonesia.
2. Satelit Indovision memiliki jangkauan di seluruh wilayah Indonesia sehingga program-program dari Indovision dapat dinikmati oleh para pelanggannya di seluruh Indonesia.
3. Dengan frekuensi S-band, satelit yang digunakan Indovision lebih tahan terhadap perubahan cuaca yang dialami negara tropis pada umumnya seperti hujan, banjir, dan lain-lain.
4. Teknologi digital Indovision memungkinkan terjadinya transmisi sinyal digital yang menawarkan beraneka tayangan dengan gambar dan suara
lebih berkualitas dibandingkan mereka yang menggunakan teknologi analog.
5. Dengan menggunakan dekoder digital dan antena parabola mini berdiameter hanya 80 cm, perangkat keras Indovision sangat mudah dipindah-pindahkan bahkan ke luar kota sekalipun, tidak perlu dipasang di atap rumah, serta juga tidak perlu tempat yang terlalu luas untuk pemasangannya.
6. Beberapa saluran televisi di Indovision memiliki kemampuan untuk dapat ditayangkan dalam alternatif lebih dari 1 (satu) bahasa.
7. Sistem parental lock memungkinkan para pelanggan orang tua mengunci acara-acara tertentu di Indovision yang tidak diperkenankan untuk ditonton usia di bawah umur dengan password.
8. Sistem Electronic Programme Guide (EPG) memungkinkan para pelanggan Indovision mendapatkan tampilan jadwal acara semua saluran televisi di Indovision untuk hari ini sampai dengan 7 (tujuh) hari ke depan. Selain itu, EPG juga memungkinkan para pelanggan Indovision memilih dan memesan acara yang ingin ditonton dari jadwal yang ada.
3.2 S truktur Organisasi Perusahaan
3.2.1 S truktur Organisasi Perusahaan
PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision) dikepalai oleh seorang direktur utama dan dibantu oleh 4 direktorat dan 1 asisten direktur. Demikian bentuk struktur organisasi inti yang ada pada PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision) sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur Inti Organisasi PT. Matahari Lintas Cakrawala (Indovision)
Pada Direktorat Sales and Marketing mengepalai langsung 5 divisi dan 1 departemen. Namun, masing-masing divisi juga memiliki departemen lagi seperti yang dapat dilihat pada gambar berikut:
Direktur Utama
Direktorat Sales
& Marketing Operasional Direktorat Direktorat Finance, Building Management & General Affair Direktorat Teknik & Services Asisten Direktur Advisor BOD Corporate Secretary Compliance Corporate Legal
Gambar 3.2 Struktur Organisasi pada Direktora t Sales and Marketing
Direktorat Operational mengepalai langsung 5 divisi dan masing-masing divisi juga memiliki departemen lagi seperti yang dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 3.3 Struktur Organisasi pada Direktora t Operational
Divisi Marketing
Direktorat Sales & Marketing
Divisi DTH
Direct Sales Divisi DTH Sales
Affiliates
Divisi Sales
Commercial DistributionDivisi Dept. DTH Dept. Advertising & Promo Dept. Media & Dev. Dept. Marketing PR Dept. DTD Dept. SCC Dept. Member Club & Hype/ Special Dept. Exibition Dept. DTH Dealer Dept. Institution Dept. Hotel Sales Dept. Smatv Sales Dept. Distribution & Importation Direktorat Operational Divisi Broadcast Op. & Eng
Divisi Satelite
Op .& Eng. Conrporate Divisi Information Technology Divisi Subscriber Management Divisi Programming & Channel Affiliates Dept. Traffic & MM. Dept. Presentation Dept. Broadcast Engineer Dept. Satelite Comm. Dept. Satelite Engineering Dept. TT & C Operation Dept. Mngt. Information System Dept. Conditional Access Dept. Subscriber Operation Dept. Customer Care Inbound Dept. Programming Dept. Relation & Outbound Dept. Correspondence & Support Dept. Channel Relation Dept. TV Guide & Training Bagian OIS Bagian CIS Bagian BIS
Pada Direktorat Finance, Building Management and General Affair mengepalai langsung 3 divisi dan 2 departemen. Sama dengan direktorat lainnya, masing-masing divisi di sini juga memiliki departemen lagi seperti yang dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 3.4 Struktur Organisasi pada Direktora t Finance, Building Management
and General Affair
Direktorat Technique and Services tidak mempunyai divisi seperti di direktorat lainnya. Tetapi langsung mengepalai 5 departemen seperti gambar berikut:
Direktorat Finance, Building Management & General Affair
Divisi Accounting, Tax & Billing Divisi Finance, Funding & Collection Divisi Building Management & General Affair Dept.
Purchasing Dept. Sales TV Adv. Dept.
Accounting Dept. Tax & Payrol Dept. Billing & Outbound Dept. Funding & Collecction Dept. Treasury Dept. Tenant. Service & Maintenance Dept. General Affair & Inventory
Gambar 3.5 Struktur Organisasi pada Direktora t Technique and Services
Asisten Direktur ditunjuk untuk membantu kerja Direktur Utama dengan mengepalai 1 divisi langsung dan 1 departemen. Satu divisi tersebut juga memiliki 2 departemen seperti gambar berikut:
Gambar 3.6 Struktur Organisasi pada Asisten Direktur
3.2.2 Kepengurusan Perusahaan
PT. M atahari Lintas Cakrawala dalam pengurusan perseroan telah beberapa kali terjadi perubahan, adapun pengurusan perseroan yang baru hingga saat ini, dengan berdasarkan akta perubahan pengurus perseroan tercantum ke dalam Akta No. 140, tertanggal 27 April 2005, yang dibuat
Direktorat Tehnik & Services
Dept. Installation Dept. Technical
Support & Dev. Dept. Repair Dept. Penarikan Dept. Regulatory Affair Asisten Direktur Divisi HRD Dept. Training Dept. HR Dev &
Employee Relation Dept. HR Admin
dihadapan Aulia Taufani SH pengganti Notaris Sutjipto SH, Notaris di Jakarta.
Adapun susunan kepengurusan terbaru sesuai dengan Akta Perseroan tersebut di atas adalah sebagai berikut:
1. Dewan Direksi:
a. Direksi Utama : Rudijanto Tanoesoedibjo b. Direktur Operasional : Romeo F Liedo
c. Direktur Finance, BM & GA : Oeriyanto Guyandi d. Direktur Sales & Marketing : Ferry Noviar Yosaputra e. Direktur Technique & Services : Hartono Gunawan 2. Dewan Komisaris:
a. Komisaris Utama : Anthony Salim
b. Wakil Komisaris Utama : Bambang Hary Iswanto T c. Komisaris : Stephen K Sulistyo
d. Komisaris : M ulyono Darmawan
3.2.3 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Perusahaan
Adapun pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing direktorat, divisi, dan departemen secara umum dapat dijabarkan sebagai berikut:
− Direktur Utama
M erupakan pemimpin tertinggi dari dewan direksi dalam menjalankan badan usaha ini yaitu PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision). Segala keputusan dan juga wewenang tertinggi ada ditangannya. Tetapi
wewenang tersebut juga dipecah-pecah dan didistribusikan ke beberapa direktorat dan asisten direktur.
− Compliance
M erupakan bagian yang melakukan penyusunan, pengawasan, pengubahan, dan juga pengesahan peraturan internal perusahaan. Bagian ini juga melakukan penegakan terhadap berjalannya sejumlah peraturan atau prosedur dalam menjalani kegiatan operasional perusahaan.
− Corporate Legal
Bagian yang melakukan pengawasan terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan hukum mulai dari akta, notaris, sampai ke pembuatan kontrak kerja atau perjanjian kerja sama ke pihak luar.
− Direktorat Sales and Marketing
M elakukan pengawasan dan pengambilan keputusan untuk segala kegiatan yang berkaitan dengan marketing dan sales ke pihak luar. Di bawahnya terdapat 5 divisi dan 1 departemen langsung. Dan setiap divisi masih memiliki departemennya masing-masing.
1. Divisi Marketing
M elakukan segala kegiatan yang berkaitan dengan marketing dan hubungan ke pihak luar.
a. Departemen Advertising and Promo
Bagian ini khusus menangani kegiatan periklanan dan juga promosi-promosi ke pihak luar.
b. Departemen Media and Device
Bagian ini khusus menangani dan memutuskan media apa saja yang akan dijadikan sebagai alat promosi dan mendukung kegiatan marketing.
c. Departemen Marketing and PR
Bagian ini khusus menangani dan menjalankan secara langsung segala kegiatan yang berkaitan dengan marketing dan sebagai public relation ke pihak luar.
2. Divisi DTH Direct Sales
Divisi ini menangani segala aktivitas yang berkaitan dengan penjualan langsung ke pelanggan dan juga melakukan kegiatan pameran atau kegiatan-kegiatan lainnya.
a. Departemen DTD (Door To Door)
Bagian ini yang melakukan promosi dan juga penjualan langsung dari pintu ke pintu.
b. Departemen SCC (Sales Call Centre)
Bagian ini yang menerima telepon dari pelanggan ataupun non-pelanggan untuk meminta informasi yang berkaitan dengan sales dan marketing di Indovision. Fungsinya sama dengan
telemarketing.
c. Departemen Member Club and Hype/Special Outlet
Bagian ini yang menghubungi para pelanggan Indovision untuk diberikan informasi mengenai paket produk Indovision yang terbaru dan menjalin komunikasi dengan para pelanggan.
d. Departemen Exhibition
Bagian ini khusus menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan pameran atau kegiatan-kegiatan ke luar yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan dan marketing baik itu diadakan sendiri ataupun undangan dari pihak luar.
3. Divisi DTH Sales Affiliates
Divisi ini menangani segala aktivitas yang berkaitan dengan penjualan tidak langsung ke dealer dan institusi tertentu.
a. Departemen DTH Dealer
Bagian ini khusus menangani penjualan ke dealer baik yang ada di Jakarta maupun yang ada di luar Jakarta.
b. Departemen Institution
Bagian ini khusus menangani penjualan ke institusi-institusi tertentu seperti bank atau perusahaan tertentu.
4. Divisi Sales Commercial
Divisi ini menangani segala aktivitas yang berkaitan dengan penjualan ke hotel dan juga kompleks perumahan atau apartemen. a. Departemen Hotel Sales
Bagian ini khusus menangani penjualan paket-paket tayangan ke hotel-hotel.
b. Departemen SMATV Sales
Bagian ini khusus menangani penjualan ke kompleks-kompleks perumahan ataupun apartemen.
5. Divisi Distribution
Divisi ini menangani segala aktivitas dan juga mengatur segala bentuk distribusi barang-barang atau produk ke pelanggan di atas, atau barang-barang yang berkaitan dengan penyiaran.
a. Departemen Distribution and Importation
Bagian ini khusus yang menangani masalah pendistribusian barang dan juga mengurus barang-barang yang diimpor dari luar negeri.
6. Departemen DTH Admin
Bagian ini khusus mencatat permintaan pemasangan ke pelanggan baru dan juga menyusun jadwal pemasangan ke pelanggan.
− Direktorat Operational
Bagian ini menangani dan melakukan pengambilan keputusan atas segala aktivitas kerja yang menjadi inti dari segala aktivitas internal di perusahaan Indovision. Bagian ini membawahi 5 buah divisi dan masing-masing divisi juga membawahi departemen untuk melakukan spesifikasi kerja.
a. Divisi Broadcast Operation and Engineering
Divisi ini menangani dan menjalankan segala kegiatan internal penyiaran dari channel yang diperoleh dari luar.
a. Departemen Traffic and MM
Bagian ini khusus menangani masalah jadwal atau jam tayang acara, sinopsis, iklan, dan lain yang berkaitan dengan penyiaran.
b. Departemen Presentation
Bagian ini khusus melakukan pengawasan terhadap kualitas dari penyiaran yang dipancarkan ke pelanggan. Tujuannya sebagai quality control.
c. Departemen Broadcast Engineering
Bagian ini khusus menangani masalah teknik penyiaran ke pelanggan.
b. Divisi Satelit Operation and Engineering
Divisi ini yang melakukan kegiatan penerimaan channel dari berbagai satelit penyiaran yang ada baik itu channel dari luar negeri maupun dari dalam negeri.
i. Departemen Satelit Communication
Bagian ini khusus melakukan kegiatan komunikasi ke satelit-satelit pemancar channel.
ii. Departemen Satelit Engineering
Bagian ini khusus menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan pengaturan satelit.
iii. Departemen TT and C Operation
Bagian ini yang melakukan proses pengamanan data dan penerjemahan data menjadi gelombang yang siap dipancarkan ke pelanggan.
c. Divisi Corporate Information Technology
Divisi ini yang menangani segala jenis kegiatan operasional yang terkomputerisasi dan menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan penerapan IT yang ada pada PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision).
i. Departemen Management Information System
Bagian ini yang menangani segala kegiatan yang berkaitan dengan jaringan dan komputer dan juga menyediakan support untuk menangani masalah-masalah yang berhubungan. Di bagian ini terbagi lagi menjadi 3 subdepartemen yaitu:
a. Office Information System (OIS); khusus menangani kegiatan operasional kantor yang terkomputerisasi, penggunaan komputer, dan juga jaringan.
b. Coorporate Information System (CIS); khusus melakukan riset dan membuat aplikasi yang berguna mendukung operasional di kantor.
c. Broadcast Information System (BIS); khusus menangani masalah terkomputerisasi yang berhubungan dengan divisi broadcasting.
ii. Departemen Conditional Access
Bagian ini yang khusus menangani hak akses pelanggan terhadap channel-channel tertentu yang boleh diakses sesuai dengan paket berlangganannya.
d. Divisi Subscriber Management
Divisi ini menangani segala pelayanan ke pelanggan mulai dari penerima keluhan, mencari pemecahaan masalah pelanggan hingga masalah pemutusan paket berlangganan.
i. Departemen Subscriber Operation
Bagian ini yang khusus bertugas memutuskan atau mengaktifkan pelanggan dan juga menangani administrasi pelanggan.
ii. Departemen Customer Care Inbound
Bagian ini menerima keluhan dari pelanggan yang mengalami masalah atau tidak puas terhadap pelayanan Indovision baik melalui telepon, surat maupun faximile. Selain itu juga menangani perubahan jenis paket berlangganan yang diminta dari pelanggan.
iii. Departemen Retention and Outbound
Bagian ini khusus mengingatkan kepada pelanggan lama yang telah menghentikan paket berlangganannya dan berusaha mengajak untuk berlangganan kembali dengan memberikan berbagai macam promo.
iv. Departemen Correspondence and Support
Bagian ini yang khusus menangani surat-menyurat ke pelanggan melalui email, secara langsung ataupun melalui faximile.
e. Divisi Programming and Channel Affiliates
Divisi yang menangani semua kegiatan yang berkaitan dengan hubungan ke provider channel atau dengan kata lain langsung berhubungan dengan supplier atau produsen acara mulai dari hubungan kerja sama dan juga ijin penayangan ke provider channel. Departemen Programming
Bagian yang berkaitan dengan pengaturan terhadap program-program acara baru dan segala sesuatu yang berkaitan dengan acara baru tersebut.
Departemen Channel Relation
Bagian ini yang melakukan hubungan ke perusahaan penyedia channel baik di dalam negeri maupun ke luar negeri.
Departemen TV Guides and Training
Bagian ini yang khusus melakukan pelatihan dan juga segala sesuatu yang berkaitan dengan penerbitan majalah TV Guides. Dengan kata lain sebagai dewan redaksi majalah tersebut.
− Direktorat Finance, Building Management, and General Affair
Bagian ini yang berwenang dalam pengambilan keputusan dan juga pengawasan terhadap masalah keuangan, perawatan gedung, serta sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan operasional. Bagian ini membawahi 2 divisi dan setiap divisi juga mempunyai departemennya masing-masing.
a. Divisi Accounting, Tax, and Billing
Divisi ini yang berhubungan dengan penanganan terhadap keuangan perusahaan baik terhadap pembukuan, pajak, dan berbagai macam tagihan.
i. Departemen Accounting
Bagian ini khusus menangani dan mengerjakan segala kegiatan pembukuan.
ii. Departemen Tax and Payroll
Bagian ini khusus menangani segala jenis pembayaran pajak dan penggajian ke internal karyawan PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision).
iii. Departemen Billing and Outbound
Bagian ini khusus melakukan kegiatan pemberitahuan ke pelanggan atas tagihan-tagihan yang harus pelanggan bayar baik secara langsung maupun melalui telepon.
b. Divisi Finance, Funding and Collection
Divisi yang menangani secara langsung arus uang yang ada di dalam perusahaan baik mulai dari penerimaan uang sampai pengalokasian uang ke berbagai bagian di dalam PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision).
i. Departemen Funding and Collection
Bagian ini khusus menangani pendanaan perusahaan atas segala kebutuhan operasional termasuk yang melakukan pinjaman ke pihak luar.
ii. Departemen Treasury
Bagian ini khusus melakukan pengawasan dan pengalokasian dana sesuai budget yang telah ditentukan ke berbagai bagian di internal perusahaan.
c. Divisi Building Management and General Affair
Divisi ini yang menangani dan melakukan manajemen terhadap gedung dan juga urusan-urusan umum yang ada di dalamnya.
i. Departemen Tenant Service and Maintenance
Bagian ini khusus menangani perawatan terhadap sarana dan prasarana di dalam gedung dan juga mengurus masalah penyewaan gedung oleh instansi lain.
ii. Departemen General Affair and Inventory
Bagian ini khusus menangani masalah-masalah umum yang ada di dalam gedung baik mulai dari office boy, cleaning service, security, dan pengadaan alat-alat tulis yang dibutuhkan oleh
kegiatan perkantoran. d. Departemen Purchasing
Bagian ini khusus melakukan berbagai jenis pembelian dan pencarian ke supplier atas barang-barang yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional termasuk melakukan berbagai macam negosiasi.
e. Departemen Sales TV Advertising
Bagian ini khusus menangani masalah periklanan terhadap program yang disiarkan oleh PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision).
− Direktorat Teknik dan Services
Bagian ini yang berwenang dalam mengambil keputusan atas penyelesaian dan penanganan segala yang berkaitan dengan hal teknis. Bagian ini langsung membawahi 5 departemen tanpa ada divisi.
a. Departemen Installation
Bagian ini khusus menangani pemasangan ke pelanggan-pelanggan baru yang telah berlangganan secara resmi.
b. Departemen Technical Support and Device
Bagian ini khusus menangani perbaikan ke pelanggan yang telah berlangganan dan mengalami masalah teknis instalasi.
c. Departemen Repair
Bagian ini yang khusus melakukan perbaikan barang-barang yang rusak terutama yang berkaitan dengan peralatan pemancaran atau penerimaan di pelanggan.
d. Departemen Penarikan
Bagian ini yang khusus melakukan penarikan peralatan dari para pelanggan yang telah berhenti berlangganan.
e. Departemen Regulatory Affair
Bagian ini khusus menangani masalah peraturan frekuensi untuk pemancaran dan apakah ada gangguan frekuensi dari pihak luar. Bagian ini khusus berhubungan langsung ke Departemen Pos dan Telekomunikasi (Pemerintahan).
− Asisten Direktur
M erupakan asisten dari direktur utama untuk menangani dan mengawasi serta pengambilan keputusan langsung yang berkaitan dengan sumber daya manusia pada PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision).
a. Divisi HRD
Divisi yang menangani seluruh sumber daya manusia di Indovision. i. Departemen HR Device and Employee Relation
Bagian ini khusus menangani masalah absen, peraturan, peringatan, penggajian, dan pengangkatan karyawan dan tenaga kerja lainnya di PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision). ii. Departemen HR Admin and Renumerasi
Bagian ini khusus menangani masalah surat menyurat dan juga penerimaan tenaga kerja baru.
b. Departemen Training
Bagian ini khusus mengurus peningkatan pengetahuan dan kemampuan tenaga kerja di berbagai bidangnya dengan cara melakukan berbagai macam pelatihan baik yang ada di dalam maupun di luar perusahaan.
3.3 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
3.3.1 Gambaran Umum Sistem yang Sedang Berjalan
Saat ini PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision) memiliki sekitar 600-700 user (pengguna komputer) yang aktif dalam perusahaan dengan
berbagai masalahnya masing-masing. Untuk menangani masalah-masalah tersebut dibentuklah sebuah departemen khusus, yakni M IS (Management Information System). Salah satu tugas yang dimiliki departemen M IS
adalah menyediakan bantuan teknis untuk menangani berbagai masalah yang dihadapi oleh user.
Setiap kali user mengalami masalah, user akan menghubungi departemen M IS. User bisa menghubungi departemen M IS melalui telepon atau mendatangi langsung ke departement tersebut untuk menyampaikan keluhannya. Keluhan dari user bisa bermacam-macam mulai dari masalah paling kecil seperti cara mengirim email hingga masalah yang rumit seperti komputer yang tidak bisa menyala.
Setelah user menyampaikan keluhannya, maka keluhan tersebut akan dicatat. Apabila pada saat yang sama ada teknisi yang sedang available, maka keluhannya akan langsung ditangani. Namun apabila semua teknisi sedang bekerja, maka keluhan dari user tersebut akan masuk ke daftar tunggu.
Teknisi yang sedang kosong akan langsung menjawab keluhan user dengan mendatangi user dan melihat masalah apa yang sedang dialami oleh user. Apabila masalahnya bisa langsung diatasi di tempat, maka teknisi
akan langsung membenahi masalah user. Sedangkan jika masalah yang dialami user tidak bisa ditangani di tempat, maka teknisi akan membawa komputer yang bermasalah kembali ke departemen M IS dan akan meninjau masalahnya lebih lanjut. User akan mendapat sebuah komputer pengganti yang biasa user gunakan bila masih tersedia cadangan komputer di gudang
penyimpanan. Jika tidak tersedia komputer cadangan di gudang penyimpanan, maka user harus bekerja tanpa komputer.
Teknisi akan memeriksa lebih lanjut komputer yang dibawanya. Bila komputer yang dibawa mengalami kerusakan komponen, maka teknisi akan mencari komponen yang bisa menggantikan komponen yang rusak dari gudang persediaan. Sebaliknya, jika teknisi tidak menemukan penggantinya, maka teknisi bisa mengirimkan memo permintaan pembelian barang ke kepala departemen M IS. Jika barang pengganti telah tersedia, maka teknisi akan menghubungi bagian inventory untuk mencatat barang yang ditukar.
Barang yang rusak akan dicoba untuk diperbaiki oleh teknisi terlebih dahulu. Teknisi bisa menghubungi distributor untuk memperbaiki barang bila barang yang rusak tidak bisa ditangani oleh teknisi baik masih dalam masa garansi ataupun tidak.
Selain barang-barang yang terpakai juga masih terdapat barang-barang inventory yang ada di gudang persediaan. Barang-barang inventory disini
berupa komponen-komponen komputer. Jadi pada dasarnya barang-barang inventory perusahaan terbagi atas 2, yakni barang-barang yang sedang
terpakai dan barang-barang yang tidak terpakai.
Untuk barang-barang inventory yang tidak terpakai ini terbagi lagi dalam 2 bagian yaitu inventory yang sudah rusak dan inventory yang belum terpakai tetapi masih bisa digunakan.
Dalam memantau semua inventory tersebut sampai sekarang, perusahaan masih memakai cara manual dan menggunakan software.
Untuk barang-barang yang ada di gudang persediaan akan dicatat secara manual, sedangkan untuk barang-barang yang sedang terpakai atau berada di dalam komputer akan digunakan software yang bernama “M vPCinfo”. M vPCinfo akan digunakan secara berkala dalam memeriksa kondisi setiap komputer yang ada di perusahaan. M vPCinfo akan mengambil data hardware yang terpasang pada komputer tersebut serta software yang
terinstall didalamnya. Hasil dari laporan itu disimpan pada komputer yang telah ditentukan.
Bagian inventaris hanya mencatat dari hasil laporan yang diambil dari program tersebut secara berkala tanpa mengetahui apakah selama kurun waktu itu peripheral dalam komputer tersebut masih valid atau tidak. Untuk jangka waktu tertentu bagian inventaris harus melakukan pendataan ulang terhadap barang-barang yang ada di gudang persediaan. Selain pendataan juga dilakukan pemeriksaan apakah barang-barang tersebut masih bisa dipakai atau sudah banyak yang rusak. Untuk barang-barang yang rusak tentunya akan dijual atau di-afkir dan digantikan dengan barang yang baru.
3.3.2 Diagram Sistem yang Sedang Berjalan
Kami berusaha untuk merepresentasikan sistem yang masih berjalan secara manual tersebut dalam bentuk use case diagram seperti di bawah ini. (Gambar 3.7)
Gambar 3.7 Use Case Sistem yang Sedang Berjalan
Dari gambar use case tersebut mungkin masih sulit untuk dimengerti bagaimana sebenarnya alur informasi itu bergerak dari masing-masing aktor diatas karena belum terkomputerisasi atau bahkan belum teratur sama sekali. Oleh sebab itu, kami juga mencoba memberikan gambaran mengenai alur informasi dari masing-masing aktor pada sistem yang sedang berjalan pada gambar berikut ini. (Gambar 3.8)
Gambar 3.8 Data Flow Diagram Sistem yang Sedang Berjalan
3.3.3 Metode Pengumpulan Data
Dalam memahami kebutuhan setiap user terhadap layanan MIS Support System, maka dilakukanlah sebuah analisis dengan cara menyebarkan
kuisioner. Kuisioner disebarkan ke 50 orang karyawan dari berbagai divisi di PT. M atahari Lintas Cakrawala. Adapun tujuan dari penyebaran
kuisioner ini adalah untuk mengetahui seberapa efektifkah kerja departemen M IS dalam menjalankan tugasnya.
Berikut ini adalah pokok-pokok pertanyaan yang diajukan dalam kuisioner:
1. Seberapa sering user dalam mengalami masalah komputer. 2. Jenis masalah yang dihadapi oleh user.
3. Jenis informasi yang ingin user dapatkan dari departemen M IS. 4. Cara mendapatkan jawaban atas permasalahan yang dihadapi. 5. Alasan user tidak menghubungi departemen M IS melalui telepon. 6. Tingkat kebutuhan user akan adanya sistem baru.
7. Tingkat keterbantuan user atas masalah yang dijawab melalui telepon. 8. Tingkat kesulitan user menghubungi departemen M IS melalui telepon. 9. Tingkat pelayanan departemen M IS melalui telepon.
10. Tingkat keterbantuan user dengan adanya web internal.
Sistem penyebaran kuisioner dilakukan dengan jalan menanyakan langsung jawaban atas kuisioner terhadap user yang bersangkutan sehingga user dapat mengerti dengan benar pertanyaan yang diajukan. Dari hal ini,
semua kuisioner yang disebar berhasil diisi dengan tidak ada jawaban yang kuisioner yang tidak valid.
Berikut ini adalah jawaban atas pertanyaan kuisioner di atas :
1. Tingkat keseringan user dalam mengalami masalah komputer
Berdasarkan pertanyaan kuisioner no. 1, diperolehlah fakta bahwa 42% user masih sering mengalami permasalahan komputer, 2% user
sangat sering mengalami masalah komputer, dan 56% user kadang-kadang mengalami masalah komputer.
Tingkat keseringan user dalam mengalami masalah komputer 2% 42% 56% a. Sangat Sering (>10) b. Sering (4-10) c . Kadang-kadang (0-3)
Gambar 3.9 Tingkat keseringan user dalam mengalami masalah komputer
2. Masalah-masalah yang dihadapi oleh user
Dari pertanyaan kuisioner no. 2, didapatkan data-data tentang jenis masalah yang paling sering dialami oleh user adalah masalah networking yakni dengan 44%. M asalah selanjutnya yang sering
dialami user adalah masalah aplikasi software dengan persentase 30%. Berikut menyusul masalah hardware dengan 18%, masalah virus dengan 4%, dan masalah gabungan antara hardware, software, dan networking sebesar 4%.
Jenis masalah yang dihadapi oleh user
18%
30% 44%
4% 4%
a. Hardware seperti printer, monitor
b. Aplikas i software c. Networking d. Virus e. Kas us A,B,C
Gambar 3.10 Masalah-masalah yang dihadapi oleh user
3. Informasi-informasi yang ingin user dapatkan dari departemen MIS
Dari pertanyaan kuisioner no 3, diperoleh data mengenai informasi-informasi yang ingin user dapatkan dari departemen M IS adalah mengenai cara menanggulangi masalah komputer dengan persentase sebesar 76%. Informasi yang user ingin dapatkan berikutnya adalah history dari seluruh masalah-masalah yang pernah diajukan user (FAQ)
dengan persentase sebesar 22%. Dan terakhir disusul dengan informasi mengenai berita teknologi informasi dan produk-produk komputer terbaru dengan 2%.
Inform asi y ang ingin us er dapa tka n dari divisi MIS
76 % 22%
2% 0%
a. Cara m enang gulangi masa la h ko mpu ter, s epert i printe r, mo nitor, d an lainny a b. History d ari s eluruh masa la h-m asalah yan g perna h diajuk an (FAQ) c. Berit a m enge nai t eknologi in forma si dan produk-prod uk terbaru
d. Lainnya
Gambar 3.11 Informasi-informasi yang ingin user dapatkan dari departemen MIS
4. Cara mendapatkan jawaban atas permasalahan yang dihadapi
Pertanyaan kuisioner no. 4 mengungkapkan cara user mendapat jawaban atas permasalahan yang user alami. Cara yang paling umum digunakan ialah dengan menghubungi departemen M IS lewat telepon dan juga bertanya kepada rekan dengan persentase 62%. Disusul dengan menelpon langsung ke departemen M IS dan mendatangi langsung departemen M IS dengan persentase masing-masing 16%. Yang terakhir adalah dengan bertanya ke rekan (tanpa menelpon ke departemen M IS) dengan persentase 6%.
Cara mendapatkan jawaban atas masalah yang dihadapi
1 6%
62% 6%
16% a . Tele pon ke M IS Suppo rt
b . Tele pon ke M IS Suppo rt d an t anya rek an
c . Tanya reka n (tanp a t elepon ke MIS Sup port ) d . Datan g lang sung ke MIS
Gambar 3.12 Cara mendapatkan jawaban atas permasalahan yang dihadapi
5. Alasan user tidak menghubungi departemen MIS melalui telepon
Dari pertanyaan no. 5, didapati alasan mengapa user tidak menghubungi departemen M IS melalui telepon yakni kesulitan dalam menghubungi departemen M IS karena telepon departemen M IS sering sibuk atau tidak diangkat dengan persentase 100%.
Alasan user tidak menghubungi MIS lewat telepon
0% 0%
1 00% 0%
a. Tid ak t ahu adan ya fa silita s M IS S uppo rt melalui telepon
b. MIS Supp ort lam bat dalam me nanga ni m asalah
c. Sulit u ntuk m enghu bungi MIS Supp ort karena telepo n MIS Supp ort sering sibuk/t dk diangka t d. Lainnya
6. Seberapa butuh user akan adanya sistem baru
Dari pertanyaan no. 6 didapat data bahwa 82% user menganggap bahwa user memerlukan suatu sistem yang baru dan 18% berikutnya menganggap sistem yang baru akan cukup membantu user.
Tingkat kebutuhan user akan adanya sistem baru
82% 0 %
1 8%
a. P erlu
b. Cukup me mba ntu c. Tida k pe rlu
Gambar 3.14 Seberapa butuh user akan adanya sistem baru
7. Tingkat keterbantuan user atas masalah yang dijawab melalui telepon
Pertanyaan no. 7 menunjukkan fakta bahwa 62% user merasa bahwa jawaban yang user peroleh dari telepon cukup membantu dan 22% user merasa jawaban dari telepon sangat membantu. Sedangkan 16% user merasa jawaban melalui telepon sama sekali tidak membantu.
Tingkat keterbantuan user atas masalah yang dijawab melalui telepon 16% 62 % 22 % a. Tid ak m em bant u (m isa lk an d ari 1 0 m asalah terdapat < 3 ma salah yang terselesaikan )
b. Cukup m emb antu (m isa lk an d ari 1 0 m asalah terdapat ≤ 3 m asalah yang terselesaikan )
c. Sanga t m em bant u (m isa lk an d ari 1 0 m asalah terdapat > 3 ma salah yang terselesaikan )
Gambar 3.15 Tingkat keterbantuan user atas masalah yang dijawab melalui telepon
8. Tingkat kesulitan user menghubungi departemen MIS melalui telepon
Pertanyaan kuisioner no. 8 menyingkap fakta bahwa 64% user kadang-kadang mengalami kesulitan menghubungi departemen M IS melalui telepon, sedangkan 36 user lainnya bahkan menjawab sulit menghubungi departemen M IS melalui telepon.
Tingkat kesulitan user menghubungi MIS melalui telepon
36%
6 4%
0 %
a . Y a
b . K adan g-ka dang c . Tid ak
Gambar 3.16 Tingkat kesulitan user menghubungi departemen MIS melalui telepon
9. Tingkat pelayanan departemen MIS melalui telepon
Dari pertanyaan no. 9, diperoleh fakta bahwa 74% user merasa bahwa tingkat pelayanan departemen M IS cukup memuaskan. Sedangkan 26% user merasa bahwa tingkat pelayanan MIS Support System melalui telepon tidak memuaskan.
Tingkat pelayanan MIS melalui telepon
2 6%
74%
0%
a. Tidak me mua skan b. Cuk up m em uask an c. San gat me mua skan
Gambar 3.17 Tingkat pelayanan departemen MIS melalui telepon
10. Tingkat keterbantuan user dengan adanya web internal
Dari pertanyaan no. 10, maka diperoleh data bahwa 72% user merasa akan cukup terbantu dengan adanya web internal, 24% user merasa sangat terbantu, dan 4% user merasa kurang terbantu dengan adanya web internal.
Tingkat keterbantuan user dengan adanya web internal
24%
72%
4 % 0%
a. San gat me mban tu b. Cuk up m em bant u c. Kurang me mban tu d. Tidak me mban tu
Gambar 3.18 Tingkat keterbantuan user dengan adanya web internal
3.3.4 Permasalahan yang Dihadapi
Dengan menggunakan sistem yang serjalan seperti di atas maka PT. M atahari Lintas Cakrawala memiliki beberapa permasalahan yakni sebagai berikut:
1. Terjadi kesulitan dalam menghubungi departemen M IS melalui telepon baik itu berupa jaringan yang sibuk ataupun respon yang kurang dari pihak departemen M IS.
2. Solusi yang disampaikan melalui telepon seringkali tidak efektif. Hal ini disebabkan karena keterbatasan pengetahuan user terhadap masalah yang dihadapi.
3. Teknisi dari M IS seringkali terlambat dalam menangani masalah. Disebabkan karena banyaknya kejadian yang terjadi sehingga menyebabkan terjadinya kekurangan teknisi dalam departemen M IS. Hal lain yang menjadi penyebabnya adalah jarak yang harus ditempuh untuk mencapai tempat user yang bermasalah cukup jauh.
4. M asalah-masalah yang disampaikan melalui telepon dan mengalami penundaan seringkali terlupakan dikarenakan lemahnya sistem helpdesk yang masih berupa pencatatan manual terhadap masalah yang dihadapi. 5. Sistem penomoran dari inventory baik yang berada di gudang
penyimpanan dan inventory yang terpakai masih tidak jelas.
6. Dalam sistem yang berjalan saat ini terkadang terjadi kecurangan yang dilakukan oleh user yakni dengan cara menukarkan inventory yang sedang terpasang dengan barang lain.
7. Pendataan inventory di gudang penyimpanan yang belum jelas baik jumlah, status, dan juga keberadaannya.
8. Barang yang dijadikan sebagai barang pinjaman sementara untuk menggantikan barang yang rusak sering terlupakan.
9. Pencatatan dari asal pembelian dan masa garansi barang yang dibeli dari vendor atau perusahaan tertentu seringkali terlupakan. Sehingga bila terjadi kerusakan atas barang yang masih dalam garansi, maka garansi tersebut tidak dimanfaatkan.
10. Barang yang sedang diperbaiki di vendor atau toko tertentu ataupun di internal perusahaan sering terlupakan masa perbaikannya sehingga sering dianggap sebagai barang rusak permanen.
11. Pada saat perpindahan jabatan biasanya user akan membawa komputer yang user gunakan tanpa memberitahukan ke departemen M IS. Hal ini menyebabkan adanya komputer yang tidak diketahui keberadaanya.
12. Laporan atas pergerakan barang inventory dan segala kejadian yang ada di M IS sering tidak terkontrol. Hal ini disebabkan karena masih manualnya pencatatan terhadap sistem helpdesk perusahaan.
3.3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Dalam memecahkan masalah-masalah yang dihadapi PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision) maka berikut adalah beberapa alternatif dalam pemecahan masalah:
1. User tidak akan menemui kesulitan menghubungi departemen M IS melalui telepon karena user hanya perlu menuliskan masalah pada aplikasi MIS Support System, dan mengirimkannya ke departemen M IS. 2. Untuk beberapa masalah, teknisi bisa langsung menuliskan solusinya
pada aplikasi dan mengirimkan jawabannya ke user sehingga teknisi tidak akan membuang waktunya untuk pergi ke tempat user. Solusi yang diberikan akan tertulis pada aplikasi sehingga user bisa melihatnya kapanpun user butuhkan.
3. Setiap masalah yang dikirimkan akan langsung tercatat baik dari waktu terjadinya masalah hingga keterangan dari masalah tersebut. Dengan ini maka tidak akan ada masalah yang terlupakan. Bahkan aplikasi dapat membantu technical support dalam menyelesaikan masalah berdasarkan prioritas yang telah diberikan aplikasi. Technical support M IS dapat langsung melihat masalah mana yang belum tertangani dan tingkat prioritasnya melalui komputer manapun yang ada di kantor dengan cara mengakses aplikasi. Hal ini akan meningkatkan mobilitas dari technical support tersebut.
4. User diharapkan agar menggunakan aplikasi tersebut terlebih dahulu dibandingkan melalui telepon, hal ini dimaksudkan untuk menghindari hilangnya pesan mengenai suatu masalah yang dilaporkan melalui telepon, karena jika demikian berarti masalah user tersebut tidak diterima dan tidak terdapat dalam prioritas masalah yang harus diselesaikan. Oleh karena itu, aplikasi ini berfungsi agar semua masalah-masalah tersebut dapat didokumentasikan dan diurutkan berdasarkan prioritas masalah.
5. Pembuatan database yang akan menampung semua data item inventory dan komputer pengguna dengan menggunakan computer id (yang dibuat manual) dan inventory code atau kode jenis barang (yang digenerate secara otomatis) sebagai primary key. Hal ini akan memungkinkan pemecahan terhadap adanya redudansi data karena nama komputer (computer name) yang dari OS Windowsnya bisa berubah.
6. Dengan software “M vPCinfo”, akan diperoleh data-data tentang hardware apa saja yang terpasang pada masing-mas ing komputer.
Dengan fungsi searching dan sorting dari aplikasi akan mempermudah inventaris untuk mencari hardware yang terpasang pada masing-masing komputer. Setiap barang atau peripheral juga ditambahkan data mengenai serial number untuk mencegah penukaran barang yang sejenis (dengan merk yang sama dan tipe yang sama).
7. Pada aplikasi ada fungsi untuk mendata barang yang ada di gudang dan dimasukkan ke dalam database. Pemberian status terhadap
masing-masing barang apakah terpasang, servis atau rusak. Pemberian status pada masing-masing barang akan memberikan informasi kepada inventaris akan keadaan suatu barang secara kasar apakah barang tersebut sedang di servis, atau sudah rusak atau berjalan dengan baik. 8. Barang yang rusak dan dipinjam dihitung sebagai barang pinjaman atau
sebagai pergantian barang. Untuk peminjaman barang, jelas ada laporan mengenai semua status barang yang dipinjam, sedangkan pergantian barang juga ada laporan mengenai kapan terjadi pergantian barang, dari mana asalnya, dan alasan kenapa barang tersebut diganti.
9. Setiap ada barang baru yang masuk ke dalam gudang, departemen M IS bertugas untuk memasukkan detil dari inventory tersebut secara lengkap. Oleh karena itu kita dapat melihat detil dari item inventory tersebut beserta dengan nama vendor, tanggal beli, dan masa garansi item inventory tersebut secara lengkap.
10. Jika technical support maupun admin akan mengeluarkan suatu item inventory dari gudang, baik item inventory itu akan dipinjam ataupun
diperbaiki, technical support maupun admin wajib mengisi form peminjaman ataupun perbaikan yang ada pada aplikasi secara lengkap. Begitu pula ketika item inventory dikembalikan ke gudang.
11. Aplikasi ini harus disinkronisasi secara berkala sesuai dengan kondisi yang sebenarnya, terutama yang berkaitan dengan pergerakan manusianya yang biasa dikarenakan perpindahan jabatan atau berhenti dari perusahaan.
12. Seluruh data dan informasi yang tercatat pada aplikasi secara virtual dapat juga dicetak oleh aplikasi sebagai laporan tertulis.
3.4 Perancangan
3.4.1 Usulan Prosedur Baru
Berdasarkan permasalahan yang dialami oleh P.T. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision), maka kami mengusulkan suatu aplikasi yang bernama MIS Support System. Aplikasi MIS Support System ini berada di bawah naungan departemen M IS (Management Information System), yang tentu saja dalam pelaksanaan pengoperasiannya akan selalu dipantau oleh orang-orang yang memiliki wewenang tertentu seperti technical support dan admin. Aplikasi MIS Support System ini merupakan penggabungan dari aplikasi helpdesk dan inventory yang dapat digunakan dalam menangani masalah user yang berkaitan dengan inventory, memberikan layanan dan informasi mengenai inventory yang dimiliki perusahaan dalam bentuk document flow, serta mendukung dan memudahkan perusahaan dalam
mengontrol arus inventory.
Aplikasi yang diusulkan dirancang berdasarkan analisis kebutuhan sistem dan permasalahan yang dihadapi oleh PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision), yaitu aplikasi MIS Support System yang berbasis Web Offline yang hanya digunakan di dalam kalangan karyawan atau staf
PT. M atahari Lintas Cakrawala (Indovision). Tujuan dari pembuatan aplikasi tersebut adalah sebagai pengadaan pelayanan kepada para karyawan dalam menangani masalah-masalah teknis yang terjadi pada
komputer user. Dalam aplikasi ini user diharapkan agar menggunakan aplikasi tersebut terlebih dahulu dibandingkan melalui telepon, hal ini dimaksudkan untuk menghindari hilangnya pesan mengenai suatu masalah yang dilaporkan melalui telepon, karena jika demikian berarti masalah user tersebut tidak diterima dan tidak terdapat dalam prioritas masalah yang harus diselesaikan. Oleh karena itu aplikasi MIS Support System diharapkan agar semua masalah-masalah tersebut dapat didokumentasikan dan diurutkan berdasarkan prioritas masalah.
Aplikasi tersebut berfungsi sebagai media bagi user untuk:
1. M enyampaikan keluhan masalah yang dihadapi oleh user melalui menu complain, user dapat melihat, menambah, mengubah serta
membatalkan keluhan.
2. M elihat FAQ yang digunakan untuk membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi tanpa melalui menu complain. Jika user ingin melihat FAQ, maka user dapat memilih kategori FAQ terlebih dahulu untuk melihat detail dari FAQ tersebut.
3. M engajukan permohonan peminjaman inventory. Jika user ingin melakukan peminjaman inventory, maka user terlebih dahulu harus melihat apakah barang yang akan dipinjamnya sedang available atau tidak, jika barang yang ingin dipinjam memliki status available maka user dapat melakukan peminjaman barang tersebut dengan mengisi
form peminjaman dengan status booking, setelah pengisian form
peminjaman telah berhasil dilakukan maka user harus melakukan print form peminjaman tersebut, dan kemudian meminta persetujuan dari
kepala departemen user yang bersangkutan, apabila kedua langkah tersebut sudah dilakukan maka user dapat mendatangi dan menyerahkan form peminjaman tersebut kepada technical support dari departemen M IS untuk mengambil barang yang ingin dipinjamnya. Technical support akan memeriksa form booking yang telah diisi oleh
user tersebut valid atau tidak, apabila sudah valid maka technical
support bertugas untuk menyerahkan barang tersebut. Jika ternyata
kepala departemen user yang bersangkutan tidak menyetujui peminjaman barang tersebut, maka user dapat langsung melakukan pembatalan peminjaman melalui aplikasi tersebut tanpa harus mendatangi technical support dari departemen M IS untuk melakukan pembatalan peminjaman.
Dibalik itu ada pula technical support yang dapat melakukan:
1. Pengaturan tehadap keluhan. Technical support dapat memantau keluhan-keluhan yang masuk serta menjawab keluhan-keluhan tersebut yang disesuaikan dengan keahlian masing-masing technical support. Jika dalam keluhan-keluhan tersebut dianggap riskan dan perlu untuk melakukan pergantian barang rusak maka barang tersebut akan dibawa oleh technical support ke gudang untuk digantikan dengan barang yang sejenis namun dalam kondisi dapat digunakan. Sedangkan barang yang rusak akan dicoba perbaiki oleh technical support, namun apabila tidak mungkin diperbaiki oleh technical support maka barang tersebut akan diperiksa terlebih dahulu apakah masih dalam masa garansi atau tidak, apabila masih dalam masa garansi maka barang tersebut akan
diserahkan kepada vendor yang bersangkutan untuk diperbaiki, tetapi jika masa garansi sudah habis juga bisa diserahkan ke vendor lain untuk diperbaiki dengan syarat vendor tersebut harus didaftarkan ke dalam sistem. Jika sudah selesai diperbaiki oleh vendor, dan technical support sudah menerima barang tersebut maka technical support harus mengisi form perbaikan barang dari vendor.
2. Pengaturan terhadap peminjaman inventory. Technical support dapat memantau barang apa saja yang sedang dipinjam beserta detil-detil yang bersangkutan, menyerahkan barang pinjaman yang sebelumnya technical support harus memeriksa form booking yang telah diisi oleh
user tersebut valid atau tidak, apabila sudah valid maka technical
support bertugas untuk menyerahkan barang tersebut. Jika ternyata
kepala departemen user yang bersangkutan tidak menyetujui peminjaman barang tersebut, maka technical support dapat melakukan pembatalan peminjaman. Bila user telah mengembalikan barang tersebut, maka technical support harus mengisi form pengembalian barang. Technical support yang memberikan barang dan yang menerima barang bisa jadi orang yang berbeda.
3. M elakukan entry barang yang baru dibeli. Proses pembelian dan penerimaan barang dari vendor petama kali dilakukan oleh Departemen General Affair (di luar sistem). MIS Support System ini hanya
memasukkan barang-barang yang diserahkan oleh departemen General Affair untuk dimasukkan ke dalam database.
4. M engatur computer host. Technical support dapat melakukan penambahan computer host, melakukan pergantian komponen bila komputer user mengalami masalah sehingga mengharuskan dilakukannya pergantian komponen tersebut dengan komponen yang masih dapat digunakan yang terdapat di gudang. Technical support juga dapat melakukan penambahan komponen jika diperlukan.
Hak akses user dan technical support di atas dimiliki oleh hak akses seorang admin, karena admin memiliki authority tertinggi. Adapun fungsi-fungsi yang tidak dimiliki oleh user maupun technical support di atas, namun dimiliki oleh admin adalah sebagai berikut :
1. M elakukan pengaturan FAQ. Admin berhak untuk melakukan pengaturan terhadap kategori FAQ dan detil FAQ, seperti melihat, menambah, mengubah, dan menghapus kategori dan detil FAQ.
2. Pengaturan user. Admin berhak untuk melakukan pengaturan terhadap kategori user , departemen, dan detil user, seperti melihat, menambah, mengubah, dan menghapus kategori, departemen, dan detil user.
3. Pengaturan terhadap keluhan-keluhan yang masuk. Admin berhak untuk melakukan pengaturan terhadap kategori complain dan detil complain, seperti melihat, menambah, mengubah, dan menghapus kategori dan detil complain.
4. Pengaturan barang (baik dalam penambahan barang, perbaikan barang, peminjaman barang). Admin berhak untuk melakukan penambahan barang, sama dengan hak akses seorang technical support. Admin dapat melihat barang-barang yang berada di gudang dan barang-barang yang
sedang digunakan. Perbaikan barang dilakukan hanya jika ada barang yang rusak, dalam penyelesaiannya sama dengan hak akses seorang technical support pada point pertama mengenai pengaturan terhadap
keluhan. Sedangkan dalam kasus peminjaman barang, Admin memiliki hak akses gabungan antara sebagai user dan technical support. Namun dari segala kesamaan antara hak akses user, technical support dan admin di atas, admin tetap memiliki authority tertinggi.
5. Pengaturan vendor. Admin berhak untuk melakukan pengaturan terhadap detil vendor, seperti melihat, menambah, mengubah, dan menghapus detil vendor.
6. Pengaturan computer host. Admin berhak untuk melakukan pengaturan terhadap detil computer host, seperti melihat, menambah, mengubah, dan menghapus detil computer host. Proses mengubah computer host dilakukan jika diperlukannya penggantian ataupun penambahan komponen pada komputer user.
3.4.2 Arsitektur Aplikasi
Seperti yang dikatakan sebelumnya bahwa aplikasi yang akan kita buat dengan menggunakan bahasa pemrograman Java dan JSP ini berbasis web. Arsitektur aplikasi ini tentunya merupakan aplikasi yang memiliki 3 layer/tier, terdiri dari presentation tier, aplication tier/middle tier, dan data
tier. Dari bentuk ini dapat diketahui bahwa aplikasi yang kami buat
memungkinkan kami untuk membuat aplikasi dengan menerapkan konsep MVC (Model, View, Controller) yang merupakan konsep umum digunakan
pada kebanyakan aplikasi yang dikembangkan dengan bahasa pemrograman yang sama. Gambaran umum arsitektur dari aplikasi yang kami buat ini dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 3.19 Gambaran umum arsitektur aplikasi yang dibuat
Pada gambar tersebut client tier bisa disamakan dengan presentation tier. Web tier dan Business Tier bila digabungkan dapat disamakan dengan
application tier. Sedangkan EIS Tier dapat disamakan dengan data tier.
Pada area aplication tier tersebut jelas terlihat ada tiga komponen. Dan ketiga komponen tersebut mewakili konsep M VC seperti yang akan kami buat, dimana M odel dapat mengunakan EJB(Entity Java Bean) sebagai perantara dalam berhubungan dengan database, View dapat menggunakan JSP dalam mengatur tampilan web yang berinteraksi dengan pengguna, serta Controller dapat menggunakan Servlet dalam melakukan pengendalian proses logika dari aplikasi.
Secara umum proses interkasi ketiga komponen tersebut juga terlihat pada gambar panah di atas. User dalam berinteraksi dengan sistem menggunakan JSP sebagai pusat pengendali tampilan. Baru setelah itu JSP mengirimkan request ke Servlet dan kemudian berinteraksi ke database melalui EJB. Dalam aplikasi sesungguhnya, proses yang menggunakan alur tersebut biasa berupa proses insert, edit, delete dan juga proses-proses lainnya yang berkaitan dengan pengisian form. Pada Servlet ini juga terkadang kami sisipkan beberapa class tambahan lagi seperti error handler, validation ataupun class-class lain untuk melakukan perhitungan
aritmatik tertentu sesuai kebutuhan.
Sedangkan akses langsung ke EJB sebenarnya kami menggunakan satu class tambahan yang dinamakan datahandler sebagai perantara. Proses langsung yang mengakses EJB tersebut biasa hanya kami gunakan untuk menampilkan data dalam bentuk tabel ataupun detail dari suatu record dari database ke dalam halaman web.
3.4.3 Diagram Rancangan Aplikasi 3.4.3.1 Use Case Diagram
Dalam merepresentasikan sekumpulan langkah (skenario) yang saling terhubung, baik secara otomatis maupun manual, yang bertujuan untuk menyelesaikan suatu proses bisnis, kami menggunakan use case diagram. Adapun use case diagram dari aplikasi MIS Support System ini kami gambarkan sebagai berikut ini (Gambar 3.19 sampai Gambar 3.23):
Gambar 3.22 Technical Support Use Case
System
TS
Mengatur K el uhan
Mengatur Pem injaman
Mengatur B arang Mengatur K omputer Host «uses» «uses» Memonit or Keluhan Menjawab Keluhan Menyerahkan Barang K e Vendor Menambah V endor M enerima Barang Dari Vendor «ext ends» «uses» «ext ends» Melaporkan Perbaik an S el esai Menyerahkan Barang P injaman M embatalkan Booki ng Peminjam an Menerima Pengembalian B arang M em onitor P injaman «ext ends» «extends» «extends» «uses» M enambah Komputer Host «ext ends» Melakukan Pergantian K omponen «ext ends» M el akukan P enam bahan K omponen «ext ends» M elakukan Logi n E dit Profil e V iew Login «extends» «extends»
M enam bah Barang «extends» Edit Barang V iew Barang «ext ends» «ext ends» Mengatur P erbaikan «uses» «ext ends»
3.4.3.2 Class Diagram
Dalam menggambarkan data yang ada di dalam aplikasi MIS Support System ini kami menggunakan class diagram seperti
gambar di bawah ini (Gambar 3.24 dan Gambar 3.25):
Gambar 3.26 Class Diagram
Detil untuk masing-masing class pada class diagram di atas adalah sebagai berikut ini (Gambar 3.26 sampai dengan Gambar 3.50):
Gambar 3.27 Class Diagram ADMIN_Session
Gambar 3.28 Class Diagram Add_Inventory_Item
Gambar 3.30 Class Diagram Booking
Gambar 3.31 Class Diagram Borrow
Gambar 3.32 Class Diagram Change_Component +changeComponent() +viewChangeComponentReport() +editChangeComponentReport() +deleteChangeComponentReport() -changeNo : Integer -changeCode : String -changeTime : Date -oldInvStatus : String -oldInvCode : String -newInvCode : String -postBy : String -hostID : Integer -changeReason : String Ch an ge_Compo nent
Gambar 3.33 Class Diagram Complain
Gambar 3.34 Class Diagram ComplainCategory
Gambar 3.35 Class Diagram Computer Host +create() +loadComplainCat() +viewComplain() +addComplain() +editComplain() +setPriority() +cancelComplain() +loadReply() +replyComplain() +deleteComplain() -complainNo : Integer -complainCategoryNo : Integer -complainBy : String -subject : String -detail : String -complainDate : Date -contactPerson : String -replied : Boolean Com plain
Gambar 3.36 Class Diagram Department
Gambar 3.37 Class Diagram Faq
Gambar 3.39 Class Diagram Inventory_Category
Gambar 3.40 Class Diagram Inventory_Item
Gambar 3.41 Class Diagram LoginSession
+create() +addInvCat() +viewInvCat() +editInvCat() +deleteInvCat() -invCatNo : Integer -invCatName : String -invCatCode : String -description Inventory_Category
Gambar 3.42 Class Diagram Mvpcinfo
Gambar 3.43 Class Diagram Previlege
Gambar 3.45 Class Diagram Repair_To_Vendor
Gambar 3.46 Class Diagram Reply_Complain
Gambar 3.48 Class Diagram SUPPORT_Session
Gambar 3.49 Class Diagram User
Gambar 3.51 Class Diagram Vendor
3.4.3.3 Sequence Diagram
Dalam menggambarkan serangkaian messages yang mengalami pertukaran yang dilakukan oleh object (dapat juga berupa actor) yang terdapat pada aplikasi MIS Support System tersebut, maka sequence diagram aplikasi ini dapat kami gambarkan sebagai berikut (Gambar 3.46 sampai dengan Gambar 3.63 ):
Gambar 3.56 Sequence Diagram User Melakukan Booking Item Inventory
: user
: USER _Session : Booking : Inventory_Item : Inventory_C ategory login_request() login_valid() request() create() create() create() loadInvCat() loadInvItem() loadBooking() response() request() addBooking() viewInvItem() loadInvItem() loadBooking() response() request() viewBooking() loadBooking() editBooking() response() request() loadBooking() response() request() cancelBooking() loadBooking() response()
Gambar 3.59 Sequence Diagram Technical Support Mengatur Peminjaman Item Inventory
: TS
: SUPPORT_Session : Booking : Borrow : Return
login_request() login_valid() request() create() create() create() loadReturn() loadBorrow () loadBooking() response() request() viewBooking() approveBorrow() loadBorrow () loadBooking() response() request() viewBooking() returnBorrow() addReturn() loadReturn() loadBorrow () loadBooking() response() request() cancelBooking() loadBooking() response()
Gambar 3.60 Sequence Diagram Technical Support Mengatur Perbaikan Item Inventory : TS
: SUPP ORT_Session : I nvent ory_I tem : Invent ory_Category : Repair : Repair_To_V endor
login_request () logi n_val id()
request()
create()
create() loadI nvCat() loadI nvIt em()
response() request() viewInvI tem() addRepairing() loadRepairReport () addRepairToVendor() loadRepairToVendorReport () returnRepairToVendor() loadRepairToVendorReport () loadI nvIt em()
response()
: Vendor
addVendor() loadV endor()
Gambar 3.63 Sequence Diagram Admin Mengatur User
: Admin
: ADMIN_Session : User : Department
login_request() login_valid() request() create() loadDept() response() request() addDept() loadDept() viewDept() loadDept() editDept() loadDept() deleteDept() loadDept() response() request() create() create() loadUser() response() request() addUser() loadUser() view_profile() loadUser() editUser() loadUser() deleteUser() loadUser() response() : Previlege : Computer_Host loadDept() create() loadPrevilege() create() loadHost()
: admin
: Login_User : Inv_Category : Inventory
login() set_inv_cat egory() get_inv_category() view_inv_category() add_inv_category() load_inv_category() edit _inv_category() delet e_inv_category() view_detail_inventory_item() add_detail_inventory_it em() load_detail_inventory_item() edit_detail_inventory_item()
delete_det ail_invent ory_item()
re spon se
lo adIn vento ry load Inven tor y lo adI nvent ory lo adIn vCateg ory
lo adIn vCateg ory
lo adIn vCateg ory
lo adIn vCateg ory
lo adIn vCateg ory
lo adIn vCateg ory
lo adIn vCateg ory
lo adIn vCateg ory
lo adIn vCateg ory
load Inven tor y
3.4.3.4 Activity Diagram
Untuk memvisualisasikan interaksi di antara use case yang berbeda, kami menggambarkan activity diagram dari usulan prosedur kami sebagai berikut (Gambar 3.64 sampai dengan Gambar 3.86):
