Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Painting PT Masato Catur Coating Cibitung Berbasis Desktop Yahya Mara Ardi 1) 1)

(1)

Journal Speed – Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi – Volume 11 No 4 – November 2019 speed.web.id

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) 18

Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Painting PT Masato Catur Coating Cibitung Berbasis Desktop

Yahya Mara Ardi ¹⁾

1) Sistem Informasi, Universitas Bina Sarana Informatika [email protected]

Description: The development of information systems very quickly makes many people prefer to run the business by utilizing information systems. With the various advantages and conveniences offered make the information system as a standard in doing business. PT. Masato Catur Coating is a company that runs its core business processes by painting motor vehicle components. At PT. Masato Catur Coating the process of recording purchase transactions is still not regulated neatly using the system. Starting from the process of ordering raw materials to debt repayment. Obviously will cause many obstacles in the transaction process, because the information obtained is still very minimal and takes a long time to look for it. To that end, the authors make the final project purchase of raw materials at PT. Masato Catur Coating. The design of this information system will greatly assist the user in recording transactions. So as to improve the effectiveness and efficiency of employee performance.

Keywords: Designing, System, Informtion, Purchase, Raw, Materials, Painting

Deskripsi: Pada perkembangan sistem informasi yang sangat cepat membuat banyak orang lebih memilih untuk menjalankan usaha bisnis dengan memanfaatkan sistem informasi. Dengan berbagai kelebihan dan kemudahan yang ditawarkan menjadikan sistem informasi sebagai sebuah standar dalam berbisnis. PT. Masato Catur Coating merupakan sebuah perusahaan yang melakukan proses bisnis utamanya dengan melakukan pengecatan pada komponen kendaraan bermotor. Pada PT. Masato Catur Coating proses pencatatan transaksi pembeliannya masih belum diatur rapi dengan menggunakan sebuah sistem. Mulai dari proses pemesanan bahan baku sampai dengan pembayaran hutang.

Tentunya hal tersebut akan meyebabkan banyak kendala dalam proses transaksi, karena informasi yang diperoleh masih sangat minim dan memakan waktu yang cukup lama untuk mencarinya. Untuk itu, penulis membuat tugas akhir mengenai pembelian bahan baku pada PT. Masato Catur Coating.

Perancangan sistem informasi ini akan sangat membantu pengguna dalam melakukan pencatatan transaksi. Sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja karyawan

Kata Kunci: Perancangan, Sistem, Informasi, Pembelian, Bahan, Baku, Cat 1. Latar Belakang

Kegiatan pembelian perusahaan merupakan pemilihan sumber bahan baku untuk jalannya proses produksi sehingga menghasilkan produk yang berkualitas.

Proses pembelian bahan baku memiliki peranan penting dalam proses produksi. Terkait dengan pengadaan bahan baku yang harus tepat waktu, baik dari segi kualitas maupun kuantitas.

Maka dari itu, perusahaan harus memonitor kegiatan pembelian agar berlangsung sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan. Karena pembelian bahan baku merupakan sebuah awal kegiatan perusahaan dalam menghasilkan pendapatan. Perusahaan juga harus memiliki dan memantau dari sistem penerimaan kedatangan bahan baku hingga selesainya proses pembelian.

Perusahaan harus mampu mengontrol pengiriman bahan baku yang dipesan dengan jumlah bahan baku dalam Purchase Order.

PT. Masato Catur Coating merupakan perusahaan jasa painting spareparts kendaraan bermotor yang bergerak dibidang produksi massal untuk pengecatan komponen otomotif. Dalam sistem pembelian, perusahaan harus mewaspadai hal-hal yang membuat terhambatnya kegiatan pembelian karena sistem administrasi yang kurang memadai, yang biasanya disebabkan oleh kesalahan-kesalahan kecil dalam pencatatan transaksi yang mengakibatkan penumpukan tagihan yang tidak terkontrol, arus kas tidak lancar hingga pembengkakan biaya produksi. Karena pencatatan stok bahan baku yang tidak terkontrol menyebabkan penggunaan bahan baku yang diluar batas normal serta karena banyaknya bahan baku yang dipesan, terkadang supplier mengirimkan bahan baku secara partial (sebagian). Sehingga diperlukan adanya pencatatan jumlah bahan baku yang tersisa pada Purchase Order dan kontrol pada tagihan yang diterima terhadap Purchase Order. Mulai dari

(2)

pesanan pembelian, penerimaan bahan baku, proses penagihan, hingga pembayaran hutang yang harus tepat waktu. Karena hutang yang tidak terkontrol juga akan mengakibatkan terhambatnya proses produksi perusahaan karena terhentinya pengiriman bahan baku. Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis membuat sebuah penelitian dengan judul “Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Painting pada PT. Masato Catur Coating Cibitung berbasis Desktop”.

2. Metode Penelitian

Adapun metode penelitian yang penulis gunakan antara lain:

2.1. Teknik pengumpulan data

Metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis yaitu (i) observasi, melakukan pengamatan langsung proses-proses dari sistem pembelian yang terjadi di perusahaan untuk memperoleh data-data perusahaan mengenai pembelian pada PT. Masato Catur Coating, (ii) wawancara langsung kepada bagian terkait pada bagian gudang, purchasing dan finance, (iii) studi pustaka, dengan mengumpulkan informasi atau referensi mengenai topik terkait melalui referensi buku, artikel ilmiah, dan jurnal-jurnal penelitian yang berkaitan dengan pembelian bahan baku.

2.2. Model pengembangan sistem

Model SDLC air terjun (waterfall) digunakan dalam merancang Aplikasi Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Painting pada PT. Masato Catur Coating Cibitung berbasis Desktop. Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial dimulai dari analisis, desain, pengodean dan pengujian (Sukamto & Shalahuddin, 2014). Berikut adalah gambar model air terjun:

Sumber: (Sukamto & Shalahuddin, 2014) Gambar 1. Ilustrasi Model Waterfall 3. Hasil Dan Pembahasan

3.1. Analisis Sistem

Hal pertama yang dilakukan dalam analisis sistem adalah melakukan pengumpulan data.

Berdasarkan hasil pengumpulan data didapat mengenai gambaran proses bisnis sistem.

Prosedur bisnis pembelian Bahan Baku Painting pada PT. Masato Catur Coating Cibitung adalah sebagai berikut:

Pada proses ini, calon supplier mengirimkan company profile sebagai kilasan perusahaan dan perkenalan produk kepada bagian purchasing, kemudian bagian purchasing meminta bagian gudang untuk memeriksa dan menyerahkan daftar stok bahan baku yang dimiliki beserta form permintaan pembelian, jika ada bahan baku terkait yang digunakan, maka bagian purchasing akan mengirimkan surat balasan permintaan penawaran harga kepada supplier. Setelah surat penawaran harga diterima, bagian purchasing akan mengarsipnya sebagai bahan perbandingan harga dengan supplier lain.

Setelah mendapatkan harga, kemudian bagian purchasing akan membuat purchase order sesuai dengan jumlah dan bahan baku yang diminta. Bagian purchasing kemudian meminta persetujuan purchase order kepada atasan untuk kemudian dikirimkan kepada supplier melalui fax/e-mail. Setelah bahan baku dipesan, butuh waktu 2-3 hari untuk proses pengiriman.

Kemudian supplier akan mengirimkan surat jalan dan quality assurance kepada bagian gudang.

Copy surat jalan yang sudah diperiksa bagian gudang, diberikan kepada bagian purchasing sebagai arsip. Kemudian supplier akan memberikan invoice kepada bagian purchasing.

Bagian purchasing harus memeriksa invoice, surat jalan serta purchase order berdasarkan dengan arsip yang dimiliki. Jika sudah sesuai semua, maka bagian purchasing akan menyerahkan invoice kepada bagian finance untuk proses pembayaran dan dibuatkan tanda terima dokumen tagihan. Kemudian bagian finance akan melakukan via transfer sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang sudah ditemtukan.

Setelah proses pembelian selesai maka bagian purchasing akan membuat laporan pembelian untuk review bulanan dengan Direktur Operasional. Laporan pembelian yang dibuat berdasarkan transaksi pembelian yang terjadi selama bulan berjalan yang nantinya akan berguna untuk pengambilan keputusan masa mendatang.

Berdasarkan proses bisnis yang terjadi spesifikasi kebutuhan sistem informasi pembelian Bahan Baku Painting yang dibangun adalah:

A. Kebutuhan pengguna

Terdapat empat pengguna yang berinteraksi dengan aplikasi sistem informasi pembelian material ini, yaitu bagian purchasing dan warehouse

a. Bagian purchasing memiliki akses berkaitan dengan transaksi pembelian di aplikasi sistem pembelian bahan baku

(3)

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) 20 painting pada PT. Masato Catur Coating

Cibitung, sedangkan

b. Bagian warehouse memiliki akses yang berhubungan dengan transaksi

penerimaan dan retur barang di aplikasi sistem pembelian bahan baku painting pada PT. Masato Catur Coating Cibitung.

3.2. Desain A. Use case diagram

Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Painting

B.

Activity Diagram

a. Activity Diagram Halaman Purchasing

Gambar 3. Activity Diagram halaman Purchasing b. Activity Diagram Halaman Warehouse

uc purchasing

Bagian Purchasing

Validation Login

Master Supplier

Master raw material

Add Edit

Delete

Search View Logout

Login status v alidation

Search View Add

Edit

Delete

Master Account

Search View

Master User

Search View Add

Edit

Delete

Purchase Order

Print Add Quotation Request

Add

Print

Inv oiceReceipt Add

Print

List Transactions

Print Edit

Delete

Report

Purchase Report Utility

Backup

Posting Closing

Sav e

Print

Sav e

Print

Sav e

Print

Sav e Sav e

Sav e

Cancel Search View

Stock Card

Journal Purchase

Request

Quotation Request

Purchase Order

Raw Material Receipt

Inv oice Receipt

Purchase Payment

Adj ustment Journal

View Search

Search View

Edit

Delete

Cancel Print Search

View

Search View

Edit

Delete

Print Cancel

Search

View

Search

View

«include»

act purchasing

Purchase System Bagian Purchasing

Start Melakukan Login

v alidasi user

masukkan id user

masukkan passw ord

valid?

menampilkan main menu

muncul peringatan id user/ passw ord salah

Main Menu

Quotation

Request Purchase Order Inv oice Receipt

Mencetak transaksi Pilih menu

transactions

Pilih transaksi Quotation Request Menampilkan form Quotation Request

Masukkan data

klik sav e proses penyimpanan ke

database

klik print

Apakah anda yakin ?

tutup form input

klik transaksi Inv oice Receipt

input data inv oice receipt

klik Sav e

menampilkan form inv oice receipt

End pilih transaksi Purchase Order

Isi data PO

klik sav e

klik print

Mencetak Transaksi

Menampilkan Form Purchase Order

Proses penyimpanan ke database

Apakah anda yakin ?

Proses penyimpanan ke database tutup form inv oice receipt

[tidak valid]

[valid]

jika tidak

jika ya

Jika Ya Jika T idak

(4)

Gambar 4. Activity Diagram Halaman Warehouse

C. Database

Gambar 5. Entity Relationship Diagram D. Logical Record Structure

master_user id_user*

nm_user jabatan password hak_akses master_supplier kd_sup*

nm_sup alamat tlp_sup status_sup

purchase_order no_po * tgl_po tgl_kirim term_of_payment kd_sup**

total_pobt ppn_po total_po status

form_purchase_request_detail no_fpr**

kd_bahanbaku**

qty_fpr

master_bahanbaku kd_bahanbaku * nm_bahanbaku harga satuan status_bb stok_min memo

raw_material_receipt no_rmr * tgl_rmr reff_rmr raw_material_receipt_detail no_rmr**

no_po qty_rmr

invoice_receipt no_ir * tgl_ir due_date no_fp total_irbt ppn_ir total_ir reff_ir fp_copy po rekap_do do purchase_payment no_pp*

tgl_pp no_ir**

1

1 1 M

1 M

1

1 M

M M

1 1

1

adjustment no_adjl*

tgl_adj no_pp**

remark_adj M

1

detail_adjustment no_adj**

no_akun debet_adj kredit_adj master_akun

no_akun*

nama_akun tipe_akun saldo_normal

1

M

1

M

raw_material_out_detail no_rmo**

kd_bahanbaku qty_rmo M

1

raw_material_out no_rmo*

tgl_rmo M

1 quotation_req

no_qt*

tgl_qt kd_sup**

kd_bahanbaku 1

1

form_purchase_request no_fpr*

tgl_fpr tgl_pakai remark from 1

M po_detail

no_po**

kd_bahanbaku**

qty_po subtotal_po no_fpr

1

M

invoice_receipt_detail no_ir**

no_rmr**

subtotal_ir M 1

purchase_payment_detail no_pp**

no_akun**

debet_pp kredit_pp M

1

1 1

Gambar 6. Logical Record Structure E. Software Architecture

Deployment diagram

printer

Desktop Client

Application

Central Server

Database mySQL

Netbeans 8.1

Gambar 7. Deployment diagram

act gudangg

Purchase System Bagian Gudang

Start Melakukan Login

v alidasi user

masukkan id user

masukkan passw ord

val i d?

menampilkan main menu

muncul peringatan id user/ passw ord salah

Main Menu

Purchase

Request Raw Material Raw Material Out

Receipt Pilih menu transactions

Pilih transaksi Purchase Request Menampilkan form Purchase

Request

Masukkan data

klik sav e proses penyimpanan ke

database

klik transaksi Raw Material Out

input dataRaw Material Out

klik Sav e

menampilkan form Raw Material Out

End pilih transaksi Raw Material

Receipt

Masukkan Data

klik sav e

Menampilkan Form Raw Material Receipt

Proses penyimpanan ke database

Tutup Form Raw Material Out

[ti dak val i d]

[val i d]

erd Entity Relationship Diagram

master_supplier

master_bahanbaku nm_sup

alamat tlp_sup

kd_bahanbaku nm_bahanbaku

satuan harga purchase_order

no_po tgl_po

kd_sup term_of_payment

kd_bahanbaku no_fpr qty_po

qty_fpr total_pobt

form_purchase_request_detail

raw_material_receipt no_rmr

tgl_rmr

raw_material_receipt_detail no_po

qty_rmr no_rmr

invoice_receipt no_ir

tgl_ir

no_fp

total_ir due_date

no_rmr

user kd_user

nm_user jabatan

password kd_sup

ppn_po

total_po

ppn_ir total_irbt

purchase_payment

tgl_pp

no_pp no_ir

debet_pp

master_akun

no_akun

nama_akun tipe_akun

saldo_normal status_sup

status_bb

subtotal_ir

adjustment

no_adj tgl_adj no_pp detail_adjustment

no_adj no_akun debet_adj

kredit_adj

hak_akses tgl_kirim

kredit_pp no_akun

stok_min memo

raw_material_out_detail no_rmo

kd_bahanbaku

qty_rmo

raw_material_out no_rmo

tgl_rmo quotation_req

no_qt tgl_qt kd_sup

kd_bahanbaku

form_purchase_request no_fpr

tgl_fpr tgl_pakai remark

remark_adj Status

po_detail no_po

no_fpr

kd_bahanbakusubtotal_po

purchase_payment_detail no_pp

reff_ir

from

reff_rmr

fp_copy rekap_do po

do

invoice_receipt_detail

no_ir M

Ditagihkan

1 M

Berisi

1

1 Terima 1

1

Diambil

M M

Terdapat

1 1

Dikirimkan

M

M Mempunyai 1

1 Dikirimkan

1

Mempunyai

M M

Dipesan

1

1 Berasal M

M

Mempunyai

1

1 Menyesuaikan 1

M Dijurnal 1

M

Berisi

1

1 Dibayar 1

1 Dicatat M

Memiliki M 1

(5)

3.3. Pengodean

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain (Sukamto &

Shalahuddin, 2014). Dalam perancangan aplikasi sistem informasi pembelian material ini, bahasa pemrograman Java dan MySQL digunakan untuk mentranslasikan desain ke dalam perangkat lunak.

Gambar 8. Rancangan Tampilan Aplikasi Sistem Pembelian Bahan Baku Painting

3.4. Pengujian

Tujuan dari pengujian adalah untuk menemukan dan memperbaiki sebanyak mungkin kesalahan dalam program sebelum menyerahkan program kepada pelanggan (Pressman, 2012) Dalam penelitian ini pengujian sistem akan menggunakan pengujian Black-Box.

Pengujian black box digunakan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi, masukan, dan keluaran dari perangkat lunak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan (Sukamto &

Shalahuddin, 2014). Tabel 1 menunjukkan kesimpulan dari pengujian black box yang telah dilakukan:

Tabel 1. Kesimpulan Hasil Pengujian Black Box

No Peng ujian unit

Test case

Hasil yang diharapk an

Hasil penguji an

Kes imp ula n

1

Form login user

Userna me/

passwor d salah

Sistem

menolak Sesuai Harapa n

Vali d Userna

me/

passwor d kosong

Sistem

Vali d

Userna me/

passwor d benar

Sistem meneri ma

Sesuai Harapa n

Vali d

2

Form Input Data Baran

Salah satu/

semua Data

Sistem

Vali d

g kosong Email/n o hp tidak valid

Sistem

menolak Sesuai harapa n

Vali d

Semua data benar

Sistem meneri ma

Sesuai harapa n

Vali d

3

Form Input Data Purch ase Order

Data kosong

Sistem menolak

Sesuai harapa n

Vali d Data

tidak valid

Sistem menolak

Sesuai harapa n

Vali d

Data benar

Sistem meneri ma

Sesuai harapa n

Vali d

4

Form rincia n Pener imaa n Baran g

Data kosong

Sistem menolak

Sesuai harapa n

Vali d Data

tidak valid

Sistem menolak

Sesuai harapa n

Vali d

Data benar

Sistem meneri ma

Sesuai harapa n

Vali d

5

Form Lapor an Pemb elian Baha n Baku Painti ng

Salah satu/

semua Data kosong

Sistem

Vali d

Data tidak valid

Sistem menolak

Sesuai harapa n

Vali d Semua

data benar

Sistem meneri ma

Sesuai harapa n

Vali d

4. PENUTUP 4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah penulis lakukan di PT. Masato Catur Coating Cibitung, menyimpulkan bahwa :.

1. Adanya keamanan data yang diinput karena menggunakan login, sehingga user hanya dapat melakukan pengelolaan data sesuai dengan hak aksesnya.

2. Dengan menggunakan sistem yang telah dirancang, setiap pencatatan proses transaksi yang dilakukan selalu terhubung satu dengan yang lainnya, sehingga dapat mempermudah proses penelusuran dokumen transaksi.

3. Proses pemesanan bahan baku menjadi terkontrol karena pengguna dapat melihat jumlah bahan baku yang belum terpenuhi pengirimannya pada Purchase Report.

4. Pengawasan dalam penggunaan bahan baku menjadi lebih terkontrol jika melebihi batas normal, karena adanya kartu stok pada sistem yang dapat dilihat pada Report Stock Card.

(6)

5. Proses penerimaan tagihan menjadi lebih terkontrol, karena setiap tagihan yang diterima akan diinput sesuai dengan pengiriman bahan baku yang sudah diterima pada Invoice Receipt Report.

6. Penentuan tanggal jatuh tempo yang secara otomatis dihitung oleh sistem, sehingga supplier dan pengguna dapat langsung mengetahui tanggal jatuh tempo setelah memasukkan data tagihan pada Invoice Receipt Report. Sehingga kecil kemungkinan terjadi keterlambatan dalam proses

pembayaran

7. Adanya menu Purchase Payment yang

berguna untuk mencatat transaksi pembayaran atas tagihan yang sudah diterima.

8. Terdapat menu Adjustment Journal untuk menyesuaikan akun-akun jika terdapat kesalahan penjurnalan pada Purchase Payment.

9. Laporan pada menu Report dibuat secara otomatis dengan filter yang sudah disediakan sistem sesuai dengan kebutuhan user, sehingga pengguna tidak perlu merekap transaksi setiap bulannya.

10. Keamanan dalam penyimpanan data transaksi menjadi lebih terjaga karena adanya sistem backup data.

4.2. Saran

Dari kesimpulan yang ada diatas, penulis mencoba memberikan saran dengan harapan bisa bermanfaat dan dapat membuat sistem yang berjalan menjadi baik, saran penulis sebagai berikut :

a. Menghasilkan laporan bulanan dalam bentuk statistik guna memperlihatkan perbandingan frekuensi kegiatan pembelian yang dilakukan setiap bulannya.

b. Sistem dapat menghasilkan laporan kinerja pemasok berdasarkan waktu yang diperlukan pemasok dalam memenuhi kebutuhan pesanan bahan baku yang diminta sebagai evaluasi kinerja pemasok.

c. Pembuatan Stock card dengan

menggunakan sistem FIFO (First In First Out) dengan pemberian label pada setiap bahan baku yang diterima sehingga masing-masing bahan baku tidak tersimpan di gudang terlalu lama dan menghindari masa kadaluarsa produk.

d. Melakukan backup data secara otomatis setiap harinya untuk menghindari

kemungkinan pengguna lupa backup data.

5. PUSTAKA

[1] A.S, Rosa, dan M. Shalahuddin. 2016.

Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung:

Informatika Bandung.

[2] Dewi, Wulan Ferani Puspita, dan Natalia Titik Wiyani. Prosedur Pembelian Bahan Baku Secara Kredit Pada PT. Burangkeng Maju Teknik. Bekasi: Jurnal Online Insan Akuntan. Vol. 1, No. 1: 1-15.

[3] Fitriyanti, dan Anisah. 2013. Membangun Sistem Informasi Pembelian Tunai Pada Toko UD. Atha Vicasia dengan

Metodologi Berorientasi Objek.

Yogyakarta: SeminarNasional Teknologi Informasi dan Multimedia.

[4] Hartono, Bambang.2013.Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer.Jakarta Utara: Rineka Cipta.

[5] Hutahaean, Jeperson. 2014. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta:

Deepublish.

[6] Mahatmyo, Atyanto. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:

Deepublish.

[7] Mardi. 2014. Sistem Informasi Akuntansi.

Bogor: Penerbit Ghalia Indonesia [8] Sujarwen, Wiratna. 2015. Sistem

Akuntansi. Yogyakarta: Pustaka Baru Press.

[9] Susanto, Azhar. 2017. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.

[10] Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: CV Andi Offset.

[11] Sujarweni,Wiratna. 2015. Sistem Akutansi. Yogyakarta : Pustaka Baru Press

[12] Sutarbi, Tata. 2012. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: CV.Andi Offset.

[13] Supriyatna, Adi. 2014. Sistem Informasi dana dan Pembelian Barang Secara Kredit Berbasis Web. Karawang: Jurnal Pradigma vol XVI No.2