PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI TERPUSAT
DI SMK NEGERI 1 SALATIGA
Tesis
Diajukan kepada
Program Studi Magister Manajemen Pendidikan Untuk Memperoleh Gelar Magister Pendidikan
Oleh:
Wiwik Endah Natalwati NPM: 942014008
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA
viii
Kata Pengantar
Ucapan syukur kepada Tuhan Allah yang telah memberikan segala berkat pertolongan dan limpahan anugerahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan karya tesis dengan judul: “Pengembangan Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat di SMK Negeri 1 Salatiga” untuk memenuhi persyaratan akhir bagi penulis pada PPs MMP FKIP UKSW Salatiga, guna memperoleh gelar Magister Pendidikan.
Dalam tesis ini diuraikan dan dibahas mengenai rancangan pengembangan produk Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat. Konsep
Research and Development (R&D) ini dilakukan dengan
menggunakan model Four-D Model melalui empat (4) tahapan yakni 1) Define, 2) Design, 3) Develop, 4) Desseminate. Uraian dan pembahasan dalam penelitian dan pengembangan yang menggunakan Four-D Model berupaya untuk melakukan sebuah pengembangan produk penelitian terhadap Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat di SMK Negeri 1 Salatiga.
ix Dalam hal penulisan hasil penelitian ini tidak terlepas adanya beberapa kekurangan dan keterbatasan yang ada pada penulis, oleh sebab itu mohon kritik dan saran dari pembaca agar pada masa yang akan datang penulis dapat belajar lebih baik dan mendalam mengenai penulisan karya ilmiah. Harapan penulis, semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi pembaca.
Salatiga, Januari 2017
Penulis
x
Wiwik Endah Natalwati. 2017. Pengembangan Sistem Manajemen Kearsipan Bebasis Teknologi Informasi Terpusat SMK Negeri 1 Salatiga, Tesis: Magister Manajemen Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana. Pembimbing I: Prof. Dr. Slameto, M.Pd, Pembimbing II: Dr. Yari Dwikurnaningsih, M.Pd, 145 Halaman.
Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah sistem manajemen kearsipan yang dapat digunakan untuk mempermudah pengelolaan kearsipan di SMK Negeri 1 Salatiga. Penelitian ini dilaksanakan dengan menggunakan metode Research and Development (R&D), melalui model penelitian Four-D Model. Konsep pengembangan produk penelitian ini, berdasarkan pada Define, Design, Develop dan Desseminate terhadap Sistem Manajemen Kearsipan di SMK Negeri 1 Salatiga, yang kemudian dilakukan uji validasi oleh pakar IT dan Manajemen Kearsipan terhadap rancangan produk. Hasil penelitian ini menghasilkan sebuah bentuk model sistem manajemen kearsipan yang dapat digunakan untuk mempermudah pengelolaan kearsipan di SMK Negeri 1 Salatiga berupa Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat yang dikembangkan melalui beberapa tahapan yakni: 1) Tahapan Define pengembangan didasarkan pada model pengelolaan kearsipan sekolah yang masih bersifat konvensional, serta tersedianya fasilitas dan potensi sumber daya manusia yang cukup baik di SMK Negeri 1 Salatiga, 2) Tahapan Design dalam pengembangan sistem manajemen kearsipan dilakukan dengan menggunakan Software Open Source Pro File didukung dengan Software Open Source Appserv for Windows Versi 2.5, 3) Tahapan Develop dalam pengembangan sistem manajemen kearsipan dilakukan melalui hasil penilaian yang baik oleh Pakar Teknik Informatika dan Pakar Manajemen Kearsipan, serta melalui uji coba terbatas pada lingkup Kantor Tata Usaha Sekolah, 4) Tahapan Desseminate dilakukan di SMK Negeri 1 Salatiga khususnya bagi Guru dan staf administrasi, melalui media Blog dan kegiatan Workshop Bintek bagi guru dan staf administrasi SMK Negeri 1 Salatiga. Dengan demikian bahwa pengembangan sistem manajemen kearsipan berbasis teknologi informasi terpusat di SMK Negeri 1 Salatiga, masih perlu didesiminasikan pada lingkup yang lebih luas.
Kata Kunci: Manajemen Kearsipan, Sistem Teknologi Informasi, Four-D Model
xi
Wiwik Endah Natalwati. 2017. The Development Of Archives Management System Based On Centralized Information Technology at SMK Negeri 1 Salatiga, thesis: Master of Management Education of Satya Wacana Christian University. Supervisor I: Prof. Dr. Slameto, M.Pd, Supervisor II: Dr. Yari Dwikurnaningsih, M.Pd, 145 pages
The goal of this study is to produce an archival management system that can be used to simplify the archival management at SMK Negeri 1 Salatiga.This research was conducted by using Research and Development (R & D), through the Four-D Model.The concept of this product development research is based on Define, Design, Develop and Disseminate to the System Management of Archival at SMK Negeri 1 Salatiga, which, then , be screened through a validation test by IT experts and Archival Management towards the design of the product. The study generates a form of archival management system model that can be used to simplify the management of Filing Centralized Information Technology developed through several stages namely:1) Define Stages of development based on the model of archival management of the school which is still conventional, as well as the availability of facilities and human resource potential which is quite good at SMK Negeri 1 Salatiga, 2) The Design phase in the development of archives management system is done by using Open Source Software Pro File is supported by the Open Source Software Appserv for Window Version 2.5,3, 3) The Develop Stage in the development of archives management system is done through good measurement results by Expert Technical Expert Information and archival management, as well as through a trial limited to the scope of the Administrative Office of the School, 4)The phase of Disseminate conducted in SMK Negeri 1 Salatiga particularly to teachers and administrative staff of SMK Negeri 1 Salatiga. Thus, the development of archives management system based on centralized information technology at SMK Negeri 1 Salatiga, still needs to be disseminated on a wider scope.
Keyword: Archives Management, Information Technology System, Four-D Model.
xii Puji dan Sukur kepada Allah yang dikenal dalam nama Tuhan Yesus Kristus atas segala Limpahan berkat dan anugerahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini dengan baik. Tanpa campur tangan Tuhan, penulis tidak mampu untuk menyelesaikan tesis ini. Melalui penulisan tesis ini, berbagai pelajaran dan pengalaman yang sangat berharga penulis peroleh baik melalui motivasi dan bimbingan dari para dosen.
Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada setiap pribadi yang telah membantu dan memberikan kontribusi bagi penulis dalam menyelesaikan penulisan tesis ini:
1. Dr. Bambang Ismanto, M.Si, Ketua Program Studi Magister Manajemen Pendidikan yang telah memberikan motivasi dan ijin penelitian bagi penulis;
2. Prof. Dr. Slameto, M.Pd selaku pembimbing I yang telah telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran dalam penulisan tesis;
3. Dr. Yari Dwikurnaningsih, M.Pd selaku pembimbing II yang telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran dalam penulisan tesis;
4. Dr. Bambang Ismanto, M.Si selaku reviewer dan sekaligus penguji yang telah memberikan masukan dan saran bagi penyempurnaan penulisan tesis.
xiii DBA., Prof. Daniel Daud Kameo, S.E, M.A, Ph.D., Prof. Dr. Slameto, M.Pd, Dr. Wasitohadi, M.Pd, Dr. Mawardi, M.Pd, Dr. Ade Iriani, M.M) yang telah bersedia memberikan ilmu dan pengalamannya selama perkuliahan kepada penulis. 6. Bpk Haris Wahyudi, S.Pd., M.Pd. Kepala Sekolah SMK
Negeri 1 Salatiga yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian di SMK Negeri Salatiga.
7. Rekan-rekan guru dan karyawan SMK Negeri 1 yang telah memberi informasi dan penjelasan dalam penelitian ini pada penulis.
8. Orang tua, suami, anak dan seluruh anggota PDO “Hati Bapa” Salatiga yang telah memberikan dukungan dan doa kepada penulis untuk menyelesaikan studi.
Penulis tidak dapat membalas semua budi baik, perhatian dan dukungan serta doa yang telah diberikan kepada penulis, semoga Allah selalu memberikan berkat dan perlindungan bagi kita semua.
Salatiga, 19 Januari 2017
Penulis
Daftar Isi
xiv
HALAMAN JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
LEMBAR PERNYATAAN ... iii
ABSTRAK ... iv
ABSTRACT ... v
KATA PENGANTAR ... vi
UCAPAN TERIMAKASIH ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 10
1.3 Tujuan Penelitian ... 10
1.4 Manfaat Penelitian ... 10
1.5 Spesifikasi Produk Penelitian ... 11
1.6 Asumsi dan Batasan Reseach and Development ... 11
BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Manajemen Kearsipan Elektronik ... 13
2.2 Teknologi Informasi Terpusat ... 23
2.3 Pengembangan Sistem ... 25
2.4 Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat ... 28
2.5 Model Penelitian dan Pengembangan ... 31
xv
2.7 Kerangka Berfikir Penelitian ... 43
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian ... 47
3.2 Desain Penelitian ... 47
3.3 Subyek dan Obyek Penelitian ... 47
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 48
3.5 Rencana Pengujian Keabsahan Data ... 52
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umu SMK Negeri 1 Salatiga ... 53
4.2 Hasil Penelitian ... 54
4.2.1 Tahapan Define ... 54
4.2.3 Tahapan Design ... 59
4.2.3 Tahapan Development ... 82
4.2.4 Tahapan Dessiminate ... 89
4.3 Pembahasan Hasil Penelitian ... 91
4.3.1 Define Sebagai Dasar Pengembangan Produk ... 91
4.3.2 Design Sebagai Tahapan Pengembangan Produk ... 94
4.3.3 Development Sistem Manajemen Kearsipan ... 96
4.3.4 Dessiminate Sistem Manajemen Kearsipan ... 98
4.3.5 Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat Sebagai Produk ... 100
xvi 5.2 Saran ... 106 DAFTAR PUSTAKA ... 107 LAMPIRAN ... 111
Daftar Tabel
xvii Tabel 1.1 Hasil Pre-Research Pengelolaan Manajemen
Kearsipan di SMK Negeri 1 Salatiga ... 3 Tabel1.2 Tentang Pengelolaan Kearsipan di SMK Negeri 1
Salatiga ... 6 Tabel 2.1 Perbandingan Arsip Konvensional dengan
Elektronik ... 29 Tabel 3.1 Matrik Teknik Pengumpulan Data Penelitian ... 50 Tabel 4.1 Bidang Keahlian SMK Negeri 1 Salatiga ... 53 Tabel 4.2 Kualifikasi Pendidikan Guru dan Staf
Administrasi SMK Negeri 1 Salatiga ... 53 Tabel 4.3 Pelaksanaan Manajemen Kearsipan SMK
Negeri 1 Salatiga ... 55 Tabel 4.4 Fasilitas Mesin Komunkasi SMK Negeri 1
Salatiga ... 57 Tabel 4.5 Kualifikasi Pendidikan Tenaga Administrasi
SMK Negeri 1 Salatiga ... 58 Tabel 4.6 Spesifikasi Komputer Sistem Pengarsipan
Berbasis Teknologi Informasi Terpusat ... 70 Tabel 4.7 Pembuatan Server dan Pemasangan Program
EFS ... 71 Tabel 4.8 Tahapan Pengaturan Umum ... 72 Tabel 4.9 Hasil Uji Validasi Pakar Teknologi Informatika .. 83 Tabel 4.10 Hasil Uji Validasi Pakar Manajemen Kearsipan
Tahap Agenda ... 84 Tabel 4.11 Hasil Uji Validasi Pakar Manajemen Kearsipan
xviii Tabel 4.12 Hasil Uji Validasi Pakar Manajemen Kearsipan
Tahap Pencarian Dokumen ... 86 Tabel 4.13 Kegiatan Pengembangan Guru dan Staf ... 89
xix
Halaman
Gambar 2.1 Kerangka Berfikir Penelitian ... 44
Gambar 4.1 Data Flow Diagram Level 0 ... 61
Gambar 4.2 Data Flow Diagram Level 1 ... 63
Gambar 4.3 Flow Chart User Management ... 64
Gambar 4.4 Flow Chart Input Arsip Dokumen ... 66
Gambar 4.5 Flow Chart Pencarian Dokumen ... 68
Gambar 4.6 Pengaturan Umum Memanajemen Server... 73
Gambar 4.7 Pengaturan Retensi... 74
Gambar 4.8 Penentuan Kode dan Subjek ... 75
Gambar 4.9 Menu Setting Sifat Dokumen ... 76
Gambar 4.10 Tampilan Aplikasi EFS Pengguna Operator .... 76
Gambar 4.11 Tampilan Menu Kategori Dokumen ... 77
Gambar 4.12 Tampilan Menu User Level Akses ... 78
Gambar 4.13 Tampilan Menu User Tambah Level Akses ... 78
Gambar 4.14 Tampilan Menu User Permission Matrix ... 79
Gambar 4.15 Tampilan Menu User Permission Matrix ... 79
xx Halaman
Lampiran 1 Transkrip Wawancara Kepala Sekolah ... 111
Lampiran 2 Transkrip Wawancara Wakil Kep. Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana ... 113
Lampiran 3 Transkrip Wawancara Wakil Kep. Sekolah Bidang Ketenagaan ... 115
Lamipran 4 Transkrip Wawancara Koordinator Tata Usaha ... 116
Lampiran 5 Transkrip Wawancara Petugas Agendaris ... 118
Lampiran 6 Transkrip Wawancara Guru ... 120
Lampiran 7 Hasil Focus Group Discussion ... 121
Lampiran 8 Struktur Organisasi Pengelolaan Manajemen Kearsipan SMK Negeri 1 Salatiga ... 124
Lampiran 9 Alur Mekanisme Pelaksanaan Surat Menyurat Di SMK Negeri 1 Salatiga ... 125
Lampiarn 10 Prosedur Menjalankan Electronic Filling System (EFS) ... 126
Lampiran 11 Job Descreption Manajemen Kearsipan SMK Negeri 1 Salatiga ... 128
Lampiran 12 Hasil Uji Plagiarisme ... 129
Lampiran 13 Surat Pernyataan Narasumber ... 139 Lampiran 14 Lembar Validasi
