Dalam satu hari sebuah toko dapat menerima dan mengeluarkan barang dalam jumlah yang cukup besar. Bahkan bukan tidak mungkin, baik barang yang diterima maupun keluar bukan berasal dari satu item barang dan satu pelanggan. Hal ini menjadi lebih rumit ketika transaksi tersebut terjadi dalam waktu yang hampir bersamaan, atau malah berbarengan. Karyawan dalam hal ini memerlukan tingkat ketelitian dan kecermatan yang sangat tinggi. Keruwetan proses kerja yang terjadi tersebut sangat memungkinkan timbulnya kelalaian dari karyawan itu sendiri. Dan tingkat kelalaian ini akan menjadi besar apabila berlangsung dalam kurun waktu yang panjang, dan berulang-ulang. Ini tentu saja dapat merugikan bagi pemilik toko.
Ditambah lagi data yang tersimpan dapat dengan mudah hilang atau dihilangkan, sehingga membuat kesalahan tersebut tidak dapat lagi dideteksi.
3.1.1. Keadaan Saat Ini
Sebuah toko selalu berhubungan dengan dua pihak yang sangat penting dalam usahanya, supplier dan pembeli. Kepuasan dua pihak tersebut tentu menjadi hal yang penting selain perolehan keuntungan bagi toko tersebut. Dan kedua pihak itu dapat terpuaskan dengan pelayanan yang cepat, tepat, dan akurat dari toko tersebut. Hal ini terkadang menemui masalah apabila terjadi salah pengertian atau miss communication, yang dapat menimbulkan ketidakpercayan pada kedua pihak tersebut. Hal ini dapat muncul apabila:
1. Pelayanan yang kurang cepat
15
konvensional sering terkesan lamban dalam proses menerima atau mengeluarkan barang. Pengiriman barang dapat terlambat atau bahkan terlalu cepat karena toko lamban dalam menentukan persedian barang yang terdapat di tokonya. Sama halnya dengan pembeli, terkadang pelanggan dibuat kecewa dengan lambannya toko tersebut menentukan apakah barang yang ia cari masih tersedia atau tidak. Ini semua terjadi lebih dikarenakan karena pihak toko tidak melakukan pencatatan pada jumlah barang yang masuk ataupun keluar. Atau kalau toh mencatat bisa saja terjadi kelalaian yang tidak terdeteksi dari pihak toko itu sendiri.
2. Terdapat kesalahan barang
Ini dapat mungkin terjadi ketika sebuah toko lalai dalam melakukan pencatatan jumlah barang yang masih mereka sediakan atau telah habis.
Kondisi ini lebih sering dikarenakan pencatatan yang dalam metode konvensional menggunakan kertas dapat dengan mudah hilang atau sengaja dihilangkan.
Setiap toko biasanya melakukan semua pencatatan dengan menggunakan media kertas. Hal ini sangat riskan terjadi jika pencatatan dilakukan hanya satu kali.
Dan masalah dapat dengan mudah timbul ketika jumlah catatan menjadi sangat
banyak. Ini lah sedikit gambaran tentang pencatatan dalam sebuah toko.
3.2. Struktur Menu
Login
Menu
File Laporan Utility Keluar
Barang
Tambah Stock
Penjualan
Laporan Data Barang
Laporan Penjualan
Edit Item Barang
Edit Jumlah Pembayaran
Hapus Faktur
Hapus Item Barang
Ganti Kasir
Gambar 3.1. Struktur Menu
Untuk menjalankan program yang penulis coba buat ini, user atau dalam hal ini kasir, harus melakukan login terlebih dahulu. Setelah melakukan login, maka terbentuklah susunan menu yang terdiri dari file, laporan, utility, dan keluar. Dalam menu file terdapat tiga buah sub-menu, yaitu barang yang berfungsi untuk memasukkan jenis item barang, tambah stock, dan penjualan. Sementara laporan terdiri dari dua buah sub-menu, yaitu laporan data barang dan laporan penjualan.
Menu utility memuat lima buah sub-menu, diantaranya adalah edit item barang, edit
jumlah pembayaran, hapus faktur, hapus item barang dan ganti kasir. Sedangkan
menu keluar berfungsi untuk keluar dari program.
3.3. Pembahasan Masalah
Untuk dapat mengurangi dan menyelesaikan masalah yang timbul diatas, penulis coba membuatkan sebuah program aplikasi. Dimana aplikasi ini disajikan dalam beberapa bentuk form desain input, yaitu:
.
Gambar 3.2. Form Menu
Form Menu merupakan form awal dari program Aplikasi Pencatatan Stock Barang dan Penjualan untuk Toko Grosir. Menu yang terdapat pada form ini antara lain adalah, Login, File, Pencarian Data, Laporan, Utility, Menu Bantuan, dan Keluar.
Login File Laporan Utility Keluar
Gambar 3.3. Form Login
Form login kasir merupakan form yang digunakan kasir untuk melanjutkan ke program selanjutnya. Form ini terdiri dari satu buah label dan satu buah textbox.
Gambar 3.4. Form Data Kasir
Form data kasir digunakan untuk melakukan proses input, edit, hapus, dan tutup data kasir. Form ini terdiri dari 5 buah label, 3 buah textbox, dan 4 buah command button.
Login Kasir Password
Data Kasir
Jumlah
Login Kasir
Kode Kasir
Nama Kasir
Input
Edit
Hapus
Tutup
Gambar 3.4. Form Pengolahan Data Barang
Form pengolahan data barang digunakan untuk menginput, mengedit, dan menghapus data barang. Form ini terdiri dari 6 label, 4 textbox, 4 command button, dan satu buah data grid.
Gambar 3.5. Form Penambahan Stock Barang
Form penambahan stock barang ini digunakan untuk menambah stock barang yang sudah ada. Form ini terdiri dari 6 buah label, 6 textbox, dan 4 command button.
Pengolahan Data Barang
Jml Barang
Kode Barang
Harga Satuan Nama Barang
Jumlah
Input Edit Hapus
Tutup
Penambahan Stock Barang
Kode Barang
Stock Akhir Stock Awal Harga Satuan
Nama Barang Tambah
Tutup
Lihat Tabel Barang Tutup Tabel Barang
Tambah Stock
Gambar 3.6. Form Transaksi
Form transaksi ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan barang yang terjadi. Form ini terdiri dari 7 label, 9 textbox, dan 4 buah command button.
Gamabar 3.7. Form Laporan Data Penjualan
Form Laporan Data penjualan merupakan laporan yang di pergunakan untuk melihat laporan penjualan selama satu hari,satu minggu, dan bulanan, serta laporan
Laporan Data Penjualan
Laporan Harian Laporan Mingguan Laporan Bulanan
Laporan per faktur Laporan per barang
Laporan per kasir
Transaksi Penjualan Barang
No Faktur Tanggal Kasir
Jml Item Jml Barang Simpan Batal Tutup
Kalkulator
Total
Bayar
datagrid masing-masing.
3.4. Struktur Database
3.4.1. Rancangan Database
No Nama objek Keterangan
1 Master.Mdb File Data base
2 Kasir Tabel
3 Barang Tabel
4 Datajual Tabel
5 Transaksi Tabel
Tabel 3.1 Rancangan Database 3.4.2. Tabel Kasir
Jumlah field : 3 Primary Key : Login
Nama Field Tipe Data Besar Karakter
Login Text 10
Kodeksr Text 3
Namaksr Text 15
Tabel 3.2. Database Kasir 3.4.3. Tabel Barang
Jumlah Field : 4
Primary Key : Kodebrg
Nama Field Tipe Data Besar Karakter
Kodebrg Text 6
Namabrg Text 30
Hargabrg Long 8
Jumlahbrg Integer 4
Tabel 3.3. Database Barang 3.4.4. Tabel Data Jual
Jumlah field : 11 Primary Key : Faktur
Nama Field Tipe Data Besar Karakter
Faktur Text 6
Tanggal Date 8
KodeBrg Text 6
KodeKsr Text 3
Harga Double 8
Jumlah Single 4
TotalHarga Double 8
TotalBayar Double 8
Dibayar Double 8
Kembali Double 8
Tabel 3.4. Database Penjualan
3.4.5. Tabel Transaksi Jumlah field : 6
Primary Key : Kode
Nama Field Tipe Data Besar Karakter
Nomor Text 2
Kode Text 6
Nama Text 30
Harga Double 8
Jumlah Single 4
Total Double 8
Tabel 3.5. Database Transaksi
Tabel transaksi ini digunakan sebagai database sementara untuk menampung
data transaksi penjualan dimana data-datanya nanti akan disimpan dalam tabel
DataJual.
3.5. Flowchart Program Aplikasi
Start
Login
Password = Login
Keluar
Menu
Pengolahan Data Barang
Tambah Stock
Penjualan
A
B
C Y
T
END
Keluar Y
T
T
Y
T
Y
T
Y
Laporan
Utility
D
E Y
T
Y T
Y
T
Z
A
Input
Edit
Hapus
Tutup
Input Data Simpan Simpan
Tutup Edit Data
Proses Hapus
Z
x x
Tambah
Tutup
Tambah
Data Simpan Simpan
Batal
Z
X X
Input Faktur,
Input Jumlah Item
Input jumlah bayar
Kembali = Jumlah bayar-total
Simpan
Batal
Tutup
Simpan Y
T
T T
Z Y
x Y
x
Y
Y
Cetak Judul
Cetak Data
Keluar
Z Y
T
D
Laporan Data Barang
Laporan Penjualan
Buka data
Buka Data
Z
Y
T
Y
T
Edit Item Barang
Input No Faktur dan
Kode Barang
Edit Item Barang
Simpan
Edit Jumlah
Pembayaran Input No
Faktur
Edit Jumlah Pembayar-
an
Simpan
Hapus Faktu Proses Hapus
Hapus Item
Barang Proses Hapus
Ganti Kasir Masukkan
Password
Simpan
Z
