1 Selamat Datang ke MyMesyuarat...1
2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat...5
2.4 Pengguna dan Kumpulan...8
2.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat...8
3 Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator...10
3.1 Tetapan Jawatankuasa...10
3.1.1 Menambah Super Urus Setia ...10
3.1.2 Menambah Ahli Baru...13
3.1.2.1 Menambah ahli secara satu persatu...13
3.1.2.2 Menambah ahli secara pukal ...13
3.1.3 Mencipta Jawatankuasa Peringkat Paling Atas...16
3.1.4 Mengemas kini Tetapan Emel bagi Jawatankuasa...19
3.1.1.1 Mengemas kini Tetapan Penghantaran Emel...20
3.1.1.2 Mengemas kini Tetapan SMS bagi Jawatankuasa...21
3.2 Menguruskan Ahli...21
3.2.1 Mengemas kini Ahli...21
3.2.2 Melihat Maklumat Ahli...22
3.2.3 Menghapuskan Ahli...23
3.2.4 Set Semula Kata Laluan Ahli...23
3.3 Tetapan Global...23
3.8.2 Melihat Templat Mesej ...32
3.9 Menguruskan Log...32
3.9.1 Menghapuskan Log...32
3.10 Melihat Statistik...32
4 Menggunakan MyMesyuarat...34
4.1 Log masuk dan log keluar...34
4.2 Arahan Tukar Kata Laluan...35
4.3 Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang...36
4.4 Jawatankuasa...37
4.5 Profil...38
4.5.1 Mengemas kini Profil...38
4.5.2 Menukar Kata Laluan...39
5 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan Jawatankuasa...41
5.1 Menguruskan Jawatankuasa...41
5.1.1 Menambah Sub-Jawatankuasa...41
5.1.2 Mengemas kini Jawatankuasa...43
5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan...44
5.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa...44
5.2.1.1 Menambah Ahli ...44
5.2.1.1.1 Tambah Ahli Baru...44
5.2.1.1.2 Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa...46
5.2.1.2 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa...46
5.2.1.3 Mengemas kini Ahli...46
5.2.1.3.1 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan...47
5.2.1.4 Menghapuskan Ahli...48
5.2.1.5 Membuka Akaun yang Telah Disekat...48
5.2.2 Menguruskan Kumpulan...49
5.3.2 Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa...52
5.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa...52
6 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Sebelum Mesyuarat)...61
6.1 Mesyuarat...61
6.1.1 Menambah Mesyuarat...61
6.1.1.1 Menambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik...61
6.1.1.2 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik...66
6.3.1 Menambah Projek...71
6.3.2 Mengemas kini Projek...72
6.3.3 Melihat Projek...72
6.3.4 Menghapuskan Projek...72
6.3.5 Membuat Pengesahan Kehadiran...72
7 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Semasa Mesyuarat)...74
7.1 Mengambil Kehadiran...74
8 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Selepas Mesyuarat)...75
8.1 Menambah minit serta butiran di dalamnya...75
8.1.1 Jana Templat Minit Default...75
8.1.6 Penambahan Keputusan di dalam Minit...82
8.2 Hantar Minit Untuk Pengesahan...83
8.2.1 Memohon Pengesahan...83
8.3 Meminta Maklum balas Ahli...83
8.4 Edaran Minit...85
8.5 Memuat naik fail minit yang telah diSAHkan dalam minit mesyuarat seterusnya ....86
9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli & Pengerusi...89
9.1 Persediaan Mesyuarat...89
9.3.2 Ubah suai kemas kini Maklum balas...99
1
Selamat Datang ke MyMesyuarat
1.1 Pendahuluan
MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan keputusan mesyuarat atas talian dan tanpa menggunakan kertas. Ia merupakan salah satu produk dari Bahagian Dasar & Perancangan ICT (BDPICT) MAMPU dan dibangunkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Ia dimulakan sebagai langkah penyelesaian kepada ahli Government IT and Internet Committee (GITIC) dan kini ia telah diperluaskan penggunaannya kepada seluruh agensi dan setiap paras di dalam kerajaan Malaysia.
MyMesyuarat adalah MyMeeting Versi 4 yang telah ditambah baik bagi tujuan Projek Perlaksanaan MyMeeting ke 25 kementerian. MyMeeting telah dibangunkan oleh MAMPU dan telah memenangi Anugerah berprestij Anugerah Inovasi perkhidmatan Awam (AIPA)
bersempena dengan Anugerah Kualiti Sektor Awam (AKSA), yang merupakan acara yang dianjurkan oleh MAMPU untuk memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada Agensi Sektor Awam.
Mengakses MyMesyuarat merupakan satu perkara yang mudah di mana setelah selesai pemasangan, sistem ini boleh dilayari oleh pelayan web seperti Firefox, Chrome dan lain-lain.
1.2 Kebaikan MyMesyuarat
MyMesyuarat telah dibahagikan kepada lima kumpulan pengguna iaitu Super Administrator, Super Urus Setia, Urus Setia, Pengerusi dan Ahli Mesyuarat. Kebaikan penggunaan MyMesyuarat adalah:
a) Untuk Super Administrator
• Memudahkan sistem pentadbiran • Memantau aktiviti mesyuarat
b) Untuk Super Urus Setia
• Boleh menambah ahli ke dalam Jawatankuasa atau Sub-Jawatankuasa yang di tugaskan ke atasnya
• Boleh menetapkan peranan ahli di dalam Jawatankuasa atau Sub-Jawatankuasa mereka
c) Untuk Urus Setia
• Membantu di dalam menguruskan persediaan mesyuarat
• Menghantar jemputan dan peringatan mesyuarat secara automatik
• Menghantar peringatan untuk mengemas kini status maklum balas secara Paparan terbaik adalah dengan menggunakan Google Chrome 24.x, Firefox 8.x,
automatik
• Mengekstrak keputusan tugas daripada minit secara automatik
• Membantu di dalam penyediaan minit dan laporan melalui templat yang telah disahkan oleh agensi
d) Untuk Pengerusi
• Memantau dan memberi komen terhadap status maklum balas yang telah diisikan oleh ahli mesyuarat ke dalam MyMesyuarat
• Memantau status pengendalian
• Penerimaan notis tentang status maklum balas yang telah dikemas kini • Mudah untuk mendapatkan semula maklumat mesyuarat dan arkib
e) Untuk Ahli Mesyuarat
• Boleh mengemas kini status maklum balas tugas pada bila-bila masa dan di mana jua
• Boleh menerima peringatan untuk mengemas kini status • Melakukan perbincangan secara atas talian (online) • Kemas kini Profil
1.3 Objektif MyMesyuarat
Objektif untuk MyMesyuarat adalah seperti berikut:
• Menjadikan pemantauan tentang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat lebih efektif.
• Membuatkan komunikasi di antara ahli mesyuarat lebih efisyen. • Memudahkan pertukaran maklumat
2
Permulaan
Rajah 2.1: Proses mesyuarat
2.1 Carta Alir MyMesyuarat
2.2 Jawatankuasa
Ciri jawatankuasa dalam MyMesyuarat, boleh digunakan untuk mewakili satu agensi, mesyuarat-mesyuarat di bawah satu bahagian atau jawatankuasa yang telah ditubuhkan. Satu Jawatankuasa Peringkat Paling Atas boleh mempunyai banyak Sub-Jawatankuasa
yang lain dan sub-jawatankuasa juga boleh mempunyai paras sub-jawatankuasa yang lain. Seorang ahli boleh terlibat di dalam jawatankuasa yang berlainan memandangkan ahli tersebut mungkin terlibat dengan banyak mesyuarat berlainan jawatankuasa.
Rajah 2.2 : Hierarki Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa
Dalam rajah 1, adalah contoh Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dengan 3 agensi di bawahnya iaitu Jabatan Pengajian Politeknik, Jabatan Pengajian Tinggi serta Jabatan Pengajian Kolej Komuniti. Kementerian dan kesemua agensi di bawahnya merupakan Jawatankuasa Peringkat Paling Atas. Jawatankuasa Peringkat Paling Atas kementerian diselenggara oleh Super Administrator (SA) dan Super Urus Setia (SU), manakala Jawatankuasa Peringkat Paling Atas bagi 3 agensi di bawahnya diselenggara oleh Super Urus Setia (SU). Setiap agensi boleh melantik SU masing-masing untuk menyelenggara MyMesyuarat di peringkat agensi itu sendiri.
Jawatankuasa Pengurusan Atasan dan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat adalah sub-jawatankuasa bagi kementerian. Manakala, Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan dan Jawatankuasa Pemandu ICT pula adalah sub-jawatankuasa bagi Bahagian
Pengurusan Sumber Maklumat. Sub-jawatankuasa ini diuruskan oleh Urus Setia (U). Semua mesyuarat yang tergolong dalam kategori sama, contohnya mesyuarat-mesyuarat bulanan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat boleh dinamakan sebagai satu kategori/jawatankuasa.
Rajah 2.3 : Contoh Hierarki Jawatankuasa di dalam MyMesyuarat
Dalam Rajah 2.3, Jawatankuasa Pengurusan Atasan diwujudkan sebagai jawatankuasa kepada Kementerian Pendidikan Malaysia. Manakala, untuk wujudkan sub-jawatankuasa Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia, berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan. Wujudkan Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat sebagai satu sub-jawatankuasa di bawah kementerian. Kemudian, wujudkan sub-jawatankuasa dengan nama Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat.
Perbezaan antara Jawatankuasa Peringkat Paling Atas dan Sub-jawatankuasa dipaparkan pada laman utama MyMesyuarat, seperti dalam Rajah 2.3. Jawatankuasa Peringkat Paling Atas tidak mempunyai garisan di bahagian hadapan. Manakala sub-jawatankuasa mempunyai garisan di bahagian hadapan. Sekiranya garisan tersebut adalah panjang bermakna, sub-jawatankuasa tersebut adalah sub kepada sub-jawatankuasa yang lain. Contohnya Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat Bulanan.
2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat
Terdapat 3 peranan utama yang terlibat di dalam mesyuarat:
• Urus Setia - Merupakan seseorang yang bertanggungjawab menjemput ahli mesyuarat, menyediakan minit mesyuarat, dan mengedarkan minit mesyuarat. Di dalam sebuah jawatankuasa biasanya mempunyai seorang atau lebih Urus Setia.
Selain daripada itu, tugas Super Administrator dan Super Urus Setia juga wujud untuk membantu menguruskan sistem.
Di bawah merupakan fungsi utama bagi setiap peranan di dalam MyMesyuarat. • Ahli
o Menukar kata laluan sendiri o Mengemas kini profil
o Mengemas kini kehadiran o Meninggalkan komen
o Mengemas kini status maklum balas o Mendaftarkan ahli di dalam
jawatankuasa
o Menguruskan kumpulan di dalam sesebuah jawatankuasa
o Menguruskan projek di dalam sesebuah jawatankuasa o Menguruskan mesyuarat di
dalam sesebuah jawatankuasa o Menguruskan keputusan/minit o Menguruskan kemas kini status
maklum balas
• Super Administrator
o Mendaftar ahli ke dalam sistem o Mendaftar ahli ke dalam sistem o Reset kata laluan penguna
kecuali Super Administrator o Mengaktifkan semula akaun
Tugas dan peranan semasa proses mesyuarat adalah seperti rajah di bawah:
Di dalam MyMesyuarat, ahli-ahli juga merupakan pelaksana jika mereka ditugaskan untuk mengambil tindakan terhadap apa-apa keputusan. Setiap keputusan mempunyai tarikh akhir di mana mereka perlu memberi perhatian. Pelaksana hanya dapat mengemas kini status dalam MyMesyuarat. Ahli-ahli yang lain hanya boleh melihat.
Kebenaran
Ia adalah penting untuk memahami bahawa pengguna MyMesyuarat mempunyai satu set tetapan kebenaran. Kebenaran bergantung kepada cara tanggungjawab yang diwakilkan mengikut jenis pengguna di dalam sistem.
2.4 Pengguna dan Kumpulan
Pengguna akan diberi satu ID pengguna dan kata laluan untuk mengakses sistem MyMesyuarat. Di dalam sistem MyMesyuarat, pengguna boleh terlibat di dalam banyak jawatankuasa. Oleh itu, hanya Urus Setia, Super Urus Setia atau Administrator di dalam jawatankuasa boleh menentukan peranan anda di dalam jawatankuasa tersebut.
Ahli di dalam jawatankuasa boleh dikategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin di tentukan mengikut bahagian, gred, skim perkhidmatan.
Fungsi ini adalah bagi memudahkan proses memilih ahli. Pengguna hanya perlu menyemak kotak tandaan nama kumpulan dan secara automatik, semua ahli di dalam kumpulan itu akan turut di pilih.
2.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat
Ikon Penerangan
3
Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator
Super Administrator bertanggungjawab bagi memastikan sistem ini berjalan lancar sesudah pemasangan. Setelah pemasangan MyMesyuarat, MyMesyuarat telah mempunyai data asal tetapi ia tetap menjadi tanggungjawab Super Administrator untuk memastikan data asal itu mencukupi untuk kegunaan kesemua jawatankuasa yang dicipta.
Super Administrator boleh mengakses fungsi untuk tetapan global, senarai semakan, templat mesej, peranan, gelaran, gred dan format minit. Super Administrator juga mempunyai hak untuk mengakses aktiviti log dan statistik sistem.
Rajah 3.1: Panel “Tugas-tugas lain”
Hanya Super Administrator yang dapat melihat fungsi yang terdapat di dalam “Tugas-Tugas Lain” yang dipaparkan pada skrin Jawatankuasa di atas.
3.1 Tetapan Jawatankuasa
Satu akaun tetap untuk Super Administrator akan dicipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Super Administrator ini boleh mencipta jawatankuasa dan melantik seorang Urus Setia untuk jawatankuasa terbabit. Super Administrator atau Urus Setia boleh mendaftarkan ahli untuk jawatankuasa yang terlibat.
Jawatankuasa hanya boleh dicipta oleh Super Administrator tetapi ianya boleh dikemas kini oleh Urus Setia jawatankuasa terbabit. Perkataan jawatankuasa boleh juga melibatkan nama bahagian atau mana-mana bahagian di dalam agensi yang mengendalikan mesyuarat.
3.1.1 Menambah Super Urus Setia
Langkah-langkah untuk mendaftarkan ahli baru ke dalam sistem :
1. Log masuk sebagai Super Administrator.
2. Setelah antara muka MyMesyuarat terpapar di skrin, tatal(scroll) ke bawah hingga anda terlihat ruangan “Tugas-tugas Lain” dan kemudian klik ikon “Ahli-ahli”. Sistem akan memaparkan senarai ahli di dalam sistem.
3. Klik pada pautan “Tambah ahli baru”, sistem akan memaparkan skrin untuk tambah ahli.
2
4. Masukkan maklumat di setiap ruangan. Pastikan ruangan yang berwarna merah diisi dengan lengkap.
5. Setelah selesai mengisi maklumat, klik butang “Simpan”. Apabila maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan teks 'Maklumat ahli telah disimpan'.
Jadual berkenaan maklumat profil pengguna ID Pengguna Nama yang akan digunakan semasa log masuk Kata laluan Kata laluan yang akan digunakan semasa log masuk Sahkan kata laluan Ruang untuk mengesahkan kata laluan
Admin Ruang untuk menentukan akses paras pengguna sama ada pengguna adalah Ahli Biasa, Super Admin atau Super Urus Setia Kedudukan jawatan Kedudukan jawatan pengguna pilih samada Default, Menteri atau
KSU/KP
• Untuk jawatan Menteri - Menteri boleh melihat dan mengakses keseluruhan jawatankuasa didalam sistem MyMesyuarat.
• Untuk jawatan KSU/KP - KSU/KP hanya boleh melihat dan mengakses jawatankuasa di bawah kelolaanya sahaja.
4
Jadual berkenaan maklumat profil pengguna
Gelaran Gelaran pengguna
Nama Nama pengguna
No. IC/No Passport Nombor IC/Passport pengguna
Jawatan Jawatan pengguna
Jawatankuasa Jawatankuasa yang ingin ditetapkan kepada pengguna
3.1.2 Menambah Ahli Baru
Super Administrator bertanggungjawab untuk menambah ahli baru ke dalam sistem MyMesyuarat. Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam sistem iaitu:
• Secara satu persatu • Secara pukal
3.1.2.1 Menambah ahli secara satu persatu
Rujuk 3.1.1 untuk menambah ahli secara satu per satu mengikut cara yang sama.
3.1.2.2 Menambah ahli secara pukal
Langkah-langkah untuk mendaftarkan ahli baru secara pukal ke dalam sistem :
1. Log masuk sebagai Super Administrator.
2. Setelah antara muka MyMesyuarat terpapar di skrin, tatal(scroll) ke bawah hingga anda terlihat ruangan “Tugas-tugas Lain” dan kemudian klik ikon “Ahli-ahli”. Sistem akan memaparkan senarai ahli di dalam sistem.
3. Klik pada pautan “Muatnaik rekod ahli secara pukal”, sistem akan memaparkan skrin untuk muatnaik rekod ahli.
4. Untuk memuatnaik ahli secara pukal, maklumat ahli perlu disimpan di dalam format .xls terlebih dahulu mengikut templat yang telah ditetapkan. Klik pautan “sini” untuk memuat turun templat fail .xls dan isikan maklumat ahli berdasarkan templat fail tersebut.
2
3
4 5
5. Pastikan field yang wajib diisi seperti yang telah dinyatakan pada petunjuk diisi dengan lengkap. Setelah selesai, klik butang “Browse” dan pilih fail .xls yang telah diisikan rekod ahli tersebut dan kemudian klik “Open”.
6. Seterusnya klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod ahli yang terdapat di dalam fail ke dalam sistem MyMesyuarat.
7. Perkataan “Berjaya. Sebanyak 1 rekod telah diimport.” akan terpapar di skrin. Klik butang “Hantar” untuk menghantar emel berkenaan Id Pengguna dan Kata Laluan kepada setiap ahli yang didaftarkan ke dalam sistem.
Rajah 3.2: Senarai petunjuk bagi templat .xls yang disediakan
3.1.3 Mencipta Jawatankuasa Peringkat Paling Atas
Langkah-langkah untuk mengemas kini TETAPAN UMUM :
1. Log masuk sebagai Super Administrator.
2. Setelah antara muka MyMesyuarat terpapar di skrin, tatal(scroll) ke bawah hingga anda terlihat ruangan “Tugas-tugas Lain” dan kemudian klik ikon “Jawatankuasa”. Sistem akan memaparkan senarai Jawatankuasa di dalam sistem.
3. Klik pada pautan “Tambah Jawatankuasa”.
4. Sistem akan memaparkan halaman Kemas kini jawatankuasa. Masukkan maklumat di ruangan yang terdapat di tab Tetapan Umum. Pastikan ruangan yang berwarna merah diisi dengan lengkap.
5. Setelah selesai maklumat diisikan, klik butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa yang baru dicipta beserta ahli di dalamnya. Super Administrator merupakan Urus Setia bagi jawatankuasa tersebut dan beliau perlu
2
3
4
menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan klik pautan “Tambah Ahli Baru”. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia yang tersendiri.
Ruang Penerangan
Nama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan dan minit.
Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (Contoh: Bil 1 Tahun 2013)
Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada ruangan ini:
• %committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa
• %committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa
Format paparan jadual laporan maklumbalas
Urus Setia boleh menetapkan laporan maklumbalas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan latar belakang berselang (putih dan biru), latar belakang putih atau latar belakang biru.
Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah terhad, sulit atau rahsia.
3.1.4 Mengemas kini Tetapan Emel bagi Jawatankuasa
Pada laman “Tambah Jawatankuasa” seperti di atas, klik pada tab “Tetapan Emel”. Isikan maklumat berkaitan dengan tetapan emel seperti di bawah dan klik butang “Simpan”.
Rajah 3.3: Skrin untuk membuat tetapan Emel
Ruang Penerangan
Kaedah Emel Kaedah emel yang digunakan sama ada smtp atau localhost
Emel Dari Emel yang akan dipaparkan apabila emel dihantar kepada pengguna (contoh: admin@mymesyuarat.org.my)
Emel (Nama) Nama yang akan dipaparkan bersama dengan emel apabila emel dihantar kepada pengguna
Host SMTP Nama SMTP Host Port SMTP Nombor port SMTP
ID SMTP ID bagi emel SMTP yang digunakan.
3.1.1.1 Mengemas kini Tetapan Penghantaran Emel
MyMesyuarat menyediakan ruang kepada pengguna untuk menetapkan penghantaran emel mengikut situasi bersesuaian kepada setiap setiap Kementerian. Contoh, jika Kementerian A tidak mahu penghantaran emel bagi jemputan mesyuarat dijalankan, Super Administrator perlu melakukan penetapan tersebut. Untuk melakukan tetapan tersebut, klik pada ikon “Mesej-Mesej” pada laman utama Jawatankuasa. Klik pada pautan “Konfigurasi Emel”. Semak kebenaran penghantaran emel yang disediakan dan kemas kini jika perlu.
3.1.1.2 Mengemas kini Tetapan SMS bagi Jawatankuasa
Pada laman “Tambah Jawatankuasa” seperti di atas, klik pada tab “Tetapan SMS”. Isikan maklumat berkaitan dengan tetapan SMS seperti di bawah dan klik butang “Simpan”.
Rajah 3.5: Skrin untuk membuat tetapan SMS
Ruang Penerangan
ID Pengguna ID Pengguna yang telah ditetapkan oleh MySMS Kata Laluan Kata laluan yang telah ditetapkan oleh MySMS Kata Kunci Kata kunci yang telah ditetapkan oleh MySMS
Nama Agensi/Jawatankuasa Nama agensi/Jawatankuasa yang ingin dilakukan tetapan
3.2 Menguruskan Ahli
Super Administrator berperanan untuk menguruskan semua ahli di dalam sistem MyMesyuarat. Super Administrator boleh menambah ahli baru dan menentukan jawatankuasa mereka, menetapkan semula kata laluan ahli, mengemas kini ahli dan juga mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam sistem dan pada setiap jawatankuasa yang mereka terlibat.
3.2.1 Mengemas kini Ahli
Rajah 3.6: Skrin untuk kemas kini profil ahli
Ubah maklumat ahli. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan data, senarai pengguna akan dipaparkan jika data berjaya direkod.
3.2.2 Melihat Maklumat Ahli
Maklumat tentang ahli boleh dilihat dengan mengklik pautan ID Pengguna ahli. Butir-butir pengguna akan dipaparkan bersama-sama dengan jawatankuasa yang mereka terlibat.
3.2.3 Menghapuskan Ahli
Klik ikon “Hapuskan ahli” di sebelah nama ID pengguna untuk menghapuskan butiran tentang ahli. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapus data, jika butang “Ok” diklik, sistem akan menghapuskan data ahli yang dipilih. Tetapi jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai nama pengguna.
Rajah 3.8: Menghapuskan ahli
3.2.4 Set Semula Kata Laluan Ahli
Untuk menetapkan semula kata laluan ahli, klik pada ikon “Set semula kata laluan”. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menetapkan semula kata laluan ahli, jika butang “Ok” diklik, kata laluan ahli akan ditetapkan semula, manakala jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengguna kembali.
Rajah 3.9: Tetap semula katalaluan Ahli
3.3 Tetapan Global
Kawalan konfigurasi global MyMesyuarat adalah kawalan operasi untuk sistem MyMesyuarat. Sebarang perubahan yang dibuat pada skrin ini akan mengemas kini fail
konfigurasi anda.
Tetapan global boleh diakses dengan mengklik ikon “Tetapan Global” yang disenaraikan di dalam panel “Tugas-tugas Lain” pada laman utama jawatankuasa atau dengan klik ikon yang dipaparkan pada sebelah kanan sistem.
Ruang Penerangan
URL Pelayan Ini merupakan URL sebenar untuk sistem MyMesyuarat anda Nama Agensi Merupakan tetapan untuk membenarkan anda menetapkan
nama agensi yang akan dipaparkan pada bar tajuk Alamat agensi Alamat agensi anda
Slogan Agensi Slogan agensi anda
Format Tarikh Format tarikh yang akan dipaparkan oleh sistem adalah (hari/bulan/tahun)
Format masa Format masa yang akan dipaparkan oleh sistem adalah jam:minit am/pm (g:i a)
Bilangan Hari untuk Peringatan
Bilangan hari untuk status. Jika 7, maka 7 hari sebelum tarikh terakhir keputusan, pelaksana akan menerima untuk mengemas kini maklum balas mereka.
Papar jawatan pada Minit dan Laporan Maklumbalas
Sekiranya kotak ditanda, maka jawatan akan dipaparkan di bahagian bawah 'Tindakan' di dalam minit mesyuarat. Jika tidak, nama ahli mesyuarat yang akan terpapar di bahagian tersebut. Bilangan hari untuk
sahkan kehadiran
Bilangan hari untuk ahli mengesahkan kehadiran mereka
Klik butang “Simpan” dan klik pautan “Muat Semula untuk menyimpan rekod. Setelah rekod berjaya disimpan, sistem akan memaparkan teks “Tetapan global telah disimpan”.
3.4 Peranan
Peranan merupakan jenis kebenaran yang digunakan di dalam MyMesyuarat. Peranan boleh ditakrifkan dalam aliran kerja dan diberi kebenaran sewajarnya.
Rajah 3.11: Senarai peranan tetap
3.5 Menguruskan Gelaran
Contoh gelaran yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah En, Pn, Dr dan lain-lain. Kesemua gelaran yang ditambah akan dipaparkan sebagai senarai pilih. Ini adalah penting bagi memastikan setiap data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah tepat.
3.5.1 Menambah Gelaran
Pada laman utama untuk jawatankuasa, klik pada ikon “Gelaran” di dalam panel “Tugas-tugas Lain”. Sistem akan memaparkan skrin senarai peranan. (Laman untuk peranan juga boleh diakses dengan mengklik ikon “Gelaran” di sebelah kanan laman sistem.)
Klik pada pautan “Tambah gelaran baru”, sistem akan memaparkan skrin untuk menambah peranan.
Rajah 3.12 : Tambah gelaran baru
Ruang Penerangan
Rajah 3.13: Senarai gelaran tetap 3.5.2 Mengemas kini Gelaran
Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemas kini maklumat gelaran.
Kemas kini maklumat gelaran. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah berjaya direkod oleh sistem.
Rajah 3.14: Kemas kini gelaran
3.5.3 Menghapuskan Gelaran
Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemas kini maklumat gelaran.
Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gelaran.
3.6 Menguruskan Gred
Pada laman utama senarai jawatankuasa, klik pada ikon “Gred” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Sistem akan memaparkan laman gred. (Laman gred juga boleh diakses dengan klik pada ikon “Gred” yang terletak di sebelah kanan sistem).
Skim perkhidmatan dan juga gred boleh diuruskan di dalam laman ini.
Rajah 3.16: Laman gred
Contoh skim perkhidmatan yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah F, M, dan lain-lain. Contoh gred di dalam MyMesyuarat Turus I, Jusa A, 54 dan lain-lain. Kesemua skim perkhidmatan dan gred akan dipaparkan sebagai menu pilihan semasa proses penambahan ahli. Ini bagi memastikan data yang dimasukkan oleh pengguna adalah tepat. 3.6.1 Gred
3.6.1.1 Menambah gred
Klik pada pautan “Tambah gred”, sistem akan memaparkan laman untuk penambahan gred.
Ruang Penerangan
Gred Gred ahli
Rank Pangkat gred tersebut
Isikan maklumat gred dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika rekod berjaya direkodkan, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya direkod oleh sistem.
3.6.1.2 Mengemas kini Gred
Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah gred untuk mengemas kini maklumat gred. Kemas kini maklumat gred. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya direkod oleh sistem.
3.6.1.3 Menghapuskan Gred
Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah gred untuk mengemas kini maklumat gred.
Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gred.
Rajah 3.18: Menghapuskan gred
3.6.2 Skim Perkhidmatan
Rajah 3.19: Skrin untuk menguruskan skim perkhidmatan
3.6.2.1 Menambah Skim Perkhidmatan
Klik pada pautan “Tambah skim perkhidmatan” sistem akan memaparkan laman untuk menambah skim perkhidmatan.
Rajah 3.20: Skrin untuk menambahkan skim perkhidmatan
Ruang Penerangan
Nama Skim perkhidmatan
Isikan maklumat tentang skim perkhidmatan. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya direkod oleh sistem.
3.6.2.2 Mengemas kini Skim Perkhidmatan
Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemas kini maklumat skim perkhidmatan.
Rajah 3.21: Skrin untuk mengemas kini skim perkhidmatan
3.6.2.3 Menghapuskan Skim Perkhidmatan
Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemas kini maklumat skim perkhidmatan.
Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan.
Rajah 3.22: Menghapuskan skim perkhidmatan
3.7 Menguruskan Semakan Tugasan
Semakan tugasan sistem menyeluruh digunakan sebagai senarai semak tugasan untuk tiap-tiap jawatankuasa baru dalam sistem. Tugasan ini akan disalin ke dalam jawatankuasa yang baru direka. Contoh semakan tugasan adalah:-
• Penempahan bilik mesyuarat • Penyediaan projektor
Semakan sistem menyeluruh boleh diakses dengan klik pada ikon “Senarai semakan” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Ia juga boleh diakses dengan klik pada ikon “Senarai Semakan” di sebelah kanan sistem.
3.7.1 Menambah Semakan Tugasan
Rajah 3.23: Skrin untuk menambah semakan sistem
Ruang Penerangan
Nama Nama/penerangan tentang semakan sistem Keutamaan Tahap kepentingan semakan sistem
Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai semakan sistem yang telah berjaya direkod oleh sistem.
3.7.2 Mengemas kini Semakan Tugasan
Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah nama senarai semakan. Kemas kini maklumat dan klik pada butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Senarai semakan sistem yang telah berjaya direkod akan dipaparkan jika kemas kini berjaya direkod.
Rajah 3.24: Skrin untuk mengemas kini semakan sistem
3.7.3 Menghapuskan Semakan Tugasan
Klik ikon “Hapus” untuk menghapuskan semakan sistem. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan semakan sistem. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan.
Rajah 3.25: Menghapuskan semakan sistem
3.8 Menguruskan Templat Mesej
Templat mesej boleh diakses dengan mengklik pada ikon “Mesej-mesej” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Ia juga boleh diakses dengan mengklik ikon “Mesej-Mesej” pada sebelah kanan sistem. Super Administrator boleh melihat dan mengemas kini isi kandungan mesej templat ini.
3.8.1 Mengemas kini Templat Mesej
Klik ikon “Kemas kini” yang berada bersebelahan dengan templat mesej dari laman penyenaraian 'Mesej'. Langkah untuk mengemas kini adalah adalah sama dengan langkah untuk Urus Setia mengemas kini mesej templat jawatankuasa mereka.
Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai mesej templat yang telah direkod akan dipaparkan apabila rekod berjaya disimpan.
3.8.2 Melihat Templat Mesej
Untuk melihat mesej templat sistem, klik pada ikon “Lihat”.
3.9 Menguruskan Log
MyMesyuarat mempunyai modul log di mana ia akan memantau log di dalam sistem. Super Administrator boleh mengesan aktiviti semua ahli. Dari masa ke masa, saiz log akan meningkat dan akan ada keperluan untuk memadam log lama.
3.9.1 Menghapuskan Log
Log terdahulu di dalam sistem MyMesyuarat boleh dihapuskan oleh Super Administrator. Super Administrator mempunyai pilihan samada untuk menghapuskan log enam bulan sebelum atau setahun yang lepas.
Klik pada pautan “Hapus log – 6 bulan lalu” untuk menghapuskan log pada enam bulan yang lepas.
Statistik boleh diakses dengan mengklik ikon “Statistik” yang terletak di dalam panel “Tugas-tugas Lain” pada skrin utama jawatankuasa. Fungsi ini juga boleh diakses dengan mengklik ikon “Statistik” yang terletak pada sebelah kanan sistem. Klik pada kriteria pilihan dan klik butang “Cari” untuk menyenaraikan senarai keputusan yang dicari.
Rajah 3.27: Paparan statistik sistem Kriteria carian adalah seperti berikut:
• Aktiviti ahIi - Akan menyenaraikan aktiviti yang telah dilakukan oleh pengguna termasuk bilangan pos yang telah mereka laksanakan.
• Jumlah Keputusan - Akan menyenaraikan maklumat tentang jumlah mesyuarat dan jumlah keputusan.
• Hantar Laporan Bulanan - Boleh menjana laporan mengikut kementerian/agensi dan bulan.
3.11 Menukar Logo MyMesyuarat
Logo MyMesyuarat boleh di tukar mengikut kesesuaian kementerian. Untuk menukar logo MyMesyuarat, klik pada ikon “Tetapan global”. Klik pada pautan “Kemas kini logo”.
Rajah 3.28: Pautan “Kemas kini logo” Klik butang “Browse” dan pilih fail logo yang ingin di tukarkan.
Rajah 3.29: Skrin untuk mengemas kini logo
4
Menggunakan MyMesyuarat
4.1 Log masuk dan log keluar
Sistem berkebolehan untuk diakses dengan menggunakan http ataupun dengan ciri-ciri keselamatan Secure Socket Layer (SSL) melalui https. Satu sijil SSL perlu disediakan di pelayan MyMesyuarat.
Log Masuk
Rajah 4.1: Log masuk sistem
Taip alamat MyMesyuarat seperti https://<<nama kementerian>>.mymesyuarat.gov.my. Jika anda telah didaftarkan di dalam sistem MyMesyuarat oleh Urus Setia jawatankuasa, anda boleh memasukkan “ID pengguna” dan “kata laluan” pada laman “Log Masuk”. Setelah memasukkan maklumat ID pengguna dan kata laluan, klik butang “Log masuk” untuk log masuk ke dalam sistem. Setelah log masuk berjaya, sistem akan memaparkan laman “Jawatankuasa”.
Sebagai langkah keselamatan, Captcha akan muncul setelah tiga kali percubaan untuk log masuk seperti di dalam rajah di bawah. Anda akan diminta untuk mengisi kotak kod dengan memasukkan input mengikut abjad yang tertera pada skrin untuk mengelakkan kata laluan digodam.
Rajah 4.2: Captcha yang akan dipaparkan
Rajah 4.3: Akaun akan dikunci jika melebihi tempoh 6 kali percubaan
Log Keluar
Anda boleh mendapatkan pautan “Log keluar” di setiap laman MyMesyuarat pada sebelah kanan skrin. Klik pada pautan “Log Keluar”, sistem akan menamatkan sesi terkini dan terus memaparkan skrin “Log Masuk”.
Rajah 4.4: Berjaya log keluar
4.2 Arahan Tukar Kata Laluan
MyMesyuarat akan meminta pengguna secara automatik untuk menukar kata laluan mereka apabila ID pengguna mereka adalah sama dengan kata laluan mereka.
Peringatan!
Rajah 4.5: Tukar kata laluan
Rajah 4.6: Skrin tukar kata laluan selepas kata laluan yang sama dengan ID pengguna diubah.
Untuk lebih melindungi akaun anda, pastikan anda mendaftar kata laluan yang mudah diingati dan sukar kepada yang lain untuk meneka kata laluan anda. Bagi tujuan keselamatan, kata laluan baru anda mestilah ditetapkan paling minimum lima karakter. Kata laluan yang disarankan adalah ianya perlu mengandungi kombinasi huruf besar dan huruf kecil dan perlu mempunyai gabungan nombor.
4.3 Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang
MyMesyuarat membenarkan anda menetapkan semula kata laluan anda jika anda terlupa. Jika pautan “Lupa kata laluan” diklik, skrin akan memaparkan skrin di bawah:
Rajah 4.7: Lupa kata laluan?
Apabila anda memasukkan alamat emel anda, MyMesyuarat akan menghantar emel kepada anda satu pautan yang boleh anda gunakan untuk menukar kata laluan. MyMesyuarat tidak akan menghantar kata laluan lama anda kerana kata laluan yang disimpan di dalam pangkalan data adalah kata laluan yang telah di enkrip. Ini bermakna Super Administrator juga tidak boleh melihat kata laluan anda.
Pautan tersebut hanya boleh digunakan sekali. Jika anda ingin mencipta kata laluan baru, anda boleh klik pautan “Lupa kata laluan” pada laman log masuk kembali untuk mencipta semula. Memandangkan kata laluan anda dihantar melalui emel dan emel adalah tidak selamat untuk menyimpan kata laluan, adalah dinasihatkan bahawa anda perlu menukar kata laluan yang diterima secepat mungkin sebagai langkah keselamatan. Jika emel anda sudah ditukar, anda perlu menghubungi Super Administrator untuk menetapkan semula kata laluan anda.
Skrin di bawah akan dipaparkan apabila anda klik pautan “Lupa ID pengguna” pada skrin log masuk:
Rajah 4.9: Lupa ID pengguna?
Apabila anda memasukkan emel anda, MyMesyuarat akan menghantar ID pengguna yang boleh anda gunakan untuk mengakses sistem.
4.4 Jawatankuasa
Skrin “Jawatankuasa” di bawah akan dipaparkan selepas log masuk ke MyMesyuarat berjaya. Skrin jawatankuasa akan memaparkan semua jawatankuasa yang terlibat oleh pengguna tersebut:
Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat Bilangan ikon yang dipaparkan adalah bergantung kepada peranan pengguna yang log masuk ke dalam sistem. Rajah di atas merupakan paparan log masuk bagi Urus Setia. Ahli dan Pengerusi hanya boleh melihat ikon buku alamat untuk setiap jawatankuasa yang mereka terlibat. Terdapat juga panel “Tugas” di mana ia akan memaparkan semua notifikasi penting yang perlu diambil perhatian oleh pengguna.
Rajah 4.11: Panel tugas
Fungsi carian perkataan adalah fungsi berguna di mana ia boleh mencari dokumen yang berkaitan dengan keputusan, status, projek, nama fail dan nama mesyuarat mengikut perkataan yang dicari. Sebagai contoh jika perkataan “agen” ditaip sistem akan memaparkan senarai hasil seperti di bawah:
Rajah 4.12: Fungsi carian
Apabila pautan hasil carian tersebut diklik, sistem akan memaparkan laman yang berkaitan dengan hasil carian.
4.5 Profil
Mana-mana pengguna tanpa mengira peranan yang diberikan, dapat menguruskan profil mereka sendiri. Mereka boleh mengemas kini dan menukar kata laluan akaun.
4.5.1 Mengemas kini Profil
Rajah 4.13: Kemas kini profil
Ruang Penerangan
ID Pengguna ID pengguna yang digunakan semasa log masuk
Gelaran Gelaran anda
Nama Nama anda
Nombor IC Nombor IC anda
Jawatan Jawatan anda
Seksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian anda Kementerian/Agensi Kementerian/Agensi anda Skim perkhidmatan Skim perkhidmatan anda
Gred Gred anda
Emel Emel anda
Cc Emel Cc Emel anda
Alamat Alamat anda
Telefon Nombor Telefon anda
Faks Nombor Faks anda
Mobil Nombor Mobil anda
Telco Telco yang anda gunakan
Kemas kini profil anda. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat anda. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan semula skrin “Jawatankuasa”.
4.5.2 Menukar Kata Laluan
Rajah 4.14: Tukar kata laluan
Ruang Penerangan
Kata laluan lama Kata laluan lama anda
Kata laluan baru Kata laluan baru pilihan anda Sahkan kata laluan Sahkan kata laluan baru
5
Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan
Jawatankuasa
Urus Setia bertanggungjawab dalam menguruskan jawatankuasa. Di dalam MyMesyuarat, Urus Setia dibenarkan untuk mengemas kini templat mesej, tambah ahli ke dalam jawatankuasa, menentukan senarai semakan tugas jawatankuasa dan menguruskan kebenaran untuk ahli. Aktiviti ini biasanya dilakukan semasa tetapan jawatankuasa MyMesyuarat.
5.1 Menguruskan Jawatankuasa
Jawatankuasa dan Urus Setia mereka telah dicipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Urus Setia tersebut mempunyai akses terhadap jawatankuasa mereka dan mereka juga boleh mula menguruskan jawatankuasa tersebut. Ini termasuk menetapkan templat asal dan juga menambah ahli ke dalam jawatankuasa.
5.1.1 Menambah Sub-Jawatankuasa
Urus Setia hanya dibenarkan untuk menambah sub-jawatankuasa. Langkah untuk menambah sub-jawatankuasa adalah klik pada ikon “cipta” pada nama jawatankuasa yang ingin ditambah sub-jawatankuasa tersebut.
Rajah 5.1: Ikon untuk menambah sub-jawatankuasa
Ruang Penerangan
Nama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan dan minit.
Nama Ringkas Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat.
• Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak.
Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (contoh: Bil 1 Tahun 2008)
Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada Ruang ini:
Urus Setia boleh menetapkan laporan maklum balas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan latar belakang berselang (putih dan biru), latar belakang putih atau latar belakang biru.
Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah
5.1.2 Mengemas kini Jawatankuasa
Untuk mengemas kini tetapan jawatankuasa, Administrator perlu klik pada pautan “Jawatankuasa” yang terletak pada atas dan kanan laman. Kemudian, klik pada ikon “Kemas kini” di sebelah nama jawatankuasa. Ikon ini hanya akan dipaparkan apabila pengguna adalah Urus Setia bagi jawatankuasa tersebut.
Rajah 5.3: Kemas kini Jawatankuasa
Ruang Penerangan
Induk Tentukan nama jawatankuasa induk jika ia merupakan sub-jawatankuasa
Nama Merupakan nama jawatankuasa yanga kan dipaparkan di dalam minit
Nama ringkas Nama yang akan dgunakan jika terdapat menu pilihan yang perlu dipilih oleh pengguna atau sebagai URL MyMesyuarat. Templat bilangan
mesyuarat
Templat bilangan mesyuarat yang dijanakan oleh MyMesyuarat.
Templat tajuk mesyuarat Templat tajuk mesyuarat yang akan dijanakan oleh MyMesyuarat.
Format paparan jadual
pada laporan
maklumbalas
Urusetia boleh menetapkan laporan maklumbalas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan samada latar belakang berselang (putih dan biru), latar belakang putih atau latar belakang biru.
Ruang Penerangan
Nama yang dijana oleh sistem adalah “Projek”. Tetapi jika jawatankuasa tersebut tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat, mereka boleh menukarkan perkataan tersebut kepada perkataan lain mengikut kesesuaian mereka.
Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat yang telah dikemas kini. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang telah dicipta.
5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan
Senarai nama ahli dan kumpulan boleh diakses samada dengan mengklik pada pautan “Buku Alamat” atau pada ikon “Ahli-ahli” yang terletak di sebelah nama jawatankuasa di skrin utama senarai jawatankuasa. Admin/Urus Setia boleh menambah ahli baru, kumpulan baru, kemas kini peranan dan ahli, dan mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa tersebut.
5.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa
Super Administrator dan Urus Setia boleh menambah ahli dan mengemas kini profil ahli di dalam jawatankuasa. Mereka juga boleh membuka akaun ahli yang telah dikunci dan juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa.
5.2.1.1 Menambah Ahli
Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam Jawatankuasa iaitu, tambah ahli secara satu persatu dan menambah ahli secara pukal mengikut Kementerian/Agensi mereka. 5.2.1.1.1 Tambah Ahli Baru
Rajah 5.4: Tambah ahli jawatankuasa
Ruang Penerangan
Nama Nama ahli
ID pengguna ID pengguna ahli
Emel Emel ahli
Peranan Peranan ahli yang ingin ditetapkan
Gelaran Gelaran ahli
Jawatan Jawatan ahli
Seksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian ahli Skim perkhidmatan Skim perkhidmatan ahli
Gred Gred ahli
Alamat Alamat ahli
Telefon Nombor telefon ahli
Faks Nombor faks ahli
Mobil Nombor mobil ahli
Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan teks “Maklumat ahli telah disimpan” dan sistem akan memaparkan senarai ahli yang telah berjaya direkod.
5.2.1.1.2 Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa
Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah Ahli Secara Pukal” untuk menambah ahli baru secara pukal ke dalam jawatankuasa mengikut Kementerian/Agensi mereka.
Rajah 5.5: Tambah ahli secara pukal ke dalam jawatankuasa
Pengguna boleh mencari ahli berdasarkan Kementerian/Agensi/Jawatankuasa mereka dengan memilih kategori pada drop down menu dan memasukkan nama Kementerian/Agensi/Jawatankuasa pada field yang disediakan di bawah drop down menu
tersebut. Setelah memasukkan nama Kementerian/Agensi/Jawatankuasa, klik pada pautan “Paparkan Ahli yang Berkenaan”. Senarai nama ahli beserta peranan mereka akan dipaparkan mengikut Kementerian/Agensi/Jawatankuasa yang telah dipilih. Pilih ahli yang ingin dimasukkan ke dalam Jawatankuasa dan tetapkan peranan mereka.
5.2.1.2 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa
Urus Setia adalah seseorang yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan jawatankuasa dan mesyuarat yang bakal berlangsung di dalam jawatankuasa. Untuk menetapkan ahli sebagai Urus Setia di dalam Jawatankuasa, klik pada ikon “Ahli” pada nama Jawatankuasa yang ingin ditetapkan Urus Setia. Klik pada pautan “Tambah Ahli Baru”.
Rajah 5.6: Senarai Jawatankuasa serta berserta ikon ahli
5.2.1.3 Mengemas kini Ahli
Maklumat ahli boleh dilihat dengan mengklik pada pautan nama ahli. Apabila pautan nama ahli diklik, sistem akan memaparkan maklumat seperti rajah di bawah.:
Rajah 5.7: Maklumat tentang ahli berserta jawatankuasa yang terlibat
5.2.1.3.1 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan
Kekananan adalah amat penting di dalam penjanaan senarai kehadiran minit mesyuarat. Untuk menyusun kekananan ahli, klik pada ikon “Ahli-ahli” pada nama Jawatankuasa. Sistem akan memaparkan laman “Buku Alamat” di mana terdapat senarai ahli untuk Jawatankuasa tersebut.
Rajah 5.8: Senarai ahli di dalam Jawatankuasa
Klik pada pautan “Susun Ahli” untuk menyusun kekananan ahli.
Rajah 5.9: Laman untuk menyusun kekananan ahli
Klik pada nama ahli dan tarik nama tersebut pada kedudukan yang baru. Atau dalam kata lain, susun ahli di bawah menggunakan kaedah 'drag & drop'.
5.2.1.4 Menghapuskan Ahli
Klik ikon “Hapus” di sebelah nama ahli pada laman Buku Alamat untuk menghapuskan ahli. Sistem akan memaparkan mesej pengesahan untuk menghapuskan ahli. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.
Rajah 5.10: Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa
5.2.1.5 Membuka Akaun yang Telah Disekat
Apabila akaun ahli disekat, mereka perlu menghubungi Super Administrator atau Urus Setia jawatankuasa mereka untuk mengaktifkan semula akaun mereka.
dipaparkan pada nama ahli tersebut. Klik pada ikon tersebut untuk mengaktifkan semula akaun ahli yang telah disekat.
Rajah 5.11: Set semula kata laluan
Jika butang “Ok” diklik, sistem akan memaparkan teks “Kata laluan untuk (nama ahli)
telah diset semula”, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.
5.2.2 Menguruskan Kumpulan
Ahli untuk sesebuah jawatankuasa adalah lebih mudah dikategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin menerangkan tentang dari mana ahli tersebut berasal (ahli yang berlainan bahagian akan dikumpulkan menjadi sebuah kumpulan). Kumpulan juga mungkin dibezakan mengikut skim perkhidmatan mereka. (Contoh: A, C, DG dan lain-lain)
Kumpulan di dalam MyMesyuarat mempunyai dua tujuan iaitu:
• Memudahkan proses jemputan ahli semasa proses mencipta mesyuarat. Apabila satu kumpulan dipilih, semua ahli turut dipilih semasa proses jemputan mesyuarat tersebut.
• Keputusan juga boleh ditetapkan mengikut kumpulan di dalam jawatankuasa. Setiap ahli di dalam kumpulan tersebut akan berkongsi status yang sama dan setiap ahli boleh memberi status kumpulan tersebut.
5.2.2.1 Menambah Kumpulan
Klik pada pautan “Tambah kumpulan baru” untuk menambah kumpulan baru di dalam jawatankuasa. Pilih ahli dengan tanda di ruangan sebelah nama.
Rajah 5.13: Penambahan kumpulan
Ruang Penerangan
Nama Nama kumpulan
Ahli Ahli-ahli yang terlibat di dalam kumpulan
Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai kumpulan yang telah direkod akan dipaparkan oleh sistem.
5.2.2.2 Mengemas kini Kumpulan
Klik ikon “Kemas kini” yang terdapat di dalam jadual kumpulan pada laman “Buku Alamat”. Kemas kini maklumat kumpulan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Jika rekod berjaya disimpan sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah disimpan” dan sistem akan kembali kepada paparan “Buku Alamat”
5.2.2.3 Melihat Kumpulan
Klik pada nama kumpulan pada skrin “Buku Alamat” untuk melihat maklumat mengenai kumpulan.
5.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan
Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan
5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa
Senarai tugasan jawatankuasa adalah tugasan tetap yang akan digunakan pada setiap mesyuarat yang akan diadakan di dalam jawatankuasa tersebut. Fungsi ini sangat berguna untuk Urus Setia memastikan persediaan mesyuarat berjalan lancar. Contoh semakan tugas adalah seperti di bawah:
• Menempah bilik mesyuarat • Menyediakan projektor • Cetak agenda mesyuarat
Semakan tugasan jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon “Tugasan” di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”.
5.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa
Klik pada ikon “Senarai semakan” yang berada di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”. Klik pada pautan “Tambah semakan baru untuk (nama jawatankuasa)” untuk menambah senarai tugasan baru.
Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa
Ruang Penerangan
Nama Nama/Penerangan tentang tugasan
Keutamaan Paras keutamaan tugasan yang perlu dilaksanakan Ahli Ahli yang terlibat untuk tugasan tersebut.
5.3.2 Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa
Klik ikon “Kemas kini” di sebelah senarai tugasan pada laman “Tugasan”.
Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, senarai semakan tugasan akan dipaparkan jika rekod berjaya dikemas kini.
Rajah 5.16: Kemas kini semakan jawatankuasa
5.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa
Klik ikon “Hapus” pada laman “Senarai Semakan” untuk menghapuskan senarai semakan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan senarai semakan. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Semakan untuk jawatankuasa telah dihapuskan”. Jika butang “Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin “Senarai Semakan” kembali.
Rajah 5.17: Menghapuskan senarai semakan
5.4 Menguruskan Templat Mesej
Mesej templat jawatankuasa adalah templat tetap yang digunakan untuk menjana emel yang dihantar kepada jawatankuasa tertentu. Ia boleh diakses dengan mengklik ikon “Mesej-mesej” pada laman utama “Jawatankuasa”. Urus Setia boleh melihat maklumat templat dan boleh mengemas kini templat tersebut hanya pada jawatankuasa yang mereka terlibat.
Tiada mesej templat baru yang boleh direka kerana templat ini adalah templat tetap di dalam MyMesyuarat mengikut keadaan tertentu (Contoh: Pohon maklum balas, jemputan mesyuarat). Mesej templat ini boleh dikemas kini.
5.4.1 Mengemas kini Templat Mesej
Kesemua templat di bawah adalah templat tetap yang telah disediakan di dalam sistem MyMesyuarat. Walau bagaimanapun, templat ini boleh dikemas kini oleh Urus Setia sebelum ia dihantar kepada pengguna. Jadual di bawah menerangkan tentang kegunaan mesej templat tertentu:
3. Pembatalan mesyuarat Emel yang dihantar sekiranya mesyuarat dibatalkan
4. Peringatan kemas kini status tindakan
Emel yang menghantar peringatan kepada ahli mesyuarat untuk mengemas kini status tindakan. 5. Komen untuk mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang
ditinggalkan untuk mesyuarat
6. Komen untuk keputusan Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk keputusan
7. Komen untuk status Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk status tindakan
8. Pengemaskinian status Emel yang dihantar kepada urursetia apabila terdapat status tindakan yang dikemaskinikan untuk mesyuarat
9. Minit mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat minit mesyuarat yang telah disahkan oleh pengerusi 10. Makluman tentang penugasan
keputusan
Emel yang dihantar apabila terdapat pengumuman keputusan
11. Memohon pengesahan minit mesyuarat
Emel yang dihantar kepada pengerusi mesyuarat untuk mendapatkan pengesahan minit mesyuarat 12. Minit mesyuarat telah disahkan Emel yang dihantar kepada Urus Setia mesyuarat
untuk memaklumkan pengesahan minit mesyuarat 13. Komen untuk minit Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang
ditinggalkan untuk minit mesyuarat
14. Ubahkan Kata laluan Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata laluan 15. Kata laluan baru Emel yang dihantar apabila kata laluan disetkan
semula
16. Dapatkan semula kata nama Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata nama 17. Akaun Baru MyMesyuarat Emel yang dihantar kepada pengguna sistem yang
Placeholders yang terdapat di dalam templat mesej
Placeholders merupakan satu pemboleh ubah di dalam templat mesej. Walaupun templat mesej diubah ke Bahasa Inggeris ataupun Bahasa Melayu, pembolehubah ini tetap sama dengan pembolehubah asal. Jenis templat mesej yang berlainan mempunyai pemegang yang berbeza.
Jika ruang letak digunakan di dalam templat mesej, ia akan digantikan dengan nilai-nilai seperti di bawah:
%days_left Bilangan hari yang tinggal untuk ahli
%Link.confirm:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman pengesahan kehadiran
%Link.decision:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman keputusan %Link.meeting:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman mesyuarat %Link.meeting:word Pautan ke mesyuarat dijana untuk perkataan 'word'
%Link.password:word Pautan untuk ke laman tetap semula kata laluan dijana untuk perkataan 'word'
%Comment.comment Kandungan ulasan
%Comment.user Ahli yang meniggalkan ulasan %Status.description Kandungan maklum balas
%Status.user Ahli atau kumpulan yang telah memberikan maklum balas
%updater Ahli yang membuat perubahan
%chairperson Ahli yang menjadi pengerusi mesyuarat tersebut %%content to repeat
…content to repeat%%
Butiran akan diulang
%username ID pengguna yang telah didapatkan semula %newpassword Kata laluan baru
%Meeting.date_only Hanya memaparkan tarikh mesyuarat %Meeting.time_only Hanya memaparkan masa mesyuarat
%OldMeeting.date_only Hanya memaparkan tarikh mesyuarat yang lepas %OldMeeting.time_only Hanya memaparkan masa mesyuarat yang lepas %am_pm Jika ingin menggunakan format masa am atau pm %pg_ptg Jika ingin menggunakan format masa pg atau ptg
%oldam_pm Jika ingin menggunakan format masa am atau pm bagi mesyuarat yang lepas
Placeholders Penerangan pemasangan. Jika anda ingin mengemas kini kebenaran tersebut, sila rujuk pada tajuk ini. Tetapan kebenaran untuk jawatankuasa MyMesyuarat akan menentukan siapa yang boleh melakukan tugas-tugas tertentu. Ia boleh dibezakan berdasarkan peranan masing-masing. Kebenaran jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon “Kebenaran” yang terletak pada nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”
Kebenaran adalah berdasarkan model di dalam MyMesyuarat. Model merupakan satu entiti yang merujuk kepada beberapa komponen yang di perlukan untuk menggerakkan fungsi MyMesyuarat. Setiap model mempunyai kebenaran tentang siapa yang boleh menggunakan atau siapa yang boleh melihatnya.
Senarai kebenaran boleh dibahagikan kepada: • Mencipta
• Melihat
• Mengemas kini • Menghapuskan
• Kehadiran -Dijemput
Sebagai contoh, jika pengguna telah diberi kebenaran untuk melihat model kehadiran tetapi mereka tidak dibenarkan untuk mengemas kini, menghapuskan, dan mencipta. Maka, pengguna hanya boleh melihat kehadiran tersebut tanpa boleh mengemas kini, menghapuskan dan mencipta.
5.5.1 Mengemas kini Kebenaran
Untuk mengemas kini sesetengah kebenaran untuk peranan, pilih peranan yang ingin dikemas kini. Kemudian, senarai kebenaran untuk peranan tersebut akan dipaparkan.
Rajah 5.20: Peranan yang ditetap untuk Ahli
5.6 Menguruskan Pengumuman
Pengumuman yang ditambah akan dipaparkan apabila pautan “Jawatankuasa” diklik (akan dipaparkan pada kalendar). Pengumuman termasuk sebarang notis dan berita yang ingin dipaparkan kepada semua pengguna akan dipaparkan di dalam kalendar. Setiap pengumuman yang dimasukkan oleh Urus Setia akan diterima oleh setiah ahli di dalam jawatankuasa tersebut.
5.6.1 Menambah Pengumuman
Pada skrin “Jawatankuasa”, klik pada ikon “Pengumuman” yang terletak di sebelah nama jawatankuasa. Skrin pengumuman akan dipaparkan. Klik pada pautan “Tambah pengumuman baru”. Skrin “Pengumuman” akan dipaparkan.
Rajah 5.22: Penambahan pengumuman
Ruang Penerangan
Penerangan Isi kandungan pengumuman yang akan dipaparkan pada skrin utama jawatankuasa
Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat, jika pengumuman Berjaya direkod, sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada setiap ahli jawatankuasa. Kemas kini jika terdapat perubahan atau klik butang “Hantar emel” untuk menghantar emel kepada semua ahli di dalam jawatankuasa, atau klik butang “Jangan hantar emel” jika tidak mahu penghantaran emel dilakukan.
5.6.2 Mengemas kini Pengumuman
Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah penerangan pengumuman. Kemas kini maklumat, dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Senarai pengumuman yang telah berjaya direkod akan dipaparkan jika maklumat berjaya direkod.
5.6.3 Melihat Pengumuman
Rajah 5.23: Pengumuman yang dipaparkan di dalam kalendar
5.6.4 Menghapuskan Pengumuman
Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah penerangan pengumuman untuk menghapuskan pengumuman.Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “Ok” diklik, sistem akan menghapuskan data pengumuman yang dipilih. Tetapi jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengumuman kembali.
6
Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Sebelum
Mesyuarat)
Urus Setia bertanggungjawab dalam menyelaraskan mesyuarat, menyediakan minit dan mencatat laporan kemas kini status. Tajuk ini akan memfokuskan terhadap aktiviti yang terlibat di dalam MyMesyuarat sebelum mesyuarat berlangsung. Aktiviti tersebut termasuk:
• Menambah mesyuarat
• Menyemak senarai semakan tugasan • Menguruskan projek
• Membuat pengesahan kehadiran ahli mesyuarat
6.1 Mesyuarat
Urus Setia di dalam jawatankuasa bertanggungjawab untuk menambah, mengemas kini maklumat mesyuarat di dalam jawatankuasa. Jemputan emel akan dihantar untuk menjemput semua ahli yang terlibat.
6.1.1 Menambah Mesyuarat
MyMesyuarat menyediakan dua cara untuk menambah mesyuarat iaitu dengan menggunakan fungsi MyMesyuarat asal ataupun dengan menggunakan perisian pihak ketiga yang di integrasikan dengan MyMesyuarat iaitu Meeting Room Booking System(MRBS). Dengan menggunakan MRBS, pengguna boleh terus menempah bilik mesyuarat.
6.1.1.1 Menambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik
Langkah-langkah mencipta dan menjemput ahli ke mesyuarat :
1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama jawatankuasa. (Contoh : _Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat)
2. Klik pautan tab menu “Mesyuarat”.
3. Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru”. 3
4. Isikan semua maklumat yang berkaitan dan pilih ahli mesyuarat yang ingin di jemput 5
serta tetapkan peranan dan pastikan jawatan bagi setiap ahli adalah betul. Urus Setia boleh mengubah nama jawatan bagi ahli sekiranya perlu.
5. Klik butang “Simpan”.
6. Klik butang “Hantar Email Jemputan Sekarang” atau “Hantar Email & SMS Jemputan” atau “Jangan hantar jemputan”.
7. Skrin jemputan mesyuarat membolehkan anda untuk mengemas kini isi kandungan templat mesej emel yang akan dihantar kepada setiap ahli mesyuarat.
Ruang Penerangan
Tajuk Mesyuarat Merujuk kepada tajuk mesyuarat (Mesyuarat MPKM). Sistem akan menjanakan tajuk mesyuarat secara automatik mengikut nama jawatankuasa yang telah dicipta.
Bil Mesyuarat Merujuk kepada bilangan mesyuarat, mesyuarat tersebut. Sistem akan menjanakan bilangan mesyuarat secara automatik. Tarikh mesyuarat Tarikh mesyuarat akan diadakan
Tempat Tempat mesyuarat akan diadakan
Alamat Alamat di mana mesyuarat akan diadakan Wakil dibenarkan Pilihan sama ada membenarkan wakil atau tidak Agenda Agenda yang akan dibincangkan di dalam minit Fail-fail Agenda Lampiran bagi agenda mesyuarat
Ruang Penerangan mesyuarat
Pilih ahli/kumpulan Pilihan ahli mesyuarat yang akan hadir ke mesyuarat dan juga peranan mereka semasa mesyuarat.
Butang/Pautan Penerangan
Hantar Emel Jemputan sekarang Klik butang ini jika anda ingin emel dihantar kepada setiap ahli mesyuarat sekarang
Hantar Emel & SMS Jemputan Klik butang ini jika anda ingin menghantar emel beserta SMS jemputan kepada semua ahli mesyuarat.
Jangan hantar jemputan Klik butang ini jika anda tidak perlu menghantar emel jemputan kepada semua ahli
Pautan Kemas kini
kandungan/Jadualkan jemputan
Klik pautan ini jika anda ingin mengemas kini kandungan templat mesej bagi emel jemputan ini atau jika anda ingin menetapkan tarikh untuk menghantar emel jemputan ini.
Rajah 6.1: Mengemas kini templat jemputan emel
Terdapat tetapan yang perlu diikut tanpa perlu mengubah perkataan ini kerana ia akan mempengaruhi kandungan emel yang akan dihantar kepada pengguna. Perkataan-perkataan tersebut adalah:
Perkataan/token Penerangan
%Meeting.meeting_title Akan digantikan dengan tajuk mesyuarat %Meeting.meeting_date Akan digantikan dengan tarikh mesyuarat %Meeting.venue Akan digantikan dengan tempat mesyuarat
%Link.meeting Akan digantikan dengan pautan untuk ke maklumat mesyuarat
%Link.confirm Akan digantikan dengan pautan untuk membuat pengesahan kehadiran
%Slogan Akan digantikan dengan slogan agensi
Invite Date Tarikh yang ditentukan untuk proses penghantaran emel kepada ahli mesyuarat
6.1.1.2 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik
Fungsi ini hanya dapat diakses jika tetapan global telah diset untuk mengaktifkan sistem MRBS. Sistem MRBS ini merupakan perisian pihak ketiga yang di integrasikan dengan MyMesyuarat untuk memudahkan pengguna menempah bilik mesyuarat.
Rajah 6.2: Tetapan untuk menggunakan MRBS pada laman tetapan global
Jika tetapan ini telah disetkan, semasa menambah mesyuarat seperti langkah di atas, skrin paparan mempunyai sedikit berbeza iaitu ia akan wujud dua Ruang berlainan (Tarikh mula & tarikh akhir). Pengguna hendaklah mengisi masa tersebut dengan tepat. Pengguna juga perlu memasukkan nama bilik untuk ditempah. Status kesediaan bilik boleh disemak dengan klik pada pautan “Status kesediaan bilik”
Rajah 6.4: Status kesediaan bilik mesyuarat
6.1.2 Melihat Mesyuarat
Klik pada “Bil Mesyuarat” yang terdapat pada laman “Mesyuarat” untuk melihat maklumat mesyuarat. Sekiranya terdapat keputusan mesyuarat, ia akan dipaparkan pada laman “Maklumat Mesyuarat” ini. Laman ini juga membolehkan anda memasukkan keputusan, menambah minit, melihat laporan dan melihat minit.
