ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN SEKOLAH MENGGUNAKAN JIBAS
(STUDI KASUS : SMKN 1 CIKANDE)
Makalah Dibuat untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Bisnis ICT
Dosen : DR. Ir. Iwan Krisnadi, MBA
Dibuat oleh:
AJAT DIDIK BUDIANSYAH NIM : 55415120008
PROGRAM PASCASARJANA TEKNIK ELEKTRO
UNIVERSITAS MERCU BUANA
ANALISISIMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEKOLAH MENGGUNAKAN JIBAS
(STUDI KASUS : SMKN 1 CIKANDE)
ABSTRAK
Teknologi ERP pendidikan dapat dimanfaatkan lebih lanjut di dunia pendidikan. Makalah ini bertujuan untuk menganalisis dan menerapkan sistem ERP pendidikan di SMKN 1 Cikande. Pengelolaan administrasi dan manajemen sekolah di SMKN 1 Cikande masih manual dan kurang begitu baik, sehingga diharapkan pada saat diterapkannya sistem ERP pendidikan, pengelolaan administrasi dan manajemen di SMKN 1 Cikande akan menjadi lebih efektif dan efisien. Salah satu sistem ERP pendidikan yang dapat diterapkan di SMKN 1 Cikande yaitu Sistem Informasi Manajemen Sekolah (SIMS) Jibas. SIMS Jibas bersifat open source sehingga dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan yang ada di organisasi pendidikan. Namun tidak semua kebutuhan di SMKN 1 Cikande dapat terpenuhi oleh SIMS Jibas, karena masih dibutuhkan suatu analisis kebutuhan yang hasilnya akan diperlukan untuk desain kustomisasi SIMS Jibas, agar SIMS Jibas dapat berjalan dengan optimal pada saat penerapan di SMKN 1 Cikande. Pengujian SIMS Jibas ini meliputi pengujian availability, pengujian compatibility, dan pengujian usability, pengujian response time, pengujian control. Hasil pengujian availability sistem dapat beroperasi minimal 8 jam, Pengujian compatibility sistem yang dibuat dapat berjalan pada 2 sistem operasi yaitu sistem operasi windows dan sistem operasi linux. Hasil pengujian usability
menunjukkan bahwa 85% pengguna merasa puas dengan kinerja sistem dan 100% pengguna memerlukan pelatihan untuk mengoperasikan sistem. Hasil pengujian response time sistem dapat memberikan waktu respon kurang dari 3 detik, dan hasil dari pengujian control sistem dapat membatasi hak akses pengguna.
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat didorong oleh meningkatnya kebutuhan informasi yang semakin kompleks di berbagai aspek kehidupan. Sistem informasi sebagai infrastruktur yang mampu menangani pengelolaan data dan informasi menjadi sangat penting dan keharusan di era globalisasi saat ini. Untuk menjawab berbagai tantangan dan kebutuhan sistem yang ada, sistem informasi terintegrasi terus terintegrasi cepat dan akurat dalam memperoleh informasi, karena di sistem informasi terintegrasi integritas data antar modul yang ditekankan.
Dalam dunia bisnis, salah satu sistem informasi terintegrasi adalah sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Sistem ERP berkembang pesat di perusahaan produksi barang, namun seiring dengan perkembangan zaman ERP dapat diimplementasikan pada organisasi bisnis lain, misalnya pada organisasi pendidikan yang disebut dengan ERP pendidikan. Sistem ERP pada organisasi bisnis mempunyai beberapa modul, misalnya modul operasi, modul keuangan dan akuntansi, serta modul sumber daya manusia. Modul yang terdapat di ERP bisnis dapat dipetakan menjadi modul ERP pendidikan. Teknologi ERP pendidikan dapat dimanfaatkan lebih lanjut di dunia pendidikan.
Salah satu sistem ERP pendidikan yang dapat diterapkan di SMKN 1 Cikande yaitu Sistem Informasi Manajemen Sekolah (SIMS) Jibas. SIMS Jibas memiliki beberapa apikasi yang terintegrasi, seperti aplikasi akademik, keuangan, perpustakaan, kepegawaian, dan pelaporan. SIMS Jibas bersifat open source sehingga dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan yang ada di organisasi pendidikan. Namun tidak semua kebutuhan di SMKN 1 Cikande dapat terpenuhi oleh SIMS Jibas, oleh karena itu penulis melakukan suatu analisis kebutuhan di SMKN 1 Cikande yang hasilnya akan diperlukan untuk Analisis komponen dan desain kustomisasi SIMS Jibas, agar SIMS Jibas dapat berjalan dengan optimal pada saat penerapan di SMKN 1 Cikande.
1.2 Rumusan Masalah
Masalah yang akan dibahas dalam makalah ini adalah bagaimana menerapkan konsep SIMS Jibas di SMKN 1 Cikande yang meliputi aktivitas sebagai berikut :
a. Analisis kebutuhan Sistem Informasi Manajemen SMKN 1 Cikande.
b. Perancangan dan Implementasi SIMS Jibas di SMKN 1 Cikande.
c. Analisis Pengujian terhadap perangkat lunak SIMS Jibas yang diterapkan di SMKN 1 Cikande.
1.3 Tujuan dan Sasaran
Sesuai dengan latar belakang dan rumusan masalah tersebut, maka tujuan penulisan makalah ini adalah menganalisis dan menerapkan sistem informasi manajemen yang terintegrasi di organisasi pendidikan yakni SIMS Jibas dengan menyesuaikan kebutuhan di SMKN 1 Cikande.
1.4 Manfaat
1. Dengan fasilitas sistem informasi berbentuk website offline yang dibangun dapat memudahkan pihak SMKN 1 Cikande untuk melaksanakan kegiatan – kegiatan secara efektif dan efesien.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Enterprise Resource Planning (ERP) 2.1.1. Pengertian
ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untukmengkoordinasikan semua sumber daya,informasi dan aktifitas yang diperlukanuntuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database padaumumnya dan rancangan perangkat lunak modular.
ERP merupakan perangkat lunak yang mengintegrasikan semua departemen danfungsi suatu perusahaan ke dalam satu system komputer yang dapat melayanisemua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksiatau keuangan.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yangdimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu perangkat lunak dalamsatu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasidan berkomunikasi.
Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalamperusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time.
Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudahdisebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnisdapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikandari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untukmeningkatkan unjuk kerja bisnis.
2.1.2. Tujuan dan Peranannya ERP dalam Organisasi
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasisecara keseluruhan.
ERP merupakan perangkat lunak yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk: · Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
· Membagi database yang umum dan praktek bisnis melaluienterprise · Menghasilkan informasi yang real-time
· Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatanperencanaan
Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan.
menjelaskan, "Kita berhasil menangkap bisnis dari saingan-saingan kita. Berkat ERP, kini kita dapat mengirim lebih cepat dari mereka dan tepat waktu”.
"Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkankeunggulan daya saing yang signifikan”. Wakil presiden bidang logistik menyatakan, "ERP menyediakan kunci untuk menjadi perusahaan global”.
Keputusan dapat diambil dengan data yang akurat dan dengan proses yang menghubungkan demand dan supply di berbagai belahan dunia. Perubahan ini bernilai miliaran bagi kami dalam penjualan di seluruh dunia."
2.1.3. Konsep Dasar ERP
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto telah diberikan kepada perangkat lunak aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi, sistem Manufaktur, sistemMaintenance dan sistemHuman Resource.
Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejakawal tahun 90-an memantau dan menganalisis paket-paket aplikasi yang tergolong dalam sistem ERP. Contoh paket ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft, JD.Edwards dan Microsoft Dynamics SL (Solomon).
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisienseperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machinefault' dll. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb.
2.2. JIBAS
Misi JIBAS adalah membangun jaringan informasi dan komunitas pendidikan
yang bisa mewadahi interaksi dan aktifitas setiap elemen pendidikan dari siswa, guru, orang tua, sekolah, yayasan, pemerintah dan masyarakat umum.
Singkat kata, jaringan yang dibentuk JIBAS akan menggabungkan fitur dan layanan berupa komunitas + konten + informasi + hiburan, mirip gabungan Facebook + Google + Yahoo + Wikipedia tetapi khusus untuk pendidikan Indonesia.
Jaringan ini bersifat terbuka dan tumbuh mandiri. Terbuka artinya, berbagai pihak dapat ikut serta mengembangkan dan menyediakan layanan pendidikan bagi komunitas yang terbentuk. Tumbuh mandiri maksudnya, jaringan komunitas ini berkembang dari aktifitas dan interaksi dari setiap anggotanya.
Sistem ini dipasang secara lokal di sekolah jadi memudahkan sekolah untuk menggunakannya. Secara berkala, data operasional sekolah ini ditransfer secara online
III. HASIL ANALISIS
Tampilan menu utama Jibas akan muncul jika masuk ke url http://localhost/jibas pada komputer utama atau Server, dan jika masuk ke url http://ipaddressserver/jibas pada komputer Client.
Gambar 1. Tampilan Menu Utama JIBAS Community Versi 3.8
Jibas Community Versi 3.8 dilengkapi beberapa aplikasisistem informasi yaitu Akademik, Keuangan, Perpustakaan, Kepegawaian, Pelaporan, Anjungan, Info Guru, Info Siswa, SMS Gateway, Auto Response, Photo Take, SPT Fingerprint, Letter Store dan beberapa link.
3.1. Aplikasi- Aplikasi Sistem Informasi Jibas 3.1.1. Aplikasi Sistem Informasi Akademik
Gambar 2. Tampilan Sistem InformasiAkademik
3.1.2. Aplikasi Sistem Informasi Keuangan
3.1.3. Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan
SIMTAKA (Sistem Informasi Perpustakaan) merupakan aplikasi yang membantu sekolah untuk mengelolaperpustakaannya, mulai dari mendata barang-barang pustaka, mengelola peminjaman dan pengembalian oleh anggota, menyusun berbagai laporan serta mencatat berbagai kegiatan perpustakaan.
Gambar 4. Tampilan Sistem InformasiPerpustakaan
3.1.4. Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian
3.1.5. Aplikasi Sistem Informasi Pelaporan
EMA (Executive Summary Report) - Pelaporan Eksekutif merupakan aplikasi yang menampilkan berbagai laporan terpadu bagi para eksekutif sekolah, seperti: pihak yayasan, kepala sekolah, pejabat dinas pendidikan atau donatur sekolah. Contoh laporan yang ditampilkan seperti laporan data siswa, laporan penilaian siswa, laporan kepegawaian, laporan penerimaan dan pengeluaran keuangan, laporan transaksi keuangan harian, laporan arus kas sekolah dan laporan lainnya.
Gambar 6. Tampilan Sistem Informasi Pelaporan
3.1.6. Aplikasi Sistem Informasi Anjungan
Layanan ini dapat digunakan oleh siswa atau orangtua siswa untuk mengetahui: 1. Berita-berita terkini mengenai sekolah
2. Informasi Kegiatan Belajar Siswa di sekolah 3. Kalender Akademik
4. Jadwal mengajar setiap Guru 5. Jadwal belajar setiap Kelas
Gambar 7. Tampilan Sistem Informasi Anjungan
3.1.7 Aplikasi Sistem Informasi InfoGuru
3.1.8 Aplikasi Sistem Informasi InfoSiswa
InfoSiswa merupakan aplikasi yang menyediakan media informasi dan komunikasi antara siswa dengan guru di lingkungan sekolah. Siswa dapat membaca dan melihat berbagai informasi dan laporan akademik miliknya, seperti: data nilai dan presensi, informasi jadwal dan kalender. Siswa dapat menulis berbagai berita yang bisa dibaca dan dikomentari rekan-rekannya. Siswa juga dapat berkomunikasi dengan mengirim pesan dengan sesama siswa dan guru di sekolah.
Gambar 8. Tampilan Sistem Informasi InfoSiswa
3.2. Arsitektur Penerapan SIMS JIbas
Gambar 9.Arsitektur Penerapan SIMS Jibas
3.3. Analisis Pengujian Sistem 3.3.1 Analisis Pengujian Unit
Proses Analisis terhadap hasil pengujian unit dilakukan dengan melihat kesesuaian fungsi dari implementasi unit fungsi yang diuji dengan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dirancang sebelumnya. Berdasarkan hal tersebut, maka dapat diambil kesimpulan bahwa unit fungsi dari program sudah memenuhi kebutuhan fungsional yang telah dirancang pada tahap perancangan.
3.3.2 Analisis Pengujian Integrasi
Proses Analisis terhadap hasil pengujian integrasi dilakukan dengan melihat kesesuaian beberapa unit fungsi yang menyusun satu blok fungsi dalam perangkat lunak jibas modifikasi. Berdasarkan hal tersebut, maka dapat diambil kesimpulan bahwa
integrasi dari beberapa unit modul dari program sudah memenuhi kebutuhan fungsional yang telah dirancang pada tahap perancangan.
3.3.3 Analisis Pengujian Validasi
pengujian validasi dapat disimpulkan bahwa implementasi dan fungsionalitas perangkat lunak Jibas modifikasi telah memenuhi kebutuhan yang telah dijabarkan pada tahap Analisis kebutuhan.
3.3.4 Analisis Pengujian Availability
Proses Analisis terhadap hasil pengujian availability dilakukan dengan melihat hasil kinerja sistem yang bekerja minimal 8 jam. Berdasarkan hasil pengujian availability dapat disimpulkan bahwa SIMS Jibas dapat berjalan secara normal selama 8 jam sesuai dengan kebutuhan non-fungsional
3.3.5 Analisis Pengujian Compatibility
Proses Analisis terhadap hasil pengujian compatibility dilakukan dengan melihat hasil kinerja sistem yang dilakukan terhadap 2 sistem operasi. Berdasarkan hasil pengujian
compatibility dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak jibas modifikasi dapat berjalan secara normal pada 2 sistem operasi tersebut.
3.3.6 Analisis Pengujian Usability
Proses Analisis terhadap hasil pengujian kuisioner dilakukan dengan melihat hasil kuisioner yang diberikan ke staf SMKN 1 Cikande. Berdasarkan hasil pengujian kuisioner dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak jibas modifikasi dapat dioperasionalkan di SMKN 1 Cikande dengan memberikan pelatihan terlebih dahulu kepada semua pengguna.
3.3.7 Analisis Pengujian Response Time
Proses Analisis terhadap hasil pengujian response time dilakukan dengan melihat response yang diberikan oleh sistem. Berdasarkan hasil pengujian response time dapat disimpulkan bahwa SIMS Jibas dapat memberikan response kurang dari 3 detik pada saat melakukan operasional sistem.
3.3.8 Analisis Pengujian Control
IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
1. Untuk menganalisis kebutuhan sistem, dilakukan survei langsung pada SMKN 1 Cikande dalam menyusun administrasi dan manajemen yang ada pada saat itu. Dari hasil Analisis tersebut dibuat desain perancangan untuk proses kustomisasi SIMS Jibas.
2. Implementasi SIMS Jibas dilakukan setelah mengalami kustomisasi SIMS Jibas sesuai dengan kebutuhan di SMKN 1 Cikande.
3. Berdasarkan hasil pengujian unit, pengujian integrasi, dan pengujian validasi sistem telah memenuhi kebutuhan fungsional yang dispesifikasikan.
4. Berdasarkan pengujian compatibility sistem yang dibuat dapat berjalan pada 2 platform yaitu platform Windows dan platform Linux.
5. Berdasarkan hasil kuisioner didapatkan bahwa 85% pengguna berpendapat, dengan catatan tidak mengubah organisasi penidikan yang terlanjur menggunakan SIMS Jibas.
2. Dalam pengembangan OOP disarankan dikembangkan juga kerangka kerja MVC (Model-View-Controller) untuk mempermudah arsitektur pengembangan dalam melakukan kustomisasi.
3. Untuk pengembangan versi lebih lanjut sebaiknya mengikutsertakan phpmyadmin
pada saat instalasi program agar pengembang dapat memahami lebih dalam tentang basis data SIMS Jibas atau memberikan keterangan tentang phpmyadmin
DAFTAR PUSTAKA
[1].http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12220/ENTERPRISE+RES OURCE+PLANNING+(ERP).pdf
[2].http://www.erpweaver.com/index.php?
option=com_content&view=article&id=12:enterprise-resourceplanning&catid=1:latest&Itemid=2
