1
SISTEM INFORMASI INVENTARIS BERBASIS ANDROID PADA DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH
OGAN KOMERING ULU
Fitri Purwaningtias1) , Edi Supratman2)
1), 2)
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Darma Email: [email protected]1) , [email protected]2)
Corresponding author. Phone : +62 85269463900
Abstrak
Pada DPRD OKU memiliki banyak inventaris yang berharga untuk bisa selalu di monitoring oleh bagian sarana prasarana agar kegiatan operasional bisa bekerja dengan maksimal. Hanya saja untuk pengelolaan data inventaris masih dicatat melalui kertas form tanpa terkomputerisasi. Kemudian dilakukan perekapan menggunakan Excel untuk dibuat laporan ke Kabag Umum. Dengan pengelolaan data tersebut bisa saja terjadi kesalahan dan redundansi data bahkan bisa mengalami kendala untuk pemberitahuan ataupun tindakan lebih lama untuk melakukan perbaikan jika ada barang yang rusak. Sehingga dibutuhkan sistem informasi data inventaris yang bisa membantu bagian sarana prasarana untuk mengelola data dengan cepat dan pemberian laporan ke Kabag Umum juga bisa dengan cepat untuk bisa diberikan tindakan selanjutnya. Sistem informasi ini dibuat dengan menggunakan metode pengembangan prototype.
Kata kunci: Data Inventaris, Android, Prototype
Abstract
At DPRD OKU has a lot of valuable inventory that can always be monitored by the infrastructure department so that operational activities can work optimally. It's just that inventory data management is still recorded through paper forms without being computerized.
Then do the recording using Excel to make a report to the General Head. With this data management, errors and data redundancies may occur, and they can even experience problems with notification or longer actions to make repairs if something is damaged. So that an inventory data information system is needed that can help the infrastructure section to manage data quickly and provide reports to the Head of the General Department quickly so that further action can be given. This information system is made using the prototype development.
Keywords : Inventory, Android, Prototype
1. PENDAHULUAN
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintah daerah [1]. DPRD OKU ini memiliki banyak inventaris di dalam gedung DPRD yang harus terkontrol untuk mengetahui inventaris apa saja yang masih bagus untuk digunakan ataupun inventaris yang sudah tidak layak pakai ataupun rusak. Inventaris sendiri yaitu kegiatan melakukan pendataan, pencatatan dan pelaporan hasil pendataan barang milik negara/ daerah [2].
Selama ini proses pencatatan data inventaris pada DPRD OKU yang dilakukan oleh bidang Sarana prasarana mencatat barang inventaris yang ada sesuai dengan isi form
2
yang telah dibuat apakah barang tersebut kondisinya baik atau tidak. Selanjutnya data tersebut dicatat dalam bentuk Excel untuk dibuat laporannya dan diberikan pada Kepala Bagian Umum DPRD OKU. Dengan adanya proses pencatatan inventaris tersebut bisa saja terdapat kesalahan pengisian data ataupun bisa terjadi redundansi data yang di input.
Selain itu juga membutuhkan waktu untuk membuat laporan karena bekerja dua kali.
Laporan yang dibuat juga diarsipkan yang bisa menyebabkan kerusakan pada data arsip tersebut ataupun hilang. Sehingga diperlukan sistem informasi untuk pengelolaan data inventaris DPRD OKU. Sistem informasi merupakan komponen yang saling berhubungan dengan proses penciptaan dan penyampaian informasi dalam perusahaan, yang memproses input berupa sumber data kemudian diproses dengan komponen hardware, software dan brainware dan menghasilkan informasi sebagai output [3].
Merujuk dari beberapa penelitian yang mendukung untuk penelitian ini yang dilakukan oleh Uci Rahmalisa menyatakan bahwa dengan adanya sistem informasi inventaris sangat berguna bagi Dinas Pendidikan Provinsi Riau karena sudah terprogram dan dapat meminimalisir kesalahan yang akan dilakukan oleh para staf serta bisa merekap data inventaris dengan cepat dan baik [4]. Selain itu menurut Arnada Cinta Belena, dkk mengatakan bahwa penggunaan sistem dapat membantu pembuatan laporan inventaris barang dan pemeliharaan barang dapat lebih cepat [5]. Selanjutnya menurut Victor Marudut Mulia Siregar menyatakan bahwa dengan sistem informasi inventaris barang, pekerjaan pendataan inventaris barang dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat [6].
Penelitian lain menurut Diki Sukandi dan Sukisno bahwa pengolahan data inventaris dapat dilakukan dengan cepat dan akurat selanjutnya dapat diakses dengan menggunakan jaringan internet sehingga mengurangi terjadinya keterlambatan penyediaan sarana pembelajaran [7].
Dari beberapa kutipan diatas bahwa DPRD OKU memerlukan sistem informasi data inventaris berbasis Android. Karena sekarang ini kebanyakan orang pada umumnya lebih ketergantungan dengan handphone sehingga untuk operasional kerja lebih real-time maka dibuat berbasis android. Android yaitu Sistem operasi pada handphone yang bersifat terbuka dan berbasis pada sistem operasi Linux [8]. Dengan adanya sistem informasi Inventaris berbasis Android pada DPRD OKU diharapkan bisa membantu bagian Sarana Prasarana dalam melakukan kegiatan operasional inventaris lebih cepat dan real-time sehingga laporan juga menjadi lebih cepat diterima dan dilakukan tindakan untuk perbaikan jika ada barang yang perlu di maintenance.
2. DASAR TEORI 2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi yaitu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu [9].
2.2 Inventaris
Inventaris, pencatatan dan penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan pedoman yang berlaku [10].
3
3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data ini menggunakan dua jenis teknik pengumpulan data yaitu data primer dan data sekunder:
A. Data Primer, data yang dikumpulkan secara langsung selama penelitian berlangsung dengan cara:
1. Interview, pada interview ini melakukan wawancara langsung pada pegawai DPRD OKU bagian sarana prasarana yang mengelola semua data inventaris
2. Observasi, melakukan pengamatan secara langsung proses pengolahan data inventaris di DPRD OKU.
B. Data Sekunder, data yang didapat dari buku pendukung ataupun jurnal yang berkaitan dengan penelitian.
3.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan pada penelitian ini menggunakan metode prototype. Metode prototype digunakan karena bisa memberikan kesempatan untuk pengembang program dan objek penelitian saling berinteraksi selama proses perancangan sistem [11]. Tahapan dari metode pengembangan sistem prototype yaitu:
Gambar 1. Tahapan Prototype
Tahapan Prototype:
A. Mendengarkan Pelanggan, pengembang program dan objek penelitian bertemu dan menentukan tujuan umum dan kebutuhan dasar. Detail kebutuhan mungkin pada awal pengumpulan kebutuhan.
Pada tahap ini, bahwa DPRD OKU membutuhkan sebuah sistem informasi untuk mengelola inventaris yang ada pada DPRD OKU sehingga diperlukan data-data inventaris yang ada pada DPRD OKU dan form yang selama ini dilakukan pencatatan secara manual serta laporan-laporan yang selama ini telah dilakukan.
B. Membangun dan Memperbaiki Mock-Up, tahap ini perancangan sistem dikerjakan jika data-data yang berkaitan telah dikumpulkan selama pengumpulan kebutuhan.
Rancangan ini jadi dasar pembuatan prototype. Pembuatan prototype ini juga tahapan perealisasian rancangan prototype menggunakan Bahasa pemrograman.
Pada tahapan ini, dibuatlah desain sistem yang akan dirancang yaitu menggunakan use case diagram, Pemodelan untuk kelakuan (behaviour) sistem informasi yang akan dibuat [12] seperti gambar 2 di bawah ini:
4
Gambar 2. Use case Diagram
Pada use case diagram memiliki 2 aktor yaitu bagian sarana prasarana dan Kabag umum. Pada bagian sarana prasarana setelah login bisa melakukan kelola data ruangan yang ada di DPRD OKU dan juga kelola barang inventaris yang ada.
Kemudian bagian sarana prasarana juga bisa untuk kelola data pemindahan barang inventaris jika ada inventaris yang pindah ruangan. Selanjutnya kelola data perubahan status kondisi barang. Kemudian kelola data pemantauan barang yang hilang, rusak baik rusak ringan atau berat berdasarkan lokasi inventaris tersebut ada. Yang nantinya pemantauan ini hasilnya bisa dilihat laporan oleh Kabag umum.
Selanjutnya untuk membuat sistem informasi inventaris ini menggunakan Bahasa pemrograman Java.
C. Pelanggan Melihat dan Menguji Mock-Up, objek penelitian mengevaluasi prototype yang dibuat dan dipergunakan untuk memperjelas kebutuhan software.
4. PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengujian
Pada tahapan Menguji Mock-Up dari desain sistem yang dibuat menggunakan pengujian blackbox. Black box testing merupakan tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internal nya [13]
Tabel 1. Pengujian Layanan Bagian Sarana Prasarana Komponen Uji Teknik
Pengujian
Diterim a
Login Blackbox √
Beranda Blackbox √
Data Ruangan Blackbox √
Pengolahan data inventaris Blackbox √
Data Pemantauan Blackbox √
Tabel 2. Pengujian Layanan Kabag Umum
Komponen Uji Teknik Pengujian
Diteri ma
Login Blackbox √
5
Beranda Blackbox √
Data Pemantauan Blackbox √
4.2 Pembahasan
Hasil dari program sistem informasi inventaris pada DPRD OKU berbasis Android seperti gambar dibawah ini:
Gambar 3. Halaman Login Bagian Sarana Prasarana dan Kabag Umum
Pada gambar 3 merupakan halaman login untuk bagian sarana prasarana dan Kabag umum sebelum masuk ke tampilan beranda. Pada halaman login diminta memasukkan username dan password yang telah diberikan. Setelah melakukan login maka bagian sarana prasarana dan Kabag umum akan masuk ke beranda seperti gambar 4.
Gambar 4. Halaman Beranda
Pada halaman beranda terdapat dashboard berupa profil DPRD OKU, terdapat juga menu ruangan, ruangan yang ada di gedung DPRD OKU beserta inventaris apa saja yang ada di dalam ruangan tersebut. Kemudian Pengolahan, pengolahan yaitu ada menu untuk koleksi barang inventaris yang ada, pemindahan barang jika ada barang inventaris
6
yang pindah bukan di tempatnya sesuai dengan data yang ada dan perubahan status barang inventaris untuk mengetahui status barang masih bagus dipakai atau tidak seperti gambar 5.
Gambar 5. Halaman Pengolahan
Gambar 6. Halaman Pemantauan
Halaman pemantauan ini bisa dilihat oleh Kabag umum juga. Dari catatan pemantauan yang dilakukan oleh bagian sarana prasarana apakah barang inventaris tersebut rusaknya bagian apa dan perlu tindakan apa. Kemudian untuk barang baik, barang rusak ringan atau berat dan hilang juga bisa dilihat oleh Kabag umum secara langsung tanpa harus menunggu printout laporan yang diberikan karena dari system bisa dilihat laporan-laporan data inventaris yang dibutuhkan.
5. KESIMPULAN
Dengan sistem informasi inventaris berbasis android ini bisa membantu pekerjaan operasional sarana prasarana dengan cepat serta memberikan laporan yang akurat berdasarkan ruangan. Untuk penelitian selanjutnya bisa dilakukan dengan menggunakan scan barcode agar lebih efisien lagi.
7 6. DAFTAR PUSTAKA
[1] P. Perundang-Undangan, "Undang-Undang No 32 tentang Pemerintahan Daerah,"
Indonesia, 2004.
[2] P. Pemerintah, "Peraturan Pemerintah No 27 tentang Inventaris," Pemerintah, Indonesia, 2014.
[3] H. Kuswara and D. Kusmana, "Sistem Informasi Absensi Siswa Berbasis Web Dengan SMS Gateway pada Sekolah Menengah Kejuruan Al-Munir Bekasi.,"
Indonesian Journal on Networking and Security, vol. 6, no. 2, pp. 17-22, 2017.
[4] U. Rahmalisa, "Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang pada Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Riau Berbasis Web," Jurnal Ilmu Komputer, vol.
6, no. 2, pp. 79-84, 2017.
[5] A. C. Belena, T. T. Wulansari and R. , "Sistem Informasi Inventaris Barang pada Laboratorium SMK Negeri 5 Samarinda," Metik, vol. 4, no. 1, pp. 22-32.
[6] V. M. Mulia Siregar, "Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang pada Sekolah SMA Negeri 4 Pematangsiantar," IT Journal Research and Development, vol. 3, no. 1, pp. 54-61, 2018.
[7] D. Susandi and S. , "Sistem Informasi Inventaris Berbasis Web di Akademi Kebidanan Bina Husada Serang," Jurnal Sistem Informasi, vol. 5, no. 2, pp.
46-50, 2018.
[8] T. Sutabri, Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2012.
[9] D. and M. Farid, Konsep Dasar Manajemen Pendidikan Nasional, Yogyakarta:
Gava Media, 2013.
[10] N. H. Safaat, Pemrograman Aplikasi Mobile Smartphone dan Tablet PC Berbasis Android, Bandung: Informatika, 2012.
[11] R. A. S and M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek), Bandung: Informatika, 2015.
[12] R. A. Sukamto and M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek, Bandung: Informatika, 2014.
[13] R. Soetam, Konsep Dasar Rekayasa PErangkat Lunak, Jakarta: Prestasi Pustaka, 2011.
