Aplikasi Pemutakhiran Data Dosen Kopertis Wilayah VII – Wasdalbin 2013
Versi 0.3
Aplikasi ini digunakan untuk melakukan pemutakhiran data dosen yang ada di Kopertis Wilayah VII, baik Dosen Tetap Yayasan, Dosen PNS DPK, Dosen Honorer / Tidak Tetap.
A. Antarmuka
Pemutakhiran data dosen ini dilakukan sesuai alur pada form di atas : 1. Set Data PTS
2. Input Data Dosen 3. Form Pernyataan Validasi
4. Mengirimkan file hasil pemutakhiran data.
B. Cara Penggunaan 1. Set Data PTS
Hal pertama yang harus dilakukan sebelum memulai memasukkan data adalah melakukan pengaturan data PTS.
Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan menu File Pengaturan, atau dengan mengklik tombol Set Data PTS yang ada pada form utama.
Pilih nama PTS dari menu pilihan yang tersedia, kemudian tekan OK.
2. Input Data Dosen
Input data dosen dapat dilakukan dengan beberapa strategi :
1. Dilakukan seluruhnya oleh pengelola kepegawaian di PTS masing-masing, kemudian dikirimkan ke Kopertis.
2. Input data dilakukan oleh masing-masing dosen, kemudian data tersebut dikumpulkan oleh pengelola kepegawaian untuk dikompilasi dan dikirimkan ke Kopertis. Untuk panduan proses kompilasi data, silakan merujuk ke bagian C (Strategi Input Data)
2.1 Daftar Nama Dosen
Layar ini memuat daftar nama dosen yang ada di PTS ybs. Melalui layar ini, pengguna dapat melakukan aksi penambahan data dosen, pengubahan data, dan penghapusan data dosen.
Pada layar ini, pengguna juga dapat melakukan pencarian data dosen tertentu berdasarkan NAMA/NIP/NIDN.
Hasilnya akan ditampilkan dalam tabel yang tersedia.
Untuk memulai penambahan data dosen, silakan mengklik tombol “Tambah”.
2.2 Menambah Data Dosen
Panduan pengisian Data Dosen:
NIDN / NUP : Diisi dengan NIDN / NUP.
Jika belum memiliki NIDN / NUP, dapat dikosongkan.
Nomor Dosen / NIK : Merupakan identitas dosen.
Jika NIDN / NUP diisi, maka otomatis akan sama dengan NIDN / NUP.
Nama : Diisi dengan nama dosen yang bersangkutan
Gelar : Diisi lengkap dengan gelar akademik dosen yang bersangkutan, didahului dengan gelar depan (jika ada), kemudian gelar belakang.
Homebase : Diisi dengan home base / proram studi penugasan.
Untuk mengupdate data program studi yang ada pada pilihan homebase, ganti tabel mspst.dbf yang ada pada folder DATA dengan tabel mspst.dbf yang digunakan pada pelaporan EPSBED/PDPT.
Status Ikatan Kerja : Dosen Tetap (A), Dosen PNS DPK (B), Dosen Honorer PTN (C), Dosen Honorer Non-PTN (D), Kontrak/Tetap Kontrak (E)
NIP : Jika dosen ybs adalah PNS DPK, maka diisi dengan NIP, jika bukan PNS DPK, tidak perlu diisi.
No KTP/SIM/Paspor : Diisi dengan nomor kartu identitas, dapat berupa nomor KTP / SIM / Paspor.
Jab. Fungsional & Golongan : Diisi dengan Jab. Fungsional Akademik terakhir yang dimiliki dan Golongan.
Untuk Dosen Yayasan, diisi dengan golongan hasil inpassing.
Tempat dan tanggal lahir : Diisi lengkap sesuai dengan tempat dan tanggal kelahiran. Untuk kolom tempat diisi dengan nama kabupaten / kota.
Jenis kelamin : Laki-laki (L), Perempuan (P)
Alamat, kota : Diisi dengan alamat lengkap domisili sekarang. Kolom kota diisi dengan nama kabupaten / kota domisili dosen ybs.
No. Telp., HP, dan email : Diisi berturut turut dengan nomor telepon rumah, nomor telepon selular yang dapat dihubungi, dan email dosen ybs. Masing-masing cukup diisi satu saja jika ada.
Status Aktivitas : Aktif Mengajar (A), Cuti (C), Keluar/Pensiun/Almarhum/Diberhentikan (K), Studi Lanjut (S), Ditugaskan di instansi lain (T)
Jabatan Akademik : Untuk mengubah data jabatan fungsional akademik, dilakukan dengan mengklik tombol ubah jabatan akademik.
Akta Mengajar : Pilih Ya (Y), jika dosen ybs. memiliki akta mengajar (Akta 4 / Akta 5) atau Sertifikat Pekerti / Applied Approach atau pilih Tidak (T) jika belum memilikinya.
Ijin Mengajar : Pilih Ya (Y) jika dosen tersebut telah mendapatkan penugasan mengajar dari instansi asal atau pilih Tidak (T) jika belum memiliki Ijin Mengajar. Pilihan ini wajib diisi oleh dosen tidak tetap.
Pendidikan Tertinggi : Untuk mengubah data riwayat pendidikan, dilakukan dengan mengklik tombol ubah riwayat pendidikan.
Golongan / Pangkat (Inpassing)
: Untuk mengubah data golongan / pangkat (untuk dosen PNS DPK) atau pangkat inpassing (untuk dosen tetap yayasan), dilakukan dengan mengklik tombol ubah data pangkat / inpassing.
Jabatan Struktural : Jika ada, diisi dengan nama jabatan struktural yang dijabat di PTS. Misal:
Rektor, Dekan Fakultas Hukum, dll.
Nomor SK dan TMT Jabatan Struktural
: Diisi dengan nomor SK Pengangkatan dan TMT menjadi pejabat struktural sesuai yang tercantum pada SK.
Jabatan lain : Diisi dengan jabatan lain (non struktural)
2.2.1 Layar Ubah Data Jabatan Akademik :
Panduan pengisian Data Jabatan Akademik :
Nama Jabatan Akademik : Diisi dengan jabatan fungsional akademik terakhir yang dimiliki
Nomor SK / Tanggal : Diisi dengan nomor dan tanggal SK Pengangkatan dalam jabatan fungsional akademik yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang.
2.2.2 Layar Ubah Riwayat Pendidikan :
Panduan pengisian Riwayat Pendidikan :
Untuk menambahkan data riwayat pendidikan, dilakukan dengan mengklik tombol “Tambah”, secara otomatis cursor akan aktif pada baris kosong yang tersedia.
Untuk menghapus data riwayat pendidikan, klik pada baris yang akan dihapus, kemudian klik “tombol Hapus”.
No : Diisi dengan nomor urut sesuai dengan urutan tanggal kelulusan Kdjen & Jenjang : Diisi dengan kode jenjang pendidikan (S3, S2, S1, dst)
Bidang Ilmu : Diisi dengan nama bidang ilmu pendidikan / nama program studi sesuai ijazah.
Tgl. Lulus : Diisi dengan tanggal kelulusan sesuai ijazah
Gelar : Diisi dengan singkatan gelar akademik yang diperoleh sesuai ijazah Kode PT : Diisi dengan kode perguruan tinggi tempat melaksanakan studi Nama PT Studi : Diisi dengan nama perguruan tinggi tempat melaksanakan studi Kota Studi : Diisi dengan kota domisili perguruan tinggi tempat melaksanakan studi Kode Lokasi : Tidak perlu diisi, terisi otomatis.
2.2.3 Layar Ubah Data Pangkat / Inpassing :
Panduan pengisian Data Pangkat / Inpassing :
Golongan / PangkatInpassing Terakhir
: Untuk dosen PNS DPK, diisi dengan golongan / pangkat terakhir
Untuk dosen tetap yayasan, diisi dengan pangkat inpassing / penyetaraan terakhir yang diterbitkan oleh instansi berwenang.
Nomor SK / Tanggal : Diisi dengan nomor dan tanggal SK pengangkatan dalam golongan / pangkat / inpassing yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang.
Masa Kerja (tahun, bulan) : Diisi dengan masa kerja yang tercantum pada SK pengangkatan dalam golongan / pangkat / inpassing yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang.
2.2.4 Layar Ubah Riwayat Penelitian :
Panduan pengisian Riwayat Penelitian :
Untuk menambahkan data riwayat penelitian, dilakukan dengan mengklik tombol “Tambah”, secara otomatis cursor akan aktif pada baris kosong yang tersedia.
Untuk menghapus data riwayat penelitian, klik pada baris yang akan dihapus, kemudian klik “tombol Hapus”.
No : Diisi dengan nomor urut sesuai dengan urutan tanggal pelaksanaan penelitian Judul Penelitian : Diisi dengan nama / judul penelitian
Tahun : Diisi dengan tahun pelaksanaan penelitian
Kd Penelitian : Pilihan jenis penelitian. (Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Penelitian Tim Pascasarjana, Penelitian Fundamental, Penelitian Hibah Bersaing, PEKERTI, dll).
Pilih LAINNYA, jika jenis penelitian tidak tercantum pada pilihan.
Jenis Penelitian : Jenis Penelitian. Otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Kd Penelitian.
Untuk mengisikan jenis penelitian yang tidak tercantum pada pilihan, pilih LAINNYA pada kolom Kd Penelitian, kemudian isikan jenis penelitian yang dimaksud pada kolom ini.
Kd Sumber Dana : Pilihan sumber dana penelitian. (Biaya Sendiri, Biaya Instansi Sendiri, Lembaga Swasta Kerjasama, Lembaga Pemerintah Kerjasama, dll)
Pilih LAINNYA, jika sumber dana penelitian tidak tercantum pada pilihan.
Sumber Dana Penelitian : Sumber Dana Penelitian. Otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Kd Sumber Dana. Untuk mengisikan sumber dana penelitian yang tidak tercantum pada pilihan, pilih LAINNYA pada kolom Kd Sumber Dana, kemudian isikan sumber dana penelitian yang dimaksud pada kolom ini.
Jumlah Dana : Diisi nominal jumlah dana penelitian (dalam Rupiah)
2.2.5 Layar Ubah Riwayat Pendidikan/Pelatihan/Sertifikasi :
Panduan pengisian Riwayat Diklat / Pelatihan :
Layar ini memuat data diklat/pelatihan/sertifikasi yang telah diikuti/dimiliki oleh dosen ybs. yang sesuai dengan bidang keahlian / bidang keilmuannya, antara lain dapat berupa : pelatihan Pekerti/AA, Sertifikasi Dosen, dll.
Untuk menambahkan data riwayat, dilakukan dengan mengklik tombol “Tambah”, secara otomatis cursor akan aktif pada baris kosong yang tersedia.
Untuk menghapus data riwayat, klik pada baris yang akan dihapus, kemudian klik “tombol Hapus”.
No : Diisi dengan nomor urut sesuai dengan urutan tanggal pelaksanaan Nama Diklat : Diisi dengan kegiatan
Penyelenggara : Diisi dengan nama penyelenggara kegiatan Mulai tanggal : Diisi dengan tanggal awal pelaksanaan s.d. tanggal : Diisi dengan tanggal akhir pelaksanaan
Kab/Kota Diklat : Diisi dengan nama kabupaten / kota pelaksanaan. Jika dilaksanakan di luar negeri, diisi dengan nama kota dan nama negara.
Jumlah jam : Diisi dengan jumlah jam pelaksanaan kegiatan sesuai yang tercantum pada sertifikat. (boleh dikosongkan)
2.2.6 Layar Ubah Riwayat Publikasi Karya Ilmiah :
Panduan pengisian Riwayat Publikasi Karya Ilmiah :
Untuk menambahkan data riwayat, dilakukan dengan mengklik tombol “Tambah”, secara otomatis cursor akan aktif pada baris kosong yang tersedia.
Untuk menghapus data riwayat, klik pada baris yang akan dihapus, kemudian klik “tombol Hapus”.
No : Diisi dengan nomor urut sesuai dengan urutan tanggal publikasi Judul Publikasi / Artikel : Diisi dengan judul karya ilmiah / artikel ilmiah
Tanggal Publikasi : Diisi dengan tanggal publikasi
Nama Media / Jurnal : Diisi dengan nama media / jurnal yang memuat publikasi karya ilmiah tersebut
Edisi : Diisi dengan edisi dan volumen dari media / jurnal yang memuat publikasi karya ilmiah tersebut
Kd Jenis Media : Pilihan jenis media publikasi. (Seminar Nasional, Seminar Internasional, Prosiding, Jurnal Nasional, Jurnal Internasional, dll)
Jenis Media : Jenis Media Publikasi. Otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Kd Jenis Media.
2.2.7 Layar Ubah Riwayat Prestasi / Penghargaan :
Panduan pengisian Riwayat Prestasi / Penghargaan :
Layar ini memuat daftar prestasi yang pernah diraih dosen ybs., misalnya sebagai Pemenang Dosen Berprestasi, sebagai Penerima Penghargaan Aktivis Lingkungan Hidup, dll.
Untuk menambahkan data riwayat prestasi, dilakukan dengan mengklik tombol “Tambah”, secara otomatis cursor akan aktif pada baris kosong yang tersedia.
Untuk menghapus data riwayat prestasi, klik pada baris yang akan dihapus, kemudian klik “tombol Hapus”.
No : Diisi dengan nomor urut sesuai dengan urutan tanggal penerimaan penghargaan / prestasi
Nama Penelitian : Diisi dengan nama / kategori penghargaan / prestasi
Kd Tingkat : Pilihan tingkat wilayah. (Prestasi tingkat regional, tingkat nasional, tingkat internasional, dll)
Tingkat : Tingkat wilayah. Otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Kd Tingkat.
Tanggal : Diisi dengan tanggal penerimaan / penganugerahan
Penyelengara : Diisi dengan nama penyelenggara / instansi yang memberikan penghargaan
2.3. Melihat / Memodifikasi Data Dosen
Untuk melihat detil data dosen / melakukan pengubahan data, dilakukan dengan cara klik data yang akan diubah, kemudian klik tombol Detil.
Layar pengubahan data dosen serupa dengan penambahan data dosen. Panduan pengubahan data dosen dapat merujuk ke bagian 2.2 di atas.
2.4. Menghapus Data Dosen
Untuk menghapus data dosen tertentu, klik data yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus.
3. Pernyataan Validasi
Setelah semua data dosen telah selesai di-input, langkah berikutnya adalah mengisikan pernyataan validasi melalui form yang tersedia / klik link “Pernyataan” yang ada pada menu utama.
Isikan data tempat dan tanggal pernyataan, disertai dengan nama dan NIP/NIK pimpinan pada kolom yang tersedia, kemudian klik OK.
4. Mengirimkan Hasil Pemutakhiran Data
Data hasil pemutakhiran dikirimkan ke Kopertis Wilayah VII dalam bentuk softcopy.
Klik link “Kirim” untuk menentukan nama file softcopy yang akan dikirimkan, kemudian klik Save.
File softcopy akan tersimpan dalam bentuk ZIP sesuai nama yang telah ditentukan.
File ZIP ini kemudian dikirimkan melalui email ke [email protected]
PERHATIAN !
Jika proses pemutakhiran data dilakukan oleh masing-masing dosen, maka file softcopy (ZIP) yang dihasilkan pada bagian 4 ini harap dikumpulkan terlebih dahulu ke pengelola kepegawaian di PTS untuk dikompilasi dan dikirim ke Kopertis.
C. Strategi Input Data
Input data dosen untuk pemutakhiran data dosen dengan aplikasi ini dapat dilakukan dengan beberapa strategi : 1. Dilakukan seluruhnya oleh pengelola kepegawaian di PTS masing-masing, kemudian dikirimkan ke Kopertis.
2. Input data dilakukan oleh masing-masing dosen, kemudian data tersebut dikumpulkan oleh pengelola kepegawaian untuk dikompilasi dan dikirimkan ke Kopertis.
3. Input data dilakukan oleh beberapa orang tim pengelola kepegawaian, kemudian data tersebut dikumpulkan dan dikompilasi untuk dikirimkan ke Kopertis.
KOMPILASI
Yang dimaksud dengan proses kompilasi di sini adalah menggabungkan data-data pada file ZIP hasil pemutakhiran data menjadi satu basis data yang siap dikirimkan ke Kopertis.
Alur proses kompilasi adalah sebagai berikut :
Penjelasan :
1. Pengelola Kepegawaian di PTS melakukan Set Data PTS dan mengganti tabel mspst.dbf yang ada pada folder DATA dengan tabel mspst.dbf yang digunakan pada pelaporan EPSBED/PDPT. Dengan demikian program telah dikonfigurasi untuk spesifik ke PTS tertentu sesuai dengan daftar program studi yang ada pada PTS tersebut.
Aplikasi Pemutakhiran Data Dosen siap didistribusikan ke masing-masing dosen / ke tim pengelola kepegawaian.
2. Aplikasi Pemutakhiran Data Dosen (program & database dbf) didistribusikan ke pihak-pihak terkait untuk diisi dengan data masing-masing.
3. Untuk melakukan kompilasi, masing-masing pihak cukup mengumpulkan file softcopy ZIP (yang diperoleh melalui langkah “Kirim” – lihat B. Panduan Penggunaan, langkah 4 untuk panduan membuat file ZIP) ke pengelola kepegawaian.
4. Pengelola kepegawaian melakukan kompilasi data tersebut.
5. Pengelola kepegawaian berdasarkan pengesahan dari pimpinan PTS melakukan validasi / pernyataan
6. Pengelola kepegawaian mengirimkan softcopy ZIP hasil kompilasi (hasil penggabungan seluruh file ZIP dosen) ke Kopertis.
Panduan Penggunaan Fitur Kompilasi
Untuk memudahkan dalam melakukan proses kompilasi, pastikan semua file softcopy ZIP yang telah dikumpulkan sudah disimpan dalam satu folder/direktori.
Layar Kompilasi dapat diakses melalui menu Modul Kompilasi pada bagian kiri atas dari aplikasi.
1. Klik tombol Pilih Direktori Sumber (perhatikan gambar di atas) untuk memilih folder tempat meletakkan file softcopy ZIP yang telah dikumpulkan, kemudian klik ‘Select’ / ‘OK’.
2. Semua file yang akan dikompilasi akan ditampilkan pada daftar yang tersedia.
3. Untuk menghapus file tertentu dari daftar (supaya tidak ikut terkompilasi), maka klik nama file-nya pada daftar File Yang Akan Dikompilasi, kemudian klik tombol ‘Del’ / ‘Delete’ pada keyboard.
Tombol ‘Clear’ pada layar dapat digunakan untuk menghapus semua file yang ada pada daftar File Yang Akan Dikompilasi.
4. Untuk memulai proses kompilasi, klik tombol Proses. Selama proses kompilasi berlangsung, maka semua tombol akan menjadi tidak aktif.
5. Jika proses kompilasi telah selesai, klik tanda ‘x’ untuk menutup layar proses kompilasi dan kembali ke layar utama.
Setelah proses kompilasi selesai, selanjutnya pengelola kepegawaian dapat melakukan proses validasi / pengesahan, kemudian mengirimkan hasil pemutakhiran tersebut seperti pada langkah 3 dan 4 pada Panduan Penggunaan.
--- 2013 ---
