Digital Filing
Pengarsipan Dokumen Dalam Perusahaan
Masalah Umum:
• Tingginya biaya untuk mencetak dokumen agar bisa disimpan
dalam arsip.
• Banyaknya pengeluaran biaya untuk kebutuhan distribusi dokumen.
• Pengeluaran biaya yang tidak sedikit untuk menyediakan tempat
(gudang) guna menyimpan dokumen perusahaan yang ada serta
pemeliharaannya.
• Kesulitan untuk mencari dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam
waktu singkat terutama terhadap dokumen-dokumen lama.
Solusi
Digital Filing
• Digital Filing (DF) menyediakan solusi
penyimpanan untuk berbagai macam jenis
dokumen. DF dapat menangani dokumen yang
dikirim langsung dari printer, scanner dan email.
Selain itu, DF juga menyediakan fasilitas untuk
menyimpan dokumen melalui proses upload file.
Dokumen-dokumen ini akan disimpan dalam
Operator Printing
Database Server
Operator dapat melakukan pencetakan
menggunakan Virtual Printer yang telah
disediakan. Hasil pencetakan ini akan
Operator Printing
Database Server Scanning
Operator dapat menggunakan hasil proses
scanning dan menyimpannya kedalam
Operator Printing
Database Server
Scanning File Uploading
Operator dapat melakukan upload terhadap
berbagai format file yang dimiliki untuk
Operator Printing
Database Server
Scanning File Uploading
Intranet
Para pengguna intranet yang memiliki hak
akses, bisa memanfaatkan file-file yang
terdapat dalam database Digital Filing
Operator Printing
Database Server
Scanning File Uploading
Internet
Tidak hanya dalam lingkungan intranet.
Para pengguna internet yang memiliki hak
akses, juga bisa memanfaatkan file-file
Operator Printing
Database Server
Scanning File Uploading
Intranet Internet
Email Receiving Internet Email Sending
Operator
Internet Email Sending
Manfaat Menggunakan Digital Filling
•
Penghematan Biaya
– Dengan menggunakan Digital Filing, maka penghematan biaya pada kegiatan pengarsipan dokumen bisa dilakukan, seperti penghematan biaya mencetak, penghematan biaya distribusi dan penghematan tempat penyimpanan dan pemeliharaan dokumen.
•
Meningkatkan Kinerja Perusahaan
– Dengan berbagai fitur yang telah disediakan, Digital Filing diharapkan bisa meningkatkan kinerja perusahaan khususnya masalah penanganan dokumen.
•
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
– Pengarsipan dokumen yang baik seperti yang ditawarkan oleh Digital Filing akan
membuat waktu penanganan dokumen lebih cepat. Hal ini tentu akan berdampak pada meningkatnya kepuasan pelanggan.
•
Keamanan Dokumen
– Pengaturan hak akses pada Digital Filing memungkinkan suatu dokumen hanya dapat diperoleh dan digunakan oleh pihak (pengguna) yang berkepentingan.
– Penyimpanan dokumen dalam database memungkinkan dilakukannya proses backup terhadap dokumen-dokumen yang ada. Hal ini sangat penting untuk mengantisipasi hilangnya dokumen akibat bencana kebakaran, banjir dsb.
Operator
Internet Email Sending
Fitur-fitur Digital Filling
•
Menyimpan dokumen dari printer dan scanner beserta keterangannya ke dalam
database
•
Upload berbagai jenis dokumen dalam bentuk file ke dalam database.
•
Dapat memanfaatkan email sebagai sarana untuk memasukan data secara
langsung kedalam database digital filing,.
•
Lima level Pengaturan hak akses pengguna yang terdiri dari
– No Access : Tidak memiliki akses apa pun terhadap dokumen.
– Reader : Hanya memiliki akses untuk melihat.
– Data Entry : Memiliki akses untuk memasukan dokumen, melihat dan memperoleh dokumen.
– Editor : Memiliki akses untuk memasukan dan mengedit dokumen serta melihat dan memperoleh dokumen.
– Administrator : Selain memiliki hak akses penuh terhadap dokumen, hak akses
Administrator memiliki kemampuan untuk membuat dan mengedit pengguna beserta hak aksesnya, serta membuat dan mengedit folder, category dan source.
