AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS DALAM RANGKA MEMBINA HUBUNGAN BAIK DENGAN MEDIA MASSA
Oleh: Lena Satlita
Abstrak
Media massa/pers memiliki kekuatan untuk mempengaruhi opini khalayak dan menimbulkan citra positif/negatif pihak-pihak yang diberitakannya. Karena peran media massa yang besar bagi keberlangsungan suatu institusi, tidak selayaknya lagi ada institusi yang menutup diri dari media massa. Dengan memahami prinsip-prinsip hubungan media massa akan berdampak sangat positif sebab di era keterbukaan, era informasi, mereka yang mampu menguasai informasi dan media massa bakal menjadi pemenang dalam setiap persaingan. Setiap institusi perlu mengoptimalkan fungsi dan peran public relation (humas) nya dalam membina hubungan baik dengan media massa, agar tidak menjadi sasaran tembak media massa tetapi mampu memanfaatkan media massa untuk membangun reputasinya. Melalui berbagai aktivitas kehumasan yang terencana, hubungan baik dengan media massa akan terjalin dengan baik dan menguntungkan kedua belah pihak.
A. Pendahuluan
kenyataan yang ada. Apa yang sudah dibangun dengan baik, dapat seketika runtuh karena perantaraan media. Karena memiliki kekuatan untuk mempengaruhi opini publik, media massa dinegara-negara maju, sudah dianggap sebagai kekuatan ke empat setelah eksekutif, legislatif dan yudikatif (Abdullah, 2000:4).
Sejalan dengan arus reformasi, wajah pers Indonesia kini sungguh lain dengan pers Indonesia sebelumnya. Selain dari sisi kebebasan berekspresi, makin kritisnya insan pers, jumlah penerbitan pers pun meningkat secara drastis. Fungsi kontrol media massa yang pada masa lalu tidak jalan, kini di jamin pemerintah. Konsekuensi dari kondisi ini, maka tidak tertutup kemungkinan siapapun (organisasi maupun individu), bakal menjadi sasaran tembak media massa. Banyak pihak-pihak (perusahaan, instansi pemerintah, pejabat, artis, dll) yang menjadi bulan-bulanan pemberitaaan media massa karena perusahaan tersebut atau pejabat tertentu terlibat korupsi, terjadi pemogokan karyawan, perceraian, dll sehingga terbentuk persepsi negatif masyarakat terhadap pihak tersebut. Di sisi lain, banyak pula pihak-pihak yang ”diuntungkan” dengan berbagai pemberitaan positif dari media massa
sehingga pihak-pihak tersebut menjadi populer, dikenal sebagai tokoh yang simpatik, dermawan atau perusahaan yang memiliki kepedulian dengan lingkungannya.
praduga karena belum ada proses pembuktian peradilan, menunjukan aroganitas kekuasaan. Jubir Presiden yang bertugas mengelola informasi dan hubungan media massa dan penyampaian informasi kepresidenan kepada masyarakat umum yang sekaligus sebagai PR Presiden, dalam kasus tersebut bukan saja dipertanyakan kemampuannya, kredibilitasnya, kewenangannya berbicara tentang persoalan kecelakaan lalu lintas, terlebih lagi sebagai PR, Sang Jubir hampir menjatuhkan citra/reputasi dari Presiden. Berkat kesigapan Presiden dengan meminta aparat yang berwenang untuk mengadakan investigasi tentang kasus tersebut, membuat kasus tersebut tidak lagi jadi bulan bulanan media massa.
Agar suatu organisasi dapat memanfaatkan media massa, dapat menjadi pemenang melalui opini publik maupun publisitas yang di ciptakan melalui media massa, setiap organisasi perlu memahami bagaimana membina hubungan baik dengan media massa. Setiap organisasi (melalui lembaga atau petugas Public Relations/Humas- nya), perlu menguasai seluk beluk media massa, perlu memahami prinsip-prinsip dan kiat-kiat berhubungan dengan media massa. Munculnya berita di media massa sangat bergantung pada kepiawaian seorang petugas Public Relations (PRO) dalam menyiasati media massa. PRO yang menguasai prinsip-prinsip public relations dan media relations yang baik mampu memanfaatkan media massa untuk membangun citra dan reputasi yang positif, sebaliknya PRO yang tidak memiliki kemampuan tersebut, berakibat sebaliknya.
B. Public Relations dan Media Massa (Pers).
hubungan dengan media massa. Definisi PR menurut kamus terbitan Institut of Public Relations (IPR) yang dikutip Anggoro (2001:2) adalah keseluruhan upaya
yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. Menurut Harlow, PR merupakan komunikasi dua arah antara organisasi dengan publik secara timbal balik dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerjasama serta pemenuhan kepentingan bersama (Ruslan, 1999:102). Dengan demikian dapat dikatakan bahwa PR adalah suatu kegiatan mengelola komunikasi antara organisasi dengan publik-publiknya agar tercipta saling pengertian, pemahaman, kepercayaan dan dukungan dari mereka.
menjadi sasarannya. Dalam pandangan Baskin dan Aronof (1992), seorang PRO perlu memahami komunikasi dalam konteks sebagai berikut:
1. Ketrampilan, yang berkaitan dengan kemampuan dasar PRO yaitu menulis dan berbicara. Selain itu juga perlu mengembangkan ketrampilan, melakukan riset, merumuskan rencana, mengevaluasi hasil dan ketrampilan dalam menggunakan teknologi komunikasi.
2. Tugas-tugas, yang berkaitan dengan tugas yang harus dijalankan oleh PRO misalnya pembuatan release, pembuatan majalah internal, laporan tahunan dan sebagainya.
3. Sistem komunikasi, yaitu suatu usaha yang sistematis untuk mengumpulkan informasi, membina hubungan dengan berbagai pihak sebagai cara untuk memperoleh masukan dan pandangan publik.
4. Sistem Operasi, yang berkaitan dengan usaha untuk membangun sistem komunikasi dua arah.
Sumber: Rosady Ruslan (1999:161)
Membina hubungan dengan media massa perlu dilakukan karena peranan media massa sebagai media saluran (channel) dalam penyampaian pesan. Media massa memiliki kemampuan dalam penciptaan publikasi yang cukup tinggi baik yang bersifat stimultaneity effect (efek keserempakan), maupun efek mendramatisir, atau efek publisitas yang luar biasa pengaruhnya (influencing spheres) terhadap pembentukan opini publik (public opinion) dalam jangka waktu relatif singkat, bersamaan dengan jangkauan jumlah pembaca yang tersebar di berbagai tempat atau kawasan (Ruslan, 1999:153). Hasil kerjasama yang baik antara PR dan pers
PERTENTANGAN DAN PERBEDAAN ANTARA
FUNGSI DAN TUGAS
WARTAWAN PR/HUMAS
Berupaya mencari: Berupaya memperoleh:
1. ISSUE (RUMOR)
2. NEWS VALUE
3. SENSASIONAL
4. BERITA SEGI NEGATIF
BERITA
1. PUBLISITAS POSITIF 2. SUPERLATIF/PUFF 3. PROMOSI
PENGENALAN
4. BERITA SEGI POSITIF
diharapkan akan tercipta suatu opini publik yang positif pula, yang dapat menguntungkan citra perusahaan atau organisasi di mata publiknya.
C. Hubungan Media Massa (Media/Press Relations)
Menurut seorang pakar dan praktisi PR yang amat populer di Inggeris dan Amerika Serikat, Frank Jeffkins (1990), press relations adalah upaya untuk mempublikasikan suatu pesan atau informasi yang maksimum untuk menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan. Menurut Rosady Ruslan (1999: 154), Press Relations merupakan suatu kegiatan khusus dari pihak public relations untuk melakukan komunikasi penyampaian pesan, atau informasi tertentu mengenai aktivitas bersifat kelembagaan, perusahaan/institusi, produk dan hingga kegiatan bersifat individual lainnya yang perlu dipublikasikan melalui kerjasama dengan pihak pers atau media massa sehingga akan tercipta suatu opini publik yang positif dan sekaligus memperoleh citra yang baik dari publik sebagai khalayak sasarannya. Dari kedua pendapat tersebut dapat dikatakan bahwa tujuan pokok press relations sebenarnya menciptakan pengetahuan dan pemahaman, bukan hanya menyebarkan informasi atau pesan demi citra yang indah saja di hadapan khalayak.
lokal), orientasinya (media umum, khusus), kharakteristik wartawan dilihat dari bidang kerjanya (bidang politik, ekonomi, sosial budaya, dll).
Dari sekian banyak yang perlu diketahui tentang pers, insan pers yang sering dikenal dengan nama wartawan perlu mendapat perhatian karena dengan merekalah PRO akan sering berhubungan dalam kaitan menjalankan tugasnya masing-masing. Hubungan wartawan dan PRO sebenarnya saling tergantung. Wartawan membutuhkan informasi tentang berbagai kegiatan lembaga yang mungkin punya nilai berita, sedang PRO membutuhkan wartawan agar lembaga memperoleh liputan oleh media sehingga visibilitas lembaga terjaga. Sayangnya tak sedikit PRO yang belum memahami dengan benar pengetahuan ihwal wartawan, demikian juga dengan wartawan yang tidak memahami proses kerja PR. Selain itu ditambah dengan berbagai mitos tentang wartawan dalam masyarakat, yang akhirnya menimbulkan salah paham antara wartawan dengan PRO. Menurut Abdullah (2000), paling tidak ada sepuluh mitos yang beredar yaitu:
1. Wartawan Bisa Diundang kapan Saja
news, seperti jumpa pers atau siaran pers, yang masuk kategori soft news, berita pendukung, jangan terlalu mengharapkan wartawan bakal mengejar mendadak sebuah undangan jumpa pers, terlebih jika materi yang di jumpa pers kan sama sekali kurang memiliki bobot berita. Ketidakhadiran seorang wartawan bisa disebabkan karena menganggap kurang menariknya acara yang dibahas, mendadaknya waktu, berbenturan dengan deadline, berbenturan dengan acara lain, atau hal-hal teknis lainnya.
2. Wartawan selalu Memberitakan Hal-Hal Negatif
Dalam penulisan berita, wartawan pun selalu dituntut untuk membuat pemberitaan yang objektif, dan kalaupun ada pemberitaan kasus, wartawan pun diwajibkan untuk membuat berita balance atau seimbang. Wartawan tidak bisa sembarangan dalam membuat berita, karena sebuah berita harus dilengkapi dengan fakta yang akurat. Layak tidaknya berita yang menyangkut kasus dimuat dilihat dari sederet pertimbangan lainnya. Ihwal ada yang merasa ”kebakaran jenggot” karena
suatu pemberitaan negatif, barangkali memang benar-benar negatif, tidak membuka saluran komunikasi ke media massa, terlalu banyak no comment, dll
3. Wartawan selalu Komersil
baiknya tingkat kesehatan manajemen perusahaan surat kabar, wartawan yang berpendidikan tinggi,semakin tingginya persaingan di industri persurat kabaran, praktik-praktik meminta imbalan pada sumber berita sudah bukan jamannya lagi.
4. Wartawan selalu Urakan
Sosok wartawan yang sering dimunculkan dalam film atau sinetron identik dengan pakaian kumal, berjaket atau rompi, mengenakan topi, selalu menenteng kamera dan rambut acak-acakan. Memang tak sedikit wartawan yang berpenampilan seperti itu, khususnya mereka yang berkerja di lapangan. Tetapi tidak sedikit pula wartawan yang berpenampilan rapi. Wartawan masa kini yang berpendidikan tinggi sudah dibekali dengan pengetahuan tentang etika sehingga mereka bisa menempatkan diri di berbagai acara. Bukan hanya itu, kini tak sedikit penerbitan yang mengharuskann wartawannnya mengenakan dasi, jas saat bertugas. Sekarang pun semakin banyak wartawan yang pergi meliput dengan menyetir sendiri mobilnya.
5. Wartawan Manusia Pintar
Mitos bahwa wartawan merupakan manusia yang memiliki intelegensia yang tinggi sehingga ia harus diwaspadai karena lewat wawancaranya yang tajam bisa menjerumuskan sumber berita yang salah omong. Anggapan ini tidak salah, namun tidak benar jika wartawan dengan hanya mengandalkan kepintarannya bisa dan selalu menjerumuskan sumber beritanya. Saat ini media massa besar mensyaratkan pendidikan setiap calon wartawannya minimal lulusan universitas dan menguasai bahasa asing. Namun, sejalan dengan munculnya ribuan media cetak yang terbit di seluruh Indonesia, masih banyak juga penerbitan yang karena keterbatasannya belum mampu meningkatkan SDM wartawannya.
Antara pers dan lembaga sebetulnya saling membutuhkan. Pers butuh informasi dan lembaga butuh publisitas. Acara atau kegiatan suatu lembaga jika diberitakan di media massa yang untung dari sisi kehumasan justru lembaga tersebut. Oleh karenanya tidak selalu benar jika karena pers membutuhkan informasi sehingga pers bakal selalu mau datang bahkan mau disuruh membayar bahan informasi.
7. Wartawan Manusia Kebal Hukum
Dalam kenyataannya, sebagai warga negara seperti halnya profesi yang lain, wartawan pun tidak kebal terhadap hukum. Oleh karenanya jika suatu lembaga atau perorangan menghadapi masalah dengan oknum wartawan, dapat dilaporkan ke kantor medianya, PWI (organisasi profesi wartawan) maupun pihak kepolisian.
8. Wartawan Sosok yang Menakutkan.
Mitos ini membuat orang atau lembaga yang memiliki suatu masalah di lembaganya menjadi takut bertemu atau didatangi wartawan. Akibat mitos seperti ini, tak sedikit oknum wartawan atau orang yang mengaku wartawan , atau wartawan tanpa surat kabar yang bergentayangan mencari mangsa yang buntutnya meminta uang. Bila menghadapi oknum wartawan seperti itu, tidak perlu gentar, hadapilah dengan tetap ramah tetapi tegas. Sosok wartawan dalam keseharian, justru kebanyakan wartawan memiliki sosok jauh dari kesan menakutkan, sopan dan mudah diajak berbicara.
9. Wartawan Bisa Menulis Apa saja
yang didapat dari sebuah informasi, karena jika langsung dimuat bisa meruntuhkan kredibilitas medianya apabila belakangan ternyata berita itu tidak benar.
10. Wartawan Manusia Sakti.
Wartawan dianggap sakti karena ia bisa mengurus apa saja, menembus rumitnya birokrasi, melenggang masuk ke berbagai acara. Padahal untuk bisa masuk keberbagai acara, wartawan harus mengurus tanda masuk atau ID card untuk meliput acara tersebut. Wartawan pun harus membuat janji atau kadang menunggu berjam-jam untuk mewawancarai tokoh-tokoh tertentu. Kalaupun wartawan tampak memiliki kemampuan menembus rumitnya birokrasi, hal ini lebih disebabkan karena pergaulan wartawan yang amat luas, memiliki teman dimana-mana yang dapat membantunya ketika menjalankan tugasnya.
Di negara-negara yang wartawannya memiliki kebebasan yang bertanggungjawab, hubungan wartawan dan PRO ditandai dengan adanya sejumlah conflict of interest. Bagi wartawan, PRO adalah orang yang selalu punya kecenderungan memanfaatkan media massa dengan segala cara untuk memperoleh peliputan terhadap lembaga tempat PRO itu bekerja, sehingga mengganggu mekanisme sistem kerja pers yang normal. PRO dianggap tidak becus melayani wartawan, selalu berusaha menutupi apa yang terjadi dalam lembaganya, menghalangi wartawan untuk memperoleh fakta yang layak ditulis. Sebaliknya bagi PRO, wartawan dianggap sebagai pihak yang mencari-cari kesalahan atau sisi negatif sebuah organisasi. Wartawan juga dianggap sebagai pencari sensasi untuk penglaris surat khabarnya, sering salah kutip, salah konteks, dll.
melahirkan kerja yang efektif bagi wartawan maupun bagi PRO. Ngurah ( 1999 ) menegaskan bahwa hubungan media yang ideal adalah hubungan media yang berdasarkan model PR simetris dua arah : accuracy, integrity, keterbukaan dan kelengkapan.
D. Aktivitas PR dalam Membina Hubungan Harmonis dengan Media Massa Dalam membina hubungan yang harmonis pada dasarnya mengacu pada sikap saling menghargai (mutual appreciation), saling pengertian (mutual understanding), saling mempercayai (mutual confidence) dan toleransi. Hubungan yang baik dengan media massa tersebut dibangun melalui suatu kejujuran, serta mau membantu untuk pelayanan pemberian sumber berita atau informasi yang diperlukan dalam suasana saling menghormati, dan adanya keterusterangan. Hubungan baik dengan media dapat tercapai apabila pihak PR menerapkan prinsip-prinsip membina hubungan yang harmonis yaitu:
1. Mutlak adanya kejujuran, dan keterusterangan.
2. Memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada pers /media .
3. Jangan meminta-minta atau mengemis kepada pers/wartawan, misalnya agar press release bisa dimuat padahal nilai beritanya tidak ada sama sekali.
4. Jangan coba-coba minta untuk menutup saluran informasi, misalnya pihak humas mengucapkan, no comment, tidak tahu, tolong jangan dimuat, hingga off the record kepada pihak pers. Kalau saluran informasi tersebut ditutup, maka pers akan mencari informasi tidak resmi, yang kebenarannya tidak dapat lagi terkontrol oleh pihak humasnya.
6. Selalu meng-updated setiap daftar nama reporter, tugas peliputannya, alamat dan telepon redaksi dan sebagainya, agar dalam kerjasama itu saling mengenal dengan baik antar kedua belah pihak dalam upaya membangun ”good press
relationship” tersebut (Ruslan,199:158).
Berdasarkan pengalamannya sebagai juru bicara dari beberapa organisasi pemerintah Amerika Serikat, Marguerite H. Sullivan memberikan masukan apa yang harus dilakukan dan yang tidak dilakukan ketika berhubungan dengan media . Menurut Sullivan yang harus dilakukan adalah antara lain:
1. Harus selalu menyampaikan kebenaran
2. Harus jujur dan akurat. Kredibilitas dan reputasi anda tergantung pada hal ini. 3. Harus segera meralat kesalahan. Katakan bahwa sebelumnya anda tidak
memberikan jawaban yang memadai dan anda ingin memberi penjelasan. 4. Harus seterbuka mungkin dengan media
5. Harus menghubungi wartawan yang tulisannya kurang akurat. Tunjukkan kesalahannya dengan sopan dan ralatlah.
6. Harus berusaha memberikan informasi yang diminta wartawan, walaupun itu membuat anda bekerja ekstra, seperti bekerja sampai larut atau mengantar sendiri materi yang dibutuhkan.
Sedangkan yang tidak boleh dilakukan antara lain adalah: jangan sekali-kalipun berbohong, jangan sekali-kalipun mengatakan ”no comment”, jangan bilang ”of the record” setelah anda membuat pernyataan, jangan berimprovisasi, berspekulasi dan
Bentuk-bentuk hubungan media dapat dilakukan melalui pendekatan hubungan fungsional (kelembagaan) maupun melalui pendekatan antar pribadi antara PRO dan wartawan. Hubungan baik antara suatu lembaga dengan media massa/wartawan perlu dirancang agar dapat terjalin secara berkesinambungan dan dapat menghasilkan kerjasama yang menguntungkan antara ke dua belah pihak. Dalam kaitan itu PR perlu merancang berbagai aktivitas yang dapat mempertemukan atau menghubungkan PR dengan pers baik melaui kontak secara resmi melalui event-event yang sengaja dirancang maupun kontak tidak resmi . Berbagai aktivitas yang dapat dilakukan menurut Ruslan (1999) dan Aceng (2000) adalah:
1. Konferensi Pers (Press Conference) atau Jumpa pers, yaitu suatu pertemuan khusus dengan pihak pers yang bersifat resmi yang diselenggarakan oleh PRO yang sekaligus bertindak sebagai nara sumber dalam upaya menjelaskan suatu permasalahan yang sedang dihadapi, peristiwa atau kegiatan penting dan besar yang akan atau sudah dilakukan perusahaan.
2. Wisata Pers (Press Tour), yaitu dengan mengajak wartawan dari berbagai media massa yang telah dikenal baik untuk mengikuti perjalanan pejabat atau pimpinan perusahaan ke luar kota selama lebih dari satu hari, untuk meliput secara langsung mengenai perjalanan atau kegiatan yang dilakukan oleh pejabat atau perusahaan tersebut.
biasanya di luar tugas fungsionalnya masing-masing seperti berbuka puasa bersama, Tahun Baru dan Natal bersama, acara Olah Raga bersama, atau sekedar makan siang dan malam bersama yang dilanjutkan dengan acara hiburan.
4. Taklimat Pers (Press Breifing), yaitu suatu bentuk jumpa pers resmi yang diselenggarakan secara periodik pada awal/akhir bulan atau tahunan oleh pihak PR dan pejabat tinggi instansi yang bersangkutan. Pertemuan ini mirip dengan diskusi atau dialog, saling memberikan masukan atau informasi yang cukup penting bagi kedua belah pihak.
Aktivitas lain yang dapat dilakukan oleh PRO adalah mengunjungi kantor/redaksi media massa, membuat siaran pers (press realese), memberikan kesempatan wawancara pers, membuat press counter, membuat forum diskusi wartawan, keterangan pers , peliputan kegiatan sampai dengan aktivitas yang dilakukan untuk mempererat hubungan secara pribadi antara PRO dengan wartawan yang tidak ada kaitannya secara langsung dengan pemberitaan, seperti memberi ucapan selamat ulang tahun, kenaikan jabatan, mengirim kartu, bunga, gift, berkorespondensi, dan sebagainya. Aktivitas membina hubungan baik jangan hanya dilakukan ketika lembaga atau PRO membutuhkan pers tetapi dilakukan secara terencana dan berkesinambungan sehingga menimbulkan saling pengertian, saling menghargai, saling percaya dan saling membantu antara PRO dan insan pers.
E. Penutup
informasi, era persaingan seperti sekarang ini, membuka diri/saluran informasi pada pers jauh lebih baik daripada menutup diri. Tidak ada jalan lain bagi suatu institusi, selain mengefektifkan fungsi dan peran PR nya dalam berhubungan dengan media massa, agar institusi memperoleh nilai lebih dari hubungan tersebut melalui publikasi positif yang akan membentuk persepsi positip masyarakat . Melalui berbagai aktivitas PR yang terencana dalam membina hubungan baik dengan media massa, akan dapat dibangun citra dan reputasi positif suatu institusi di mata masyarakat khususnya sasaran khalayaknya.
Kepustakaan
Aceng Abdullah. 2000. Press Relations, Kiat Berhubungan Dengan Media Massa. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Baskin, O. & Aronof. 1992. Public Relations: the Profession and the Practice. Edisi ketiga. Dubuque, IA:Wm.C.Brown.
Jefkins, Frank. 1996. Public Relations (terjemahan Haris Munandar). Jakarta: Penerbit Erlangga.
Macnamara, Jim. 1999. Strategi Jitu Menjinakkan Media (terjemahan). Jakarta: Mitra Media.
M. Lingar Anggoro. 2001. Teori dan Profesi Kehumasan. Jakarta: Bumi Aksara Nurudin, Muhammad Syaifullah. 2004. Media Relations. Jogyakarta: Pustaka Pelajar Rhenald Khasali.1999. Manajemen Public Relations.Jakarta:Grafiti.
Rosady Ruslan. 1999. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
Sullivan, H.Marguerite.(tanpa tahun). Dinas Penerangan Yang Bertanggung Jawab, (terjemahan).Panduan Internal. Office of International Programs, U.S
Department of State.
