PASIEN DI PUSKESMAS KEDUNGMUNDU
SEMARANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh
Dewi Muyasaroh
NIM. 6411412162
JURUSAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN
i
FUNGSI MANAJEMEN PADA KEGIATAN
PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS
PASIEN DI PUSKESMAS KEDUNGMUNDU
SEMARANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh
Dewi Muyasaroh
NIM. 6411412162
JURUSAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN
ii
Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Semarang 2016 ABSTRAK
Dewi Muyasaroh
Fungsi Manajemen pada Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Medis Pasien di Puskesmas Kedungmundu
xv + 124 halaman + 4 tabel + 3 gambar + 13 lampiran
Rekam medis adalah catatan yang berisi tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis yang baik menggambarkan suatu pelayanan yang baik, sedangkan rekam medis yang kurang baik menggambarkan tingkat pelayanan medis yang kurang baik. Untuk menciptakan pelayanan rekam medis yang baik maka diperlukan pengelolaan rekam medis dengan manajemen yang baik, sesuai dengan prosedur dan pedoman. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang. Fungsi manajemen tersebut terdiri dari fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi.
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode fenomenologi. Informan utamanya adalah Kepala Puskesmas Kedungmundu dan 3 orang petugas di bagian rekam medis. Informan triangulasi yaitu Dinas Kesehatan Kota Semarang bagian Seksi Pelayanan Kesehatan Dasar dan 2 orang pasien yaitu pasien lama dan pasien baru. Teknik pengambilan data dilakukan dengan wawancara mendalam dan observasi menggunakan pedoman wawancara dan pedoman observasi.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi perencanaan dan pengawasan serta evaluasi sudah berjalan dengan baik, namun belum ada evaluasi untuk rekam medis yang tidak lengkap. Fungsi pengorganisasian belum berjalan dengan baik karena tidak ada struktur organisasi dan pembagian tugas. Sedangkan fungsi pelaksanaan yaitu pada kegiatan coding/indexing dan analysing/reporting sudah berjalan sesuai pedoman, namun pada kegiatan penerimaan pasien, assembling, filing belum sesuai dengan pedoman.
Puskesmas hendaknya melakukan perencanaan untuk pengembangan SDM dan evaluasi rekam medis, serta membuat struktur organisasi dan pembagian tugas untuk petugas di bagian rekam medis agar kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien berjalan dengan baik, terarah, sesuai dengan pedoman dan prosedur.
iii
Department of Public Health Faculty of Sport Science State University of Semarang 2016
ABSTRACT
Dewi Muyasaroh
Management Functions in the Management of Patient Medical Records System in Puskesmas Kedungmundu Semarang
xv + 124 pages + 4 tables + 3 images + 13 attachments
Medical records are records containing the identity of the patient, results of diagnostic tests, treatments, any therapeutic medicines or procedures and other medical services that have been given to patients. Good medical records describe a good service, while medical records are less well describe the level of medical services that are less good. To create a good medical record service it is necessary to manage medical records with good management, in accordance with the procedures and guidelines. This study aimed to describe management functions in the management of patient medical records system in Puskesmas Kedungmundu Semarang. The management function consists of the functions of planning, organizing, implementing, monitoring and evaluation.
This research is a qualitative research with phenomenological method. The main informant was Head of Puskesmas Kedungmundu and 3 officers at the medical record. Informants triangulation is part of Semarang City Health Office of Basic Health Services Section and 2 patients are older patient and new patient. Techniques of data retrieval is done by in-depth interviews and observation using interview guidelines and observation guidelines.
The results showed that the function of planning and monitoring and evaluation has been running well, but there is no evaluation of medical records is incomplete. Function of organizing not worked well because there is no structure organizational and division of tasks. While the function of implementation, namely on the activities of coding / indexing and analyzing / reporting is going according to the guidelines, but the activities of patient acceptance, assembling, filing is not in accordance with the guidelines.
The health center is supposed to plan for human resource development and evaluation of medical records, as well as create an organizational structure and division of tasks to the officer at the medical records of that activity management system of medical records of patients going well, focused, appropriate guidelines and procedures. Keywords: Medical Record, System, Management
vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
Nothing impossible, anything can happen as long as we believe
Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan, sesungguhnya
bersama kesulitan ada kemudahan (QS. Asy-Syarh: 5-6)
PERSEMBAHAN
Tanpa mengurangi rasa syukur kepada Allah SWT, skripsi ini penulis persembahkan untuk:
1. Ibunda (Jazilah) dan Ayahanda (Wahyadi), sebagai wujud Dharma Bhakti Ananda
vii
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan nikmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Fungsi Manajemen pada Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Media Pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang”. Skripsi ini disusun untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat di Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Seamarang.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak mungkin terselesaikan dengan baik tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih setulus hati kepada yang terhormat:
1. Dekan Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Semarang, Ibu Prof. Dr. Tandiyo Rahayu, M.Pd., atas ijin penelitian yang telah diberikan
2. Ketua Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Semarang, Irwan Budiono, SKM, M.Kes (Epid), atas ijin penelitian yang diberikan
3. Dosen pembimbing, dr. Fitri Indrawati, M.P.H., yang telah memberikan bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam penyusunan skripsi ini
viii
5. Seluruh dosen dan staf Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas Negeri Semarang
6. Kepala Puskesmas Kedungmundu Semarang yang telah memberikan ijin untuk melakukan pengambilan data dan penelitian
7. Kedua orang tua saya (Ibu Jazilah dan Bapak Wahyadi), kakak saya Emma Stya Arifah, S.Hum dan Adik saya Khofifah Munawaroh, serta seluruh keluarga tercinta yang telah memberi bantuan dan dorongan baik materil maupun spiritual sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini
8. Sahabat baikku (Sri Rahayu, Alifah, Enik, Erna, Arum) atas doa, bantuan, semangat dan motivasi yang telah diberikan sampai selesainya skripsi
9. Seluruh teman-teman Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas Negeri Semarang angkatan 2012
10. Semua pihak yang telah memberikan dukungan dan bantuan yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, sehingga penulis mengharapkan masukan-masukan dari semua pihak guna penyempurnaan karya selanjutnya.
Semarang, Mei 2016
ix
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL ... i
ABSTRAK ... ii
ABSTRACT ... iii
PERNYATAAN ... iv
PENGESAHAN ... v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 7
1.3. Tujuan Penelitian ... 8
1.3.1. Tujuan Umum ... 8
1.3.2. Tujuan Khusus ... 8
1.4. Manfaat Hasil Penelitian ... 8
1.4.1. Bagi Puskesmas Kedungmundu Semarang ... 8
x
Halaman
1.4.3. Bagi Peneliti ... 9
1.5. Keaslian Penelitian... 9
1.6. Ruang Lingkup Penelitian... 10
1.6.1. Ruang Lingkup Tempat ... 10
1.6.2. Ruang Lingkup Waktu ... 11
1.6.3. Ruang Lingkup Keilmuan ... 11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 12
2.1. Landasan Teori... 12
2.1.1. Manajemen ... 12
2.1.2. Pendekatan Sistem ... 24
2.1.3. Rekam Medis ... 26
2.1.4. Kebijakan Rekam Medis Puskesmas ... 41
2.1.5. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas ... 42
2.2. Kerangka Teori ... 45
BAB III METODE PENELITIAN ... 46
3.1. Alur Pikir ... 46
3.2. Fokus Penelitian ... 46
3.3. Jenis dan Rancangan Penelitian ... 46
3.4. Sumber Informasi... 47
3.4.1. Data Primer ... 47
3.4.2. Data Sekunder ... 48
xi
Halaman
3.5.1. Instrumen Penelitian ... 49
3.5.2. Teknik Pengambilan Data ... 50
3.6. Prosedur Penelitian ... 51
3.6.1. Pra Penelitian ... 52
3.6.2. Pelaksanaan Penelitian ... 52
3.6.3. Pasca Penelitian ... 52
3.7. Pemeriksaan Keabsahan Data ... 52
3.8. Teknik Analisis Data... 53
BAB IV ... 54
4.1. Gambaran Umum ... 54
4.1.1. Gambaran Umum Tempat Penelitian... 54
4.1.2. Karakteristik Informan Utama ... 55
4.1.3. Karakteristik Informan Triangulasi ... 57
4.2. Hasil Penelitian ... 58
4.2.1. Perencanaan ... 58
4.2.2. Pengorganisasian... 67
4.2.3. Pelaksanaan ... 71
4.2.4. Pengawasan dan Evaluasi ... 86
BAB V PEMBAHASAN ... 97
5.1. Pembahasan... 97
5.1.1. Perencanaan ... 97
xii
Halaman
5.1.3. Pelaksanaan ... 104
5.1.4. Pengawasan dan Evaluasi ... 116
5.2. Hambatan Penelitian ... 121
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN ... 122
6.1. Simpulan ... 122
6.2. Saran ... 123
6.2.1. Untuk Dinas Kesehatan Kota Semarang ... 123
6.2.2. Untuk Puskesmas Kedungmundu ... 123
6.2.3. Untuk Peneliti Selanjutnya ... 123
DAFTAR PUSTAKA ... 124
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1. Keaslian Penelitian ... 9
Tabel 2.1. Rincian Kegiatan Unsur Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan ... 36
Tabel 4.1. Karakteristik Informan Utama ... 56
xiv
DAFTAR GAMBAR
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Ethical Clearance ... 128
Lampiran 2. Surat Keputusan Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi ... 129
Lampiran 3. Surat Ijin Pengambilan Data awal dari Fakultas ... 130
Lampiran 4. Surat Ijin Pengambilan Data Awal dari Dinkes Kota Semarang ... 131
Lampiran 5. Surat Ijin Penelitian dari Fakultas ... 132
Lampiran 6. Surat Ijin Penelitian dari Kesbangpol Kota Semarang ... 133
Lampiran 7. Surat Ijin Penelitian dari Dinkes Kota Semarang ... 134
Lampiran 8. Surat Keterangan Telah Melaksanakan Penelitian ... 135
Lampiran 9. Pedoman Wawancara ... 137
Lampiran 10. Pedoman Observasi ... 147
Lampiran 11. Transkrip Wawancara ... 150
Lampiran 12. Hasil Observasi ... 172
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG MASALAH
Dengan semakin berkembangnya dunia kesehatan di Indonesia, rekam medis mempunyai peranan yang penting dalam menunjang pelaksanaan Sistem Kesehatan Nasional (SKN) (Sanjoyo, 2013: 1). Kewajiban pengadaan rekam medis bagi setiap dokter atau dokter gigi telah diberlakukan sejak tahun 1989 melalui Permenkes RI Nomor 749a yang telah direvisi menjadi Permenkes RI Nomor 269 Tahun 2008 tentang rekam medis. Kewajiban mengadakan rekam medis tersebut juga tertuang dalam UU RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang praktik kedokteran, termasuk di dalamnya adalah pengisian rekam medis dengan akurat, lengkap dan tepat waktu. Disebutkan pula pada Permenkes RI Nomor 269 Tahun 2008 pasal 7 bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis (Menkes RI, 2008: 5).
informasi dalam dokumen rekam medis pasien bersifat rahasia dan tidak boleh dilepaskan tanpa persetujuan dari pasien kecuali dalam beberapa situasi tertentu. Disebutkan dalam UU Nomor 36 Tahun 2009 tentang kesehatan pasal 7 bahwa setiap orang berhak memperoleh informasi tentang data kesehatan dirinya termasuk tindakan dan pengobatan yang telah maupun yang akan diterimanya dari tenaga kesehatan.
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit / puskesmas / tempat pelayanan kesehatan lainnya. Tanpa di dukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tertib administrasi tempat pelayanan kesehatan tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan (Depkes RI, 2006: 13). Menurut Wong dan Elizabeth (2009: 253), pelayanan yang baik digambarkan oleh rekam medis yang baik, sedangkan rekam medis yang kurang baik menggambarkan tingkat pelayanan medis yang kurang baik. Untuk menciptakan pelayanan rekam medis yang baik maka diperlukan pengelolaan rekam medis yang baik yang sesuai dengan prosedur dan pedoman (Ndabambi dkk, 2014: 4).
analysing/reporting (mengubah data menjadi informasi) (Depkes RI, 2006: 57).
Pengelolaan rekam medis yang tidak dilakukan sesuai prosedur dan pedoman dapat mengakibatkan hilangnya suatu informasi terhadap catatan rekam medis. Masalah seperti ini dapat terjadi terhadap suatu fasilitas pelayanan kesehatan yang tidak menjalankan sistem pengelolaan rekam medis dengan baik (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006: 1). Menurut penelitian Wong dan Elizabeth (2009: 257), disebutkan setiap sarana pelayanan kesehatan memerlukan manajemen dalam mengelola rekam medis agar kegiatan rekam medis berjalan dengan baik sehingga dapat menghasilkan informasi yang lengkap dan akurat untuk menunjang kualitas pelayanan di sarana pelayanan kesehatan.
Puskesmas Kedungmundu merupakan salah satu Puskesmas di Kota Semarang dan merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Dinas Kesehatan Kota Semarang. Berdasarkan Data Dinas Kesehatan Kota Semarang dari tahun 2011 sampai tahun 2015, Puskesmas Kedungmundu merupakan Puskesmas yang memiliki jumlah kunjungan pasien tertinggi, walaupun pada setiap tahunnya jumlah kunjungan pasien tersebut mengalami fluktuasi. Jumlah pasien tersebut yaitu 105.103 pasien pada tahun 2011, 107.753 pasien pada tahun 2012, 85.018 pasien pada tahun 2013, 75.592 pasien pada tahun 2014, dan 68.978 pasien pada tahun 2015. Sedangkan berdasarkan observasi awal, pengelolaan rekam medis di Puskesmas Kedungmundu masih menggunakan cara manual, yaitu mulai dari pelayanan pendaftaran, pencarian dokumen rekam medis pasien, pencatatan rekam medis pasien, pendistribusian rekam medis pada poli pengobatan yang dituju, dan penyimpanan dokumen rekam medis pasien. Selain manual, untuk pengolahan data dan penyimpanan data pasien, Puskesmas Kedungmundu menggunakan Sistem Informasi Kesehatan (SIK) dan SIMPUS.
human error dan terlambatnya informasi. Selain itu rak penyimpanan yang penuh
menyebabkan kendala dalam menata pertambahan dokumen rekam medis. Kebutuhan rak penyimpanan dalam jangka waktu 5 tahun ke depan akan sulit diprediksikan.
Pada tempat penyimpanan tersebut, dokumen rekam medis belum tertangani dengan baik. Terdapat dokumen rekam medis pasien yang tidak ditemukan di rak penyimpanan. Ditemukan pula dokumen rekam medis yang memiliki jumlah ganda, memiliki nomor rekam medis yang sama dan ditemukan rekam medis pasien yang terselip di rak yang tidak sesuai dengan nomor penyimpanan. Tidak ditemukannya dokumen rekam medis pasien di rak penyimpanan salah satunya disebabkan karena keterlambatan pengembalian rekam medis dari ruang pemeriksaan selama beberapa hari. Hal tersebut tidak sesuai dengan SOP pengembalian rekam medis Puskesmas Kedungmundu. Disebutkan dalam SOP bahwa batas waktu pengembalian catatan medis pasien adalah ≤ 24 jam terhitung setelah selesai memberikan pelayanan kepada pasien atau setelah pasien dinyatakan pulang. Permasalahan tersebut juga mengakibatkan petugas kesulitan dalam mencari rekam medis pasien, sehingga proses pelayanan melebihi standar waktu yang telah ditentukan yaitu 3 menit. Jika dalam jangka waktu lebih dari 3 menit tidak ditemukan, maka pasien akan dibuatkan formulir baru, sehingga menyebabkan pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan dan gambaran riwayat penyakit pasien tidak akurat.
rata-rata kunjungan pasien per hari mencapai 200 pasien. Jika salah satu petugas ijin mengerjakan tugas lain dan dengan kondisi banyaknya kunjungan pasien, petugas lain merasa kesulitan dan kewalahan dalam mencari dokumen rekam medis pasien karena kurangnya SDM yang berada di bagian rekam medis.
Menurut salah satu petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu tersebut, dokumen rekam medis di tempat penyimpanan selama kurang lebih 5 tahun belum diadakan penyusutan untuk memisahkan dan memusnahkan rekam medis pasien yang sudah tidak aktif dan rekam medis yang jumlahnya ganda, sehingga menyebabkan penuhnya volume rekam medis di rak penyimpanan dan membutuhkan tempat yang lebih besar untuk menyimpan rekam medis pasien baru. Tempat penyimpanan rekam medis yang tidak memadai menyebabkan petugas kesulitan dalam pengambilan dan pengembalian rekam medis ke rak penyimpanan. Menurut Ndabambi dkk. (2014: 4), dokumen rekam medis pasien perlu pengelolaan yang baik melalui tempat penyimpanan yang tepat, sehingga tercapai kemudahan penyediaan dan keamanan dokumen rekam medis untuk melindungi privasi dan kerahasiaan informasi pasien. Disebutkan pula dalam Permenkes RI Nomor 269 tahun 2008 pasal 9 bahwa rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan setelah batas waktu tersebut rekam medis dapat dimusnahkan.
(Pustu). Berdasarkan penelitian Handayani, dkk. (2013: 1), disebutkan bahwa pengiriman laporan yang tepat waktu akan sangat membantu dalam meningkatkan efektifitas pembinaan dan pengawasan pemberi pelayanan kesehatan. Jika keadaan tersebut terus berlangsung, pemanfaatan informasi untuk kepentingan perencanaan, pemantauan, dan penilaian program kerja Puskesmas tidak akan tepat sasaran. Oleh karena itu data yang diperoleh harus sesuai fakta, lengkap, serta dapat dipercaya agar menjadi sebuah informasi berupa laporan yang akurat, lengkap dan tepat waktu (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006 : 12).
1.2. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah yang akan diteliti adalah fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang yang meliputi :
1) Bagaimana fungsi perencanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
2) Bagaimana fungsi pengorganisasian pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
3) Bagaimana fungsi pelaksanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
1.3. TUJUAN PENELITIAN 1.3.1. Tujuan Umum
Mengetahui fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.3.2. Tujuan Khusus
1) Mengetahui fungsi perencanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
2) Mengetahui fungsi pengorganisasian pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
3) Mengetahui fungsi pelaksanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
4) Mengetahui fungsi pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.4. MANFAAT PENELITIAN
1.4.1. Bagi Puskesmas Kedungmundu Semarang
Sebagai bahan masukan dalam pengambilan keputusan mengenai fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien.
1.4.2. Bagi Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat
1.4.3. Bagi Peneliti
Memberi pengalaman dalam pelaksanaan penelitian, menambah wawasan mengenai rekam medis khususnya fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien.
1.5. KEASLIAN PENELITIAN Tabel 1.1. Keaslian Penelitian
No. Judul 1. Pengelolaan
Rekam Medis 2. Perencanaan
3. Gambaran
Beberapa hal yang membedakan penelitian ini dengan penelitian-penelitian sebelumnya adalah sebagai berikut :
1) Penelitian mengenai fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang belum pernah dilakukan.
2) Fokus pada penelitian ini adalah fungsi manajemen yang meliputi fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, fungsi pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.6. RUANG LINGKUP PENELITIAN 1.6.1. Ruang Lingkup Tempat
1.6.2. Ruang Lingkup Waktu
Penelitian dilakukan pada bulan Februari tahun 2016. 1.6.3. Ruang Lingkup Keilmuan
12
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. LANDASAN TEORI 2.1.1. Manajemen
2.1.1.1. Pengertian Manajemen
Manajemen menurut Scanlan dan Key dalam Sulaeman (2011: 68) adalah koordinasi dan pengintegrasian dari semua sumber-sumber daya (manusia dan cara) untuk menyelesaikan hasil-hasil yang khusus dan bervariasi. Sedangkan menurut George R. Terry, manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan (Alamsyah, 2011: 4).
Beberapa hal yang menyebabkan manajemen sangat diperlukan (Muninjaya, 2012: 18):
1) Pekerjaan itu berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri sehingga diperlukan pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya
2) Perusahaan akan dapat barhasil baik jika manajemen diterapkan dengan baik 3) Manajemen yang baik jika dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna
semua potensi yang dimiliki
4) Manajemen yang baik akan mengurangi pemboroasan-pemborosan
6) Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan
7) Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur 8) Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan
9) Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap tindakan kerjasama sekelompok orang.
2.1.1.2. Sarana Manajemen
Menurut Alamsyah (2011: 6), dalam ilmu manajemen dikenal beberapa sarana atau alat manajemen untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan yang kemudian disebut sumber daya. Sarana atau alat manajemen tersebut antara lain :
1) Man (Tenaga atau Manusia)
Untuk melaksanakan fungsi manajemen dengan setepat-tepatnya maupun untuk mencapai keseluruhan tujuan yang sudah ditetapkan maka salah satu sumber yang diperlukan adalah tersedianya tenaga kerja yang sesuai, baik jumlah maupun mutunya. Manusia adalah unsur yang mutlak diperlukan bagi berhasilnya pencapaian tujuan organisasi. Tanpa manusia tidak akan ada kegiatan. Tanpa kegiatan, tujuan tidak akan tercapai.
2) Money (Dana/Biaya)
3) Material (Bahan, Sarana dan Prasarana)
Material berarti bahan-bahan atau data dan informasi yang diperlukan bagi
pencapaian tujuan dan bagi pelaksanaan fungsi manajemen serta dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan. Material tersebut dapat berupa obat, alat kesehatan, alat administrasi perkantoran, sarana sistem pencacatan dan pelaporan sarana kesehatan, sarana promosi kesehatan, sarana transportasi dan komunikasi.
4) Machines (Mesin atau Peralatan/Teknologi)
Mesin atau Peralatan/Teknologi digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran berupa SOP baik pelayanan kesehatan di dalam gedung maupun di luar gedung.
5) Method (Metode)
Metode yaitu cara atau pendekatan yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran, yaitu berupa metode/cara pelaksanaan tugas, metode penggerakan dan pemberdayaan pegawai, metode penggerakan dan pemberdayaan masyarakat. Metode yang digunakan dalam proses manajemen adalah prosedur kerja atau Standar Operasional Prosedur (SOP). Prosedur kerja disusun untuk memberikan petunjuk yang jelas tentang langkah-langkah yang harus ditempuh dalam menyelesaikan kegiatan.
6) Market and Marketing (Pasar dan Pemasaran)
pemasaran, kampanye kesehatan dapat dilaksanakan secara lebih efisien, karena dengan pendekatan teknik pemasaran, kebutuhan dan permintaan dari pasar yang akan dilayaninya dapat diperhitungkan, sehingga upaya-upaya kesehatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan kondisi pasar yang bersangkutan.
2.1.1.3. Fungsi Manajemen
Menurut John R. Schermerhorn, fungsi manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian penggunaan sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tujuan-tujuan kinerja. GR. Terry menyebutkan bahwa fungsi manajemen terdiri dari planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan dan pelaksanaan), dan
controlling (pengawasan dan evaluasi). Untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien, pemimpin sarana pelayanan kesehatan dituntut untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen secara terorganisasi, berurutan dan berkesinambungan (Sulaeman, 2011: 71).
2.1.1.3.1. Perencanaan
yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima dan yang telah disusun secara teratur dan baik.
Dalam fungsi perencanaan ada 3 aspek pokok yang harus diperhatikan, yaitu hasil dari pekerjaan perencanaan (outcome of planning), perangkat organisasi yang dipergunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan (mechanic of planning), dan proses atau langkah-langkah melakukan pekerjaan perencanaan
(process of planning) (Azwar, 2010: 184). Sedangkan menurut Alamsyah (2011: 23) ciri-ciri perencanaan yang baik adalah:
1) Bagian dari sistem administrasi
Suatu perencanaan yang baik adalah menempatkan pekerjaan sebagian dari sistem administrasi secara keseluruhan.
2) Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan
Suatu perencanaan yang baik adalah dilakukan secara terus menerus dan secara berkelanjutan.
3) Berorientasi pada masa depan
Suatu perencanaan yang baik adalah berorientasi pada masa depan, artinya setiap pekerjaan yang dilaksanakan mendatangkan kebaikan pada masa yang akan datang.
4) Mampu menyelesaikan masalah
5) Mempunyai tujuan
Suatu perencanaan yang baik adalah yang mempunyai tujuan yang dicantumkan secara jelas.
6) Bersifat mampu kelola
Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelola, dalam arti bersifat wajar, logis, objektif, jelas, runtun, fleksibel serta telah disesuaikan dengan sumber daya.
Pada bidang kesehatan, proses perencanaan menggunakan pendekatan pemecahan masalah (problem solving) dalam memecahkan masalah kesehatan. Adapun langkah-langkahnya yaitu (Muninjaya, 2012: 51):
1) Identifikasi masalah kesehatan
Perencanaan kesehatan adalah mengidentifikasi masalah-masalah kesehatan masyarakat di lingkungan organisasi yang berada di wilayahnya.
2) Menetapkan prioritas masalah kesehatan
Ada berbagai metode dalam menetapkan prioritas masalah yaitu teknik paho, NGT, delphi, disease burden, analisa matrik, dan analisa kebijakan. Dari berbagai metode tersebut harus dipilih satu metode yang dianggap paling cocok dalam menetapkan prioritas masalah.
3) Menetapkan tujuan
4) Menetapkan alternatif pemecahan masalah
Menetapkan alternatif pemecahan masalah dapat dilakukan dengan kesepakatan diantara anggota tim. Penetapan alternatif pemecahan masalah harus dipilih yang paling sesuai dan dianggap dapat menyelesaikan permasalah dengan efektif dan efisien.
5) Menyusun rencana kegiatan
Rencana yang baik adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Berbagia rencana kerja dan rumusan kegiatan tersebut dikelompokkan dalam 3 macam yaitu pra kegiatan (tahap persiapan), kegiatan (pelaksanaan), pasca kegiatan (tahap penilaian atau evaluasi).
6) Menetapkan sasaran
Sasaran adalah kelompok masyarakat yang akan ditentukan oleh program yang akan direncanakan. Sasaran dibagi menjadi 2 yaitu sasaran langsung dan sasaran tidak langsung.
7) Rencana anggaran
Rancangan anggaran adalah uraian tentang biaya-biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan program. Rencana anggaran dikelompokkan menjadi biaya personalia, biaya operasional, biaya sarana dan prasarana, serta biaya penilaian. 8) Rencana evaluasi
2.1.1.3.2. Pengorganisasian
Pengorganisasian menurut Handoko dalam Sulaeman (2011: 205) adalah (1) penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, (2) proses perancangan dan pengembangan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya, (3) penegasan tanggung jawab tertentu, (4) pendelegasian wewenang, pelimpahan tugas dan tanggung jawab.
Untuk dapat melakukan pekerjaan pengorganisasian dengan baik dibutuhkan prinsip pokok yang terdapat dalam organisasi, yaitu mempunyai pendukung, tujuan, kegiatan, pembagian tugas, perangkat organisasi, pembagian dan pendelegasian wewenang, serta mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan perintah dan arah (Azwar, 2010: 254). Sedangkan untuk dapat membentuk suatu organisasi ada proses tertentu yang harus ditempuh. Proses tersebut terdiri dari berbagai langkah, yaitu (Muninjaya, 2012: 54) :
1) Memahami tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan pada pekerjaan pengorganisasian adalah memahami tujuan yang ingin dicapai dari didirikannya organisasi tersebut sehingga jelas tolok ukurnya.
2) Memahami kegiatan
3) Mengelompokkan kegiatan
Kegiatan yang banyak macamnya perlu lebih disederhanakan untuk dilakukan pengelompokkan kegiatan, yaitu berdasarkan jenis kegiatan dan jumlah kegiatan. 4) Mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan
Dalam mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan, langkah-langkah yang harus di lakukan adalah analisis tugas (job analysis), uraian tugas (job description), dan penilaian tugas (job evaluation).
5) Melakukan pengelompokan jabatan
Jabatan yang dihasilkan dari pekerjaan klasifikasi dapat terlalu berlebihan dan beraneka ragam, untuk itu sebagai langkah selanjutnya dilakukan pengelompokkan jabatan (position grouping).
6) Mengubah kelompok jabatan ke dalam bentuk satuan organisasi
Mengubah kelompok jabatan ke dalam satuan organisasi dengan metode yang tepat, diantaranya adalah atas dasar kesamaan fungsi dari jabatan, atas dasar kesamaan proses atau cara kerja dari jabatan, atas dasar kesamaan hasil dari jabatan, atas dasar kesaman kelompok masyarakt yang memanfaatkan, atas dasar kesamaan lokasi jabatan, dan kombinasi dari berbagai cara diatas.
7) Membentuk struktur organisasi
Langkah terakhir yaitu menyusun bernagai satuan organisasi dalam bentuk bagan atau yang sering disebut struktur organisasi.
penting dari seluruh organisasi yaitu pembagian pekerjaan, dasar departementasi, ukuran departemen, dan pendelegasian wewenang.
2.1.1.3.3. Pelaksanaan
Penggerakan dan pelaksanaan disebut juga dengan fungsi aktuasi, yaitu upaya menggerakkan pegawai sedemikian rupa sehingga pegawai memiliki komitmen dan tanggung jawab, mendukung dan bekerja sama, memiliki kemauan dan kemampuan kerja, menyukai pekerjaan, menjadi pagawai yang baik, serta berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan (Sulaeman, 2011: 236).
Fungsi aktuasi tidak sekadar pekerjaan mekanis karena yang digerakkan adalah manusia/pegawai. Oleh karena itu untuk suksesnya fungsi aktuasi diperlukan beberapa faktor, yaitu faktor organisasi dan faktor pegawai. Tujuan fungsi aktuasi menurut Muninjaya (2012: 69) adalah:
1) Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2) Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf 3) Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan
4) Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf
5) Membuat organisasi berkembang lebih dinamis.
2.1.1.3.4. Pengawasan dan Evaluasi
1) Pengawasan adalah melakukan penilaian dan sekaligus koreksi terhadap setiap penampilan karyawan untuk mencapai tujuan seperti yang telah ditetapkan dalam rencana.
2) Pengawasan adalah suatu proses untuk mengukur penampilan suatu program yang kemudian dilanjutkan dengan mengarahkannya sedemikiann rupa sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Untuk dapat melakukan serta mendapatkan hasil pengawasan yang baik ada beberapa syarat yang harus diperhatikan yaitu (Muninjaya, 2012: 74) :
1) Pengawasan harus bersifat khas
Pengawasan harus bersifat khas, artinya jelas sasaran dan tujuan yang ingin dicapai serta ditujuakan hanya untuk hal-hal yang bersifat pokok saja.
2) Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan
Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi secara cepat dan benar. Dengan demikian dalam pengawasan harus ada umpan balik yang dapat dimanfaatkan dengan segera.
3) Pengawasan harus fleksibel dan berorientasi pada masa depan
pengawasan harus bersifat fleksibel yang artinya tanggap terhadap segala perubahan yang terjadi, karena pengawasan yang terlalu kaku tidak akan memberikan hasil yang optimal.
4) Pengawasan harus mencerminkan keadaan organisasi
5) Pengawasan harus mudah dilaksanakan
Dalam keadaan tertentu setiap satuan organisasi yang ada dalam organisasi dapat melakuan pengawasan secara mandiri. Lebih lanjut untuk menjamin kemudahan dalam pengawasan, berikanlah kesempatan pengawasan tersebut kepada atasan langsung dari bawahan.
6) Hasil pengawasan harus mudah dimengerti
Hasil pengawasan harus mudah dimengerti dan harus dapat dimanfatkan untuk menyusun rekomendasi guna memperbaiki sesuatu yang dipandang tidak tepat.
Menurut Sulaeman (2011: 305) proses pengawasan terdiri paling sedikit ada 5 tahapan, yaitu menetapkan standar pelaksanaan, penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, pengukuran hasil kinerja nyata, pembandingan hasil aktual dengan standar dan melakukan analisis penyimpangan, serta pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.
2.1.2. Pendekatan Sistem
Menurut L. James Harvey dalam Azwar (2010: 25), pendekatan sistem adalah penerapan suatu prosedur yang logis dan rasional dalam merancang suatu rangkaian komponen-komponen yang berhubungan sehingga dapat berfungsi sebagai satu kesatuan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sesuatu disebut sebagai sistem, apabila memiliki beberapa ciri pokok sistem. Ciri-ciri pokok tersebut adalah:
1) Dalam sistem terdapat bagian atau elemen yang satu sama lain saling berhubungan dan mempengaruhi yang kesemuanya membentuk satu kesatuan, dalam arti semuanya berfungsi untuk mencapai tujuan yang sama yang telah ditetapkan.
2) Fungsi yang diperankan oleh masing-masing bagian atau elemen yang membentuk satu kesatuan tersebut adalah dalam rangka mengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan.
3) Dalam melaksanakan fungsi tersebut, semuanya bekerja sama secara bebas namun terkait, dalam arti terdapat mekanisme pengendalian yang mengarahkannya agar tetap berfungsi sebagaimana yang telah direncanakan. 4) Sekalipun sistem merupakan satu kesatuan yang terpadu, bukan berarti ia
tertutup terhadap lingkungan.
2.1.2.1. Unsur Sistem
demikian, maka tidak ada yang disebut dengan sistem tersebut. Bagian atau elemen banyak macamnya, yang jika disederhanakan dapat dikelompokkan dalam enam unsur yaitu (Azwar, 2010: 22) :
1) Masukan (Input)
Masukan adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan yang diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem tersebut.
2) Proses (Process)
Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan yang berfungsi untuk mengubah masukan manjadi keluaran yang direncanakan. 3) Keluaran (Output)
Keluaran adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem.
4) Umpan Balik (Feed Back)
Umpan balik adalah kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut.
5) Dampak (Impact)
Dampak adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem. 6) Lingkungan (Environment)
2.1.3. Rekam Medis
2.1.3.1. Pengertian Rekam Medis
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana palayanan kesehatan (Menteri Kesehatan RI, 2008: 2). Sedangkan menurut Hayt dalam Sarake (2014: 22) rekam medis adalah himpunan fakta-fakta yang berhubugan dengan sejarah atau riwayat kehidupan pasien, sakitnya, perawat atau pengobatannya.
Dalam pengertian yang luas rekam medis adalah suatu himpunan data ilmiah dari banyak sumber, dikoordinasikan pada satu dokumen dan yang disediakan untuk bermacam-macam kegunaan, personel dan impersonal, untuk melayani pasien dirawat, diobati, ilmu kedokteran, dan masyarakat secara keseluruhan (Sarake, 2014: 22).
2.1.3.2. Tujuan dan Manfaat Rekam Medis
1) Aspek administrasi
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya meyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2) Aspek Medis
Suatu dokumen rekam medik mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan seorang pasien.
3) Aspek Hukum
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.
4) Aspek keuangan
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan dalam menghitung biaya pengobatan/tindakan dan perawatan.
5) Aspek penelitian
6) Aspek pendidikan
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan/kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi kesehatan. 7) Aspek dokumentasi
Suatu dokumen reka medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan sarana pelayanan kesehatan.
Menurut Konsil Kedokteran Indonesia (2006: 6), manfaat rekam medis yaitu: 1) Pengobatan pasien
Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit serta merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan.
2) Peningkatan kualitas pelayanan
Membuat rekam medis bagi penyelenggara praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.
3) Pendidikan dan penelitian
4) Pembiayaan
Dokumen rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada sarana kesehatan. Cacatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan kepada pasien.
5) Statistik kesehatan
Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik kesehatan, khususnya untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit-penyakit tertentu.
6) Pembuktian masalah hukum, disiplin dan etik
Rekam medis merupakana alaat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik.
2.1.3.3. Penyelenggaraan Sistem Rekam Medis
2.1.3.3.1. Sistem Penamaan
Pada dasarnya sistem penamaan untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya, sehingga mempermudah dalam proses pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien yang datang berobat ke sarana palayanan kesehatan (Depkes RI, 2006: 22). Sedangkan tata cara penulisan nama pasien meliputi:
1) Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih
2) Penulisan nama sesuai dengan KTP/ SIM/ PASPOR yang masih berlaku 3) Untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru yang
disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak
5) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien
6) Apabila pasien berkewarganegaraan asing maka penulisan namanya harus disesuaikan dengan paspor yang berlaku di Indonesia
7) Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum mempunyai nama, maka penulisan namanya adalah Ny xxx.
2.1.3.3.2. Sistem Penomoran
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pasien yang bersangkutan. Ada 3 sistem pemberian nomor pasien datang ke unit pelayanan kesehatan, yaitu (Depkes RI, 2006: 24) :
1) Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering System)
Yaitu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit atau Puskesmas selalu mendapatkan nomor baru. Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas lebih mudah mengerjakan, namun kerugiannya yaitu membutuhkan waktu lama untuk mencari atau mendapatkan dokumen rekam medis pasien lama karena satu pasien mendapatkan lebih dari satu nomor rekam medis sehingga informasi pelayanan klinisnya menjadi tidak berkesinambungan dan dapat merugikan pasien.
2) Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System)
pengambilan data pasien akan lebih lama karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan pendaftaran pasien pernah berkunjung (berobat) atau sebagai pasien lama hanya memiliki satu nomor. Kekurangan ini dapat diatasi dengan sistem pelayanan yang terpisah antara pendaftaran pasien lama atau baru.
3) Pemberian nomor cara seri-unit (Serial Unit Numbering System)
Yaitu sistem penomoran dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien yang berkunjung pada sarana pelayanan kesehatan diberikan nomor baru, tetapi dokumen rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang paling baru. Kekurangannya yaitu petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan informasi klinis tidak berkesinambungan.
2.1.3.3.3. Sistem Penyimpanan
Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap folder harus disimpan dan dilindungi dengan baik. Syarat dokumen rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit sehingga riwayat pasien urut secara kronologis. Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis maka cara penyimpanannya dibagi menjadi dua yaitu (Sarake, 2014: 99) :
1) Sentralisasi
2) Desentralisasi
Sistem penyimpanan secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan formulir rekam medis milik pasien dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang pasien dipisahkan pada folder (map) yang berbeda.
2.1.3.3.4. Penjajaran Dokumen Rekam Medis
Dokumen rekam medis yang disimpan didalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun, berdiri sejajar satu dengan yang lain. Menurut Sarake (2014: 101) penjajaran dokumen rekam medis ada 3 cara yaitu :
1) Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis dari awal.
2) Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medisdengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok tengah.
3) Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok akhir.
2.1.3.3.5. Sistem Penyusutan (Retensi) dan Pemusnahan
in aktif dari rak file aktif ke rak file in aktif dengan cara memilih pada rak file penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan, memikrofilmisasi dokumen rekam medis in aktif sesuai ketentuan yang berlaku, memusnahkan dokumen rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku, melakukan scaner pada dokumen rekam medis (Depkes RI, 2006: 98).
Sedangkan pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenal isi maupun bentuknya (Depkes RI, 2006: 100).
2.1.3.4. Pengelolaan Rekam Medis
Unit pengelolaan rekam medis merupakan unit yang paling bertanggung jawab terhadap pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data yang dihasilkan tersebut menjadi informasi yang akurat. Sistem pengelolaan data rekam medis pada tingkat Puskesmas pada dasarnya sama dengan rekam medis Rumah Sakit (Sarake, 2014: 82). Tahapan Sistem pengelolaan data tersebut adalah sebagai berikut :
1) Penerimaan Pasien
2) Pengelolaan Rekam Medis pada Assembling
Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok (1) meneliti kelengkapan data yang seharusnya tercatat di dalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, (2) meneliti kebenaran pencatatan data rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, (3) mengendalikan DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap, (4) membuat laporan dari rekam medis yang tidak lengkap, (5) mengendalikan penggunaan nomor rekam medis, (6) mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis (Depkes RI, 2006: 58).
Peran dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali DRM tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis (Shofari, 2012: 13).
3) Pengelolaan Rekam Medis pada Coding dan Indexing
Bagian koding dan indeksing adalah salah satu bagian unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok (1) mencatat dan meneliti kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, (2) mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit sesuai dengan ketentuan mencatat indeks, (3) menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan indeks, (4) membuat laporan penyakit berdasarkan indeks penyakit (Depkes RI, 2006: 60).
dan indeks dokter, (3) penyedia informasi nomor-nomor rekam medis yang memiliki jenis penyakit, tindakan medis berdasarkan indeks yang bersangkutan untuk berbagai keperluan, (4) pembuat laporan penyakit berdasarkan indeks penyakit (Depkes RI, 2006: 61).
4) Pengelolaan Rekam Medis pada Filing
Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok (1) menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM, (2) mengambil kembali DRM untuk berbagai keperluan, (3) meneliti rekam medis yang kembali sesuai dengan catatan rekam medis yang keluar, (4) menyusutkan DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan, (5) memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM in-aktif, (6) menyimpan DRM yang dilestarikan dan (7) membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis (Depkes, 2006: 80).
Peran dan fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu (1) menyimpan DRM, (2) penyedia DRM untuk berbagai keperluan, (3) pelindung arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data RM (4) pelindung arsip-arsip DRM terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. Untuk melindungi terhadap kerahasiaan isi, harus dibuat papan pengumuman bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk (Depkes, 2006: 82).
5) Pengelolaan Rekam Medis pada Analysing/Reporting
Puskesmas, (3) mengumpulkan dan mengolah data penyakit sebagai dasar laporan surveilans penyakit, (4) mengumpulkan dan mengolah data dasar Puskesmas sebagai dasar laporan keadaan Puskesmas, (5) mengolah data rekam medis untuk laporan hasil analisis statistik Puskesmas (Shofari, 2012: 20).
Selain kegiatan pengelolaan rekam medis tersebut, menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya disebutkan di dalam lampiran rincian kegiatan jabatan fungsional perekam medis terampil dan angka kreditnya pada unsur pelayanan rekam medis informasi kesehatan bahwa kegiatan pelayanan rekam medis yaitu:
Tabel 2.1. Rincian Kegiatan Unsur Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan
No. Sub Unsur Butir Kegiatan
1. Perencanaan
a.
Mengidentifikasi kebutuhan formulir, isi dan data dalam formulir rekam medis manual (berbasis kertas)
b. Mengidentifikasi kebutuhan SDM rekam medis c. Menyusun perencanaan pengembangan SDM d. Menyusun dan merancang alur kegiatan
pelayanan rekam medis
e. Menyusun perencanaan evaluasi kegiatan rekam medis
2. Pengorganisasian
a. Membentuk struktur organisasi tim kerja perekam medis
b. Melakukan pengelompokan kegiatan pekerjaan perakam medis beserta pembagian tugasnya 3. Pelaksanaan Penerimaan pasien baru dan lama
a. Mengisi buku registrasi pendaftaran
b. Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien
c. Membuat kartu pasien
d. Menyiapkan rekam medis pasien Assembling
a. Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis
c. Membuat laporan rekam medis incomplete d. Mengisi buku ekspedisi
e. Mendistribusikan rekam medis ke unit terkait Coding dan Indexing
a. Membuat dan memutakhirkan kartu indeks utama pasien
b. Memilih, mengkode dan mengindeks seluruh diagnosa penyakit pasien
c. Memberi kode dan indeks tindakan medis pasien
Filing
a. Menyortir rekam medis b.
Menyimpan rekam medis dan menjaga agar aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan
c.
Memberikan layanan jasa peminjaman rekam medis termasuk menyediakan data untuk penelitian dan pendidikan
d. Mencatat rekam medis yang dipinjam/keluar e. Memvalidasi rekam medis yang telah kembali
sesuai peminjaman
f. Melaksanakan pemusnahan rekam medis g. Menyimpan rekam medis inaktif yang bernilai
guna dengan media tertentu Analysing/reporting
a. Mengumpulkan data rekam medis
b. Mengumpulkan data penyakit dan tindakan rawat jalan
c. Merekap data penyakit dan tindakan medis untuk penyusunan laporan
d. Mengolah data yang telah dikumpulkan menjadi laporan
4. Pengawasan dan Evaluasi a.
Melakukan pemantauan kegiatan rekam medis secara rutin
b. Mengevaluasi kegiatan rekam medis
c. Mengevaluasi formulis rekam medis yang digunakan
2.1.3.5. Rekam Medis di Puskesmas
Rekam medis di Puskesmas merupakan salah satu sumber data penting yang
nantinyaakan diolah menjadi informasi. Sebagai gambaran, alur pasien atau rekam
medis yang terjadi di Puskesmas adalah sebagai berikut :
Gambar 2.1. Alur Rekam Medis di Puskesmas (Sumber: Gondodiputro, 2007: 6)
Sedangkan Ruang lingkup kegiatan pengolahan dan analisa dokumen rekam medis pasien pada tingkat Puskesmas adalah (Gondodiputro, 2007: 7) :
1) Mengkompilasi data dari Puskesmas baik dalam gedung maupun luar gedung 2) Mentabulasi data upaya kesehatan yang diberikan kepada masyarakat yang
dibedakanatas dalam wilayah dan luar wilayah 3) Menyusun kartu indeks penyakit
5) Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan dengan menggunakan data denominator.
Menurut Huffman dalam Gondodiputro (2007: 11) menyebutkan bahwa rekam medis yang baik dapat pula mencerminkan mutu pelayanan kesehatan yang diberikan. Mutu rekam medis yang baik adalah rekam medis yang memenuhi indikator-indikator mutu rekam medis sebagai berikut :
1) Kelengkapan isian resume medis
Kelengkapan isian resume medis untuk pasien rawat jalan sekurang-kurangnya memuat (Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008) :
1. Identitas pasien 2. Tanggal dan waktu
3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis 5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan/TP (treatment planning) 7. Pengobatan dan atau tindakan
8. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
9. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik 10. Persetujuan tindakan bila perlu.
2) Keakuratan
3) Tepat waktu
Rekam medis harus diisi dan setelah diisi harus dikembalikan ke bagian rekam medis tepat waktu sesuai dengan peraturan yang ada.
4) Memenuhi persyaratan hukum
Rekam medis memenuhi persyaratan aspek hukum sebagai berikut : 1. Penulisan rekam medis tidak memakai pensil
2. Penghapusan tidak ada
3. Coretan, ralat sesuai dengan prosedur, tanggal, dan tanda tangan 4. Tulisan harus jelas dan terbaca
5. Ada tanda tangan oleh yang wajib menandatangani dan nama petugas 6. Ada tanggal dan waktu pemeriksaan tindakan
7. Ada lembar persetujuan
Rekam medis disebut lengkap apabila (Gondodiputro, 2007: 12) :
1. Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien, selambat-lambatnya dalam waktu 1x24 jam harus ditulis dalam lembaran rekam medis. 2. Semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter/tenaga kesehatan lainnya
sesuai dengan kewenangan klinis dan ditulis nama terangnya serta diberi tanggal.
3. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan mahasiswa lainnya ditandatangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang merawat atau oleh dokter pembimbingnya.
5. Dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan penulisan yang terjadi dengan wajar seperti mencoret kata/kalimat yang salah dengan jalan memberikan satu garis lurus pada tulisan tersebut. Diberi inisial (singkatan nama) orang yang menkoreksi tadi dan mencantumkan tanggal perbaikan dan melakukannya pada saat itu juga serta dibubuhi paraf.
6. Penghapusan tulisan dengan cara apapun tidak diperbolehkan.
2.1.4. Kebijakan Rekam Medis Puskesmas
Peraturan yang menjadi dasar hukum rekam medis, antara lain :
1) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang praktik kedokteranan
2) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang kesehatan 3) Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis
4) Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis
5) Peratuaran Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas)
6) Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya
2.1.5. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) menurut Fahrurazi (2011: 2) adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas. Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat adalah data demografi (kependudukan) di wilayah kerja Puskesmas, ketenagaan, sarana dan prasarana, kegiatan pokok Puskesmas, dan laporan SP3 yang mempergunakan sistem tahun kalender. Pencatatan dan pelaporan merupakan kegiatan yang tak terpisahkan dari kegiatan pelayanan, dan data dihasilkan by
product dari pemberian pelayanan kesehatan. Pencatatan dan pelaporan harus
mudah dilakukan, tidak duplikasi, tidak tumpang-tindih, tidak membebani pemberi layanan, tidak memerlukan pelatihan khusus, serta terjaga validitas dan reliabilitasnya (Kementerian Kesehatan RI, 2011: 1).
2.1.5.1. Sistem Pencatatan Puskesmas
Ada 2 jenis sistem pencatatan yaitu pencatatan kegiatan di dalam gedusng Puskesmas dan di luar gedung Puskesmas (kegiatan lapangan), yaitu (Fahrurazi, 2011: 4) :
2.1.5.1.1. Sistem Pencatatan di dalam Gedung Puskesmas
1) Family Folder (Dokumen Keluarga)
Adalah himpunan dari kartu-kartu individu dari suatu keluarga yang telah memperoleh berbagai pelayanan kesehatan melalui Puskesmas.
2) Kartu Tanda Pengenal Keluarga
yang memuat nomor indeks keluarga dan identitas kepala keluarga. Disamping KTPK terdapat pula kartu tanda pengenal pengunjung khususnya untuk : KB, kusta, dan KTB I. Masih digunakan KTP individu ini karena berguna bagi pelayanan penderita/akseptor tersebut apabila ia pindah dan dilayani di Puskesmas lain.
3) Buku Register
Jenis-jenis register yang digunakan di dalam gedung Puskesmas adalah register rawatjalan/rawat tinggal, KIA, gizi, penyuntikan lipiodol, surveilance penyakit, laboratorium, obat-obatan, dan peran serta masyarakat.
4) Kartu Indeks Penyakit
Fungsi kartu indeks penyakit adalah sebagai kunci pada status pasien/register rawat jalan untuk mengetahui keadaan penyakit tertentu.
5) Sensus Harian
Adalah formulir perantara untuk mengisi laporan bulanan. 6) Formulir Rujukan
Untuk setiap penderita yang dirujuk dari Puskesmas ke rumah sakit atau sebaliknya dari Puskesmas pembantu ke Puskesmas hanya disertai dengan formulir rujukan tanpa status (Family Folder).
2.1.5.1.2. Sistem Pencatatan di luar Gedung Puskesmas
2.1.5.2. Sistem Pelaporan Puskesmas
Didalam sistem pelaporan Puskesmas sebagai tahun laporan yang dipergunakan adalah tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Pencatatan dan pelaporan Puskesmas sudah mencakup pelayanan kesehatan di Puskesmas, Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling, Puskesmas dengan perawatan, Bidan Desa, Perawat Desa, Balai Pengobatan, Dokter/Bidan praktek swasta dan unit-unit pelayanan kesehatan lainnya baik pemerintah maupun swasta (Fahrurazi, 2011: 8).
Menurut Kementerian Kesehatan RI (2011: 5), jenis-jenis laporan Puskesmas, yaitu :
1) Laporan bulanan, meliputi laporan data kesakitan (LB 1), data Kematian (LB 2), laporan bulanan gizi, KIA, imunisasi dan penyakit menular (LB 3), laporan bulanan data obat-obatan (LB 4), dan laporan bulanan kegiatan Puskesmas
2) Laporan Triwulan (LT), meliputi kunjungan Puskesmas, Perkesmas, pelayanan medik dasar gigi-mulut, kesling, laboratorium, PKM, PSM, rujukan
2.2. KERANGKA TEORI
Gambar 2.2. Kerangka Teori
(Sumber : Depkes RI, 2006; Gondodiputro, 2007; Azwar, 2010; Alamsyah, 2011; Sulaeman, 2011)
Fungsi Manajemen 1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pelaksanaan 4. Pengawasan dan
evaluasi
PROSES Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Medis
di Puskesmas: 2. Kelengkapan dan
ketepatan waktu pelaporan 1. Tercapainya tertib
46
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1. ALUR PIKIR
Gambar 3.1. Bagan Alur Pikir Penelitian
3.2. FOKUS PENELITIAN
Fokus penelitian dalam penelitian ini adalah fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang, yang terdiri dari fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, fungsi pengawasan dan evaluasi.
3.3. JENIS DAN RANCANGAN PENELITIAN
Untuk mengetahui fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang, maka jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif dengan metode fenomenologi. Menurut Moleong (2014: 15), metode fenomenologi dalam penelitian kualitatif merupakan pandangan berpikir yang menekankan fokus kepada penelitian sosial
Fungsi Manajemen 1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pelaksanaan 4. Pengawasan dan
evaluasi
Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Medis
termasuk psikologi, sosiologi, dan pekerjaan sosial, serta pengalaman-pengalaman subjektif manusia. Dalam pandangan fenomenologis, peneliti berusaha memahami arti peristiwa dan kaitan-kaitannya terhadap orang yang berada dalam situasi-situasi tertentu, sehingga mereka mengerti apa dan bagaimana suatu pengertian yang dikembangkan oleh mereka di sekitar peristiwa dalam kehidupannya sehari-hari (Moleong, 2014: 17).
Penggunaan metode fenomenologi dalam penelitian ini dikarenakan peneliti bermaksud ingin memahami situasi sosial secara mendalam yaitu fungsi manajemen diantaranya perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang. Dimana data yang nantinya diperoleh merupakan informasi dalam bentuk deskripsi yang dikaji secara lebih mendalam.
3.4. SUMBER INFORMASI
Menurut Lofland dalam Moleong (2014: 157), sumber data utama dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata dan tindakan, selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Jenis data tersebut dibagi ke dalam data primer dan data sekunder.
3.4.1. Data Primer
(pengamatan) langsung. Teknik penentuan informan tersebut menggunakan teknik purposive sampling, yaitu teknik pengambilan sampel dengan pertimbangan
tertentu (Sugiyono, 2012: 218). Pertimbangan yang dimaksud adalah informan yang dianggap paling mengetahui tentang fungsi manajemen pada pengelolaan sistem rekam medis pasien, masa jabatan minimal 3 tahun dan bersedia menjadi informan.
Dengan teknik purposive sampling, didapatkan 7 informan yaitu 4 informan utama dan 3 informan triangulasi. Informan triangulasi adalah informan pembanding, yaitu sebagai pembanding atau crosscheck informasi yang didapatkan dari informan utama. Penentuan jumlah informan utama adalah dari pertimbangan yang telah ditentukan, dan didapatkan 4 informan utama yaitu Kepala Puskesmas dan 3 petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu Semarang. Hal tersebut juga dikarenakan jumlah petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu adalah 3 orang dan semuanya memenuhi kriteria menjadi informan utama.
3.4.2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan sumber yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya melalui orang lain atau melalui dokumen (Sugiyono, 2012: 225). Data sekunder dari penelitian ini adalah data dari Dinas Kesehatan Kota Semarang, Puskesmas Kedungmundu Semarang, dan data dari penelitian sebelumnya.
3.5. INSTRUMEN PENELITIAN DAN TEKNIK PENGAMBILAN DATA
3.5.1. Instrumen Penelitian
Dalam penelitian kualitatif, yang menjadi instrumen atau alat penelitian adalah peneliti itu sendiri atau apa yang disebut sebagai human instrument. Kedudukan peneliti dalam penelitian kualitatif adalah sebagai perencana, pelaksana pengumpulan data, analis, penafsir data, dan pelapor hasil penelitiannya (Moleong, 2014: 168).
3.5.2. Teknik Pengambilan Data
Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang ditetapkan (Sugiyono, 2012: 224).
Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut :
1) Wawancara Mendalam (indepth interview)
Salah satu teknik pengumpulan data kualitatif dalam penelitian ini adalah wawancara mendalam. Alat bantu yang digunakan yaitu pedoman wawancara. Dalam penelitian ini untuk mengetahui fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang maka peneliti malakukan wawancara mendalam terhadap informan utama yaitu Kepala Puskesmas, petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu Semarang yang berjumlah 3 orang, dan wawancara mendalam terhadap informan triangulasi yaitu Petugas di bagian Seksi Pelayanan Kesehatan Dasar, Dinas Kesehatan Kota Semarang serta 2 oarang pasien. Wawancara mendalam terhadap informan dilakukan tidak hanya sekali namun dilakukan untuk mendapatkan informasi / data sampai jenuh.
2) Observasi
Dalam observasi dokumen, peneliti menggunakan alat ukur bantu yaitu pedoman observasi dalam bentuk daftar cek (check list) atau daftar isian. Observasi ini dilakukan untuk mengetahui hasil kegiatan pengelolaan rekam medis yang dilakukan oleh petugas di tempat pendaftaran yang meliputi kelengkapan pengisian rekam medis, pengecekan, penyimpanan dan pengambilan kembali rekam medis pasien.
Dalam penelitian ini, peneliti melakukan observasi partisipasi pasif. Observasi partisipasi pasif yaitu peneliti datang di tempat kegiatan orang yang diamati, tetapi tidak ikut terlibat dalam kegiatan tersebut. Dalam observasi partisipasi pasif, peneliti malakukan observasi yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien yang meliputi kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding dan indexing, filing, analysing/reporting. Observasi ini dilakukan dengan mengamati kegiatan yang
dilakukan oleh informan. Hal ini dilakukan untuk lebih mengetahui bagaimana fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang dilakukan di bagian rekam medis. Setelah peneliti mengamati kegiatan informan kemudian mencatatnya. Hasil catatan dari observasi partisipasi pasif kemudian diklarifikasi terhadap informan yang diamati untuk mendapatkan penjelasan atas hasil observasi.
3.6. PROSEDUR PENELITIAN
3.6.1. Pra Penelitian
Kegiatan yang dilakukan pada tahap pra penelitian adalah: Pengumpulan data sekunder dan studi pustaka melalui dokumen-dokumen yang relevan, Menyusun rancangan awal penelitian, Melakukan proses perizinan penelitian, Menyiapkan instrumen penelitian.
3.6.2. Pelaksanaan Penelitian
Pada tahap pelaksanaan penelitian, peneliti melakukan wawancara mendalam pada informan utama dan informan triangulasi, serta observasi dan dokumentasi kegiatan penelitian.
3.6.3. Pasca Penelitian
Pada tahap pasca penelitian, peneliti melakukan kegiatan berupa pemeriksaan keabsahan data, menganalisis data, menyajikan data, dan mengevaluasi berdasarkan pedoman yang ada serta melakukan penarikan kesimpulandan pemberian saran.
3.7. PEMERIKSAAN KEABSAHAN DATA
Pada penelitian ini, uji validitas menggunakan triangulasi. Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain (Moleong, 2014: 330).
