PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS BANK BTN SEPATAN. Usup, Yudi Azizi. Politeknik Tunas Pemuda

(1)

96

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS BANK BTN SEPATAN

Usup, Yudi Azizi

Politeknik Tunas Pemuda

ABSTRAK

Perjalanan dinas merupakan perjalanan ke luar tempat kedudukan baik perseorangan maupun bersama yang dilakukan jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan negara atas perintah pejabat yang berwenang

.

Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem surat perintah perjalanan dinas yang digunakan untuk memudahkan pegawai yang bertanggung jawab atau pegawai pembuat daftar dalam mengelola dan membuat surat perjalanan dinas.

Sistem dirancang berbasis web menggunakan bahasa pemrograman PHP (PHP Hypertext Preprocessor) dan MySQL sebagai database engine.

Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat lebih membantu pengelola atau pegawai yang bertanggung jawab dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan dan pembuatan surat perjalanan dinas dan komponen-komponen lain yang terkandung di dalamnya guna mengoptimalkan proses pekerjaan.

Kata Kunci : Surat Perintah Perjalanan Dinas, Kinerja Pegawai, Pengembangan Sistem menggunakan PHP dan MySQL.

ABSTRACT

Official travel is a trip outside the place of domination both individually and jointly, which is carried out at least 5 (five) kilometers from the city boundary, which is carried out within the territory of the Republic of Indonesia for the interest of the state at the behest of the authorized official.

This study aims to develop a system of official travel orders used to facilitate responsible employees or list-making employees in managing and making official travel documents.

The web-based system uses the PHP (PHP Hypertext Preprocessor) programming language and MySQL as the database engine.

With the existence of a new system it is expected to be able to better assist managers or employees who are responsible for increasing the effectiveness and efficiency of management and making official travel letters and other components contained therein to optimize the work process.

Keywords: Service Travel Warrants, Employee Performance, System Development using PHP and MySQL.

(2)

97

Latar Belakang

Bank BTN Sepatan merupakan sebuah Lembaga yang bergerak di bidang keuangan sebagai pusat pelayanan keuangan yang berkualitas.

Pekerjaan atau pelayanan dilakukan di dalam kantor maupun di luar kantor sesuai dengan aturan dan ketetapan yang berlaku. Pekerjaan yang dilakukan disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi pejabat/pegawai, termasuk untuk peningkatan sumber daya manusia seperti mengikuti pelatihan, bimbingan teknis, seminar, dan studi banding. Pekerjaan yang dilakukan di luar kantor disebut juga perjalanan dinas. Perjalanan dinas merupakan perjalanan ke luar tempat kedudukan baik perseorangan maupun bersama yang dilakukan jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan negara atas perintah pejabat yang berwenang (Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012).

Pengelolaan data perjalanan dinas pada Bank BTN Sepatan saat ini sebagian besar sudah menggunakan komputer dengan memanfaatkan Microsoft Excel dan juga sebuah sistem informasi perjalanan dinas berbasis web. Namun demikian, masih terdapat banyak kendala yang dihadapi yaitu; sistem informasi perjalanan dinas yang ada hanya fokus menangani dan menghasilkan surat perintah perjalanan dinas sehingga sistem lama dengan Microsoft Excel tetap dipertahankan.

Tidak tersimpannya data-data

pendukung misalnya: tarif uang harian, harga tiket, harga penginapan dan komponen-komponen perjalanan dinas lainnya menyebabkan dalam membuat rekapitulasi biaya dan perhitungan sisa dana perjalanan dinas pada setiap sub kegiatan dilakukan secara manual dengan harus membuka file atau arsip laporan yang telah dicetak untuk dikalkulasi, sehingga kemungkinan kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan bisa terjadi, serta lama waktu pengolahan data perjalanan dinas menjadi tidak efisien.

Dengan kendala atau masalah yang dihadapi dalam proses pengelolaan data perjalanan dinas, maka diperlukan sebuah sistem informasi perjalanan dinas yang mampu mengelola surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, anggaran perjalanan dinas dengan perincian biaya serta cetak laporan secara cepat dan akurat sesuai kebutuhan Bank BTN Sepatan.

Sehingga pegawai yang bertanggung jawab (pengelola keuangan) dalam mengawasi dan memantau penggunaan anggaran sehingga lebih efektif dan efisien.

Penelitian ini secara khusus hanya akan meneliti dan mengembangkan sistem informasi perjalanan dinas yang dilakukan ke luar kota atau antar provinsi di dalam wilayah Indonesia dalam wujud aplikasi berbasis web. Guna mewujudkan sistem yang dikehendaki penelitian dilakukan dengan menggunakan metode prototipe, yaitu pengumpulan data

(3)

98

dengan lebih menitik beratkan pada penelitian yang terjadi dilapangan, interview secara langsung dengan pihak kepegawaian dan dilengkapi dengan literatur serta peraturan perundang-undangan yang relevan, serta mempelajari beberapa arsip yang berkaitan dengan pengolahan data perjalanan dinas yang diterapkan selama ini pada Bank BTN Sepatan dan sumber data lainnya yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi.

Dengan adanya pengembangan sistem informasi perjalanan dinas ini akan memberikan manfaat dan solusi yang terbaik bagi pegawai dan Bank BTN Sepatan dalam pengelolaan perjalanan dinas secara lebih efektif dan efisien.

METODE PENELITIAN

Bahan Penelitian

Bahan penelitian yang didapat dari data dan informasi dari berbagai sumber. Sumber utama didapat dari instansi pemerintahan yang menjadi studi kasus penelitian yaitu Bank BTN Sepatan. Data yang diperoleh sebagai bahan penelitian meliputi data pegawai disertai pangkat dan jabatan, data penginapan serta tarif, data provinsi, data transportasi serta tarif, dan biaya per hari yang digunakan dalam melakukan perjalanan dinas, surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, kwitansi perjalanan dinas, daftar pengeluaran riil, dan perincian biaya, ditunjang dengan serangkaian informasi

mengenai aturan-aturan yang sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012.

1. Surat Perintah Tugas

Lembar Surat Perintah Tugas merupakan surat perintah tugas kepada satu atau lebih pegawai yang ditugaskan untuk melaksanakan tugas dinas di luar kota dalam rangka keperluan dinas atas perintah langsung dari Kepala Dinas.

2. Surat Perjalanan Dinas

Surat Perjalanan Dinas yang selanjutnya disebut SPD adalah surat perintah perjalanan dinas kepada pegawai atau pejabat negara untuk melakukan pekerjaan dinas di luar tempat kedudukan.

3. Biaya Perjalanan Dinas

Biaya perjalanan dinas merupakan jumlah biaya yang diperlukan dalam melakukan suatu perjalanan dinas. Biaya perjalanan dinas meliputi : a. Uang harian yang meliputi

uang makan, uang saku, biaya transport lokal.

Diberikan untuk

melaksanakan perjalanan dinas menurut tingkat satuan biaya pangkat dan jabatan pegawai pelaksana.

b. Biaya transportasi pegawai meliputi biaya transportasi keberangkatan dan biaya transportasi kembali, dan diberikan menurut alat transportasi yang digunakan

(4)

99

ke daerah tempat tujuan dinas.

c. Biaya penginapan diberikan berdasarkan tempat tujuan dinas sesuai tingkat satuan biaya, pangkat dan jabatan pegawai pelaksana.

4. Daftar Pengeluaran Riil

Daftar pengeluaran riil merupakan jumlah biaya yang dikeluarkan pegawai pelaksana perjalanan dinas yang tidak dapat diperoleh bukti-bukti pengeluarannya atau biaya di luar kwitansi perjalanan dinas.

5. Rincian Biaya Perjalanan Dinas Rincian biaya perjalanan dinas merupakan perincian seluruh biaya perjalanan dinas yang digunakan pegawai. Data perincian biaya kalkulasi dan verifikasi berdasarkan tarif perjalanan dinas (kwitansi) dan daftar pengeluaran riil.

Alat Penelitian

Untuk melakukan penelitian ini memerlukan beberapa peralatan yang terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang digunakan yaitu memiliki spesifikasi cukup untuk menjalankan sistem informasi Surat Perjalanan Dinas.

2. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang digunakan dalam mendukung

pembuatan program aplikasi antara lain:

a. MySQL (database) versi WAMP5 1.7.2

b. Sistem Operasi Windows 7 c. Pengaksesan menggunakan

browser Mozilla Firefox d. Macromedia Dreamweaver CC e. Star UML 5.0

f. Pencil-2.0.5

g. MySQL Workbench 5.2 CE

Jalannya Penelitian

Perancangan dan

pengembangan sistem informasi ini menggunakan metode prototyping.

Teknik ini dipilih karena dapat memudahkan untuk mengetahui keinginan pengguna tentang sistem informasi yang ingin dikembangkan.

Kemudian pengguna akan mengevaluasi kekurangan prototipe tersebut. Hasil evaluasi ini akan dianalisis kembali selanjutnya dihasilkan prototipe yang baru.

Analisis Kebutuhan

Analisis prosedur-prosedur dan data dari sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan atau instansi dalam melakukan kegiatannya, sehingga dapat tercapainya tujuan dari instansi terhadap sistem yang dikembangkan.

Tahap analisis kebutuhan sistem meliputi

a. Proses-proses pengelolaan data perjalanan dinas pegawai dan cara pencatatan dan penyimpanan datanya.

b. Analisis setiap kelemahan sistem lama yang telah

(5)

100

diterapkan dan keinginan serta kebutuhan Bank BTN Sepatan terhadap sistem baru yang akan dikembangkan.

Pengumpulan Data

Pada tahap pengumpulan data ini menggunakan beberapa metode sebagai berikut:

a. Metode Observasi

Yaitu metode pengumpulan data dengan lebih menitik beratkan pada penelitian yang terjadi di lapangan sehingga didapat validitas data.

b. Metode Wawancara

Dalam metode ini penulis melakukan interview secara langsung dengan pihak kepegawaian yang menangani secara langsung pengolahan data perjalanan dinas dan dilengkapi dengan literatur serta peraturan perundang- undangan yang relevan.

c. Metode Kearsipan

Penulis melakukan

pengumpulan data dengan jalan

menggandakan dan

mempelajari beberapa arsip yang berkaitan dengan pengolahan data perjalanan dinas berupa surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, laporan anggaran, biaya pengeluaran dan aturan-aturan yang diterapkan selama ini pada Bank BTN Sepatan.

Studi Literatur

Melakukan studi literatur yang berkaitan dengan penelitian, baik yang berasal dari buku, Jurnal, Skripsi maupun Tugas Akhir dari berbagai referensi, serta mempelajari konsep atau metode yang akan dikaji sebagai panduan dalam merancang sistem informasi perjalanan dinas untuk Bank BTN Sepatan.

Analisis Sistem

Kegiatan analisis sistem yang berjalan merupakan kegiatan penguraian suatu informasi yang utuh dan nyata ke dalam bagian-bagian atau komponen-komputer dengan tujuan untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi masalah yang muncul dari sistem tersebut. Sehingga mengarah kepada suatu solusi untuk perbaikan maupun pengembangan ke arah yang lebih baik serta sesuai dengan kebutuhan perkembangan teknologi.

Berikut ini analisis prosedur sistem yang sedang berjalan yang merupakan prosedur administrasi perjalanan dinas pada Dinas Kepegawaian Negara Kantor Regional Jawa Barat.

1. Kepala Dinas (Pimpinan) memberi perintah tugas dinas luar kota kepada bawahannya dan mengeluarkan SPT (Surat Perintah Tugas). Lembar SPT merupakan surat perintah tugas kepada 1 (satu) atau lebih pegawai yang ditugaskan untuk melaksanakan tugas dinas di luar kota dalam rangka keperluan dinas.

(6)

101

2. Pembuat Daftar membuat Lembar SPD (Surat Perjalanan Dinas) dan Biaya Perjalanan Dinas dalam bentuk Kwitansi berdasarkan SPT yang diterima.

3. Lembar SPD dan Kwitansi diperiksa dan dicatat oleh Pejabat yang berwenang dalam membuat pembukuan ke dalam pembukuan.

4. Bendahara menerima Lembar SPD dan Kwitansi biaya perjalanan dinas

5. Pegawai yang diperintahkan dalam melaksanakan tugas dinas luar menandatangani lembar kwitansi dan menerima uang biaya perjalanan dinas, dan menerima lembar SPD.

6. Setelah Pegawai yang melaksanakn tugas dinas luar kembali, maka lembar SPD diserahkan kepada pembuat daftar.

7. Pembuat Daftar memberi cap/stempel balai, menyimpan copy lembar SPD dan menyerahkan lembar asli ke Bendahara.

8. Pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas melapor kepada bendahara jika dalam melaksanakan perjalanan dinas biaya yang dibutuhkan melebihi biaya perjalanan dinas yang diberikan sehingga menggunakan biaya pribadi dengan bukti pengeluaran yang nyata.

9. Bendahara membuat daftar pengeluaran riil dan mengeluarkan biaya ganti rugi

kepada pegawai sesuai bukti pengeluaran

10. Pegawai menanda tangani lembar pengeluaran riil dan menerima biaya ganti rugi

Alur Sistem yang Berjalan

Pemodelan alur sistem yang sedang berjalan menggunakan Activity Diagram. Activity Diagram digunakan untuk menggambarkan kegiatan-kegiatan yang ada di dalam suatu sistem agar dapat lebih memahami tentang sistem yang akan dibuat, maka perlu dibuatkan activity diagram tentang sistem yang sedang berjalan. Berikut merupakan activity diagram ujian Surat Perintah Perjalanan Dinas pada Bank BTN Sepatan.

1. Alur Sistem Surat Perintah Tugas Menggambarkan alur kerja dari surat perintah tugas yang dilakukan pembuat daftar atas perintah langsung dari Kepala Dinas atau Pimpinan. Alur sistem surat perintah tugas dapat dilihat pada Gambar 3.1

Gambar 3.1 Alur Sistem Surat Perintah Tugas

(7)

102

2. Alur Sistem Surat Perjalanan Dinas dan Kwitansi

Menggambarkan alur kerja dari surat perjalanan dinas yang dilakukan pembuat daftar kepada pegawai atas perintah kepala dinas, dan serta biaya perjalanan dinas yang dikeluarkan oleh bendahara berdasarkan SPD yang diterima kepada pegawai yang diperintahkan. Alur sistem surat perjalanan dinas dan kwitansi dapat dilihat pada Gambar 3.2

Gambar 3.2 Alur Sistem Surat Perjalanan Dinas dan Kwitansi

3. Alur Sistem Pengeluaran Riil Menggambarkan alur kerja dari pengeluaran riil yang dilakukan pembuat daftar atas ajuan dari pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas. Alur sistem pengeluaran riil dapat dilihat pada Gambar 3.3 seperti dibawah

Gambar 3.3 Alur Sistem Pengeluaran Riil

Evaluasi Sistem yang Berjalan Evaluasi sistem yang berjalan bertujuan untuk menganalisis dan mengetahui kelemahan dari sistem pengelolaan perjalanan dinas yang berjalan, sehingga perancangan sebuah sistem yang akan dikembangkan dapat mengatasi kelemahan dan masalah tersebut agar sesuai dengan kebutuhan sistem.

Adapun kelemahan dari sistem yang sedang berjalan dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Lamanya waktu yang digunakan dalam proses pengelolaan data perjalanan dinas.

2. Sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan serta pengisian data tarif biaya perjalanan dinas atau kwitansi perjalanan dinas.

Untuk mengatasi hal ini dirancang sebuah Sistem Informasi yang dapat secara otomatis melakukan pengisian data biaya perjalanan dinas.

3. Masih lamanya waktu yang diperlukan untuk memeriksa, menghitung, dan menyajikan hasil dari pembuatan daftar rekapitulasi, realisasi perjalanan dinas.

4. Data yang dimasukkan tidak tersimpan dengan baik.

5. Dalam melakukan pencarian data perjalanan dinas pegawai yang

bertanggung jawab

membutuhkan waktu yang lama.

(8)

103

Implementasi

Implementasi adalah tahap yang dilakukan setelah hasil rancangan selesai. Beberapa hal yang diimplementasikan diantaranya adalah implementasi basis data, antar muka, program yang dibangun, dan laporan.

Perancangan Sistem

Pada sub bab ini akan dijelaskan gambaran umum dari sistem simulasi yang akan dibangun, dengan menguraikan aliran proses dan aliran kerja keseluruhan dari aplikasi simulasi itu sendiri. Desain sistem yang menggambarkan simulasi sistem yang dibangun menggunakan UML (Unified Model Lamguage).

Fungsionalitas Sistem

Pemodelan fungsional sistem menggunakan use case diagaram. Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Use case diagram sistem informasi perjalanan dinas dapat dilihat pada Gambar 3.4 sebagai berikut:

Gambar 3.4 Perancangan Use Case Diagram SPPD

Berdasarkan gambar diatas terdapat tiga aktor dalam use case, masing- masing aktor memiliki aktivitas tersendiri terhadap sistem. Sebelum memanfaatkan suatu fitur tertentu aktor terlebih dahulu harus melakukan login, hal ini berlaku untuk semua aktor. Aktor Admin merupakan pegawai pembuat daftar yang memiliki tanggung jawab penuh pada sistem, aktivitas terhadap sistem adalah mengelola secara langsung data-data yang berhubungan dengan sistem. Pengelolaan data meliputi memasukkan, melihat, mengubah, dan mencetak surat dan laporan.

Aktor pegawai merupakan Kepala Bagian, aktivitas terhadap sistem hanya untuk melihat dan mengetahui data perjalanan dinas pegawai sesuai dengan bagian yang dikepalainya sahaja. Aktor Pimpinan merupakan Kepala Dinas, aktivitas terhadap sistem adalah untuk melihat dan atau memantau secara langsung seluruh data perjalanan pegawai pada dinas tersebut.

(9)

104

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil Penelitian Halaman Admin 1. Form Login

Form login digunakan untuk menjaga keamanan data perjalanan dinas, sehingga hanya aktor yang memiliki hak akses dan yang berkepentingan sahaja yang dapat melakukan akses dan atau berinteraksi dengan sistem. Tampilan form login sistem dapat dilihat pada Gambar 4.1

Gambar 4.1 Form Login

Untuk dapat masuk ke sistem, aktor atau pegawai dapat memasukkan username dan password yang sesuai setelah itu memilih hak akses sebagai admin, kepala dinas, atau pegawai. Apabila terdapat kekeliruan dan kesalahan dalam memasukkan data atau akses yang dipilih tidak sesuai dengan hak akses aktor yang memasukkan data, maka sistem akan merespon dengan kendali yang dapat dilihat pada Gambar 4.2

Gambar 4.2 Validasi Login Proses validasi data login menggunakan multi user yang diproses hanya dengan username dan password, kemudian diotentikasi sesuai dengan data user yang terdapat pada database untuk mendapatkan hak akses dari masing-masing user.

Tabel yang digunakan untuk proses validasi login dapat dilihat pada Gambar 4.3 untuk validasi login admin

Gambar 4.3 Tabel proses login admin

Query untuk melakukan login oleh admin adalah sebagai berikut

//koneksi terpusat

$username=$_POST['username'];

$password=md5($_POST['password ']);

$domain=$_POST['domain'];

if($domain=="admin"){

$query=mysql_query("select * from admin where

username='$username' and password='$password'");

$cek=mysql_num_rows($query);

$row=mysql_fetch_array($query)

;

(10)

105

$id_admin=$row['id_admin'];

if($cek){

$_SESSION['username']=$usernam e;

$_SESSION['id_admin']=$id_admi n;

$_SESSION['domain']=$domain;

$_SESSION['waktu']=date("Y-m-d

<p> H:i:s");

?><script

language="javascript">document .location.href="index2.php";

</script> <?php }else{

?><script

language="javascript">document .location.href="index.php?stat us=Gagal Login";

</script><?php }

2. Form Utama Admin

Form utama merupakan halaman awal atau dashboard yang pertama kali muncul setelah admin melakukan login dengan benar. Pada dasarnya form utama atau tampilan awal antara aktor yaitu admin, kepala dinas, dan pegawai adalah sama, yang membedakannya adalah pada fitur- fitur pada tampilan menu dan submenu. Contohnya pada tampilan menu admin sebagai pengelola menampilkan secara lengkap fitur- fitur menu sampai laporan sedangkan kepala dinas dan pegawai tidak memiliki fitur tersebut. Tampilan form utama sistem dapat dilihat pada gambar 4.4 seperti dibawah

Gambar 4.4 Tampilan Utama

3. Form Data Master

Form data master merupakan kumpulan form atau sub menu yang ada pada menu data master yang meliputi form pangkat, jabatan, pegawai, provinsi, angkutan, penginapan, dan biaya. Fungsi pada masing-masing form dapat dilihat pada bab 3 tentang perancangan antar muka.

Pada pembahasan form data master ini penulis akan mengambil salah satu contoh pengelolaan data master, yaitu pengelolaan form pegawai, dikarenakan cara pengelolaan dan respon dari sistem sama. Seperti yang telah dibahas pada bab 3, form pegawai digunakan untuk mengelolah data pegawai pada Bank BTN Sepatan. Setelah aktor telah berhasil mengakses sistem dan memilih sub menu pegawai pada menu data master maka sistem akan merespon dengan menampilkan data pegawai, dapat dilihat pada gambar 4.5

(11)

106

Gambar 4.5 Form Data Pegawai Pada Gambar 4.5 diatas dapat dilihat respon dari sistem dengan menampilkan seluruh data pegawai yang telah dimasukkan oleh aktor (admin). Selain itu juga terdapat icon edit yang digunakan untuk mengubah data pegawai jika ada kesalahan saat input data, dan icon delete yang digunakan untuk menghapus data pegawai jika diperlukan. Button tambah data pegawai digunakan atau berfungsi untuk menambah data pegawai pada sistem. Tampilan form tambah data pegawai dapat dilihat pada gambar 4.6

Gambar 4.6 Form Tambah Data Pegawai

Pada Gambar 4.6, dapat dilihat data-data yang harus dimasukkan oleh admin. Pada kolom username dan password tidak untuk semua pegawai hanya digunakan untuk pegawai yang dianggap penting dan perlu untuk mengakses sistem,

misalnya kepala sub bagian sedangkan pegawai dengan jabatan biasa tidak perlu. Jika terdapat kesalahan atau kekeliruan dalam menginputkan data maka sistem akan merespon dengan kendali, dapat dilihat pada Gambar 4.7 dan apabila data tidak berhasil disimpan maka sistem akan merespon dengan kendali juga, dapat dilihat pada Gambar 4.8

Gambar 4.7 Kendali Tambah Data Pegawai Kosong

Gambar 4.8 Kendali Data Pegawai Gagal disimpan

Apabila data sudah dimasukkan semua dan tidak ada kesalahan dalam pengisian maka sistem akan merespon bahwa data berhasil disimpan, dapat dilihat pada Gambar 4.9

(12)

107

Gambar 4.9 Kendali Data Pegawai Berhasil disimpan

Kombinasi tabel dalam database yang digunakan untuk menampilkan data pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.10

Gambar 4.10 Tabel relasi untuk menampilkan data pegawai

Untuk menampilkan data pegawai, maka tabel (Pegawai) dijoin dengan tabel (pangkat) untuk mendapatkan pangkat pegawai, kemudian juga dijoin dengan tabel (jabatan) untuk mendapatkan jabatan fungsional pegawai. Tabel yang direlasikan secara langsung dapat diimplementasikan dengan perintah query sebagai berikut

<?php

$result = mysql_query("select a.NIP, a.Nama, a.TglLahir, a.JenisKelamin, b.Pangkat, b.Golongan,

b.TingkatSatuanBiaya, c.Jabatan, c.Bidang from pegawai a join pangkat b on a.Pangkat=b.KodePangkat join jabatan c on

a.Jabatan=c.KodeJabatan");

$no = 1;

while ($row =

mysql_fetch_array($result)) { ?>

4. Form Surat Perintah Tugas

Form surat perintah tugas digunakan untuk mengelolah data surat perintah tugas atas dasar perintah langsung dari pimpinan atau kepala dinas kepada satu atau beberapa pegawai. Untuk mengelolah data SPT maka aktor (admin) dapat memilih sub menu SPT pada menu SPPD, maka sistem akan merespon dengan menampilkan data SPT dalam bentuk tabel data. Tampilan form SPT dapat dilihat pada Gambar 4.11 seperti dibawah

Gambar 4.11 Tampilan Form Data Surat Perintah Tugas

Pada Gambar 4.11 dapat dilihat data-data surat perintah tugas yang telah dilaksanakan. Selain itu terdapat icon “Edit” yang digunakan mengubah data SPT jika ada kesalahan dalam memasukkan data dan icon “Detail” yang berfungsi untuk melihat secara detail dan atau terperinci surat perintah tugas. Button

“Tambah Data SPT” berfungsi untuk menambah data surat perintah tugas, jika ada perintah baru dari pimpinan mengenai perjalanan dinas. Form tambah data SPT dapat dilihat pada Gambar 4.12 seperti dibawah

(13)

108

Gambar 4.12 Tampilan Form Tambah Data SPT

Form tambah data SPT pada Gambar 4.12 memuat form input surat perintah tugas secara lengkap. Form pengisian harus dilakukan secara lengkap untuk setiap unsur dan tidak boleh dikosongkan, kecuali pelaksana 2, pelaksana 3, pelaksana 4, pelaksanan 5, dapat dikosongkan apabila pegawai yang diperintahkan hanya diperuntukkan untuk 1 (satu) pegawai atau pelaksana. Apabila terdapat data yang masih kosong, maka sistem akan respon dengan menampilkan kendali seperti yang ditampilkan pada gambar 4.13

Gambar 4.13 Kendali Tambah Data SPT Kosong

Halaman Kepala Dinas

Halaman kepala dinas merupakan halaman yang digunakan oleh kepala dinas untuk melihat informasi yang berhubungan dengan perjalanan dinas pegawai pada Bank BTN Sepatan setelah berhasil melakukan akses masuk ke sistem.

Kepala dinas hanya memberi perintah kepada admin atau pegawai pembuat daftar untuk membuat surat perjalanan dinas, dan tidak secara langsung memasukkan data ke sistem.

Kepala dinas hanya menerima output berupa semua data perjalanan dinas dari sistem yang meliputi data master, surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, kwitansi perjalanan dinas, daftar pengeluaran riil, perincian biaya, dan grafik perjalanan dinas.

Tampilan utama halaman kepala dinas dapat dilihat pada Gambar 4.41

(14)

109

Gambar 4.41 Halaman Utama Kepala Dinas

Halaman Pegawai

Pada sistem informasi perjalanan dinas yang dikembangkan, kepala sub bagian bertindak sebagai pegawai, berperan untuk melihat informasi perjalanan dinas yang berhubungan dengan pegawai yang berada pada bagian yang diampuhnya saja. Seperti halnya dengan kepala dinas, kepala bagian tidak secara langsung memasukkan data, namun hanya menerima output atau informasi dari sistem. Informasi perjalanan dinas yang diterima meliputi; data pegawai, data biaya, data transportasi, data penginapan, data provinsi, data surat perjalanan dinas, data kwitansi perjalanan dinas, data pengeluaran riil, rincian biaya, dan grafik. Halaman utama pada sisi pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.42

Gambar 4.42 Halaman Utama Pegawai

Pada Gambar 4.42 diatas, dapat dilihat tampilan utama sistem setelah pegawai atau kepala bagian umum melakukan akses ke sistem. Setelah pegawai berhasil melakukan akses ke sistem maka pegawai dapat langsung melihat data perjalanan dinas sesuai dengan kebutuhan. Sebagai contoh, pegawai atau kepala sub bagian umum ingin melihat data pegawai, maka sistem akan merespon dengan menampilkan data pegawai dengan mengfilter data pegawai sesuai dengan bagian umum saja. Tampilan data pegawai sesuai dengan bagian umum dapat dilihat pada Gambar 4.43

Gambar 4.43 Tampilan Data Pegawai pada Halaman Pegawai

Pembahasan

Pada sistem informasi perjalanan dinas Bank BTN Sepatan

(15)

110

yang dikembangkan, aktor yang terlibat langsung dengan sistem dibagi ke dalam tiga level user yaitu admin (pegawai pembuat daftar yang bertanggung jawab), kepala dinas, dan juga kepala bagian. Aktor admin merupakan pegawai yang memiliki tanggung jawab penuh dalam mengelola data perjalanan dinas, meliputi memasukkan data, mengubah data, menghapus, dan mencetak data, sedangkan kepala dinas dan kepala bagian hanya menerima output dari sistem dan tidak terlibat secara langsung dalam mengolah data. Kepala dinas dapat memantau secara keseluruhan data perjalanan dinas pegawai sedangkan kepala bagian hanya dapat memantau data perjalanan dinas yang dilaksanakan oleh pegawai yang berada pada bagiannya sahaja.

Dalam melakukana pengolahan surat perjalanan dinas, pegawai pembuat daftar dapat memasukkan data-data yang berhubungan dengan perjalanan dinas yang terdiri dari data pegawai, data penginapan, data angkutan, data biaya per hari berdasarkan tingkat satuan biaya pada menu data master sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku pada Bank BTN Sepatan. Setelah data-data perjalanan dinas tersebut sudah dimasukkan, admin akan dapat langsung membuat surat perintah tugas sesuai dengan perintah dari kepala dinas pada dinas tersebut, apabila data belum lengkap atau belum terisi sistem akan mengvalidasi data secara otomatis agar data diisi secara lengkap setelah data sudah

sesuai dengan perintah maka data langsung bisa dicetak atau print out.

Setelah surat perintah tugas dibuat maka pembuat daftar dapat langsung membuat surat perjalanan dinas untuk pegawai tersebut setelah surat sudah mendapat persetujuan dari kepala dinas dengan mengisi nomor surat perintah tugas. Setelah data surat perjalanan dinas disimpan, data langsung bisa dicetak atau print out dalam bentuk surat perjalanan dinas dan kwitansi perjalanan dinas.

Kwitansi perjalanan dinas atau biaya perjalanan didapat secara otomatis dari sistem sesuai dengan data biaya-biaya perjalanan dinas yang telah disimpan pada sistem sesuai dengan peraturan yang ditetapkan berdasarkan surat perjalanan dinas dan tingkat satuan biaya pegawai pelaksana yang melaksanakan perjalanan dinas.

Komponen biaya meliputi uang makan, uang saku, uang tranportasi, dan biaya penginapan yang dilipat gandakan berdasarkan lamanya perjalanan dinas yang dilakukan dan tempat tujuan, dan biaya transportasi pergi pulang sesuai dengan tempat tujuan dan jenis transportasi yang digunakan.

Apabila dalam melakukan suatu perjalanan dinas ada pengeluaran biaya yang di luar daftar kwitansi yang dilakukan oleh pegawai saat kegiatan dinas, maka pegawai pelaksana dapat melaporkan kepada admin untuk dimasukkan kedalam daftar pengeluaran riil untuk

(16)

111

digantikan biaya tersebut berdasarkan bukti-bukti yang kuat dan benar.

Dengan adanya sistem ini dapat mengelola dan menyediakan data- data perjalanan dinas yang dibutuhkan secara lebih cepat dan akurat, serta data-data perjalanan dinas yang telah dilakukan tetap terjamin kualitas datanya karena penyimpanan data menggunakan database bukan dalam bentuk arsip.

Sistem memberikan kemudahan pencarian perjalanan dinas, sehingga ketika surat perjalanan dinas dibutuhkan kembali dapat langsung dilampirkan berdasarkan surat perjalanan dinas yang telah dilaksanakan. Selain itu sistem juga menampilkan surat perjalanan dinas dalam bentuk grafik atau diagram berdasarkan tempat tujuan

Pada sistem yang dibangun masih terdapat kendala yaitu pada penomoran surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, dan kwitansi perjalanan dinas masih dilakukan secara manual, hal ini menyebabkan terjadi kesalahan dalam memasukkan nomor surat, dan validasi data yang digunakan juga belum memadai.

Sehingga diperlukan pelatihan kepada pengguna agar penggunaan sistem dapat dilakukan secara optimal dan mengurangi terjadinya kesalahan.

Sistem yang dikembangkan juga perlu adanya pembaharuan seiring berubahnya peraturan, karena sewaktu-waktu dapat berubah sesuai adanya perubahan atau adanya peraturan baru dari peraturan pemerintah keuangan yang mengatur

tentang perjalanan dinas di luar kota atau antar provinsi yag dilakukan pelaksana.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

1. Sistem informasi perjalanan dinas yang dikembangkan dapat menghasilkan surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, kwitansi perjalanan dinas, daftar pengeluaran riil, dan rincian biaya perjalanan dinas secara cepat dan akurat.

2. Sistem dapat menyajikan laporan data perjalanan dinas yang dapat langsung dilampirkan secara cepat dan akurat.

3. Sistem informasi perjalanan dinas yang dikembangkan memberikan kemudahan dalam melakukan pencarian data.

4. Sistem dapat menyajikan data perjalanan dinas dalam bentuk grafik atau diagram.

Saran

1. Penggunaan sistem keamanan dan pengendalian yang lebih baik.

2. Penomoran surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, dan kwitansi perjalanan dinas sebaiknya dibuat secara otomatis sehingga menghindari kesalahan.

3. Penyajian data perjalanan dinas dalam bentuk grafik perlu dikembangkan atau ditambah

(17)

112

sehingga sistem lebih menarik dan interaktif.

4. Mengintegrasikan sistem perjalanan dinas dengan sistem yang sudah ada, yang membutuhkan data perjalanan dinas, seperti pembuatan Buku Kas Umum (BKU).

DAFTAR PUSTAKA

Bulawaan, A. M., (2013). Sistem Informasi Pengolahan Data Surat Perjalanan Dinas Pada Dinas Kelautan dan Perikanan Daerah Istimewa Yogyakarta.

Yogyakarta: STMIK Jenderal Achmad Yani.

Indrajani, (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Kusrini, (2007). Strategi

Perancangan dan

Pengembangan Basis Data.

Yogyakarta: Andi Offset Muttaqin, (2013). Sistem Informasi

Surat Perintah Tugas (SPT) Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic Pada Badan Kepegawaian Dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh . Banda Aceh: STMIK U’Budiyah Indonesia.

Nugroho, A., (2011). Perancangan dan Implementasi Basis Data.

Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Potter, R. E., Turban, E., & Rainer Jr, R. K., (2006). Pengantar Teknologi Informasi (3 ed.).

Jakarta: Salemba Infotek.

Pratama, I. P., (2014). Sistem

Informasi dan

Implementasinya. Bandung:

Informatika.

Sibero, A. F., (2013). Web Programming Power Pack.

Yogyakarta: Penerbit MediaKom.

Souhrada, K., (2013). MySQL Database. [Online] Avaible at:

http://www.oracle.com/us/prod ucts/mysql/resources/index.htm l [Accessed 21 Januari 2014]