10. Gloria ok MTI

(1)

ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

(STUDI KASUS : DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PROVINSI NTT DI KUPANG)

Gloria Ch Manulangga, Rully Soelaiman

Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

ABSTRAK

Pegawai Negeri Sipil Daerah adalah salah satu sumber daya strategis dan penting dalam organisasi pemerintah daerah. Pegawai negeri sipil daerah tersebut merupakan salah satu unsur kekuatan utama dalam pelaksanaan dan penyelenggaraan pemerintahan umum dan pembangunan daerah. Pegawai Negeri Sipil Daerah sebagai unsur aparatur Negara / daerah, abdi negara dan abdi masyarakat dapat benar-benar berperan melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai penyelenggara pemerintahan dan pembangunan yang selanjutnya menjadi unsur kekuatan pengerak dalam mekanisme roda pemerintahan dan pembangunan yang efektif dan efisien, maka sangat dibutuhkan pengelolaan dan pembinaan kepegawaian yang baik, terencana, teratur dan tertib serta cepat dan tepat. Salah satu aspek penting dalam pelayanan publik adalah ketersediaan sumber daya aparatur yang baik dan professional dalam jumlah, mutu dan penyebarannya dalam organisasi sehingga dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara professional dan proporsional.

Administrasi kepegawaian merupakan bagian dari sistem administrasi Negara, yang merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi. Administrasi kepegawaian merupakan suatu sistem terbuka, yang terdiri dari unsur-unsur (komponen) yang dikendalikan kearah sasaran agar mencapai hasil-hasil yang optimal. Untuk itu sistem mendapat input berupa informasi tentang kebutuhan tenaga yang diperlukan bagi pembangunan dan pelayanan masyarakat, keadaan pasaran tenaga kerja, anggaran belanja pegawai dan lain-lain.

Sebagai institusi / lembaga pemerintah yang membantu Gubernur dibidang pembangunan pendidikan dan kebudayaan , Dinas P dan K Provinsi NTT dituntut untuk melakukan perbaikan, pengembangan dan peningkatan kinerja organisasi melalui antara lain penyiapan dan pengelolaan sumber daya aparatur secara efektif dan efisien, sehingga pelayanan publik di bidang pendidikan dan kebudayaan dapat terselenggara secara baik. Untuk itu di perlukan tersedianya data dan informasi kepegawaian yang lengkap dan akurat serta cepat diakses untuk pengambilan keputusan melalui pemanfataan sistem informasi administrasi kepegawaian yang berbasis komputerisasi.

PENDAHULUAN

(2)

2004 tentang otonomi daerah, dan peraturan pemerintah nomor 25 tahun 2000 yang mengatur tentang kewenangan pemerintah dan pemerintah daerah. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, pemerintah daerah menempatkan sejumlah pegawai negeri sipil daerah yang tertata dalam suatu struktur organisasi dengan tugas dan fungsi masing-masing yang diharapkan dapat melaksanakan tugasnya secara profesional dan proporsional, disamping adanya dukungan dana, sarana dan prasarana lainnya.

Pegawai Negeri Sipil Daerah adalah salah satu sumber daya manusia, yang merupakan salah satu unsur kekuatan dalam pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan umum dan pembangunan. Agar pegawai Negeri Sipil Daerah tersebut sebagai unsur aparatur negara / daerah, abdi negara dan abdi masyarakat dapat benar-benar berperan melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai penyelenggara pemerintahan dan pembangunan yang handal dan selanjutnya menjadi unsur kekuatan pengerak dalam mekanisme roda pemerintahan dan pembangunan, maka dengan sendirinya sangat dibutuhkan pengelolaan dan pembinaan ketenagaan yang baik, terencana, teratur dan tertib.

(3)

METODA PENELITIAN

Penelitian ini di lakukan dengan melalui tiga tahap utama, tahap-tahap tersebut meliputi :

1. Tahap Perencanaan Penelitian 2. Tahap Analisis Sistem

3. Tahap Desain Sistem

Dari ketiga tahap utama tersebut akan dijabarkan lebih detail langkah-langkah dalam melakukan penelitian pada sub bab berikut :

1. Tahap Perencanaan

Langkah pertama yang dilakukan pada tahap ini adalah dengan melakukan survey awal. Dari survey awal ini akan diketahui latar belakang organisasi seperti sejarah organisasi, struktur organisasi dan permasalahan yang terjadi dalam kegiatan administrasi kepegawaiannya. Setelah didapatkan permasalahan dari hasil survey awal maka langkah berikut nya dilakukan dengan menentukan batasan masalah. Batasan ini dilakukan untuk menentukan cakupan kerangka permasalahan yang akan diselesaikan. Setelah dilakukan pembatasan masalah kemudian dilakukan penentuan tujuan penelitian agar penelitian menjadi terarah dan tepat sasaran.

2. Tahap Analisis Sistem

Pada tahap ini dilakukan penggalian informasi yang lebih dalam terhadap permasalahan yang terjadi. Penggalian informasi untuk mendapatkan data primer dilakukan dengan observasi dan wawancara. Sedangkan untuk mendapatkan data sekunder didapatkan dari dokumen organisasi dari bagian kepegawaian yang berhubungan dengan sistem informasi administrasi kepegawaian. Dari penggalian informasi akan dapat digambarkan kondisi sistem yang telah ada, setelah itu dilakukan analisis informasi tersebut untuk mengetahui kelemahan sistem untuk kemudian dilakukan perbaikan dengan merumuskan kebutuhan pengguna terhadap sistem baru yang akan dirancang.

3. Tahap Desain Sistem

Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap ini meliputi desain Data Flow Diagram (DFD) yang mana sistem informasi ini lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi sistem informasi yang secara logika akan bekerja. Dan Flowchart (bagan alir sistem) merupakan cara yang digunakan untuk menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer ini. Begitupun juga dengan Desain Entity Relasional Diagram (ERD) menggambarkan hubungan-hubungan antara tipe data yang ada dalam Data Flow Diagram, dimana didalamnya terdapat entity dan relationship. Entity merupakan suatu objek atau orang maupun departemen yang ada dan teridentifikasi dalam organisasi.

HASIL DAN DISKUSI

(4)

tetapi juga kepentingan pencapaian organisasi antara lain berupa lambatnya penyediaan data dan informasi yang diperlukan, kurang akuratnya informasi yang diperoleh, keputusan terlambat dibuat oleh pimpinan, hak kepegawaian seseorang tidak terlayani tepat waktu, keputusan yang diambil dapat mengakibatkan tidak objektif karena tidak didukung oleh informasi yang tepat. Data-data yang berhubungan dengan kepegawaian serta pelaporan kerja dan informasi masih dilakukan melalui pengolahan berkas-berkas yang bertumpuk dalam map-map / arsip yang membutuhkan waktu yang cukup lama. Berkas-berkas kepegawaian yang diajukan kepada pimpinan membutuhkan waktu yang relatif panjang (sehari bahkan lebih), resiko kehilangan data sangat besar dan kurang lengkapnya informasi yang diperoleh kurang dan tidak sesuai dengan kondisi yang ada.

Berdasarkan hasil pengamatan terhadap kelemahan sistem diatas dan hasil wawancara dengan pejabat yang bertanggung jawab dibidang kepegawaian maka dapat dijelaskan bahwa kebutuhan yang sangat mendesak dari Sub Bagian Kepegawaian pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi NTT adalah perlunya dikembangkan suatu sistem administrasi kepegawaian yang didukung dengan teknologi informasi sehingga arus data dan informasi kepegawaian dapat diproses lebih cepat, tepat dan akurat.

Adapun kebutuhan user sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian dapat membantu dalam penyimpanan data yang terstruktur dan dapat disajikan secara tepat dan cepat.

2. Sistem Informasi dapat membantu pimpinan Dinas dalam hal pengambilan keputusan dibidang promosi, mutasi, demosi, diklat dll.

3. Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian dapat membantu pegawai dalam menyiapkan berkas-berkas yang berkaitan dengan mutasi supaya tidak terjadi kelambatan dalam proses mutasi karena ketidaklengkapan berkas yang diajukan untuk proses mutasi.

Dari hasil pengamatan diatas maka, Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian yang dirancang diharapkan mampu mengatasi segala permasalahan yang ada. Proses yang terjadi pada desain sistem secara detail adalah sebagai berikut :

1. Pegawai tidak perlu menyiapkan berkas keputusan kenaikan pangkat terakhir. 2. Pegawai tidak perlu menyiapkan berkas keputusan kenaikan gaji berkala terakhir. 3. Pegawai tidak perlu menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan urusan

administrasi yang dapat merugikan apabila pegawai tersebut kehilangan atau berkas-berkas yang diajukan tidak lengkap sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.

Adapun karakteristik umum dari sistem informasi administrasi kepegawaian yang dirancang adalah sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian yang dirancang ini untuk mendukung kelancaran proses administrasi pegawai sehingga pegawai tidak merasa dirugikan dan meningkatkan semangat kerja.

2. Sistem Informasi ini dirancang untuk mengetahui secara pasti jumlah pegawai yang bekerja pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi NTT di Kupang menurut nama, tempat/tanggallahir/usia, jenis kelamin, agama, pangkat/golongan, jabatan, diklat penjenjangan , dll.

(5)

Desain yang dirancang berdasarkan kebutuhan user adalah sebagai berikut : Sistem Context Diagram ini menggambarkan input dan output pada sistem informasi administrasi kepegawaian

Surat Keputusan Acc berkas pengajuan

Laporan Surat Keputusan

[image:5.595.92.473.140.310.2]

Surat Keputusan Berkas pengajuan Surat Keputusan Surat pemberitahuan Data pegawai 0 Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian + Pegawai Sub Bagian Kepegawai an Sub Bagian Kepegawai an Pimpinan Dinas

Gambar 1. Context Diagram

Data Flow Diagram menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data antara komponen-komponen tersebut serta asal, tujuan dan penyimpanan data tersebut. Pada data flow diagram level 1 diatas terdiri dari 4 entity yaitu pegawai, sub bagian kepegawaian, pimpinan dinas dan sub bagian keuangan. Dan terdiri dari lima proses yaitu proses identifikasi, proses evaluasi data pegawai, proses validasi berkas, proses berkas dan laporan.

Surat keputusan

Laporan data pegawai surat keputusan Acc berkas Arsip SK Surat keputusan Surat keputusan Berkas berkas Berkas berkas

Berkas berkas valid

Berkas berkas Berkas berkas

Berkas berkas Berkas pensiun

Berkas kenaikan pangkat

Berkas pengangkatan CPNS Berkas pensiun Berkas naik gaji

Berkas naik pangkat Profil pegawai berkas pengangkatan cpnsData pegawai

1 Proses Identifikasi Data 2 Proses Evaluasi Berkas + 3 Proses Validasi Berkas 4 Proses Berkas + 5 Laporan +

1 Data Profil Pegawai

2 Berkas kenaikan pangkat

3 Berkas kenaikan_{gaji berkala}

5 Berkas usulan pensiun 4 Berkas pengangkatan CPNS

Pegawai

6 Berkas tidak lengkap

7 Berkas lengkap

8 Berkas valid

[image:5.595.69.514.418.735.2]

(6)

Pada data flow diagram level 2 proses 2 ini menggambarkan proses surat pemberitahuan yang terdiri dari satu proses yaitu proses membuat surat keputusan. Proses ini untuk memberitahukan kepada pegawai bahwa berkas-berkas yang dimasukkan tidak lengkap dan terdiri dari satu entity yaitu pegawai.

Surat pemberitahuan Surat pemberitahuan

Berkas berkas 6 Berkas tidak lengkap

1 Proses Membuat

Surat Pemberitahuan

Pegawai

[image:6.595.88.418.162.272.2]

10 Surat Pemberitahuan

Gambar 3. DFD Level 2 Proses 2

Menggambarkan proses mencetak data untuk ditindaklanjuti oleh bagian kepegawaian. Pada DFD level 2 proses 4 terdiri dari satu entity sub bagian kepegawaian dan satu proses yaitu prose mencetak berkas.

Berkas berkas Berkas berkas

Sub Bagian Kepegawai

an 8 Berkas valid

1

Proses Mencetak

Berkas

Gambar 4. DFD Level 2 Proses 4

[image:6.595.102.494.427.570.2]

(7)

Data pegawai Surat keputusan Arsip SK Surat keputusan Surat keputusan Surat keputusan Laporan data pegawai surat keputusan

[image:7.595.91.507.87.301.2]

Sub Bagian Keuangan Pimpinan Dinas 9 Arsip Pegawai Sub Bagian Kepegawai an 1 Proses Laporan Data Pegawai 2 Proses Laporan Surat Keputusan 11 Data Profil Pegawai_

Gambar 5. DFD Level 2 proses 5

ER-Diagram

Entity Relasional Diagram (ERD) menggambarkan hubungan-hubungan antara tipe data yang ada dalam Data Flow Diagram, dimana didalamnya terdapat entity dan relationship. Entity merupakan suatu objek atau orang maupun departemen yang ada dan teridentifikasi dalam organisasi.

m enem pati

m engaj ukan

m em val i dasi

m em i l i ki m endapat

di l i hat

m em punyai punya

di serahkan

m engi ri m

m enyi m pan m em bayar

Pegawai Ni p

Nam a Status

<pi > N9 VA30 VA8

<M >

Ni p <pi >

Uni t_Kerj a kode_uni t Nam a_uni t

<pi > VA3 VA25

<M >

Kode_uni t <pi > Berkas

No_berkas Nam a_berkas Ni p

<pi > N8 VA15 N9

<M >

No_Berkas <pi > Pi m pi nan_Di nas

Ni p_Pi m pi nan Putusan

<pi > N9 VA20

<M >

Ni p_pi m pi nan <pi > Daftar_Gaj i SE_gaj i

Gol ongan M asa_kerj a Gaj i _l am a Gaj i _baru Pangkat

SE_gaj i <pi >

Surat Keputusan No_SK pangkat No_SK gaj i Ni p <pi > <pi > VA9 VA9 N9 <M > <M > No_SK pangkat No_SK gaj i

Arsi p No_arsi p

No_SK pangkat No_SK gaj i

<pi > VA9 VA9 VA9

<M >

No_arsi p <pi > Pangkat

Sk_pangkat T M T Gol ongan Pangkat Ni p M asa_kerj a

VA9 D VA3 VA3 N9 VA7 Gaj i SK_gaj i Ni p Jabatan Gol ongan Pangkat T M T

VA10 N9 VA15 VA3 VA3 D

Sub Bagi an Keuangan No_SK pangkat No_SK gaj i Ni p

VA9 VA9 N9

Sub Bagi an Kepegawai an No_berkas

[image:7.595.85.504.422.746.2]

(8)

Desain User Interface

Menggunakan User Id dan password untuk mengidentifikasi pengguna yang akan menggunakan Sistem informasi administrasi kepegawaian.

Gambar 7. Desain user interfae

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan dari hasil penelitian tesis ini adalah sebagai berikut :

• Pengambilan Keputusan di bidang kepegawaian pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi NTT selama ini masih menggunakan sistem manual dan mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dan ketidakakuratan dalam pengambilan keputusan.

• Sistem Informasi yang dirancang berbasis komputer ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan (kecepatan, ketepatan) arus informasi kepada pimpinan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi NTT dalam rangka pengambilan keputusan di bidang kepegawaian.

• Pengambilan Keputusan yang tepat dan cepat dibidang kepegawaian akan menentukan penempatan atau kesempatan yang diperoleh atau diberikan kepada pejabat atau personil yang ada dalam organisasi / Dinas (mutasi, promosi, demosi, diklat dll), dan berdampak pada peningkatan kinerja organisasi tersebut.

• Dengan adanya sistem informasi administrasi kepegawaian ini diharapkan dapat membantu Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dalam hal pengurusan administrasi sehingga pegawai tidak merasa dirugikan sehingga kinerja organisasi menjadi lebih baik dan tercapai.

DAFTAR PUSTAKA

Burhannudin A. Tayibnapis, Dr, MPH, Administrasi Kepegawaian ”Suatu Tinjauan

Analitik”, Penerbit PT Anem Kosong Anem Jakarta 1995

Moekijat, Drs. Administrasi Kepegawaian Negara, Penerbit Mandar Maju Bandung 1991

(9)

Jogiyanto, H. M., Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Andi Offset, Yogjakarta. 2001

Kendal & Kendal, Analisis dan Perancangan Sistem, 5th edition, Penerbit PT Index kelompok Gramedia Jakarta 2003

Robert L. Mathis dan John H. Jackson, Manajemen Sumber Daya Manusia, 9th edition, Penerbit Salemba Empat Jakarta 2001