i
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. NADIA KENCANA (MAI BUS TRANSPORT)
Oleh:
LUH EVA INDAHYANI NIM: 1306013056
Tugas Akhir Studi ini ditulis untuk memenuhi sebagian persyaratan menyelesaikan studi pada Program Diploma III Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana Denpasar
ii
HALAMAN PENGESAHAN
Tugas Akhir ini diuji oleh tim penguji dan disetujui oleh Pembimbing, serta diuji pada tanggal: 02 Juni 2016
Tim Penguji: Tanda Tangan
1. Ketua : I Gusti Ayu Eka Damayanthi, SE., M.Si ………….
2. Sekretaris : Dr. I Gusti Agung Ngr Aguung Suaryana, SE., M.Si., AK…………
Mengetahui,
Ketua Program Pembimbing
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Ida Sang Hyang Widhi Wasa/Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmat-Nya, penulis dapat meneyelesaikan Tugas Akhir Studi yang berjudul “Prosedur Penerimaan dan
Pengeluaran Kas pada PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport).
Dalam proses penyusunan Tugas Akhir Studi ini, penulis menyadari bahwa Tugas Akhir Studi ini tidak akan berhasil tanpa bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak yang telah meluangkan waktu nya dalam penyusunan Tugas Akhir Studi ini. Dalam kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. I Nyoman Mahaendra Yasa, SE., M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
2. Ibu Prof. Dr. Ni Nyoman Kerti Yasa, SE., M.S, selaku Pembantu Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
3. Bapak Drs. Komang Ardana, MM., selaku Ketua Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
4. Ibu Gusti Ayu Eka Damayanthi, SE., M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir Studi (TAS) yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, saran dan pengarahan bagi penulis sejak awal sampai dengan selesainya Tuga Akhir Studi (TAS) ini.
iv
yang sangat berguna selama penulis menjalankan kuliah pada Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
6. Bapak dan Ibu Dosen yang mengajar dan mebimbing penulis selama mengikuti perkuliahan pada Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana.
7. Bapak Putu Agus Suradnyana dan Bapak I Made Arsa Yoga sudah memberi ijin terhadap penulis untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport). Jl. Mahendradatta No.91 Padang Sambian Kelod, Denpasar.
8. Ibu Ni Luh Putri Andewi, Ibu Epi Maharani dan Ibu Kadek Suartini selaku pendamping Praktik Kerja Lapangan (PKL) serta memberikan data mengenai Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan.
9. Seluruh Staf dan Karyawan di PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport) yang telah mengarahkan dan memberikan masukan selama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan.
10.Kedua Orang Tua dan Keluarga yang telah banyak membantu dan mendukung serta memberikan semangat dalam menyelesaikan Tugas Akhir Studi.
v
yang selalu memberikan motivasi, saran serta semangat dalam menyelesaikan pendidikan sampai sekarang ini.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan Tugas Akhir Studi ini, dikarenakan keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Sebagai akhir kata, semoga laporan Tugas Akhir Studi (TAS) ini dapat memberikan kontribusi yang baik bagi pengembangan ilmu pengetahuan yang bermanfaat bagi kita semua.
Denpasar, April 2016
vi
Judul : Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport)
Nama : Luh Eva Indahyani NIM : 1306013056
ABSTRAK
PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yaitu melayani penyewaan transportasi berupa bus pariwisata. Kegiatan yang paling banyak dilakukan oleh PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport) adalah menerima dan mengeluarkan kas. Kas merupakan aktiva yang paling rawan karena mudah dimanipulasi, sehingga perlu menerapkan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas. Setiap perusahaan pastinya memiliki prosedur yang berbeda-beda dalam hal penerimaan dan pengeluaran kas agar tidak terjadi penyelewengan kas. Pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah Bagaimana Prosedur Penerimaan dan Pengeuaran Kas pada PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport)?
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport). Dalam penelitian yang dilakukan , jenis data yang digunakan adalah data kualitatif dan data kuantitatif. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Semua data yang dikumpulkan dengan menggunakan metode wawancara dan metode observasi. Tehnik analisi data yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif komparatif yaitu menjelaskan bagaimana prosedur penerimaan dan pengeluaran kas dan membandingkan dengan teori yang ada. Penerimaan kas PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport) berasal dari penjualan tunai dan piutang. Pengeluaran kas PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport) menggunakan pengeluaran kas dengan menggunakan cek.
vii DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL………...i
HALAMAN PENGESAHAN……….ii
KATA PENGANTAR……….………iii
ABSTRAK………...vi
DAFTAR ISI……….………..vii
DAFTAR LAMPIRAN………..……….ix BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang………...1
1.2 Tujuan Penelitian………..2
1.3 Kegunaan Penelitian……….3
1.4 Sistematika Penulisan………...3
BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori……….5
2.1.1 Pengertian Prosedur………...5
2.1.2 Pengertian Kas………...5
2.1.3 Prosedur Penerimaan Kas………..6
2.1.4 Prosedur Pengeluaran Kas………10
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Lokasi Penelitian……… 19
3.2 Objek Penelitian………... ..19
3.3 Identifikasi Variabel………...… 19
3.4 Definisi Variabel………... .19
3.5 Jenis dan Sumber Data……….. .20
3.5.1 Jenis Data………... . .20
3.5.2 Sumber Data………...……… 20
3.6 Responden Penelitian………... .. .21
3.7 Metode Pengumpulan Data……… … 21
3.7.1 Metode Wawancara………... .21
3.7.1 Metode Observasi……….……….21
3.8 Tehnik Analisis Data………...21
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN 4.1 Gambaran Umum Daerah/Deskripsi Hasil Penelitian……...22
4.1.1 Sejarah Perusahaan…………..………...22
4.1.2 Bidang Kegiatan Institusi………...25
4.1.3 Struktur Organisasi..………...26
4.2 Pembahasan Hasil Penelitian………...31
4.2.1 Prosedur Penerimaan Kas………...31
4.2.2 Prosedur Pengeluaran Kas………..…33
4.2.3 Perbandingan antara Teori dengan Penelitian……….34
Flowchart Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai……….37
viii
Flowchart Pengeluaran Kas………39
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan……….40 5.2 Saran………...40 DAFTAR RUJUKAN
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Invoice
Lampiran 2 Formulir Pengeluaran Kas Lampiran 3 Kwitansi
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap perusahaan baik itu perusahaan dagang ataupun perusahaan jasa, selalu menjalankan aktivitas yang beragam. Untuk dapat menjalankan aktivitas perusahaan tersebut perusahaan membutuhkan suatu sistem yang diharapkan akan memberikan suatu jaringan prosedur yang terpadu dalam melaksanakan suatu kegiatan perusahaan dengan lancar. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerapan sistem akuntansi oleh perusahaan adalah kesesuaian dan kecocokan antara sistem itu sendiri dengan aktivitas perusahaan. Salah satu aktivitas yang sering dilakukan adalah aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas.
Kas dalam neraca merupakan aktiva yang paling likuid, karena hampir setiap transaksi yang dilakukan oleh bagian yang berwenang atau yang terkait di dalam perusahaan maupun dengan pihak luar yang sebagian besar akan mempengaruhi kas. Selain itu, kas bersifat mudah dipindah tangankan sehingga kas merupakan aktiva yang rawan, karena mudah digelapkan dan dimanipulasi. Keadaan ini akan mendorong perusahaan untuk melakukan penataan pada sistem akuntansi penerimaan kas yang meliputi beberapa aspek yang saling berkaitan. Karena jenis penerimaan kas yang diterima cukup besar maka perusahaan perlu menerapkan suatu sistem agar penerimaan kas tersebut dapat terkontrol dengan baik.
2
Begitu pula dengan PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport), merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa yaitu menyewakan bus pariwisata. Dari kegiatan jasa persewaan tersebut tentu saja akan menghasilkan penerimaan kas bagi perusahaan. Selain itu dalam kegiatan operasionalnya tentu akan dikeluarkan sejumlah biaya-biaya seperti biaya bahan bakar minyak, biaya pemeliharaan perbaikan kendaraan, biaya administrasi kantor dan biaya-biaya lain yang dikeluarkan dalam kegiatan operasional perusahaan.Agar tidak terjadi penyelewengan maka accounting akan melakukan pencatatan terhadap penerimaan dan pengeluaran kas secara teliti sehingga jumlah kas yang disajikan dalam laporan keuangan riil tanpa manipulasi. Berdasarkan uraian sebelumnya maka pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport)?”
1.2 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai adalah untuk mengetahui prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Nadia Kencana (Mai Bus Transport).
1.3 Kegunaan Penelitian
1) Secara Teoritis
Merupakan kesempatan untuk meningkatkan pemahaman serta wawasan dalampenerapan teori maupun praktik yang sudah diperoleh di bangku kuliah.
2) Secara Praktis
3 1.4 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran yang cukup jelas dan terarah, laporan ini terbagi dalam 5 bab yang saling berkaitan antara bab yang satu dengan bab yang lainnya, maka pada laporan ini disajikan dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I : Pendahuluan
Bab ini menguraikan mengenai Latar belakang masalah, Tujuan penelitian dan Kegunaan penelitian serta Sistematika penulisan.
BAB II : Kajian Pustaka
Bab ini menguraikan tentang Landasan teori yang berkaitan dengan pembahasan yang saling terkait dan sebagai dasar acuan penelitian.
BAB III : Metode Penelitian
Bab ini menjelaskan mengenai Lokasi penelitian, objek penelitian, identifikasi variable, definisi operasional variable, jenis dan sumber data, responden penelitian, metode pengumpulan data dan teknik analisis data.
BAB IV : Pembahasan Hasil Penelitian
Bab ini menguraikan tentang Gambaran umum daerah/deskripsi hasil penelitian dan pembahasan hasil penelitian.
BAB V : Simpulan dan Saran
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori
2.1.1 Pengertian Prosedur
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Prosedur adalah suatu tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Menurut Mulyadi (2001 : 5), Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang
Berdasarkan pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu tahapan kegiatan yang melibatkan beberapa orang yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang berulang-ulang.
2.1.2 Pengertian Kas
Menurut Zaki Baridwan (2000 : 85), Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.
Menurut Mardiasmo (2000 : 1), Kas adalah tunai baik kertas maupun uang logam, simpanan uang di bank yang setiap saat dapat diambil dan bentuk-bentuk alat pembayaran lainnya yang mempunyai sifat seperti mata uang.
2.1.3 Prosedur Penerimaan Kas
1) Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Prosedur penerimaan kas yang diterapkan oleh suatu perusahaan sangat tergantung kepada besar kecilnya perusahaan serta struktur organisasi perusahaan itu sendiri. Prosedur penerimaan kas di dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat atapun tidak diterimanya kas menjadi lebih kecil kemungkinannya. Dalam merancang prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan prinsip-prinsip pengawasan kas yang dapat digunakan sebagai pedoman, antara lain:
a) Setiap penerimaan kas harus segera dicatat. b) Penerimaan kas harus disetor ke bank setiap hari.
c) Petugas penerima kas tidak merangkap sebagai pelaksana pembukuan penerimaan kas. d) Fungsi penerimaan kas dan fungsi pengeluaran kas terpisah.
e) Laporan penerimaan kas dilaporkan secara periodik.
Menurut Mulyadi (2001:6) Prosedur penerimaan kas digunakan untuk melayani pembeli yang membayar harga barang sesuai yang tercantum dalam faktur penjualan tunai, prosedur ini dilaksanakan oleh Bagian Kas dengan alat bantu register kas. Kemudian prosedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam buku jurnal penerimaan kas. Prosedur ini dilaksanakan oleh Bagian Akuntansi dengan cara mencatat bukti setor yang diterima dari Bagian Akuntansi ke dalam buku jurnal penerimaan kas.
a) Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
b) Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur yaitu: a) Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales.
Pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli.
b) Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD sales).
Transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD
sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan
jaminan penyerahaan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual.
c) Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.
Credit card dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam
over-the-counter-sale atau COD sales. Credit card ini merupakan salah satu cara pembayaran dan penagihan yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun penjual.Penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut :
a) Pembeli memesan langsung barang kepada wiraniaga bagian penjualan. b) Bagian kas menerima pembayaran dari pembeli.
d) Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. e) Bagian kas menyetor kas yang diterima ke bank.
f) Bagian jurnal mencatat penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas.
2) Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang
Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu sebagai berikut :
a) Melalui penagihan perusahaan. b) Melalui pos.
c) Melalui lock box collection plan
Sistem penerimaan dari piutang melibatkan beberapa fungsi yang terkait yaitu: 1) Fungsi Sekretariat.
Bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan dan bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2) Fungsi Penagihan
Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3) Fungsi Kas
4) Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5) Fungsi Pemeriksa Intern
Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarkan oleh fungsi akuntansi.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas secara piutang yaitu: a) Surat Pemberitahuan.
b) Daftar Surat Pemberitahuan. c) Bukti Setor Bank.
d) Kwitansi
2.1.4 Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua sistem yakni sistem pengeluaran kas menggunakan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( biasanya karena jumlah relatif kecil).
1) Sistem Pengeluaran Kas Dengan Menggunakan Cek
a) Prosedur pembuatan bukti kas keluar b) Prosedur pembayaran kas
c) Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, sistem akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok ditangan bagian utang. Selanjutnya bagian utang membuat bukti kas keluar atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada bagian kas untuk membuat cek.Selanjutnya bagian kas mengisi cek, mendapat otorisasi atas cek dari penjabat yang berwenang dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.
Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
a) Prosedur Permintaan Cek.
Dalam prosedur ini fungsi yang mengeluarkan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorsasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai dasar fungsi yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar.
b) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar.
rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut.
c) Prosedur Pembayaran Kas.
Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.
d) Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas.
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Disamping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu (dalam kartu biaya dan kartu persediaan).
Dokumen yang Digunakan
Adapun Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: 1) Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kas sebesar yang tercantum dalam dokumen. Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
2) Cek
3) Permintaan cek Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: 1) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi ini mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.Jika perusahaan menggunakan voucher payable system bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kas mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
2) Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur.
3) Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas :
a) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
b) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. c) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam
mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
d) Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar
Fungsi ini bertanggung jawab untuk :
a) Melakukan penghitungan kas secara periodic dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar).
b) Melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
2) Sistem Dana Kas Kecil
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk pengeluaran kas dengan uang tunai dapat di lakukan dengan dua cara, yaitu :
1) Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
a) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. b) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil,
sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
c) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
2) Imprest System
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:
a) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo tersebut dinaikkan atau dikurangi.
c) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.
Dalam metode imprest system dan sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur, yaitu :
a) Prosedur pembentukan dana kas kecil
Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut.
b) Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil.
Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya. c) Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
Jika dana kas kecil sudah menipis saldonya, pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikirimkan ke Bagian Utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam system dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian dana kas kecil. 2) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.
3) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Dalam imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya yang disimpan dalam arsip oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. 4) Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Fungsi yang Terkait
1) Fungsi kas.
Dalam sistem dana kas kecil, fugsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kebali dana kas kecil. 2) Fungsi Akuntansi.
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertnggung jawab atas: a) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
d) Pencatatan pengeluaran danakas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam
fluctuating-fund-balance system).
e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3) Fungsi pemegang dana kas kecil.
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dngan otorisasi dari pejabat tertenyu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash
count) secara periodic dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi
